Szent Erzsébet Iskola Felhasználói kézikönyv a Szent Erzsébet Iskola elektronikus napló rendszeréhez A rendszer elérhetősége pillanatnyilag: http://84.3.147.190:443/ A dokumentációt készítette a Horizont WebStúdió /tankap@horizontweb.hu.::. +36-20-938-3880/ A dokumentáció utolsó módosítási dátuma:2011. március 2.
Tartalom 1. A rendszer céljai... 3 2. A rendszer specifikációja... 4 2.1 A rendszer különböző felhasználói felületei... 4 2.1.1 A rendszer szülői-tanulói felhasználói felülete (front-end):... 4 2.1.2 Az adminisztrációs felület (lower back-end):... 4 2.1.3 Az igazgató-helyettesi felület (lower back-end):... 5 2.1.4 A tanári karbantartási felület (higher back-end):... 5 2.1.4.1 Szaktanárként:... 5 2.1.4.2 Osztályfőnökként:... 5 2.2. A rendszerbe épített (illetve építhető) automatizmusok:... 6 3. A rendszer használata... 7 3.1 A rendszer használatbavételének lépései... 7 3.2 A rendszer funkcióinak részletes ismertetése... 8 3.2.1 Adminisztrátori feladatok... 8 3.2.1.1 Tantárgy felvétele... 8 3.2.1.2 Tanár felvétele... 8 3.2.1.3 Osztály felvétele... 9 3.2.1.4 Tantárgyfelosztás felvétele... 10 3.2.1.5 Tanuló törlése... 10 3.2.1.7 Évváltás... 10 3.2.2 Szaktanári feladatok... 12 3.2.2.1 Tanított tanulók jelölése... 12 3.2.2.2 Jegyek felvitele... 12 3.2.2.3 Írás az üzenőfalra... 12 3.2.3 Osztályfőnöki feladatok... 14 3.2.3.1 Tanulói adatok kezelése... 14 3.2.3.2 Hiányzás felvétele... 14 3.2.3.3 Beírás felvétele... 15 3.2.3.4 Osztályfőnöki statisztikák... 15 3.2.3.5 Félévi - évvégi adatfelvitel... 15
1. A rendszer céljai A rendszer egyik alapvető célja a tanulók által szerzett érdemjegyek, illetve a hiányzásaik és az esetlegesen szerzett beírásaik megjelenítése a szülők számára is könnyen és bármikor elérhető felületen, a világhálón. A rendszer másik célja az előzőekben említett adatokon alapuló statisztikák, listák megjelenítése a tanárok, osztályfőnökök számára. A rendszernek nem célja a papíralapú napló kiváltása, illetve a tanárok által tanított órák lekönyvelése, sem egyéb iskolai folyamatok vagy funkciók, feladatok elektronikus nyilvántartása, ügyvitele.
