Felhasználói kézikönyv SNaPsz Szeszfőzdei nyilvántartó programhoz ver: 1_0_1_x Fejlesztette: CS-Soft Kft. Web: www.cssoft.hu E-mail: juhasz.csaba@cssoft.hu Telefon: +36 30 235 60 25
Felhasználói kézikönyv SNaPsz......... - 1 - Program telepítésének feltételei:......... - 4 - Program telepítésének feltételei:......... - 4 - Program első indítása :............ - 4 - Program használatba vétele:......... - 4 - Menü felépítése :............ - 5 - Programban használható gyorsbillentyűk......... - 7 - Hálózat beállítása............ - 7 - Felhasználók létrehozása............ - 8 - Adatbázis mentés............ - 8 - Logok megnyitása............ - 8 - SQL............... - 9 - Partnerek............ - 9 - Bank............ - 10 - Pénznemek............ - 11 - Partnerkategóriák............ - 11 - Pénztárak létrehozása............ - 12 - Termékek............ - 12 - Magánnyugdíj pénztár............ - 13 - Munkakör............ - 13 - Munkatársak............ - 14 - Cefre............ - 15 - Pálinka............ - 15 - Mennyiségi egységek............ - 16 - Költség típusok............ - 17 - Átviteli mód............ - 18 - Iktatószám beállítás............ - 18 - Bejövő számlák karbantartása......... - 19 - Számla kifizetés részletek......... - 20 - Kibocsátó adatai............ - 21 - Áfa kulcsok............ - 21 - Áfa mentesség oka............ - 22 - Fizetési mód............ - 22 - VTSZ/SZJ számok............ - 23 - Termékek / szolgáltatások......... - 24 - Bizonylat tömbök............ - 25 - Logo mentése............ - 25 - Kiállított bizonylatok............ - 26 - Bizonylat részletek............ - 27 - Banki kiegyenlítés............ - 29 - Bizonylat stornozása............ - 30 - Kiadott bizonylatok kimutatása......... - 30 - Pénztár kezelés............ - 31 - Előjegyzések............ - 33 - Főzés............ - 35 - Költségek............ - 36 - Iktatás............ - 37 - Számlák kimutatása............ - 39 - - 2 -
Pénztár kimutatás............ - 40 - Főzés kimutatás............ - 40 - Történet............ - 41 - Iktatás jelentés............ - 41 - Tippek, Trükkök :............ - 43 - Elérhetőségek :............ - 43 - Ezúton szeretnénk megköszönni, hogy az általunk készített programot veszi használatba. Reméljük, nagy mértékben csökkenti a papírmunkával töltött idejét! Amennyiben elnyerte tetszését, szívesen állu nk rendelkezésére egyedi szoftverek fejlesztésében, vagy a jelenlegi program kiegészítésében, teljesen cége ügyviteli szabályaihoz testre szabva. - 3 -
Program telepítésének feltételei: A program az adatok tárolására MySQL adatbázist használ. Azon számítógépnek mely az adatok tárolását végzi és az adatbázis kezelőt futtatja, min. ilyen hardware-el és software-el kell rendelkeznie: 1,6 GHZ-ES Processzor (INTEL vagy AMD) 1 Gb RAM 400 Mb szabad terület a merevlemezen Windows XP vagy újabb operációs rendszer Normál felhasználói gépnek min. ilyen hardware-el és software-el kell rendelkeznie: 1 GHZ-ES Processzor (INTEL vagy AMD) 512 Mb RAM 200 Mb szabad terület a merevlemezen Windows XP vagy újabb operációs rendszer Program első indítása : Regisztráció / Demó Első indítás után a program regisztrációs kódot kér, amennyiben nem rendelkezünk ilyen kóddal, lehetőségünk van demó üzemmódban használatba venni a programot. Demóként 10 napon keresztül használhatjuk a programot, bármiféle funkciókorlátozás nélk ül. Ha rendelkezünk regisztrációs kóddal, beírása után a regisztráció gombra kattintva, használatba vehetjük a szoftvert. Program használatba vétele : Amennyiben WIN7 vagy VISTA operációs rendszert használunk, a program által asztalon elhelyezett ikont tulajdonságainál be kell állítanunk, hogy automatikusan rendszergazdai módban futtassa a programot. A következő módon tehetjük meg : jobb egér gombbal kattintunk a Snapsz ikonon -> Tulajdonságok -> Speciális gomb -> Futtatás rendszergazdai módban jelölőnégyzetet ki kell pipáljuk, OK gombra kattintva kész is a beállítás. Windows XP-nél ez nem szükséges. A telepítés és beállítás után be is je lentkezhetünk a programba. Jelenleg 1 db felhasználó áll rendelkezésünkre. Felhasználó név: jcsaba Jelszó : jcsaba. Bejelentkezés - 4 -
Menü felépítése : File Főmenü Hálózat : Az adatbázis kiszolgáló elérésének beállítása, ha a programot azon a gépen használjuk, ahová az adatbázis Server telepítésre került, nem kell módosítani a beállításokat. Felhasználók : A programot több felhasználó is használhatja, itt van lehetőségünk adataikat karbantartani.( Hozzáadhatunk újakat, módosíthatunk, törölhetünk régieket ) Nyelv : nem használt. Adatbázis mentés : nem használt. Log : a programmal történt események tekinthetőek meg. SQL : Előre nem definiált kimutatásokat kérdezhetünk le, adatbázis létrehozására használjuk. Adatbázist léterhoz : Teljesen üres adatbázist eredményez (Figyelem az addig felvitt adatok törlődnek) Kilépés : Program használatának befejezése. Törzsadatok Partnerkategóriák : Azokat a partnereket, akikkel kapcsolatban állunk kategóriákba sorolhatjuk(főzető, Szolgáltató ). Partner : A partnereink adatait tarthatjuk karban, elérhetőségek, pénzügyi adatok. Bank : A partnerek bankjainak nyilvántartására szolgál. Pénznemek : Ha több pénznemmel dolgozunk, itt rögzíthetjük a használt devizák adatait. Pénztárak : lehetőségünk van pénztárak kezelésére a program segítségével, a főzések, költségek pénzmozgásait rögzíthetjük itt. - 5 -
Termékek : A számlák adatainak rögzítésekor, ezekre a termékekre hivatkozhatunk. Magánnyugdíj pénztár : A munkatársak magánnyugdíj pénztárainak nevét tárolhatjuk itt. Munkakör : Munkatárasak munkakörének tárolására szolgál. Munkatárasak : A cég alkalmazottainak adatait rögzíthetjük. Áfa : nem használt Cefre : A főzéshez használt cefre típusok adatait tárolhatjuk itt. Pálinka : Pálinka adatai (milyen cefréből készül, főzés díja, mennyiségi egység) Mennyiségi egységek : A programban használt mennyiségi egységek. Költség típus : A felmerülő költségek típusba sorolása, a költségek rögzítése folyamán lesz szerepe. Átviteli mód : Iktatásban rögzített dokumentumok kézbesítési módjainak adatai. Iktatószám beállítás : A program az iktatószámokat automatikusan generálja, itt áll módunkban az iktatás típusokat létrehozni, az iktatószám létrehozásának szabályait beállítani. Számla : A kiállított számlákhoz tartozó törzsadatok - Kibocsátó adatai : Bizonylat kiállító adatai, bankszámlaszámai - Áfa kulcsok : - Áfa mentesség oka : Miért nem tartalmaz áfát a bizonylat - Fizetési módok : Milyen fizetési módokat használhatunk a számlákon - VTSZ / SZJ számok : Szolgáltatáshoz tartozó VTSZ / SZJ számok - Termékek / szolgáltatások : A számlán szereplő termékek, szolgáltatások adatai - Bizonylat tömbök : - Logo mentése : A bizonylaton használni kívánt céglogót menthetjük a programban Műveletek Bejövő számlák : A beérkezett számlák adatait tarthatjuk karban. Kimenő számlák : A kiadott számlák tarthatjuk karban. Pénztár kezelés : A pénztárban történt pénzmozgásokat tarthatjuk karban. Főzés : A pálnika főzések adatait tarthatjuk karban, választhatunk az előjegyzések közül. Előjegyzések : A főzetők előjegyzésének adatait tarthatjuk karban, ezek alapján tölthetjük fel a főzés adatait. Költségek : A céggel kapcsolatos költségek adatit tarthatjuk karban. Iktatás : A céghez érkező dokumentumok iktatását tarthatjuk karban. Számlázás : Kiadott bizonylatok kezelése Lekérdezések Számlák kimutatás : Információkat kaphatunk a beérkező, kiadott számlák adatairól. Pénztár kimutatás : Információkat kaphatunk a pénztárban történt pénzmozgásokról. Főzés kimutatás : Információt kaphatunk a főzéssel kapcsolatos adatainkról, összesítve és részletesen. - 6 -
Történet : Egy főzetővel kapcsolatos eseményekről kaphatunk információt. Iktatás kimutatás : Az iktatott dokumentumokról kaphatunk kimutatást. Programban használható gyorsbillentyűk Insert : Hozzáadás F 2 : Módosítás F 3 : Ablakban az 1. beviteli mező aktív F 4 : Ablakban lévő táblázat aktív F 5 : Ablakban lévő táblázatot frissít F 6 : Gyorskeresés F 7 : Összetett keresés (A táblázat mezői közül bármelyik tartalmában kereshetünk) F 8 : Mezőket ürít F 9 : Kilép F 10 Törlés : Frissíthetjük a táblázatunk tartalmát : Beviteli mezők ürítésére szolgál : Új értékeket vihetünk fel a lenyíló listákhoz Táblázat értékeinek módosításához a kívánt bejegyzésen dupla kattintás szükséges. Azokba a mezőkbe ahol nem tudunk értéket beírni a - használhatjuk Joker karakterként. Abban az esetben, ha olyan elemet szeretnénk hozzáadni, ami már létezik, nem kapunk hibaüzenetet, a program automatikusan ahhoz az bejegyzéshez ugrik a táblázatban. Hálózat beállítása File -> Hálózat Hálózati beállítások Az adatok tárolására szolgáló adatbázis kiszolgáló elérhetőségét tudjuk megadni. Ezeket az adatokat a rendszergazdától kaphatjuk meg, abban az esetben ha mi telepítettük, a telepítés folyamán megadott értékeket kell itt beállítani. Ha a helyi gépre lett te lepítve a MySQL server a beállításokon nem szükséges módosítani. (IP cím : 127.0.0.1 Port : 19854) - 7 -
Felhasználók létrehozása File -> Felhasználók Felhasználók beállítása Ebben az ablakban hozhatunk létre, módosíthatunk és törölhetünk felhasználókat. A felhasználói névnek és jelszónak több mint 4 karakterből kell állni. Minden felhasználónak be tudjuk állítani milyen jogosultságokkal rendelkezik a programon belül, 4 db jogosultsági szint van : Olvas (Az adatokat csak olvashatja, nincs joga módosítani) Ír / olvas (Az adatokat olvashatja, módosíthatja, törléshez nincs joga) Ír / olvas / töröl (Az adatokat olvashatja, módosíthatja, törölhet, nem módosíthatja a felhasználók által használható funkciókat) SuperUser : (Az adatokat olvashatja, módosíthatja, törölhet, módosíthatja a felhasználók által használható funkciókat) Adatbázis mentés A rögzített adatainkról készíthetünk biztonsági mentést, meg kell adnunk a file nevét ahová menteni szeretnénk az adatainkat. Logok megnyitása File -> LOG Logok megnyitása - 8 -
Megtekinthetjük meg a program által végzett műveleteket, a kapott hibaüzeneteket ebben az ablakban bővebb tájékoztatással olvashatjuk. SQL File -> SQL SQL utasítások végrehajtása A programban előre nem definiált listákat készíthetjük el ebben az ablakban. Ha olyan adatokra vagyunk kíváncsiak, amit nem találunk egyik menüpontban sem, fel kell venni a kapcsolatot a fejlesztővel, a tőle kapott SQL utasításokat itt megnyitva a kívánt lista eredményét böngészhetjük az alsó táblázatban. Szoftver frissítés esetén itt tudjuk végrehajtani a kapott file alapján az adatbázis módosításokat, hogy az friss verziós program fusson hiba nélkül. (Csak abban az esetben kell alkalmazni, ha a frissítés ezt megköveteli) Partnerek Törzsadatok -> Partner Partnerek karbantartása - 9 -
Ebben az ablakban rögzíthetjük a cégünkkel kapcsolatban álló partnerek adatait. Az első fülön a cég elérhetőségeit van lehetőségünk megadni, ha más adatot nem szeretnénk megadni ezen adatok kitöltése után, menthetjük is a partnertörzsbe az partner adatait. A második fülön, megadhatjuk a kapcsolat kezdetét, éves árbevételét a cégnek, illetve hozzáfűzhetünk egy.hosszabb megjegyzést. A harmadik fülön a partner pénzügyi adatait rögzíthetjük. A bankszámla szám rögzítésénél a program minden 8. karakter után automatikusan beszúr egy a hibák elkerülése miatt. Menthetjük a partnerhez tartozó fizetési módot, amennyiben az ügyfélnek állítunk ki bizonylatot, alapértelmezés képen ez a fizetési mód kerül beállításra. A rögzített partner adatokat, módunkban áll nyomtatni több formátumban (nyomtatóra, txt, pdf file-ba). Igény esetén a program excel formátumban exportálja az adatainkat. Amennyiben pdf fileba szeretnénk nyomtatni, a nyomtat gomb lenyomása után, a file -ba való nyomtatást kell választanunk, majd a Floppy -t tartalmazó gombbal kitallózni a mentendő file elérési útját. A partner nevének egyedinek kell lenni. A mezők kitöltése kötelező, ahová nem tudunk értéket beírni, a karakter használható. Azokhoz a lenyíló listákhoz ahol nem szerepel a kívánt érték, a beviteli mező mellett lévő feliratú gomb megnyomása után adhatjuk hozzá. Hozzáadás előtt a program ellenőrzi a mezők megfelelő kitöltését, amennyiben hibát talál, üzenetet kapunk a problémáról. Módosításhoz a táblázatban megkeressük a megváltoztatni kívánt partnert, dupla egérkattintás után a beviteli mezők feltöltődnek a megfelelő értékekkel. Az értékeket módosítjuk, majd a módosít gomb lenyomásával mentjük a változást Törlésnél hasonlóan kell eljárnunk mint a módosításnál, abban az esetben ha valamely bejegyzés hivatkozik a partnerre, nem törölhető. (pl.: szerepel főzésben, számlák adataiban, előjegyzésben ) Bank Törzsadatok -> Bank Bankok karbantartása A partnerek pénzügyi adatainál, lehetőség van a partner által választott bank tárolására ahol a bankszámláját vezeti, a kiválasztható bankok adatait itt tölthetjük fel. - 10 -
