Budapest Főváros XXIII. kerület Soroksári Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Egység 1239 Budapest Grassalkovich u. 162 2015. ÉVI ELLENŐRZÉSI JELENTÉS
I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása 1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése A belső ellenőrzés 2015. évre vonatkozó munkatervét a Képviselő-testület a 642/2014. (XII.16.) Ök. sz. határozatával hagyta jóvá. Az Egészségügyi és Szociális Intézmény gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szervvé alakult át 2015. évben, melynek következtében szükségessé vált a belső ellenőrzési terv módosítása, amit a Képviselő-testület a 275/2015. (V.12.) határozatával hagyott jóvá. Az eredeti és a módosított terv is tartalmazta a Polgármesteri Hivatalra vonatkozó ellenőrzési feladatokat, az Önkormányzat intézményeinek irányító szervi ellenőrzéseit, valamint az Önkormányzat irányítása alá tartozó gazdasági szervezettel nem rendelkező intézményekre vonatkozó belső ellenőri feladatokat is. A fentiek alapján 2015. évben a Polgármesteri Hivatalban 3 ellenőrzés került betervezésre, az intézmények irányítószervi ellenőrzéseként 1 ellenőrzés tervezése történt meg. A Polgármesteri Hivatal belső ellenőrei megállapodás alapján ellátják a gazdasági szervezettel nem rendelkező intézmények, illetve a nemzetiségi önkormányzatok belső ellenőrzését is, mely feladatok teljesítésére 9 ellenőrzés szerepelt az éves tervben. Az ellenőrzési tervben megjelölt ellenőrzési feladatokból minden ellenőrzés elvégzésre került, a jelentések lezárása valamennyi ellenőrzés esetében 2015. évben az ellenőrzöttekkel történt egyeztetést követően - megtörtént. Az éves ellenőrzési terv az alábbi feladatokat tartalmazta: - Irányítószervi ellenőrzés: Rendszer ellenőrzés: 1 alkalom - Polgármesteri Hivatal ellenőrzése: Szabályszerűségi ellenőrzés: 3 alkalom - Megállapodás alapján végzett belső ellenőrzés Szabályszerűségi ellenőrzés: 9 alkalom A belső ellenőrzési egység az év során tanácsadói tevékenységet 4 alkalommal látott el, amelyből kettő a belső ellenőrzési tervben tanácsadásra tervezett kapacitás terhére került elvégzésre. A másik két tanácsadói tevékenység pedig a soron kívüli ellenőrzésre tervezett idő terhére valósult meg, mivel soron kívüli ellenőrzés lefolytatására nem merült fel igény. A belső ellenőrzés a vizsgálatok lebonyolítása, az ellenőrzési programok és jelentések készítése során a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet és a Belső Ellenőrzési Kézikönyv előírásainak szem előtt tartásával végezte tevékenységét. A lefolytatott ellenőrzések minden esetben jóváhagyott program és megbízólevél alapján kerültek elvégzésre. Az ellenőrzött területek részére megküldött jelentés-tervezetek útján a megállapítások egyeztetésre kerültek. Ezt követően a jelentések az esetleges észrevételekkel lezárásra kerültek. A feltárt hibák, hiányosságok megszüntetésére az ellenőrzött területek vezetői intézkedési terveket készítettek az ellenőrzések végrehajtását követően. A 2015. évi vizsgálatok során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel. A vizsgálatok végrehajtása során az ellenőrzöttekkel való együttműködés jelentéseink megállapításainak, javaslatainak elfogadottsága, a személyes tapasztalatok, valamint az 2
ellenőrzöttek által kitöltött ellenőrzést követő felmérő lap -ok alapján összességében jónak mondható. Az ellenőrzést követő felmérő lapok adattartalma arra is kellő információt szolgáltat, hogy a belső ellenőri munka minősége megítélhető legyen. A 2015. évi ellenőrzésekhez kapcsolódóan az ellenőrzöttek által kitöltött lapok alapján az ellenőri munka minősítése nagyon jónak mondható. 2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők A belső ellenőrzési tevékenységet a jogszabályi előírásoknak megfelelően belső ellenőrzési egység látja el Önkormányzatunknál, ahol 1 fő belső ellenőrzési vezető és 1 fő belső ellenőr dolgozik. 