ELSZÁMOLÓH Z Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Anyag és eszközgazdálkodási Szabályzat Hatályos: 2014. április 1.
A szabályzat Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (a továbbiakban: Elszámolóház) és az Elszámolóház által működtetett intézményekben=telephelyein 1 anyag és eszközgazdálkodásának részletes szabályait foglalja magában. Az Elszámolóház a jogszabályban meghatározott és az alapító okiratban rögzített, állami, önkormányzati feladatait közérdekből, haszonszerzés nélkül, jogszabályban meghatározott követelmények és feltételek alapján Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzatának irányítása és felügyelete mellett, az alapító okiratban megjelölt működési körben, közfeladat ellátási kötelezettséggel, éves az irányító szerv által jóváhagyott költségvetés alapján végzi. Az Anyag és eszközgazdálkodási Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) elkészítésének célja, hogy meghatározásra és kötelező előírásra kerüljenek azok a munkafolyamatok, amelyek betartásával az anyagi forgóeszközökkel történő helyes és takarékos gazdálkodás megvalósítható, illetve meghatározza az anyagi forgóeszközök kezelési, használati rendjét, megóvásának, ésszerű felhasználásának és nyilvántartásának módozatait, továbbá meghatározásra kerüljön a kis és nagy értékű eszközök kezelésével kapcsolatos nyilvántartási és bizonylatolási rend. A Szabályzat kialakításánál figyelembe vett jogszabályok A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Számv. tv.), 2011. évi CXCV. törvény az államháztartásról (a továbbiakban: Áht.), 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (a továbbiakban: Ávr.) Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségeinek sajátosságairól szóló 249/2000 (XII. 24.) kormányrendelet (a továbbiakban: Áhsz.). 4/2013. (I.11.) Korm. rendelet az államháztartás számviteléről 36/2013. (IX.13.) NGM rendelet az államháztartás számvitelének 2014. évi megváltozásával kapcsolatos feladatokról 38/2013. (IX.19.) NGM rendelet az államháztartásban felmerülő egyes gyakoribb gazdasági események kötelező elszámolási módjáról 68/2013. (XII.29.) MGM rendelet a kormányzati funkciók, államháztartási szakfeladatok és szakágazatok osztályozási rendjéről 1 A Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet telephelyeit az 1. számú melléklet tartalmazza 2
I. Általános rendelkezések 1. A Szabályzat elkészítéséért, tartalmáért, módosításáért felelős személyek, a Szabályzat hatálya A Szabályzat tervezetének elkészítéséért, tartalmáért, a változtatásra vonatkozó javaslattételért, aktualizálásáért az Elszámolóház gazdasági vezetője a felelős. A Szabályzat módosítására akkor van szükség, ha azt jogszabályi előírás, illetőleg szervezeti döntés indokolja, vagy ha a szabályzat elfogadásakor fennálló körülményekben olyan változás következik be, amely a változtatást szükségessé teszi. A módosítást a módosítási igény felmerülésekor azonnali hatállyal kell végrehajtani. A Szabályzat hatálya kiterjed: - teljes mértékben az Elszámolóházra - az Alapító Okiratban felsorolt, az Elszámolóház által működtetett intézményekre (telephelyek) - az Elszámolóház anyag- és eszközgazdálkodással, illetőleg ahhoz kapcsolódó nyilvántartást ellátó valamennyi dolgozóra. A Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed az alábbi anyagi eszközök teljes körére a beszerzésüktől a felhasználásig: - Eseti megrendelések (kis- és nagyértékű eszközök) - Működéshez kötődő szerződésen alapuló folyamatos beszerzések (pl: irodaszer, vegyi áru, nyomtatási segédanyag stb) II. Részletező rendelkezések 1. Az anyag- és eszközgazdálkodás fogalma, tartalma Anyag-(készlet) gazdálkodáson azon teendők folyamatát kell érteni, amellyel az Elszámolóház tevékenységének végzéséhez szükséges anyagokat (anyagi eszközöket, forgóeszközöket) meghatározott időre és helyen, az előírt minőségben és mennyiségben biztosítja. Az anyaggazdálkodásnak biztosítania kell az Elszámolóház telephelyei működési tevékenységeinek megvalósítását, úgy, hogy igazodjon a költségvetésben meghatározott pénzügyi keretekhez. Az anyaggazdálkodási folyamatokkal az anyag (készlet) gazdálkodással kapcsolatos tevékenységek, feladatok összehangolását kell biztosítani. A beszerzési folyamatok koordinálása, a beszerzés végrehajtása az Intézményműködtetési Osztály feladata. Az anyagi forgóeszközökkel kapcsolatban a következő teendők folyamatszerű összehangolását kell megvalósítani: 3
