Mobil nyomtatás működési elv és megoldás választási kritériumok A mobil eszközök száma világszerte rohamosan növekszik és jelentős kiegészítőjévé, sok esetben helyettesítőjévé vált a hagyományos számítógépeknek. Az alábbi ábra jól mutatja a mobil eszközök eladásának növekedési trendjét: 1.ábra Mobil eszközök eladási trendje (Forrás: Statista) A mobil eszközök számának növekedéssel összhangban megjelent és egyre nő az igény a mobil nyomtatás iránt. Mobil nyomtatás alatt azt értjük, hogy a felhasználók bármilyen mobil eszközről bármikor, bárhol tudnak nyomtatni a vállalat erre a célra kijelölt nyomtatóira. A mobil nyomtatás egyik kulcs eleme a biztonság, a vállalati dokumentumok biztonságát nem kockáztathatjuk a nyomtatás során. A mobil nyomtatás működési elve A biztonságos mobil nyomtatás működésének bemutatásához a Breezy (www.breezy.com) megoldását választottuk. A Breezy lehetővé teszi a különböző típusú mobil eszközökről történő biztonságos nyomtatást különböző típusú nyomtatókra. A Breezy nyomtatás működik cloud vagy on-premise verzióban is. A cloud esetén a dokumentumok a felhőn keresztül kerülnek a vállalati nyomtatóra. Az on-premise megoldás esetén a felhő csak irányítási szerepet játszik, a dokumentum nem kerül ki a felhőbe. 1
Az alábbi ábra a mobil nyomtatás cloud architektúráját mutatja be: 2. ábra Mobil nyomtatás Breezy cloud megoldással A 2. ábra alapján a nyomtatás fő lépései a következőek: 1. A felhasználó kiválasztja a dokumentumot és a nyomtatót; a mobil eszközre telepített Breezy applikáció letölti és titkosítja a Breezy Cloud-ról a dokumentumot, ezután elküldi a titkosított dokumentumot a mobil eszközről a Breezy Cloud-ra. 2. A vállalati tűzfal mögött a Breezy Connector észleli a nyomtatási kérelmet (print request) és letölti a dokumentumot a Breezy Cloud-ról. 3. A Breezy Connector saját kulcsát használja a dokumentum titkosításának feloldásához. 4. A biztonságos dokumentum nyomtatás elindul a kiválasztott nyomtatón. Ahogy említettük az on-premise megoldás esetén a dokumentum nem megy fel a Breezy Cloud-ba hanem Vállalati Mobilitás Menedzsment (Enterprise Mobility Management, EMM, MDM) segítségével biztonságosan a vállalati hálózaton belül marad. A Breezy Cloud csak riportolási és fogalomirányítási szerepet játszik. Az alábbi ábra mutatja az on-premise architektúrát és nyomtatás lépéseit. 2
A nyomtatás fő lépései: 3. ábra Mobil nyomtatás Breezy on-premise megoldással 1. A titkosított dokumentum https-en keresztül az on-premise buffer (OPB) tárolóba kerül. 2. A Breezy Cloud elküldi a dokumentum routing információt. 3. 3-5 lépések: A Breezy forgalomirányítást végez, a nyomtatási feladat (print job) a vállalat biztonsági architektúráján belül marad. 4. 6-8 lépések: A Breezy Connector megkapja a dokumentumot az OPB-ből és elküldi a nyomtatóra. A Breezy tárolja a print job információt nyomon követhetőség és költség elosztás céljából. 3
Mobil nyomtatás alkalmazási területek A mobil nyomtatási megoldás rövid ismertetése után lássunk néhány iparágat, ahol a mobil nyomtatás fontos szerepet játszik. Pénzügy Egy olyan világban ahol a pénzügyi piacok gyorsan változnak a befektetők és ügyfelek olyan pénzügyi vállalatokat keresnek, amelyek dinamikusak és biztonságosak a naprakész információk tekintetében. Ezért a biztonságos mobilitás kulcsfontosságú a pénzintézetek esetében, ez magába foglalja a mobil nyomtatást is. Példaként említhetjük a pénzügyi alkalmazottak terep munkáját, ahol egy szerződést beküldenek mobil eszközről a vállalati nyomtatóra, aláírás után visszakapják szkennelve és átadják az ügyfélnek. Gyártás A gyártási folyamatok hatékony felügyeletéhez és a logisztika dinamikus működéséhez szintén fontos a vállalatai mobilitás és nyomtatás. A biztonság szintén kulcskérdés, hiszen a gyártási üzleti információ nem kerülhet illetéktelen kézbe. Egészségügy Globális egészségügyi szervezetek jelentősen növelik a hatékonyságot és távoli munkavégzést azáltal, hogy a dolgozók mobil eszközeikről biztonságosan tudják elérni és nyomtatni a vállalati és páciens 4
