1 Levél olvasása, műveletek a levelekkel Üzeneteink legegyszerűbb és leggyorsabb áttekintésére a Betekintőt használhatjuk. Segítségével időt spórolhatunk meg, mert nem szükséges minden egyes tételt megnyitni, csak a tételre történő pozicionálás után máris olvasható a tartalma, és a mellékleteket is megnyithatjuk. A választott üzenetet megnyithatjuk és teljes képernyőn láthatjuk a tartalmát a Főmenü/Megnyitás parancsával, a CTRL+O billentyűkombiáció leütésével, vagy az egér bal billentyű duplakattintásával. A csatolt mellékleteket megnyithatjuk, a számítógépünk vagy a hálózat egy kiválasztott könyvtárába letölthetjük. Az alábbiakban a válasz levél írásával, illetve az üzenetek továbbításával kapcsolatos, míg az egyéb (levél áthelyezése a tennivalók mappába, határidők, spam kezelés, archiválás, személyre szabás, stb.) lehetőségek később kerülnek bemutatásra. Az új levél, válasz levél vagy levél továbbításával, írásával kapcsolatos tevékenységek alapvetően megegyeznek, ezért itt csak a különbségek, a jellemző tevékenységek kerülnek bemutatásra. Az érkezett levél megnyitása után az alábbi képernyőt láthatjuk:
2 A Levél fül mellett további 3 fül látható melyek tartalma: Jellemzők fül: A levél (üzenet, tétel) címzetteiről, beállításairól, jellemzőiről nyújt tájékoztatást, tartalma nem módosítható. Hasznos lehet, az üzenetünk nyomon követésekor, vagy pl. a rendszergazdák számára, hibaelhárítási céllal. Személyre szabás fül: Szmélyes megjegyzéseket fűzhetünk az érkezett levélhez (tételhez). Ezeket a megjegyzéseket csak mi láthatjuk. Az érkezett levél tartalmát nem módosíthatjuk. - Saját tárgy: az üzenet tárgyával kapcsolatos megjegyzés; - Saját megj: az üzenet tartalmával kapcsolatos megjegyzés;
3 - Kategória: kategorizálhatjuk az üzenetet, és újabb kategóriákat hozhatunk létre, módosíthatjuk a meglévőket (a kategorizálásról lásd részletesebben a Küldési beállításoknál Levélírás GroupWise-ban dokumentumban) ; - Kapcsolatok: a címjegyzékből kiválaszthatjuk az üzenettel kapcsolatba hozható személyeket (az itt kiválasztott személyek nem kapnak semmilyen értesítést, figyelmeztetést erről, csak a mi számunkra egy emlékeztető). Beszélgetés: Az adott témában folytatott elektronikus levelezést (beszélgetést), az eredeti tételt (üzenetet) és az arra érkezett válaszokat tekinthetjük meg időrendi sorrendben. Alapértelmezés szerint csak a beérkezett tételek lesznek egy hierarchiában/a beszélgetés folyamatában megjelenítve. Az adott levélre történő kattintás után olvashatjuk a tartalmát, és a mellékleteket is. A levelek tartalma nem módosítható.
4 További lehetséges műveletek a beérkezett levelekkel Áthelyezés archívumba Ha a postafiókunkban összegyűlt leveleink már átláthatatlan, kezelhetetlen halmazzá váltak, de nem törölni, hanem inkább megőrizni szeretnénk őket, akkor érdemes archiválni legalább egy részét. Az archivált tételek a postafiókunkban már nem foglalják a helyet, de bármikor megtekinthetők, és eredeti állapotukba is visszaállíthatók, viszont ha egy elküldött tételt archiváltunk, akkor az állapota nem követhető tovább. Az archivált tételek nem törlődnek, csak akkor, ha manuálisan belépünk az archívumba, és töröljük azokat. Archivált tételek tárolási helyének megadása 1. Kattintsunk az Eszközök menü Beállítások parancsára. 2. Kattintsunk kétszer a Munkakörnyezet pontra, majd kattintsunk a Fájlok helye lapfülre. 3. Ha nem felel meg az alapértelmezetten beállított hely, akkor az Archiválási könyvtár mezőben adjuk meg az archiválási könyvtár helyét. 4. Kattintsunk az OK gombra. Tétel áthelyezése az archívumba 1. A Postafiókban válasszuk ki az archiválni kívánt tételeket. Az archiválandó tételeket egyenként jelölhetjük ki a CTRL+Egér bal billentyű kombináció egyidejű leütésével. A tételek egy nagyobb összefüggő csoportját jelölhetjük ki, ha az első tétel kijelölése után a SHIFT+Egér bal billentyű kombinációt egyidejűleg ütöttük le a csoport utolsó elemén. 2. Kattintsunk a főmenüben Műveletek/Áthelyezés archívumba parancsra. Archivált tételek megtekintése 1. A Főablakban kattintsunk a Fájl menü Archívum megnyitása parancsra, vagy a mappalista fejlécén található legördülő listára majd az Archívum parancsra.
