SZABÁLYOZOTT ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉSI SZOLGÁLTATÁSOK

SZABÁLYOZOTT ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉSI SZOLGÁLTATÁSOK Stelkovics Ákos Ujhelyiné Koleszár Melinda Elméleti tananyag KÖFOP-2.1.3-VEKOP-15

Tartalom 1 SZEÜSZ MŰKÖDÉSI MODELL KIALAKULÁSA, JELENTŐSÉGE ÉS MŰKÖDÉSE... 5 1.1 Általános ismeretek... 5 2 RENDELKEZÉSI NYILVÁNTARTÁS... 8 2.1 Általános ismertetés... 8 2.2 Regisztráció és azonosítás... 11 2.3 A rendelkezéstétel általános szabályai... 13 2.3.1 A rendelkezések hatálya... 14 2.3.2 A rendelkezések módosításai... 15 2.3.3 A rendelkezések rögzítése, hitelesítés... 15 2.3.4 A rendelkezések törlése... 16 2.4 Korlátok az RNY vonatkozásában... 16 2.5 Rendelkezéstípusok ismertetése... 17 2.5.1 Regisztráció Alaprendelkezés... 17 2.5.2 Azonosítási rendelkezés... 20 2.5.3 Meghatalmazás... 21 2.5.4 Időszaki értesítésre vonatkozó rendelkezés... 24 2.6 Keresés a rendelkezések között... 24 2.7 Az RNY továbbfejlesztése... 26 3 AZ ÜGYFÉL IDŐSZAKI ÉRTESÍTÉSE AZ ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉSI CSELEKMÉNYEKRŐL... 27 3.1 A szolgáltatás általános meghatározása, célja... 27 3.2 Az értesítés igénybevétele... 28 3.3 Az értesítés típusai, adattartalom... 28 3.4 A szolgáltatás működésének leírása... 29 3.5 Az időszaki értesítés továbbfejlesztése... 29 4 AZONOSÍTÁSI SZOLGÁLTATÁS... 30 4.1 Általános ismeretek... 30 4.2 Kormány által kötelezően nyújtandó azonosítási szolgáltatások (KASZ)... 31 4.3 KASZ-okhoz rendelt tárhely... 31 2

4.4 Központi Ügyfél-regisztrációs nyilvántartás (KÜNY)... 31 5 ÜGYFÉLKAPU REGISZTRÁCIÓS ELJÁRÁS... 33 5.1 Az ügyfélkapu általános ismertetése... 33 6 IGAZGATÁSI HÁTTÉR BEMUTATÁSA... 33 6.1 Regisztráció kezdeményezése... 33 6.2 Regisztráció alanya... 34 6.3 Ügyfélkapu létesítésének díja... 34 7 ÜGYFÉLKAPU REGISZTRÁCIÓS ELJÁRÁS... 35 7.1 A regisztráció feltétele... 35 7.2 Új ügyfélkapu regisztráció... 35 7.3 Tájékoztatási kötelezettségek... 37 7.4 Az ügyintéző további tájékoztatási kötelezettsége... 38 7.4.1 Felhasználói név és jelszó kezeléséről... 38 7.4.2 A regisztrációhoz tartozó elektronikus levélcímről... 38 7.4.3 Proaktív szolgáltatás igénybevételének lehetőségéről... 38 7.4.4 A felhasználói név képzésének szabályai... 39 7.4.5 A jelszó képzésének szabályai... 39 7.5 Ügyfél oldali aktiválás Első bejelentkezés... 39 8 ÜGYFÉLKAPU AKTIVÁLÁSA... 40 9 ÜGYFÉLKAPU MÓDOSÍTÁSA... 40 9.1 Ügyfélkapu megszüntetése/törlése... 42 10 VI. RÉSZLEGES KÓDÚ TELEFONOS AZONOSÍTÁS (TELEFONOS AZONOSÍTÁS).. 43 10.1 A Telefonos Azonosítás általános ismertetése... 43 10.2 Telefonos Regisztrációs Adatbázis (TRA)... 44 11 A TELEFONOS AZONOSÍTÁS KAPCSOLÓDÁSAI MÁS SZEÜSZ-ÖKKEL... 45 11.1 Központi azonosítási ügynök (KAÜ)... 45 11.2 Összerendelési Nyilvántartás (ÖNY)... 45 11.3 Rendelkezési Nyilvántartás (RNY)... 45 11.4 Időszaki értesítés szolgáltatás (RÉR)... 46 12 IGAZGATÁSI HÁTTÉR BEMUTATÁSA... 46 3

12.1 Regisztráció kezdeményezése... 46 12.2 Regisztráció alanya... 46 12.3 Telefonos Azonosítás létesítésének díja... 46 13 REGISZTRÁCIÓS ELJÁRÁS... 47 13.1 A regisztráció feltétele... 47 13.2 Új regisztráció... 47 13.3 Ügyfél oldali aktiválás Első bejelentkezés... 50 14 A REGISZTRÁCIÓ AKTIVÁLÁSA... 51 14.1 A regisztráció módosítása... 51 14.2 A regisztráció törlése... 52 14.3 A Telefonos Azonosítás továbbfejlesztése... 53 15 JOGSZABÁLYOK JEGYZÉKE... 54 4

1 SZEÜSZ MŰKÖDÉSI MODELL KIALAKULÁSA, JELENTŐSÉGE ÉS MŰKÖDÉSE 1.1 Általános ismeretek A 2011-ben elfogadott és 2012-ben hatályba lépett jogszabály-változás következtében bevezetésre kerülő Szabályozott Elektronikus Ügyintézési Szolgáltatások (továbbiakban: SZEÜSZ) alapjaiban változtatták meg az addig merev keretek között mozgó, központi rendszerre épülő e-közigazgatást. A SZEÜSZ-ök az e-ügyintézés legfontosabb keretét biztosítják a jövőben, azaz gyakorlati alkalmazásuk a hatóságok számára lehetőséget, de egyben eszközt is nyújt folyamataik az azonosítástól kezdve a dokumentum/irat/kérelem benyújtásán át, a nyilvántartásokból történő adatszolgáltatásig akár teljes körű elektronizálására, leképezve a jelenlegi személyes ügyintézés egyszerűsített eljárásának legfontosabb lépéseit. Mindezt az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: Eügyint. tv.) tűzte zászlajára, fokozatosan bevezetve és kötelezővé téve ezen szolgáltatások minél szélesebb körű alkalmazását. Elmondható, hogy egy-egy SZEÜSZ önmagában csak egy szigetszerűen megjelenő szolgáltatás, de összehangolt működéssel már egy komplex és korszakváltó ügyintézési rendszer. A SZEÜSZ-ök felhasználásával rövid- és középtávú célkitűzésként fogalmazható meg a napi ügyintézés során leggyakrabban igénybe vett személyes ügyintézési eljárások elektronizálása. A vonatkozó jogszabályokban mintegy 30 SZEÜSZ nevesítésére került sor, ez azonban nem nyújt taxatív jellegű felsorolást, maga a Ket., valamint a felhatalmazása alapján kiadott kormányrendelet nevesíthet továbbiakat. Ezen belül szűkebb szolgáltatási kört jelentenek az állam által kötelezően nyújtott SZEÜSZ-ök, amelyek lényege, hogy amennyiben egy hatóság biztosítja az elektronikus ügyintézés lehetőségét, a jogszabály alapján nevesített szolgáltatásokat, illetve az azok révén történő ügyintézést biztosítani köteles az ügyfelek számára (pl. ilyen ügyfélkapu, hivatali kapu). Mindez természetesen nem zárja ki, hogy a szolgáltatásokat más államigazgatáson kívüli szervezet is nyújthassa. Ismertető jelleggel az alábbi SZEÜSZ-ök kerültek nevesítésre a jogszabályban, amelyekből jól látszik a szándék, amely a teljes elektronikus ügyintézés ilyen jellegű szolgáltatásokkal történő lefedését kívánja megvalósítani. Rendelkezési nyilvántartás (RNY) Az ügyfél időszaki értesítése az elektronikus ügyintézési cselekményekről (RÉR) Összerendelési nyilvántartás (ÖNY) Azonosítási szolgáltatás természetes személy ügyfelek részére (melynek Részszolgáltatásai a teljeskörű azonosítás szolgáltatás (TASZ), egyedi azonosság ellenőrzés szolgáltatás (EASZ)és azonosság ellenőrző ügynöki szolgáltatás (AESZ)) Iratérvényességi nyilvántartás (IÉNY) 5