2015-ben a belső ellenőri munkakörben személyi változás nem történt. A belső ellenőrzési egység mindkét tagja rendelkezik a jogszabályban rögzített képesítési előírásokkal, és a tevékenység végzéséhez szükséges engedéllyel. A jogszabály által előírt kötelező továbbképzési és vizsgakötelezettséget teljesítették. A munkavégzés tárgyi feltételei (irodahelyiség, felszereltség) biztosítottak voltak. A szakmai munka színvonalának fejlesztése érdekében az ellenőrök oktatásokon és szakmai továbbképzéseken vettek részt. A továbbképzéseken elsajátított tananyag az ellenőri gyakorlatba beépítésre került. A belső ellenőrök funkcionális függetlensége biztosított, tevékenységüket a jegyzőnek közvetlenül alárendelve végzik. A tervezés, végrehajtás, módszerek kiválasztása során önállóan járnak el. Az ellenőrzési megbízásokkal kapcsolatban az ellenőrökre nézve összeférhetetlenségi ok nem merült fel. Az ellenőrzések végrehajtása során az ellenőrzés alá vont szervezetek a jogszabályban meghatározott kötelezettségeiket teljesítették, a vizsgálat alá vont dokumentumokhoz való hozzáférést biztosították. 3. A tanácsadó tevékenység bemutatása A belső ellenőrzési egység az év során tanácsadói tevékenységet 4 alkalommal látott el. A belső ellenőrzés tanácsadási feladatokat az alábbi témákban látott el: - A 2015. évi költségvetés összeállításához kapcsolódó jegyzői utasítás összeállításához, a 2014. évi zárási feladatok végrehajtásához, a kötelezettségvállalási szabályzat aktualizálásához, az önkormányzati intézmények és a Polgármesteri Hivatal között fennálló munkamegosztási megállapodás felülvizsgálatához, a 4/2013. (I. 11.) Kormányrendeletben foglalt zárási feladatok elvégzéséhez tanácsadói tevékenység nyújtása. - A Képviselő-testület 73/2015. (II. 17.) határozata szerint az Egészségügyi és Szociális Intézmény gazdálkodási besorolásának módosítása okán végrehajtandó pénzügyi és számviteli feladatok átadásához kapcsolódó tanácsadói tevékenység nyújtása. - A Soroksári Intézményellátó Központ étkezési térítési díj beszedési folyamata megváltoztatásának felülvizsgálata, különös tekintettel a fizetési módozatokra. Az 3
Egészségügyi és Szociális Intézmény szakfeladatainak és COFOG számainak áttekintése a kapcsolódó jogszabályokban foglalt előírások tükrében. - A Polgármesteri Hivatal által a munkavállalóknak nyújtott költségtérítések nyilvántartására, elszámolására, dokumentálására vonatkozó eljárás során felmerült kérdések megoldásához kapcsolódó tanácsadási tevékenység nyújtása. II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján 1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok 1.1. Polgármesteri Hivatalnál folytatott ellenőrzések és fontosabb javaslatai: A Polgármesteri Hivatalban 2014. évben lefolytatott selejtezési eljárások szabályszerűségi ellenőrzése. Javaslatok: - A Szabályzatban rögzített határidő felülvizsgálata szükséges, a szabályozás és a gyakorlat összhangjának megteremtése érdekében. - A selejtezési eljárás kezdő időpontját megelőzően készüljön el a Szabályzat előírásainak megfelelő tartalmú körlevél. - A selejtezési bizottság a Szabályzat 2.6. pontja szerint vizsgálja a selejtezési javaslatok meglétét, amennyiben az érintettek határidőre azokat nem küldik meg, szólítsa fel őket a hiány pótlására. A Wastecosmart című pályázaton elnyert támogatás felhasználásának ellenőrzése (FP7 EU keretprogram). Javaslatok: - A döntés előkészítése során készítsék el a Szabályzat mellékleteiben meghatározott dokumentumokat. - A projektszervezet jelenlegi tagjaira vonatkozóan készüljenek el a megbízólevelek. Az alábbi ellenőrzésnél nem volt javaslat: A Polgármesteri Hivatal által lefolytatott közbeszerzések szabályszerűségi ellenőrzése. 1.2. Irányító szervi ellenőrzés és fontosabb javaslatai: A Táncsics Mihály Művelődési Ház pénzügyi-gazdasági tevékenységének, működésének és gazdálkodása szabályozottságának rendszer ellenőrzése. Javaslatok az intézmény vezetőjének: - Az Ávr. vonatkozó előírásainak megfelelő ellenőrzési nyomvonalat, szabálytalanságok kezelésének szabályzatát, illetve kockázatkezelési szabályzatot kell elkészíteni és az intézményvezető jóváhagyását követően kiadni. 4
