126. évfolyam 2011. március 04.

5. szám 126. évfolyam 2011. március 04. Tartalom Oldal Utasítások 6/2011. (III. 04. MÁ Ért. 5.) EIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás: A. 5. sz. Levelezési Utasítás... 297 7/2011. (III. 04. MÁ Ért. 5.) EIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁ Zrt. Biztonsági Politikájának és Biztonságirányítási Kézikönyvének kiadásáról szóló 40/2009. (. 15. MÁ Ért. 17.) vezérigazgatói utasítás 1. sz. módosítására... 302 1/2011. (III. 04. MÁ Ért. 5.) GÁIGH számú gazdasági általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a Bejövő Számlakezelő Rendszer használatáról... 304 Egyéb közlemények: UIC döntvénylista... 325 Utasítások 6/2011. (III. 04. MÁ Ért. 5.) EIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás: A. 5. sz. Levelezési Utasítás. 1.0. AZ UTASITÁS CÉLJA Meghatározni a vasútszolgálati levelezési tevékenység küldemények átvétele, feldolgozása, továbbítása, átkezelése és kiszolgálása fő szabályait, amelyek alapján a MÁ Zrt. egyes szervei, szervezeti egységei illetve szerződéses partnerei közötti levelezési anyag a lehető legrövidebb időn belül, hiánytalanul és sértetlenül eljut a címzetthez. 2.0. AZ UTASÍTÁS HATÁLYA ÉS A FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1. Az utasítás hatálya kiterjed a MÁ Zrt. levélkezeléssel megbízott munkavállalóira. Az utasításban foglalt rendelkezéseket külön szolgáltatási szerződés esetén a társaságon kívüli megrendelők vonatkozásában is érvényesíteni kell. 2.2. Az utasítás kidolgozásáért a Jogi Igazgatóság ezetője, az utasítás betartatásáért az ügykezelési és dokumentációs feladatokat ellátó szervezet vezetője a felelős. 2.3. Ezen utasítás alkalmazása során a vasútszolgálati küldemények továbbításakor a küldemény kifogás nélküli átvétele a felelősség átvállalását is jelenti. 3.0. FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA 3.1. asútszolgálati posta: a MÁ Zrt. ügykezelési és dokumentációs feladatokat ellátó szervezete által vasútszolgálati küldemények továbbítása érdekében fenntartott illetve működtetett IntellAgent mobil kézbesítésű, vonalkód alapú postai szolgáltatási rendszer. 3.2. asútszolgálati küldemény: fizikai formában megjelenő hordozón rögzített, illetőleg írásos formában megjelenített közlést, információt, illetve a szállításból nem kizárt tárgyat tartalmazó, a küldeményen, annak csomagolásán vagy ahhoz tartozó listán címzéssel ellátott küldemény, melyet a címzetthez kell eljuttatni. A vasútszolgálati küldemény maximális mérete 20x40x80 cm és maximum 20 kg súlyú lehet. 3.2.1. A küldeményeket a feladótól a Központi Kezelő Iroda erre kijelölt dolgozója, illetőleg a levelezéssel foglalkozó munkavállaló, mint átvevő fél veheti át, ugyanezen

298 A MÁ Zrt. Értesítője 5. szám szereplők találkoznak a kézbesítés során a címzettel, mint kézbesítő. 3.2.2. asútszolgálati küldemények két csoportra bonthatók: a) jegyzékbe foglalt B jelzéssel ellátott küldemény, b) jegyzékbe foglalt B értékcikk jelzéssel ellátott küldemény. A B jelzés csak vasútszolgálati küldeménynél alkalmazható, külső postai szolgáltató igénybevétele esetén nem. B értékcikk elnevezés alatt, a tartalom és az érték pontos feltüntetésével az értéket hordozó küldeményeket kell feladni. (pl. étkezési utalvány) 3.3. Címzett: a küldeményen, annak csomagolásán vagy a hozzá tartozó listán címzett -ként megjelölt természetes vagy jogi személy, vagy jogi személyiség nélküli gazdasági társaság vagy egyéb szervezet, aki számára a küldeményt kézbesíteni kell. A szervezeti egységet a megnevezésén túl a székhely feltüntetésével kell beazonosítani. A szervezetek alá sorolt szervezeti egységek listája az IntellAgent rendszerben törzsadatnak minősül, amelyet változás esetén 5 munkanapon belül az ügykezelési és dokumentációs feladatokat ellátó szervezet vezetője által kijelölt munkavállaló köteles kijavítani a felhasználói felületen. 