Elektronikus fizetési és elszámolási rendszer (EFER) Más szolgáltatók által nyújtott SZEÜSZ-ök Kézbesítési szolgáltatás Biztonságos kézbesítési szolgáltatás (BKSZ) Elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás (EDT) A hatóság nyilatkozattételével kapcsolatos elektronikus igazolás szolgáltatása Elektronikus irat hiteles papír alapú irattá alakítása Papír alapú irat hiteles elektronikus irattá alakítása Elektronikus iratról hiteles elektronikus másolat készítése Elektronikus iratról hiteles, más formátumú elektronikus másolat készítése Iratkezelő rendszerek közötti iratáthelyezés szolgáltatás Elektronikus dokumentum titkosítása Kormányzati elektronikus aláírás ellenőrzési szolgáltatás (KEAESZ) Központi azonosítási ügynök (KAÜ) ÁNYK űrlapbenyújtás támogatási szolgáltatás (ÁBT) Informatikai háttér szolgáltatása Hozzáférés biztosítása az informatikai rendszer működésével kapcsolatos adatokhoz A hatóság informatikai rendszeréhez más hatóság részére automatikus adatelérési felületet, hozzáférést biztosító szolgáltatás (automatikus adatelérési szolgáltatás) Hozzáférés az elektronikus iratkezelő rendszerhez Azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés (AVDH) Iratkezelő rendszerek közötti iratáthelyezés szolgáltatás (BIÁSZ) Központi érkeztetési ügynök (KÉÜ) Központi kézbesítési ügynök (KKÜ) Személyre szabott ügyintézési felület (SZÜF) Kormányzati hitelesítés-szolgáltatás Elektronikus aláírás ellenőrzési szolgáltatás Elektronikus iratok kezelése Biztonságos elektronikus igazolási szolgáltatás 6

Elektronikus tájékoztatási szolgáltatás Elektronikus űrlap Az állam által nyújtott SZEÜSZ-ök kifejlesztésére irányuló erőfeszítések azt célozzák, hogy álljanak minél inkább rendelkezésre az elektronikus ügyintézéshez szükséges alapvető infokommunikációs háttérszolgáltatások (pl. e-azonosítás, e-hitelesítés, e-kézbesítés, e-iratkezelés, e-fizetés stb.), amelyre épülve a közigazgatási szolgáltatások egyre nagyobb része elektronikus úton is igénybe vehető, és a belső ügyintézés is az elektronikus forma alkalmazásával folytatható le. A SZEÜSZ-ök bevezetésének másik nagyon fontos célja az interoperabilitás növelése, vagyis az egyes elektronikus rendszerek közötti együttműködési képesség javítása, ami által lehetővé válhat a bürokrácia csökkentése. Megemlítendő, hogy az Eügyintv. 2017. január 1-jétől új fogalomként vezeti be a központi elektronikus ügyintézési szolgáltatás (a továbbiakban: KEÜSZ) fogalmát. Ezek azok a közszolgáltatások, melyeket nem piaci alapon az állam, az állam által kijelölt közigazgatási szerv vagy gazdálkodó szervezet nyújt. E szolgáltatások a következők (azzal a kitétellel, hogy törvény további szolgáltatásokat minősíthet ilyen KEÜSZ-szé): az ügyfél ügyintézési rendelkezésének nyilvántartása, iratérvényességi nyilvántartás, elektronikus fizetési és elszámolási rendszer, azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés, központi érkeztetési ügynök, amelynek keretében a szolgáltató az elektronikus ügyintézést biztosító szerv javára ellátja a részére elektronikus úton érkezett küldemények átvétele, felbontása és érkeztetése tekintetében kormányrendeletben meghatározott feladatokat, központi kézbesítési ügynök, amelynek keretében a szolgáltató az elektronikus ügyintézést biztosító szerv javára ellátja az általa kiküldendő elektronikus iratok kézbesítésének előkészítése, adathordozójának, fajtájának meghatározása, továbbá a kézbesítés módja tekintetében a kormányrendeletben meghatározott feladatokat, az ügyfél időszaki értesítése az elektronikus ügyintézési cselekményekről, amelynek keretében a szolgáltató az ügyfelet az általa meghatározott elektronikus ügyintézést biztosító szervek tekintetében és időszakonként összesítve tájékoztatja a kormányrendeletben meghatározott ügyintézési cselekményekről, papír alapú irat átalakítása hiteles elektronikus irattá, elektronikus irat hiteles papír alapú irattá alakítása, központi azonosítási ügynök, személyre szabott ügyintézési felület, ÁNYK űrlapbenyújtás támogatási szolgáltatás, 7

központi dokumentumhitelesítési ügynök. A fentiek alapján az Eügyint tv. a Ket. hatályos szabályaihoz hasonlóan fenntartja a SZEÜSZ kategóriáját, és azt a logikát, hogy az elektronikus ügyintézéshez szükséges szolgáltatások egy részét továbbra is lehetséges piaci alapon nyújtani. Ugyanakkor egyes szolgáltatásokat a tervezet kiemel ebből a körből és központi elektronikus ügyintézési szolgáltatásként szabályoz (KEÜSZ), továbbá csak azon SZEÜSZ-ök szabályozását (és csak annyiban) tartja meg törvényi szinten, amelyek garanciális okból valóban törvényi szabályozást igényelnek. Mindezekkel a szabályozás célja elmozdulni a kizárólagos e-közigazgatási szemszögből abba az irányba, hogy az elektronikus ügyintézés valamennyi eljárásfolyamatban azonos keretszabályok mellett történjen. Így olyan keretszabályok kialakítása volt a cél, amely valamennyi eljárásformára és a közszolgáltatásokkal kapcsolatos e-ügyintézésre is alkalmazható lesz. A SZEÜSZ-ök (és az Eügyintv. alapján azok szűkebb köréhez, a KEÜSZ-ök) közé tartozik a Rendelkezési Nyilvántartás és az Ügyfél időszaki értesítése az elektronikus ügyintézési cselekményekről szolgáltatás is, melyek részletes ismertetését az alábbi fejezetek tartalmazzák. 2 RENDELKEZÉSI NYILVÁNTARTÁS 2.1 Általános ismertetés A Rendelkezési Nyilvántartás (a továbbiakban: RNY) alapjait a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.) 168. -a teremtette meg, amelynek értelmében az ügyfél ügyintézési rendelkezésének nyilvántartását, mint SZEÜSZ-t köteles a Kormány biztosítani. A 2017.01.01-én már teljes egészében, minden előírásával hatályba lépő Eügyint. tv. alapján kitűzött célként jelent meg, hogy az RNY az ügyintézés központjaként tárolja az ügyfelek által tett nyilatkozatokat, ennek révén a közigazgatás fókuszában, mintegy kiindulási alapként szolgál a hatóságok részére. Így az RNY segítségével a csatlakozó hatóságoknak az ügyfelek megtett nyilatkozatai lesznek az irányadók, ezeket kötelezően figyelembe veszik a hatóságok. Az RNY-ben tett nyilatkozatok teljes bizonyító erejű magánokiratoknak minősülnek, ezért teljes mértékben kiváltják a papír alapon megtett nyilatkozatokat. Ennek segítségével nyílik meg a lehetőség arra, hogy az egyes közigazgatási szervek ezeket a nyilatkozatokat rendszer-rendszer kapcsolat segítségével (interfészen keresztül) megismerjék. Így földrajzi helytől független válik lehetővé, hogy az ügyfél egyik hivatalban megtett rendelkezését az ország másik pontján lévő hivatal munkatársa használja fel anélkül, hogy erről a szóban forgó ügyfél újfent megkérdezné. Az RNY egy olyan nyilvántartás, amely a személyek e-ügyintézésre vonatkozó rendelkezéseit tartja nyilván, és az arra jogosultak felé ezt lekérdezhetővé, megismerhetővé és felhasználhatóvá teszi. Mindez a gyakorlatban azt jelenti, hogy azokat a rendelkezéseket, amelyeket az ügyfelek tesznek, az RNY-hez csatlakozott hatóságok tartalmukban láthatják, illetve saját ügymeneteikhez felhasználhatják az abban szereplő adatokat. 8

