BMF SZMSZ 17. MELLÉKLETE A BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA BELSŐ ELLENŐRZÉS RENDJE BUDAPEST, 2003. október A Budapesti Műszaki Főiskola Belső Ellenőrzés Rendje
Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. Törvény, valamint a központi, a társadalombiztosítási és a köztestületi költségvetési szervek kormányzati, felügyeleti, valamint belső költségvetési ellenőrzésérõl szóló 15/1999. (II. 5.) Korm. rendelet értelmében a Budapesti Műszaki Főiskola Tanácsa az alábbi szabályzatot alkotja. I. rész: Általános rendelkezések 1. (1) A belső ellenőrzés célja, hogy a./ segítse a főiskola és szervezeti egységeinek vezetését döntéseinek, intézkedéseinek előkészítésében, megalapozásában, a pénz- és egyéb eszközök felhasználásában, a belső tartalékok feltárásában, a feladatok minél kisebb ráfordítással történő ellátásában, b./ biztosítsa a hiányosságok feltárásával és kiküszöbölésével a főiskola feladatainak magasabb színvonalon történő ellátását, valamint az állami tulajdon védelmét. II. rész A belső ellenőrzés struktúrája, a belső ellenőrzés működése és feladata 2. (1) A belső ellenőrzést a./ a vezetői ellenőrzés, b./ a szakmai és gazdasági munkafolyamatokba épített ellenőrzés, c./ függetlenített belső ellenőrzés útján kell ellátni, melynek formája eseti megbízás. 3. (1) A vezetői ellenőrzés folyamatos gyakorlása a főiskola minden szakmai és gazdasági vezető irányító tevékenységének szerves része. (2) A belső ellenőrzés rendeltetésszerű és hatékony működéséért a saját hatáskörében minden vezető felelős. (3) A belső ellenőrzés keretében működtetett vezetői ellenőrzés eszközei: a./ a kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési, aláírási jog gyakorlása, b./ a jogszabályok, a kormányzati, felügyeleti szervi és vezetői döntések végrehajtásával kapcsolatos szakmai, pénzügyi-gazdasági és más információk, a rendszeres vagy eseti statisztikai és egyéb adatok elemzése, értékelése, c./ a beosztott vezetők és dolgozók rendszeres és eseti beszámoltatása a feladatok meghatározásáról és teljesítéséről, az intézkedések végrehajtásáról, d./ közvetlen tapasztalatok szerzése céljából a munkahelyeken végzett helyszíni ellenőrzés, e./ indokolt esetben munkaterven kívüli belső ellenőrzések, vizsgálatok elrendelése, f./ a belső ellenőrzési rendszer folyamatos vizsgálata és fejlesztése. 4. 2
(1) A munkafolyamatokba épített ellenőrzés a folyamatok kijelölt pontjain az ellenőrzést végző beosztott dolgozók feladata. (2) A szakmai és gazdasági munkafolyamatokba épített ellenőrzésnek a munkafolyamatok valamennyi szakaszára ki kell terjednie. A főiskola rektorának rendelkeznie kell: a./ az adott munkafolyamatban az ellenőrzendő munkafázisok kijelöléséről, b./ az ellenőrzés módjának meghatározásáról, c./ arról, hogy a következő munkafázis az ellenőrzés teljesítése nélkül nem kezdhető meg, d./ a hiányosság észlelése esetén a teendőkről. 5. (1) A belső ellenőrzéssel megbízott dolgozó a főiskola központi igazgatási szerve részeként a főiskolai rektor közvetlen irányításával látja el feladatait. (2) A belső ellenőrzés a felső vezetés céljainak elérését, munkájának alátámasztását szolgálja. (3) A belső ellenőrzéssel megbízott dolgozó a főiskola vezetőjének a főiskolai rektornak - közvetlen irányítása alapján köteles munkáját végezni. A belső ellenőr számára biztosítani kell az ellenőrzési feladatok hatékony végrehajtásához szükséges informáltságot. (4) A belső ellenőrnek az ésszerű és szabályszerű gazdálkodás előmozdítása, a belső tartalékok feltárása érdekében különösen ellenőriznie kell: a./ az ellátott feladatok és a Főiskolajogi, gazdálkodási formájának, kapacitásának összhangját, b./ az alap- és a vállalkozási tevékenység ellátását és annak módját, c./ az előirányzatok, a rendelkezésre álló pénzeszközök felhasználását, d./ a létszám és