1 / 5 Iktató szám: I. 2-152/2004. Ügyintéző: Baranyiné/Hegedűsné TÁJÉKOZTATÓ Tárgy: Tájékoztató Makó Város Önkormányzatánál végzett Állami Számvevőszéki ellenőrzés jelentéséről Makó Város Önkormányzati Képviselő-testülete Makó Tisztelt Képviselő-testület! Az Állami Számvevőszék Csongrád Megyei Ellenőrzési Irodája a V-1002-7/2003. számú ellenőrzési program alapján átfogóan vizsgálta Makó Város Önkormányzata gazdálkodását. Az ellenőrzés célja annak értékelése volt, hogy: - az önkormányzati gazdálkodás törvényességét, szabályszerűségét biztosította-e a tervezés, a költségvetés végrehajtása és a zárszámadás során; a gazdálkodás szabályszerűségét biztosító ellenőrzések megfelelően segítették-e a végrehajtást; - az önkormányzat által ellátott feladatok és az azokhoz rendelkezésre álló pénzforrások összhangja biztosított volt-e; - a helyi kisebbségi önkormányzat gazdálkodása során érvényesültek-e az Áht. és a vonatkozó kormányrendeletek előírásai. Az ellenőrzött időszak 2000-2002. évek, valamint 2003. első háromnegyedéve. A számvevőszéki jelentés tartalmazza a vizsgált időszakra vonatkozó részletes megállapításokat, a helyi kisebbségi önkormányzat feladatellátásának és gazdálkodásának értékelését és az összefoglaló megállapításokat, következtetéseket, javaslatokat a polgármester és a jegyző részére a költségvetési gazdálkodás további színvonalának javítására, szabályzatok aktualizálására vonatkozóan. A számvevői jelentésben megfogalmazott összefoglaló megállapítások és következtetések az alábbiak: Az önkormányzati gazdálkodás törvényességét biztosították Makó Város Önkormányzatánál, döntően érvényesültek a központi jogszabályi előírások Szabályzataik tartalmazták a helyi sajátosságokat. Az önkormányzat által ellátandó feladatok működtetéséhez a szükséges pénzforrások a működési bevételek, kiadások összhangja a vizsgált években biztosított volt. Az önkormányzat által önként vállalt feladatok teljesítése nem veszélyeztette a kötelező feladatok ellátását. A vizsgált időszakban a középiskolák megyei önkormányzatra történő átadásán kívül a költségvetési intézményrendszere nem változott. A naturális mutatókkal mérhető feladatok esetében a fajlagos ráfordítások jelentősen emelkedtek az ellátottak számának csökkenése, és a rendelkezésre álló kapacitások ennél kisebb arányú csökkenése, illetve a költségek emelkedése miatt. A költségvetés tervezése és kidolgozása során nem fordítottak figyelmet az Áht. 115. -ában foglalt előírások betartására, mivel a 2002. évi költségvetésükben a képviselő-testület tájékoztatására kimunkált mérlegek nem tartalmazták a költségvetési évet megelőző év várható és az azt megelőző év tényadatait. A költségvetési rendeleteink a vizsgált időszakban az Államháztartásról szóló módosított 1992. évi XXXVIII. törvény (továbbiakban: Áht.) 118. -a szerinti mérlegeket, és kimutatásokat tartalmazták, és ezeket a könyvvizsgálat minden esetben
2 / 5 elfogadta, a közigazgatási hivatal sem kifogásolta soha. Az ÁSZ jogértelmezése ebben a kérdésben más, szerintük az Áht. 115. -át is alkalmazniuk kell az önkormányzatoknak a költségvetés összeállításakor. Noha az ÁSZ megállapítása tűrné a vitát, értelmét nem látjuk, mert ez mindössze annyit jelent, hogy még több adat kerül a képviselőtestület elé a költségvetési és zárszámadási időszakban. Ezért az ÁSZ jelentésre készült intézkedési tervben foglaltak alapján a 2004. évi zárszámadási rendeletünktől kezdődően már ennek megfelelően kerülnek a képviselő-testület elé a rendeletek. A zárszámadás során Makó Város Önkormányzatánál betartották a szabályszerűségi követelményeket. A pénztárban zajló gazdasági folyamatokat nem szabályosan dokumentálták. A pénztár bevételi és kiadási bizonylatokat nem az előírások szerint töltötték ki, így azok hitelt érdemlően nem bizonyították a pénztárforgalom gazdasági eseményeinek szabályos lebonyolítását. A pénzkezelési szabályzatban