Debreceni Egyetem A FOLYAMATBA ÉPÍTETT, ELŐZETES ÉS UTÓLAGOS VEZETŐI ELLENŐRZÉS RENDJE Készítette: Gazdasági Főigazgatóság Hatályos: 2007. február 15. napjától
Tartalomjegyzék A SZABÁLYZAT CÉLJA, HATÁLYA, ELEMEI... 3 1. Szabályozás célja... 3 2. Szabályozás hatálya... 3 3. Fogalmak... 4 ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK... 4 4. Rendszer kialakítása és működtetése... 4 5. A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés elemei... 6 AZ ELLENŐRZÉSI NYOMVONAL... 7 6. Az ellenőrzési nyomvonal tartalma... 7 a) a vezetői ellenőrzés az egyetem működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő eljárásrendjeit egységes folyamatként mutatja, teljes egészében tartalmazza az ellenőrzési pontok összességét;... 7 b) kialakításával az egyetemre jellemző valamennyi tevékenység, valamennyi szereplő, funkció együttes koordinálására kerül sor;... 7 c) valamennyi szereplő" számára írott és átlátható formában válik (követendő eljárásként) feladattá az eljárások és módszerek betartása, miközben a referenciák, dokumentumtípusok és maguk az eljárások is standardizáltakká válnak;... 7 d) megmutatja az egyetem folyamatba épített ellenőrzési rendszerének hiányosságait, így felgyorsítja a pénzügyi irányítás folyamatainak megfelelő átalakítását, és a működtetés színvonala, a nyújtott szolgáltatások értéknövekedését segíti elő... 7 7. Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása és működtetése... 7 KOCKÁZATKEZELÉS... 9 8. A kockázat fogalma, kockázatkezelés... 9 9. A kockázatkezelési hatáskör, és felelősségi kör... 10 10. Kockázatkezelés lépései... 10 A SZABÁLYTALANSÁGOKKAL KAPCSOLATOS ELJÁRÁSREND... 12 KIALAKÍTÁSÁNAK KÖTELEZETTSÉGE... 12 11. A szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárások tartalma... 12 12. Szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend kialakítása és működtetése... 13 A SZABÁLYTALANSÁGOK MEGELŐZÉSE... 13 A SZABÁLYTALANSÁGOK ÉSZLELÉSE ÉS KEZELÉSE A FEUVE RENDSZERBEN... 14 ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK... 16 13. Egyéb rendelkezések... 16 MELLÉKLETEK... 17 Jogszabálygyűjtemény... 18 2
A Debreceni Egyetem vezetői ellenőrzésének rendjét az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII.30). Korm. rendelet alapján az alábbiak szerint szabályozom: A szabályzat célja, hatálya, elemei 1. Szabályozás célja A jelen szabályozás célja, hogy biztosítsa a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) rendjét az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 121. -a, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII.30). Korm. rendelet 145./A -a alapján. A szabályozás továbbá célul tűzi ki, hogy a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés szabályozottsága elősegítse a rendelkezésre álló források szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A FEUVE elemei alapján a célok további értelmezése a következő: (1) Az ellenőrzési nyomvonal célja az irányítási és ellenőrzési rendszer megerősítése és folyamatos fejlesztése a folyamatok egységes, a szabályozásban szereplő leírásainak végrehajtásával. (2) Kockázatkezelés: A kockázatkezelés kialakításának és szabályozásának célja, hogy az Egyetem vezetése a kockázatkezelés révén feltárja a kockázatokat, másrészt lépéseket tegyen ezen kockázatok csökkentése, vagy megszüntetése érdekében. (3) Szabálytalanságkezelés: A szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend célja, hogy az Egyetem vezetése a vezetői ellenőrzés eljárásrendjének keretében a feltárt szabálytalanságokat a jogszabályi és belső szabályozás rendelkezéseinek megfelelően egységes keretek között számolja fel, illetve hozzájáruljon a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének, szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához. 2. Szabályozás hatálya (1) Személyi hatálya: A szabályzat hatálya kiterjed az Egyetem valamennyi szervezeti egységére, vezetőjére. (2) Tárgyi hatálya: A szabályzat kiterjed minden olyan vezetői döntésre, gazdasági eseményre, mely az Egyetem eszközeiben és forrásaiban változást eredményez, illetve az ezeket a változtatásokat rögzítő dokumentumokra és információkra. 3
