Megválaszolt olvasói kérdések az e-napló bevezetésével kapcsolatban I. Az elektronikus építési naplóról Gazdasági társaságunk családi vállalkozás keretében építőipari kivitelezési tevékenységet folytat, alkalmazottat nem tart, mivel anyagi lehetőségeink behatároltak. Társaságunk általában alvállalkozóként működik közre kisebb-nagyobb beruházásokban. Tudomásunk van arról, hogy 1. napját követően indult építőipari kivitelezések esetén már csak elektronikus építési napló vezetésével lehet eleget tenni a dokumentálási kötelezettségnek. Kérdésem ezzel kapcsolatban az, hogy van-e kivétel ez alól a jogszabályi rendelkezés alól? Egy kisebb vállalkozás mentesülhet-e valamilyen módon az elektronikus építési napló vezetésének kötelezettség alól? Olvasónk kérdésének megválaszolásához indokolt röviden ismertetni az építőipari kivitelezésről szóló 191/2009. (IX. 15.) kormányrendelet (Épkiv.) előírásainak az elektronikus építési naplóról szóló rendelkezéseit, amelyet az építésüggyel összefüggő egyes kormányrendeletek módosításáról szóló 322/2012. (XI. 16.) kormányrendelet iktatott be az alaprendeletbe. A hivatkozott rendelet hatálya valamennyi építőipari kivitelezési tevékenység folytatására kiterjed, és meghatározza az építőipari kivitelezési tevékenység megvalósításában részt vevők, így az építtető, a beruházáslebonyolító, az építészeti-műszaki tervező, a kivitelező, a felelős műszaki vezető, a tervezői művezető, az építési műszaki ellenőr, az építtetői fedezetkezelő feladatait. A kormányrendelet nem tesz különbséget az építőipari tevékenységet végző mikro- és makrovállalkozások között, valamennyire nézve, azonos tartalommal írja elő azokat a rendelkezéseket, amelyeket a vállalkozások tevékenységük végzése során kötelesek betartani. A rendelet hatálya kiterjed a többi között az építési napló/az elektronikus építési napló, az építési napló/az elektronikus építési napló alvállalkozói nyilvántartásának és a felmérési napló vezetésére is, vagyis nincs kivétel a jogszabályi rendelkezések alól. A kormányrendelet előírása szerint az építési hatósági engedélyhez, tudomásulvételi eljáráshoz kötött és a közbeszerzésekről szóló törvény hatálya alá tartozó építőipari kivitelezési tevékenység végzése esetén kötelező építési naplót vezetni.
Helyesen tudja olvasónk, hogy a 1. napját megelőzően indult építőipari kivitelezések, beruházások esetén még papíralapon történik az építési napló vezetése, míg az ezt követően indultaknál már az elektronikus eljárás a kötelező. Az építési napló olyan jelentős tényeket tartalmazó dokumentáció, amely az építőipari tevékenység teljes időtartama alatt (a kezdéstől a befejezésig) időrendben tartalmazza az építési, szerelési munkák adatait. Ez a dokumentáció hatósági és bírósági eljárásban olyan tényeket tartalmazó, bizonyító erejű okirat, amellyel nyomon követhető az építési, szerelési munka menete, megfelelősége, és megkönnyíti a felek közötti elszámolást is, például a pótmunka elrendelése esetén. Az e-építési naplóban köteles ugyanis a fővállalkozó kivitelező az építtetővel a pótmunka műszaki szükségességét, az építtető a fővállalkozó kivitelezővel a pótmunkaigényét közölni. Az építőipari kivitelezési folyamat résztvevői az előírt építésinapló-vezetési, ellenőrzési, bejegyzési kötelezettségüket internetes alapú, elektronikus építési napló alkalmazásának a segítségével kötelesek teljesíteni. Az e-építési napló tartalmára nézve előírt jogszabályi előírások nem változtak, azaz ugyanazok a rendelkezések vonatkoznak erre is, mint a papíralapú építési napló vezetésére előírtak. Az e-építési napló vezetéséhez számítógép és internetkapcsolat