POSZEIDON dokumentáció (12.2) KÖRLEVELEK IKTATÁSA 1. Általános információk A Poszeidon iktató rendszer lehetőséget biztosít azon kimenő körlevelek gyors iktatására, melyek Neptun kóddal rendelkező partnerek vagy egyéb szervezetek számra kerülnek kiküldésre. Az iktatásra szánt körleveleknél már létrehozáskor elő kell készíteni az iktatási adatokat, ezért egy egységes excel fájlt szükséges használni adatforrásként. Ebben a fájlban az iktatáshoz szükséges oszlopoknak, adatoknak fix helyük van, ez az első 13 oszlop (A-tól M-ig), a további oszlopok természetesen felhasználhatóak a körlevél további mezőinek kitöltéséhez. Az adatforrás mintasablon letölthető a http://poszeidon.sze.hu/ oldal Letölthető programok/dokumentumok menüpont alatt. 2. Előkészületek A körlevél generálás és iktatás előkészületéhez javasolt egy külön munkakönyvtárban összegyűjteni a következő adatokat: - körlevél.doc - a körlevélsablon. - adatforras.xls - a körlevél címzettjeinek adatait tartalmazó excel file. - Poszeidon_korlevel.bas -makróállomány A körlevél generálás során ide fognak kerülni az egyes levelek, az iktatáshoz szükséges txt állomány, valamint az esetleges hibalista állományok.
3. A körlevél iktatás folyamata 3.1. Készítsük el az adatforrást excel formátumban a megadott sablon alapján. Kitöltésnél figyelni kell az alábbiakra: - A szürke mezőket üresen kell hagyni! - Tárgy oszlop: Kötelező kitölteni, mind az első, mind a további sorokban. Megadható ugyanaz a tárgyszöveg is. - Vonalkód oszlop: Nem kötelező kitölteni, az irat először elektronikus iratként kerül iktatásra. - Iktatási szám oszlop: Kötelező kitölteni, az adatforrás sablonban megadott szöveggel [Poszeidon.Iktatási_szám]. - Címzett oszlop : Kötelező kitölteni, kivéve az első sort. Az oszlop a NEPTUN kódot tartalmazza. - Ország, Város, Irányítószám, Cím, Név oszlopok : Hallgatóknak küldendő körlevél esetén kell kitölteni. Az oszlopok a pontos címeket tartalmazzák. FIGYELEM! A program ellenőrzi a Neptunkód-hoz tartozó címeket, amennyiben nem talál olyan címet a Poszeidonban amelyik teljesen megegyezik az excel adatforrásban megadott címmel, akkor az excelben szereplő címet kérdezés nélkül felveszi a Poszeidonban új értesítési címként! - Iktatókönyv oszlop : Csak az első sorban tartalmazza az iktatókönyv nevét, a többi sor üres. - Szervezet oszlop : Szervezetnek küldendő körlevél esetén az oszlopba kerül a partner szervezet neve. FIGYELEM! A program ellenőrzi, hogy a szervezet szerepel-e a Poszeidon partner szervezetek között, amennyiben nem szerepel a program felveszi! - Tételszám oszlop: Kötelező kitölteni, mind az első, mind a további sorokban. - A további oszlopok szabadon felhasználhatók a körlevélben. Az adatforrás mintasablon és makró letölthető a http://poszeidon.sze.hu/ oldal Letölthető programok/dokumentumok menüpont alatt.
3.2. Készítsük el körlevél sablont word formátumban és futtassuk az egyesítő makrót. A körlevél sablon elkészítése és az adatforrás összekapcsolása után a körlevél egyesítését nem a word programmal végezzük el, hanem egy előre megírt makró segítségével. Makró betöltése és futtatása: - A word dokumentumban nyomjuk meg az ALT és F11 gombokat egyidejűleg, megjelenik a Microsoft Visual Basic makróablak. - A File / Import File menüpont megnyomása után ki kell választani a futtatandó makró állományt (Poszeidon_korlevel.bas). Az makróállomány letölthető a http://poszeidon.sze.hu/ oldal Letölthető programok/dokumentumok menüpont alatt. - A - makró futtatás gomb, majd Run gomb. - A makró elvégzi a körlevél egyesítését és elkészíti az iktatáshoz szükséges txt állományt, ezzel a körlevél generálása befejeződött.
3.3. Az elkészült levelek iktatása. - Kattintsunk a Poszeidon Iratok menü adatrészén bárhol az egér jobb gombjával. - Válasszuk ki az Import, majd a Körlevél vagy a Körlevél (csak főszámon) menüpontot. - Válasszuk ki azt a.txt fáljt, ami a makró generáláskor jött létre, majd indítsuk el az Importálást.
- Az iktatás végeztével, a poszeidon tájékoztató üzenetet küld az importálás eredményéről, illetve az esetleges hibákról hibalista állományt készít. 4. Az elkészült levelek nyomtatása. Bármelyik iktatott körlevél iratra ráállva, jobb gomb megnyomása után a Körlevél nyomtatása menüpontban az összes elkészült és iktatószámmal ellátott körlevelet egyszerre ki tudjuk nyomtatni.