BELSŐ ELLENŐRZÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 5. számú melléklet ANDRÁSSY GYULA SZAKKÖZÉPISKOLA BELSŐ ELLENŐRZÉSI SZABÁLYZAT 2013.

2 2 BELSŐ ELLENŐRZÉSI SZABÁLYZAT Az Andrássy Gyula Szakközépiskola belső ellenőrzésével összefüggő feladatait az államháztartásról szóló többször módosított évi XXXVIII. törvény 97. -a alapján a következők szerint határozom meg. I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. A belső ellenőrzés célja, tartalma A belső ellenőrzés alapvető célja, hogy biztosítsa a vezetés hatékonyságát, valamennyi tevékenység során a jogszabályi előírások, utasítások betartását a vagyon védelmét, a belső rend és fegyelem megszilárdítását. Segítse elő a szabálytalan gyakorlat kialakulásának terjedésének megakadályozását, a tartalékok feltárását. Az ellenőrzésnek alkalmasnak kell lennie arra is, hogy jelezze a céloktól, a normáktól, az SZMSZ-ben és az egyéb szabályokban előírt követelményektől való eltérést. 2. A belső ellenőrzés működésének általános követelményei A belső ellenőrzéssel szemben általános követelmény, hogy: a belső tartalékok feltárásával, az anyagi eszközök átcsoportosítási lehetőségeinek kimutatásával támogassa a vezetést, segítse elő az intézménynél jelentkező feladatok minél magasabb színvonalon való ellátását, tegye lehetővé a szakmai, gazdálkodási és egyéb feladatok legésszerűbb, legkisebb ráfordítással való ellátását, a rendelkezésre álló élő. és holtmunka ráfordításának hatékony felhasználását, legyen a szabályszerű, fegyelmezett munka megvalósításának eszköze, támogassa a racionális kezdeményezéseket, mutasson rá kellő időben az intézmény működése során felmerült megalapozatlan vagy helytelennek minősülő intézkedésekre, hiányosságokra, a működés és gazdálkodás szervezettségének elemzésével és vizsgálatával a gazdálkodással összefüggő jelenségek okainak feltárásával segítse elő a vezetés megfelelő tájékoztatását, a helyes vezetői döntések meghozatalát, a vezetői utasítások végrehajtását, járuljon hozzá a hibák, hiányosságok, szabálytalanságok megelőzéséhez, a gazdálkodási fegyelem megszilárdításához

3 3 3. Felelősség a belső ellenőrzés megszerzéséért A belső ellenőrzés megszervezéséért, rendszerének kialakításáért az intézmény vezetője, illetve a maga területén minden vezető felelős. II. A BELSŐ ELLENŐRZÉS FELADATA,VÉGREHAJTÁ- SÁNAK SZABÁLYAI 1. Az intézménynél jelentkező szakmai tevékenységgel összefüggő ellenőrzési feladatok: Pedagógiai dokumentációk, munkatervek ellenőrzése A műszaki elméleti és gyakorlati oktatás helyzete. A tanulmányi versenyek előkészítése, helyzete. A diákközösség problémái. A diákmozgalom és a nevelőtestület kapcsolata. A szaktantermek kihasználása, szemléltetési lehetőségek, a szemléltető eszközök állapota. A szaktanteremmel nem rendelkező tantárgyak lehetőségei, hátrányai. Az iskola és a szülői ház kapcsolata. A sporttevékenység elemzése, problémái. A csoportbontás szükségessége, a tanulói megoszlás vizsgálata. Az oktató-nevelő munka személyi feltételeinek vizsgálata. A túlórakeret felhasználás ellenőrzése A helyettesítések alakulása. A tartós ill. eseti helyettesítések okai, azok pénzügyi és szakmai kihatásai. Tanügyi nyomtatványok kezelése, ellenőrzése.