szükséges, ingyenes általános nyomtatványkitöltő program telepítése esetén a rendszer ügyfélkapun keresztül használható. A belépés, a napi jelentés, az eseti bejegyzés, a naplómelléklet benyújtása az ügyfélkapun keresztül bonyolódik. Amennyiben átmenetileg nincs internet-hozzáférés, akkor lehetőség van az internetkapcsolat nélküli (offline) naplóvezetésre, azonban az e-építési napló vezetésére kötelezett 3 naponként köteles pótolni az internetes naplóvezetést. Az elektronikus építési napló (e-építési napló) bevezetésével a jogalkotó egyik célja, hogy csökkenjenek az építőipari vállalkozások adminisztratív terhei, mert ezután egy adott építési beruházáshoz csak egy e-napló tartozik a korábban előírt, több papíralapú építési napló helyett. Az e-építési napló alkalmazásával egyszerűbbek a fő- és alvállalkozók között az irányítási, ellenőrzési, összehangolási feladatok is, mivel az építőipari kivitelezés teljes folyamata, készültsége nemcsak a beruházás helyszínén, hanem elektronikus úton más helyszínről is figyelemmel kísérhető, ellenőrizhető. A jogalkotó másik célja, hogy az elektronikusan dokumentált kivitelezési folyamat javítsa az építőipar jogbiztonságát, megakadályozza a lánctartozásokat és az ezek sajnálatos eredményeként, főként az alvállalkozó építőipari gazdasági társaságok esetén bekövetkezett felszámolási, végelszámolási és csődeljárásokat.
A hivatkozott kormányrendelet 24/A. (1) bekezdése szerint: Az elektronikus építési naplót magyar nyelven kell vezetni. Az építőipari kivitelezési tevékenység résztvevői egymást az elektronikus építési naplóba történő bejegyzéssel értesítik azokról a tudomásukra jutott, az építési tevékenységet érintő veszélyhelyzetekről, tényekről és körülményekről, amelyek az építési szerződésen alapuló kötelezettségeik szerződésszerű teljesítését befolyásolják vagy veszélyeztetik. Kinek kell ellenőriznie folyamatosan az e-építési napló vezetését? Az e-építési naplót az építőipari kivitelezés időtartama alatt az építtető megbízása alapján az építési műszaki ellenőrnek, a beruházási tanácsadónak, a beruházáslebonyolítónak kell folyamatosan ellenőriznie, és észrevételeit, megállapításait rögzítenie. Az alvállalkozói elektronikus építési naplót a megrendelő vállalkozó kivitelező vagy felelős műszaki vezetője ellenőrzi folyamatosan. Milyen e-építési naplóvezetési előírásokat tartalmaz a kormányrendelet? Az építőipari kivitelezési tevékenység megkezdése az elektronikus építési főnapló megnyitásával és az előírt adatok felvitelével teljesül. A naplórészt naponta kell vezetni, azt naprakész állapotban kell tartani. A naplórész napi jelentés rovatának adatait akkor is minden nap ki kell tölteni, ha az építési munkahelyen bejegyzést igénylő esemény nem történt. Az egyéb bejegyzéseket az esemény bekövetkezése napján kell megtenni. Milyen részei vannak az e-építési főnaplónak és e-építési alnaplónak? Mindkettőnek része a címoldal, a nyilvántartási rész oldal, a naplórész és összesítő lap. Milyen esetben képezi az elektronikus építési napló mellékletét az alvállalkozói nyilvántartás? Építtetői fedezetkezelő közreműködése esetén a fedezetkezelő által kezelt elektronikus alvállalkozói nyilvántartás az e-építési napló mellékletét képezi. Mit jelent az e-építési napló készenlétbe helyezése? Milyen szakhatóság biztosítja az e- naplóhoz való hozzáférést? Az építésügyi hatóság helyezi készenlétbe az e-építési naplót és ahhoz az építtető számára egyszer használatos belépési jelszó megadásával biztosítja az elektronikus hozzáférést építési, bontási engedély megadása esetén, tudomásulvételi eljárás során a tudomásulvétellel egyidejűleg.