3.4. Feladó: akitől a küldemény származik. A küldeményen vagy annak csomagolásán kötelezően feltüntetett személyt vagy szervezetet, szervezeti egységet kell feladónak tekinteni. 3.5. Levelező járat: A vonalposta küldeményeket az ügykezelési és dokumentációs feladatokat ellátó szervezet járműparkjába tartozó gépkocsival illetve mellékvonali levelezés esetén menetrend szerint közlekedő az azon vezénylés alapján szolgálatot teljesítő, levelezési feladatot ellátó gépkocsivezető illetve utazó, levelezéssel foglalkozó munkatárs juttatja el a járatszám útvonalán kijelölt célállomásra. A járatok indítását a területi csoportok végzik. A járat kezelője a hozzárendelt gépkocsivezető illetve utazó, levelezéssel foglalkozó munkatárs. Egy járatnak csak egy kezelője lehet. 3.6. Járatszám: a szolgáltatási területen fekvő állomásokat érintő, előre meghatározott, évente felülvizsgált útvonal jelzése, mellékvonali levelezés esetén menetrendi kiosztás. 3.7. Járat kézbesítés: a járat címhelyenként megbontott kézbesítési listával indul el a menetrend szerinti útvonalon. Ugyanazon szervezeti egységhez tartozó több küldeményt megszakítás nélküli, egymást követő PDA-kal történő leolvasásokkal lehet kézbesíteni. Ebben az esetben a gépkocsivezető illetve a vonaton szolgálatot teljesítő levelezéssel foglalkozó munkatárs a küldemény kézbesítője. A küldemény átadása kézbesítési listával történik, a kézbesített küldemény átvételét az átvevő a kézbesítési lista aláírásával elismeri. 3.8. Állomási kézbesítés: a kézbesítés a 3.7. pont szerint, de PC-s felületen és vonalkód olvasóval történik. Az állomási levelezőben felvett és kézbesítendő küldemények a kézbesítési lista nyomtatása után kézbesítetté válnak a PC-s felületen. Ebben az esetben a küldeményeket a Központi Kezelő Iroda (KKI) munkavállalója illetve az állomási levelezők kézbesítik, átadásuk kézbesítési listával történik, amelyen a kézbesített küldemény átvételét az átvevő aláírásával elismeri. 3.9. Szekrényes kézbesítés: szekrényes kézbesítést a járat és az állomáson levelező feladatot ellátó munkavállaló is végezhet. A kézbesítési opció kiválasztása után a küldemény vonalkódját leolvassa, majd azokat a címzett szervezeti egységhez tartozó szekrénybe helyezi a kézbesítési listával együtt. A következő alkalommal az aláírt kézbesítési listát visszaveszi. 3.10. Futár: az ügykezelési és dokumentációs feladatokat ellátó szervezet a területi csoportjai közötti a címzett küldeményeket területi csoportonként futárzsákban továbbítja. A benne lévő küldeményeket a területek vonalkód beolvasás után osztják el a helyi járatoknak, Kezelőirodának és állomási levelezőknek. 3.11. asútszolgálati posta használata: a társaság egyes szervei, szervezeti egységei egymás közötti levelezésüket e rendszeren keresztül kötelesek továbbítani, ugyanakkor vasútszolgálati postán kizárólag vasútszolgálati küldemények továbbíthatók. A postai szolgáltatás nyújtásáról szóló törvényi szabályozásba nem ütköző tevékenység esetében, külön szerződés alapján a vasútszolgálati postát használhatják a MÁ Zrt-n kívülállók is. 3.12. Levelező feladatot ellátó munkavállaló: az ügykezelési és dokumentációs feladatokat ellátó szervezet létszámába tartozó és a vasútszolgálati posta működését végző munkavállaló. 3.13. PDA (personal digital assistant): egy tenyérben elférő, kis méretű számítógép, amely alapvetően személyes információk rögzítésére, tárolására, kezelésére és gyors visszakeresésére alkalmas. 3.14. onalkód: számjegyet ábrázoló vonal/köz kombináció. A vonalkód meghatározott elvek szerint felépített vonalkód-jelek sorozata, amely világos közökkel elvá-