4 4 2. A gazdálkodási tevékenységekkel kapcsolatos ellenőrzési feladatok 2.1. A gazdálkodás szabályozottságának, szervezettségének ellenőrzése Ennek keretében vizsgálni kell, hogy az intézmény szabályzataiban foglalt előírások összhangban vannak-e a mindenkor érvényes jogszabályi előírásokkal. A végrehajtás során a belső szabályzatokban foglalt előírások megfelelően érvényesülnek-e. Az említett követelmények maradéktalan érvényesülése érdekében a szabályzatok aktualitását évenként felül kell vizsgálni. A felülvizsgálatra vonatkozó konkrét feladatokat az éves ellenőrzési ütemtervben kell rögzíteni. A felülvizsgálatnak a következő szabályzatokra kell kiterjedni: Kollektív szerződés Szervezeti és működési szabályzat, Számlarend, Számviteli politika, Leltározási szabályzat Selejtezési szabályzat, Bizonylati szabályzat, Iratkezelési szabályzat, Ügyrend, Házipénztár kezelési szabályzat, Felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata, Munkavédelmi szabályzat, Élelmezési szabályzat Anyaggazdálkodási és raktározási szabályzat Munkaerő- és bérgazdálkodás ellenőrzése Ennek keretében vizsgálni kell: a munkaerő foglalkoztatása összhangban van-e az intézmény által ellátandó feladatokkal, a bér- és létszámgazdálkodás során érvényesülnek-e a közalkalmazottak jogállásáról szóló törvényi előírások.

5 Készletgazdálkodás ellenőrzése a készletek összetétele és a szakmai feladatok, a felhasználási igények összhangja, a készletek és a felhasználások alakulásának összevetése, a felesleges, használaton kívüli eszközök feltárása, hasznosítása, a beszerzések célszerűek-e, a takarékosság elvének megfelelnek-e? 2.4. Tárgyi eszközgazdálkodás ellenőrzése tárgyi eszközgazdálkodási feladatok ellátása során érvényesülnek-e a jogszabályi előírások tárgyi eszközellátottság vizsgálata, tárgyi eszközök hasznosítása, tárgyi eszközök védelme Számviteli, elszámolási tevékenységgel összefüggő ellenőrzési feladatok a) A számviteli rend, bizonylati fegyelem érvényesül-e, b) A főkönyvi számlák és az analitikus nyilvántartások közötti összhang biztosított-e? c) A költségvetési beszámoló készítése során érvényesülnek-e a költségvetési szervek beszámolási és könyvvezetési kötelezettségéről szóló jogszabályi előírások. d) A vonatkozó szabályzatokban foglalt előírások megfelelően érvényesülnek-e. 3. A belső ellenőrzés részterületei Intézményünkben a belső ellenőrzési feladatok a vezetői, a szakmai és gazdasági folyamatokra épített ellenőrzés végrehajtása során valósulnak meg. 3.1 Vezetői ellenőrzés a) A vezetők irányító tevékenységének részét képező vezetői ellenőrzés eszközei: a vezetői döntések és jogszabályi előírások végrehajtásával kapcsolatos szakmai, gazdasági és más információk, a rendszeres vagy eseti adatszolgáltatások elemzése, értékelése,

6 6 az aláírási, utalványozási, ellenjegyzési jog gyakorlása során szakmai és gazdasági kihatással járó intézkedések indokoltságának, tartalmai helyességének, szabályszerűségének vizsgálata, a munkahelyen végzett helyszíni ellenőrzés. b) Az egyes vezetők ellenőrzési kötelezettsége a munkaköri leírásokban rögzítésre kerülnek. c) A vezetői ellenőrzés magába foglalja a munkafolyamatokba épített folyamatos és az időszakos, eseti ellenőrzést valamint a beszámoltatást. A vezetői ellenőrzés az irányító tevékenység szerves része, ezért nem kizárólagosan az igazgató, hanem az intézmény valamennyi szakmai és gazdasági vezetőjének ellenőrzési tevékenységét foglalja magába. Az egyes vezetők ellenőrzési hatáskörét, ellenőrzéseinek jellegét a vezetői beosztás szintje határozza meg. Az ellenőrzés tapasztalatai alapján a szükséges intézkedéseket hatáskörüknek megfelelően kötelesek megtenni, illetve az erre illetékes vezetőnél kezdeményezni azokat. Az ellenőrzés tapasztalatairól a vezetői értekezleteken kötelesek beszámolni. Igazgató belső ellenőrzési feladatai Irányítani és ellenőrizni a gazdálkodás folyamatába épített ellenőrzést. Ellenőrzési tevékenysége kiterjed az intézmény egész területére. A munkafolyamat változása esetén intézkedik a szakmai vagy gazdasági folyamatba épített ellenőrzési rend módosításáról, kiegészítéséről. A munkatervben előírt feladatok teljesítésének ellenőrzése, a beosztott vezetők eseti beszámoltatása. Ellenőrzési, utalványozási, láttamoztatási jog gyakorlása során a szakmai és gazdasági kihatással járó intézkedések, az intézménytől kimenő levelek, utalványok, engedélyek indokoltságának, szabályszerűségének ellenőrzése. Folyamatosan köteles tájékozódni az oktatási, nevelési feladatokkal összefüggő gazdasági tevékenységek végrehajtásáról és az elméleti és gyakorlati oktatás eredményességéről. Részletes ellenőrzési feladatait az éves belső ellenőrzési terv tartalmazza.