Az építtető kérelmére az építésfelügyeleti hatóság helyezi készenlétbe a kérelemben megjelölt építési, bontási tevékenységhez tartozó e-naplót, és egyszer használatos belépési jelszót biztosít az építtető számára. Milyen esetben szünteti meg az e-napló készenlétét az építésügyi vagy építésfelügyeleti hatóság? Abban az esetben, ha az e-főnaplót nem nyitották meg, és az építési, bontási engedély hatálya lejárt, a bontás tudomásulvétele esetén egy év eltelt, a közbeszerzés hatálya alá tartozó, de építési, bontási engedélyhez, bontás-tudomásulvételi eljáráshoz nem kötött építőipari kivitelezési tevékenység esetén az építési szerződésben szereplő határidő lejárt. Megszünteti az e-napló készenlétét az építésügyi, építésfelügyeleti hatóság abban az esetben is, ha az e-főnapló megnyitására sor került, és az építtető az elkészült építményre jogerős és végrehajtható használatbavételi engedélyt kapott, illetve az építtető a használatra a szakhatóság tudomásulvételével jogosulttá vált. A közbeszerzés hatálya alá tartozó, de építési, bontási engedélyhez, bontás-tudomásulvételi eljáráshoz nem kötött építőipari kivitelezési tevékenység esetén akkor szünteti meg az e-napló készenlétét, ha az e-naplóban megadott építési szerződéses határidő lejárt, és azt nem hosszabbították meg. Amennyiben az építési szakhatóság a használatbavételi engedélyben kötelezi az építtetőt hiányzó építőipari kivitelezési feladatok elvégzésére, akkor csak az előírt tevékenységek befejezését követően szünteti meg a szakhatóság az e-napló készenlétét. Hogyan állítja készenlétbe az építtető a fővállalkozó kivitelező e-főnaplóját? Az építtető rögzíti a fővállalkozói szerződés adatait, és a fővállalkozó számára egyszer használatos belépési jelszó megadásával biztosítja a hozzáférést, ezzel állítja készenlétbe a fővállalkozó kivitelező e-főnaplóját. Hogyan állítja készenlétbe a fővállalkozó kivitelező a vele szerződésben álló alvállalkozó e- alnaplóját? A fővállalkozó (megrendelő vállalkozó kivitelező) az alvállalkozói szerződés adatainak rögzítésével és az alvállalkozó(k) számára hozzáférést biztosító, egyszer használatos belépési jelszó megadásával állítja készenlétbe az alvállalkozó(k) e-alnaplóját.
Hogyan tud eleget tenni az előírt e-naplóvezetési kötelezettségének a fő- és az alvállalkozó kivitelező? Mikor kerül sor az egyszer használatos belépési jelszó átadására? Az érintettek egyszer használatos belépési jelszó alapján képezhetnek egyedi végleges jelszót, amellyel teljesíteni tudják az e-naplóvezetési kötelezettségüket. Az egyszer használatos belépési jelszó átadására abban az esetben kerülhet sor, ha a fő- vagy alvállalkozó kivitelező a felelős műszaki vezetőt bízta meg az e-napló vezetésével. Mikor és kinek kell az e-főnaplót és az e-alnaplót megnyitnia, illetve lezárnia? Az építési munkaterület átvételekor (amelynek időpontját a vállalkozási szerződésben rögzítették) nyitja meg a fővállalkozó kivitelező az e-főnaplót, az alvállalkozó kivitelező pedig az e-alnaplót, ennek tényét és időpontját tartalmazza mindkét e-napló. Az e-naplók lezárására a munkaterületről történő levonulás időpontjának rögzítésével kerül sor, az építőipari kivitelezési tevékenység befejezését követően. Kinek a feladata az e-főnapló vezetése? A fővállalkozó kivitelezőnek vagy megbízása esetén a fővállalkozó kivitelező felelős műszaki vezetőjének a feladata. Kinek a feladata az e-alnapló vezetése? Az alvállalkozó kivitelezőnek vagy megbízása esetén az alvállalkozó kivitelező felelős műszaki vezetőjének a feladata. Olvasónk kérdése arra irányul, hogy mentesülhet-e egy kisebb építőipari vállalkozás az elektronikus építési napló vezetésének kötelezettsége alól. Igen, abban az esetben, ha a kisebb építőipari vállalkozás alvállalkozóként szerződéses jogviszonyban áll a fővállalkozó (vagy megrendelő) kivitelezővel, aki/amely az e-alnapló vezetését átvállalhatja tőle mint alvállalkozótól. Arra is van jogszabályi lehetőség, hogy a fővállalkozó (vagy megrendelő) kivitelező ezen alvállalkozóval szerződéses jogviszonyban álló, további alvállalkozó e-alnaplójának a vezetését is átvállalja. Az átvállalást és annak feltételeit írásban, szerződésben célszerű rögzíteni, amelyben meghatározandó az e-napló, e-alnapló vezetésének módja (tartalom és forma), valamint vezetésért járó ellenérték is. Az e-főnapló vagy az e-alnapló vezetésének átvállalását, átadását az érdekelt szerződő felek jóváhagyásával kell rögzíteni az e-főnaplóban, illetve az e-alnaplóban.
