SZABÁLYZAT A REPREZENTÁCIÓS KIADÁSOKRÓL

BUDAPEST FŐVÁROS XIII. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT INTÉZMÉNYMŰKÖDTETŐ ÉS FENNTATÓ KÖZPONT 1139 Budapest, XIII., Hajdú utca 29. SZABÁLYZAT A REPREZENTÁCIÓS KIADÁSOKRÓL HATÁLYBA LÉPÉSE: 2013.01.01. KÉSZÍTETTE: JÓVÁHAGYTA: Bornemissza Julianna s.k. pénzügyi csoportvezető Sebeszta Attila s.k. igazgató

TARTALOMJEGYZÉK JOGSZABÁLYI HÁTTÉR... 3 I. A SZABÁLYZAT CÉLJA, HATÁLYA, JOGSZABÁLYI HÁTTERE... 3 1.1. A SZABÁLYZAT CÉLJA... 3 1.2. A SZABÁLYZAT HATÁLYA... 3 1.3. JOGSZABÁLYI HÁTTÉR... 3 II. A SZABÁLYZAT TARTALMA... 3 III. FOGALMAK... 4 3.1. A REPREZENTÁCIÓ FOGALMA... 4 3.2. ÜZLETI AJÁNDÉK FOGALMA... 4 IV. A REPREZENTÁCIÓ ÉS AZ AJÁNDÉKOZÁS ESETEI... 5 4.1. A REPREZENTÁCIÓ ESETEI... 5 4.2. AZ AJÁNDÉKOZÁS ESETEI... 5 V. A REPREZENTÁCIÓRA FORDÍTHATÓ KIADÁSOK... 5 5.1. A REPREZENTÁCIÓRA FELHASZNÁLHATÓ KIADÁSOK... 5 5.2. A REPREZENTÁCIÓS KERET FELHASZNÁLÁSA... 5 VI. A REPREZENTÁCIÓS KERET FELHASZNÁLÁSÁNAK RENDJE... 6 6.1. A KÖLTSÉGVETÉSI SZERV SZÉKHELYÉN TÖRTÉNŐ REPREZENTÁCIÓ... 6 6.2. A KÖLTSÉGVETÉSI SZERV SZÉKHELYÉN KÍVÜLI REPREZENTÁCIÓ... 6 6.3. REPREZENTÁCIÓS JAVASLAT... 6 6.4. AZ AJÁNDÉKOZÁS... 7 VII. A REPREZENTÁCIÓS ÉS AJÁNDÉKOZÁSI KIADÁSOK FIGYELEMMEL KÍSÉRÉSE... 8 VIII. REPREZENTÁCIÓ FOGALMÁBA NEM TARTOZÓ TERMÉKEK, SZOLGÁLTATÁSOK NYÚJTÁSA... 8 IX. A SZERVEZÉSI ÉS PÉNZÜGYI FELADATOK ELLÁTÁSA... 8 X. ZÁRÓ ÉS EGYÉB RENDELKEZÉSEK... 9 1. SZ. MELLÉKLET Reprezentációs kérelem engedélyezése... 10 2. SZ. MELLÉKLET Ajándékozási kérelem engedélyezése... 11 2