2. Tervezés A beszerzési terveknek igazodnia kell az Elszámolóház és telephelyeinek az éves költségvetési tervében meghatározott alaptevékenység feladatainak nagyságrendjéhez, szükségleteihez. Tárgyévet megelőző év november 30. napjáig fel kell mérni az előző év teljesítése alapján az éves szükségleteket (termékkörök meghatározása) előreláthatóan az alábbi eszközökre, anyagokra vonatkozóan: - irodaszer - higiénia vegyi áru - higiéniai papíráru - nyomtatási segédanyagok (toner) - vízszerelési anyagok - villamossági anyagok - barkácsáru - építési anyag - feladatellátáshoz kapcsolódó helyi bérletek, menetjegyek - védőruha Meg kell határozni, hogy mely termékkört milyen módon kell beszerezni. Ez alapján megkülönböztethetünk: - közbeszerzési értékhatárt elérő beszerzést - Közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzést, melyek esetében a pénzkezelési szabályzatban foglaltaknak megfelelően kell eljárni. eseti megrendelések (amennyiben felmérhető, illetve tervezhető) értékhatártól függően kerülnek beszerzésre) szerződés alapján történő beszerzések (értékhatártól függően történik a szerződés megkötése) Az anyag és eszköz-beszerzések költségvetési fedezete az Elszámolóház elemi költségvetésének függvénye. A költségvetés tervezéséhez a szükséges beszerzések költségvetési igényét az Intézményműködtetési Osztály vezetője biztosítja a Pénzügyi Osztály részére. Az év közbeni beszerzésekhez a költségvetési fedezet összegére vonatkozóan az információt a Pénzügyi Osztály vezetője biztosítja. Minden anyag- és eszközbeszerzés tervének szerepelnie kell az aktuális finanszírozási táblában. A finanszírozási tábla tervezése Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály feladata a Munkaügyi, az Intézményműködtetési Osztállyal és a kincstárnokokkal együttműködve. A központilag beszerzett, szerződéses eszközök beszerzését az Intézményműködtetési Osztály rögzíti a táblában. a. Az eseti megrendelések 100 ezer forint alatti beszerzése: 4
- készpénzes vásárlás esetén a fizetés ellátmányból történik, az elszámolásra a finanszírozási tábla és a tényleges kifizetést igazoló Elszámolóház nevére szóló készpénzes számlák alapján kerül sor. - utalással történő fizetés esetén a beszerzés a 3.b.i pontban megadott megrendelési folyamat alapján történik. b. Az eseti megrendelések 100 ezer forint feletti beszerzése: - utalással történő fizetés esetén a 3.b.i pontban megadott megrendelési folyamat alapján történik, előzetes írásbeli kötelezettség-vállalás alapján. Amennyiben a megrendelés értéke a nettó 400 ezer forintot eléri, az Intézményműködtetési Osztály három árajánlatos beszerzés lefolytatását kezdeményezi a jogásznál. A beszerzési eljárás lebonyolításához írásban biztosítja a jogász részére az eljárás lefolytatásához szükséges információkat, adatokat. Szerződés alapján történő anyag- és eszközbeszerzések Tárgyévet megelőző év adatai alapján meghatározásra kerül az a termékkör, melyet szerződés alapján szükséges beszerezni. - folyamatos beszerzés az anyag- és eszközbeszerzés a folyamatos felhasználás miatt szakaszosan kerül beszerzésre. Az ajánlatkérési eljárásban lehetőség szerint az összes, vagy ha erre nincs mód, a legjellemzőbb termékekre kell árajánlatot kérni. Az adott termékkörre keretszerződést kell kötni. A partnerrel való egyeztetés alapján az adott körbe tartozó termékek listáját meg kell határozni, oly módon, hogy abból a termék paraméterei (típusa, mérete, kiszerelése stb) alapján egyértelműen meghatározható, beárazható legyen. Az 1. számú melléklet tartalmazza a