- A belföldi és külföldi kiküldetések elrendelésével és lebonyolításával, elszámolásával, illetve a munkába járással kapcsolatos kérdések rendezésére hatályba kell léptetni az erről rendelkező szabályzatot. - Az Ávr. 13.. (2) bekezdése alapján előírt szabályzatokat (beszerzések lebonyolításával kapcsolatos eljárásrend, a vezetékes és rádiótelefonok használatának rendje) el kell készíteni és hatályba kell léptetni. - A helyiségek bérbeadásának eljárásrendjét szabályzatban rögzíteni kell. - A Polgármesteri Hivatal SzMSz-ének II/5. Önköltségszámítási szabályzata alapján el kell végezni az intézmény helyiségeinek önköltségszámítását. - Az intézmény által megkötött szerződéseket felül kell vizsgálni és módosítani kell a jelentésben foglalt megállapítások szerint. - A kötelezettségvállalások nyilvántartását a szabályzatban előírtak szerint kell dokumentálni. 1.3. Megállapodás alapján végzett ellenőrzések és fontosabb javaslatai: A Soroksári Intézményellátó Központ által foglalkoztatott közalkalmazottak besorolásának ellenőrzésére 2014-ben lefolytatott vizsgálat utóellenőrzése. Javaslat az intézmény vezetőjének: - Az utóellenőrzés során jelzett megállapítások alapján helyesbítsék a munkavállalók részére elkészített és kiadott munkaügyi dokumentumokat. A Soroksári Roma Nemzetiségi Önkormányzatnál a készpénzek felvételének és felhasználásának ellenőrzése. Javaslat az intézmény vezetőjének: - Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 37.. (1) bekezdésében foglalt előírások betartásához kötelezettségvállalás (megrendelés) esetén gondoskodni kell arról, hogy a szolgáltatás igénybevételét, termék beszerzését megelőzően kerüljön a Pénzügyi Osztály részére átadásra a kötelezettségvállalást alátámasztó dokumentum (megrendelő). Az Egészségügyi és Szociális Intézmény kötelezettségvállalási folyamatának és nyilvántartásának ellenőrzése. Javaslat az intézmény vezetőjének: - A Kötelezettségvállalások nyilvántartásáról szóló szabályzat módosítását követően, az intézmény vezesse az abban előírt nyilvántartást. Az alábbi ellenőrzéseknél nem volt javaslat: A Soroksári Bolgár Nemzetiségi Önkormányzat elfogadott költségvetésében szereplő dologi kiadásokhoz rendelkezésre álló pénzeszközök felhasználásának szabályszerűségi ellenőrzése. A Soroksári Német Nemzetiségi Önkormányzat költségvetés tervezésének, végrehajtási folyamatának, valamint az előirányzatok módosításának szabályszerűségi ellenőrzése. A Táncsics Mihály Művelődési Ház költségvetés tervezésének, végrehajtási folyamatának, valamint az előirányzatok módosításának szabályszerűségi ellenőrzése. Az I. számú Összevont Óvoda költségvetés tervezésének, végrehajtási folyamatának, valamint az előirányzatok módosításának szabályszerűségi ellenőrzése. A II. számú Napsugár Óvoda költségvetés tervezésének, végrehajtási folyamatának, valamint az előirányzatok módosításának szabályszerűségi ellenőrzése. A III. számú Összevont Óvoda költségvetés tervezésének, végrehajtási folyamatának, valamint az előirányzatok módosításának szabályszerűségi ellenőrzése. 5
2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése A belső kontrollrendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, amelyek alapján a szervezetek érvényesítik a feladataik ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. Kontrollkörnyezet A belső kontrollrendszer kontrollkörnyezetét a belső szabályzatok, utasítások rendszere alkotja, melyeket a Polgármesteri Hivatal és az intézmények esetében is kiépítettek. A külső jogforrások folyamatos változása megköveteli a belső szabályzatok harmonizációját, ezáltal a kontrollkörnyezet módosulásának következetes nyomon követését, mind a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységei, mind az intézmények