5. szám A MÁ Zrt. Értesítője 299 lasztott sötét vonalakból áll, lényegében a számkód gépi interpretációja. 4.0. UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 4.1.1. A levelező feladatot ellátó munkavállalókat az adatrögzítés módjáról és folyamatáról az ügykezelési és dokumentációs feladatokat ellátó szervezet vezetője által kijelölt munkavállaló köteles oktatásban részesíteni. 4.1.2. A PDA és PC-s felületű adathordozók naprakész adatokkal történő ellátásáról az ügykezelési és dokumentációs feladatokat ellátó szervezet vezetője által kijelölt munkavállalója köteles gondoskodni. 4.1.3. A PDA eszközt használó levelezési feladatot ellátó dolgozó köteles figyelemmel kísérni a PDA akkumulátorának feltöltöttségét és szükség szerint feltölteni. A teljesen lemerült eszközöket újra töltés után inicializálni kell, amely folyamat kötelezően végigmegy, nem megszakítható. Ekkor kell ellenőrizni a használt időzóna és a pontos idő beállítását, amelyet szükség esetén korrigálni kell. 4.1.4. A PDA mobileszközök együttesen vannak kiosztva a hozzátartozó akkumulátorral, autós tartóeszközzel és töltőegységgel. Az eszközök megőrzése és rendeltetésszerű használata annak a dolgozónak a feladata, aki az eszközöket az arra szolgáló nyilvántartás szerint átvette, azaz az adott szolgálatra vezényelték. Az átvétel tényét dátum és névaláírással kell igazolni az erre a célra rendszeresített könyvben. A gépeket számuk szerint, azonosíthatóan kell kiadni. 4.1.5. A levelezőjáratok számának és útvonalának meghatározása a területi csoport vezetőjének a feladata. Célszerűségi okból a járatokat módosítani lehet ideiglenes vagy végleges jelleggel. Ennek a változásnak a törzsadatokba való felvitele úgyszintén az adminisztrátori jogosultságú Csoportvezetők kötelessége. 4.1.6. A levelezőjáraton a járatvezető gépkocsivezetőn és levelezéssel foglalkozó munkavállalón kívül más személy nem tartózkodhat. Ez alól kivételt képez az az eset, amikor a területi csoport vezetője engedélyezi a Járaton történő utazást szolgálati célból. A szállított személy nevét a menetlevelén fel kell tüntetni. 4.1.7. A területi csoportok közötti vasútszolgálati levelezés levélzsákkal történik (futárjárat). A rendszerből kinyomtatott jegyzék egyik példányát a zsákba helyezve kell továbbítani (fuvarlista). A levélzsákban lévő fuvarlista egyeztetése a címzettnél történik. 4.1.8. A MÁ Zrt. Értesítője továbbítása külön elosztójegyzéken történik. Az elosztójegyzéken fel kell tüntetni, hogy a küldeményből hány példányt kell az egyes levelezési pontokon leadni. Az elosztójegyzéken szereplő küldeményeket az egyes levelezési pontokon a levelező munkatárs veszi át és ezt a tényt az elosztójegyzéken aláírásával igazolja. A asutas Magazin továbbítása ugyanezen az elven történik. 4.1.9. A küldemény továbbítás útvonalának meghatározása a területi csoportok hatásköre. 4.1.10. A címhelyre eljutatott vasútszolgálati küldeményeket a címzettek a hivatalos órák alatt az állomási levelező irodákban vagy a Központi Kezelő Irodákban, illetve járattovábbítás esetén a járatkezelő gépkocsivezetőktől vehetik át. Azokon az állomásokon, ahol levelező szolgálat nem működik a MÁ Zrt. levélszekrényes kézbesítést és felvételt vezet be. A levélszekrényes kézbesítés és felvétel szabályait a helyi viszonyok figyelembevételével kell meghatározni. 4.1.11. Az érkező küldeményeket mindig az érkezés napjával kell a címzett átadókönyvébe vagy jegyzéken átadni, amennyiben az átvétel nem történik meg, úgy az érkezés napján az átadókönyvben vagy a jegyzéken fel kell tüntetni az átvétel tényleges időpontját is. 4.1.12. Járatfelvétel esetén, ha a mobileszköz a járatútvonal valamelyik állomásánál elromlik, úgy az átvételt az átadókönyvek (jegyzékek) aláírásával kell elvégezni, majd az átvett küldeményeket a Járatot indító állomási levelezőbe történő megérkezése után állomási felvétel szerint kell kezelni. 4.2. KÜLDEMÉNYFELADÁS 4.2.1. A címzetthez való biztonságos eljuttatás érdekében a feladónak a küldeményeket a következő címadatokkal olvashatóan kell ellátnia: a) a címzett neve, megnevezése, b) a küldemény rendeltetési helye, c) abban az esetben, ha a címzett az állomáson található, a szervezet, szervezeti egység pontos megjelölése, d) abban az esetben, ha a címzett nem az állomáson található, az előbbieken kívül a postacím, utca, házszám, e) a boríték bal felső sarkában a feladó megnevezése, címe, iktatószáma és a B illetve B értékcikk jelzés a boríték felső, középső részén, jól láthatóan elhelyezve. d) értékcikk feladás esetén az érték feltüntetése 4.2.2. A címzett feladata, hogy a címhelyen megtalálható legyen, illetve küldeményeit a helyben szokásos módon átvegye. Hiányos, pontatlan, nem értelmezhető címzés esetén, valamint, ha a megadott címhelyen ilyen címzett nem található, a levelezési szolgálat a visszaküldés okának megje-