3. Fogalmak (1) FEUVE: az államháztartás működési rendjéről szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 121. (1) bekezdésében használt fogalom alapján: A folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés a szervezeten belül a gazdálkodásért felelős szervezeti egység által folytatott első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer, amelynek létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős a pénzügyminiszter által közzétett irányelvek figyelembevételével. (2) Kockázat: Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet szerint a kockázat fogalma a következő: kockázat: a költségvetési szerv gazdálkodása tekintetében mindazon elemek és események bekövetkeztének a valószínűsége, amelyek hátrányosan érinthetik a szerv működését. Ennek megfelelően a kockázat lehet a. egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van a szervezet célkitűzéseire; b. egy véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ; c. eredendő kockázat, amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata; d. ellenőrzési kockázat, amely a hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző, illetve a folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat. (3) Szabálytalanság: A szabálytalanságok fogalomkörébe a korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, illetve a fegyelmi-, büntető-, szabálysértési-, illetve kártérítési, eljárás megindítására okot adó cselekmények egyaránt beletartoznak. A szabálytalanság valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat, stb.) való eltérést jelent, az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben, stb. előfordulhat. Alapesetei lehetnek: a) a szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés, stb.); b) a nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság). Általános rendelkezések 4. Rendszer kialakítása és működtetése (1) A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés az egyetemen belül a Gazdasági Főigazgatóság (továbbiakban: főigazgatóság) által folytatott első szintű irányítási és ellenőrzési rendszer, amelynek létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért az egyetem rektora felelős a Pénzügyminisztérium által közzétett irányelvek figyelembevételével. (2) Az egyetem rektora köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni az egyetemen belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. 4
(3) Az ellenőrzési rendszernek biztosítania kell azt, hogy: a) az egyetem valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerű és megbízható gazdálkodás elveivel, b) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, c) megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre az egyetem gazdálkodásával kapcsolatosan, d) a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtása megvalósuljon, e) a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerűség, a szabályozottság és a megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra. (4) Minden vezető felelős azért, hogy a tevékenységi körébe tartozó szakmai, gazdasági területen a vezetői ellenőrzések gyakorlása folyamatos legyen. A vezetőknek az általuk irányított terület ellenőrzését úgy kell megszervezniük, hogy az kiterjedjen minden lényeges munkafolyamatra. A jogszabályokban, valamint a Szervezeti és Működési Szabályzatban (SzMSz) előírt ellenőrzéseket folyamatosan kell végrehajtani. (5) Minden vezető felelősséggel tartozik azért, hogy a hozzá közvetlen beosztott dolgozók, vagy vezetők a vonatkozó, a munkaköri leírásban, vagy a szabályzatban rögzített feladatokat megismerjék. (6) A vezető egyes ellenőrzési feladatait más vezetőre írásban átruházhatja, ez azonban az átruházó felelősségét nem érinti. (7) A folyamatba épített ellenőrzést úgy kell megszervezni, hogy a rendszerszerű működés kialakítása és felülvizsgálata biztosítsa a hibák, szabálytalanságok megelőzését, illetve ott, ahol szükséges, megtörténjen a megelőző munkaművelet elvégzésének az ellenőrzése is. (8) A vezetőnek az ellenőrzés során észlelt, vagy a közalkalmazott által jelzett szabályszerűségi hiányosság felszámolás érdekében azonnal intézkednie kell. (9) A Debreceni Egyetemen a kontrolling és a minőségügyi irányítási rendszer támogatja a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés működésének hatékonyságát. (10) Az egyetem rektora a folyamatba épített, előzetes és utólagos ellenőrzési rendszer működésének értékelését az éves költségvetési beszámolóval együtt megküldi az Oktatási és Kulturális Minisztériumnak. 5
