Digitális tartalombővítés és távmunka bevezetése a Veszprémi Egyetemi Könyvtárban Dr. Egyházy Tiborné 1, Vizi Szilárd 2, Tóth Gábor 3 Veszprémi Egyetemi Központi Könyvtár 8200 Veszprém Egyetem u. 10. Tel./Fax: +88-425-074 1 hazitibo@almos.vein.hu, 2 vizisz@freemail.hu, 3 tothgab@almos.vein.hu Az utóbbi években az informatikai technológia robbanásszerű fejlődésének lehettünk tanúi. Az elektronikus hálózatok lehetővé teszik a hagyományos ismeretszerzési módszerek átültetését az Internetre, amely gyors hozzáférést, szelektív válogatást tesz lehetővé. A hazai könyvtáraknak a hagyományos, eddig ismert szolgáltatásaikon túl központi szerepet kell vállalniuk az ilyen elektronikus információk továbbításában, közreadásában. Éppen ezért egyre nagyobb jelentőséggel bír az, hogy a könyvtárak egymás állományait, információ és dokumentum szolgáltatók szolgáltatásait hálózaton elérjék és olvasóik számára rendelkezésre bocsássák. A VESZPRÉMI EGYETEM KÖZPONTI KÖNYVTÁRa egyik fő feladatának tekinti azt, hogy az egyetem hallgatóinak, oktatóinak, kutatóinak a hálózaton elérhető információk sokaságában kielégítő eligazodást tudjon nyújtani. Az egyetem könyvtára a kor kihívásaihoz igazodva bővítette szolgáltatásait az alábbi területeken: - távmunka bevezetése a könyvtári munkafolyamatokba, - digitális tananyagok, jegyzetek, kiadványok online szolgáltatása, - elektronikus források elérésének megkönnyítése SFX és MetaLib rendszerek alkalmazásával. Ezen módszerek segítségével előnyösebb munkafeltételek mellett új, a felhasználók által igényelt tartalmakat nyújt a könyvtár a felhasználók számára legkönnyebben, legegyszerűbben elérhető, integrált, egységes felületen. Előnyösebb, hatékonyabb munkafeltételek: a távmunka. Könyvtári távmunkának tekintjük a munkavégzésnek azt a formáját, amikor a könyvtáros nem a könyvtárban, hanem attól távol végzi el rendszeresen napi munkáját, melynek eredményét a kommunikációs és információs technológiák alkalmazásával juttatja el a könyvtárba. Három alapvető tényező egybeesése határozza meg a könyvtári távmunkát, mégpedig: 1. alternatív munkahelyen, ami lehet saját otthon, teleház, távmunka-központ, (Sokan hiszik azt tévesen, hogy a távmunka egyenlő az otthoni munkával, pedig valójában annál szélesebb fogalom lényege a munkahelytől függetlensége: a munkát ott végzi a könyvtáros, ahol az számára a legkényelmesebb, ahol a munka környezete legideálisabb. Természetesen az otthonról végzett távmunka a legelterjedtebb.) 2. önállóan és rendszeresen, azaz heti egy-két vagy minden nap végzi munkáját a munkahelyétől távol a könyvtáros. (Ezek szerint tehát a munkahelyről munkaidő 1
után alkalmanként hazavitt, túlórában otthon befejezett munka nem tekinthető távmunkának. Ezzel szemben, ha valaki minden héten legalább 1-2 nap, rendszeresen otthon dolgozik, és ezt munkáltatójával való közös megegyezés alapján, munkaidőben teszi, már távmunkáról beszélünk.) 3. elektronikus úton valósul meg a kapcsolattartás a könyvtárral sok tekintetben hasonlít a távmunka a Magyarországon hagyományos kisipari bedolgozó tevékenységhez, de a bedolgozás nem azonos a távmunkával. A távmunka elsősorban szellemi tevékenységet, íróasztal, illetve számítógép mellett végezhető munkát jelent, melynek terméke többnyire elektronikus formában továbbítható. Érvek a könyvtári távmunka mellett (Milyen előnyöket élveznek a távdolgozók a hagyományos munkavégzőkkel szemben?) 1. Szabadság Szabadság és kötetlenség 2. Csökkenő stressz Csökken a munkatársak és főnökök előtti megfelelési kényszerrel, belső vállalati konfliktusok eltűrésével, kezelésével kapcsolatos stressz 3. Egészség és biztonság kockázati tényezők, stresszel kapcsolatos betegségek csökkentése, kevesebb közlekedési baleset az utakon. 4. Életmódváltozás Meghittebb kapcsolat családtagjaival, és közvetlen környezetével. 5. Ergonómia a csúcson Abszolút kényelmet élvez. 6. Hatékonyabb munkavégzés Pozitív hatással van a munka hatékonyságára. 7. Versenyelőny a munkaerőpiacon Optimálisan tudja kihasználni kapacitását, egyszerre több megbízást is teljesíthet, dolgozhat fő-, vagy mellékállásban. 8. Idő nyereség Napi közlekedés kiiktatásából adódik 9. Pénz nyereség 10. Mobilitás A távmunka árnyoldalai: az izoláció, a magányosság és depresszió, a szociális kapcsolatok leépülése, a jogi, munkaügyi bizonytalanság, a munka-alkoholizmus. A Veszprémi Egyetemi Központi Könyvtár kísérleti jelleggel távmunka keretében kiadta a könyvtári beszerzést és feldolgozást, amelyhez egy egységes adminisztrációs felületet fejlesztett ki. 2