300 A MÁ Zrt. Értesítője 5. szám lölésével a feladó részére visszaküldi. Ha a pontatlan vagy hiányos címzés már a feladáskor kiderül, a küldemény átvételét az erre feljogosított dolgozó megtagadja. 4.2.3. A küldeményt a tartalom jellegének, természetének és mennyiségének megfelelő burkolatba kell csomagolni oly módon, hogy a szállítás, feldolgozás során kellő biztonságot nyújtson, a burkolat illetve a lezárás nyilvánvaló megsértése nélkül s tartalomhoz ne lehessen hozzáférni, valamint a többi küldeményt és a vele dolgozó munkavállalókat ne szennyezze, illetve ne okozzon kárt bennük. 4.2.4. A küldeményeket a feladó a szervezeti egységénél rendszeresített feladókönyvbe vagy jegyzékbe egyesével, dátum szerint beírja, majd átvételkor az átvevő a postakönyv vagy a jegyzék aláírásával igazolja az átvételt. A küldeményt esetben el kell látni iktatószámmal. Egy tételhez egy iktatószám tartozik, ha több küldemény kerül feladásra egy ügyszámon, akkor a megkülönböztethetőség érdekében küldeményenként alszámozni kell. Az iktatószámot a feladó a saját iktatási rendszerétől kapja. A küldemény azonosítás a feladást követően az iktatási szám alapján, azonban a nyomon követés a vonalkód alapján történik. 4.3. KÜLDEMÉNY FELÉTEL 4.3.1. A küldemény felvétele során az iktatószámmal ellátott küldemények az IntellAgent által generált és kezelt vonalkódot kapnak. A vonalkód alapján azonosítható és követhető nyomon a továbbiakban a küldemény egészen a kilépésig. A kilépés lehet átvétel (sikeres kézbesítés) vagy sikertelen kézbesítés. Sikertelen kézbesítés esetén az ok megjelölésével egyidejűleg a küldemény vonalkódja a rendszerből kivezetésre kerül, a küldeményt pedig vissza kell vinni a feladóhoz. Sérült vagy hiányos küldeményről jegyzőkönyvet kell készíteni. 4.3.2. Amennyiben a megfelelően megcímzett és átvett küldemény a vonalkód rendszerben történt téves rögzítése miatt más címre kerül, vagy téves címzés miatt a feladóhoz visszatér, ezért a felelősség a rögzítést végző dolgozót terheli. Az elveszett küldeményért a felelősség azt terheli, aki a rendszer szerint a vonalkód alapján utoljára átvette, kezelte. 4.3.3. Járatfelvétel A járaton szolgálatot teljesítő levelezéssel foglalkozó munkavállaló a járat útvonalán meghatározott állomások, feladó szervezeti egységek, állomási levelezők és levélszekrények útján begyűjti a napi küldeményeket. A levelező munkavállaló ezt a tevékenységet az erre a célra alkalmazott PDA eszközzel végzi. Az átvett küldemény 4.2.1 pontban leírt tulajdonságainak ellenőrzése után az eszközön rögzíti az adatokat. Az adatrögzítés után a küldeményt előre nyomtatott, egyedi sorszámot tartalmazó vonalkóddal kell ellátni. A felragasztott vonalkódot a mobileszközzel le kell olvasni. A felvétel igazolására a felvevő aláírja a postakönyvet vagy jegyzéket. 4.3.4. Levélszekrény esetében A járat az átadó postakönyvet vagy jegyzéket aláírja, a normál feladáshoz hasonlóan a mobileszközbe rögzíti az adatokat, majd a felragasztott vonalkódokat beolvassa. 