illetménygazdálkodást, e./ a tárgyi eszközök kihasználását, fenntartását és fejlesztését, az egyéb erőforrások felhasználását, f./ a saját bevételek alakulását, azok feltárására, növelésükre tett intézkedések hatását, a követelések nyilvántartásának szabályszerűségét és beszedését, g./ a kötelezettségvállalások megalapozottságát, azok előirányzattal való összhangját, nyilvántartását, h./ az intézményi működés szabályozottságát, a bizonylati rend- és okmány fegyelem helyzetét, valamint a vagyon védelmét, ésszerű hasznosítását, i./ a költségvetési beszámoló, valamint az előirányzat-maradványok és az ered mény kimunkálásának valódiságát, szabályszerűségét, a befizetési kötele zettségek teljesítését, j./ a belső ellenőrzés rendszerét, szervezettségét és hatékonyságát, k./ a Kincstárnak megküldött bizonylatok, pénzügyi jelentések adatait, valamint a kapcsolódó intézményi belső bizonylatok, nyilvántartások szabályszerűségét, összhangját, l./ a programok és céljellegű előirányzatok felhasználását, azok megvalósítását, hatékonyságát, m./ a közbeszerzési előírások betartásának szabályszerűségét, n./ a számviteli előírások betartását. 3
6. (1) A főiskola rektora az ellenőrzés egész rendszere és működése felett felügyeletet gyakorol. (2) A főiskolai rektor felelős a kezelésében lévő vagyon rendeltetésszerű használatáért, az Alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáért, a főiskola gazdálkodásáért, a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, a számviteli rendért, a belső ellenőrzés megszervezéséért és működéséért. (3) A főiskola rektorának ellenőrzési hatásköre a főiskola egészére kiterjed, ellenőrzései általában a tevékenység egészére, vagy az egész szempontjából döntő területekre terjed ki. III. rész Az ellenőrzés típusai 7. (1) A vezetői ellenőrzés keretében a vezetőnek az ellenőrzésről írásbeli jelentést kell készíteni abban az esetben, ha az utasítás azt előírja, vagy a végrehajtás dokumentálására szükség van. (2) Az önálló szervezeti egység vezetőinek a szervezeti részegység vezetőjétől írásbeli jelentést kell kérnie a feladat el nem végzése, vagy határidő be nem tartása esetén. Szóbeli beszámoltatást kell alkalmazni a rendszeres megbeszélések alkalmával. (3) A vezetési feladatokból eredő ellenőrzési kötelezettségek teljesítéséről a rektorhelyetteseket, az önálló szervezeti egység vezetőit a rektor számoltatja be. 8. A munkafolyamatba épített ellenőrzés főbb elemei: a./ szakmai tevékenységgel összefüggésben az oktatás, a kutatás, a hallgatói ellátás, b./ gazdasági tevékenységekkel összefüggésben a munkaerő- és bérgazdálkodás, a nagy- és kisértékű tárgyi eszközök beszerzésével történő gazdálkodás, a pénzgazdálkodás, a vagyonvédelem. 9. (1) A függetlenített belső ellenőrzés típusai: a./ átfogó ellenőrzés, b./ témaellenőrzés, c./ célvizsgálat, d./ utóvizsgálat. 4
(2) Átfogó ellenőrzés keretében kell a vizsgált szervnél meghatározott időszak alatt végzett szakmai feladatok és a költségvetési gazdálkodást jellemző folyamatok együttes, egymással összefüggésben történő ellenőrzését elvégezni. (3) Témaellenőrzést kell tartani, ha adott feladatot egy időben több költségvetési szervnél (szervezeti egységnél) indokolt ellenőrizni abból a célból, hogy a vizsgálat eredményeként általánosítható következtetéseket lehessen levonni, és ennek megfelelő intézkedéseket lehessen tenni. (4) Célellenőrzést kell végezni, ha a költségvetési szervnél (szervezeti egységnél) egyedi téma, feladat kivizsgálása válik szükségessé. (5) Utóellenőrzést kell tartani, ha valamely előzőleg végrehajtott ellenőrzés megállapításai és javaslatai alapján indokolt, vagy az ellenőrző kéri a megtett intézkedések teljesítésének és azok hatásának vizsgálatát. 