Az Eügyint tv. összhangban a Ket. jelenleg hatályos szabályozásával a törvényben biztosított ügyféli jogok anyajogaként nevesíti az elektronikus ügyintézéshez való jogot. Ez a jog kiterjed arra, hogy a törvény hatálya alá tartozó szervek előtt az ügyfél bármely jognyilatkozatot elektronikus úton is megtehessen, illetve az erre alkalmas eljárási cselekményt elektronikus úton is elvégezhessen. Ez alól csak törvény vagy eredeti jogalkotó hatáskörben megalkotott kormányrendelet adhat szabályozási szintű felmentést. Ezen jogszabályok is csak akkor adhatnak felmentést, ha az ügyfél személyes jelenléte vagy valamely okirat eredetisége másként nem pótolható. Ez a szabályozás megtartja, ugyanakkor továbbfejleszti a korábbi szabályozás logikáját széles körben teszi lehetővé, hogy az ügyfél nem csak elektronikus ügyintézésére vonatkozóan, személyesen vagy elektronikus úton rendelkezhessen az ügyei intézésével kapcsolatos eljárási igényeiről. Az ügyintézési rendelkezés tartalma a kapcsolattartási forma és mód, azonosítási mód megválasztásától, az értesítési cím, a képviseletre vonatkozó meghatalmazás bejelentésén keresztül, az ügyintézési rendelkezései megismerésére vonatkozó engedélyek megadásáig rendkívül sokféle lehet. A jelenleg a Ket.-ben szabályozott jogintézmény továbbgondolásával az ügyfél ügyintézési rendelkezése keretében egyetlen bejelentéssel akár valamennyi elektronikus ügyintézést biztosító szervnél bejelentheti adatai megváltozását. A szolgáltatás célja a rendelkezések megtételének lehetőségét biztosítani elsősorban az azonosítási, hitelesítési és kapcsolattartási módok, illetve egyes elektronikus szolgáltatások tekintetében. A nyilvántartás gyakorlati nóvuma, hogy tárolja a meghatalmazásokra vonatkozó nyilatkozatokat, és azokról hitelesítetten információt szolgáltat papír alapú bemutatás nélkül. Az ügyintézési rendelkezések keretei között az érintett személy saját azonosítására, a közigazgatási hatóságokkal történő kapcsolattartására, személyes adatai kezelésére vonatkozóan kizáró (tiltó), illetve megengedő ügyintézési rendelkezést is tehet. Mindezek célja az ügyintézés egyszerűsítése és gyorsabbá tétele, a papíriratok és adminisztrációs terhek jelentős csökkentése azáltal, hogy a hatóságok számára az ügyféllel történő ügyintézés keretei, az alapvető fontosságú elemek egy helyről, elektronikus formában elérhetőek. Azzal, hogy az ügyfél rendelkezik a fentiekről, utána ezt nem szükséges megtennie minden egyes hatóságnál, hiszen ezek szervezetek az RNY-ből fogják lekérdezni, hogy az adott személynek milyen érvényben lévő rendelkezései vannak, amelyeket a saját eljárásaikban is felhasználnak ezt követően. Mint minden SZEÜSZ, az RNY-nek is fontos tulajdonsága, hogy hozzá az egyes közigazgatási (vagy akár azon kívüli) szervezetek szabadon csatlakozhatnak, így az RNY-ben egyszer már megtett rendelkezéseket egyre több csatlakozó szervezet használhatja fel amellett, hogy az ügyfélnek ezt csak egyszer kellett megtennie. Ugyanakkor ez azt is jelenti, hogy az ügyfelek számára is fontos a szervezetek minél intenzívebb csatlakozása, hiszen ekkor válik biztosítottá, hogy rendelkezéseiket (nyilatkozataikat) minél több szervezet figyelembe vehesse. 9

Az RNY az ügyfelek számára 3 csatornán keresztül érhető el: személyesen, elektronikusan és telefonon. Jelen dokumentum a személyesen történő ügyintézéshez nyújt segítséget (hiszen ott merül fel a kormányablak ügyintézők kiemelt szerepe), az ott előforduló eljárási lépéseket, tudnivalókat ismerteti, a másik két csatornára csak egy-egy rövid ismertetés erejéig tér ki. Elektronikus csatorna alatt az internet segítségével elérhető rendelkezéstétel értendő. Ilyen esetben ügyintéző közreműködéséről nincs szó, a webes felületen (a Webes Ügysegéd keretrendszeren belül: https://rendelkezes.kekkh.gov.hu/rny-public/) az ügyfél saját maga jelentkezik be (választja ki és végzi el a számára megfelelő azonosítást a Központi Azonosítási Ügynök - KAÜ) felületén), ezt követően pedig a rendelkezésekre vonatkozó utasításokat közvetlenül rögzíti az RNY felületén. Itt két kritériumról beszélhetünk, ami az elektronikus csatornát illeti, melyek az alábbiak: az ügyfél rendelkezik olyan azonosítási formával, amely a KAÜ felületén használható (Ügyfélkapu, Telefonos Azonosítás, és 2016 őszétől az eszemélyi) az RNY-ben az alaprendelkezésében nincs letiltva az elektronikus ügyintézés lehetősége. A telefonos csatornán történő RNY igénybevétel azt jelenti, hogy a 1818-as Kormányzati Ügyfélvonal segítségével tudja elérni az ügyfél a szolgáltatást. Itt a hívást követően egy automata menürendszerben megtörténik az azonosítás a Részleges Kódú Telefonos Azonosítás (a továbbiakban: Telefonos Azonosítás) regisztrációjakor korábban megkapott telefonos azonosító és a jelszó bizonyos karaktereinek megadásával. Ezt követően a rendszer egy operátorhoz kapcsolja az ügyfelet, akinek az ügyfél szóbeli kérelem formájában előadja, hogy mit szeretne nyilatkozni az RNY-ben. A szóbeli nyilatkozat alapján a vonal túlsó végén lévő operátor a szakrendszerben elvégzi a kért módosításokat, amelyek az RNYben eltárolásra kerülnek. Az egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21) Korm. rendelet (a továbbiakban: KijelölőR.) 3. (2) bekezdésében foglaltak alapján csak alaprendelkezés megléte esetén alkalmazható a telefonos csatorna. Jogszabály első ügyintézési rendelkezést ír, de tekintettel arra, hogy alaprendelkezés nélkül további rendelkezés nem tehető, így az alaprendelkezés felel meg ennek a kritériumnak. Itt tehát ugyanolyan ügyintéző-ügyfél kapcsolat valósul meg, mint a személyes ügyintézésnél azzal a két kitétellel, hogy az ügyfél azonosítása egy informatikai rendszer (Telefonos Azonosítás) által valósul meg, és a telefonos operátor (ügyintéző) már az azonosítást követően kapcsolódik az eljárásba. Összegezve fontos kiemelni, hogy a telefonos csatorna használatának két kritériuma van az ügyfelek esetében: rendelkezik Telefonos Azonosítás regisztrációval, rendelkezik alaprendelkezéssel az RNY-ben és ebben nem került letiltásra a telefonos ügyintézés engedélyezése. 10

