ELSZÁMOLÁSI FELTÉTELEK, TUDNIVALÓK a Szakiskolai Fejlesztési Program II. keretében, szakmai fejlesztési célú feladatok megvalósításához támogatásban részesülő Támogatottak részére A támogatás felhasználása csak érvényes, mindkét fél által aláírt támogatási szerződés és a szerződés 1. számú mellékletét képező, a Támogató által jóváhagyott Szakmai és Költségterv (továbbiakban: SzKtv) alapján, a SzKtv Támogatott részéről történő kézhezvételét követően lehetséges. A Támogatott a támogatási összeg felhasználására vonatkozó tervezése, valamint a jóváhagyott SzKtv alapján a támogatási összeg felhasználása, és az arról készítendő elszámolása során köteles figyelembe venni és alkalmazni a Szakiskolai Fejlesztési Program II. (a továbbiakban: Program) pályázati kiírásában az egyes fejlesztési területekre meghatározott szakmai elveket, koncepciókat, célkitűzéseket, módszertanokat, eljárási specifikációkat, valamint a nyertes pályaművében és az Együttműködési megállapodásban, e vonatkozásban szereplő szakmai részleteket. Ennek megfelelően a Támogatottnak a támogatási szerződés 6. pontjában meghatározottak szerinti elszámolásában a támogatási összeg felhasználásáról szóló pénzügyi elszámolás mellett, szakmai beszámolót is be kell nyújtania a fejlesztési célú szakmai feladatok végrehajtásáról és azok tartalmi (szakmai) eredményeiről, a támogatási összeg pénzügyi felhasználásához kapcsolódóan. A szakmai beszámoló elkészítéséhez a Támogató Módszertani útmutatót készít és tesz közzé honlapján 2006. február 6-ig. Támogatott a Módszertani útmutatóban foglaltakat köteles figyelembe venni a szakmai beszámoló elkészítéséhez. A Támogatott egy írásbeli, teljes körű szakmai beszámolót és pénzügyi elszámolást köteles készíteni és azt 1-1 nyomtatott példányban, valamint CD / DVD lemezen eljuttatni a Támogató részére. (Eredetiben és CD / DVD lemezen a 4 táblázatból álló Elszámolási formanyomtatványt, csak eredetiben a Teljességi nyilatkozatot; a további dokumentumokat a Támogatott által hitelesített, olvasható másolatban.) Az elszámolást a következő címre kell megküldeni. Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Intézet, Támogatási és Bevalláskezelési Igazgatóság, Szakképzési és Felnőttképzési Támogatási Osztály, 1374 Budapest, Pf: 564. A borítékra rá kell írni a támogatási szerződés számát. A Támogató a benyújtott szakmai beszámoló és pénzügyi elszámolás alapján, a Programban résztvevő szakértők bevonásával ellenőrzi a támogatási összeg szabályszerű felhasználását és ha ennek során a támogatási szerződésben beleértve az annak elválaszthatatlan részét képező jelen dokumentumban foglaltaktól eltérő felhasználást állapít meg, úgy az elszámolást korrigáltathatja (indokolt esetben 1 alkalommal írásban, 8 munkanapos határidő biztosítása mellett felszólíthatja a Támogatottat annak kijavítására, kiegészítésére) és ennek figyelembe vételével utalja át a kifizethető támogatási összeget. 1
A Támogató a kifizetésre kerülő támogatási összeg megállapítása során a rendelkezésre álló elszámolási dokumentáció alapján jár el: a támogatási szerződés 4. és 6. pontja tartalmazza a támogatás felhasználásának szabályait és az elszámolás elkészítésével és benyújtásával kapcsolatos kötelezettségeket, jelen dokumentum - mint a támogatási szerződés ezen pontjaihoz tartozó, a szerződés elválaszthatatlan részét képező 2. számú melléklet - tartalmazza a támogatások felhasználására és az elszámolások elkészítésére vonatkozó részletes tartalmi és formai követelményeket. A Támogatottnak a támogatási összeget úgy kell tekintenie, mint