10. (1) Az ellenőrzés irányulhat a szabályszerűség és/vagy a hatékonyság vizsgálatára, lefolytatható előzetesen, egyidejűen vagy utólagosan. (2) Szabályszerűségi ellenőrzést kell elrendelni, ha a jogszabályok és belső szabályzatok, vezetői rendelkezések megtartásának vizsgálata szükséges. (3) Hatékonysági vizsgálatot kell lefolytatni annak megítélésére, hogy a vizsgált rendszer működése alkalmas-e a lehető legkisebb ráfordítással a lehető legnagyobb eredményt elérni, rámutatva azokra a tervezési, szabályozási, szervezési, fejlesztési, ösztönzési intézkedésekre, amelyekkel e követelmény elérhető. (4) Előzetes ellenőrzésnek minősül az az ellenőrzés, amelyet a) a munkafolyamatba épített ellenőrzéskor a munkafolyamat egyes szakaszaiban végeznek a pénzügyi-gazdasági eseményt megelőzően, b) a döntéshozatal elősegítése érdekében rendelnek el. (5) Egyidejű ellenőrzés az az ellenőrzés, amelyet a pénzügyi-gazdasági esemény végrehajtásával párhuzamosan kell elvégezni. (6) Utólagos ellenőrzés a pénzügyi-gazdasági esemény végrehajtását követően elrendelt ellenőrzés. IV. rész Az ellenőrzés eljárási és végrehajtási rendje A függetlenített belső ellenőrzés tervezése, végrehajtása és beszámoltatása 11. 5
(1) A belső ellenőrzési tevékenységet a főiskola rektora által jóváhagyott féléves munkaterv szerint kell végezni. A vizsgálatok lefolytatásához külön megbízólevél kiadására - a munkatervben szereplő vizsgálati feladat lefolytatását megelőzően - kerül sor, amelyet a főiskola rektora ír alá (1. melléklet). (2) A munkaterv tartalmazza: (2. melléklet) a) az ellenőrizendő szerveket (szervezeti egységeket), b) az ellenőrzés témáját, célját, c) az ellenőrzések típusának jelölését, d) az egyes ellenőrzések időbeli ütemezését. (3) Valamennyi ellenőrzést ellenőrzési program alapján kell végrehajtani, amelyet a belső ellenőr készít el. A vizsgálati programot a főiskola rektora hagyja jóvá. (4) Az ellenőrzést a helyszínen vagy adatbekérés útján, a teljesítéshez szükséges dokumentációk értékelésével és a megfelelő ellenőrzési módszerek alkalmazásával kell végrehajtani. (5) A belső ellenőr által lefolytatott vizsgálat megállapításait jelentéssel kell lezárni. A jelentésnek tartalmaznia kell: a./ a vizsgálat tárgyát, b./ az ellenőrzés rövid, tényszerű megállapításait, c./ a realizálásra és a felelősségre vonatkozó belső ellenőri javaslatot. (6) A belső ellenőr által készített jelentést az ellenőrzött téma, vagy egység vezetőivel ismertetni kell. Az írásban kiadott intézkedési terv végrehajtását - a felelősök és határidők betartására vonatkozóan - utóvizsgálat útján a belső ellenőrnek ellenőriznie kell. (7) A belső ellenőri vizsgálatok teljes dokumentációját (belső ellenőri jelentés, beszámoló) a Rektori Hivatal irattárában kell iktatni és irattározni. (8) Egy személy által végzett vizsgálat esetén az ellenőr ellenőrzési jelentést, többszemélyes vizsgálatoknál az ellenőrzési részjelentések alapján, tekintettel a Kormányrendelet 22. (1) bekezdésében foglaltakra a vizsgálat vezetője összefoglaló ellenőrzési jelentést készít. (9) A jelentés elkészítéséért, a levont következtetésekért a vizsgálatvezető a megállapítások valódiságáért és alátámasztásáért a vizsgálatot végzők felelősek. A jelentést a vizsgálatvezető írja alá. (10) A jelentésben lényegre törő, az eredményeket és a hiányosságokat összefoglaló, rövid, tömör értékelést is kell adni. (11) A jelentésnek tartalmaznia kell a 22. (2) (4) bekezdésében foglaltakat, továbbá a záradékot, amelyben az ellenőrzött szerv vezetője nyilatkozik arról, hogy a jelentésben foglaltakat megismerte és azokkal kapcsolatban észrevételt nem kíván tenni, vagy a megismeréstől számított 8 munkanapon belül észrevételt kíván tenni. 6