A továbbiakban az RNY ügyintézés személyes csatornán történő eljárása kerül ismertetésre a következő fejezetekben. 2.2 Regisztráció és azonosítás Az RNY-t az eltérő ügyintézési csatornákon (személyes, elektronikus és telefonos) különböző módokon lehet igénybe venni, melyek az alábbiak. Személyes csatornán keresztül történő igénybevétel esetén az ügyintéző a helyszínen bemutatásra kerülő személyazonosításra alkalmas okmány segítségével azonosítja az ügyfelet, majd rögzíti az általa előadott nyilatkozatot az RNY felületén. Személyes megjelenéssel történő rendelkezéstétel a KijelölőR. 3. -a alapján az országos kormányablak és okmányirodai ügyfélszolgálatokon, a Posta Agora pontokon (jelenleg 40 postai helyszín), valamint a Nemzeti Adó- és Vámhivatal kiemelt ügyfélszolgálatain lehetséges. Az elektronikus csatornán történő RNY igénybevételt meg kell, hogy előzze egy azonosítási szolgáltatásra történő regisztráció (Ügyfélkapu, Telefonos Azonosítás, eszemélyi). Kizárólag ezt követően van lehetőség elektronikus felületen rendelkezéseket tenni. Telefonon történő rendelkezéstételt is meg kell, hogy előzze a Telefonos Azonosításra, mint azonosítási szolgáltatásra történő személyes regisztráció. Emellett alaprendelkezéssel is kell, hogy rendelkezzen az ügyfél melyet személyesen vagy elektronikusan hozott létre -, és csak ezt követően tud további rendelkezéseket megtenni a telefonos csatornán, felhívva a 1818-as Kormányzati Ügyfélvonalat. Az RNY-be kizárólag olyan személyek regisztrálhatnak, akik szerepelnek a Személyiadat- és lakcímnyilvántartásban (a továbbiakban: SZL), a Központi Idegenrendészeti Nyilvántartásban (a továbbiakban: ISZL) vagy felvételre kerültek az elektronikus ügyintézést igénybe vevő, külföldön élő természetes személyek személyi nyilvántartásába (a továbbiakban: 3. NYT). A fent említett 3. NYT-hez kapcsolódó kiegészítő információ, hogy az egy olyan nyilvántartás, amelynek célja, hogy az SZL és az ISZL hatálya alá nem tartozó külföldön élő természetes személyek is igénybe vehessék a magyar elektronikus közigazgatási ügyintézést. Ennek előfeltétele a Ket. szerinti regisztrációs eljárás, tehát egy olyan regisztráció, amely önkéntes alapon, személyesen történik, és amely során az ügyfél a megfelelő azonosítást követően bekerül a 3. NYTba. Erre jelenleg az okmányirodai és kormányablak hálózatban,, a külképviseleteken és a Nemzeti Adó- és Vámhivatal kiemelt ügyfélszolgálatain van lehetőség. Fontos megjegyezni, hogy a 3. NYT nem SZEÜSZ, hanem egy annak igénybevételét támogató személyi alapnyilvántartás. Az RNY-be kizárólag 18 év feletti természetes személyek regisztrálhatnak, érvényes személyazonosításra alkalmas okmányuk bemutatása mellett. Amiért ebben a fenti nyilvántartásokban szereplő személyek lehetnek az RNY alanyai, annak oka az Eügyint. tv-ben található. A 39. (2) bekezdése kimondja, hogy az összerendelési nyilvántartás adatkezelője új természetes személy összerendelési bejegyzésének nyilvántartásba történő bejegyzésekor elektronikus úton értesíti az ügyfél ügyintézési rendelkezését nyilvántartó szervet 11

abból a célból, hogy a személy rendelkezéseinek kezelése céljából a személy számára rendelkezési nyilvántartási bejegyzést hozzon létre. Az ügyfél azonosítása az RNY-ben természetes személyazonosító adatai alapján (születési vagy viselt név, anyja neve, születési hely és idő) vagy bemutatott személyazonosító okmányának (személyazonosító igazolvány, kártya formátumú vezetői engedély, útlevél) adatai alapján történik. Erre vonatkozóan az RNY felületén választási lehetőség van, a megfelelő azonosítási módot megjelölve és az adatokat a felületen rögzítve megtörténik az azonosítás. Az azonosítás folyamatában az RNY a rögzített adatokat (legyen szó okmányszámról, vagy 4T adatokról) elküldi az Összerendelési Nyilvántartáson (a továbbiakban: ÖNY) keresztül az érintett szakrendszerekhez, amely visszaadja válaszként a személy adatait, igazolva ezzel, hogy megtalálható az alapnyilvántartások valamelyikében. Az ÖNY-hez kapcsolódóan érdemes tudni, hogy az a személyi alapnyilvántartások és az egyéb kapcsolódó ágazati azonosító kódot kezelő nyilvántartások titkosított kapcsolati kódjait tartalmazó önálló nyilvántartás, amely az e kapcsolati kódok útján történő szakrendszerek közötti kommunikációt teszi lehetővé az ÖNY+ szolgáltatáson keresztül. A személyes adatok megfelelő védelme érdekében az ÖNY személyazonosításra szolgáló adatot vagy egyéb ágazati azonosítót nem tartalmaz (ennek helyettesítésére szolgálnak a titkosított kapcsolati kódok). Az ÖNY+ a Ket. 168. (1) bekezdés c) pontja szerint szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás, amely segítségével a csatlakozott szakrendszerek/nyilvántartások elérik az ÖNY, a személyi alapnyilvántartások (SZL, ISZL, 3. NYT), az okmány-nyilvántartások (SZIG, UTL, VEN), a rendelkezési nyilvántartás (RNY) és egyes ágazati nyilvántartások (jelenleg: OEP, tervezetten a későbbiekben: NAV) adatait, lekérdezési céllal. A természetes személyek összerendelési résznyilvántartás adatforrásait további két nagy csoportra oszthatjuk: primer nyilvántartások és szekunder nyilvántartások. Primer nyilvántartásoknak hívjuk azokat a nyilvántartásokat, amelyek összerendelési bejegyzés létrehozását kezdeményezhetik (SZL, ISZL, 3. NYT). Ebből gyakorlatilag az következik, hogy egy természetes személy akkor kerül be az ÖNY-be, illetve az ÖNY-hez kapcsolódó szolgáltatásokat csak akkor tudja igénybe venni, ha valamely primer nyilvántartásban szerepel. Ha egy természetes személy nyilvántartásba vételre kerül az SZL-be, az ISZL-be vagy a 3. NYT-ba (pl. születés, vagy kérelmezés útján), automatikus rendszerfolyamat mentén bekerül egy rá vonatkozó bejegyzés (mert a személyes adatait az ÖNY nem tárolhatja) az ÖNY-be is és a hozzá kapcsolódó egyéb ágazati azonosítókkal történő összerendelés is megtörténik. Ezáltal az ÖNY-t és ÖNY+ segítségével a kapcsolódó e-szolgáltatásokat is igénybe tudja venni (pl. regisztrálhat az RNY-be, Telefonos Azonosításba, stb.). A szekunder nyilvántartások viszont csak már meglévő összerendelési bejegyzést egészíthetnek ki, önálló bejegyzést nem hozhatnak létre (pl. SZIG, VEN, UTL stb). Ennek megfelelően az ÖNY az adott bejegyzéshez rendeli a szekunder nyilvántartás által megküldött titkos kapcsolati kódot, amellyel biztosítja az azonosítók közötti átjárhatóságot. 12