vonatkozásában. Ezen igényeknek a Polgármesteri Hivatal a szabályzatok időszakos felülvizsgálatával tesz eleget. Kockázatkezelés A Polgármesteri Hivatal kockázati munkacsoportot működtet az egyes folyamatokban feltárt kockázatok minősítésére, a kockázati tűréshatár megállapítására, a kockázatok csökkentésére és a folyamatos nyomon követésre. A munkacsoport a jegyző vezetésével és tagjaival végzi feladatait. A munkacsoport az év során többször felülvizsgálta az elkészített ellenőrzési nyomvonalakat, valamint elvégezték a kockázatok minősítését. A gazdasági szervezettel nem rendelkező intézmények önértékeléssel minősítik a kockázataikat, melyet 2015-ben elvégeztek, és ezek a dokumentumok az intézményekre vonatkozó belső ellenőrzési terv alapját képezték. Kontrolltevékenységek A kontrolltevékenységek jelen vannak a Polgármesteri Hivatal és az intézmények működésében, azok minden szintjén, de különböző intenzitással és gyakorisággal. A kontrolltevékenységek fontos megjelenési formája az aláírási jogosultságok jogszerű gyakorlása, mely a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzés érvényesítés teljesítés igazolás utalványozás folyamatában jelenik meg. Minden vizsgálat lefolytatásakor a témához kapcsolódóan ennek a folyamatnak az ellenőrzése megtörténik. A 2015-ben lefolytatott ellenőrzések tapasztalatai alapján elmondható, hogy ezen jogosultságokkal rendelkezők az előírások betartásával végzik feladataikat. Információ és kommunikáció A Polgármesteri Hivatalban az információ áramlás és a kommunikáció módjai, formái mivel összetett pénzügyi-gazdasági folyamatokból állnak így több szabályzatban is rögzítésre kerültek. A gazdálkodási és ellenőrzési jogkörökre felhatalmazottak beszámolási kötelezettségéről külön szabályzat is rendelkezik. A kommunikáció formái, csatornái kiépültek, és megfelelően működnek. Monitoring A folyamatok folyamatos nyomon követése, azaz a monitoring részét képezi a belső ellenőrzés, amely a Polgármesteri Hivatalban kialakításra került, és 2015-ben is a 6
jogszabályi előírásoknak megfelelően működött. A tevékenységet önálló szervezeti egység látja el, a jegyzőnek közvetlenül alárendelve. Az ellenőrzések javaslatai alapján elkészített intézkedési tervek megvalósításáról a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeinek, valamint az intézményeknek a vezetői beszámolnak, melyeket a belső ellenőrzési egység egy nyilvántartásban összegez. Ezen nyilvántartás célja, hogy a belső ellenőrzés az egyes javaslatok végrehajtásáról komplex információkat kapjon. A monitoring rendszer másik eleme az utóellenőrzések elvégzése. Ezen feladatokat a belső ellenőrzés az éves ellenőrzési tervekben - kockázatelemzés alapján - esetlegesen és időszakosan szerepelteti. III. Az intézkedési tervek megvalósítása Az ellenőrzések során tett javaslatok végrehajtására az érintettek minden esetben intézkedési tervet készítettek. Az elkészített intézkedési tervek végrehajtásáról az egyes szervezeti egységek vezetői, az intézkedési tervet készítők a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 46. (1) bekezdése alapján számolnak be. Ezen előírás szerint, az intézkedési tervben meghatározott egyes feladatok végrehajtásáról az intézkedési tervben meghatározott legutolsó határidő lejártát követő 8 napon belül írásban kell beszámolni. Fentiek alapján a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeinek és az intézményeknek a beszámolása az intézkedési tervben foglalt feladatok végrehajtásának idejéhez igazodva folyamatos. A 2015. évi ellenőrzési jelentés elkészítésének időpontjáig az elvégzett feladatokról minden esetben határidőben beszámoltak az érintettek. Egyes esetekben amennyiben a feladatok végrehajtásának határideje későbbi, mint az éves ellenőrzési jelentés elkészítésének időpontja az intézkedési tervek végrehajtásáról való beszámolás még nem történt meg. Budapest, 2016. február 10. Beszené Uhrin Gyöngyi belső ellenőrzési vezető 7