beszerzésekhez alkalmazandó táblát. Folyamatos beszerzés körébe tartozik többek között: - irodaszer (negyedévente kerül beszerzésre az igények felülvizsgálata a kincstárnok és az Intézményműködtetési Osztályvezető feladata) - vegyi áru és papíráru beszerzés (havonta kerül beszerzésre az igények felülvizsgálata a kincstárnok feladata) - nyomtatási segédanyag (toner) (havonta kerül beszerzésre) - villamossági anyagok (folyamatosan kerül beszerzésre) - vízszerelvények (folyamatosan kerül beszerzésre) - egyéb barkácsáru és építőanyag (folyamatosan kerül beszerzésre) - feladatellátáshoz kapcsolódó helyi bérletek, menetjegyek (havonta kerül beszerzésre) - védőruha (jogszabálynak megfelelően kerül beszerzésre) 5
3. Beszerzés, megrendelés A költségvetési előirányzatok rendelkezésre állásáról a megrendelés előtt az Intézményműködtetési osztály koordinátora köteles az aláírt, elfogadott finanszírozási tábla alapulvételével meggyőződni. A finanszírozási táblától eltérni kizárólag jogszabályban előírt kötelezettség teljesítése esetén lehet. A telephelyek kincstárnokai által beküldött beszerzési igényeket melyeket a beküldést megelőzően a partnerrel egyeztetett - az Intézményműködtetési Osztály koordinátora ellenőrzi és összesíti. (ellenőrzés kiterjed az igény valódiságának, valamint ésszerűségének vizsgálatára). Az összesített igények alapján, az Intézményműködtetési Osztály koordinátora elkészítik a megrendelő(ke)t A koordinátor az elkészített megrendelőt köteles az Intézményműködtetési Osztály vezetőjével jóváhagyatni - aki aláírással és dátummal nyugtázza azt. A jóváhagyott megrendelőt a Pénzügyi Osztály vezetőjének kell továbbítani a pénzügyi ellenjegyzés céljából. A megrendelés a pénzügyi ellenjegyző és kötelezettségvállaló aláírás után érkezik vissza az Intézményműködtetési Osztályra, ahol a kötelezettségvállalás nyilvántartási-számot rá kell vezetni a megrendelésre. A megrendelő Elszámolóház Igazgatója vagy helyettese aláírása után válik érvényessé, majd faxon vagy e-mail-en kell továbbítani a koordinátornak a beszállító partner felé. - A megrendelő eredeti példányát a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály számára kell átadni, ahol a kötelezettségvállalással együtt őrzik meg. - A megrendelés másolatát az Intézményműködtetési Osztályon kell lefűzni és tárolni. Az Intézményműködtetési Osztály által megrendelt anyagok és eszközök beszerzése egyedi azonosítóval ellátott megrendelőn történik. Az egyedi azonosítók nyilvántartását az Intézményműködtetési Osztály koordinátora vezeti, melyben fel kell tüntetni: - a megrendelés egyedi azonosítóját (év/u/sorszám utalással történő fizetésnél, év/kp/sorszám készpénzes kifizetéseknél) - a rögzítés dátumát - partner nevét - igénylő intézmény nevét, címet, telephelyének elszámolási egységét - beszerzés tárgyát, mennyiségét - megrendelés összegét - megrendelés státuszát. A nyilvántartást folyamatosan, naprakészen kell vezetni (2. sz. melléklet) A megrendelések fajtái: a. a szerződés alapján történő megrendelés: Az éves szerződéses összeg kötelezettségvállalással kerül rögzítésre. Az igényeket az Intézményműködési Osztály koordinátora gyűjti össze (havi, 3 6
havi vagy egyedileg meghatározott időközönként). (Részletesen a 2. c pontban kerül felsorolásra) A telephelyek kincstárnokai által beküldött beszerzési igényeket melyeket a beküldést megelőzően a partnerrel egyeztetett - az Intézményműködtetési Osztály koordinátora ellenőrzi és összesíti. (ellenőrzés kiterjed az igény valódiságának, valamint ésszerűségének vizsgálatára).az összesített igények alapján, az Intézményműködtetési Osztály koordinátora elkészítik a megrendelő(ke)t. A megrendelést a koordinátor köteles az Intézményműködtetési Osztály vezetőjével jóváhagyatni - aki aláírással nyugtázza azt. A jóváhagyott megrendelőt a Pénzügyi Osztály vezetőjének kell továbbítani a pénzügyi ellenjegyzés céljából. A megrendelés a pénzügyi ellenjegyző és kötelezettségvállaló aláírás után érkezik vissza az