7 7 Általános igazgatóhelyettes belső ellenőrzési feladatai Közismereti tantárgyak oktatásának szakmai ellenőrzése. Szigorú számadás alá tartozó tanügyi nyomtatványok kezelése, ellenőrzése. Pedagógusok által leadott túlóra kimutatások ellenőrzése. Óralátogatási terv szerint, a közismereti tárgyak óráit látogatja. Irányítja és ellenőrzi a közismereti munkaközösségek munkáját. Területéhez tartozó szaktantermek leltári állományát ellenőrzi. Feladatait részletesen a munkaköri leírása, belső ellenőrzési feladatait pedig az éves belső ellenőrzési terv tartalmazza. Műszaki igazgatóhelyettes belső ellenőrzési feladatai Szakmai - elméleti oktatás közvetlen ellenőrzése, illetve a gyakorlati oktatás vezetőn keresztül követett ellenőrzése. Mint a selejtezési és hasznosítási bizottság elnöke, ellenőrzi az intézmény selejtezési munkáit. Ellenőrzi a munkavédelmi és tűzvédelmi megbízottak munkáit. Óralátogatási terv szerint, a műszaki tárgyak óráit látogatja. Ellenőrzi és irányítja a műszaki munkaközösségek munkáját. Területéhez tartozó szaktantermek leltári állományát ellenőrzi. Irányítja és ellenőrzi a számítástechnikai laboratórium munkáját. Feladatait részletesen a munkaköri leírása, belső ellenőrzési feladatait pedig az éves belső ellenőrzési terv tartalmazza. Gazdasági igazgatóhelyettes belső ellenőrzési feladatai Ellenőrzési hatásköre az intézmény egészére kiterjed. Munkaköri leírásában foglaltakon kívül gazdasági kihatású rendeletek, jogszabályok, az intézményi szabályzatokban előírtak betartása, betartatása, azok ellenőrzése. Részletes ellenőrzési feladatait munkaköri leírása, valamint az éves belső ellenőrzési ütemterv tartalmazza. Gyakorlati oktatásvezető belső ellenőrzési feladatai A szakmai gyakorlati oktatás irányítása, ellenőrzése. Az oktatás során végzett bérmunka tevékenység vállalásának, végzésének, gazdasági kihatásainak ellenőrzése. A szakmai anyagok felhasználásának ellenőrzése, elszámoltatása. Az eszközök, berendezések rendeltetésszerű használatának ellenőrzése. Feladatait részletesen a munkaköri leírása, belső ellenőrzési feladatait pedig az éves belső ellenőrzési terv tartalmazza.

8 8 Az intézmény minden szintű vezetője az irányítása alá tartozó munkaterületet állandóan, tervszerűen ellenőrizni köteles A munkafolyamatba épített ellenőrzés A munkafolyamatba épített ellenőrzést az intézményi szabályzatok, valamint a munkaköri leírásokban foglalt előírások alapján kell végrehajtani. Ennek keretében gondoskodni kell: az ellenőrzendő feladatok pontos kijelöléséről, az egyes feladatok ellenőrzéseit végző személy meghatározásáról, az ellenőrzés módjának, gyakoriságának előírásáról. A munkafolyamatba épített ellenőrzés során vizsgálandó feladatokat, azok ellenőrzését végző személyeket és időpontját az éves ellenőrzési munkaterv tartalmazza. A feltárt hiányosságokról az ellenőrzést végző köteles az ellenőrzött személy közvetlen felettesét haladéktalanul értesíteni és a szabályzat 4. pontjában foglaltak szerint eljárni. 4. Az ellenőrzés végrehajtásának szabályai 4.1. A belső ellenőrzést végző személy jogai, kötelezettsége, felelőssége a) Az ellenőrzést végző személy joga: a munkaköri leírásában és a belső ellenőrzési tervben rögzített ellenőrzési feladatokat végezni, a vizsgált terület, szervezeti egység minden olyan iratába betekinteni, amelynek ismerete az ellenőrzéshez szükséges. b) Az ellenőrzést végző személy kötelezettségei, felelőssége az ellenőrzést végző személy köteles az ellenőrzési feladatoknak a munkaköri leírásában, az ellenőrzési tervben foglaltak szerint eleget tenni, felelős a megállapítások helytállóságáért és annak adatszerű megalapozásáért, köteles az ellenőrzés terv által meghatározott körben minden lényeges tényt megállapítani, feltárni és írásban rögzíteni, köteles a megállapításokat az ellenőrzött személlyel közölni.