Pénznemek Törzsadatok -> Pénznemek Pénznemek karbantartása A Partnerek pénzügyi adatainak mentésekor lehetőségünk van megadni az éves bevételeit a cégnek, az ott kiválasztható devizák adatait tarthatjuk itt karban. Jelen esetben a váltószámnak nincs jelentősége, a helyes működés érdekében ide számot kell beírnunk. Partnerkategóriák Törzsadatok -> Partnerkategóriák Partnerkategóriák A partnereket különböző kategóriákba sorolhatjuk, a kategóriáknak a főzéseknél, költségek adminisztrálásánál vehetjük hasznát. Alapállapotban a Nincs megadva kategória, létrehozásra kerül, ez nem módosítható, törölhető. - 11 -
Pénztárak létrehozása Törzsadatok -> Pénztárak Pénztárak Lehetőségünk van a főzde pénztárában történt mozgásokat rögzíteni a programban, több pénztár adatait is kezelhetjük. Ebben az ablakban hozhatjuk létre azokat a pénztárakat, ahol a mozgásokat szeretnénk nyomom követni.(a létrehozott pénztárakra hivatkozhatunk majd a költségek és főzés automatikus bejegyzés készítésénél) A pénztár nevének egyedinek kell lenni. Minden esetben ki kell választani pénztárban használt valutát. Azok a pénztárak, melyekben szerepel mozgás nem törölhetőek! Termékek Törzsadatok -> Termékek A számlákon szereplő termékek A kiadott és beérkező számlák tulajdonságai között szerepel a termék amiről a számlát kiállították, a termékek listáját ebben az ablakban tölthetjük fel dinamikusan. - 12 -
Magánnyugdíj pénztár Törzsadatok -> Magánnyugdíj pt. Magánnyugdíj pénztár Az alkalmazottak adatai között tárolhatjuk magánnyugdíj pénztár tag -e, és melyik pénztárhoz tartozik, a választható bejegyzéseket ebben az ablakban tehetjük meg. Munkakör Törzsadatok -> Munkakör Munkakör A programban tárolt dolgozóknak, meghatározhatunk különböző munkaköröket, a munkatársak ablakban, az itt felvett bejegyzések közül választhatunk. - 13 -
Munkatársak Törzsadatok -> Munkatársak Munkatársak Ebben a menüpontban van lehetőségünk a cégünknél dolgozó munkatársak adatinak rögzítésére. Menthetjük a munkatársak családtagjainak adatait is. A munkatárs nevének egyedinek kell lenni, ha már létező nevet szeretnénk elmenteni, a táblázatban lévő bejegyzéshez ugrik a program. Az Adószámnak, TAJ számnak, Szem.ig. számnak egyedinek kell lenni, a karakter ezekben a mezőkben is használható. A mezők kitöltése kötelező, ahová nem tudunk értéket beírni, a karakter használható. Azokhoz a lenyíló listákhoz ahol nem szerepel a kívánt érték, a beviteli mező mellett lévő feliratú gomb megnyomása után adhatjuk hozzá. Hozzáadás előtt a beviteli mezők kitöltése ellenőrzésre kerül, nem megfelelő kitöltés esetén figyelmeztetést kapunk hibaüzenettel, a LOG ablakban bővebb tájékoztatást kapunk a problémáról. Amennyiben a kitöltés helyes a hozzáad gomb lenyomása után, az adatok rögzítésre kerülnek. Módosításhoz a táblázatban kiválasztjuk a módosítani kívánt bejegyzést, dupla kattintás után kitöltődnek a beviteli mezők a megfelelő értékekkel, módosítjuk a kívánt adatokat, majd a módosít gomb lenyomása után, ha minden mező helyesen van kitöltve a változás elmentésre kerül. Törlés csak abban az esetben megengedett, ha munkatársra nem hivatkozik egyetlen bejegyzés sem. (pl.: főzésben nem szerepel.) Törlés előtt a módosításhoz hasonlóan kell eljárnunk, a törölni kívánt bejegyzésen dupla kattintás szükséges. Az adatokat nyomtathatjuk nyomtatóra, PDF file -ba, exportálhatjuk Excel formátumban. - 14 -
Cefre Törzsadatok -> Cefre Cefre A főzéseknél megadható cefrék adatait menthetjük. A cefre nevének egyedinek kell lenni, a mértékegység megadása kötelező, alaphelyzetben van feltöltve néhány bejegyzés, ha szeretnénk más mértékegységet megadni a feliratú gombbal megtehetjük. Törlés csak abban az esetben megengedett, ha a cefrére nem hivatkozik egyetlen bejegyzés sem. (pl.: főzésben nem szerepel.) Törlés előtt a módosításhoz hasonlóan kell eljárnunk, a törölni kívánt bejegyzésen dupla kattintás szükséges. Pálinka Törzsadatok -> Pálinka Pálinka beállítása A főzéseknél lehetőségünk van kiválasztani, milyen cefréből készítünk pálinkát. A pálinka tulajdonságainál megadott adatokkal, töltődnek fel a beviteli mezők. A beviteli mezők mindegyikét kötelező kitölteni. - 15 -
Hozzáadás előtt a beviteli mezők kitöltése ellenőrzésre kerül, nem megfelelő kitöltés esetén figyelmeztetést kapunk hibaüzenettel, a LOG ablakb an bővebb tájékoztatást kapunk a problémáról. Amennyiben a kitöltés helyes a hozzáad gomb lenyomása után, az adatok rögzítésre kerülnek. Mért.egység : A pálinkára vonatkozó mértékegység. Ebből a cefréből készült : itt választható ki milyen cefréből főzhetjük a kívánt pálinkát. Főzés bruttó díját, a Nettó díj beviteli mezőben megadott értékből és az áfa mezőben megadott százalékértékből számolja ki. Deviza : Kiválasztható a főzés díjának pénzneme. Módosításhoz a táblázatban kiválasztjuk a módosítani kívánt bejegyzést, dupla kattintás után kitöltődnek a beviteli mezők a megfelelő értékekkel, módosítjuk a kívánt adatokat, majd a módosít gomb lenyomása után, ha minden mező helyesen van kitöltve a változás elmentésre kerül. Törlés csak abban az esetben megengedett, ha a pálinkára nem hivatkozik egyetlen bejegyzés sem. (pl.: főzésben nem szerepel.) Törlés előtt a módosításhoz hasonlóan kell eljárnunk, a törölni kívánt bejegyzésen dupla kattintás szükséges. Mennyiségi egységek Törzsadatok -> mennyiségi egységek Mennyiségi egységek A programban használt mennyiségi egységek adatait tarthatjuk karban. - 16 -
Költség típusok Törzsadatok -> Költség típusok Költség típusok A program lehetőséget ad a költségek adatainak mentésére, kimutatások készítésére. A gyorsabb adatrögzítés érdekében a költség típusokat összekapcsolhatjuk a számlát benyújtó partnerekkel, előre meghatározhatjuk a költség típus mértékegységét is. A Költségek rögzítése folyamán, amint kiválasztjuk a költségtípust, az itt megadott adatokkal töltődnek fel bevi teli mezők. Hozzáadás előtt a beviteli mezők kitöltése ellenőrzésre kerül, nem megfelelő kitöltés esetén figyelmeztetést kapunk hibaüzenettel, a LOG ablakban bővebb tájékoztatást kapunk a problémáról. Amennyiben a kitöltés helyes a hozzáad gomb lenyomása u tán, az adatok rögzítésre kerülnek. Módosításhoz a táblázatban kiválasztjuk a módosítani kívánt bejegyzést, dupla kattintás után kitöltődnek a beviteli mezők a megfelelő értékekkel, módosítjuk a kívánt adatokat, majd a módosít gomb lenyomása után, ha minden mező helyesen van kitöltve a változás elmentésre kerül. Törlés csak abban az esetben megengedett, ha a költségtípusra nem hivatkozik egyetlen bejegyzés sem. (pl.: költségekben nem szerepel.) Törlés előtt a módosításhoz hasonlóan kell eljárnunk, a törölni kívánt bejegyzésen dupla kattintás szükséges. - 17 -