2. A rendszer specifikációja 2.1 A rendszer különböző felhasználói felületei 2.1.1 A rendszer szülői-tanulói felhasználói felülete (front-end): A szülőknek (diákoknak) kialakított felület, mely egy felhasználónév-jelszó párossal bejelentkezve érhető el. Tanulónként egy felhasználónév-jelszó páros kerül kiadásra, melynek létrehozása és a szülőkkel/tanulókkal közlése az osztályfőnökök feladata lesz/lehet. Ezen a felületen semmilyen módosításra nincsen lehetősége a szülőknek/tanulóknak. Láthatják a tanuló eddig megszerzett érdemjegyeit, hiányzásai, illetve az esetleges beírásait, bejegyzéseit, melyet a tanárok a naplóba írnak. Az oldalon még elérhető lesz egy pillanatnyi osztálysorrend is, melyből látható, hogy a tanulmányi eredmények hogyan állnak az egyes tanulóknál az adott osztályban. Szintén megjelenik a szülői-tanulói felületen az üzenőfal, melyről az aktuális értesítések olvashatóak le. Az üzenőfalra csak a tanárok írhatnak. 2.1.2 Az adminisztrációs felület (lower back-end): Ezen a felületen válik lehetővé a rendszer használatához szükséges kiindulási adatok feltöltése, illetve azon műveletek elvégzése, melyekkel a tanárok és a tanított tantárgyak kezelése lehetővé válik. A felületen elérhető funkciók: tanár felvétele (csak név, email-cím, felhasználónév, jelszó) osztályok felvétele (s itt az osztályfőnök megadása) tantárgy felvétele tanárok által tanított osztályok és tantárgyak megadása illetve az előzőekben említett, felvett adatokon történő módosítás rögzített tanuló törlése az első félév zárónapjának megadása (szerepe mindösszesen annyi, hogy mindig csak az adott félévhez enged bejegyzést (jegyet, beírást, hiányzást) rögzíteni a rendszer) az évváltás elvégzése (ekkor törlésre kerülnek a tanárokhoz rendelt tantárgyak és osztályok, az összes tanulói jegy illetve megtörténnek az osztályléptetések, azaz pl. 11A 12A) Az itt megadott adatok szolgálnak alapul a jogosultságok kezeléséhez, vagyis hogy aki nem osztályfőnök, csak jegyeket tudjon rögzíteni, s csak azon osztályokhoz, ahol tanít. Az osztályfőnök lehetőségei majd annyival bővülnek, hogy a hiányzásokat illetve beírásokat ő rögzíti fel, illetve különböző listák/statisztikák elkészítéséhez is neki lesznek saját menüpontjai a rendszerben. Az üzenőfalra mind a szaktanárok, mind az osztályfőnökök írhatnak. Természetesen egy tanárhoz mind a szaktanár, mind az osztályfőnök szerepkör is rendelhető.
2.1.3 Az igazgató-helyettesi felület (lower back-end): Gyakorlatilag szintén adminisztrációs felület, annyiban különbözik csak a fent részletezett admin felülettől, hogy itt négy másik funkció érhető el (nyilván e felület célja egyfajta kontroll a tanárok munkája felett, mely természetesen nem az adminisztrátor, hanem valamelyik intézmény-vezető feladata, így az ő illetékességi köre lesz e bejelentkezés). A felületen elérhető funkciók: már szaktanárok által rögzített jegyek törlése már osztályfőnökök által rögzített beírások törlése már osztályfőnökök által rögzített hiányzások módosítása/törlése az iskolastatisztika elkészítése Az igazgatóhelyettesi menüpontok nevei sugallják is a funkcióikat. 2.1.4 A tanári karbantartási felület (higher back-end): Mint az előzőekben már említésre került, a tanári karbantartási felület alapvetően kétféle lehet: szaktanári osztályfőnöki. A kettő közötti alapvető különbség részletesen: 2.1.4.1 Szaktanárként: A bejelentkezés után a szaktanárnak lehetősége van kiválasztani az osztályt és a tantárgyat, ahová jegyeket szeretne rögzíteni. Ezután gyakorlatilag kap egy táblázatot, melynek soraiban az osztályba járó tanulók láthatók, illetve a már meglévő jegyeik. A táblázat utolsó cellái beviteli mezők, ide írhat be jegyet (akár súlyozással is) a szaktanár. Bármelyik tanulónál lehetősége van az üzenőfalra írni is, kétféle opcióval: vagy egy teljes osztályhoz, vagy egy adott tanulóhoz. Ez utóbbi esetben az üzenőfalon az üzenet csak az adott tanulónál lesz látható. 