CalcSystem Számlarendszer Felhasználói útmutató (Adott programverzióhoz érvényes) M City Kft. Miskolc Tel/fax: 46/ 560-268 Mobil: 30/9458-718
Felhasználói útmutató Menürendszer A mellékelt főmenü szerkezete szemlélteti a rendszer által nyújtott szolgáltatásokat, valamint az elérési útvonal tükrözi a munkafolyamatok menetét: Főmenük: 1. Számlázás KIMENŐ 1.1. Rögzít 1.1.1. Belföldi számla 1.1.2. Számla sztornó/jóváíró 1.1.3. Belföldi számla másolat nyomtatása 1.1.4. Számla archívum 1.2. Listák 1.2.1. Belföldi számlák cikkenként 1.2.2. Belföldi számlák partnerenként 2. Szállítólevelek KIMENŐ 2.1. Rögzít 2.1.1. Szállítólevél (belföldi/export) 2.1.2. Szállítólevél sztornó 2.1.3. Szállítólevél másolat nyomtatása 2.1.4. Szállítólevél számlázása 2.1.5. Szállítólevél archívum 2.2. Listák. 2.2.1. Belföldi szállítólevél cikkenként 2.2.2. Belföldi szállítólevél partnerenként 3. Törzskarbantartás 3.1. Rögzít (adatok) 3.1.1. Partnerek 3.1.2. Áru/szolgáltatás 3.1.3. Technikai beállítások 3.2. Rögzít (segéd törzs) 3.2.1. Fizetési határidők 3.2.2. Fizetési módok 3.2.3. ÁFA kulcsok 3.2.4. Devizanemek 3.2.5. Szállítólevél típusok 3.3. Rögzít (saját cég adatok) 3.3.1. Cégadatok 3.3.2. Saját bankszámlák 3.3.3. Aláírók 3.4. Listák (törzsadatok) 3.4.1. Áru/szolgáltatás 3.4.2. Partnerek, belföldi 3.4.3. Belföldi kiszállítás összesítő 3.4.4.Belföldi értékesítés összesítő 2. oldal, összesen: 17 oldal
1. Számlázás KIMENŐ 1.1. Rögzít 1.1.1. Belföldi számla - Partner kiválasztása a lenyíló menüből. - Fizetés módja kiválasztás - Teljesítés kiválasztás a lenyíló naptárból - Számla kelte automatikusan kiíródik - Fizetési nap feljön, amit a partnernél rögzítettünk, módosítható - A fizetési határidőt a gép számolja - Megrendelés száma - Saját bankszámla számunk megadása - Kísérő szállítólevél kockába teszünk egy pipát, akkor a számla nyomtatása után kinyomtatja a szállítólevelet annyi példányba amennyibe kérjük. - Megjegyzés A számla tételeinek feltöltése: F3 billentyűvel, vagy a Tétel felvitele feliratú gomb megnyomásával. Az alábbiak szerint: - Cikkszám kiválasztása menüből - ÁFA kulcs kiválasztás menüből - Mennyiség megadása - Egységár beírás - Poz.szám beírása - Fuvarlevélszám - Rendszám - Pótkocsi rendszám beírása - Tétel megjegyzés rákerül a számlára - F2 ment - F3 új tétel rögzítése 3. oldal, összesen: 17 oldal
Kísérő szállítólevél pipa Kinyílik a szállítólevélre vonatkozó adatok: Abban az esetben, ha az árucím megegyezik a partner adataival, akkor a Partner adatok másolása ikonra kattintva kitöltődnek az adatok. A szállítólevélen cikkenként kerülnek kirészletezésre az adatok. Számla tétel törlése: - kiválasztjuk azt a cikket amit kiszeretnénk törölni, kijelöljük az egérrel, sötétkék sáv és rákattintunk a Kijelölt tétel törlése gombra, vagy az F9 billentyűvel. Nyomtatási kép: Egy oldalra 6 tételt lehet rögzíteni. 4. oldal, összesen: 17 oldal