5. A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés elemei (1) Az előzetes ellenőrzés olyan ellenőrzés, amelyet a) a munkafolyamatba épített ellenőrzéskor a munkafolyamat egyes szakaszaiban végeznek az eseményt megelőzően, b) a döntéshozatal elősegítése érdekében rendelnek el és folytatnak le. (2) Az utólagos ellenőrzés olyan ellenőrzés, amelyet a) a munkafolyamatba épített ellenőrzéskor a munkafolyamat egyes szakaszaibanvégeznek az esemény végrehajtását követően b) az utólagos ellenőrzés a kimenő pénzügyi és számviteli alapbizonylatok, egyéb ügyiratok, levelek, dokumentumok átvizsgálása. (3) A folyamatba épített, előzetes és utólagos ellenőrzési feladatok magukban foglalják: a) a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítése, b) az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, c) a pénzügyi döntések szabályszerűség és szabályozottság szempontjából történő jóváhagyása, ellenjegyzése, d) a gazdasági események elszámolása (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás). (4) A folyamatba épített vezetői ellenőrzés elemei a következők: a) ellenőrzési nyomvonal, b) kockázatkezelés, c) szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend. (5) A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerben rejlő kockázatos területek kiválasztására az egyetem által kialakított objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni a Pénzügyminisztérium irányelveit követve. (6) A kockázatkezelési rendszer kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket, és azok végrehajtásának módját, amelyek csökkentik, illetve megszűntetik a kockázatot. 6
Az ellenőrzési nyomvonal 6. Az ellenőrzési nyomvonal tartalma (1) Az ellenőrzési nyomvonal fogalma: a költségvetési szerv tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása. (2) Az ellenőrzési nyomvonal célja az irányítási és ellenőrzési rendszer megerősítése és folyamatos fejlesztése a folyamatok egységes, a szabályozásban szereplő leírásainak végrehajtásával. (3) Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelősét, ellenőrzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel: a) a vezetői ellenőrzés az egyetem működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő eljárásrendjeit egységes folyamatként mutatja, teljes egészében tartalmazza az ellenőrzési pontok összességét; b) kialakításával az egyetemre jellemző valamennyi tevékenység, valamennyi szereplő, funkció együttes koordinálására kerül sor; c) valamennyi szereplő" számára írott és átlátható formában válik (követendő eljárásként) feladattá az eljárások és módszerek betartása, miközben a referenciák, dokumentumtípusok és maguk az eljárások is standardizáltakká válnak; d) megmutatja az egyetem folyamatba épített ellenőrzési rendszerének hiányosságait, így felgyorsítja a pénzügyi irányítás folyamatainak megfelelő átalakítását, és a működtetés színvonala, a nyújtott szolgáltatások értéknövekedését segíti elő. 7. Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása és működtetése (1) Az egyetem rektora köteles elkészíteni az egyetem ellenőrzési nyomvonalát, amelynek folyamatos karbantartásáért a gazdasági főigazgató a felelős. (2) A költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalának kialakításánál a gazdasági események sorrendiségének kiválasztásában az egyetemre vonatkozó legjellemzőbb folyamat lehet az elsődleges szempont. A gazdasági esemény, folyamat meghatározása alapján kell az egyetem folyamatainak ellenőrzési nyomvonalát (vagy szöveges leírását, vagy táblázatba foglalását, vagy folyamatábráját) kialakítani. Az ellenőrzési nyomvonal táblázatos leírása a jelen szabályozás mellékletét képezi. (3) Amennyiben az ellenőrzési nyomvonalban rögzített állapothoz képest változik az Egyetem működése, a belső szabályozásokkal együttesen az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatát is el kell végezni kötelező jelleggel. A változó szabályozásokkal együttesen a változó ellenőrzési nyomvonal vonatkozó részének a módosításáról is tájékoztatni kell az érintett munkatársakat. (4) Az egyetem rektorának hatásköre a) az egyes folyamatok kialakításáért és karbantartásáért felelős vezetők (folyamatgazdák) kijelölése; 7