4.3.5. Állomási felvétel Állomási felvétel az állomási levelezőkben és a Központi Kezelő Irodában telepített IntellAgent PC klienseken rendszerrel történik. Az állomási PC-s kliens programokkal vonalkód olvasással kezdődő feladatot el lehet végezni, így: a) éjszakai futár átvétel/indítás b) Járat átvétel/indítás c) Állomási és KKI küldeményfelvétel/kézbesítés. Új, vonalkóddal még el nem látott küldemény esetében a levelezéssel foglalkozó munkavállaló vonalkódot ragaszt a küldeményre, majd az erre rendszeresített eszközzel vonalkód olvasó scanner - leolvassa azt. A rendszer alkalmas a gépi vonalkód leolvasás lehetetlensége esetén a kézzel történő rögzítésre is ez esetben a kinyomtatott etikett címkén látható vonalkód alatti 10 karakteres numerikus számsort kell rögzíteni vonalkódként. A vonalkód beolvasása után a megfelelő adatok kiválasztásával meg kell jelölni a címzettet, amely hatására a rendszer meghatározza a küldemény szortírozási helyét (irányát). Az irányt a helyi (területen belüli) küldeményeknél a rendszer a címzett Szervezeti Egységhez tartozó Állomáshoz rendelt kezelő alapján határozza meg. A kezelő lehet állomási levelező, adminisztrátor vagy levelezőjárat. A rendszer által felkínált irány szükség esetén módosítható. Más területi csoporthoz tartozó küldemények esetében a megfelelő területi Futárjárat lesz a kijelölt irány. A levelező a küldeményeket a megadott iránynak megfelelően csoportosítja. A máshol felvett, vonalkóddal ellátott küldeményeket, ha az adatok pontosak, vonalkód olvasás után irány szerint csoportosítani kell. Ha az adatok hiányosak és erre mód van, akkor a vonalkód olvasást követően pontosítani kell oly módon, hogy a szervezeti egység szinten is szerepeljen érték. Pontosítás nélkül a rendszer nem fogadja be a küldeményt. Ilyen esetben elégtelen címzés miatt a külde-

5. szám A MÁ Zrt. Értesítője 301 ményt a feladóhoz vissza kell küldeni. A felvett küldeményeket a levelezőjárat indításának időpontjáig össze kell készíteni és szortírozni kell. A küldeményeket kézbesítési vagy fuvarlista fogja kísérni, amelyet a vonalkódok felvitele után nyomtatással kell elkészíteni. A kézbesítési lista címhelyenként és átkezelési helyenként megbontott. Ezzel szemben a fuvarlista gyakorlatilag ömlesztett listát jelent állomási levelezők közötti kézbesítés céljára, ahol a lista nincs megbontva. A rendszer pontos számadatokkal nyílván tarja a járatokra összekészített küldemények darabszámát. A számlálók mindig az aznapi küldeményekre vonatkoznak, a következő napon nullázódnak, ezzel az állomásról kikerülnek a küldemények. Ha valamilyen oknál fogva fizikailag mégis az állomáson maradnak, vagy új lista nyomtatására van szükség, akkor vonalkód olvasással kell őket visszavenni majd újra felvenni és új listát nyomtatni. A területi csoport a másik területnek címzett küldeményeket területenként egybegyűjti, majd a megfelelő területi zsákba helyezi. A beolvasás befejezése után összesítőt nyomtat (fuvarlista), amelyet szintén a zsákba tesz. Az így elkészített csomag a rendeltetési helyig zsákként lesz továbbítva a megfelelő Futár járattal. A területen a futártól beérkezett zsákot kibontják és a benne lévő küldeményeket tételes vonalkód olvasással érkeztetik, majd szortírozzák helyben, Központi Kezelő Irodára, állomási levelezőre vagy levelezőjáratra. 4.4. KÉZBESÍTÉS 4.4.1. Járatkézbesítés A járat címhelyenként és átkezelési helyenként megbontott kézbesítési illetve fuvarlistával indul el a kijelölt menetrendi útvonalon. A küldemények átadásakor a kézbesítéssel foglalkozó munkavállaló a kézbesítési lista aláíratása mellett, a mobileszközön az erre alkalmas eljárással kivezeti azokat a listáról. Sikertelen kézbesítés esetén ennek okát rögzíti, így véve ki a listáról a küldeményt. Sérült küldeményről jegyzőkönyvet kell felvenni. A kézbesítési listán az átvevő olvasható aláírásával, teljes név feltüntetéssel, dátumszerűen igazolja az átvétel tényét. A küldemények, ha folyamatosan vannak egymás alatt feltüntetve, kapcsos zárójel alkalmazásával, függőlegesen is aláírhatóak. Egyéb esetben tételt külön kell leigazolni. Az átvétel megtörténtével és a jegyzék aláírásával az átvevő elismeri, hogy a küldeményt hiánytalanul, épségben átvette. Ezzel az aktussal a szolgáltatás befejezetté válik és a felelősség a továbbiakban az ügykezelési és dokumentációs feladatokat ellátó szervezetet és dolgozóit nem terheli. 