Intézményműködtetési Osztályra, ahol a kötelezettségvállalás nyilvántartási-számot rá kell vezetni a megrendelésre. A megrendelő Elszámolóház Igazgatója vagy helyettese aláírása után válik érvényessé, majd faxon vagy e-mail-en kell továbbítani a beszállító partner felé. A partner által a szerződés teljesítése. A telephelyen történő áruátvétel esetén szállítólevél kerül kiállításra, melyen a kincstárnok vagy az általa megbízott személy igazolja a termék átvételét és szakmai felhasználásra történő átadását. A leigazolt szállítólevelet 3 munkanapon belül meg kell küldeni az Intézményműködtetési Osztály koordinátora részére, aki a szállítóleveleket partnerenként, sorba rendezve fűzi le. A számlát, a számlához a szállító által csatolt szállítólevelet vagy átvételi elismervényt és a megrendelőt az Intézményműködtetési Osztály koordinátora veti össze, kirívó ár vagy mennyiségi különbség esetén feljegyzést készít, majd a feljegyzéssel a hibás számlát továbbítja a Pénzügyi Osztály részére. A Pénzügyi Osztály szükség esetén kéri a számla módosítását a szállítótól. A szakmai teljesítésigazolást követően a helyes számlát az Intézményműködtetési Osztály átadja a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály könyvelőjének. Helyes számla esetén az Intézményműködtetési Osztály koordinátora telephelyenként COFOG bontás táblát készít a könyveléshez, majd átadja a könyvelőnek. Az utalványrendeletet a felülvizsgált számla alapján, könyvelés után a könyvelő állítja ki. Az összes szükséges melléklettel rendelkező, teljes körűen kitöltött utalványrendelet továbbításra kerül a Számvitel, Költségvetési és Kontrolling Osztály kontroller munkatársa részére. b. eseti megrendelések i. Az 100 ezer forintot meghaladó megrendeléshez írásbeli kötelezettségvállalás szükséges. A telephelyek kincstárnokai által beküldött beszerzési igényeket melyeket a beküldést megelőzően a partnerrel egyeztetett - az 7
Intézményműködtetési Osztály koordinátora ellenőrzi és összesíti. (ellenőrzés kiterjed az igény valódiságának, valamint ésszerűségének vizsgálatára). Az összesített igények alapján, az Intézményműködtetési Osztály koordinátora elkészítik a megrendelő(ke)t. A megrendelést a koordinátor köteles az Intézményműködtetési Osztály vezetőjével jóváhagyatni - aki aláírással és dátummal nyugtázza azt. A jóváhagyott megrendelőt a Pénzügyi Osztály vezetőjének kell továbbítani a pénzügyi ellenjegyzés céljából. A megrendelés a pénzügyi ellenjegyző és kötelezettségvállaló aláírás után érkezik vissza az Intézményműködtetési Osztályra, ahol a kötelezettségvállalás nyilvántartási-számot rá kell vezetni a megrendelésre. A megrendelő Elszámolóház Igazgatója vagy helyettese aláírása után válik érvényessé, majd faxon vagy e-mail-en kell továbbítani a beszállító partner felé. A partner által a megrendelés teljesítése. A telephelyen történő áruátvétel esetén szállítólevél és számla kerül kiállításra, melyen a kincstárnok vagy az általa megbízott személy igazolja a termék átvételét és szakmai felhasználásra történő átadását. A leigazolt szállítólevelet 3 munkanapon belül meg kell küldeni az Intézményműködtetési Osztály koordinátora részére, aki a szállítóleveleket partnerenként, sorba rendezve fűzi le. A számlát, a számlához a szállító által csatolt szállítólevelet vagy átvételi elismervényt és a megrendelőt az Intézményműködtetési Osztály koordinátora veti össze, kirívó ár vagy mennyiségi különbségesetén feljegyzést készít, majd a feljegyzéssel a hibás számlát továbbítja a Pénzügyi Osztály részére. A Pénzügyi Osztály szükség esetén kéri a számla módosítását a szállítótól. A szakmai teljesítésigazolást követően a helyes számlát az Intézményműködtetési Osztály átadja a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály könyvelőjének. Helyes számla esetén az Intézményműködtetési Osztály koordinátora telephelyenként COFOG bontás táblát készit a könyveléshez, majd átadja a könyvelőnek. Az utalványrendeletet a felülvizsgált számla alapján, könyvelés után a