b) a működési folyamatok csoportosítása, a részletezettség és tagolás meghatározása; c) az ellenőrzési nyomvonal tartalmi felépítésének meghatározása a Pénzügyminisztérium irányelveit figyelembe véve; d) az ellenőrzési nyomvonal időszakos felülvizsgálatának elrendelése; e) az ellenőrzés és döntéselőkészítés szempontjai szerint a folyamatok javítása. (5) A feladatok konkrét végrehajtásáért a gazdasági főigazgató felelős. (6) Sorozatosan felmerülő működési hibák, problémák esetén a folyamatokért felelős vezetők feladata a folyamatokra vonatkozó változtatások kidolgozása, a javaslat előterjesztése a gazdasági főigazgatónak. 8
Kockázatkezelés 8. A kockázat fogalma, kockázatkezelés Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 145/C. -a alapján a költségvetési szerv vezetője rektor köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani az Egyetem tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat. A kockázatkezelés, mint módszer a vezetés gyakorlati eszköze, a tervezés és döntéshozatal, a végrehajtás alapvető része. A kockázatkezelést be kell építeni minden folyamatba. (1) Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet. 2. 63. pontja szerint a kockázat fogalma a következő: kockázat: a költségvetési szerv gazdálkodása tekintetében mindazon elemek és események bekövetkeztének a valószínűsége, amelyek hátrányosan érinthetik a szerv működését. Ennek megfelelően a kockázat lehet a) egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van a szervezet célkitűzéseire; b) egy véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ; c) eredendő kockázat, amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata; d) ellenőrzési kockázat, amely a hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző, illetve a folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat. (2) A kockázatkezelési rend kialakításának és szabályozásának célja: az Egyetem vezetése a kockázatkezelés révén feltárja a tevékenységében, gazdálkodásában a kockázatokat, másrészt lépéseket tegyen a kockázat bekövetkezésének a megelőzésére, csökkentésére és megszüntetése érdekében. (3) Az egyetemi kockázatkezelési módszertan kialakításáért a gazdasági főigazgató felel. (4) A kockázatkezelési rendszer kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket, és azok végrehajtásának módját, amelyek csökkentik, illetve megszűntetik a kockázatot. 9
9. A kockázatkezelési hatáskör, és felelősségi kör (1) A kockázatkezelés állandó, ciklikus folyamat, amely felöleli az egyetem valamennyi tevékenységi területét. (2) A kockázatkezelés feladatainak végrehajtása folyamatos feladat, amelynek része az egyetemi szintű kockázatok időszakos felülvizsgálata és a meghozott intézkedések hatásainak az értékelése. (3) A kockázatkezelési rendszer működtetéséért a rektor felel. (4) A kockázatkezelési rendszer kialakításáért, bevezetéséért és fejlesztéséért a gazdasági főigazgató felelős. (5) A kockázatkezelés végrehajtásának felelősségét a rektor delegálja az alatta elhelyezkedő vezetői szintre, azaz a tervezési egységek, illetve a központi egységek vezetőire. A kockázatkezelést működtető vezetőknek az egységes eljárás szerint kell a kockázatkezelési feladatokat ellátniuk bevonva az alájuk tartozó vezetői szintet. (6) A kockázatkezelés feladatát az éves költségvetési tervezési, végrehajtási és beszámolási tevékenységekben kell érvényesíteni. (7) A kockázatkezelés felelősségével felruházott vezetőknek felelőssége és kötelessége, hogy az alájuk tartozó területeken feltárják és azonosítsák a kockázati tényezőket, elemeket, valamint a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítése alapján intézkedéseket hozzanak a kockázati hatás csökkentésére, semlegesítésére. (8) Az egyetemen belüli minden vezető köteles az egységes kockázatkezelési módszertan szerint eljárni. 10. Kockázatkezelés lépései (1) A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszerben rejlő kockázatos területek kiválasztására az Egyetem által kialakított objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni a Pénzügyminisztérium irányelveit követve. (2) A kockázatkezelési rendszer kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket, és azok végrehajtásának módját, amelyek csökkentik, illetve megszűntetik a kockázatot. (3) Az Egyetemen belüli minden vezető köteles az egységes kockázatkezelési módszertan szerint eljárni. (4) A kockázatkezelés állandó, ciklikus folyamat, amely az alábbi lépéseket tartalmazza: a) a kockázat azonosítása és az azonosításra alkalmas keretek meghatározása, b) a kockázatok értékelése, c) az elfogadható kockázati szint meghatározása, d) a kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók azonosítása.
