ZRÍNYI MIKLÓS NEMZETVÉDELMI EGYETEM 8. sz. melléklet a 164/115. ZMNE számhoz 1.sz. példány AZ ADATKEZELÉS ÉS ADATTOVÁBBÍTÁS INTÉZMÉNYI RENDJE - 2007 -
2 Bevezető A Zrínyi Miklós Nemzetvédelmi Egyetem (a továbbiakban: egyetem) szenátusa a felsőoktatásról szóló 2005. évi CXXXIX. tv. (Ftv.) 34. (4) bekezdésében meghatározott feladata alapján az Ftv. végrehajtására kiadott 79/2006. (IV. 5.) Korm. r. rendelkezései szerint, a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. tv. (Szav.) rendelkezéseire tekintettel az adatkezelés és továbbítás egyetemi rendjét a jelen szabályzatban határozza meg. 1. A szabályzat hatálya (1) A szabályzat szervi hatálya kiterjed az egyetem minden olyan szervezeti egységére, amely tevékenysége során személyes vagy közérdekű adatot kezel. (2) A szabályzat személyi hatálya kiterjed az egyetem minden olyan dolgozójára és hallgatójára, akik feladatuk végrehajtása során személyes adat birtokába kerülnek. Kiterjed továbbá az egyetem feladatainak végrehajtásában a Ptk. szerinti jogviszonyban közreműködő azon személyekre, akik tevékenységük során adatot kezelnek. (3) A szabályzat tárgyi hatálya a személyes és közérdekű adatokkal kapcsolatos adatkezelésre terjed ki, beleértve ebbe az adattovábbítást is. 2. Értelmező rendelkezés A jelen szabályzat tekintetében a személyes és közérdekű adatokkal kapcsolatos fogalmakat a Szav. 2. -ában meghatározott tartalommal kell értelmezni és alkalmazni azzal, hogy adattovábbítás alatt az adat egyetemen kívüli személy részére való hozzáférésének biztosítását kell érteni.
3 3. Az egyetemen kezelt személyes adatok (1) Az egyetem az alkalmazottak személyes adatait a foglalkoztatási törvények, az Ftv. és a végrehajtásukra kiadott rendeletek által meghatározott körben végzi. (2) A hallgatók személyes adatait az Ftv. és a végrehajtására kiadott rendeletek alapján kezeli az egyetem. Ezen túlmenően nyilvántartja az ösztöndíjas hallgatók ösztöndíjszerződéseivel kapcsolatos adatokat is. (3) A jogszabályban meghatározott körben kezeli az egyetem a vele szerződéses jogviszonyban lévő természetes személyek adatait. 4. Adatkezelő szervezeti egységek (1) Elsődleges adatkezelő és adatszolgáltató szerv a Személy- és Munkaügyi Igazgatóság, Gazdasági Igazgatóság és a Tanulmányi Hivatal, valamint az Egyetemi Informatikai Szolgáltató Központ. (2) Az SZMSZ-ben meghatározott feladata végrehajtása során más szervezeti egység is kezelhet és dolgozhat fel adatot. Az elsődleges adatkezelőkön kívüli szerv kizárólag a rektor felhatalmazása alapján kezelhet különleges adatot. 5. Adatrögzítés (1) Az adatrögzítés hivatalból, vagy önkéntes hozzájárulás alapján történhet. (2) Amennyiben olyan adatot kell rögzíteni, melyet közokirat tartalmaz, az okiratot, illetve közjegyzőileg hitelesített másolatát be kell mutatni. (3) Önkéntes hozzájárulás alapján történő adatkezelésnél az érintettet előzetesen tájékoztatni kell a célról, és be kell szerezni félreérthetetlen beleegyezését.
4 6. Egyetemen belüli adatátadás Az adatkezelő szervezeti egység másik szervezeti egységnek adatot, annak feladata végrehajtásához adhat át. Amennyiben a két szervezeti egység között az adat átadása tárgyában véleményeltérés van, úgy közös elöljárójuk (felettesük) dönt. 7. Adattovábbítás harmadik személy részére (1) A Honvédelmi Minisztérium és szervezetei részére adatot az elsődleges adatkezelő szervek továbbítanak. (2) Az Országos Felsőoktatási Információs Rendszer részére adatot a Tanulmányi Hivatal szolgáltat. (3) Közigazgatási szerv, Bíróság, Ügyészség, Rendőrség adatszolgáltatási tárgyú megkeresését a vezető jogtanácsos útján, a rektorhoz kell felterjeszteni. Ő jelöli ki az adatszolgáltatót. (4) Amennyiben bármely adatkezelő szerv vagy személy olyan, adatra vonatkozó megkeresést kap, melynek jogszerűségét nem tudja megítélni, köteles azt szolgálati úton a rektornak jelenteni. (5) Külső adattovábbításra jogosult és kötelezett személyeket a rektor intézkedésben jelöli ki. 8. Az adatkezelés célhoz kötöttsége (1) A személyes adatot az egyetem különösen feladatainak végrehajtása, kötelezettségeinek teljesítése érdekében kezelheti. Az adatfelvétel előtt az érintettel közölni kell, hogy az kötelező vagy önkéntes. (2) A rá vonatkozó, az egyetem által kezelt személyes adatot minden érintett megismerheti. Kérheti adatainak helyesbítését, vagy törlését. A kérés megtagadása esetén jogorvoslati lehetőségéről fel kell világosítani.
5 9. Közérdekű adatok (1) Az egyetem szervezetére, tevékenységére vonatkozó a személyes adat fogalmi körébe nem tartozó adat közérdekű adatnak minősül. Ezek megismerhetőségét a minősített adatok kivételével biztosítani kell. (2) A közérdekű adat megismerésére vonatkozó kérés teljesítésére az érintett szervezeti egység vezetője intézkedik. A kérést és annak teljesítését szolgálati úton jelenti a rektornak. (3) A rektor évente tájékoztatást ad az adatvédelmi biztosnak a személyes, valamint közérdekű adatok megismerésére vonatkozó kérelmekről, az esetleges elutasítás indokáról. A tájékoztatást a vezető jogtanácsos készíti elő. (4) Az elektronikai információszabadságról szóló 2005. évi XC. tv. szerinti közérdekű adatokat az egyetem közzéteszi honlapján, valamint folyamatosan frissíti. A közzététel módját a rektor intézkedésben szabályozza és megbízza a végrehajtó személyeket. 10. Az adatkezelés időtartama (1) Az egyetem a dolgozók és a hallgatók személyes adatait a jogszabályban meghatározott ideig kezeli. (2) A dolgozók adatait a jogviszony megszűnését követően átadja HM Hadtörténeti Intézet és Múzeum Hadtörténelmi Levéltár és Irattár részére.
6 11. Záró rendelkezés A jelen szabályzatot a Szenátus a 2007. október 25-ei ülésén fogadta el. A szabályzat az SZMSZ jóváhagyásával lép hatályba. Budapest, 2007. október 25-n. Prof. Dr. Szabó János DSc s. k. rektor Készült: 2 eredeti példányban Egy példány: 6 lap Itsz: 0501 Ügyintéző (tel.): dr. Kántor Ákos ka (29-281) Kapják: 1. sz.: Levéltár 2. sz.: Irattár