A kormányrendelet azonban kimondja, hogy a naplóvezetés átvállalása nem vonatkozhat azokra a naplórészekre és mellékletekre, amelyet kizárólag a naplóvezetésre kötelezett tölthet ki, így a teljesítésigazolási naplóra, az elektronikus alvállalkozói nyilvántartásra és a gyűjtőnaplóra. Milyen módon kerül sor az e-építési napló, e-alnapló átadására a napló vezetésének átvállalása esetén? Az átadó vállalkozás a saját e-naplójának/e-alnaplójának vezetését lehetővé tevő, egyszer használatos belépési jelszó rendelkezésre bocsátásával adja át az e-napló/e-alnapló vezetését az átvállalónak. Fontos jogszabályi megkötés, hogy az a vállalkozó kivitelező, amely/aki a saját e-építési naplójának vezetését átadta az építőipari kivitelezés során, az átadás időtartama alatt nem vállalhatja át az alvállalkozó e-építési naplójának vezetését. Milyen szabályok érvényesek az átvállalt e-alnapló vezetésére? Az átvállaló kivitelező felelős műszaki vezetőjének az átvállalt e-alnapló vezetését a kivitelezői saját napló vezetésétől elkülönülten, külön-külön kell végeznie. Milyen jogszabály által biztosított lehetősége van az alvállalkozónak az átadott e-alnapló vezetésével kapcsolatban? Az e-alnapló vezetésére eredetileg kötelezett alvállalkozó az átvállaló által tett bejegyzésekkel kapcsolatban észrevételt tehet, és bármikor visszaveheti az e-napló vezetését. Észrevételét és a visszavonásra irányuló nyilatkozatát az e-naplóban kell rögzítenie. Ez esetben azonban az alvállalkozó további alvállalkozójának az e-alnapló vezetésének átadására vonatkozó megállapodása is megszűnik. Milyen előírások vonatkoznak az e-főnapló és e-alnapló vezetésére? Az e-főnapló és e-alnapló vezetésére kötelezett a napi bejegyzést, a kivitelezés egyéb dokumentumait közvetlenül az e-napló internetes alkalmazásba, internet-hozzáférés hiányában az e-napló alkalmazás helyi futtatására alkalmas számítástechnikai eszköz igénybevételével köteles rögzíteni. A naplóvezetésre kötelezettnek gondoskodnia kell arról, hogy a helyi számítástechnikai eszközzel rögzített napi bejegyzés és egyéb dokumentumok legfeljebb a bejegyzési vagy dokumentálási kötelezettség napjától számított 3 napon belül az internetes alkalmazásban is rögzítésre kerüljenek.