2.1.4.2 Osztályfőnökként: Minden osztályfőnök csak a saját osztályát látja az osztályfőnöki lehetőségek szempontjából. (A rendszer a segéd-osztályfőnökséget nem kezeli külön. Tanári jogszerepek csak: szaktanár és osztályfőnök.) Legelső feladata lesz minden osztályfőnöknek, hogy a tanulóit felrögzítse a rendszerbe (a következő adatokkal: név, lakcím, anyja neve, apja neve, születési hely és idő, adószám, TAJ szám, OM azonosító, telefonszám, email-cím, anya telefonszáma, anya email-címe, apa telefonszáma, apa email-címe). Ezeket a rögzített adatokat természetesen az osztályfőnök a későbbiekben módosítani is tudja. (Azonban tanulót az osztályfőnök nem törölhet.) Az osztályfőnöki teendők ezután elsősorban a hiányzások rögzítését jelentik, melyet az osztályfőnökök az adott nap megadása után a tanulók listáját megkapva a nevek mellett két beviteli mezőben adhatják meg az aznapi hiányzásokat: igazolt, igazolatlan. (A rögzített
hiányzásokat az igazgatóhelyettes (illetve e szerepkör) a későbbiekben módosíthatja/törölheti is.) Beírások rögzítése hasonlóan történik: az osztálynévsorban az adott tanulónál lehet beírást rögzíteni, a beírás szövegét illetve a dátumát megadva. (A rögzített beírásokat az igazgatóhelyettes (illetve e szerepkör) a későbbiekben törölheti is.) Féléves záráskor illetve év végi záráskor az osztályfőnöki felületen lehetséges a tanulók érdemjegyeinek is a felvétele, melyekből az iskolastatisztika fog elkészülni. Az iskolastatisztika a következő listák elkészítését jelenti: adott félévre vonatkozóan minden tantárgyra osztályonként a tanulmányi átlagok kimutatása (a kapott minta alapján) táblázatos formában adott félévre vonatkozóan minden tantárgyra osztályonként a tantárgyi bukások számának kimutatása (a kapott minta alapján) táblázatos formában S ami még nagyon fontos, osztályfőnökként a teljes osztályra illetve az osztály egy adott tanulójára is lehetőség van különböző listák, statisztikák elkészítésére. Ilyenek, melyeket a rendszer alapesetben tud: havonta, egyes tanulókra lebontva a hiányzások összesítése összes hiányzás az egész osztályra az adott pillanatban (igazolt-igazolatlan) tanulói névsor elérhetőségi adatokkal osztályon belüli tanulmányi sorrend osztályon belül a tantárgyak átlaga osztályon belül a felhasználónév-jelszó lista (kiosztáshoz) Ez a lista/statisztika modul a későbbiekben is bővíthető bármilyen lekérdezéssel az adatbázisban tárolt adatokból, a felmerülő igények alapján. 2.2. A rendszerbe épített (illetve építhető) automatizmusok: Ezek olyan előre programozott funkciók, melyeket a rendszer egy-egy meghatározott esemény bekövetkezésekor végrehajt. Alapesetben a funkció nem más, mint hogy adott változás (az elektronikus naplóba rögzítés az adott tanulónál) esetén a rendszer üzenetet küld a felkerült adatról (vagy a felkerült adattal elért esetről) a szülőnek. Ennek alapja, hogy minden tanulónál rögzíteni kell (az osztályfőnöknek) az anya/apa email-címét, s rendszer majd erre a címre küld levelet. Az egyeztetések alapján elkészült automatizmusok: - az első igazolatlan óra után illetve ezt követően 3 igazolatlan óránként egy értesítés erről a szülőnek - beírás bekerülésekor értesítés erről a szülőnek - üzenőfalra (személyre adott tanulóra szóló) üzenet érkezésekor értesítés erről a szülőnek - amennyiben a tanuló pillanatnyi tanulmányi átlaga 1,6 alá esik valamelyik tantárgyból, úgy a szülő erről is értesítést kap. (Nyilván ezen automatizmusok köre is a későbbiekben bővíthető az igényeknek megfelelően.)