Átviteli mód Törzsadatok -> Átviteli mód Átviteli mód Az iktatás folyamán rögzített dokumentumok átviteli módjait tárolhatjuk ebben a listában. Iktatószám beállítás Törzsadatok -> Iktatószám beállítás Iktatószám beállítás A program az iktatószámokat automatikusan hozza létre a választott iktatott dokumentum típusához. Ez az ablak szolgál arra, hogy beállítsuk az általunk iktatott dokumentumok típusát úgymint : bejövő levél / kimenő levél / csomag Az iktatószám 3 részből tevődik össze, előtag és 2 db elválasztó karakter. Beviteli mezők jelentése Iktatás típusa : Az itt megadott típusok közül választhatunk majd az iktatás ablakban, az iktatás típusának egyedinek kell lennie. Előtag : Az iktatószámban szereplő előtag, ide érdemes beszédes rövidítéseket megadni pl.: Bejövő levél esetén BL. - 18 -
Elválasztó karakterek : Az iktatószámban szereplő elválasztó karakterek, amik az év, sorszám, és előtag közé kerülnek. Sorrend : Itt három lenyíló listával tudjuk beállítani az iktatószámban milyen sorrendben jelenjenek meg az iktatószám létrehozásához használt elemek (év, sorszám, előtag). A mezők helyes kitöltése után a hozzáad gombbal, létre is hozhatjuk a kívánt típusokat. Ha módosítani szeretnénk a típusokat, a táblázatban történt dupla kattintás után a beviteli mezők feltöltődnek a megadott értékekkel, ezeket módosítjuk, majd a módosít gombot lenyomva érvényesülnek az új adatok. (A módosítás visszamenőleg nem hat az iktatószámokra!!!). Törléshez a módosításhoz hasonlóan dupla kattintást kell elvégeznünk a táblázatban, utána törlés gomb lenyomásával törölhetjük a feleslegessé vált típust, ha használatban volt már az iktatásban a törlés nem megengedett. Bejövő számlák karbantartása Műveletek -> Bejövő számlák Bejövő számlák karbantartása A cégünkhöz érkező számlák adatait tárolhatjuk itt, a jobb oldalon lévő zöld panelen, ha kiválasztunk egy pénznemet, tájékoztatást kaphatunk az abban a devizában kapott számlák adatairól. (darabszám, kifizetett összeg, még fizetendő összeg ). Az ablak bal felső sarkában lévő panel segítségével tudjuk kiválasztani, milyen típusba sorolt partnereinket szeretnénk látni, szállító, vevő, vagy mindet. A dátumokat tartalmazó panel segítségével szűrhetjük listáinkat, dátum alapján, illetve ha egy hónap adataira vagyunk kíváncsiak, a válassz hónapot listába kattintva a, a kívánt hónap adatai látszanak a táblázatban. Ha mi adjuk meg a dátumokat, a frissít gomb lenyomása után kapjuk meg kért bejegyzéseket. A beviteli mezők mindegyike kitöltendő, ahol nem ismerjük az értékeket a karaktert használhatjuk, kivéve ahová számot kell írni. Lehetőség van a számlák részletfizetésének adatainak tárolásara is, kifizetett br uttó beviteli mező mellett található gomb lenyomása után tehetjük meg. A kifizetett számlák állapotát rendben-re állíthatjuk a megjegyzés mező mellett lévő jelölő négyzet bekattintásával és a módosítás gomb lenyomásával. - 19 -
A számlákról, ha rendelkezünk elektronikus formájú dokumentummal, csatolhatjuk a bejegyzésünkhöz. A csatolt file gomb lenyomása után, ebben az ablakban a gomb megnyomását követően kitallózhatjuk a csatolni kívánt filet. A táblázatban szereplő file-okat megnyithatjuk, a megnyit gomb lenyomásával. Hozzáadás előtt a beviteli mezők kitöltése ellenőrzésre kerül, nem megfelelő kitöltés esetén figyelmeztetést kapunk hibaüzenettel, a LOG ablakban bővebb tájékoztatást kapunk a problémáról. Amennyiben a kitöltés helyes a hozzáad gomb lenyomása után, az adatok rögzítésre kerülnek. Módosításhoz a táblázatban kiválasztjuk a módosítani kívánt bejegyzést, dupla kattintás után kitöltődnek a beviteli mezők a megfelelő értékekkel, módosítjuk a kívánt adatokat, majd a módosít gomb lenyomása után, ha minden mező helyesen van kitöltve a változás elmentésre kerül. Ez vonatkozik a rendben állapot beállítására is. Törlés a bejegyzés kiválasztása után.a törlés gomb lenyomásával végezhető el. A tárolt adatokat nyomtathatjuk több formátumban, szükség esetén export álhatjuk XLS formátumban. Számla kifizetés részletek Csatolt file Számla kifizetés részletek - 20 -
Ebben az ablakban lehetőség van a részletfizetések rögzítésére, bejegyzés készítése után a program kiszámolja a fent maradó összeget. Az ablak bezárásakor, ellenőrzésre kerül a számla bruttó kifizetés összege és a részletek összege, ha különböznek, a program megkérdezi módosítsa-e a számla adatait. Amennyiben igent válaszolunk, a módosítás megtörténik. Kibocsátó adatai Kibocsátó adatai A bizonylatok kiállításához szükséges megadnunk a kibocsátó adatait. Minden mező kitöltése kötelező, a nem megadott értékeket a - karakterrel helyettesíthetjük. A cégünk bankszámla számainak adatait ugyancsak ebben az ablakban menthetjük el. A bankszámlák felvitelénél is minden mező kitöltése kötelező. A kiadott bizonylatokon ezek az adatok fognak szerepelni. Az ablak bezárása előtt megkérdezi a program, szeretnénk -e menteni a beírt adatokat. Áfa kulcsok Áfa kulcsok Bizonylat készítéskor az itt beállított áfa kulcsok közül vá laszthatunk. - 21 -
Áfa mentesség oka Áfa mentesség oka Amennyiben a cégünk nem számláz áfát, ebben az ablakban tárolhatjuk a milyen okból nem számlázunk áfát. Beviteli mezők jelentése Megnevezés : A név alapján azonosíthatjuk az áfa mentesség okát. Kód : Az itt megadott kód kerül az áfa mezőbe a számla nyomtatásakor Megjegyzés : A bizonylatra kerülő megjegyzés Hozzáadás előtt a beviteli mezők kitöltése ellenőrzésre kerül, nem megfelelő kitöltés esetén figyelmeztetést kapunk hibaüzenettel, a LOG ablakban bővebb tájékoztatást kapunk a problémáról. Amennyiben a kitöltés helyes a hozzáad gomb lenyomása után, az adatok rögzítésre kerülnek. Módosításhoz a táblázatban kiválasztjuk a módosítani kívánt bejegyzést, dupla kattintás után kitöltődnek a beviteli mezők a megfelelő értékekkel, módosítjuk a kívánt adatokat, majd a módosít gomb lenyomása után, ha minden mező helyesen van kitöltve, a változás elmentésre kerül. Törlés csak abban az esetben megengedett, ha cikkre nem hivatkozik egyetlen bejegyzés sem. Törlés előtt a módosításhoz hasonlóan kell eljárnunk, a törölni kívánt bejegyzésen dupla kattintás szükséges. Fizetési mód Fizetési mód - 22 -