4.4.2. Állomási kézbesítés A járatkézbesítéshez hasonlóan, PC felületen történik az állomási levelezőkben illetve a Központi Kezelő Irodában. 4.4.3. Szekrényes kézbesítés Szekrényes kézbesítést a járat és az állomási levelezéssel foglalkozó munkatársa is végezhet. A mobileszközön a küldeményt kivezeti kézbesítettként tünteti fel majd elhelyezi a levélszekrényben a kézbesítési listával együtt. A következő alkalommal az aláírt kézbesítési listát kiveszi a szekrényből és leadja a járatindító állomási levelezőnek. Az aláírt jegyzék hiánya a Címzett felelőssége, az abból fakadó vitás esetekben a címzett bizonyítja a vonalkód rendszerből kivezetett küldemény hiányát. 4.5. RIPORT KÉSZÍTÉS Az IntellAgent rendszer alkalmas az általa kezelt adatok összesítésére, tetszés szerinti lehívására. Eseti jelleggel történő riport készítése a Kezelő feladata a meghatározott célnak megfelelően. Állandó jellegű riportkészítési kötelezettsége van a havi vasútszolgálati posta felhasználásáról az ügykezelési és dokumentációs feladatokat ellátó szervezet vezetője által meghatározott szempontok szerint az erre a feladatra kijelölt ügykezeléssel foglalkozó munkatársnak. A riportokat hónap 3-ig kell elkészíteni az előző hónapra vonatkozóan a feladó szervezetek és az általuk feladott küldemények bontásában. 5.0. HIATKOZÁSOK, MÓDOSITÁSOK HATÁ- LYON KÍŰL HELYEZÉSEK Jelen utasítás kiadásával hatályát veszti a 16/2004 (II.6. MÁ Ért. 6.) IG. Sz. és a Levélkezelési utasításról (A.5. Utasítás), valamint a 4/2006./ MÁ Ért.4./ Jog (Igazgatás) Általános ezérigazgató-helyettesi utasítás. 6.0. HATÁLYBALÉPTETÉS Ezen utasítás közzététele napján lép hatályba. 7.0. MELLÉKLETEK Ez az utasítás mellékleteket nem tartalmaz. Szarvas Ferenc s.k. Elnök-vezérigazgató

302 A MÁ Zrt. Értesítője 5. szám 7/2011. (III. 04. MÁ Ért. 5.) EIG számú elnökvezérigazgatói utasítás a MÁ Zrt. Biztonsági Politikájának és Biztonságirányítási Kézikönyvének kiadásáról szóló 40/2009. (. 15. MÁ Ért. 17.) vezérigazgatói utasítás 1. sz. módosítására. 1.0. AZ UTASÍTÁS CÉLJA A MÁ Zrt. Biztonságirányítási Kézikönyvének megfeleltetése a transzeurópai hagyományos vasúti rendszer üzemeltetési és forgalomirányítási alrendszerével kapcsolatos kölcsönös átjárhatóságára vonatkozó műszaki előírásokról szóló 18/2010. (III. 12.) KHEM rendelet 1. melléklete 4.2.1.2.2. számú pontja, valamint a 2004/49/EK irányelv III. melléklet 2. bekezdés g) pont rendelkezéseinek. 2.0. HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁRO- ZÁSA 2.1. Az utasítás hatálya: Az utasítás hatálya kiterjed a MÁ Zrt. valamennyi szervezeti egységére és munkavállalójára. 2.2. Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős: Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a MÁ Zrt. biztonsági igazgatója felelős 3.0. AZ UTASÍTÁSBAN HASZNÁLT FOGALMAK: Az utasításhoz nem tartozik fogalmi leírás. 4.0. AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA: 4.1. A MÁ Zrt. Biztonsági Politikájának és Biztonságirányítási Kézikönyvének kiadásáról szóló 40/2009. (. 15. MÁ Ért. 17.) vezérigazgatói utasítás 2. számú mellékleteként kiadott Biztonságirányítási Kézikönyv az alábbi 16.1. ponttal egészül ki. 16.1. Érvényesítési eljárás az Útvonalkönyv teljességének és pontosságának biztosítására. 16.1.1. Az érvényesítési eljárás célja a MÁ Zrt. által működtetett, munkavégzésre kijelölt vasúti pályahálózaton munkát végző mozdonyvezetők számára biztosítandó, a vasútvonalak, és az azokhoz kapcsolódó pályamenti berendezések leírását tartalmazó Útvonalkönyv tartalma teljességének és pontosságának biztosítása, a 18/2010. (III. 12.) KHEM rendelet szerint. 16.1.2. Az Útvonalkönyv olyan egységes dokumentum, amely a mozdonyvezetők számára biztosítja a vonalak, és az azokhoz kapcsolódó pályamenti berendezések leírását azon vonalak esetében, amelyeken dolgozni fognak, és amelyek a munkavégzéssel kapcsolatosak. Az Útvonalkönyv elkészítéséért a menetvonal tulajdonosa felelős. 