9 Az ellenőrzött egységek, személyek jogai, kötelezettségei a vizsgált egység (személy) köteles az ellenőrzést végző személy részére minden tájékoztatást megadni és az iratokba, dokumentumokba a betekintést biztosítani, köteles az ellenőrzés zavartalan elvégzéséhez szükséges feltételeket biztosítani, az ellenőrzést végző személy kérésére szóban, vagy írásban a valóságnak megfelelően nyilatkozni, köteles az elfogadott megállapításokra külön utasítás nélkül az intézkedéseket megtenni, joga van az ellenőrzés megállapításával kapcsolatban észrevételt tenni A megállapítások írásba foglalása Az ellenőrzés megállapításairól írásos jelentést kell készíteni az ellenőrzési tervben előírt határidőre. A jelentésnek tartalmazni kell az ellenőrzés célját, részletes megállapításait, a következtetéseket, javaslatokat, az ellenőrzést végző(k) aláírását. Az ellenőrzést végző köteles a személyes felelősséget felvetni, ha: a vizsgálattal érintett dolgozó munkaköri kötelezettségét vétkesen megszegte, jogszabályi előírást vagy belső utasítást sértett a munkája során a vizsgált dolgozó. A felelősként megjelölt személyekkel az intézmény vezetője - az ellenőrzést végző jelentése alapján - a rájuk vonatkozó megállapításokat ismerteti. A felelőssé tett személy a felelősségével kapcsolatos megállapítások megismerését záradékkal ellátott jelentés aláírásával köteles elismerni. A felelősségi záradéknak a következőket kell tartalmaznia: "A jelentésben foglalt megállapításokat megismertem és tudomásul veszem, s egy ezzel kapcsolatban adott határidőn belül írásban igazoló jelentést adok".

10 10 A felelőssé tett személy a záradékban megállapított határidőre az intézmény vezetőjének a következőkről köteles írásbeli magyarázatot adni: elismeri-e a terhére rótt tényt és azzal kapcsolatos felelősségét, mi volt a mulasztás, a hiányosság oka, mit kíván tenni a hiányosság megszüntetésére, kijavítása érdekében. Az írásbeli nyilatkozatot és az intézményvezető arra tett észrevételét a jelentéshez csatolni kell. A felelőssé tett személlyel szemben az ellenőrzést végző felelősségre vonás iránti eljárást köteles kezdeményezni az intézmény vezetőjénél. Az ellenőrzés megállapításai alapján szükséges fegyelmi, kártérítési, szabálysértési, büntetőeljárás kezdeményezésénél a vonatkozó külön jogszabályok előírásai szerint kell eljárni. A megállapítások hasznosítása érdekében a jelentést záradékkal kell ellátni, amelynek a következőket kell tartalmaznia: "Az ellenőrzési jelentésben foglaltakat megismertem, azokkal kapcsolatban megadott határidőn belül napon belül észrevételt teszek/nem teszek." a 4.4. Az ellenőrzés megállapításának hasznosítása A megállapítások hasznosításának, a realizálásnak a megoldási formáiról a konkrét tapasztalatok ismeretében - az ellenőrzést végző(k) javaslata alapján - az intézmény vezetője dönt A realizálás keretében intézkedni kell: a hibák, hiányosságok kijavításáról, káros következményeinek megszüntetése érdekében a szükséges intézkedések elrendeléséről, indokolt esetben a felelőssége vonások elrendeléséről. Az ellenőrzések megállapításai alapján a szükséges intézkedések megtétele írásban történhet: fel kell hívni az ellenőrzött egységnek (ellenőrzött személynek) a figyelmét a jelentésben foglalt megállapításokra, utalni kell arra, hogy az ellenőrzött egység vezetője vagy az ellenőrzött személy köteles a szükséges intézkedéseket megtenni,

11 11 a megtett intézkedésekről az intézmény vezetőjét tájékoztatni. Az írásbeli tájékoztatások alapján az intézmény vezetője dönt arról, hogy a jelzett intézkedéseket, indoklásokat elfogadja-e vagy sem. Amennyiben a jelzett intézkedések elfogadásra kerültek, az ellenőrzést lezártnak kell tekinteni. Abban az esetben, ha a jelzett intézkedések nem elfogadhatóak, úgy újabb felhívással kell élni. Az intézkedések megtörténtéről indokolt esetben külön utóellenőrzést kell tartani. Az utóellenőrzés elrendeléséről az intézmény vezetője dönt.