5 Tételek archiválásának megszüntetése 1. Kattintsunk a Fájl menü Archívum megnyitása parancsára, vagy a mappalista fejlécén található legördülő listára, majd az Archívum parancsra. 2. Kattintsunk arra a tételre, amelynek eredeti állapotát vissza szeretnénk állítani, majd a Műveletek/Áthelyezés archívumba parancsra. 3. Az archívum lezárásához és a főablakhoz való visszatéréshez kattintsunk ismét a Fájl menü Archívum megnyitása parancsára, vagy kattintsunk a mappalista fejlécének (a mappalista fölött található, Archív feliratú) legördülő listájára, majd a (saját nevünkkel ellátott) felhasználói mappára a GroupWise előzőleg futtatott üzemmódjába való visszatéréshez. Azok az üzenetek, amelyeknek visszaállítottuk az eredeti állapotát, visszakerülnek abba a mappába, ahol az archiválás előtt voltak. Ha a mappát azóta töröltük, a GroupWise ismét létrehozza azt a mappát. Ha az automatikus archiválás be lett állítva, a nem archivált üzenetek az archívumba helyezés előtt a meghatározott napig a postafiókunkban maradnak. Tételek automatikus archiválása 1. Kattintsunk az Eszközök menü Beállítások parancsára. 2. Kattintsunk duplán a Munkakörnyezet ikonra, és válasszuk a Lomtalanítás lapot. 3. A kívánt tétel csoportjában jelöljük be az Automatikus archiválás pontot. 4. Adjuk meg, hogy tétel kézbesítése, illetve befejezése után hány nappal kerüljön sor az archiválásra. 5. Kattintsunk az OK gombra. Ha a rendszergazda megadta, hogy a tételek időnként automatikus archiválásra kerüljenek, ezt a beállítást nem tudjuk megváltoztatni. Ha beállítottuk, vagy a rendszergazda beállította a Postafiókban az automatikus archiválást, a Tennivalók tételei szintén archiválásra kerülnek, mégpedig a fogadásuk eredeti dátuma és nem a hozzárendelt esedékességi dátum alapján. Magánjellegű/F8 A kijelölt tételt magánjellegűvé nyilvánítjuk. A magánjellegű tételek esetében korlátozható a helyettesítő személyek hozzáférési lehetősége. Például egy szabály segítségével a családtagjainktól kapott összes levelet a magánjellegű kategóriába sorolhatjuk. A minősítést a Műveletek/Magánjellegű menüpont kiválasztásával vagy az F8 funkcióbillentyű leütésével végezhetjük el.
6 Olvasás később/ctrl+r Ha egy tételt megnyitottunk olvasáshoz, de úgy döntöttünk, hogy mégis később akarjuk elolvasni, megjelölhetjük későbbi olvasásra. A tétel későbbi olvasásra jelölésével a tétel félkövérré (még nem olvasottá), a tétel ikonja pedig megnyitatlan állapotúvá változik. Így később tudni fogjuk, hogy még el kell olvasnunk az adott tételt. Ha egy tételt megnyitottunk, majd ezt követően későbbi olvasásra jelöltük be, ez nem módosítja a tétel állapotát a Jellemzőkön belül. Ha például a megnyitott tételt későbbi olvasásra jelöltük be, a tétel feladója továbbra is megnyitottként látja azt a Jellemzők ablakban. A minősítést a Műveletek/Olvasás később menüpont kiválasztásával vagy a CTRL+R billentyű kombináció egyidejű leütésével végezhetjük el. Áthelyezés a Tennivalók mappába Tétel áthelyezése a Tennivalók mappába másik mappából A tételeknek a Tennivalók mappába történő elhelyezésének legáltalánosabb módja az adott tételek áthelyezése vagy megjelenítése más mappákból. Például egy levéllel további teendőink, határidős feladataink is vannak. Ezt a levelet áthúzhatjuk a Tennivalók mappába, így biztosan nem felejtjük el a vele kapcsolatos teendőinket, követhetővé tehetjük a megvalósítás folyamatát, állapotát. A tétel áthelyezése azt jelenti, hogy az eredeti helyéről töröljük azt, míg a megjelenítéssel itt is ott is láthatóvá tesszük. 1. Nyissuk meg azt a mappát, amely a tennivalóvá átalakítandó tételt tartalmazza, és válasszuk ki. 2. A kiválasztott tételt húzzuk át a Tennivalók mappába, vagy válasszuk a Műveletek/Áthelyezés a Tennivalók mappába menüpontot. 3. Nyissuk meg az áthelyezett tételt és kattintsunk a Tennivalók fülre. A tennivalóhoz sorszámot is rendelhetünk, amivel a feladatlistánkon a fontosságát is meghatározhatjuk. 4. Határozzuk meg a határidőt. 5. A %kész: -ban állíthatjuk a tennivaló készültségi fokát. 6. Kattintsunk a Bezárás gombra. Megjelenítés a Tennivalókban A tétel az eredeti helyén és a Tennivalók mappában is látható. Válasszuk a Műveletek/Megjelenítés a Tennivalókban menüpontot.
7 A Tennivalók mappában a tételektől balra egy-egy jelölőnégyzet jelenik meg. Amikor elkészültünk az tennivalók valamelyik tételével, megjelölhetjük készként a mellette levő négyzet bejelölésével.