Ez azt jelenti, hogy egy szekunder lent felsorolt nyilvántartásba történő felvétel esetén, pl. vezetői engedély megszerzése esetén a VEN nyilvántartásba kerülés nem eredményez új bejegyzést az ÖNY-ben, ez esetben az adott személyhez tartozó ágazati azonosítóval történő összerendelés történik meg, vagyis pl. az adott személy SZIG száma és előre meghatározott VEN adatköre kapcsolati kódon keresztül összekötésre kerül. Így megfelelő jogosultság esetén, ÖNY+ szolgáltatás útján a SZIG szám alapján visszakérhetővé válik az előre meghatározott VEN-re vonatkozó adatkör vagy jogosultság, így pl. hogy a SZIG számhoz tartozik-e érvényes jogosítvány. Tehát míg az ÖNY egy nyilvántartás, amely a primer nyilvántartásokban (alapnyilvántartások, melyek alatt az SZL, ISZL és 3. NYT értendő) szereplő valamennyi élő természetes személyre vonatkozóan összerendelési bejegyzést tartalmaz, és ahhoz rendelten tárolja az egyes szakrendszeri nyilvántartások által előállított és titkosított kapcsolati kódokat, addig az ÖNY+ az a szolgáltatás, amely az ÖNY-ben tárolt adatok segítségével biztosítja a szabályozott és jogszerű adatcserét (kommunikációt). A 3. NYT-ben szereplő ügyfelek esetében az okmányszám alapján történő keresés fogalmilag kizárt. Okmányazonosítót megjelölni az RNY felületén kizárólag magyar személyazonosító igazolvány, útlevél vagy vezetői engedély vonatkozásában lehet, márpedig aki ilyen okmánnyal rendelkezik, az nem szerepelhet a 3. NYT-ben. Ezen kívüli egyéb esetekben, ha az okmányszám alapján történő keresés nem hoz találatot, minden esetben javasolt 4T (születési név, anyja neve, születési hely, születési idő) adatok alapján is keresni az ügyfelet. A sikeres azonosítást követően a képernyőn megjelenítésre kerülnek az ügyfél természetes személyazonosító adatai. Fontos megjegyezni, hogy okmányalapú azonosítás esetében, bármely okmány kerül is bemutatásra, a háttérben történő azonosítás SZL alapú, vagyis azon adatok kerülnek megjelenítésre, amelyek az SZL-ben szerepelnek az adott ügyfélre vonatozóan. Így előfordulhat, hogy pl. az ügyfél által bemutatott érvényes vezetői engedélyen más név szerepel, mint a képernyőn, ennek oka lehet, hogy a névváltozást követően az ügyfél neve megváltoztatásra került az SZL-ben, de az okmányát (pl. vezetői engedély) nem cserélte le, így azon még a korábbi név szerepel. A sikeres azonosítást követően a továbbiakban valamennyi tevékenység, amelyet az ügyintéző végez, az azonosított ügyfélre vonatkozóan történik egészen addig, amíg be nem fejezi az ügyintézést. 2.3 A rendelkezéstétel általános szabályai A személyes ügyintézés során tett rendelkezéstétel minden esetben ugyanúgy történik, attól függetlenül, hogy konkrétan milyen típusú rendelkezésről van szó. Értve ez alatt, hogy az ügyfél szóbeli nyilatkozata alapján az ügyintéző ennek megfelelően rögzíti azokat az RNY-ben, majd a rendelkezést kinyomtatva átadja az ügyfélnek. Ő annak átolvasását követően ellátja az aláírásával, majd visszaadja az ügyintézőnek, aki szkenneli, majd feltölti a rendszerbe a rendelkezést. Az egyetlen papír alapú példány az ügyfelet illeti. Irattári példányt nem szükséges a rendelkezésből megtartani, mert a rendszer elmenti és titkosítva tárolja a feltöltött rendelkezéseket. 13

A rendszer (az ügyfél azonosítását kivéve) csak formai ellenőrzést végez az egyes mezőkben pl. a telefonszám esetében csak számok kerültek-e rögzítésre így fontos, hogy az ügyféllel mindenen esetben ellenőriztesse az ügyintéző, hogy az ügyfél szándékának megfelelő tartalom került-e a nyilvántartásban rögzítésre. 2.3.1 A rendelkezések hatálya Az egyes rendelkezések hatálya arra az időtartamra vonatkozik, amelyben a rendelkezés felhasználhatónak, figyelembe vehetőnek tekinthető. Egy rendelkezést tehet az ügyfél egy jövőbeli időpontra is, de azt csak akkor használhatja fel, ha elérkezett a hatályba lépésének kezdete. Ugyanezen elv alapján egy már hatályát vesztett rendelkezésben szereplő kinyilatkoztatás sem használható fel. Az alaprendezés az egyetlen, amely eltér a többi rendelkezéstől ebből a szempontból, mert ott nem beszélhetünk külön hatályosságról. Emiatt az alaprendelkezésnél nem választható ki hatály, az a megtételétől kezdődően folyamatosan hatályban marad, mindössze az adattartalmára vonatkozóan tehet módosítást az ügyfél, hatályon kívül nem helyezheti. A rendelkezések hatályosságának megadása valamennyi esetben az alábbi módon történik. A rendelkezés készítésénél az ügyfélnek nyilatkoznia kell, hogy milyen időintervallumra vonatkozzon az adott rendelkezése. Az érvényességi intervallum kezdete megadható úgy, hogy azonnal hatályos, ebben az esetben a rendelkezés létrehozásának pillanatától fog élni, vagy megadható egy konkrét dátum, amikortól hatályos a rendelkezés. Ha dátum kerül megadásra, akkor a rendelkezés a megadott dátum 0 óra 0 percétől válik hatályossá. Dátum megadásánál a legkorábbi dátum erre figyelemmel csak a következő nap lehetséges. Ennek az is az oka, hogy ne lehessen a rendszerben visszamenőleges hatállyal rendelkezést létrehozni. A rendelkezés hatályának végét is szükséges meghatározni, itt szintén megadható konkrét időpont (dátum), vagy a visszavonásig érvényes kitétel is, amely esetében a rendelkezés törléséig marad hatályos. A megadott dátum esetében kitétel továbbá, hogy az nem lehet korábbi, mint a hatályosság kezdete. Ezen szabályokat a rendszer automatikusan ellenőrzi és hibás megadás esetében nem engedi az adott rendelkezés jóváhagyását. Az alaprendelkezés a fentiek közül kivételt képez, ugyanis az alaprendelkezés, ahogyan az a nevében is benne van és fent jelzésre került gyakorlatilag a regisztrációs rendelkezést jelenti, annak hiányában további rendelkezés nem tehető. Erre figyelemmel alaprendelkezés esetében a hatályosság direkt módon nem szabályozható, a megtett alaprendelkezés azonnal hatályos és folyamatosan hatályban is marad, mindössze az adattartalma módosítható. Ez alapján az alaprendelkezés rögzítésénél nem ajánlja fel a rendszer a hatály kiválasztásának lehetőségét. A másik kivételt a rendelkezés (eke)t érvénytelenítő rendelkezés jelenti, mert itt a hatály kezdete minden esetben a rendelkezés létrehozásának pillanata, a hatály vége pedig megnevezés szerint ugyan visszavonásig, de ez a gyakorlatban nem vonható vissza, így véglegesnek tekinthető. 14