16.1.3. Felelősség Az Útvonalkönyv elkészítéséhez szükséges adatgyűjtésért, adatszolgáltatásért való felelősség. Az Útvonalkönyv teljességének, pontosságának biztosításához szükséges adatgyűjtésért, adatszolgáltatásért (a vasúti pályahálózatban és az üzemeltetés körülményeiben bekövetkezett változások követéséért) a MÁ Zrt. Pályavasúti Üzletág szakmai szervezeteinek vezetői felelősek. E szervezetek annak érdekében, hogy a 18/2010. (III. 12.) KHEM rendelet előírásainak megfelelően az Útvonalkönyv alkalmazható legyen adatgyűjtési és adatszolgáltatási kötelezettségüknek 2011. február 1-éig eleget tettek, az adatokat megküldték a Pályavasúti Üzletág Értékesítési Főosztály számára. Az Értékesítési Főosztály feladata a szakmai szervezetek által közölt változások rendszerezése, a MÁ Zrt. Pályavasúti Üzletág Pályavasúti honlapon, az Útvonalkönyv menüpontban történő közzététele, és erről a hálózat-hozzáférési szerződéssel rendelkező vállalkozói tevékenységet végző vasúti társaságok értesítése. Pályavasúti honlap: A MÁ Zrt. honlapjának (www. mav.hu) a Pályavasúti Üzletág kezelésében lévő része, azaz Szolgáltatások/Pályavasúti szolgáltatások menüpont (http://www.mav.hu/szolgaltatasok/palyakapacitas.php). A Pályavasúti honlapot az Értékesítési Főosztály gondozza. Az átadott információk pontosságáért a Pályavasúti Üzletág információt szolgáltató szakmai szervezete felelős. A Pályavasút Üzletág szervezeteitől érkező információ felülvizsgálat nélküli közzététele az Értékesítési Főosztály Kereskedelmi Osztályának felelőssége. A közzétett adatok változáskövetése A 18/2010. (III. 12.) KHEM rendeletben előírt adatok Hálózati Üzletszabályzatban szereplő részének módosítása - a Hálózati Üzletszabályzat módosítási javaslatának elkészítésére vonatkozó folyamatleírás szerint -, a Hálózati Üzletszabályzatban történik meg (Naprakészségi módosítás). A Pályavasúti honlapon közzétett adatok megváltozását a Pályavasúti Üzletág kijelölt szervezetei és munkavállalói jelzik az Értékesítési Főosztály és a folyamatgazda részére. Az Értékesítési Főosztály a beérkezett változásokat összegyűjti és a Pályavasúti honlapon közzéteszi a vállalkozói tevékenységet végző vasúti társaságok számára elérhető módon (Rendes módosítás). A változások eseti bejelentésén felül a Pályavasút szakmai szervezetei a szakmai és illetékességi területükhöz kapcsolódó, a Pályavasúti honlapon közzétett adatokat évente legalább egy alkalommal részletesen felülvizsgálják. A felülvizsgálatot követően a változásokról a Pályavasúti Üzletág

5. szám A MÁ Zrt. Értesítője 303 főosztályai, illetve a Területi Központok kinevezett munkatársai haladéktalanul értesítik az Értékesítési Főosztályt és a folyamatgazdát, az aktualizálást nem igénylő adatokkal kapcsolatban pedig visszajelzik és megerősítik azok naprakészségét. Az Értékesítési Főosztály a beérkezett változásokat összegyűjti és a Pályavasúti honlapon közzéteszi a vállalkozói tevékenységet végző vasúti társaságok számára elérhető módon. A Pályavasúti honlapon közzétett módosítások és a Pályavasúti szakmai szervezetek által végzett felülvizsgálat eredményeit összefoglaló dokumentumot az Értékesítési Főosztály megküldi a hálózat-hozzáférési szerződéssel rendelkező, Útvonalkönyv készítésre kötelezett vállalkozói tevékenységet végző vasúti társaságok számára, és a Pályavasúti honlapon is elhelyezi (Rendszeres felülvizsgálat). A MÁ Zrt. biztosítja, hogy a vállalkozó vasúti társaságok szakmai észrevételeket tehessenek a közzétett adatokra, illetve biztosítja az észrevételek vizsgálatát, az észrevételek megválaszolását. Észrevételek alapján a közzétett adat módosítása a rendes módosítás szerint történik. 16. 