határoztuk meg a kötelezettségvállalás és ellenjegyzés, érvényesítés és a teljesítés igazolásának rendjét, továbbá a szigorú számadású nyomtatványok felsorolását, a bizonylatok alaki, tartalmi kellékeit, az előleg elszámolások, az értékpapírok nyilvántartásának rendjét, a részben önálló intézmények készpénz ellátásának rendjét és az elszámolás szabályait. Belső szabályzataink egységes rendszert alkotnak. Az ÁSZ jelentés azt kifogásolja, hogy a pénztári ki- és befizetéseket utalványrendeleteken és nem csak szigorú számadású pénztárbizonylatokon bonyolítjuk le. Az utalványozás, az ellenjegyzés, az érvényesítés így nem egyetlen pénztárbizonylaton található, ezt pedig a vizsgálat nem tartja hitelesnek. Az előzőekben hivatkozott szabályzataink tartalmazták a pénzkezelésnek ezt a fajta rendjét tekintettel arra, hogy a költségvetési gazdálkodás napi folyamatában ilyen volumenű ki- és befizetések mellett (az egyértelműen költségvetési megtakarítást jelentő segélypénztár, illetve a közmunkabér miatt havonta több alkalommal több millió Ft naponta) fizikailag és technikailag is kivitelezhetetlen, hogy a pénztárbizonylati tömbök kerüljenek utalványozásra, ellenjegyzésre, és érvényesítésre. A szabályozásban ezért került sor az utalványrendelet beiktatására, melyet a könyvvizsgálat elfogadott. Az ÁSZ nem adott a problémára megoldást. A kifogásolt gyakorlat korrigálására az intézkedési tervben foglaltaknak megfelelően még szigorúbb szabályozást vezetünk be: az alkalmazott utalványrendeleteket szigorú számadású nyomtatványként kezeljük. Az ÁSZ javaslatnak megfelelően a pénzkezelési szabályzat - a korábbi számos módosítások miatt -, a jobb áttekinthetőség céljából egységes szerkezetbe átdolgozásra és aktualizálásra kerül. Az intézkedéssel maradéktalanul betartásra kerül a számviteli törvény 2000. évi C. törvény 165., 166.. és 167. -a, valamint az előleg nyilvántartás és elszámoltatás rendje is. A gazdálkodási szabályozás során nem a vonatkozó 1991. évi XX. törvény, és az Ámr. szabályai szerint határozták meg a kötelezettségvállalási, és az ellenjegyzési jogosultságok végrehajtási körülményeit. A szabályozásuk összeférhetetlenségi elemeket tartalmazott. A kötelezettségvállalási hatáskört a polgármester teljes körűen leadta a két alpolgármesternek, valamint a pénzügyi osztályvezető-helyettesnek, illetve csoportvezetőnek. A leadott hatáskör összeférhetetlenséget tartalmaz, mivel olyan végrehajtásban dolgozó köztisztviselőt bízott meg a polgármester a kötelezettségvállalással, kinek esetében a feladatkör a beosztásával összeférhetetlen. Ugyanezt a következtetést vonja le a jelentés az osztályszervezetben ellátott kötelezettségvállalások esetében is. Az ellenjegyzési hatáskör leadásakor a jegyző úgy rendelkezett, hogy a jogosultságát teljes körűen leadja négy beosztottjának, ugyanakkor a leadott jogkör gyakorlása mellett az ellenjegyzést esetenként a jegyző is gyakorolta. Az Ámr. 134. -ának megfelelően a szabályozás további pontosításra kerül akként, hogy a kötelezettségvállalási és ellenjegyzési hatásköröket a polgármester és a jegyző saját hatáskörében korlátozó feltétellel adja tovább a szabályzatban megjelölt munkatársaknak. A feltételek szintén a szabályzatban kerülnek megfogalmazásra. A gazdálkodási jogköröket az ügyrend, az ügyrendi megállapodás és a pénzkezelési szabályzat foglalja össze. Az érintett dolgozók munkaköri leírása az ügyrend mellékletét képezi. A kötelezettségvállalásra, utalványozásra, ellenjegyzésre, érvényesítésre szakmai teljesítés igazolására, a pénzkezelésre vonatkozó jogköröket az érintett dolgozók munkaköri leírásában megfogalmaztuk, ezek a pénzkezelési szabályzat mellékletét képezik. Az önkormányzatnál a gazdálkodási ellenőrzési jogköröket szabályozták, a köztisztviselők, dolgozók ezzel összefüggő feladatait, hatásköreit és felelősségét az SZMSZ-ben és a munkaköri leírásokban rögzítették.