(5) Kockázatok azonosítása: a kockázatok azonosításának célja az Egyetem célkitűzéseit és normál működését veszélyeztető, hátráltató események és tevékenységek azonosítása. a) A kockázatok azonosítása történhet az ellenőrzési nyomvonal folyamatainak az elemzésével, illetve a belső feladatellátás munkatervben, költségvetési tervben szereplő célkitűzéseinek az értékelésével. b) A kockázatok azonosítását a költségvetés tervezés keretében kell megtenni, illetve év közben folyamatosan vizsgálni kell új kockázati tényezők megjelenését. c) A kockázatok azonosításának része a kockázatok értékelése és jelentőségük meghatározása. d) Az Egyetem a kockázatok azonosítására nem hoz létre bizottsági működési formát, hanem az önértékelés módszertanát alkalmazza. (6) A kockázatok kezelése: a kockázatkezelés célja a feltárt kockázatok hatásainak csökkentése vagy megszüntetése: e) A kockázatkezelés során a kockázatokat rangsorolni kell jelentőségük alapján, és a működést leginkább veszélyeztető kockázatok kezelését kell előtérbe helyezni. f) A kockázatok kezelésére intézkedéseket kell megfogalmazni, amit a hatályos egyetemi szabályozásnak megfelelően kell döntésre beterjeszteni és végrehajtani. Az intézkedések megfogalmazására egységes javaslati mintát kell minden vezetőnek alkalmaznia. g) Az év végi beszámolóban a kockázatkezelés feladatáról külön összefoglaló jelentést kell készíteni, ami tartalmazza a főbb kockázatokat, a kockázatkezelés keretében megtett intézkedéseket, illetve azok hatásait. h) A kockázatkezelésért felelős vezető az eseteket elemzi és szükség esetén javaslatot tesz az egyes tevékenységek szabályozásának korszerűsítésére. i) A kockázatkezelésért felelős vezetőknek figyelembe kell venniük a belső ellenőrzés ajánlásait, javaslatait. (7) A feltárt kockázatok, hibák nyilvántartása központi feladat, amit a Gazdasági Főigazgatóság lát el. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell minden kockázatra kiterjedően a kockázat jelentőségét, a kockázat kezelésére javasolt intézkedést és a felelős munkatárs nevét. 11
A szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend kialakításának kötelezettsége 11. A szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárások tartalma (1) Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet a költségvetési szerv vezetőjének rektor - kötelessége a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét kialakítani. (2) A szabálytalanságok fogalomkörébe a korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, illetve a fegyelmi-, büntető-, szabálysértési-, illetve kártérítési, eljárás megindítására okot adó cselekmények egyaránt beletartoznak. A szabálytalanság valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat, stb.) való eltérést jelent, az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben, stb. előfordulhat. Alapesetei lehetnek: a) a szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés, stb.); b) a nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság). (3) Értelmező rendelkezések: a) A Büntető Törvénykönyvről szóló 1978. évi IV. törvény 10. (1) bekezdése szerint bűncselekmény az a szándékosan vagy - ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti - gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény büntetés kiszabását rendeli. A büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban Be.) 6. (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetőeljárást megindítani. A Be. 171. (2) bekezdése előírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bűncselekményt feljelenteni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél vagy a nyomozati hatóságnál kell megtenni. b) A szabálysértésekről szóló 1999. évi LXIX. törvény 1. (1) szerint szabálysértés az a jogellenes, tevékenységben vagy mulasztásban megnyilvánuló cselekmény, melyet törvény, kormányrendelet vagy önkormányzati rendelet szabálysértésnek nyilvánít, s amelynek elkövetőit az e törvényben meghatározott joghátrány fenyeget. A törvény második része foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 82. (1) bekezdése kimondja, hogy szabálysértési eljárás feljelentés, illetőleg a szabálysértési hatóság részéről eljáró személy észlelése vagy tudomása alapján indulhat meg. c) A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 339. (1) bekezdése kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezései (elsősorban a XXIII. Fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegű jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelősség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény (Mt.), a 12
közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (Kjt.) megfelelő rendelkezései. d) Fegyelmi eljárás, illetve felelősség tekintetében az Mt., illetve a Kjt. megfelelő rendelkezései az irányadók. (4) A szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend célja, hogy az Egyetem vezetése a vezetői ellenőrzés eljárásrendjének keretében a feltárt szabálytalanságokat a jogszabályi és belső szabályozás rendelkezéseinek megfelelően egységes keretek között számolja fel, illetve hozzájáruljon a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének, szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához. 12. Szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend kialakítása és működtetése (1) A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan a gazdasági főigazgató felelőssége, hogy: a) a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön a szervezet; b) a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérje figyelemmel a vezető; c) szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság. (2) A szabálytalanságok kezelése (az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása) a gazdasági főigazgató feladata, amely feladatot az Egyetem belső szabályzatai alapján kialakított munkaköri, hatásköri, felelősségi és elszámoltathatósági rendnek megfelelően az egyes szervezeti egységek vezetőire átruházhatja. A szabálytalanságok megelőzése (3) A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsődlegesen a gazdasági főigazgató felelőssége az Áht. szabályozása szerint. (4) Az Áht. 97. -a alapján elsődlegesen a rektor felelőssége az egyetem gazdasági tevékenységére vonatkozó szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása, aki e feladatát a gazdasági főigazgatóra átruházza. Áht. 97. (1): A költségvetési szerv vezetője felelős a feladatai ellátásához a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért, az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáért, a költségvetési szerv gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért, a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáért, az intézményi számviteli rendjéért, a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés, valamint a belső ellenőrzés megszervezéséért és hatékony működtetéséért. 13
(1) A költségvetési szerv vezetője az éves költségvetési beszámoló keretében beszámol a költségvetési szerv folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésének, valamint belső ellenőrzésének működtetéséről. (5) Az Áht.-ban meghatározott kötelezettség alapján a rektor feladata, a szervezeti struktúrában meghatározott egységek vezetői hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán keresztül valósul meg. Az egyetem alkalmazottjainak konkrét feladatát, hatáskörét, felelősségét, beszámoltathatóságát a munkaköri leírások szabályozzák, a közalkalmazotti jogviszonyból, illetve munkaviszonyból származó kötelezettségeiket a jogszabályoknak megfelelően kell teljesíteniük. A szabálytalanságok észlelése és kezelése a FEUVE rendszerben (6) A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerében történhet az egyetem és a közalkalmazott (beosztott) részéről egyaránt. (7) A beosztott észlelés esetén alkalmazandó szabályok: a) Amennyiben a szabálytalanságot a szervezeti egység valamely munkatársa észleli, köteles értesíteni a szervezeti egység vezetőjét. Amennyiben a szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, a munkatársnak a vezető felettesét, annak érintettsége estén a felügyeleti szervet kell értesítenie. (Írásos értesítést a külön szabályzatokban lefektetett esetekben szükséges tenni.) b) Ha az a) pontban megfogalmazottaknak megfelelően értesített személy megalapozottnak találja a szabálytalanságot, úgy erről értesíti a gazdasági főigazgatót. c) A rektor kötelessége, hogy gondoskodjon a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról. (8) A vezetők (felettesek) észlelése esetén alkalmazandó szabályok: a) Amennyiben a szabálytalanságot a szervezeti egység valamely munkatársa észleli, köteles értesíteni a szervezeti egység vezetőjét. Amennyiben a szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, a munkatársnak a vezető felettesét, annak érintettsége estén a felügyeleti szervet kell értesítenie. (Írásos értesítést a külön szabályzatokban lefektetett esetekben szükséges tenni.) b) A vezetők (felettesek) észlelése alapján a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére. (9) A belső ellenőrzés észlelése esetén alkalmazandó szabályok: Amennyiben a belső ellenőr ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelően jár el. Az egyetemnek intézkedési tervet kell kidolgoznia a belső ellenőrzés által feltárt hiányosságok megszűntetésére. 14