a fejlesztési célú szakmai feladatok végrehajtásának tervezett pénzügyi keretét, amely a támogatási szerződés 3.2. pontjában részletesen meghatározott feladatokra és az azokhoz rendelt részösszegekben használható fel. Ezért, ha a szakmai feladatok teljesültek, csak a teljesült érték szerint lehet a támogatási összeget igényelni. Az egyes szakmai feladatok végrehajtása során a teljesült érték nem haladhatja meg a támogatási szerződésben az adott feladat végrehajtásához meghatározott és így felhasználható támogatási részösszeget. Ha a kifizetések meghaladják a támogatás részösszegét, akkor legfeljebb a támogatási részösszeg igényelhető, a különbözetet saját forrás biztosításával kell finanszírozni. A Támogatott a jóváhagyott SzKtv-ben meghatározott szakértői feladatok végrehajtására csak valamely nyilvános szakértői névjegyzékben szereplő szakértő bízható meg. Az elszámolásban meg kell nevezni az igénybevett szakértőket és azt, hogy mely nyilvános szakértői névjegyzékben szerepelnek. Ha a Támogatott a szakértőket számlás megbízási szerződés keretében foglalkoztatja, akkor a szakértővel kötött megbízási szerződésben szerepeltetni kell a feladatot végrehajtó személy (szakértő) nevét és azt, hogy mely nyilvános szakértői névjegyzékben szerepel. A Támogatott csak akkreditált képzéseket és akkreditált képzőket vehet igénybe a jóváhagyott SzKtv-ben meghatározott képzések és továbbképzések megvalósítására. Az elszámolásban szerepeltetni kell az akkreditált képzések és képzők megnevezését, valamint az akkreditációs lajstromszámokat. Akkreditált képzéseket csak a szakiskolai osztályokban szakmai tárgyakat tanító tanárok és szakoktatók részére, illetve az iskolák vezetői részére lehet igénybe venni. Csak olyan nyelvű nyelvtanfolyamokat látogatnak a szakiskolai osztályokban szakmai tárgyakat tanító tanárok és szakoktatók, amely nyelveket az iskola szakiskolai osztályainak nyelvi csoportjaiban oktatják. A Támogatott jóváhagyott SzKtv-ben szereplő szakmai feladatok végrehajtása során maximum ± 20 %-kal eltérhet a bruttó egységáraktól, azonban összességében nem lépheti túl a támogatási szerződés 3.2. pontjában megjelölt, az egyes fejlesztési célú szakmai feladatok végrehajtásához meghatározott támogatási részösszegeket. A Támogatott a jóváhagyott SzKtv-ben nem szereplő szakmai feladatokat nem hajthat végre. A Támogatott a jóváhagyott SzKtv-ben szereplő szakmai feladatok végrehajtása során nem csoportosíthatja át az egyes feladatokhoz meghatározott támogatási részösszegeket sem a feladatok között, sem az egyes fejlesztési területek között A támogatási összeg igénylése és az összeg kifizetése csak a támogatási szerződés 1. számú mellékletét képező jóváhagyott SzKtv és a pályamű tartalmával összhangban, a teljesítés igazolásával, már kifizetett számlák alapján utólag lehetséges; a támogatási összeg - a támogatási előlegen túl fennmaradó része - folyósítása csak az előleg 2
összegének a jelen útmutató szerinti, számlával igazolt elszámolása és az elszámolás elfogadása után lehetséges. Csak olyan költségek számolhatóak el, amelyek megfelelnek a következő feltételeknek: A támogatási szerződés megkötése után, és a szerződésben rögzített megvalósítási időszakban merültek fel, a Támogató által jóváhagyott SzKtv kézhezvételének napjától kezdődően. Közvetlenül kapcsolódnak a támogatott feladathoz, nélkülözhetetlenek annak elindításához és/vagy végrehajtásához, és a támogatási szerződés 1. számú mellékletét képező SzKtv-ben jóváhagyásra kerültek. Valóban felmerült és igazolt költségek, melyek a