A BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM REPREZENTÁCIÓS SZABÁLYZATA BUDAPEST 2012 (2016. június 25. napjától hatályos változat) H-1149 Budapest, Buzogány utca 29-31. www.uni-bge.hu
A Budapesti Gazdasági Egyetem (továbbiakban: Egyetem, BGE, Intézmény) Szenátusa a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja tv.), valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet alapján a következők szerint határozza meg a reprezentációs jellegű kiadásokkal kapcsolatos Intézményen belüli szabályokat. 1 I. RÉSZ Általános rendelkezések A szabályzat hatálya 1. A szabályzat hatálya kiterjed az Egyetem érdekében felmerült és költségvetése terhére elszámolható reprezentációs kiadásokra, valamint üzleti ajándékozásra. Értelmező rendelkezések 2. E szabályzat értelmében 2 : a) reprezentáció: az Egyetem tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai rendezvény, esemény keretében, továbbá az állami ünnepek alkalmával ellenérték nélkül nyújtott vendéglátás (étel, ital) és a rendezvényhez, eseményhez kapcsolódó szolgáltatás (utazás, szállás, szabadidőprogram), azzal, hogy az előzőek nem minősülnek reprezentációnak, ha a juttatásra vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási hely és idő, tényleges szakmai program és szabadidőprogram aránya stb.) 3 valós tartalma alapján a rendeltetésszerű joggyakorlás sérelme akár közvetve is megállapítható, b) üzleti 4 ajándék: az Intézmény tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai kapcsolatok keretében adott ajándék (ingyenesen vagy kedvezményesen adott termék, nyújtott szolgáltatás, valamint kizárólag erre szóló utalvány). II. RÉSZ Az egyes juttatásokra vonatkozó 5 rendelkezések A nem pénzben adott juttatások 1 2 Szja tv. 3. 26-27. pontjai alapján 3 4 5
3. (1) Az Szja tv. a nem pénzbeli juttatásokat alapvetően két csoportba sorolja: a) egyes meghatározott juttatások 6, b) béren kívüli juttatások 7. (2) Az Szja tv. 69. -a alapján az (1) bekezdés szerinti juttatások után főszabályként az Egyetemet, mint kifizetőt terheli az adófizetési kötelezettség. Az adófizetési kötelezettség megállapításának módját, tételes szabályait a mindenkor hatályos jogszabályok alapján kell meghatározni. 8 Amennyiben az Egyetem nem pénzben adott juttatásként olyan formában juttat bevételt a magánszemély részére, mely nem felel meg az Szja tv. 70-71. -ában előírt feltételeknek, akkor az adófizetési kötelezettség a magánszemélyt terheli, az összevont adóalapja részeként adózik. (3) Az Intézmény az alkalmazottak részére biztosítandó, tárgyévi béren kívüli és egyes meghatározott juttatások körét és összegét a Cafetéria szabályzatban 9, a Kollektív szerződésben és annak mellékletében szabályozza. (4) A Kollektív szerződésben részletesen nem szabályozott egyes meghatározott juttatások jogcímei továbbá 10 : a) hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó étkezés, vagy más szolgáltatás, b) az Intézmény által biztosított céges telefon magáncélú használata 11, c) egyidejűleg több magánszemély (üzleti partnerek, hallgatók is) számára szervezett ingyenes reprezentációnak nem minősülő rendezvény, esemény (amely a juttatás körülményeiből megítélhetően döntő részben vendéglátásra, szabadidőprogramra irányul), ha a kifizető nem képes megállapítani az egyes magánszemélyek által megszerzett jövedelmet, d) olyan ingyenes vagy kedvezményes termék, szolgáltatás, amelynek igénybevételére egyidejűleg több magánszemély jogosult, és a kifizető jóhiszemű eljárása ellenére nem képes megállapítani az egyes magánszemély által megszerzett jövedelmet, f) az a juttatás, amely megfelel a béren kívüli juttatások feltételeinek, de az arra vonatkozóan meghatározott értékhatárt meghaladja, g) reprezentációnak nem minősülő, nem szakmai rendezvény, esemény keretében a résztvevőknek adott ajándéktárgyra fordított kiadás akkor, ha annak egyedi értéke nem haladja meg a minimálbér 25 %-át, 6 Szja tv. 70. 7 Szja tv. 71. 8 9 10 11 3