könyvelő állítja ki. Az összes szükséges melléklettel rendelkező, teljes körűen kitöltött utalványrendelet továbbításra kerül a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály kontroller munkatársa részére. ii. Az 100 ezer forintot meg nem haladó megrendelések (utalás fizetési mód esetén) A telephelyek kincstárnokai által beküldött beszerzési igényeket melyeket a beküldést megelőzően a partnerrel egyeztetett - az Intézményműködtetési Osztály koordinátora ellenőrzi és összesíti. (ellenőrzés kiterjed az igény valódiságának, valamint ésszerűségének vizsgálatára). Az összesített igények alapján, az Intézményműködtetési Osztály koordinátora elkészítik a megrendelő(ke)t. 8
. A megrendelést a koordinátor köteles az Intézményműködtetési Osztály vezetőjével jóváhagyatni - aki aláírással és dátummal nyugtázza azt. A jóváhagyott megrendelőt a Pénzügyi Osztály vezetőjének kell továbbítani a pénzügyi ellenjegyzés céljából. A megrendelés a pénzügyi ellenjegyző és kötelezettségvállaló aláírás után érkezik vissza az Intézményműködtetési Osztályra, ahol a kötelezettségvállalás nyilvántartási-számot rá kell vezetni a megrendelésre. A megrendelő Elszámolóház Igazgatója vagy helyettese aláírása után válik érvényessé, majd faxon vagy e-mail-en kell továbbítani a beszállító partner felé. A partner által a megrendelés teljesítése. A telephelyen történő áruátvétel esetén szállítólevél és számla kerül kiállításra, melyen a kincstárnok vagy az általa megbízott személy igazolja a termék átvételét és szakmai felhasználásra történő átadását. A leigazolt szállítólevelet 3 munkanapon belül meg kell küldeni az Intézményműködtetési Osztály koordinátora részére, aki a szállítóleveleket partnerenként, sorba rendezve fűzi le. A számlát, a számlához a szállító által csatolt szállítólevelet vagy átvételi elismervényt és a megrendelőt az Intézményműködtetési Osztály koordinátora veti össze, kirívó ár vagy mennyiségi különbségesetén feljegyzést készít, majd a feljegyzéssel a hibás számlát továbbítja a Pénzügyi Osztály részére. A Pénzügyi Osztály szükség esetén kéri a számla módosítását a szállítótól. A szakmai teljesítésigazolást követően a helyes számlát az Intézményműködtetési Osztály átadja a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály könyvelőjének. Helyes számla esetén az Intézményműködtetési Osztály koordinátora telephelyenként COFOG bontás táblát készit a könyveléshez, majd átadja a könyvelőnek. Az utalványrendeletet a felülvizsgált számla alapján, könyvelés után a könyvelő állítja ki. Az összes szükséges melléklettel rendelkező, teljes körűen kitöltött utalványrendelet továbbításra kerül a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály kontroller munkatársa részére. iii. Az 100 ezer forintot meg nem haladó megrendelések (készpénzes fizetési mód esetén) A készpénzes kifizetések elszámolásának alapja a finanszírozási tábla és a számla, előzetes írásbeli megrendelőt nem kell készíteni. Az előzetes írásbeli kötelezettségvállalást a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztályon nyilvántartásba kell venni. A kontroller vizsgálja a rendelkezésre álló fedezetet, amit jelez a Pénzügyi Osztály részére, majd a pénzügyi ellenjegyzőnek aláírásával igazolnia kell a rendelkezésre álló költségvetési előirányzatot. A megrendelésekről, illetve a szállítási szerződésekről a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály munkatársa nyilvántartást vezet a kötelezettségvállalás nyilvántartása 9