Támogatott nevére szóló számlával, illetve számviteli bizonylatokkal dokumentáltak, kiegyenlítésük (bankkivonattal, kifizetési utalvánnyal, pénztár bizonylattal), jogalapjuk (szerződéssel, megrendeléssel) igazolható. Magyarországon megvalósuló feladathoz, tevékenység végzéséhez kapcsolódnak. A pályamű, a szakmai feladatok végrehajtása során a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény és a kapcsolódó jogszabályok rendelkezéseinek megfelelően jártak el. A Támogatott köteles a támogatás terhére felmerült minden költséget elkülönítetten nyilván tartani. I. Az elszámolásnak tartalmaznia kell: 1. A 4 táblázatból álló Elszámolási formanyomtatványt megfelelően kitöltve 1 eredeti (papír alapú), aláírt, dátummal ellátott példányban, továbbá 1 CD-, vagy DVDlemezen. 2. A megbízási díjakat dokumentáló szerződések, számfejtések és egyéb bizonylatok dátummal ellátott, Támogatott aláírásával és bélyegző lenyomatával hitelesített másolatait 1-1 példányban. 3. A szolgáltatások és termékek beszerzését igazoló szerződések, számlák és egyéb bizonylatok dátummal ellátott, Támogatott aláírásával és bélyegző lenyomatával hitelesített másolatait 1-1 példányban. A benyújtott számláknak meg kell felelniük az 1992. évi LXXIV. törvény 13. 16. pontjában meghatározott formai és tartalmi feltételeknek. 4. A bérek, megbízási díjak, valamint számlák kiegyenlítését igazoló banki és pénztár bizonylatok dátummal ellátott, Támogatott aláírásával és bélyegző lenyomatával hitelesített másolatait 1-1 példányban. 5. A Teljességi nyilatkozat Támogatott aláírásával és bélyegző lenyomatával, valamint dátummal ellátott, 1 eredeti példányát. 3
II. Az Elszámolási formanyomtatvány kitöltése Az Elszámolási formanyomtatvány elektronikus kitöltése és benyújtása kötelező. A támogatási szerződés 2. számú mellékletében szereplő, MS Excel formátumú táblázat a Támogató honlapjáról (www.szakma.hu) tölthető le. Az Elszámolási formanyomtatvány 4 db táblázatból áll, ezek: Költségvetési összesítő; SzKtv. Szakmai összesítő teljesítése; Személyi jellegű költségek elszámolása; Dologi költségek elszámolása. Az Elszámolási formanyomtatványon fel kell tüntetni a támogatási szerződés számát, a Támogatott nevét, székhelyét, valamint a Támogatási szerződésben szereplő támogatási összeget. A Költségvetési összesítő táblázatban a költségek elszámolása költségnemenkénti bontásban történik. A táblázat B oszlopában a költségnemek, C oszlopában a sorösszefüggések találhatók. A D oszlopba a jóváhagyott SzKtv Költségvetési összesítőjének Összesen adatait kell beírni a megfelelő költségnemek szerinti bontásban. Az E oszlop az elszámolás szerinti tényleges költség adatainak rögzítésére szolgál. Az F oszlopban összesítésre kerülnek az D és E oszlopokban feltüntetett soradatok különbségei. Az összesítő sorok a táblában automatikusan kitöltődnek. Amennyiben az Elszámolással igényelhető / visszautalandó támogatási összeg megnevezésű sorban negatív előjelű összeg szerepel, az elszámolás benyújtásával egyidejűleg kell visszautalni a fel nem használt támogatási összeget (maradvány). A támogatási szerződésben rögzített támogatási összegnél magasabb összegű támogatás nem igényelhető. (Amennyiben a Költségvetési összesítő táblázat bármelyik sorában az elszámolás szerinti tényleges költség - E oszlop adata - meghaladja a jóváhagyott SzKtv Költségvetési összesítő Összesen oszlopában szereplő összeget - D oszlop adata -, a különbözetet saját forrás biztosításával kell finanszírozni). A Személyi jellegű költségek elszámolása táblázatban a támogatás terhére elszámolni kívánt személyi jellegű megbízási díjak részletezését kell feltüntetni, míg a Dologi költségek elszámolása táblázatban a számlás kiadások (beleértve a számlás megbízási szerződések díjait is) felsorolását kell megadni. A SzKtv. Szakmai összesítő teljesítése táblázatban a támogatási szerződés 1. sz. mellékletét képező, jóváhagyott Szakmai és Költségterv tervadatait, valamint mellé a feladat megvalósításának tényadatait kell feltüntetni. 4