2.3.2 A rendelkezések módosításai Amennyiben módosításról beszélünk, célszerű kettéválasztani a rendelkezéseket. Az egyik csoportba tartozik az alaprendelkezés, amelyet valóban módosítani lehet. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy az új rendelkezések készítése menüpontban az alaprendelkezést kiválasztva annak tartalmát meg lehet változtatni a felületén, és ezt követően létrehozni a megváltozott adattartalmú rendelkezést. Minderre figyelmeztet a felületen látható üzenet, mely szerint: Az új rendelkezés létrehozásával a jelenlegi rendelkezése érvénytelenné válik, hatályát veszti. Az alaprendelkezésen kívül az összes többi rendelkezést (legyen szó akár azonosítási rendelkezésről, időszaki értesítésről, vagy meghatalmazásokról) először törölni szükséges, majd ezt követően újként a törölt rendelkezéstípussal megegyezőt létrehozni. Ha ugyanis a már hatályban lévő ilyen típusú rendelkezésben kerülne sor a módosításra, a felület az Önnek már van ilyen típusú rendelkezése. Az új rendelékezés nem lehet átfedésben az alábbi időintervallumokkal: Amennyiben ilyen típusú rendelkezést szeretne készíteni más tartalommal, előbb a rendelkezések lekérdezése menüpont alatt válassza ki a jelenleg hatályos rendelkezését és érvénytelenítse azt. hibaüzenettel figyelmeztet a helyes eljárásra. A törléshez előbb le kell kérdezni a megtett rendelkezéseket, itt kiválasztani a törölni kívántat (a sor bal oldalán lévő jelölőnégyzet kiválasztásával), majd a Rendelkezés hatályon kívül helyezése ikonra kattintani. Legyen szó akár módosított alaprendelkezésről, akár bármilyen más hatályon kívül helyezett (törölt) rendelkezésről, azok az RNY-ben továbbra is eltárolásra kerülnek, azokat mind az arra jogosult hatóságok, mind maga az ügyfél megtekintheti (lekérdezheti) annak ellenére, hogy már nincsenek hatályban. Ezzel egy korábban megtett rendelkezésnek nyoma marad a rendszerben, kiszűrve ezzel a visszaéléseket, illetve biztosítva az időrendi folytonosságot a megtett nyilatkozatok tekintetében. 2.3.3 A rendelkezések rögzítése, hitelesítés Miután a rendszerben létrehozásra kerül egy rendelkezés, az adatbázisban hitelesítetten és titkosítva eltárolásra kerül. Ehhez a rendelkezés minden adatának megadását követően először le kell tölteni a létrehozott rendelkezést, kinyomtatva az ügyfél részére átadni, aki, ha megfelelőnek találja a létrehozott rendelkezés tartalmát, akkor azt aláírja. Az aláírt rendelkezést az ügyintéző beszkenneli, és feltölti a rendszerbe, amelyet követően a háttérben megtörténik a hitelesítés és titkosított módú tárolás. 2017 januárjától a kinyomtatott rendelkezések tartalmaznak egy QR kódot, amely egyedileg azonosítja a rendelkezéseket és megakadályozza, hogy egy rendelkezéshez olyan szkennelt dokumentum kerüljön feltöltésre, amely nem azonos annak tartalmával. 15

Az ügyintéző részéről nem kerül aláírásra a rendelkezés, mert őt a jogosultságkezelő rendszer azonosította az RNY-be történő belépéskor, így az ő aláírása elektronikusan, a háttérben történik meg. 2.3.4 A rendelkezések törlése Ha valamely rendelkezést hatályon kívül kívánja az ügyfél helyezni, az megtehető a rendelkezés listában történő megjelölésével. A rendelkezés lista az ügyfél azonosítását követően az Ügyintézés menü Ügyfél rendelkezései alpontban érhető el. Itt a keresési feltételek beállítását követően vagy akár anélkül, így az összes rendelkezésre keresve megkapjuk az ügyfél megtett rendelkezéseit. A törlendő rendelkezést megtalálva, a sor bal oldalán látható jelölőnégyzetbe kattintva aktívvá válik (megjelenik) a keresési felület alatt található Rendelkezések hatályon kívül helyezése ikon. Erre kattintva a rendelkezés véglegesen és visszavonhatatlanul hatályon helyezésre kerül úgy, hogy a rendszer generál egy érvénytelenítő rendelkezést, amely tartalmazza a kijelölt rendelkezés vagy rendelkezések azonosítóit. Az érvénytelenítő rendelkezés hatályba helyezése ugyanúgy történik, mint az előzőekben leírtak (nyomtatás, ügyfél aláírása, szkennelés, feltöltés) azzal a különbséggel, hogy itt az időbeli hatály kezdete minden esetben a rendelkezés létrehozásának dátuma, a hatály vége pedig automatikusan visszavonásig, ami a gyakorlatban a véglegesen törölt státuszt jelenti. 2.4 Korlátok az RNY vonatkozásában Az RNY működésének ismertetésével kapcsolatban fontos hangsúlyozni az alábbi korlátozásokat: amennyiben az adott ügyintézés tekintetében jogszabály kötelezővé teszi az elektronikus / telefonos kapcsolattartást, kötelezően meghatározza valamely azonosítási szint / szolgáltatás alkalmazását, kizárja a meghatalmazás-tétel lehetőségét, úgy az adott eljárás során ez felülírja az ügyfél vonatkozó rendelkezésének alkalmazását. Így hiába tett az ügyfél ilyen tartalmú nyilatkozatot az RNY-ben, a jogszabály speciális szabályozásánál fogva ezt figyelmen kívül kell hagynia a hatóságnak az adott eljárása során. Minden már esetben természetesen irányadók az RNY-ben tárolt rendelkezések. Továbbá az RNY-ben tett jognyilatkozatok kizárólag az RNY-hez csatlakozott hatóságok ügyintézése során alkalmazhatóak és alkalmazandóak. Így az ügyfél hiába szeretné az RNY-ben megadott elektronikus kapcsolattartási címét kiterjeszteni az összes hatóságra, csak az RNY-hez csatlakozottak tudnak adatot kérni az RNY-től, és látva (pl. az ott megadott kapcsolattartási címet), felhasználni azt a saját eljárásukhoz az ügyfél legnagyobb megelégedésére. Azok a hatóságok, akik csatlakoznak az RNY-hez, az abban megadott ügyfélrendelkezések tartalmát kizárólag olvasni tudják akár manuális úton ügyintéző segítségével, akár automatikusan a saját szakrendszerükhöz kapcsolva gépi interfész segítségével. 16