1.1.3. Számla sztornó/jóváíró - A lenyíló menüből beállítjuk, hogy stornó, vagy jóváírás történik. - A számla jellegének kiválasztása. - Beírjuk a stornózni/jóváírni kívánt számla sorszámát. - Mutat gomb megnyomásával megjelennek a számla adatai. - F2 vagy a nyomtatás gombbal elvégeztetjük a stornózást/jóváírást. 1.1.4. Belföldi számla másolat nyomtatása - Beírjuk a számlaszámát - A mutat gomb megnyomásával megjelennek a számla adatai - F2, vagy a nyomtatás gombbal elvégeztetjük a számla másolat nyomtatását. 1.1.5. Számla archívum Az archívumba kerülnek a lementett, elkészített számlák, és a proforma számlák. A számlaszámot kiválasztva megjelennek a számla adatai: partner, számla kelte, teljesítés dátuma, és a számla végösszege. F2 billentyűvel, vagy a kiválasztott számla behívása gombbal új ablakba megjelenik a számla, ez alapja lehet a következő kiállítandó számlánknak. 5. oldal, összesen: 17 oldal
A vevő neve módosítható. Számla kelte automatikusan az aktuális napra változik. A tételek megegyeznek az archívumban lévő számla tételeivel, módosíthatóak, bővíthetőek. F2, mentés után kinyomtatja az új számlát, a soron következő sorszámmal. 1.2. Listák 1.2.1. Belföldi számlák cikkenként A listát kérhetjük a cikkszám és megnevezés szerint növekvő, vagy csökkenő sorrendbe. Szűkíthetjük a listát, ha dátum intervallumot adunk neki. Nyomtatása az ikonra való kattintással. Kilépés a lista jobb alsó sarkában lévő lista bezárás ikonnal. 6. oldal, összesen: 17 oldal
1.2.2. Belföldi számlák partnerenként A listát kérhetjük a partner kód és a partner név szerint növekvő, vagy csökkenő sorrendbe. Szűkíthetjük a listát, ha dátum intervallumot adunk neki. Nyomtatása az ikonra való kattintással. Kilépés a lista jobb alsó sarkában lévő lista bezárás ikonnal. 2. Szállítólevelek KIMENŐ 2.1. Rögzít 2.1.1. Szállítólevél (belföldi/export) A szállítólevél kitöltése megegyezik a számla feltöltésével. Külön sorszám alatt menthető el. 7. oldal, összesen: 17 oldal
2.1.2. Szállítólevél sztornó Csak olyan szállítólevelet rudunk megsztornózni, ami F2-vel mentve lett és ki lett nyomtatva. Beírjuk a szállítólevél számát, megmutatja a szállítólevél adatait ás F2-vel vagy a gomb segítségével stornózunk és nyomtatunk is egyben. 2.1.3. Szállítólevél másolat nyomtatása A szállítólevél újranyomtatása is teljesen hasonló módon készül mint a számla újranyomtatása. F2-vel ment és nyomtatja a szállítólevelet. 2.1.4. Szállítólevél számlázása Kiválasztjuk a lenyíló listából a partnert. Kipipáljuk azt a szállítólevelet, amit ki szeretnént számlázni. F2-vel egy új ablakban megjelenik a számla. 8. oldal, összesen: 17 oldal
A fizetési mód, fizetési határidő és a bankszámlaszámunk beállítása után F2-vel vagy a Nyomtatás gombbal mentjük és nyomtatjuk a számlát. 2.1.5. Szállítólevél archívum A szállítólevél archívumban raktározódnak külön a nyitott és a lezárt szállítólevelek. Ha kiválasztunk egy szállítólevelet, és F2-t vagy a kiválasztó gombot megnyomjuk, akkor feljön egy új ablakba a szállítólevél, mely alapja lehet a következő szállítólevelünk készítésének. 9. oldal, összesen: 17 oldal