Hol kell elérhetővé tenni az e-főnaplónak és az e-alnaplónak azokat a munkarészeit, amelyek még nem kerültek az e-napló internetes alkalmazásban rögzítésre? Az építési munkaterületen, a helyszínen az e-építési napló vezetésére kötelezettnek elérhetővé kell tenni az e-főnapló és az e-alnapló munkarészeit azon jogosultak számára, akik a naplóba bejegyezhetnek vagy betekinthetnek. Az építőipari kivitelezés végzésének teljes időtartama alatt az építési munkaterületen kérésre hozzáférést kell biztosítani az e-főnaplóhoz, az e-alnaplóhoz és ezek mellékleteihez a bejegyzésre vagy betekintésre jogosultak részére. Ki, mely időpontig tehet bejegyzést az e-naplóba, e-alnaplóba a naplóvezetésre kötelezetten kívül? Az e-napló készenlétének lezárásáig bejegyzést tehet az e-főnaplóba és mellékleteibe: - az építtető, - az építési műszaki ellenőr vagy a beruházási tanácsadó, - a beruházás-lebonyolító vagy a tervezői művezető (ha az erre irányuló feladat meghatározást az írásbeli szerződésük tartalmazza). Az e-alnapló készenlétének lezárásáig bejegyzést tehet az e-alnaplóba és mellékleteibe: - a napló vezetésére kötelezett alvállalkozó kivitelezővel szerződéses viszonyban álló fő- vagy megrendelő vállalkozó kivitelező, a fő- vagy megrendelő vállalkozó kivitelező felelős műszaki vezetője. Milyen hatóság tehet az e-főnaplóba, az e-alnaplóba és mellékleteibe bejegyzést? Az építésfelügyeleti hatóság jogosult bejegyzést tenni valamennyi e-főnaplóba, e-alnaplóba és ezek mellékleteibe. Milyen hatóság tehet az e-főnapló és e-alnapló hatósági napló-mellékletébe bejegyzést? Az ellenőrzésre és bejegyzésre külön jogszabállyal feljogosított hatóságok. Ki tehet az e-főnaplóba és mellékleteibe bejegyzést? A biztonsági és egészségvédelmi koordinátor. Ki tehet az e-főnaplóba és az e-alnapló alvállalkozói nyilvántartás mellékleteibe bejegyzést? Az építtetői fedezetkezelő.
Kik tehetnek észrevételt más jogosult bejegyzésére az e-főnaplóba, az e-alnaplóba és mellékleteibe? Minden bejegyzésre jogosult a más jogosult bejegyzésére ellenészrevételt tehet, illetve a bejegyzéseket tudomásul veheti. Ki tekinthet be időbeli korlátozás nélkül az e-főnaplóba, az e-alnaplóba és mellékleteibe? - Az építtető és helyszíni képviselője, az építési műszaki ellenőr vagy a beruházási tanácsadó, - az építésfelügyeleti hatóság, - az építésügyi hatóság, - a Nemzeti Adó- és Vámhivatal építés helye szerint illetékes szerve, - külön jogszabályban az ellenőrzésre feljogosított más hatóság, Ki tekinthet be az e-főnaplóba, az e-alnaplóba és mellékleteibe az e-napló készenlétének lezárásáig? - Az ellenőrzésre jogszabályban feljogosított egyéb hatóság, - a helyszíni ellenőrzést folytató munkavédelmi és munkaügyi hatóság, - az építtetői fedezetkezelő, - az építtető által (egyszer használatos belépési jelszó átadásával) betekintésre felhatalmazott, az építési beruházás megvalósításához támogatást nyújtó szervezet, - az építtető megbízása alapján a tervezői művezető. Milyen hatóság, illetve ki jogosult látni az e-főnaplóban, az e-alnaplóban és mellékleteikben feltüntetett fő- vagy alvállalkozói teljesítés, részteljesítés ellenértékét? A szerződő felek, az építtetői fedezetkezelői eljárásban feljogosítottak, valamint a Nemzeti Adóés Vámhivatal építés helye szerint illetékes szerve. Milyen tartalommal és formában kell vezetni az e-főnaplót és az e-alnaplót? Az építőipari kivitelezésről szóló 191/2009. (IX. 15.) kormányrendelet (Épkiv.) 2. számú mellékletében részletesen felsorolt tartalommal és formában. Melyek az e-építési napló és az e-alnapló részei? Milyen adatokat tartalmaznak ezek a részek?