Feltételek A távmunka kivitelezéséhez az alábbi technikai feltételekkel rendelkezik a könyvtár: Az egyetem veszprémi kampusza, így a Központi Könyvtár is kapcsolódik az akadémiai gerinchálózatra, így az Internet- kapcsolat adott. A Központi Könyvtár 1993-ban megvásárolta az ALEPH integrált könyvtári rendszert, mellyel valamennyi könyvtári munkafolyamat számítógépes úton végezhető el. A rendszer természetesen rendelkezik OPAC-kal, azaz nyilvánosan hozzáférhető online katalógussal, amely az Interneten keresztül a nap 24 órájában elérhető a felhasználók számára. Az Informatikai és Hírközlési Minisztérium ITP-5 pályázatának keretében hét könyvtári munkatárs nyert számítógépet otthoni használatra, melyhez internet előfizetés is járt. A nagysebességű egyetemi internet kapcsolat biztosítja, hogy könyvtári rendszerünk bármikor-bárhonnan elérhető, míg az integrált könyvtári rendszer kliens programjának telepítésével távolról is elvégezhető válik a legtöbb könyvtári munkafolyamat. Szervezeti feltételek: A Veszprémi Egyetemi Könyvtár Központi Könyvtára a könyvtári hálózat központja. Az egyetemi integrációból adódóan a hálózatot kari (Keszthely), kihelyezett intézeti könyvtárak (Pápa, Nagykanizsa, Székesfehérvár) és tanszéki fiókkönyvtárak (szám szerint 45) alkotják. A több kilométernyi távolságban levő egységek változatos igényeit a lehető leggyorsabban, de nem a minőség rovására kell megoldania a kis létszámú könyvtári személyzetnek. Az egyetemi integráció, az új karok, új szakok indítása magával hozta jobb esetben az indított új szakok könyvtári dokumentum hátterének megteremtését is, amely azt jelenti, hogy esetenként nagy mennyiségű dokumentum, teljes gyűjtemény rövid időn belül történő beszerzésével és/vagy feldolgozásával kell munkatársainknak megbirkózni. Az előbb felsorolt feltételek késztették arra könyvtárat, hogy elgondolkodjon a távmunka megvalósításán, hiszen a nagy távolságokat az internet segítségével könnyedén le lehet győzni, míg hirtelen felhalmozódó feladatokat a munkatársak rugalmas időbeosztásával lehet megoldani. Problémák Hiába adottak a technikai és szervezeti feltételek a távmunka kialakításához, ha közben számos probléma is felmerül. Jogi, pénzügyi akadályok: AZ ALEPH szoftvert csak meghatározott számú kliensre vásárolta meg a Központi Könyvtár, és a nagyságrendekkel több kliens csak drágább licenc előfizetése esetén működhetne jogszerűen. Ennek többletköltségeit sem a Központi Könyvtár, sem az egységek nem tudják előteremteni. Szervezeti akadályok: az egységeknél nincs munkaerőforrás a beszerzéssel és katalogizálással járó feladatok elvégzésére. 3
Költséghatékonyság terén jelentkező akadályok: az egységek önálló feldolgozása során adódhatnak olyan párhuzamos beszerzések, feldolgozások, amelyek felesleges kiadást jelentenek. Szabványos adatrögzítés terén jelentkező akadályok: amennyiben nem szakképzett munkatársak végzik az adatok rögzítését, úgy olyan rekordok kerülhetnek be a rendszerbe, melyek a visszakereshetőséget, és a kompatibilitást is akadályozzák, vagy lehetetlenné teszik. Biztonsági akadályok: a kliens szoftver sok-sok példányban történő telepítése és az azokról történő rendszeres használat csökkentené a kiszolgáló gép biztonságát, több erőforrását kötné le. Figyelembe véve ezeket a tényezőket a Központi Könyvtár olyan távmunka rendszert alakított ki kísérleti jelleggel, amelynél az egységek saját maguk saját költségkeretük számlájára igényelik a dokumentumokat egy egységes internetes keretfelületen, a Központi Könyvtáron keresztül, és ezek a művek úgy jutnak el hozzájuk fizikailag, hogy akkorra már fel vannak dolgozva távmunka keretében és az integrált könyvtári adatbázisban, és az egység állományában fel vannak tüntetve. A rendszer előnyei: Nem jelent többlet licenc előfizetést. Mivel az egységek a műveket készen, feldolgozva kapják meg, ezért az adatrögzítés