1.4. Kapcsolódó dokumentumok - a transzeurópai hagyományos vasúti rendszer üzemeltetési és forgalomirányítási alrendszerével kapcsolatos kölcsönös átjárhatóságára vonatkozó műszaki előírásokról szóló 18/2010. (III. 12.) KHEM rendelet. - Pályavasúti Üzletág Minőségbiztosítási Kézikönyvének MF 7.5-46 számú Útvonalkönyv adatszolgáltatás változáskövetési eljárása című fejezete. - A Hálózati Üzletszabályzat módosítási javaslatának elkészítésére vonatkozó MF 7.5-41. számú folyamatleírás. 5.0. HIATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁ - LYON KÍÜL HELYEZÉSEK:...... Ezen utasítás a transzeurópai hagyományos vasúti rendszer üzemeltetési és forgalomirányítási alrendszerével kapcsolatos kölcsönös átjárhatóságára vonatkozó műszaki előírásokról szóló 18/2010. (III. 12.) KHEM rendelet alapján készült. 6.0. HATÁLYBA LÉPTETÉS 6.1. Ez az utasítás 2011. március 1-én lép hatályba. 7.0. MELLÉKLETEK Ez az utasítás mellékleteket nem tartalmaz. Szarvas Ferenc s.k. Elnök-vezérigazgató

304 A MÁ Zrt. Értesítője 5. szám 1/2011. (III. 04. MÁ Ért. 5.) GÁIGH számú gazdasági általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a Bejövő Számlakezelő Rendszer használatáról. 1.0. AZ UTASÍTÁS CÉLJA A MÁ Zrt. saját és két leányvállalatához (MÁ-START Zrt. és a MÁ-TRAKCIÓ Zrt.) bejövő számlák és egyéb fizetési kötelezettségek kezelésének támogatására informatikai rendszert vezetett be 2010. január 1-vel. Jelen utasítás célja a Bejövő Számlakezelő Rendszer működési alapelveinek meghatározása, a számlakezelő rendszerrel kapcsolatos, szervezetekhez és személyekhez rendelt főbb feladatok egyértelmű meghatározása. 2.0. HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁ- SA 2.1. Az utasítás szervezeti és személyi hatálya Az utasítás személyi hatálya kiterjed a MÁ Zrt. valamennyi szervezeti egységére, továbbá az erre vonatkozó alapítói határozat, illetve közgyűlési határozat kibocsátását követően a MÁ-START Zrt. és a MÁ-TRAKCIÓ Zrt. leányvállalatokra. 2.2. Az utasítás tárgyi hatálya Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a bejövő számlakezelő rendszerrel kapcsolatos valamennyi tevékenységre, beleértve a rendszer munkavállalók általi használatát és üzemeltetésének alapelveit. Jelen utasítás a szkennelt számlaképeket felismerő és betöltő rendszer (eflow) és a számlafeldolgozási rendszer (Basware IP modul) folyamataira vonatkozó végrehajtási szabályokat rögzíti. 2.3. Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a Számviteli Szervezet vezetője felelős. 3.0. FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA 3.1. Az utasításban alkalmazott fogalmak meghatározása Bejövő Számlakezelő Rendszer (BSZR): a MÁ Zrt., a MÁ-START Zrt. és a MÁ-TRAKCIÓ Zrt. bejövő számla folyamatait támogató informatikai rendszer, mely a következő: Szkennelt számlaképeket felismerő és betöltő rendszer (eflow), Számlafeldolgozási modul (Basware IP modul). A Basware informatikai rendszer bevezetésének kiemelt célja: a beszerzés 1 és számlafeldolgozás folyamatok részben történő automatizálása, a beszerzések alakulásának a korábbinál pontosabb nyomon követése, a szállítói számlák befogadásának központosítása, a számlák elismerésének, feldolgozásának meggyorsítása és átláthatóbbá tétele, a beszerzéshez kapcsolódó számlafeldolgozás folyamatok kontrolljának biztosítása. A Basware rendszer általános folyamatát az 1. sz. melléklet mutatja be, melyekből az utasítás tárgyát a Számlafeldolgozási modul, a Basware IP modul képezi. Bejövő Számlakezelő Rendszer működtetésében használt felhasználói szerepkörök, melyek egyben a rendszerben létrehozott egyedi jogosultságoknak felelnek meg: Jogosultság számlarögzítő controller számlakontírozó számlajóváhagyó számlakönyvelő adminisztrátor Használt rendszer (eflow) (eflow) (Basware IP modul) (Basware IP modul) (Basware IP modul) (Basware IP modul) 1 A Basware rendszer további két modulja került bevezetésre, melyek nem képezik a jelen utasítás tárgyát: Beszerzési szerződések modul (CLM modul, Basware), Beszerzési modul (PM modul, Basware).