3. A rendszer használata 3.1 A rendszer használatbavételének lépései Nagyon fontos, hogy mivel a rendszer funkciói egymásra épülnek, ezért az alábbi sorrendben kell a rendszert adatokkal feltölteni: 1. adminisztrátorok tantárgyak felvétele (itt meg kell adni a tanított tantárgyak neveit) 2. adminisztrátorok tanárok felvétele (itt adjuk meg az iskolában tanító tanárokat, s egyben itt hozunk létre számukra bejelentkezést is) 3. adminisztrátorok osztályok felvétele (megadjuk iskolánk osztályainak osztály-jeleit, illetve a már felvett tanárok közül kiválasztjuk az adott osztály osztályfőnökeit (a segéd-osztályfőnökséget a rendszer nem kezeli) ) 4. adminisztrátorok tantárgyfelosztás felvétele (a tanított tantárgyak megadását végezzük itt, vagyis melyik tanár, melyik osztályban, milyen tantárgyat tanít) 5. adminisztrátorok félév zárónapjának megadása (itt kell megadni azt a januári napot, mely az első félév utolsó tanítási napja, szerepe a statisztikák elkészítésénél lesz) 6. osztályfőnökök tanulói adatok kezelése (az osztályfőnök első feladata felvenni az osztályba járó tanulókat, s egyben itt kerülnek megadásra a tanulók bejelentkezési adatai is) 7. szaktanárok (osztályfőnökök, ha szaktanárok is egyben) a tanított tanulók jelölése (ez a lépés már nem kötelező, arra szolgál, ha a tanár kiválasztja, hogy az adott osztályban mely tanulók kerüljenek nála a tanulói listában elrejtésre, akkor gyakorlatilag csak azon tanulókat fogja látni (pl. jegybeíráskor), akik az ő csoportjába járnak, s nem az egész osztálynévsort. Természetesen ez bármikor átállítható, a rendszer mindössze annyit csinál, hogy az elrejtésre bepipált tanulókat nem jeleníti meg az adott tanárnál és tantárgynál.) 8. szaktanárok osztályfőnökök jegyek, hiányzások, beírások felvétele, írás az üzenőfalra (azaz a rendszer használata ) 9. osztályfőnökök osztályfőnöki statisztikák böngészése (az egész osztály tanulmányi munkájának nyomon követésére) 10. igazgatóhelyettes iskolastatisztika készítése (az iskola féléves és év végi eredményeiből a statisztika elkészítése) 11. adminisztrátorok évváltás (az aktuális tanév végén a végzős évfolyamok és tanulóik törlése a rendszerből, illetve a tanév adatainak törlése) 12. s a következő tanévvel kezdődik minden elölről, azzal a könnyebbséggel, hogy a már felvett adatok (nem végzős osztályok, tanulóik adatai, tanárok adatai, tantárgyak adatai, stb. nem törlődnek az évváltáskor, vagyis azokat nem kell újra felvenni, csak az esetleges változásokat frissíteni a rendszerben.)
3.2 A rendszer funkcióinak részletes ismertetése 3.2.1 Adminisztrátori feladatok 3.2.1.1 Tantárgy felvétele A tanított tantárgyak felvitele. A tantárgy nevének megadásával történik, természetesen a későbbiekben ez szabadon módosítható, vagy a felvett tantárgy törölhető. 3.2.1.2 Tanár felvétele Az iskolában tanító tanárok felvétele. Új tanár felvételekor a tanár nevét, felhasználónevét, és jelszavát kötelezően meg kell adni. Fontos, hogy a felhasználónevet a felvétel után módosítani nem lehet, a rendszer nem engedi a saját védelmében! A tanár e-mail címének kitöltése nem kötelező!
3.2.1.3 Osztály felvétele Az iskolában levő osztályok megadása. Új osztályt felvenni évfolyam és osztály, valamint az osztályfőnökének megadásával lehetséges.