JOGSZABÁLYI HÁTTÉR A szabályzatban Budapest Főváros XIII. kerületi Önkormányzat Intézményműködtető és Fenntartó Központ valamint az ellátási körébe tartozó önállóan működő intézmények (továbbiakban: költségvetési szerv) az államháztartási törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. (2) bekezdés e) pontja alapján, saját hatáskörében - figyelembe véve a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvényt, valamint a helyi sajátosságokat - a következők szerint határozza meg a reprezentációs kiadásokkal kapcsolatos belső szabályokat. I. A SZABÁLYZAT CÉLJA, HATÁLYA, JOGSZABÁLYI HÁTTERE 1.1. A szabályzat célja A szabályzat célja, hogy meghatározza: - az IMFK és intézményeinek költségvetése terhére elszámolható reprezentációs kiadásokat, - a reprezentációs kiadások felhasználási rendjét, - az IMFK és intézményeinek nevében történő ajándékozás szabályait. 1.2. A szabályzat hatálya A szabályzat hatálya kiterjed: - a reprezentációs előirányzat felett rendelkezési jogosultsággal rendelkező személyekre, - az IMFK és intézményeinek dolgozóira, - a pénzügyi feladatokat ellátó személy(ek)re. 1.3. Jogszabályi háttér A reprezentációs kiadások rendjével kapcsolatos szabályozás során figyelembe vételre kerültek: - az államháztartási törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet, valamint - a magánszemélyek személyi jövedelemadójáról szóló 1995. CXVII. törvény, (a továbbiakban SZJA tv.). 2.1. A szabályzat tartalmazza: II. A SZABÁLYZAT TARTALMA - a reprezentáció és az ajándék tartalmi meghatározását, - a reprezentáció és az ajándékozás eseteit, - a reprezentációra fordítható kiadások meghatározását, - a reprezentációs keret felhasználásának rendjét, - a reprezentációs és ajándékozási kiadások figyelemmel kísérésének szabályait, - reprezentáció fogalmába nem tartozó termékek, szolgáltatások nyújtását, - a szervezési és pénzügyi feladatok ellátásával összefüggő előírásokat. 3

3.1. A reprezentáció fogalma III. FOGALMAK Az SZJA törvény 3. (26) bekezdés alapján a reprezentáció: a juttató tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti rendezvény, esemény keretében, továbbá az állami, egyházi ünnepek alkalmával nyújtott vendéglátás (étel, ital) és a rendezvényhez, eseményhez kapcsolódó szolgáltatás (utazás, szállás, szabadidőprogram stb.), azzal hogy az előzőek nem minősülnek reprezentációnak, ha a juttatásra vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási hely és idő, a tényleges szakmai, illetve hitéleti program és szabadidőprogram aránya stb.) valós tartalma alapján a rendeltetésszerű joggyakorlás sérelme akár közvetve is megállapítható. A vendéglátás alatt az étel, ital biztosítását, a vendéglátáshoz kapcsolódó szolgáltatás alatt az utazást, szállást, terembérleti díjat és szabadidős programokat kell érteni. A vendéglátás keretében biztosított, illetve felhasznált fogyasztási cikkek reprezentációs kiadásnak számítanak. Az érintett fogyasztási cikkek a következők: a.) élelmiszerek, pl.: - kávé, cappuccino, tej, kakaó, - tea, citromlé, - cukor, édesítőszer, - üdítőitalok, gyümölcslé, ásványvíz, - szeszes ital (bor, pezsgő), - szendvicsek, hideg tálak, - meleg ételek (ebéd), - aprósütemény (sós vagy édes), kínálnivalók (mogyoró, ropi, stb.), csokoládé, - cukrászsütemény, desszert, - gyümölcs, b.) egyéb termékek, pl.: - virág, - papírtálca, műanyag pohár és műanyag evőeszköz, - szalvéta, kéztörlő, csomagolóanyag. 3.2. Üzleti ajándék fogalma Az SZJA törvény 3. (27) bekezdés alapján üzleti ajándék: a juttató tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti kapcsolatok keretében adott ajándék (ingyenes vagy kedvezményesen adott termék, nyújtott szolgáltatás, valamint a kizárólag erre szóló utalvány). 2012. január 1-jétől egyes meghatározott juttatásnak minősül a reprezentáció és az üzleti ajándék címén nyújtott juttatás. Fizetendő közterhek: a bruttó juttatás értékének 1,19 szerese után 16 % SZJA és 27 % EHO, tehát az összes adóteher a juttatás értékének 51,17 %-a. 4