információt. Fontos itt, hogy a mobil nyomtatási rendszer eleget tegyen a megfelelő egészségügyi szabályozásoknak az adatok biztonságának tekintetében. Multinacionális vállalatok Iparágtól függetlenül olyan multinacionális vállalatoknál ahol munkavégzés hatékonyságának a növeléséhez a mobilitás fontos, a biztonságos mobil nyomtatás szintén előtérbe kerül. Ilyen lehet például az értékesítő csapat, aki az ügyféltől tudja elérni és nyomtatni a szükséges vállalati információt, például szerződéseket. Oktatás Egyetemi környezetben erős igény van a mobilitásra és így a biztonságos nyomtatásra. Az oktatási módszerek erősen épülnek az on-line információ átadásra ahhoz, hogy minél hatékonyabbá és költségkímélőbbé tegyék az oktatást. Ugyanakkor a nyomtatott információnak nagy fontossága van, a hallgatók többsége szívesebben tanul nyomtatott anyagból, mint elektronikus dokumentumokból. Ezeket a szempontokat figyelembe véve fontos, hogy mobil eszközökről biztonságosan lehessen nyomtatni az egyetem által biztosított és az egyetem területén tetszőlegesen elhelyezett nyomtatókra. A mobil nyomtatás kiválasztási szempontjai Mielőtt egy vállalatnál végső döntés születik a mobil nyomtatás bevezetésével kapcsolatban fontos az igények pontos felmérése. Meg kell nézni többek között, hány alkalmazott használná és pontosan milyen célra a mobil eszközről történő nyomtatást. Azt is meg kell vizsgálni, milyen legyen a nyomtatás felbontása, annak függvényében, hogy például prezentációs anyagot vagy szerződést nyomtatunk. Fontos tudni a nyomtatás helyét, azt például, hogy az ügyfél irodájából, utazás közben vagy esetleg egy publikus hálózatról nyomtatunk. A nyomtatás biztonsági kockázatot jelent, ezért fontos elemezni a kockázatot és megfelelni a vállalatot érintő külső és belső információ biztonsági 5
előírásoknak. Egy Quocirca felmérés szerint a vállalatok 90%-a elismeri, hogy történt már náluk nyomtatásból származó információ biztonsági incidens. A mobil nyomtatási megoldás kiválasztásának megkönnyítésére alább összegyűjtöttünk néhány kritériumot. 1. Hozzáférés: Célszerű tisztázni, hogy a dolgozók megfelelően használhatják-e majd a bevezetendő megoldással a vállalat által engedélyezett mobil eszközeiket a nyomtatás során? Amennyiben a vállalat által engedélyezett, tudnak-e majd a dolgozók nyilvános helyeken, például fénymásoló üzletekben, konferencia központokban, hotelekben, otthon nyomtatni mobil eszközeikről? 2. Használhatóság: Tudnak-e a nyomtatási megoldás segítségével a felhasználók gyorsan és egyszerűen nyomtatni? Amennyiben a nyomtatás túl komplikált vagy időigényes a felhasználók megpróbálják majd kikerülni a nyomtatási megoldást, amely növeli a biztonsági kockázatokat. 3. Biztonság: Fontos tisztázni, hogy a vállalati információ biztonságban van-e nyomtatás során? Mi történik amennyiben egy mobil eszközt ellopnak vagy elvesz: lehet-e törölni a rajta található információt illetve meg lehet-e akadályozni a mobil eszközön keresztüli vállalati adatok elérését? 4. Nyomtatás nyilvántartás: Amennyiben szükséges a vállalatnak tudnia, hogy ki, mit, mikor nyomtatott vagy összekapcsolni a mobil nyomtatási rendszert a vállalati irányítási rendszerrel (ERP) költség nyilvántartási szempontból, akkor erre is figyelni kell a nyomtatási megoldás választásánál. 5. Integrálhatóság és kompatibilitás: Legtöbb vállalatnál van már vagy gondolkodnak Vállalati Mobilitás Menedzsment (EMM, MDM) rendszer bevezetésén. Fontos tudni, hogy a jövendőbeli mobil nyomtatási megoldás mennyire könnyen integrálható a vállalatnál létező vagy piacon ismert főbb EMM, MDM megoldásokkal. Amennyiben az integrálhatóság nem megoldott ez többletmunkát és időt fog jelenteni a vállalat IT szakembereinek. 6
Konklúzió A mobil eszközök számának növekedéséből egyértelműen adódik a mobil eszközről történő nyomtatási igény növekedése. A mobil nyomtatás történhet cloud vagy on-premise megoldással attól függően, hogy problémát jelent-e a vállalatnak a nyomtatási adatok felhőbe történő kiküldése. A mobil nyomtatás számos iparágban fontos és nagy figyelmet kell fordítani a nyomtatás során felmerülő információ biztonsági kérdésekre. A megfelelő mobil nyomtatási megoldás kiválasztásánál figyelembe kell venni a nyomtatási igényeket, a hozzáférés és használhatóság egyszerűségét, a nyomtatási logok tárolását és elemzési lehetőségét illetve azt, hogy a mobil nyomtatás mennyire integrálható a főbb Vállalati Mobilitás Menedzsment rendszerekhez (EMM, MDM rendszerek). 2016.január. 5. Budapest Dr. Sándor Zoltán 7