2.5 Rendelkezéstípusok ismertetése Az alábbiakban kifejtésre kerülnek az RNY-ben jelenleg tehető rendelkezéstípusok és azok alapvető céljai. 2.5.1 Regisztráció Alaprendelkezés Minden esetben először egy alaprendelkezést kell készíteni. Ennek hiányában további rendelkezés nem tehető (fizikailag nem aktívak a többi rendelkezésre mutató csempék), tekintve, hogy az ebben foglaltak alapján nyílik meg a lehetőség a további rendelkezéstételre, gyakorlatilag ez tekintendő a regisztrációs rendelkezésnek. Alaprendelkezés csak azonnali hatállyal tehető és minden esetben addig hatályos, amíg újabb alaprendelkezést nem tesz az ügyfél. Ezért az általános ügymenettől eltérően az alaprendelkezés esetében sem választható ki a rendelkezés hatálya. Az alaprendelkezésen belül az ügyfél nyilatkozatokat tesz, illetve hozzájuk kapcsolódóan adatokat ad(hat) meg. Melyek ezek a nyilatkozatok? internetes ügyintézés tiltása, telefonos ügyintézés tiltása, hozzájárulás az elektronikus kapcsolattartáshoz hivatalos kapcsolattartásra szolgáló postai elérhetőség megadása. A nyilatkozatok közül az első kettő esetében (internetes/telefonos ügyintézés tiltása) az ügyfélnek egy igen/nem választ kell adnia arra, hogy az RNY-hez csatlakozott hatóságok esetében engedélyezi-e az internetes, vagy telefonos ügyintézést. Internetes ügyintézés esetében történő engedélyezéssel az ügyfél lehetővé teszi, hogy webes felületen keresztül a szükséges azonosítást követően intézhessen bizonyos közigazgatási ügyeket. Ennek tiltása értelemszerűen a webes ügyintézési ág használatát nem teszi lehetővé, az ügyfél nem veheti azt igénybe egészen addig, amíg nem módosítja az alaprendelkezését. Fontos, hogy az alaprendelkezésben szereplő internetes ügyintézés tiltása kizárólag olyan szolgáltatásokra vonatkozik, amelyek igénybevétele a KAÜ azonosítást követően vehető igénybe. Ide tartozik pl. maga az RNY is, de bármely hivatal számára történő ÁNYK nyomtatványbeküldés nem sorolható ide, hiszen ott nem a KAÜ-n keresztül történik az ügyfél azonosítása, hanem Ügyfélkapu segítségével. Internetes ügyintézés esetén az RNY-ben tett meghatalmazások azonban továbbra is érvényben maradnak, illetve személyesen újabbak tehetők. Összegezve, az elektronikus ügyintézés engedélyezése egy lehetőség az ügyfél számára, hogy egy későbbi élethelyzetben ezt a csatornát használja. Tiltásával ezt a lehetőséget kizárja, és csak az alaprendelkezés e nyilatkozatának módosításával élhet újra ezzel a csatornával. Telefonos ügyintézés tárgyában tett rendelkezés azt jelenti, hogy megengedése esetén az ügyfélnek lehetősége lesz telefonon keresztül ügyeket intézni, míg tiltásával ennek a lehetőségét 17

elveti saját maga számára. Szükséges kiemelni, hogy ilyen esetben telefonos ügyintézésen csak és kizárólag a Részleges Kódú Telefonos Azonosítást (továbbiakban: Telefonos Azonosítás) igénybe vevő szolgáltatások értendők. Mivel a Kormányzati Ügyfélvonal (1818) csatlakozott a Telefonos Azonosításhoz ami gyakorlatban azt jelenti, hogy lehetővé tette rendszerében a segítségével történő bejelentkezést így telefon keresztül megtehetőek a rendelkezések. De nem sorolható ide azoknak a közigazgatási szervezeteknek a saját telefonos ügyfélszolgálati rendszere, amelyek nem a Telefonos Azonosítás segítségével azonosítják az ügyfeleket. Fontos továbbá, hogy ebben a két kérdésben a jogalkotó szándékának megfelelően a szolgáltatások tiltásáról kell nyilatkozni, tehát az igen válasz az ebben történő megerősítést (magát a tiltást), a nem válasz pedig ennek elvetését (tehát a megengedést) eredményezi. Az alaprendelkezés következő nyilatkozataiban már megfordul a logikai elv, ezekben már a hozzájárulást szükséges megadni egyrészt az elektronikus kapcsolattartáshoz, másrészt pedig a postai kapcsolattartásra szolgáló elérhetőséghez. Amennyiben az ügyfél hozzájárul az elektronikus kapcsolattartáshoz, lehetősége lesz megadni azokat az adatokat, amelyek megkönnyítik az ilyen típusú kommunikációt közte és az RNY-hez csatlakozott hivatal között. Az elektronikus kapcsolattartási adatok esetében öt adat megadására van lehetőség, melyek az alábbiak: telefonszám (elsődleges) telefonszám (másodlagos) telefax sms e-mail. Ha az ügyfél hozzájárulását adja az elektronikus kapcsolattartáshoz, a fenti adatok közül legalább az e-mail cím megadása kötelező, minden más mező opcionális. Az e-mail cím mezőben figyeli a rendszer, hogy a @ karaktert tartalmazza-e a cím, ellenkező esetben hibára hívja fel a figyelmet. A többi mező esetében előre figyelmeztet, hogy csak számokat lehet használni, így a telefonszámok esetén kerülendőek az egyéb karakterek (pl. /, - stb.). Amennyiben az elsődleges telefonszám mező kitöltött, az itt feltüntetett számot írja be a rendszer alapértelmezetten az sms mezőbe, melyet természetesen akár meg is lehet változtatni. Ha nem járul hozzá az ügyfél az elektronikus kapcsolattartáshoz, az RNY-hez csatlakozott hatóságok nem veszik fel vele ezeken az elektronikus csatornákon a kapcsolatot, ezeket mellőzik az ügyintézési eljárásaik során. Az utolsó nyilatkozat, amelyet az alaprendelkezés során tennie kell az ügyfélnek, az a hivatalos kapcsolattartásra szolgáló postai elérhetőség megadása. Amennyiben igen választ ad, megnyílik a lehetőség egy olyan postai cím rögzítésére, amely független a lakcímkártyán szereplő adattól. 18

Ennek során az alábbi adatok megadására van lehetőség: ország, irányítószám, település, közterület neve, közterület jellege, házszám, emelet, ajtó és helyrajzi szám. A felsorolás első hat eleme kötelezően kitöltendő, míg a helyrajzi szám megadása a közterület és épület adatok hiányában kötelező. A postai kapcsolattartási cím azt a célt szolgálja, hogy ezen keresztül olyan elérhetőséget is megadhasson az ügyfél, amely nem szerepel az SZL-ben (nem hivatalos lakcíme, de postai úton ott érhető el ténylegesen) viszont ezen keresztül megkönnyítheti a kapcsolattartást az adott hivatalokkal. Fontos, hogy a postai kapcsolattartásra szolgáló mezőkben nincs ellenőrzés (tehát a rögzített adatoknál semmilyen figyelést, összevetést nem alkalmaz a rendszer), így az ügyfél nyilatkozata alapján oda bármilyen cím rögzíthető, ezért kiemelt figyelmet szükséges fordítani a helyes, karakterpontos rögzítésre. Az alaprendelkezés a fentiek alapján négy nyilatkozatot tartalmaz, amelyek közül ez első kettőben az elektronikus és telefonos ügyintézésének tiltásáról, míg a másik kettőben az elektronikus és postai kapcsolattartás hozzájárulásáról és pozitív válasz esetén a vonatkozó adatok kitöltéséről rendelkezik az ügyfél. A kapcsolattartási adatok esetében azok a feltételek kerülnek meghatározásra az RNY alaprendelkezésében, amelyek alkalmazásával a nyilatkozat közlésének a joghatásai megegyeznek a nem elektronikus úton írásban vagy szóban megtett nyilatkozatok közlésének a joghatásaival. Ennek megfelelően, ha jogszabály írásbeliséget ír elő, annak az olyan elektronikus kapcsolattartással lehet eleget tenni, melyben a nyilatkozattevő azonosítására sor került, valamint az elküldött és a megérkezett nyilatkozat megegyezősége biztosított (ezt a követelményt azonban a hagyományos papír alap esetén is biztosítani kell). Ezen felül más törvény is megfeleltetheti más elektronikus kapcsolattartási módokon való kapcsolattartás joghatásait, az írásbeli kapcsolattartáséval. A hangkapcsolatot biztosító elektronikus úton megtett nyilatkozat joghatásai pedig megegyeznek a szóbeli nyilatkozatokéval. Ha jogszabály a nem elektronikus úton megtett nyilatkozat megtételét nem köti valamilyen kapcsolattartási mód alkalmazásához, akkor elektronikus ügyintézés során is bármely elektronikus kapcsolattartási mód alkalmazható. Az alaprendelkezés esetében mind a négy feltett kérdésről nyilatkoznia kell az ügyfélnek, a rendelkezés addig nem fogadható el, amíg ez meg nem történik. A felületre lépve alapértelmezett beállításként mind a négy kérdésnél a nem érték kerül feltüntetésre, amelyeket az ügyfél nyilatkozata alapján lehetséges módosítani. Így nem fordulhat elő, hogy valamely kérdés tekintetében nem határozható meg, vagy nem egyértelmű az ügyfél szándéka, elkerülhetőek a későbbi vitás esetek. Ha az ügyfél rendelkezik alaprendelkezéssel, megnyílik számára az út a további rendelkezéstípusok megadására is. Egészen addig, amíg nincs alaprendelkezés rögzítve a rendszerben, az adott ügyfél esetében inaktív a többi rendelkezés létrehozására mutató ikon, de azonnal aktívvá változnak, ha az alaprendelkezés létrehozásra került. További rendelkezéstípusként azonosítás rendelkezést, időszaki értesítésre vonatkozó rendelkezést, továbbá meghatalmazásokat lehet tenni. 19