(12) Ha a jelentésben a megállapítások, következtetések alátámasztását, jellemzését szolgáló konkrét példák nagy száma miatt azok teljes körű ismertetése túlságosan terjedelmessé tenné a jelentést, akkor ezeket a példatár vagy hibajegyzék elnevezésű mellékletben kell közölni. Ugyanez az eljárás szükség szerint alkalmazható a részjelentésnél is. (13) A felügyeleti szervre, illetve más állami, kormányzati szerv működésére vonatkozóan a jelentés (részjelentés) ellenőri észrevételt nem tartalmazhat. Az ilyen észrevételeket, megállapításokat az ellenőrnek külön feljegyzésbe kell foglalni. Az ezekkel kapcsolatos esetleges intézkedések megtételét az ellenőrzési szervezet vezetője kezdeményezi az ellenőrző szerv vezetőjénél. (14) Az ellenőrzési megállapítások realizáló levéllel történő hasznosítására akkor kerülhet sor, ha az ellenőrzött szerv részéről a megállapításokat nem vitatják. (15) A realizáló levélben az ellenőrző szerv vezetője felhívást intéz a vizsgált szerv vezetőjéhez, hogy a jelentésben foglalt megállapítások és javaslatok alapján tegye meg a szükséges intézkedéseket, amelyekről felelős és határidő megjelölésével adjon írásbeli tájékoztatást. (16) Az ellenőrzött szerv vezetőjének az írásbeli tájékoztatót a realizáló levél kézhezvételétől számított 30 napon belül kell megküldenie az ellenőrző szerv vezetőének. Indokolt esetben az ellenőrző szerv vezetője 30 napnál hosszabb határidőt is megállapíthat. (17) A belső ellenőr az éves ellenőrzési tevékenységéről évente egy alkalommal beszámolót köteles készíteni. A beszámolóban utalni kell: a./ a fontosabb megállapításokra, b./ a belső ellenőrzés hatékonyságára, c./ az utóvizsgálatok tapasztalataira, d./ a tett intézkedések eredményességére, hatására. V. rész A függetlenített belső ellenőr jogai és kötelességei 12. (1) A belső ellenőr ellenőrzést végezhet a főiskola valamennyi szervezeti egységénél. Az ellenőrzést féléves munkaterv, vagy eseti megbízás alapján végzi. (2) A belső ellenőr az ellenőrzés alkalmával jogosult: 7
a./ az ellenőrzött egység működésének vizsgálatára dokumentációs anyagot kérni, azokba betekinteni, azokról másolatot, kivonatot készíteni, elismervény ellenében magához venni, b./ a főiskola bármely helyiségébe belépni, c./ a főiskola bármely dolgozójától szóban, vagy írásban felvilágosítást kérni, d./ a vizsgálat során a felelős személytől nyilatkozatot, bizonyítást kérni, e./ a főiskolával kapcsolatban álló szervektől az ellenőrzéshez szükséges felvilágosítást, vagy tájékoztató adatokat beszerezni, f./ külső szakértő bevonását javasolni, g./ az ellenőrzéssel összefüggő kérdésekben a felügyeleti szervtől szóban, vagy írásban felvilágosítást kérni, h./ államtitkot, szolgálati titkot tartalmazó iratokba betekinteni és felvilágosítást kérni, ha a vizsgált egység vezetője, ill. személy a titoktartás kötelezettsége alól felmentést kapott. (3) A belső ellenőr kötelessége: a) ellenőrzési munkája során az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályokban, az ellenőrzési programban foglaltakat, valamint az őt megbízó ellenőrző szerv rendelkezéseit maradéktalanul betartani, b) az ellenőrzött egységnél, illetve annak részegységeiben a biztonsági szabályokat betartani, c) tevékenységének megkezdéséről az ellenőrzendő egység vezetőjét tájékoztatatni, és megbízólevelét bemutatni, d) az objektív vélemény kialakításához elengedhetetlen dokumentumokat és körülményeket megvizsgálni, e) megállapításait tárgyszerűen, a valóságnak megfelelően írásba foglalni, f) az ellenőrzés alatt megismert állami, szolgálati, üzleti és magántitkot megőrizni, illetve a jogszabályban meghatározott adatvédelmi kötelezettségének eleget tenni, g) haladéktalanul jelentést tenni az ellenőrzési szervezet vezetőjének, ha az ellenőrzés során bűncselekményre utaló körülmény merül fel, h) az ellenőrzés befejezését követően megállapításait az ellenőrzött egység vezetőjével, valamint a vonatkozó részek tekintetében a felelőssé tett személyekkel ismertetni, i) az átvett dokumentumokról átvételi elismervényt adni, illetőleg azokat hiánytalanul