A kiállított bizonylatokon használni kívánt fizetési módokat rögzíthetjük. Ezen bejegyzések közül választhatunk a bizonylat kiállításakor. Megadhatjuk a fizetés határidejét napban, automatikus kerekítést, illetve fizetés történt -e kiállításkor. Beviteli mezők jelentése Megnevezés : A bizonylatra kerül nyomtatáskor. Fizetési határidő : Ennyi nap múlva jár le a fizetési határidő Kerekítés : Igent választva a bizonylat végösszege kerekítésre kerül az 5 forintos kerekítés szabályainak megfelelően. Fizetve kiállításkor : Igent választva a bizonylat nyomtatása után a kintlévőség 0-ra állítódik, a bizonylatra a FIZETVE felirat lesz nyomtatva. Megjegyzés a számlán : A beviteli mező tartalma megjelenik a bizonylaton. (pl.: Köszönjük, hogy nálunk vásárolt) Hozzáadás előtt a beviteli mezők kitöltése ellenőrzésre kerül, nem megfelelő kitöltés esetén figyelmeztetést kapunk hibaüzenettel, a LOG abla kban bővebb tájékoztatást kapunk a problémáról. Amennyiben a kitöltés helyes a hozzáad gomb lenyomása után, az adatok rögzítésre kerülnek. Módosításhoz a táblázatban kiválasztjuk a módosítani kívánt bejegyzést, dupla kattintás után kitöltődnek a beviteli mezők a megfelelő értékekkel, módosítjuk a kívánt adatokat, majd a módosít gomb lenyomása után, ha minden mező helyesen van kitöltve, a változás elmentésre kerül. Törlés csak abban az esetben megengedett, ha cikkre nem hivatkozik egyetlen bejegyzés sem. (pl.: bizonylaton nem szerepel.) Törlés előtt a módosításhoz hasonlóan kell eljárnunk, a törölni kívánt bejegyzésen dupla kattintás szükséges. VTSZ/SZJ számok VTSZ / SZJ számok Hozzáadás előtt a beviteli mezők kitöltése ellenőrzésre kerül, nem megfelelő ki töltés esetén figyelmeztetést kapunk hibaüzenettel, a LOG ablakban bővebb tájékoztatást kapunk a problémáról. Amennyiben a kitöltés helyes a hozzáad gomb lenyomása után, az adatok rögzítésre kerülnek. Módosításhoz a táblázatban kiválasztjuk a módosítani kívánt bejegyzést, dupla kattintás után kitöltődnek a beviteli mezők a megfelelő értékekkel, módosítjuk a kívánt adatokat, majd a módosít gomb lenyomása után, ha minden mező helyesen van kitöltve, a változás elmentésre kerül. - 23 -
Törlés csak abban az esetben megengedett, ha cikkre nem hivatkozik egyetlen bejegyzés sem. (pl.: eladásban, bevételezésben nem szerepel.) Törlés előtt a módosításhoz hasonlóan kell eljárnunk, a törölni kívánt bejegyzésen dupla kattintás szükséges. Termékek / szolgáltatások Termékek / szolgáltatások A bizonylaton szereplő termékek, szolgáltatások adatait tarthatjuk karban. Bevitelei mezők jelentése Termék / szolgáltatás neve : A bizonylaton szereplő megnevezés VTSZ/SZJ : vtsz/szj szám Cikkszám : A termék azonosítására szolgál Vonalkód : A termék azonosítására szolgál Mennyiség : A termék kiválasztását követően a bizonylaton ezzel az értékkel tölti ki a mennyiség mezőt a program Mennyiségi egység : A termék / szolgáltatás mennyiségi egysége, ez szerepel a bizonylaton Nettó ár : Cikk nettó ára Áfa : Használt áfa kulcs Bruttó ár : Cikk bruttó ára Deviza : Használt pénznem Megjegyzés : Megjegyzés a cikkhez Hozzáadás előtt a beviteli mezők kitöltése ellenőrzésre kerül, nem megfelelő kitöltés esetén figyelmeztetést kapunk hibaüzenettel, a LOG ablakban bővebb tájékoztatást kapunk a problémáról. Amennyiben a kitöltés helyes a hozzáad gomb lenyomása után, az adatok rögzítésre kerülnek. Módosításhoz a táblázatban kiválasztjuk a módosítani kívánt bejegyzést, dupla kattintás után kitöltődnek a beviteli mezők a megfelelő értékekkel, módosítjuk a kívánt adatokat, majd a módosít gomb lenyomása után, ha minden mező helyesen van kitöltve, a változás elmentésre kerül. Törlés Törlés előtt a módosításhoz hasonlóan kell eljárnunk, a törölni kívánt bejegyzésen dupla kattintás szükséges. - 24 -
Bizonylat tömbök Bizonylat tömbök A programmal kiállított bizonylatokat különböző tömbökben tárolha tjuk. A bizonylattömb típusától függően állítja elő a szoftver a sorszámot. Az előtagot és utótagot az elválasztó karakterrel együtt javasolt megadni. Bevitelei mezők jelentése Bizonylattömb típusa : Választhatunk a bizonylatok típusa közül (Számla / Díjbekérő / Szállító) Bizonylattömb megnevezése : Bizonylattömb azonosítására szolgál Előtag : A bizonylatszám előállításánál az itt megadott karakterek alkotják a szám első részét. Sorszám szélesség : A sorszámot ennyi karaktert foglal 0 -kal kiegészítve. Utótag : A bizonylatszám előállításánál az itt megadott karakterek alkotják a szám utolsó részét. Hozzáadás előtt a beviteli mezők kitöltése ellenőrzésre kerül, nem megfelelő kitöltés esetén figyelmeztetést kapunk hibaüzenettel, a LOG ablakban bővebb tájékoztat ást kapunk a problémáról. Amennyiben a kitöltés helyes a hozzáad gomb lenyomása után, az adatok rögzítésre kerülnek. Módosításhoz a táblázatban kiválasztjuk a módosítani kívánt bejegyzést, dupla kattintás után kitöltődnek a beviteli mezők a megfelelő értékekkel, módosítjuk a kívánt adatokat, majd a módosít gomb lenyomása után, ha minden mező helyesen van kitöltve, a változás elmentésre kerül. Törlés Törlés előtt a módosításhoz hasonlóan kell eljárnunk, a törölni kívánt bejegyzésen dupla kattintás szükséges. CSAK AZ ÜRES BIZONYLAT TÖMBÖK TÖRÖLHETŐEK Logo mentése - 25 -