III. Az elszámolásban - a támogatási összeg felhasználásának igazolásához az alábbiak szerint kell benyújtani a szükséges dokumentumokat Az elszámolásában szerepeltetett valamennyi bizonylat eredeti példányára rá kell vezetni Elszámolva a.számú támogatási szerződésre. Ft összegben szövegezést és ezután kell elkészíteni a beküldendő másolati példányokat. Minden dokumentumból hitelesített másolati példányok szükségesek, azaz minden másolatban benyújtott példányra rá kell írni Az eredetivel mindenben megegyezik, hitelességét igazolom. szöveget, és dátummal, aláírással, bélyegzőlenyomattal kell ellátni. A másolatok hitelesítését a támogatási szerződésben nevesített törvényes képviselőnek kell végeznie. A teljesítéseket igazoló, az alábbiakban részletezett dokumentumokat minden esetben úgy kell benyújtani, hogy megjelölésre kerüljön rajtuk, hogy az Elszámolási formanyomtatvány Költségvetési összesítő táblájának mely sorára vonatkoznak. 1. Személyi jellegű kifizetések elszámolásához benyújtandó dokumentumok Amennyiben a támogatási szerződés 1. számú mellékletét képező jóváhagyott SzKtv tartalmazza, a támogatási szerződésben foglalt szakmai feladatok megvalósításához kapcsolódó személyi jellegű költségek elszámolhatók. A megbízási díjak a hazai jogszabályok szerint fizetendő adókkal és járulékokkal együtt számolhatók el, amennyiben az elszámolni kívánt jövedelem személyi jövedelemadó- és járulékköteles. Személyi jellegű kifizetések (megbízási díjak) esetében az elszámolásban az alábbiakat kell benyújtani: megbízási szerződés Támogatott által hitelesített másolata, amely tartalmazza a támogatott szakmai feladat és azon belül a megbízott által végzett tevékenység meghatározását, díjazását, kifizetési feltételeit. Egyértelműen tartalmaznia kell, hogy mely támogatott szakmai feladatra és ahhoz kapcsolódó tevékenységre vonatkozóan került sor a megkötésre; a megbízó aláírásával kiállított teljesítésigazolás Támogatott által hitelesített másolata; a megbízottak bérjegyzékeinek Támogatott által hitelesített másolata; a megbízási díj kifizetését igazoló bankszámla kivonat Támogatott által hitelesített másolata (készpénzben történő kifizetés esetén az átvételt igazoló pénztár bizonylat Támogatott által hitelesített másolata); bankszámla-kivonat Támogatott által hitelesített másolata a megbízási díjjal kapcsolatos adók, járulékok átutalásáról, valamint a Támogatott képviselőjének nyilatkozata, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott megbízottal kapcsolatos közterheket. Saját munkavállaló csak úgy részesülhet a támogatás terhére díjazásban, ha a Támogatott a munkavállalóval megbízási szerződés köt a támogatott feladat végrehajtására. 5