visszaszolgáltatni, j) a vizsgálati megbízásával kapcsolatban vagy személyére nézve összeférhetetlenségi ok fennállása esetén haladéktalanul jelentést tenni az ellenőrzési szervezet vezetőjének. A bejelentés elmulasztásáért vagy késedelmes teljesítéséért fegyelmi és anyagi felelősséggel tartozik. VI. rész Az ellenőrzött szerv jogai és kötelességei 13. (1) Az ellenőrzött egységnek joga van: a) az ellenőr igazolványának, illetve megbízólevelének bemutatását kérni, ennek hiányában az ellenőrzést megtagadhatja, b) az ellenőrzés megállapításait megismerni, azokra észrevételeket tenni, és az észrevételekre szóban vagy írásban választ kapni, 8
c) személyes felelősségével kapcsolatban adott írásbeli magyarázatára írásban választ kapni, d) titoktartási kötelezettség esetén - amennyiben ennek feloldását az ellenőr nem szerezte meg - a titoktartási kötelezettség alá vont témában az információ szolgáltatását, a dokumentum bemutatását vagy átadását megtagadni, e) az ellenőr vagy mások testi épségének, egészségének védelme, valamint a vagyon védelme érdekében az ellenőr belépését, mozgását az adott területre, objektumra érvényes biztonsági előírások betartásához, védőfelszerelés használatához kötni. E korlátozás nem minősül az ellenőrzés akadályozásának. (2) Az ellenőrzött egység dolgozója köteles: a) az ellenőrzés végrehajtását elősegíteni, b) az ellenőr részére szóban vagy írásban a kért tájékoztatást, felvilágosítást, nyilatkozatot megadni, a dokumentációkba a betekintést biztosítani, kérés esetén az eredeti iratokat - másolat és átvételi elismervény ellenében - az ellenőrnek átadni, c) az ellenőr kérésére a rendelkezésre bocsátott dokumentáció (iratok, okmányok, adatok) teljességéről nyilatkozni, d) felelősségének megállapítása esetén a megadott határidőre írásbeli magyarázatot adni, e) az ellenőrzés megállapításai alapján a hibák kijavítása céljából a saját hatáskörébe tartozó intézkedéseket a megadott határidőre megtenni, és erről az ellenőrző egység vezetőjét - az ellenőrzött egység vezetője útján - tájékoztatni. VI. rész Hatályba léptető és záró rendelkezések 14. (1) A 2000. november 14-i ülésén elfogadott Belső Ellenőrzési Szabályzatot a Főiskolai Tanács, 2001. szeptember 18-i ülésén módosította. Jelen szabályzat 2001. szeptember 19-től hatályos, míg az 1. és 2. mellékletét a Főiskolai Tanács 2003. október 14-i ülésén fogadta el. Budapest, 2003. október 15. Dr. Rudas Imre s.k. főiskolai rektor 9
1. melléklet Ellenőrzési terv a.időszakra. A Budapesti Műszaki Főiskola belső ellenőrzés rendjéről szóló szabályzat 11. (1) bekezdése alapján a terjedő időszakra az alábbi ellenőrzési munkatervet rendelem el (az alábbiak értelemszerű kitöltésével): - az ellenőrzendő szervezeti egység megnevezése - az ellenőrzés témája, célja, - az ellenőrzés típusa, - az ellenőrzésre vonatkozó esetleges jogszabály megjelölése, - az ellenőrzés részletes feladatai, - az ellenőrzés időtartama - az ellenőrzést végző személy(ek) megnevezése, több személy esetén, - a vizsgálatvezető megnevezése, feladatmegosztás, - az ellenőrzésről készítendő rész- és összefoglaló jelentés elkészítésének határideje, - a jelentés dátuma, - a jelentés elkészítőjének (elkészítőinek) aláírása. Budapest, 200. főiskolai rektor 10
2. melléklet M E G B Í Z Ó L E V É L Megbízom.. (név)...(munkakör)..(szervezeti egység), hogy a... időszakra általam jóváhagyott ellenőrzési tervben szereplő belső ellenőrzési feladatot végezze el. Az elvégzendő belső ellenőrzés - helye (szervezeti egység), - ellenőrzési program, - az ellenőrzés és az erről készítendő jelentés határideje Az ellenőrzés lefolytatásában a 15/1999. (II.5.) Kormányrendelet és A BMF belső ellenőrzés rendje szerint kell eljárni. Ezen megbízólevél az ellenőrzésről készített jelentés leadásának időpontjában hatályát veszti. Budapest, 200 főiskolai rektor 11