3.2.1.4 Tantárgyfelosztás felvétele Itt történik a tanárok, a tanított osztályok és a tanított tantárgyak összerendelése. A tanár kiválasztása után megadható a tantárgy, amit tanít, és az osztály, ahol tanítja. Fontos, hogy a rendszer megjegyzi a tanárt és a tantárgyat, így egy tanár összes tanított óráját egyszerűen, és gyorsan fel lehet rögzíteni a rendszerbe! Fontos: a tantárgyfelosztást törölni nem lehet, ha a rendszerben már vannak jegyek rögzítve! 3.2.1.5 Tanuló törlése Az iskolából eltávozó tanuló törlése. Az osztály és a tanuló kiválasztása után megtörténik a tanuló törlése, vagyis törli az összes hozzá tartozó bejegyzést (adatokat, jegyeket, beírásokat) a rendszer. 3.2.1.6 Félév zárónapja Az első félév zárónapjának megadása, mivel ez minden tanítási évben változik. Majd ennek a dátumnak a megjelenítése. 3.2.1.7 Évváltás Az új tanév megnyitásakor szükséges menüpont. Az elvégzett tevékenységek: Az évváltás folyamata a következőket jelenti: az adatbázis teljes adattartalma törlésre kerül o törli a tantárgyfelosztást, o törli az összes rögzített jegyet, o törli a félévi és évvégi bevitt statisztikai adatot, o kivéve a rögzített LOGINOK, a TANÁROK adatai, a TANTÁRGYAK adatai, az OSZTÁLYOK adatai és a TANULÓK adatai; a nem törölt adatokban a TANULÓK adatainál, illetve az OSZTÁLYOK adatainál minden rekordban az osztályt eggyel magasabb évfolyamra léptetjük (vagyis a betűjele változatlan marad, de az évfolyam eggyel nő); ezután egyenként kiválasztva lehet az iskolát elhagyó (azaz a felléptetés után már felfelé "túlléptetett") osztályokat törölni. FIGYELEM: a művelet nem visszavonható, s nem csak az osztályt törli, hanem az összes tanulójának adatát is, és megszűnteti az osztályfőnöki összerendelést is a tanárok közül! Azaz az előzőek alapján az évváltást a következőképpen hajtsa végre: 1. Az alábbi OSZTÁLYOK LÉPTETÉSE gombra kattintva kell ELŐSZÖR elvégezni az osztályok egy évfolyammal feljebb léptetését
2. MAJD HA EZ MEGTÖRTÉNT, az OSZTÁLYOK LÉPTETÉSE gomb alatti lenyíló listából egyenként kiválasztva lehet törölni az iskolából már kilépett (s ezáltal nyilván a léptetés után nem létező osztályazonosítót kapott) osztályokat
3.2.2 Szaktanári feladatok 3.2.2.1 Tanított tanulók jelölése Itt jelölheted be azokat a tanulókat, akiket NEM akarunk megjeleníteni. Az osztály kiválasztása után csak azok a tantárgyak jelennek meg számodra, amelyeket az adott osztályban tanítasz. Az osztály és a tantárgy kiválasztása után elrejthetjük azokat a tanulókat, akiket a későbbiekben nem szeretnénk látni azok elé teszünk pipát, akiket nem tanítunk. Ezek után, ők már nem jelennek meg a jegyfelvételi listádban az adott osztályban! Ezt a beállítást a későbbiekben bármikor módosíthatod! 3.2.2.2 Jegyek felvitele Adott osztályhoz, adott tantárgyhoz jegy rögzítése. Az osztály és a tanított tantárgy kiválasztása után megjelennek egy táblázatban azok a tanulók, akiket tanítasz. Kiválaszthatod, hogy mely hónaphoz szeretnél rögzíteni jegyet. Itt FONTOS megjegyezni, hogy a rendszer úgy került kialakításra, hogy ha az aktuális hónap 10.-e után írunk be jegyet az előző, vagy az azt megelőző hónapokra, úgy az külön jelöléssel jelöli a tanulók/szülők felé is, mint visszamenőleg beírt jegy! (nyilván ez abszolút támadási felület, s pedagógiailag sem helyes, így kérem, kerüljük el!) A hónap kiválasztása után minden tanulósora mögött megjelenik az új jegy felvitelére alkalmas kis lenyíló ablak. Itt lenyitva kiválasztod az általad adott jegyet, (ez működik úgy is, ha csak számokkal írjuk be). Egyszerre egy tanulónak, de akár az összesnek is adhatsz egy jegyet! Az oldal alján tudod beállítani, hogy milyen súlyozást szeretnél, vagyis kiválaszthatod, hogy normál jegy, (fekete és 1-es súlyozású), vagy nagydolgozat (piros jegy 2-es súlyozású). A rendszer a beállítottaknak megfelelően veszi fel az egyes tanulókhoz a jegyeket! FONTOS! Jegyet átírni, módosítani csak az igazgatóhelyettes tud! Több jegy felvitele esetén az előző eljárás ismételhető a menüpont újbóli kiválasztásával! 3.2.2.3 Írás az üzenőfalra Az üzenőfal funkciója a diákkal, illetve a szülővel való kapcsolat közvetlenebbé tétele. Itt tudunk üzenni a szülőnek, ha nagydolgozat lesz, vagy bármi gondunk van gyermekével. Az üzenőfal kétféle módon használható: - lehet küldeni egy egy kiválasztott személynek;
- vagy az egész osztálynak egyszerre. Az üzenőfalra való rögzítéskor megjelenik az összes saját üzenőfal bejegyzés, amit a későbbiekben tudunk törölni, ha aktualitását veszti!