keretében a Kötelezettségvállalás folyamatának szabályzata szerint. Ebben a nyilvántartásban kell naprakészen vezetni az Intézményműködtetési Osztály koordinátor munkatársának az aznap elfogadásra és megrendelésre került beszerzési igényeket. A partnerenkénti összesített megrendeléseket az Intézményműködtetési osztály ezzel a feladattal megbízott koordinátora havonta átemeli az EH szerződéses teljesítések fül megrendelések rovatába,minden tárgyhót követő 3. munkanapjáig. A szerződés/megrendelés szerinti teljesítést (mennyiség, minőség, ár) a kincstárnok vagy az általa megbízott személy köteles ellenőrizni, a teljesítést aláírásával igazolni. 4. Felhasználás és nyilvántartás Az anyagi eszközök beszerzését kiadásként kell elszámolni. Az azonnali felhasználásra beszerzett eszközök felhasználásának igazolása a számlán történik. A felhasználásról e pontban rögzített nyilvántartást kell vezetni. A telephelyekre beérkezett anyagok és eszközök szétosztása, a leadott igények alapján a kincstárnokok, illetve osztályvezetők feladata. Az osztályvezetők felelősek saját osztályukon, illetve a kincstárnokok a telephelyeken, az átvett anyagok, eszközök hatékony, takarékos felhasználásról gondoskodni, illetőleg azt ellenőrizni. Amennyiben kis értékű tárgyi eszközök kerülnek beszerzésre (pl.: számológép, szerszám), nyilvántartásba kell venni. Ha az eszköz áfa nélküli értéke 10.000 forint alatt van: - ezt a kincstárnok valamint az Elszámolóház Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály tárgyi eszköz nyilvántartását ellátó munkatársa tartja nyílván a szabályzat. sz. mellékletében. Ha az eszköz áfa nélküli értéke 10.000 forint felett van: - az Intézményműködtetési Osztály koordinátora köteles írásban jelezni a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály tárgyi eszköz nyilvántartását ellátó munkatársa részére hogy mely munkatárs részére kerültek ezen eszközök átadásra, illetve ha nem személyhez kötött, akkor mely osztályra kerültek átadásra. Azokat az anyagoknak és eszközöknek a folyamatos felhasználását, amelyek nem kerülnek azonnali kiadásra, a Készletfelhasználás nyilvántartása adatlapon (3. sz. melléklet) kell feltüntetni. Nyilvántartás vezetéséért felelős: kincstárnok vagy az általa kijelölt személy. Az adatlapon fel kell tüntetni a termékek listáját, az aktuális készletet (dátummal), és a felhasználási adatokat. Minden alkalommal, amikor a jogosult személy felhasználásra kivesz egy terméket a készletből, az alábbiakat kell rögzítenie: - felhasznált mennyiség - felhasználás célja - felhasználás dátuma - felhasználó aláírása 10
A Melléklet vezetése papíron történik, a készletek tárolására szolgált helyiségben kell kifüggeszteni. A következő havi megrendelés előkészítésénél a felhasználó munkatárs az igények leadásánál a Készletfelhasználás nyilvántartása adatlapot is átadja a kincstárnoknak, aki meggyőződik a takarékos felhasználásról, és az igényelt mennyiségek jogosságáról. A készletfelhasználási adatlapon az alábbi termékeket kell vezetni: Higiéniai vegyi és papíráru áru - A vegyi áru hatékony, takarékos felhasználásáért a felhasználó személy (takarító) felel, melyet a kincstárnok köteles ellenőrizni. A tisztítószereket zárható helyiségben kell tárolni, a helyiséghez kizárólag a takarító munkatárs és a kincstárnok által meghatározott személy rendelkezhet kulccsal. Nyomtatási segédanyagok a felhasználásért a kincstárnok, vagy az általa megbízott személy felel. Nyilvántartás vezetéséért a kincstárnok vagy az által megbízott személy felel. A tonereket elkülönített helyen kell tárolni, hozzáféréssel a kincstárnok, vagy az általa megbízott személy rendelkezhet. Karbantartási és építési anyagok ide tartozik az egyéb barkácsáru, vízszerelési és villamossági anyagok, amelyek nem kerülnek azonnali felhasználásra. A felhasználásért és a nyilvántartás vezetéséért a kincstárnok által megbízott személy (karbantartó, műszaki dolgozó) felel. Irodaszerek az irodaszerek azonnali felhasználásra kiadásra kerülnek a dolgozók számára, így ezeket a fénymásoló papír kivételével kimutatni nem szükséges. Védőruha beszerzése a Munkavédelmi szabályzatban foglaltak alapján történi, új munkavállaló belépése esetén. Egyedi dokumentálást igényel (7. sz. melléklet). Mivel a védőruházatnak kihordási ideje nincs, ezért az adott munkavállaló a felelős védőeszköz állagának megóvásáért. Kilépő munkavállaló esetén a védőeszköz(ök) visszavételezésre, a bakancsok illetve védőcipők higiéniás okokból azonnali selejtezésre kerülnek. Amennyiben a védőeszköz már nem látja el védelmi funkcióját, szintén selejtezendő. 