3 / 5 Az önkormányzat rendelkezett a jogszabályokban előírt számviteli politikával és az ehhez kapcsolódó szabályzatokkal. Az önkormányzat a kötelezően előírt és az önként vállalt feladatait saját rendeletben, belső szabályzatban nem rögzítette, a feladatellátást költségvetési szervein és a tulajdonában álló gazdasági társaságokon keresztül, illetve vásárolt szolgáltatásokkal biztosította. Az ÁSZ jelentésre készült intézkedési terv alapján Makó Város Önkormányzata Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítására előterjesztést készítünk. Az önként vállalt feladatok között a költségvetési rendeletben képviselő-testület nem szociális ellátásként támogatásokat biztosított különböző civil szervezetek, művészeti csoportok részére. Az Áht. 13/A. (2) és (5) bekezdése alapján az előirányzatról a kedvezményezetteket értesítettük. Az önkormányzat és a támogatott között minden esetben létrejött a támogatási szerződés, de nem szerepelt benne a testületi döntés száma. Erre csak a kiközlési értesítőben hivatkoztunk. Az elszámolás határideje szintén az értesítő levélben került kiközlésre és nem a szerződésben. Ez a gyakorlat a későbbiekben nem követhető. Pontosítanunk kell továbbá az elszámolás módját és annak ellenőrzését is. Az önkormányzat kialakította az önállóan gazdálkodó intézményei pénzügyi, felügyeleti ellenőrzéséhez, illetve a Polgármesteri Hivatal belső ellenőrzéséhez szükséges szervezeti kereteket. Az ellenőrzés végrehajtásához szabályzatot dolgoztak ki, amely részletesen tartalmazta a belső ellenőrzéssel összefüggő előírásokat. Az önkormányzat képviselő-testülete a belső ellenőrzés és a könyvvizsgálói, valamint a Számvevőszéki ellenőrzés tapasztalatait az éves költségvetési beszámolók és a zárszámadások keretében áttekintette, ezekről a polgármester részletesen beszámolt. A Számvevőszék által folytatott korábbi ellenőrzésekről készült jelentésekben foglalt hiányosságok megszüntetésére minden esetben intézkedtek. Makó Város Önkormányzatánál két kisebbségi önkormányzat működik. A jelen vizsgálat részletesen a Cigány Kisebbségi Önkormányzat gazdálkodását tekintette át. A Cigány Kisebbségi Önkormányzat gazdálkodása során érvényesültek az Áht. és a vonatkozó Kormányrendeletek. A megállapodásokat megkötötték, a megállapodások tartalma megfelelt a jogszabályi előírásoknak. Az önkormányzat költségvetési és zárszámadási rendeleteibe beépítette a kisebbségi önkormányzatok költségvetését és zárszámadását, ezen túlmenően biztosították a kisebbségi önkormányzatok számviteli nyilvántartásainak elkülönített vezetését. A gazdálkodásukkal kapcsolatos pénzforgalmuk jogszabályi előírásoknak megfelelő bonyolítását és a működési feltételeket biztosították. JAVASLATOK A helyszíni ellenőrzés megállapításainak hasznosítása mellett javasoljuk: A törvényes állapot helyreállítása és a jogszabályi előírások betartása érdekében: a polgármesternek: 1. A költségvetési gazdálkodás jogszabály szerinti helyi kereteinek kialakítása céljából kezdeményezze a testületnél, hogy az Áht. 118. -ában foglaltak alapján rendeletben határozza meg az Áht. 116., 6, 8, 9, 10. pontjai szerinti mérlegek, kimutatások tartalmát. 2. Rendelkezzen a kötelezettségvállalási jogosultság leadásáról az Ámr. 134. szabályainak megfelelően. 3. Kezdeményezze, hogy a testület határozza meg az SZMSZ-ben az önkormányzat által ellátandó feladatokat kötelező és önként vállalt feladatok szerinti bontásban. a jegyzőnek: 1. Rendelkezzen az ellenjegyzési jogosultság leadásáról az Ámr. 134. -ában foglaltaknak