h) munkakörhöz kapcsolódó továbbképzésen, konferencián való részvétel során igénybe vett vendéglátás, i) az Egyetem által az oktatások, vizsgáztatások alkalmával biztosított vendéglátás, j) reprezentáció, k) üzleti ajándék. A reprezentáció elszámolásának részletes szabályai 4. (1) Nem kell reprezentációs költségként kezelni a 2. a) pontjában meghatározott események lebonyolításának feltételeit képező költségeket (terembérleti díj, eszközök használati díja), a résztvevők közül azon személyek utazásának, szállásának költségét, akik a rendezvény programja szerint munkavégzés céljából utaztak a helyszínre (rendezők, szervezők, közreműködő vendégek, meghívott előadók, művészek, érintett dolgozók). (2) Reprezentációnak kell tekinteni a 2. a) pontjában meghatározott tárgyalások, megbeszélések, munkaértekezletek, rendezvények ellenérték nélküli vendéglátási költségeit, továbbá a társadalmi eseményekhez kapcsolódó munkahelyi megemlékezéseken, szakmai tanácskozáson, értekezleten, továbbá az állami ünnepekhez kapcsolódó rendezvények keretében biztosított ételt, italt és ezen felül nyújtott szolgáltatást. (3) Amennyiben az események jellege a rendelkezésre álló dokumentumok alapján nem sorolható a fenti kategóriákba, úgy a vendéglátás költségeit e rendezvények esetében béren kívülinek nem minősülő egyes meghatározott juttatásként kell kezelni. (4) Az Egyetem által rendezett konferencia keretében nyújtott vendéglátás költségei után a közterhek nem az Intézményt terhelik, amennyiben e költségeket is a konferencia részvételi díja mellett továbbszámlázza, olyan módon, hogy a számlából a vendéglátás értéke megállapítható legyen. Ellenkező esetben a vendéglátás költségeit reprezentációként kell elszámolni. (5) A reprezentációs keret meghatározásáról és igénybevételéről a gazdálkodási kerettel rendelkező szervezeti egység vezetője, vagy a gazdasági igazgató/gazdasági és műszaki osztályvezető dönt 12. (6) A reprezentációra kiadott kötelezettségvállalások esetében a kiadások után fizetendő közterheket is egyidejűleg számításba kell venni a mindenkor hatályos adójogszabályok szerint. (7) A reprezentáció fogalma alatt 2. -ban meghatározottak szerint nyújtott étel, ital és kizárólag az ezekhez kapcsolódó szolgáltatás értendő 13. 12 13 4
(8) A reprezentációnak nem része az ugyanilyen kapcsolatok keretében adott ajándék. Arra az üzleti ajándékra vonatkozó szabályokat kell alkalmazni Az üzleti ajándékozás elszámolásának részletes szabályai 5. (1) Üzleti ajándék a 2. b) pontjában felsorolt kapcsolatok keretében külső partner részére adható, mely lehet ingyenesen vagy kedvezményesen adott termék, nyújtott szolgáltatás, valamint kizárólag erre szóló utalvány. (2) Utalványként az fogadható el, amelyen feltüntetésre került, hogy mire váltható be. (3) Üzleti ajándékozásról a gazdálkodási kerettel rendelkező szervezeti egység vezetője, vagy a gazdasági igazgató/gazdasági és műszaki osztályvezető dönt 14. (4) Az üzleti ajándékozásra kiadott kötelezettségvállalások esetében a kiadások után fizetendő közterheket is egyidejűleg számításba kell venni, a mindenkor hatályos adójogszabályok szerint. A reprezentációs és üzleti ajándékozási keretek felhasználása, és az egyes juttatások nyilvántartása 6. (1) A reprezentációs és üzleti ajándékozási keret felhasználásának, minden esetben előzetes igénybejelentésen kell alapulnia, az Egyetem által szabályozott beszerzési, szerződéskötési előírásoknak megfelelően. (2) A juttatásokról olyan nyilvántartást kell vezetni, a bizonylatokat oly módon kell kezelni (megőrizni), hogy azokból az elévülési időn belül utólag is megállapíthatók legyenek az adókötelezettségek, illetőleg a mentességek. (3) A kifizetési bizonylatokhoz, számlákhoz csatolt mellékletnek tartalmaznia kell: a) a reprezentációs esemény vagy az ajándékozási alkalom megnevezését, valamint annak időpontját, b) reprezentáció esetén a résztvevők névsorát, megbontva intézményi dolgozókra és vendégekre, jelölve munkahelyüket is. (4) A kifizetőnek a béren kívüli juttatásokról, az adómentesen nyújtott juttatásokról nyilvántartást kell vezetnie oly módon, hogy a juttatásban részesülő személy hitelt érdemlő azonosítására alkalmas adatok bevezetésre kerüljenek. A nyilvántartást gazdálkodó szervezeti egységek havi feladása alapján a Humánpolitikai Osztály vezeti 15. 14 15 5
(5) A szervezeti egységek az adó és járulékfizetések alapját jelentő főkönyvi kivonattal alátámasztott adatszolgáltatásukat, teljesítés időpontja szerinti havi bontásban, kötelesek a Bérés Munkaügyi Osztály részére megküldeni, adott hónap 27. napjáig 16. III. RÉSZ Záró és hatályba léptető rendelkezések 7. A szabályzat a Szenátus általi elfogadás napján lép hatályba, rendelkezéseit e naptól kell alkalmazni. Budapest, 2016. június 24. Sándorné dr. Kriszt Éva rektor dr. Dietz Ferenc kancellár Záradék: A szabályzatot a Szenátus 2012. június 22-i ülésén, a 2011/2012. (VI. 22.) tanévi 100. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2012. június 22. napjától. A szabályzatot a Szenátus 2016. június 24-én tartott ülésén a 2015/2016. tanévi (VI. 24.) 136. számú határozatával átfogóan módosította. A módosítások 2016. június 25-én lépnek hatályba. 16 6