5. A Klebelsberg Intézményfenntartó Központ Pécsi Tankerülete számára történő beszerzésekről A KLIK és az Elszámolóház között kötendő megállapodás alapján az Elszámolóház a KLIK számára is végez beszerzést: Ez kizárólag az Elszámolóház saját tulajdonában és a KLIKkel közös használatban lévő nyomtatók festék illetve toner beszerzését jelenti. A felmerült igényeket a kincstárnok küldi be az Intézményműködtetési Osztály számára, ahol az összesítésre kerül. Minden megrendelés előtt az Intézményműködtetési Osztály vezetője által a megrendeléstervezet átküldésre kerül a KLIK-hez szakmai jóváhagyásra. Szakmai jóváhagyás nélkül a beszerzés nem valósulhat meg. A beszerzési folyamatok ezután megegyeznek a 2-3. pontbank leírtakkal. A KLIK számára beszerzendő anyagok 2014-KIK ügyletkóddal kerülnek elkülönítésre, melyet a megrendelésen, kötelezettségvállaláson, utalványrendeleten és a FORRÁS SQL programban is fel kell tüntetni. 11
A számla mellékletét képezi a teljesítés igazolása és az átvételét igazoló melléklet (4. sz. melléklet), melyet KLIK alkalmazottnak kell aláírnia. III. Kis és nagy értékű eszközök nyilvántartása és bizonylatolása 1. Befektetett eszközök állományba vétele és nyilvántartása Befektetett eszköznek kell tekinteni azt az eszközt, amely tartósan, de legalább egy éven túl szolgálja a költségvetési szerv tevékenységét. A besorolást nem befolyásolja, hogy az eszköz tárgyiasult, vagy sem. Befektetett eszközként tartjuk nyilván: az immateriális javakat, a tárgyi eszközöket, a befektetett pénzügyi eszközöket az üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba, vagyonkezelésbe adott, illetve vagyonkezelésbe vett eszközöket. Az Elszámolóház immateriális javakkal és tárgyi eszközökkel rendelkezik. A befektetett eszközök állományba vétele a következő fejezetben meghatározott Állományba vételi bizonylatokkal történik. Az állományba vételi bizonylatokat szigorú számadásúként kell kezelni, a szigorú számadású bizonylatok nyilvántartását a tárgyi eszköz nyilvántartó(k) kötelesek vezetni, melyet a gazdasági vezető köteles legalább negyedévente ellenőrizni. Az Állományba vételi bizonylatot (6. sz. melléklet) 4 példányban kell kiállítani: első példánya a tárgyi eszköz nyilvántartó(k)nál marad, a második példány a könyvelőé, kettő példány a tömbben marad. A bizonylatot folyamatos sorszámozással kell kitölteni és kezelni. Az állományba vételi bizonylat alapján kell az analitikus nyilvántartásban a nettó (bekerülési) értéket szerepeltetni. Az állományba vételi bizonylat kiállításáért a telephelyeken a kincstárnok az Elszámolóházban a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztályvezető vagy az általa kijelölt gazdasági (fő)előadó a felelős. Az állományba vételi bizonylatot az üzembe helyezéskor, a rendeltetésszerű használatba vételkor kell kiállítani. Az állományba vételi bizonylat alapján a beszerzést a nyilvántartásban az állományba vétel napjára szükséges rögzíteni az állományba vételi bizonylat kézhezvételét követő 2 munkanapon belül, melyért a tárgyi eszköz nyilántartó(k) a felelős. A befektetett eszközökről a főkönyvi számlákkal értékben megegyező analitikus nyilvántartást kell vezetni. Az analitikus nyilvántartásnak biztosítani kell, hogy a befektetett eszközök állománya (értéke, összetétele), bármely időpontban ellenőrizhető legyen és a bekövetkezett változások adatai a számlaosztály számláinál előírt részletezésben rendelkezésre álljanak. Az analitikát a főkönyvi könyveléssel minden tárgyhónapot követő hónap 15-ig a tárgyi eszköz nyilvántartó(k)nak dokumentáltan egyeztetni kell. Az egyeztetés tényét aláírásával köteles igazolni. Az éves elemi költségvetési beszámolóhoz a 38-as űrlapot (a befektetett eszközök állományának alakulásáról) a FORRÁS SQL program segítségével a főkönyvi modul/k11 menüpont alatt kell kinyomtatni, mely elvégzéséért a tárgyi eszköznyilvántartó(k) 12