(10) Külső ellenőrzési szerv esetén alkalmazandó szabályok: A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el (pl. ÁSZ, az EU ellenőrzést gyakorló szervei, stb.). A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján az egyetemnek intézkedési tervet kell kidolgozni. (11) A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások megindítása: a) A gazdasági főigazgató felelős a szükséges intézkedések végrehajtásáért. b) Bizonyos esetekben (pl. büntető- vagy szabálysértési ügyekben) a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését is jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa. c) Más esetekben (pl. fegyelmi ügyekben) a gazdasági főigazgató vizsgálatot rendelhet el a tényállás tisztázására. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat, indokolt esetben külső szakértőt is felkérhet a munkajogi szabályok tiszteletben tartásával. A vizsgálat eredménye lehet további vizsgálat elrendelése is. Erre többnyire akkor kerül sor, ha a szabálytalanság megállapítását követően a felelősség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ. (12) A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét az alábbi elemek alkotják: a) a szabálytalanság észlelése (útvonala); b) intézkedések, eljárások meghatározása; c) intézkedések, eljárások nyomon követése; d) a szabálytalanság/intézkedés nyilvántartása. (13) A gazdasági főigazgató feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyomon követése során: a) nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét; b) figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását; c) a feltárt szabálytalanság típusa alapján a további szabálytalanság-lehetőségeket beazonosítja, (a hasonló projektek, témák, kockázatok meghatározása) információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást. (14) A gazdasági főigazgató feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyilvántartása során: a) a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok (jogszabály szabályozza) nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről gondoskodik; b) egy elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásban iktatni kell a kapcsolódó írásos dokumentumokat; c) nyilván tartja a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidőket; d) a pályázati úton felhasználásra kerülő források, költségvetési előirányzatok tekintetében figyelembe veszi az Európai Unió Strukturális Alapjai és a Kohéziós 15
Alap támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenőrzési rendszerek kialakításáról szóló 233/2003. (XII. 16.) Korm. rendelet VII. Szabálytalanságok kezelése című fejezetében meghatározottakat; e) A szabálytalansággal kapcsolatos eljárások, intézkedések nyilvántartása az alábbiakat tartalmazza: - a szükséges eljárás, intézkedés típusát, - az észlelő megnevezését, - az érintett megnevezését, - az észlelés időpontját, - a szabálytalanság időpontját, a szabálytalanság tárgyát, - az eljárás, intézkedés időpontját, - a megállapításokat, javaslatokat, - a jogkövetkezményeket, - az intézkedési tervek végrehajtását. (15) A Belső Ellenőrzési Önálló Osztály által végzett ellenőrzések ellenőrzési jelentései alapján az ellenőrzöttnek intézkedési tervet kell készítenie. A rektornak az éves ellenőrzési jelentésben kell számot adnia a belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosításáról, az intézkedési tervek megvalósításáról, az ellenőrzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatairól, az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatokról. Záró rendelkezések 13. Egyéb rendelkezések (1) Jelen szabályzatot a Debreceni Egyetem szenátusa a 2007. február 15. napján tartott ülésén, a 4.2007. (II.15.) számú határozatával fogadta el. A szabályzat az elfogadás napjától lép hatályba. (2) A szabályzatban foglaltakat jogszabályok és felettes szervek utasításai módosíthatják. (3) Jelen szabályzat folyamatos aktualizálásáért a Rektor a felelős. Debrecen, 2007. február 15. Dr. Nagy János egyetemi tanár, rektor 16
Mellékletek - I. számú melléklet: jogszabálygyűjtemény - II. számú melléklet: Ellenőrzési nyomvonal 17
Jogszabálygyűjtemény I. számú melléklet - 2005. évi CXXXIX. törvény a felsőoktatásról - 1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról - 1992. évi XXXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról - 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről - 249/2000. (XII.24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól 18