4 / 5 megfelelően. 2. A belső ellenőrzési, illetve ellenjegyzési jogkörének gyakorlása során szerezzen érvényt a számviteli törvény 2000. évi C. törvény 165., 166. és 167. -aiban foglaltaknak, és a bizonylatok maradéktalanul feleljenek meg az abban foglalt alaki és tartalmi követelményeknek. A munka színvonalának javítása érdekében: a polgármesternek: 1. Tájékoztassa a jelentésben foglaltakról a képviselő-testületet. Jelen előterjesztés. 2. Dolgoztasson ki intézkedési tervet a jelentésben foglalt szabálytalanságok kiküszöbölésére, - határidők és felelősök megjelölésével és azt az ÁSZ-nak küldje meg. Melléklet. a jegyzőnek: 1. Aktualizálja és foglalják össze egységes szerkezetbe a házipénztár kezelési szabályzatukat. 2. Tegyen intézkedést az előleg nyilvántartás és elszámoltatás rendjében meghozottak betartására. 3. Intézkedjen a tárgyi eszköz nyilvántartási rendszerük pontosításáról és kiegészítéséről. A vagyon ezen belül a törzsvagyon elkülönített nyilvántartása a jogszabályban meghatározott módon, az Ötv. 72. (2) bekezdése, valamint Makó Város Önkormányzata vagyonáról a vagyontárgyak feletti tulajdonosi jogok gyakorlásáról szóló 11/2003.(II. 26.) Makó ör. számú rendelet alapján biztosított. Az üzemeltetésre átadott eszközök feletti önkormányzati tulajdonosi jog, vagyonvédelem gyakorlását biztosítja az immateriális javak és tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása ( SÁFÁR számítógépes program) mely a Polgármesteri Hivatal és a részben önálló intézmények vagyonát mennyiségben és értékben az analitikus nyilvántartási rend és főkönyvi könyvelés kapcsolatrendszerét rögzítő szabályzat szerint tartja nyilván. A program készítője technikai hibát vétett, az értékcsökkenési leírások százalékos kulcs szerinti meghatározását eszközfajtánkét még szabályosan végezte, ennek alapján az értékcsökkenési leírás elszámolása szabályosan történt, de a várható nullára történő leírási időt két esetben tévesen jelölte meg. (33%-os leírási kulcs esetében 6 évben, 14,5%-os amortizációs kulcs esetében pedig 10 évben.) A programhiba, melyet azonnal jeleztünk javításra került. 4. Kísérje figyelemmel a kiemelt előirányzatok teljesítését, és azok mértékének betartását, túllépés esetén vizsgálja meg azok okait, és indokolt esetben a Ötv. 140.. (1) bekezdés e.) pontjában biztosított jogkörénél fogva tegye meg a szükséges intézkedéseket. Az Állami Számvevőszék egyetlen esetben sem állapította meg kiemelt előirányzat túllépését, a vizsgált időszakban nem volt ilyen eset. 5. Gondoskodjon a belső ellenőrzések és a könyvvizsgáló megállapításai alapján tett javaslatok megvalósításáról, annak végrehajtására és a hibák kijavítására készítsenek intézkedési tervet. Az intézkedés formája az ellenőrzések során tett megállapításokról, javaslatokról készült jelentésekre reagálva a következő: valamennyi osztály és csoportvezető elkészíti az ISO Minőségirányítási Eljárás 8.0-02. pontjában meghatározott Nem megfelelőség elemzése és helyesbítő intézkedések jegyzőkönyve -t, s a megállapított hiányosságok határidőn belüli megszüntetéséről kötelesek intézkedni. Az ÁSZ jelentés vizsgálta, hogy az önkormányzat az informatikai rendszerrel összefüggő szabályzatokkal rendelkezik e. A hivatal hardver-softver ellátottsága a pénzügyi gazdálkodási folyamatok összehangolt működését biztosítja-e. Rendelkeznek-e megfelelő üzemeltetői és felhasználói személyi feltételekkel. Az önkormányzatnak az informatikai rendszerrel összefüggő előírásokat a minőségirányítási eljárás 4. 3. fejezete tartalmazza. Az önkormányzat rendelkezik adatvédelmi szabályzattal, melyet 1999. február 1-jével léptettünk hatályba.
5 / 5 Ez tartalmazza a számítástechnikai eszközök üzemeltetésére fizikai és technikai biztonságára vonatkozó előírásokat. Az önkormányzat dolgozóinak munkaköri leírásai tartalmaznak az informatikai rendszer használatára előírásokat, utalásokat. Az önkormányzatnál használt programokra rendszerműködési, üzemeltetési leírással, dokumentációval rendelkezünk. Megállapítja a jelentés, hogy az önkormányzatnál az informatikai rendszerre vonatkozóan készültek szabályzatok, azonban váratlan esemény (tűz, víz, stb.) bekövetkeztére katasztrófa tervvel nem rendelkeznek. Az intézkedési tervben foglaltaknak megfelelően ezt a hivatal a megadott határidőre pótolja. Tisztelt Képviselő-testület! A számvevőszéki jelentésben javasoltakra elkészült az intézkedési terv, melynek végrehajtása folyamatban van. Kérem, szíveskedjenek az Állami Számvevőszék Csongrád Megyei Ellenőrzési Irodája által átfogóan vizsgált Makó Város Önkormányzata gazdálkodásáról szóló számvevőszéki jelentésről készített tájékoztatómat elfogadni. Makó, 2004. április 6. Dr. Buzás Péter polgármester