- Címoldal (építmény megnevezése, tartalomjegyzék, nyilvántartási rész, a szerződés főbb adatai, szerződésmódosítások, vállalkozó kivitelező, alvállalkozó kivitelező, tervező, építtetői fedezetkezelő adatai), - I. naplórész (a napló vezetésére kötelezett által bejegyzésre indokoltnak tartott adatok, tények, körülmények), - II. naplórész (napi jelenés, eseti bejegyzések, összesítő lap). A napi bejegyzéseket és a mellékelt dokumentumokat a naplóvezető a bejegyzés napját követő napon automatikusan lezárja, de ezeknek az utólagos módosítása, törlése nyomon követhető. A nyilvántartási oldalakat a napló megnyitásakor kell kitölteni, a nem ismert adatokat pedig a tudomásra jutáskor kell rögzíteni. Az alvállalkozói nyilvántartási rész tartalmazza a teljesítésben részt vevő fő- és alvállalkozó kivitelezők megnevezését, székhelyét, adószámát, vállalkozói engedélyének, cégbírósági bejegyzésének számát, nyilvántartási számát, az általuk vállalt kivitelezési tevékenység meghatározását, a kivitelezési tevékenység megkezdésének, szakaszolásának és befejezésének időpontjait, a fizetési határidőt. Melyek az e-főnapló és az e-alnapló mellékletei? Az e-főnapló és az e-alnapló mellékletei: - jogerős építésügyi hatósági engedély, - engedélyezési záradékkal ellátott építészeti-műszaki dokumentáció, - kivitelezési és megvalósulási dokumentáció, - tervezői művezető által átadott tervrajzok, egyéb tervrajzok, - számításokat tartalmazó tervnapló, - hatósági napló (amely az ellenőrző hatóságok, szakhatóságok jegyzőkönyveit, okiratait tartalmazza), - felmérési napló, - teljesítésösszesítő, - teljesítésigazolás, - teljesítésigazolási napló, - elektronikus alvállalkozói nyilvántartás (építtetői fedezetkezelő közreműködése esetén), - hulladék-nyilvántartás, - építési termékekre vonatkozó teljesítménynyilatkozatok, mérési jegyzőkönyvek, - felülvizsgálati jegyzőkönyvek,
- elvégzett üzempróbák jegyzőkönyvei, - üzembe helyezési vizsgálati tanúsítványok, - gyűjtőnapló (amely egyéb dokumentumokat tartalmaz). [Megjegyzés: az e-napló elektronikus alvállalkozói nyilvántartás mellékletét az építtetői fedezetkezelő nyitja meg.] Milyen esetben kell felmérési naplót vezetni? Az építési-szerelési munka mennyiségének folyamatos ellenőrzése céljából akkor kell felmérési naplót vezetni, ha az építtető és a kivitelező a vállalkozói szerződésben a felmérést tekinti az elvégzett munkák mennyiségének elszámolási alapjául. Milyen tartalommal és formában kell vezetni a felmérési naplót? Az építőipari kivitelezésről szóló 191/2009. (IX. 15.) kormányrendelet (Épkiv.) 3. számú mellékletében részletesen felsorolt tartalommal. A felmérési napló (teljesítésigazolási napló) az e- napló része. Milyen estben nem kell felmérési naplót vezetni? Akkor, ha - az elvégzett munkák mennyisége egyszeri felméréssel, vagy az építési napló bejegyzéseiből megfelelően megállapítható, - felmérési napló a kivitelezési dokumentáció idom- és méretjegyzékével helyettesíthető, vagy - a felmérési adatokat a szintezési jegyzőkönyv, a keresztszelvényrajzok és a tömeg-számítások tartalmazzák. Összefoglalva: Az építőipari kivitelezésről szóló 191/2009. (IX. 15.) kormányrendelet szabályai minden építőipari kivitelezési tevékenységet folytató gazdasági szereplőre kötelezően kiterjednek, legyen az mikrovagy makrovállalkozás. Olvasónk gazdasági társasága amely alvállalkozóként működik közre kisebb-nagyobb építőipari beruházásokban megbízást adhat az e-építési alnapló vezetésére annak a fővállalkozónak, akivel alvállalkozói szerződést kötött. Az átvállalást és ennek feltételeit indokolt írásban rögzíteni. Az e- alnapló vezetésének átvállalását, átadását az érdekelteknek a jóváhagyásával kell rögzíteni az e- alnaplóban.