Logo mentése Ha rendelkezünk a cégünk logoját tartalmazó BMP file-al, ebben az ablakban menthetjük a logot a programban, ami rákerül a kiadott bizonylatokra. Ajánlott max felbontás 250 X 110, nem megfelelő felbontás használata esetén a logo torzulhat. Kiállított bizonylatok Kiállított bizonylatok Innen indulva állíthatunk ki. bizonylatokat, nyomtathatjuk őket, listát készíthetünk róluk. A válassz bizonylatot lenyíló listából választva, a tömbben s zereplő bizonylatok kerülnek a táblázatba. Mellette találhatjuk a dátum beállítására szolgáló panelt, a megfelelő dátumok kiválasztását követően a frissítés gombot lenyomva frissül a táblázat tartalma. A válassz hónapot mezőbe kattintva a dátum mezők feltöltődnek az aktuális év választott hónapjának kezdő és záró dátumával. Hozzáadás gomb lenyomását követően megnyílik a bizonylat részletek ablak, itt áll módunkban bizonylatokat létrehozni. Módosítás a nem nyomtatot bizonylatok esetében lehetséges, ellenkező esetben a bizonylat nyomtatási képe jelenik meg. Törlés a nem nyomtatott bejegyzések esetében lehetséges, nyomtatott bizonylat törlési kísérletekor hibaüzenetet kapunk. Táblázatban használt színek Sorszám Zöld : Nyomtatott bizonylat Piros : Stornozott bizonylat Sárga : Nyomtatandó bizonylat Partner Világos narancs : A bizonylat értéke nincs kiegyenlítve Fizetési határidő Sötét narancs : A fizetési határidő lejárt és a kintlévőség nem 0 Kétfajta nyomatás lehetséges ebben az ablakban, bizonylat nyomtatása, lista nyomtatása a bizonylatokról. - 26 -
A táblázatban lévő bejegyzésekkel 3 db művelet végezhető el az egér jobb gombjával kattintva, bizonylat klónozása, banki kiegyenlítés hozzáadása, bizonylat stronozása.(ezeket a funkciókat a felhasználói kézikönyv későbbi részében tárgyaljuk) Bizonylat nyomtatása előtt minden esetben érdemes ellenőrizni a nyomtatási képet. Bizonylat részletek Bizonylat részletei Bizonylat adatait menthetjük, az első tétel hozzáadását követően a program létrehozza a bizonylatot. A létrehozást követően 2 tulajdonság nem változtatható, az áfa mentesség és a használt pénznem. A felső panelon állíthatjuk be, melyik bizonylattömböt szeretnénk használni. Kiválasztás után a bankszámla adatok feltöltődnek a kibocsátó adatinál megadott ABC sorban el sőként szereplő bankszámla adataival. Ezt természetesen megváltoztathatjuk. A panel alatt lévő rész szolgál a bizonylat többi adatának beállítására, illetve a bizonylaton szereplő termékek / szolgáltatások hozzáadására. Bevitelei mezők jelentése Válassz bizonylat tömböt : Ezzel a bizonylattömbbel dolgozunk Bizonylat fejléce : Nyomtatáskor ez a fejléc szerepel a bizonylaton, függ a tömb típusától Bankszámla : Kibocsátó bankszámla száma a bizonylatra kerül Bank : Kibocsátó számlavezető intézete IBAN : Kibocsátó IBAN kódja Partner : Megrendelő neve Ország : Megrendelő országa Helység : Megrendelő címe Utca : Megrendelő címe H.szám : Megrendelő címe Ir.szám : Megrendelő címe Adószám : Megrendelő adószáma Tárgy : Bizonylat fejléce alatt szereplő megjegyzés (pl.: 2001/123-as megrendelés alapján) Fizetési mód : Bizonylat fizetési módja Fizetve : kipipálva, hozzáadáskor a kintlévőség 0 lesz, a bizonylatra FIZETVE felirat lesz nyomtatva - 27 -
Kerekítés : kipipálva a bizonylat végösszege kerekítve lesz az 5-ös kerekítés szabályainak megfelelően. Folyamatos teljesítés : kipipálva a bizonylatra a folyamatos teljesítés kerül nyomtatásra. Kelt : Bizonylat kelte Teljesítés : Teljesítés dátuma Fizetési határidő : Fizetési határidő Nem tartalmaz áfát : kipipálva a bizonylat nem tartalmaz áfát Áfa mentesség oka : Ha igazra van állítva a nem tartalmaz áfát, választhatunk az áfa mentesség okok közül Pénznem : Milyen pénznemet használunk a bizonylaton, nem HUF-ot választva meg kell adnunk a váltószámot a pénznemhez. Az első tétel hozzáad ása után nem módosítható Termékek / szolgáltatások Bevitelei mezők jelentése Termék / szolgáltatás : bizonylatra kerülő termék / szolgáltatás Cikkszám : Termék cikkszáma Vonalkód : Termék vonalkódja VTSZ/SZJ szám : Termék VTSZ/SZJ száma VTSZ/SZJ megnevezése : VTSZ/SZJ megnevezése Mennyiség : Termék / szolgáltatás mennyisége Lista ár Nettó : Nettó lista ár / mennyiségi egység Áfa : Áfa kulcs Listaár Bruttó : Bruttó lista ár / mennyiségi egység Egyedi ár : Ha a termék / szolgáltatás ára nem azonos a listaárral, itt választhatjuk ki százalékos kedvezményt adunk, vagy egyedi árat állítunk be Kedvezmény : Kedvezmény százaléka Eladási ár nettó : Eladási ár nettó / mennyiségi egység Eladási ár bruttó : Eladási ár bruttó / mennyiségi egység Megjegyzés : A termék / szolgáltatás alatt szereplő megjegyzés a bizonylaton Kerekítés : kipipálva a bizonylat végösszege kerekítve lesz az 5-ös kerekítés szabályainak megfelelően. - 28 -
Hozzáadás előtt a beviteli mezők kitöltése ellenőrzésre kerül, nem megfelelő kitöltés esetén figyelmeztetést kapunk hibaüzenettel, a LOG ablakban bővebb tájékoztatást kapunk a problémáról. Amennyiben a kitöltés helyes a hozzáad gomb lenyomása után, az adatok rögzítésre kerülnek. Módosításhoz a táblázatban kiválasztjuk a módosítani kívánt bejegyzést, du pla kattintás után kitöltődnek a beviteli mezők a megfelelő értékekkel, módosítjuk a kívánt adatokat, majd a módosít gomb lenyomása után, ha minden mező helyesen van kitöltve, a változás elmentésre kerül. Törlés Törlés előtt a módosításhoz hasonlóan kell eljárnunk, a törölni kívánt bejegyzésen dupla kattintás szükséges. Nyomtatást követően kapja meg a bizonylat a sorszámát, ha nyomtattuk a bizonylatot, az adatait nem módosíthatjuk. Rontott bizonylat esetén, a hibás bejegyzést stornozni kell a kiadott bizonylatok listájában. Ezt követően létrehozzuk a jó bizonylatot. Banki kiegyenlítés Banki kiegyenlítés A kiadott bizonylatok kintlévőségének az értékét a banki kiegyenlítés(ek) hozzáadásával állíthatjuk 0-ra. A felső panelen láthatjuk a bizonylat adatait, és a még fizetendő összeget. A hozzáadás után a bejegyzés nem módosítható vagy törölhető. - 29 -
Bizonylat stornozása Bizonylat stornózása A rontott bizonylatokat stonozhatjuk a programban. A kiadott bizonylatok listája ablakban a hibásan nyomtatott bizonylaton jobb egér gombbal kattintunk és a bizonylat stornozását választjuk. Meg kell adnunk a fizetési módot és a teljesítés, fizetési határidő dátumát. Ennek a két dátum értéknek azonosnak kell lenni a kiadott bizonylatéval. A Storno gomb lenyomása után a stornózadnó bizonylat állapotát átállítja stornózottra, létrehozza a storno bizonylatot, és kinyomtatja a program. Kiadott bizonylatok kimutatása Kiadott bizonylatok kimutatása Lekérdezhetjük a kiadott bizonylatok adatait, lehetőség van szűrnünk a kapott eredményhalmazt dátumra, partnerre, bizonylat tömbre, rendezett, vagy rendezetlen bizonylatokra. A panel felső részén állíthatjuk be mely dátumok között készült bizonylatok adatait szeretnénk megtekinteni. Alatta választhatunk a partnerek, bizonylat tömbök, bizo nylat állapota közül. A feltételek és kapcsolatban vannak egymással. A lekérdez gomb lenyomását követően a táblázatban a kért adatok tekinthetőek meg. A kapott eredményt nyomtathatjuk, exportálhatjuk. - 30 -