a felelős. Az egyedi nyilvántartást év végével le kell zárni, melyért a tárgyi eszköz nyilvántartó(k) felel. Lekérdezés a FORRÁS SQL program segítségével az eszköz modul, lekérdezési menüpontban történik a.1. Immateriális javak Az immateriális javakról értékben egyedi analitikus nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartásba vételt az Állományba vételi bizonylat alapján kell elvégezni, melynek melléklete a számla, adásvételi szerződés, illetve egyéb okmány. A nyilvántartásnak legalább tartalmaznia kell a következő adatokat: - telephely megnevezése, - munkahely megnevezése, - immateriális javak megnevezése, - leltári szám, - főkönyvi számla száma, - állományba vétel, illetve egyéb állományváltozás kelte, - készítő, szállító megnevezése, - a bevételezés alapjául szolgáló bizonylat, okmány száma, - a leírás módja, a leírási kulcs %-a, - a könyvelés kelte, - a bizonylat száma, - az állományváltozás megnevezése (növekedés jogcíme), - bruttó érték Ft-ban: növekedés, egyenleg. A bruttó érték egyenlő a számlán szereplő nettó értékkel. - értékcsökkenés Ft-ban: növekedés,, egyenleg, - nettó érték, - naplóhivatkozás. Az immateriális javak analitikus nyilvántartását FORRÁS SQL program Eszközök Modulban kell végrehajtani. Az eszközállományban bekövetkezett változásokat a főkönyv felé negyedévente fel kell adni. A változások ellenőrzése havonta történik. a.2. Tárgyi eszközök A nyilvántartásba vételt a B. 11-46/V.r.sz. Állományba vételi bizonylat alapján kell elvégezni, melynek melléklete a számla, adásvételi szerződés illetve egyéb okmány. Analitikus nyilvántartást kell vezetni a következő tárgyi eszközökről: - Ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok, - Gépek, berendezések és felszerelések és járművek, - Beruházások és felújítások A tárgyi eszközök állományának értékére, összetételére vonatkozó, bármely időpontban történő ellenőrzését, az analitikus nyilvántartás naprakész vezetésével kell biztosítani. 13
A tárgyi eszköz-állományt, valamint az állományban bekövetkezett változásokat az analitikus nyilvántartásban a főkönyvi könyvelés tagolása szerint kell kimutatni. A nyilvántartásnak legalább tartalmaznia kell a következő adatokat. - telephely megnevezése, - munkahely megnevezése, - tárgyi eszközök megnevezése, - leltári szám, - főkönyvi számla száma, - állományba vétel, illetve egyéb állományváltozás kelte, - készítő, szállító megnevezése, - a bevételezés alapjául szolgáló bizonylat, okmány száma, - a leírás módja, a leírási kulcs %-a, - a könyvelés kelte, - a bizonylat száma, - az állományváltozás megnevezése (növekedés jogcíme), - bruttó érték Ft-ban: növekedés, egyenleg. A bruttó érték egyenlő a számlán szereplő nettó értékkel. - értékcsökkenés Ft-ban: növekedés,, egyenleg, - nettó érték, - naplóhivatkozás. a.2.1. Ingatlanok és a kapcsolódó vagyon értékű jogok A nyilvántartásba vételt az épületekről és egyéb építmények, illetve földterület esetében a B.Sz.ny. 11-45./V.r.sz. Állományba vételi bizonylat alapján kell elvégezni, melyek melléklete a számla, adásvételi szerződés, illetve egyéb okmány. Az ingatlanok egyedi nyilvántartásának a következő adatokat kell tartalmaznia: - telephely megnevezése, - ingatlan megnevezése (címe), - ingatlan nyilvántartási száma, - az ingatlan műszaki jellemzői, - főkönyvi számla száma, - értékcsökkenési leírás módja, a leírás %-a, - üzembe helyezés időpontja, az erről szóló jegyzőkönyv (üzembe helyezési okmány) száma, - állományba vételi bizonylat száma, kelte, - könyvelés kelte, bizonylat száma, - bruttó érték növekedése, egyenlege, - értékcsökkenés növekedése, egyenlege, - nettó érték, Amennyiben az épület használatba vételére üzembe helyezési eljárás keretében kerül sor, akkor először el kell készíteni az Üzembe helyezési okmányt, majd ennek alapján kell kiállítani az állományba vételi bizonylatot. Abban az esetben, ha üzembe helyezési eljárás nélkül kerül nyilvántartásba az épület, vagy építmény, úgy az egyedi nyilvántartó lapot az Állományba vételi bizonylat alapján kell kitölteni. 14