3.2.3 Osztályfőnöki feladatok Először is, a szaktanári feladatoknál ismertetett funkciók itt is megjelennek, hiszen nincsen olyan osztályfőnök, aki ne lenne egyben valamilyen tantárgy szaktanára is. Ezen funkciók (tanított tanulók jelölése, jegyek felvitele, írás az üzenőfalra) ismertetését lásd a szaktanári feladatok részletes ismertetésénél, feljebb. 3.2.3.1 Tanulói adatok kezelése Itt kezelhetjük az osztályba járók adatait, beleértve azt is, hogy mi vehetjük fel, és módosíthatjuk a diákok adatait, mi adhatunk jelszót, és módosíthatunk is! A diákok adatainak pontos kitöltése nagyon fontos, s kiemelném a szülői e-mail címének rögzítését! A rendszerbe beépítésre kerültek bizonyos automatizmusok, melyek előfordulásakor a szülő automatikusan kap egy e-mailt a rögzített e-mail-címre, hogy a gyermeke hogyan is áll. Ezek a következők: - ha a diák egy adott tantárgyi átlaga 1.6 alá csökken (értelemszerűen ez jegyfelvitelkor kerül eldöntésre) - ha igazolatlan óra kerül rögzítésre (az 1. és 4., illetve minden 3. után) - üzenőfalra személyes üzenet megy a tanulóról - illetve ha a tanuló valamilyen beírást kap (fegyelmező, vagy dicsérő esetén is!) 3.2.3.2 Hiányzás felvétele Itt tudjuk felvinni a tanulói hiányzásokat! A felvitel naplóhoz igazított, ami a felvitelt segíti! A dátum kiválasztása után megadjuk, hogy mely tanulóról van szó, és megadjuk, hogy aznapra mennyi az igazolt és igazolatlan hiányzása! Rögzítés után azonnal megjelenik a már rögzített hiányzás, adott napokra csoportosítottan, szintén a napló szerint. Ezután megadható más diák az adott napot megjegyzi! Ha napot szeretnél váltani, akkor természetesen azt is megteheted! FONTOS! Hiányzás rögzítésének módosítása és törlése igazgatóhelyettesi jogkörhöz kötött! Ha igazolatlan hiányzást rögzítesz, akkor az automatizmus miatt, a rögzítés után megy a szülőnek az e-mail a felrögzített e-mail cím(ek)re!
3.2.3.3 Beírás felvétele A tanuló beírásainak rögzítése, személyre szabottan, mint a napló alsó felén! Ide be lehet írni a dicséreteket, és a fegyelmezéseket is, ami a naplóba is bekerül! FONTOS! A beírások módosítása és törlése igazgatóhelyettesi jogkörhöz kötött! 3.2.3.4 Osztályfőnöki statisztikák 3.2.3.5 Félévi - évvégi adatfelvitel