Pénztár kezelés Műveletek -> Pénztárkezelés Pénztár kezelés A pénztárakban történő pénzmozgásokat rögzíthetjük. A főzések és költségek ablakban mentett adatokat, ha szeretnénk,.a pénztárak mozgásai közé is beírja a program. A funkció segítségével nyomon követhetjük a cégünknél történt pénzmozgásokat. A dátumokat tartalmazó panel segítségével szűrhetjük listáinkat, dátum alapján, illetve ha egy hónap adataira vagyunk kíváncsiak, a válassz hónapot listába kattintva, a kívánt hónap adatai látszanak a táblázatban. Ha mi adjuk meg a dátumokat, a frissít gomb lenyo mása után, kapjuk meg kért bejegyzéseket. A látható típusok menüben kiválaszthatjuk, milyen irányú pénzmozgásokat szeretnénk látni a táblázatban. A jobb oldalon lévő zöld panelen, a dátumok megadása és a pénztár kiválasztása után tájékoztatást kapunk a be és kifizetések összegéről, illetve a pénztár egyenlegéről. A be és kifizetéseket más színnel jelöli táblázat.(befizetés : Zöld, Kifizetés : Sárga) A beviteli mezők mindegyike kitöltendő, ahol nem ismerjük az értékeket a karaktert használhatjuk, kivéve ahová számot kell írni. Választott pénztár : Ebben a pénztárban szeretnénk pénzmozgásokat beírni. Mozgás típusa : Milyen irányú a pénzmozgás. Bizonylat száma : A pénzmozgáshoz tartozó bizonylat száma. Partner : Melyik partnerrel kapcsolatosan történt pénzmozgás. Megnevezés : Megjegyzés mező. Bruttó : A pénzmozgás értékét kell a mezőbe írni. Hozzáadás előtt a beviteli mezők kitöltése ellenőrzésre kerül, nem megfelelő kitöltés esetén figyelmeztetést kapunk hibaüzenettel, a LOG ablakban bővebb tájékoztatást kap unk a problémáról. Amennyiben a kitöltés helyes a hozzáad gomb lenyomása után, az adatok rögzítésre kerülnek. Módosításhoz a táblázatban kiválasztjuk a módosítani kívánt bejegyzést, dupla kattintás után kitöltődnek a beviteli mezők a megfelelő értékekkel, módosítjuk a kívánt adatokat, majd - 31 -
a módosít gomb lenyomása után, ha minden mező helyesen van kitöltve, a változás elmentésre kerül. Törlés előtt a módosításhoz hasonlóan kell eljárnunk, a törölni kívánt bejegyzésen dupla kattintás szükséges. A tárolt adatokat nyomtathatjuk több formátumban, szükség esetén exportálhatjuk XLS formátumban. A program lehetőséget ad, ha több pénztárak használunk, pénztárak közötti pénzmozgásra, ezen bejegyzéseket az átvált gomb lenyomása után lehet rögzíteni. Pénztárak közötti váltás Ebből a pénztárból vált : Kiválaszthatjuk, melyik pénztárból szeretnénk egy bizonyos összeget áthelyezni. Ebbe a pénztárba kerül az összeg : Kiválaszthatjuk melyik pénztárba kerül áthelyezésre az összeg. A pénztár által használt devizának nem kell megegyezni az váltó pénztár által használt pénznemmel. Váltandó összeg : Meg kell adni a váltandó összeget. Művelet : Ha devizák azonosak a művelet nem lényeges, a váltószámnak pedig 1-et kell megadnunk. Amennyiben a devizák különböznek, ha a váltott deviza kisebb értékű a váltó devizánál műveletnek a / jelet kell választanunk és megadni a két valuta közötti váltószámot. Ellenkező esetben a * műveletet kell kiválasztani. Az átvált gomb lenyomása után mindkét pénztárba bejegyzésre kerül a pénzváltás. - 32 -
Előjegyzések Műveletek -> Előjegyzések Cefre előjegyzések A főzések könnyű megszervezéséhez nyújthat segítséget az előjegyzések rögzítése, az itt mentett adatokat nyomtathatjuk, ezzel egy listát kapva az egész heti teendőinkkel. Az előző vagy következő hét feliratra kattintva válthatunk a kívánt hetek között. Új előjegyzés mentéséhez, azon az időponton, ahová menteni szeretnénk a adatokat, duplán kell kattintanunk az egérrel, és egy ablakot kapunk, ahol megadhatjuk az előjegyzés adatait. Ha meglévőt szeretnénk módosítani, a táblázatban szereplő bejegyzésen kell duplán kattintani. Előjegyzések adatai - 33 -
Az előjegyzések adatait tarthatjuk karban, új előjegyzést rögzíthetünk, a meglévőket módosíthatjuk, törölhetjük. Az itt felvett előjegyzéseket a Főzés ablakban kiválaszthatjuk az előjegyzések adatait. Ezzel is felgyorsítva a papírmunkát. A dátumokat tartalmazó panel segítségével szűrhetjük listáinkat, dátum alapján, illetve ha egy hónap adataira vagyunk kíváncsiak, a válassz hónapot listába kattintva, a kívánt hónap adatai látszanak a táblázatban. Ha mi adjuk meg a dátumokat, a frissít gomb lenyomása után, kapjuk meg kért bejegyzéseket. A látható típusok menüben kiválaszthatjuk, milyen típusú előjegyzéseket szeretnénk látni a táblázatban.(új, lezárt, mind) Főzés dátuma : Meg kell adnunk, mikor történik a főzés. Kezd / Végez : A főzés kezdő és záró időpontja. Főzető : Partner neve, aki a főzést megrendeli. Cefre fajtája : A főzetni kívánt cefre fajtája. Cefre mennyisége : A főzetni kívánt cefre mennyisége. Cefre me. : A cefre mennyiségi egysége (Automatikusan kitöltődik a cefre beállításoknál megadott értékkel) Megjegyzés : Lehetőségünk van megjegyzést fűzni az előjegyzéshez. Hozzáadás előtt a beviteli mezők kitöltése ellenőrzésre kerül, nem megfelelő kitöltés esetén figyelmeztetést kapunk hibaüzenettel, a LOG ablakban bővebb tájékoztatást kapunk a problémáról. Amennyiben a kitöltés helyes a hozzáad gomb lenyomása után, az adatok rögzítésre kerülnek. Módosításhoz a táblázatban kiválasztjuk a módosítani kívánt bejegyzést, dupla kattintás után kitöltődnek a beviteli mezők a megfelelő értékekkel, módosítjuk a kívánt adatokat, majd a módosít gomb lenyomása után, ha minden mező helyesen van kitöltve, a változás elmentésre kerül. Törlés előtt a módosításhoz hasonlóan kell eljárnunk, a törölni kívánt bejegyzésen dupla kattintás szükséges. A tárolt adatokat nyomtathatjuk több formátumban, szükség esetén exportálhatjuk XLS formátumban. - 34 -