Minden tételét módosíthatjuk, bővíthetjük. 2.2. Listák. 2.2.1. Belföldi szállítólevél cikkenként A listát kérhetjük a cikkszám és megnevezés szerint növekvő, vagy csökkenő sorrendbe. Szűkíthetjük a listát, ha dátum intervallumot adunk neki. Nyomtatása az ikonra való kattintással. Kilépés a lista jobb alsó sarkában lévő lista bezárás ikonnal. 2.2.2. Belföldi szállítólevél partnerenként 10. oldal, összesen: 17 oldal
A listát kérhetjük a partner kód és a partner név szerint növekvő, vagy csökkenő sorrendbe. Szűkíthetjük a listát, ha dátum intervallumot adunk neki. Nyomtatása az ikonra való kattintással. Kilépés a lista jobb alsó sarkában lévő lista bezárás ikonnal. 3. Törzskarbantartás 3.1. Rögzít (adatok) 3.1.1. Partnerek Kötelező: (A világossárga alapú mezők kitöltése kötelező) Partner kód megadása, amennyiben nem írunk számot, akkor a program automatikusan kitölti Típus megadása a lenyíló menüből Név Irányítószám Város Cím Ország Nem kötelező megadni: Telefonszám Fax Kapcsolattartó Mobilszám E-mail Partner adószám Tax No. Ügyfél bankszámlaszáma A partnerhez felvihetünk árucímeket, melyet az árucím gomb megnyomásával érünk el. Kötelező: Cégünk bankszámlaszáma ügyfélnél: lenyíló menüből Devizanem: lenyíló menüből Partner fizetési módja: lenyíló menüből Fizetési határidő magyarul: lenyíló menüből Fizetési határidő idegen nyelven: lenyíló menüből Nem kötelező Paritás megadása: lenyíló menüből Tétel rögzítés: F2, vagy a rögzít gomb megnyomásával. A rögzített tétel megjelenik a fenti partner listában. Új tétel megadása: F3, vagy a Új feliratú gomb megnyomása. Módosítás: A felső részen látható listán ráklikkelünk a módosítandó partnerre, az adatok megjelennek a feltöltő részben, átírjuk a módosítani kívánt adatokat és F8 billentyűvel, vagy a Módosít feliratú gombban módosítjuk és mentjük az adatokat. Törlés: ráállunk arra a tételre amit törölni szeretnénk és F5 billentyűvel, vagy a törlés gombban végezzük el a műveletet. A rögzítésből az ESC, vagy a kilépés gomb megnyomásával lehet. 11. oldal, összesen: 17 oldal
3.1.2. Áru/szolgáltatás - cikkszám megadása, amennyiben nem írunk számot, akkor a program automatikusan kitölti - ÁFA kulcs kiválasztása a lenyíló menüből - Cikknév megadása - Idegen nyelv kiválasztása - Cikknév idegen nyelven - cikk jellege: kiválasztás a lenyíló menüből - SzJ/VTSZ szám - BTO - Mennyiségi egység megadása - Egység ár A világossárga alapú mezők kitöltése kötelező, a fehér alapú mezők kitöltése nem kötelező. Tétel rögzítés: F2, vagy a rögzít gomb megnyomásával. A rögzített tétel megjelenik a fenti partner listában. Új tétel megadása: F3, vagy a Új feliratú gomb megnyomása. Módosítás: A felső részen látható listán ráklikkelünk a módosítandó partnerre, az adatok megjelennek a feltöltő részben, átírjuk a módosítani kívánt adatokat és F8 billentyűvel, vagy a Módosít feliratú gombban módosítjuk és mentjük az adatokat. Törlés: ráállunk arra a tételre amit törölni szeretnénk és F5 billentyűvel, vagy a törlés gombban végezzük el a műveletet. A rögzítésből az ESC, vagy a kilépés gomb megnyomásával lehet. 3.1.3. Technikai beállítások Csak az Adminisztrátor módosíthatja a menüpontban lévő adatokat. A számla, illetve szállítólevél nyomtatási példányaira vonatkozó utasítások. 12. oldal, összesen: 17 oldal