IV. A REPREZENTÁCIÓ ÉS AZ AJÁNDÉKOZÁS ESETEI 4.1. A reprezentáció esetei A reprezentáció konkrét esetei: a.) nem csak a költségvetési szerv dolgozói részvételével tartott tárgyaláshoz, egyeztetéshez, értekezlethez, tanácskozásokhoz, konferenciákhoz, rendezvényekhez térítésmentesen biztosított étel, és italszolgáltatás, b.) vezetői beosztással kapcsolatos vendéglátás, c.) szakmai rendezvények, továbbképzések során felszolgált étel és ital, és ehhez kapcsolódó szolgáltatások, d.) munka reggeliken, munkaebédeken, vacsorákon a felszolgált étel és ital, e.) a vendéglátáshoz kapcsolódó utazás és szállás, valamint az egyéb szabadidős program, f.) kizárólag a vendégek fogadásához kapcsolódó fogyasztási cikkek vásárlása, g.) személyi reprezentáció, h.) egyes belföldi rendezvények, például: nemzeti ünnepek, évfordulók, alkalmával szervezett programok. 4.2. Az ajándékozás esetei Az ajándékozás jellemző esetei belföldi, illetve külföldi vendégek számára történő hivatalos célú ajándékozás, a vásárolt termék vagy szolgáltatás ellenérték nélkül történő átadása. V. A REPREZENTÁCIÓRA FORDÍTHATÓ KIADÁSOK 5.1. A reprezentációra felhasználható kiadások Az adott évben reprezentációra felhasználható kiadásokat a költségvetési szerv költségvetése tartalmazza. A költségvetés tervezésénél figyelembe kell venni a juttatás közterheit is. 5.2. A reprezentációs keret felhasználása A reprezentációs keret felhasználása a kötelezettségvállalási jogkör gyakorlása keretében történhet a hatályos kötelezettségvállalási (a kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, teljesítés szakmai igazolása) szabályzat szerint. Amennyiben az elsődleges kötelezettségvállaló a hivatkozott szabályzatban adott felhatalmazást más részére, és a reprezentációs kiadásokat a felhatalmazásban nem korlátozta, a felhatalmazott (a felhatalmazás szerint) jogosult reprezentációs kiadásokat kezdeményezni, illetve ilyen kiadásokon kötelezettséget vállalni. Az érintett felhatalmazást a kötelezettségvállalási szabályzathoz is csatolni kell. 5.3. A költségtakarékosság Jelen szabályzat szerint gondoskodni kell a reprezentációs kiadásokkal kapcsolatos költségtakarékos gazdálkodásról. A reprezentációs kiadásokról, valamint a reprezentációt terhelő adó és járulék terhekről nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás vezetése az intézmény feladata. 5

VI. A REPREZENTÁCIÓS KERET FELHASZNÁLÁSÁNAK RENDJE 6.1. A költségvetési szerv székhelyén történő reprezentáció Az élelmiszereket a lejárati idő figyelembe vételével kell megvásárolni. A reprezentációs célú fogyasztási cikkeket elkülönítve úgy kell tárolni, hogy az ne keveredhessen az intézményi dolgozók saját fogyasztására tárolt a reprezentációba bele nem tartozó cikkek közé. A megvásárolt fogyasztási cikkek felhasználásról nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza legalább: - a megvendégelt személyek nevét, beosztását, - a vendégül látás okát, - a vendéglátás során felhasznált fogyasztási cikkeket és azok mennyiségét. 6.2. A költségvetési szerv székhelyén kívüli reprezentáció Ide tartoznak mindazon reprezentációs kiadások, mely a költségvetési szerv székhelyén kívül, jellemzően valamely más vendéglátásra is alkalmas helyen történnek. A költségvetési szerv székhelyén kívüli kisebb vendéglátásnak minősül különösen: - a munkaebéd, - a munkavacsora, - továbbképzések, - szakmai rendezvények, konferenciák (Karácsonyi rendezvény, évfordulók,)stb. 6.3. Reprezentációs javaslat A szervezés során javaslatot kell készíteni a reprezentációs kiadásokra. Reprezentációs javaslat A javaslatot megteheti az intézményvezető, vagy az általa felhatalmazott személy. A javaslatban legalább a következőnek kell szerepelnie: - a reprezentációs javaslat sorszáma, - a javaslat kelte, - a javaslat típusa (eredeti, vagy átdolgozott), - a rendezvény, esemény, alkalom megnevezése, időpontja, időtartama, - a rendezvényen részt vevő személyek száma összesen, - az összesenből az előzőekbe nem tartozó személyek száma, - a reprezentációs kiadásokat pontosan megnevezve, legalább a következő bontásban: vendéglátás, ezen belül étel, nem szeszes ital, szeszes ital, vendéglátáshoz kapcsolódó szolgáltatás utazás, szállás, szabadidőprogram, a reprezentációs kiadások összesen, - a javaslattevő neve és beosztása. 6