2.5.2 Azonosítási rendelkezés Az azonosítási rendelkezés arra szolgál, hogy segítségével az ügyfél megadhassa, a jövőben őt milyen módon azonosíthatják a hatóságok az elektronikus ügyintézés során. A felsorolt azonosítási lehetőségekből hozzájárulhat, vagy tilthat olyan azonosítási formákat, amelyeket nem kíván használni az elektronikus ügyintézés során. Az azonosítási rendelkezés szoros kapcsolatban áll a KAÜ SZEÜSZ-szel. Ez a szolgáltatás nem más, mint különböző elektronikus azonosítási lehetőségeket gyűjtőfelülete. A KAÜ és az azonosítási rendelkezés szoros kapcsolata kétirányú: egyrészt az azonosítási rendelkezésben olyan azonosítási módokról nyilatkozhat az ügyfél, amelyek a KAÜ felületén elérhetőek másrészt a KAÜ az ügyfél belépésekor az azonosítási rendelkezésből nyeri az információt arra vonatkozóan, hogy az adott ügyfél számára engedélyezve vagy tiltva van az adott azonosítási funkció, amelyet éppen igénybe kíván venni. Az azonosítási rendelkezés felületén jelenleg 5 azonosítási lehetőség látható, melyek sorrendben az alábbiak: Telefonos Azonosítás (interneten keresztül történő) használata Ügyfélkapuval történő azonosítás Ügyfélkapus időalapú egyszeri jelszóval történő azonosítás Elektronikus aláírás alapú Ügyfélkapuval történő azonosítás Tanúsítvány alapú Ügyfélkapuval történő azonosítás. Az egyes azonosítási lehetőségek rövid ismertetése, gyakorlati felhasználása a következőket jelenti. Telefonos Azonosítás (interneten keresztül történő) használata alatt a Telefonos Azonosítás rendszerben történő ügyfél-regisztrációs eljárást követően az ügyfél számára megadott 8 számjegyű telefonos azonosító szám és egy 6 számjegyből álló jelszó számsorozat alkalmazása értendő. Telefonos csatornán a számokból álló telefonos azonosító és a rendszer által véletlenszerű kiválasztott 3 pozícióhoz tartozó szám megadása szolgál a telefonos azonosításra, míg interneten keresztüli azonosítás esetén a telefonos azonosító (mint felhasználónév ) és a teljes jelszó számsorozat (mint jelszó) megadása szükséges. Ügyfélkapuval történő azonosítás esetén az Ügyfélkapu regisztrációs eljárás során kapott felhasználónévvel és az ügyfél által meghatározott jelszóval történő azonosítás értendő. Ügyfélkapus időalapú egyszeri jelszóval történő azonosításhoz az idő alapú egyszeri jelszón alapuló emelt biztonsági szintű azonosítást külön kell igényelni az Ügyfélkapu portálon, amelynek előfeltétele, hogy a felhasználónak legyen érvényes Ügyfélkapu regisztrációja. Gyakorlati használata: belépéskor meg kell adni az Ügyfélkapu regisztráció során kapott felhasználónevet és a 20

megadott jelszót, majd ezt követően az azonosítási rendszer kér egy egyszeri jelszót. Ezt az egyszeri jelszót a felhasználónál lévő program (pl. mobiltelefonos alkalmazás) generálja. Elektronikus aláírás alapú Ügyfélkapuval történő azonosításhoz az elektronikus aláírás alapú emelt biztonsági szintű azonosítást külön kell igényelni az Ügyfélkapu portálon, amelynek előfeltétele, hogy a felhasználónak legyen érvényes Ügyfélkapu regisztrációja. Ehhez a felhasználónak rendelkeznie kell egy elektronikus aláírás célra felhasználható tanúsítvánnyal, amelyet bármelyik erre a területre specializált szolgáltatótól igényelhet, megvásárolhat. A tanúsítvány egy titkos és egy nyilvános részből áll. Az elektronikus aláírás alapú azonosítás igénylése során a nyilvános részt be kell regisztrálni a saját Ügyfélkapu fiókjához. Az azonosítás úgy történik, hogy az azonosítási rendszer kéri a felhasználót, hogy a nála lévő tanúsítvány titkos részét felhasználva készítsen elektronikus aláírást. Az elektronikus aláírás létrehozását a külön program végzi, amely integrálódhat a böngészőbe. Tanúsítvány alapú Ügyfélkapuval történő azonosításhoz a tanúsítvány alapú emelt biztonsági szintű azonosítást külön kell igényelni az Ügyfélkapu portálon, amelynek előfeltétele, hogy a felhasználónak legyen érvényes Ügyfélkapu regisztrációja. A tanúsítvány alapú azonosításhoz a felhasználónak rendelkeznie kell egy azonosítási célra felhasználható tanúsítvánnyal, amelyet bármelyik erre a területre specializált szolgáltatótól igényelhet, megvásárolhat. A tanúsítvány egy titkos és egy nyilvános részből áll. A tanúsítvány alapú azonosítás igénylése során a nyilvános részt be kell regisztrálni a saját Ügyfélkapu fiókjához. Az azonosítás úgy történik, hogy az azonosítási rendszer kéri a felhasználó által használt böngésző programot, hogy a biztonságos csatorna kialakításához használja fel a tanúsítvány titkos részét. A titkos rész nem jut ki a felhasználó gépéről. Az azonosító rendszer a felhasználói tanúsítvány nála lévő beregisztrált nyilvános részével tudja ellenőrizni, hogy a kommunikációs csatorna valóban a megfelelő titkos kulcs résszel lett létrehozva. Tekintettel arra, hogy a felsorolt 5 azonosítási lehetőség közül jelenleg a Telefonos Azonosítás és az Ügyfélkapu működik, a többi lehetőség látható ugyan a rendelkezési felületen, de inaktív módban, ezáltal az ügyfeleknek nincs lehetőségük kiválasztani őket. Ha ezek az azonosítási módok is éles rendszerben működnek, a rendelkezés felületén aktívvá válnak, továbbá a KAÜ felületén is kiválaszthatóak lesznek. Mivel az azonosítási rendelkezés a KAÜ számára nyújt információkat a megengedett, vagy tiltott azonosítási módokról, ezen rendelkezés segítségével megadottakat csak olyan rendszer tudja felhasználni, amely csatlakozott a KAÜ-höz. Mivel az RNY csatlakozott a KAÜ-höz, az RNY weben keresztül elérhető ügyféli felületére a KAÜ felületén keresztül vezet az út, ahol a kiválasztott (és azonosítási rendelkezésben nem tiltott) azonosítási móddal léphet be az ügyfél. 2.5.3 Meghatalmazás A Ket. szerint, ha törvény nem írja elő az ügyfél személyes eljárását, helyette törvényes képviselője vagy az általa vagy törvényes képviselője által meghatalmazott személy, továbbá az ügyfél és képviselője együtt is eljárhat. 21