A ténylegesen felmerült személyi jellegű ráfordítások összege nem haladhatja meg a jóváhagyott SzKtv Költségvetési összesítő táblában szereplő Személyi jellegű költségek összegét. A Szakiskolai minőségfejlesztés (D2) fejlesztési területen A horizontális tanulás támogatása. Benchmarking fórumok létrehozásának szakmai és technikai támogatása, mentorcégek hálózatának kialakítása megnevezésű feladat végrehajtása során felmerülő személyi jellegű egyéb költségek igazolásához a következőket kell benyújtani: utazási költségtérítés elszámolása esetén: kiküldetési rendelvény Támogatott által hitelesített másolata, kifizetést igazoló bizonylat Támogatott által hitelesített másolata; reprezentációs költségek elszámolása esetén: számla Támogatott által hitelesített másolata; felhasználás-igazolás Támogatott által hitelesített másolata; kifizetést igazoló bizonylat Támogatott által hitelesített másolata. 2. Anyag költség elszámolásához benyújtandó dokumentumok Az akkreditált képzéshez kapcsolódó tankönyvek, taneszközök beszerzése estén: számla Támogatott által hitelesített másolata; felhasználás-igazolás (hogy a képzéshez, továbbképzéshez a képzésben résztvevők részére átadásra került) Támogatott által hitelesített másolata; kifizetést igazoló bizonylat Támogatott által hitelesített másolata; A Szakiskolai minőségfejlesztés (D2) fejlesztési területen A horizontális tanulás támogatása. Benchmarking fórumok létrehozásának szakmai és technikai támogatása, mentorcégek hálózatának kialakítása megnevezésű feladat végrehajtása során felmerülő papír és írószer költségek beszerzése esetén: számla Támogatott által hitelesített másolata; felhasználás-igazolás Támogatott által hitelesített másolata; kifizetést igazoló bizonylat Támogatott által hitelesített másolata. 3. Igénybe vett szolgáltatások elszámolásához benyújtandó dokumentumok a.) Szakértői tevékenységhez igénybevett szolgáltatások esetén: kapcsolódó szerződés Támogatott által hitelesített másolata, melyben nevesítve van a szakértő, és a támogatott feladattal kapcsolatos szakértői tevékenység leírása; a számla Támogatott által hitelesített másolata; teljesítésigazolás Támogatott által hitelesített másolata; a kifizetés igazolása (bankszámla-kivonat, pénztárbizonylat) Támogatott által hitelesített másolata. b.) A Szakiskolai minőségfejlesztés (D2) fejlesztési területen A horizontális tanulás támogatása. Benchmarking fórumok létrehozásának szakmai és technikai támogatása, mentorcégek hálózatának kialakítása megnevezésű feladat végrehajtása során felmerülő 6
terembérleti díj és hangosítási költségek elszámolásához szükséges dokumentumok: kapcsolódó szerződés Támogatott által hitelesített másolata, a számla Támogatott által hitelesített másolata; teljesítésigazolás Támogatott által hitelesített másolata; a kifizetés igazolása (bankszámla-kivonat, pénztárbizonylat) Támogatott által hitelesített másolata. c.) Akkreditált képzési, továbbképzési számlázott költségek elszámolásához szükséges dokumentumok: kapcsolódó szolgáltatási szerződés Támogatott által hitelesített másolata; a számla Támogatott által hitelesített másolata; teljesítés-igazolás Támogatott által hitelesített másolata; kifizetést igazoló bizonylat Támogatott által hitelesített másolata. Az elszámolásoknak, illetve az elszámolás részeként benyújtott alapbizonylatok tartalmának olyan részletezettségűnek kell lennie, melynek alapján, az Elszámolási formanyomtatványon szereplő tételek és az azokra kifizetett ellenérték, illetve a támogatási szerződés 1. számú mellékletében szereplő költségvetési sorok és az azokra folyósított (folyósítandó) támogatási összeg egyértelműen beazonosítható és egymással megfeleltethető legyen. Támogatott a támogatási szerződés cégszerű aláírásával a jelen dokumentumban foglaltak elfogadását igazolta. Melléklet: Elszámolási formanyomtatvány (4 db táblázat) Teljességi nyilatkozat Budapest, 2007. január Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Intézet 7