A reprezentációs javaslatról való döntés A reprezentációs javaslatról való döntéssel kapcsolatos jogkört a költségvetési szerv vezetője, illetve általa felhatalmazott személy gyakorolja. A döntésre jogosult a döntés előtt köteles megvizsgálni: - a reprezentáció, valamint a rendezvény nagysága, súlya közötti egyensúlyt, - a rendezvényen részt vevők számát és a reprezentációs kiadások viszonyát, - a rendezvényen részt vevők megoszlását. A reprezentációs javaslathoz képest a kiadások csökkentése érdekében a döntésre jogosult más reprezentációs keretösszegről is dönthet. Az eltérő döntést a javaslatra rá kell vezetni. A reprezentációs javaslatra a döntésre jogosult a döntésétől függően köteles rávezetni a következő záradékok valamelyikét: - a javaslatot változatlan formában elfogadom, - a javaslatot a rajta feltüntetett módosításokkal elfogadom, - a javaslatot elutasítom. Az elutasított javaslatot - a döntésre jogosulttal való előzetes konzultációt követően - újra el kell készíteni, majd az új javaslatot továbbítani kell döntéshozatal céljából. A reprezentációs javaslatot a reprezentációs kérelem engedélyéhez (1. számú melléklet) csatolni kell. A reprezentációs kiadások teljesítése A reprezentációs kiadásokat a jóváhagyott reprezentációs javaslat szerint lehet teljesíteni. A kiadások tekintetében ekkor is ügyelni kell a takarékossági és gazdaságossági szempontokra. 6.4. Az ajándékozás A költségvetési szerv által nyújtott ajándékozás az ajándékozási kérelem (2. számú melléklet) alapján biztosítható. Az ajándékozási kérelmet a költségvetési szerv vezetője felé a tervezett ajándékozás előtt legalább 5 munkanappal, vagy a reprezentációs kérelemmel, javaslattal együtt kell benyújtani. Az ajándékozási kérelemnek tartalmaznia kell: - a kérelem számát, - a kérelem keltét, - a megajándékozni szánt személy(ek) nevét, - az ajándékozás okát, - az ajándék megnevezését, összegét, - az átadás tervezett időpontját, - a kérelmező nevét, beosztását. Az ajándékozási kérelmet a költségvetési szerv vezetője jogosult elbírálni, és aláírásával igazolni. Az ajándék beszerzésére csak a jóváhagyott kérelem alapján kerülhet sor. 7