3.2. Rögzít (segéd törzs) 3.2.1. Fizetési határidők - napok száma, számmal - napok száma szöveg - számla nyelve: kiválasztás a lenyíló menüből. Tétel rögzítés: F2, vagy a rögzít gomb megnyomásával. A rögzített tétel megjelenik a fenti partner listában. Új tétel megadása: F3, vagy a Új feliratú gomb megnyomása. Módosítás: A felső részen látható listán ráklikkelünk a módosítandó partnerre, az adatok megjelennek a feltöltő részben, átírjuk a módosítani kívánt adatokat és F8 billentyűvel, vagy a Módosít feliratú gombban módosítjuk és mentjük az adatokat. Törlés: ráállunk arra a tételre amit törölni szeretnénk és F5 billentyűvel, vagy a törlés gombban végezzük el a műveletet. A rögzítésből az ESC, vagy a kilépés gomb megnyomásával lehet. 3.2.2. Fizetési módok - fizetési mód megnevezése - könyvelési jel megadása nem kötelező 13. oldal, összesen: 17 oldal
3.2.3. ÁFA kulcsok - ÁFA kulcs neve - ÁFA kulcs jele a számlán - ÁFA kulcs számértéke 3.2.4. Devizanemek - Devizanem megadása 14. oldal, összesen: 17 oldal
3.2.5. Szállítólevél típusok - Típus neve - Típusa: lenyíló menüből kiválasztás - számlára kerül - számlára nem kerül 3.3. Rögzít (saját cég adatok) 3.3.1. Cégadatok A számlázó cégre vonatkozó adatokat tartalmazza, kitöltése, módosítása az Adminisztrátor (programot beállító) feladata. 3.3.2. Saját bankszámlák - Bank neve - Belföldi bankszámlaszám - Bankfiók címe - Deviza bankszámlaszám - IBAN szám - S.W.I.F.T. megadása 15. oldal, összesen: 17 oldal
3.3.3. Aláírók - név megadása - számla nyelve: kiválasztás a lenyíló menüből 3.4. Listák (törzsadatok) 3.4.1. Áru/szolgáltatás Az Áru/szolgáltatás gomb megnyomásával egy új ablakba megjelenik a kívánt lista. A nyomtató ikonra kattintva ki tudjuk nyomtatni. Kilépés: a piros kockában lévő fehér x-re való kattintással, vagy a lista bezárása ikonnal. 3.4.2. Partnerek, belföldi 16. oldal, összesen: 17 oldal
A listát kérhetjük a partner kód és a partner név szerint növekvő, vagy csökkenő sorrendbe. Nyomtatása az ikonra való kattintással. Kilépés a lista jobb alsó sarkában lévő lista bezárás ikonnal. 3.4.3. Belföldi kiszállítás összesítő A lista rendezése a lenyíló menü alapján cikkszám és megnevezés alapján történik növekvő, vagy csökkenő sorrendbe. Megadhatjuk azt az időintervallumot, amelyikben szeretnénk a listát lekérni. A frissítés gomb megnyomásával aktualizálja a listát. Nyomtatás a nyomtató ikonnal. Lista bezárása a lista jobb alsó sarkában lévő ikonnal. 3.4.4. Belföldi értékesítés összesítő A lista rendezése a lenyíló menü alapján cikkszám és megnevezés alapján történik növekvő, vagy csökkenő sorrendbe. Megadhatjuk azt az időintervallumot, amelyikben szeretnénk a listát lekérni. A frissítés gomb megnyomásával aktualizálja a listát. Láthatjuk a listában lévő rekordok számát. Nyomtatás a nyomtató ikonnal. Lista bezárása a lista jobb alsó sarkában lévő ikonnal. 17. oldal, összesen: 17 oldal