Főzés Műveletek -> Főzés Főzés A főzések adatait rögzíthetjük, választhatunk ez előjegyzett főzetések közül. A jobb oldalon lévő zöld panel, tájékoztatást ad a főzésért fizetendő díjra, az adatok kitöltését követően. A dátumokat tartalmazó panel segítségével szűrhetjük listáinkat, dátum alapján, illetve ha egy hónap adataira vagyunk kíváncsiak, a válassz hónapot listába kattintva, a kívánt hónap adatai látszanak a táblázatban. Ha mi adjuk meg a dátumokat, a frissít gomb lenyomása után, kapjuk meg kért bejegyzéseket. Ha előjegyzésekből szeretnénk választani, első lépésként az előjegyzés fülre kell kattintanunk. Ebben a táblázatban láthatjuk a még nem lezárt előjegyzéseket. A kívánt bejegyzésen dupla kattintás után, a főzés mezői kitöltődnek az előjegyzésben megadott értékekkel. Ellenkező esetben, a mezőket manuálisan kell kitöltenünk. Főzető neve : A főzést megrendelő partner neve. Főzés dátuma : Mikor történt a főzés. Cefre fajtája : Ebből a fajta cefréből készül a pálinka, a választást követően, a pálinka tulajdonságaival töltődnek fel a beviteli mezők. Cefre mennyisége : A főzött cefre mennyisége. Pálinka : Módosítása nem szükséges, a cefre választása után, a pálinka mező automatikusan kitöltődik. Pálinka mennyisége : A főzés során keletkezett pálinka mennyisége. Bérfőzési lap száma : A főzéshez tatozó bérfőzési lap száma. Pénztár : Ha választunk pénztárt, a főzés díját bevételként beírja a program, ha üresen hagyjuk, nem kerül pénztára írásra a bevétel. A pénztár csak akkor kerül törlésre, ha a töröl gombot megnyomjuk. Automatikusan nem kerül törlésre, hozzáadás vagy módosítás után. Megjegyzés : A főzéshez fűzhetünk megjegyzést. - 35 -
A főzésekről, ha rendelkezünk elektronikus formájú dokumentummal, csatolhatjuk a bejegyzésünkhöz. A csatolt file gomb lenyomása után, ebben az ablakban a gomb megnyomását követően kitallózhatjuk a csatolni kívánt filet. A táblázatban szereplő file-okat megnyithatjuk, a megnyit gomb lenyomásával. Hozzáadás előtt a beviteli mezők kitöltése ellenőrzésre kerül, nem megfelelő kitöltés esetén figyelmeztetést kapunk hibaüzenettel, a LOG ablakban bővebb tájékoztatást kapunk a problémáról. Amennyiben a kitöltés helyes a hozzáad gomb lenyomása után, az adatok rögzítésre kerülnek. Módosításhoz a táblázatban kiválasztjuk a módosítani kívánt bejegyzést, dupla kattintás után kitöltődnek a beviteli mezők a megfelelő értékekkel, módosítjuk a kívánt adatokat, majd a módosít gomb lenyomása után, ha minden mező helyesen van kitöltve, a változás elmentésre kerül. Törlés előtt a módosításhoz hasonlóan kell eljárnunk, a törölni kívánt bejegyzésen dupla kattintás szükséges. A tárolt adatokat nyomtathatjuk több formátumban, szükség esetén exportálhatjuk XLS formátumban. Költségek Műveletek -> Költségek Költségek A cégünkkel kapcsolatban felmerült költségek adatait tárolhatjuk, nyomtathatunk róla kimutatást, ezzel képet kapva a kiadásainkró l. A dátumokat tartalmazó panel segítségével szűrhetjük listáinkat, dátum alapján, illetve ha egy hónap adataira vagyunk kíváncsiak, a válassz hónapot listába kattintva, a kívánt hónap adatai látszanak a táblázatban. Ha mi adjuk meg a dátumokat, a frissít gomb lenyomása után, kapjuk meg kért bejegyzéseket. Dátum : A költség kifizetésének dátuma. Költség típus : A költség típusát választhatjuk ki, ezeket a típusokat a törzsadatokban definiálhatjuk. Kiválasztás után a mennyiségi egység automatikusan kitöltődik. - 36 -
Nettó / Áfa / Bruttó : A költségekre kifizetett pénzösszeg adatait kell ide beírnunk. A nettó és áfa mező kitöltése után a bruttó mező értéke automatikusan kerül kiszámolásra. Deviza : Kiválaszthatjuk a kifizetés pénznemét Bizonylatszám : A költséghez tartozó bizonylat száma. Pénztárba ír : Ha a jelölőnégyzetet kipipáljuk a költség mentésre kerül a választott pénztár adataihoz. Pénztár : A kiválasztott pénztárba is írja az adatokat, ha a pénztárba ír tulajdonság igazra van állítva. Ez a két tulajdonság csak a törlés gomb lenyomása után törlődik, a hozzáadás, és módosítás után nem, ezzel meggyorsítva az adatok felvitelét. Hozzáadás előtt a beviteli mezők kitöltése ellenőrzésre kerül, nem megfelelő kitöltés esetén figyelmeztetést kapunk hibaüzenettel, a LO G ablakban bővebb tájékoztatást kapunk a problémáról. Amennyiben a kitöltés helyes a hozzáad gomb lenyomása után, az adatok rögzítésre kerülnek. Módosításhoz a táblázatban kiválasztjuk a módosítani kívánt bejegyzést, dupla kattintás után kitöltődnek a beviteli mezők a megfelelő értékekkel, módosítjuk a kívánt adatokat, majd a módosít gomb lenyomása után, ha minden mező helyesen van kitöltve, a változás elmentésre kerül. Törlés előtt a módosításhoz hasonlóan kell eljárnunk, a törölni kívánt bejegyzésen dupla kattintás szükséges. A tárolt adatokat nyomtathatjuk több formátumban, szükség esetén exportálhatjuk XLS formátumban. Iktatás Műveletek -> Iktatás Iktatás Itt rögzíthetjük az általunk iktatni kívánt dokumentumok adatait, amennyiben elektronikus formában is megvannak az iratok, lehetőség van több file csatolására is egy iktatáshoz, ezeket a file-okat könnyedén megnyithatjuk a programból, rengeteg időt spórolva. - 37 -
Iktatás menete 1. lépésként ki kell választanunk, milyen típusú iratot szeretnénk iktatni. 2. Ha több felhasználóval használjuk a programot, lehetőségünk van, iktatószámok lefoglalására. Amennyiben tudjuk hány db. Dokumentumot szeretnénk iktatni, és szeretnénk őket, egymást követő iktató számmal ellátni. A lefoglal gomb lenyomása után, meg kell adnunk a lefoglalni kívánt iktatószámok darabszámát. A lefoglalás az előzőekben kiválasztott típussal történik. Iktató számok lefoglalása Lefoglalás után az általunk kért iktatószámok bekerülnek az iktatásba, a tárgyuk a következő lesz : Lefoglalta : felhaszná ló neve. 3. Kiválasztjuk az iktatás irányát, be vagy kimenő a dokumentum. 4. Kitöltünk minden mezőt értelemszerűen. A hozzáadás gomb lenyomása után rögzítésre kerül az iktatás, iktatott dokumentum típusa nem módosítható. Ha módosítani szeretnénk a rögzített dokumentum tulajdonságait, a táblázatban megkeressük, dupla kattintás után a beviteli mezők feltöltődnek a megfelelő értékekkel, a változásokat beírjuk, majd a módosítás gomb lenyomása után elmentjük őket. Lehetőségünk van törölni az iktatott dokumentumok közül, egyetlen kikötés van, csak a legnagyobb sorszámú iktatás törölhető. Törléshez megkeressük a táblázatban a törölni kívánt bejegyzést, dupla kattintás rajta, utána a törlés gombot kell lenyomnunk, ha nem az utolsó iktatás a választott típusból a program n em engedélyezi a törlést. File-ok csatolása, az iktatott dokumentumok kiválasztjuk a táblázatban, majd lenyomjuk a csatolt file gombot. A feliratú gombbal kitallózhatjuk a csatolni kívánt file -t, a hozzáadás gomb lenyomása után mentésre kerül a file elérési útja. A módosítás, törlés, azonosan történik mint az iktatásnál. Ha olyan dokumentumot törlünk amihez tartozott csatolt file, a fileok is törlődnek a bejegyzések közül. - 38 -