VII. A REPREZENTÁCIÓS ÉS AJÁNDÉKOZÁSI KIADÁSOK FIGYELEMMEL KÍSÉRÉSE A költségvetési szerv vezetője a felelős, hogy a reprezentációs és ajándékozási kerettel való gazdálkodást rendszeresen figyelemmel kísérje, és a keret felhasználásáról, és a jelen szabályzatban foglaltak betartásáról gondoskodjék. VIII. REPREZENTÁCIÓ FOGALMÁBA NEM TARTOZÓ TERMÉKEK, SZOLGÁLTATÁSOK NYÚJTÁSA Egyes meghatározott juttatásnak minősülő kiadások: A hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó étkezés vagy más szolgáltatás révén a magánszemélynek juttatott adóköteles jövedelem, A munkáltató által valamennyi munkavállaló részére azonos feltételekkel és módon ingyenesen vagy kedvezményesen átadott termék, nyújtott szolgáltatás révén jutatott adóköteles jövedelem, Legfeljebb évi 3 alkalommal az erre vonatkozó nyilvántartás vezetése mellett- csekély értékű ajándék révén juttatott adóköteles jövedelem, az SZJA tv. 70. (3) bek. b) pontja szerinti egyes meghatározott juttatás (a kifizető által egyidejűleg több magánszemélynek ingyenesen vagy kedvezményesen átadott termék, nyújtott szolgáltatás révén juttatott adóköteles bevétel, ha a juttatás körülményei alapján a kifizető jóhiszemű eljárása ellenére nem képes megállapítani az egyes magánszemélyek által megszerzett jövedelmet. E rendelkezést kell különösen alkalmazni a kifizető által egyidejűleg több magánszemély számára szervezett, ingyenes vagy kedvezményes rendezvénnyel, eseménnyel összefüggésben (ha a rendezvény, esemény a juttatás körülményeiből megítélhetően döntő részben vendéglátásra, szabadidőprogramra irányul) a kifizető által viselt költség. A béren kívüli juttatásnak nem minősülő egyes meghatározott juttatások adóalapja a jövedelem 1,19 szerese, amely után a költségvetési szervnek 16 % személyi jövedelemadót és 27 % egészségügyi hozzájárulást kell fizetnie. IX. A SZERVEZÉSI ÉS PÉNZÜGYI FELADATOK ELLÁTÁSA A reprezentációs és ajándék kiadásokkal kapcsolatos szervezési feladatokat elláthatja a költségvetési szerv vezetője, vagy az általa felhatalmazott személy, illetve külsős vállalkozás. A pénzügyi feladatok ellátása előtt a szakmai teljesítés igazolása során a számlához mellékelni kell a szükséges kérelmeket, engedélyeket, és azok alapján ellenőrizni, hogy a kiadások megfelelnek-e a kérelemben, illetve a javaslatban foglaltaknak, valamint a megfelelő jogszabályi előírásoknak. Ezek végrehajtásáért a költségvetési szerv vezetője a felelős. A jelen szabályzatban foglaltak szerint engedélyezett rendezvények reprezentációnak minősülő kiadásainak elszámolása a költségvetési szerv nevére kiállított számlák alapján történik. 8

Rendezvényekhez kapcsolódó számlák mellé csatolni kell a résztvevők névsorát, illetve, hogy melyik cégtől, illetve költségvetési szervtől érkeztek, külön kezelve a saját dolgozókat és külső vendégeket. A csatolt engedély igazolja a rendezvény, értekezlet hivatalos jellegét, mely alapján a kiadások reprezentációnak minősülnek. A kifizetőnél adózó egyes meghatározott juttatást igénybevevőkről is kell névsort mellékelni a számlákhoz, külön kezelve a saját dolgozókat és külső vendégeket, illetve, hogy a résztvevők melyik cégtől, illetve költségvetési szervtől érkeztek. A csekély értékű ajándékok ajándékozásánál a számlához csatolni kell a csekély értékű ajándékokról szóló nyilvántartást, igazolva ezzel, hogy nem került 3 alkalomnál több alkalommal kiadásra, illetve az adott ajándékok értékhatára nem haladja meg a jogszabályban előírtakat. A Pénzügyi csoport az adó- és járulékfizetési kötelezettség teljesítés érdekében a reprezentációnak, és a nem reprezentációnak minősülő kiadások elszámolásához kapcsolódó dokumentációkat rögzítésre átadja a Bér- és Munkaügyi csoportnak. X. ZÁRÓ ÉS EGYÉB RENDELKEZÉSEK Jelen szabályzat 2013. január 01. napjától lép hatályba. A tárgyra vonatkozó minden korábbi szabályozás hatályát veszti. 9

1. SZ. MELLÉKLET A kérelem száma:... Reprezentációs kérelem engedélyezése A vendéglátás oka A résztvevők száma és összetétele a szerv dolgozók száma:... önkormányzati képviselő, bizottsági tag:... fenntartó hivatalának dolgozója:... idegen:... összesen:... A vendéglátás 1 főre tervezett összege (Ft-ban) A vendéglátással kapcsolatos egyéb kiadások jellege és összege (Ft-ban) A vendéglátás teljes reprezentációs kiadása (Ft-ban) A vendéglátás tervezett helyszíne A kérelmező neve és beosztása Kelt:...... kérelmező.. engedélyező 10

2. SZ. MELLÉKLET Ajándékozási kérelem engedélyezése A kérelem száma:... A megajándékozni szánt személy(ek) neve Az ajándékozás oka Az ajándék megnevezése, összege (Ft-ban) Az átadás tervezett időpontja A kérelmező neve és beosztása Kelt:...... kérelmező.. engedélyező 11