nem köt le munkaerőt az adott tanszék állományából. Kiküszöböli a párhuzamos megrendelésekből adódó többlet kiadásokat. Biztosított a szabványos adatrögzítés. Az adatbevitel csak dedikált, ellenőrzött gépeken történik, így nincs biztonsági rés a központi gépre vonatkozóan. Az egyetemi könyvtárban kialakított távmunka rendszer nagy hangsúlyt fektet a munkafolyamatok szervezésére, kezelésére, ezért folyamatosan értesítést küld az érintett felhasználóknak. A rendszer magját az adminisztrációs személy adja, aki a munkákat kiosztja, azok sorrendjét meghatározza és intézkedik problémás helyzetekben. A távmunkában elvégezhető megrendelés, beszerzés és feldolgozás a szervezeteknek, egyéneknek szabadságot ad azáltal, hogy nem kell helyhez kötötten elvégezni a feladataikat, hanem az internet segítségével bárhonnan a rendszeren keresztül képesek a munkát elvégezni. 4
Egységek (például Pápa) Egységek Egységek megrendelés, igények felvetése megrendelés megerősítése, egyéb információcsere adminisztrátori beavatkozás szükséges a hiba okától függően Távmunka keretrendszer beszerzés sikeresen megtörtént, vagy probléma történt Könyvet be kell szerezni? igen Beszerzési részleg/személy nem Távmunka feldolgozók igen Könyvet fel kell dolgozni? Adminisztrátor Aki kiosztja a feladatokat, beavatkozik ahol szükséges értesítés hibás feldolgozásról nem, már fel van dolgozva nem Bekerülhet a könyvtári adatbázisba? igen Integrált könyvtári rendszer VÉGE A bemutatott eljárás távmunkának tekinthető, mert: földrajzi értelemben egymástól nagy távolságra is elvégezhető megrendelés és az adatrögzítés; a kivitelezés során ténylegesen felhasználtuk az információs-kommunikációs eszközök által nyújtott lehetőségeket; 5
munkaszervezési szempontból heti egy-két alkalommal történő, időszakra, vagy feladat elvégzésére szóló; a munkavállaló által választott feltételek között zajló, és a munkáltatóval történő megegyezés szerint honorált tevékenységről van szó. Aktuális kérdés a távmunka könyvtári alkalmazása: - a minisztériumok által támogatott, és támogatandó módszer - újabb lehetőséget nyújt a könyvtárak és a könyvtárosok együttműködésére. A felhasználók által igényelt tartalmak: digitális tananyagok Könyvtárunkban az olvasók mintegy másfél éve egyes kiadványokat, jegyzeteket elektronikus formátumban is elérhetnek. Az olvasó még a vásárlás, kölcsönzés előtt beletekinthet a műbe, szabadon kereshet benne és eldöntheti, hogy tényleg erre a műre van-e szüksége akár könyv, akár nyomtatott vagy elektronikus formátumban. Az elektronikus változatokban a szabad keresés eshetősége, és az a lehetőség, hogy igény szerint ondemand dönthetünk arról, hogy a könyvet vagy csak annak egyes oldalait, fejezeteit milyen formátumban szeretnénk megszerezni a könyvtári szolgáltatások új színvonalát jelenti. A digitális jegyzetek előnyei: - Költséghatékony: o a szolgáltató szempontjából: csak az igények szerinti példányszámban kell kinyomtatni nincs felesleges raktárkészlet o a vásárló szempontjából: csak azt a részét kell kifizetni, amire ténylegesen szüksége van. - Rugalmas: o A felhasználó által kért formátumban adható o Lehetőség van az egyszeri feldolgozás többszöri felhasználás megvalósítására - Naprakész o Az új, javított kiadások megjelentetése nem okoz nagyobb fejtörést. - A minőség javulás: o A szerzők rákényszerülnek a művek színvonalának emelésére. - A kormányzati és a minisztériumi szinten támogatott, és a jövőben is támogatandó. Felhasználóbarát, egységes keresőfelület SFX, Metalib A szakirodalom kiszolgálását mára számos (országos, minisztériumi, konzorciális vagy intézményi előfizetésű) adatbázis használatával tehetjük teljessé. Ezen adatbázisok elérhetőségének, kezelésének elsajátítása azonban az átlagos érdeklődőt hamar eltántorítja az irodalom felkutatásától. A piac felismerve, hogy milyen hatalmas tudásbázis áll rendelkezésre az interneten keresztül a végfelhasználókat olyan eszközökkel (kereső programokkal) látta el, amelyek rendezett módon és egységes kereső felületen (a szakmai szervezetek által kidolgozott szabványok alkalmazásával) képesek több adatbázisban párhuzamosan keresni és a találatokat megjeleníteni. 6
Az ilyen programok segítségével elég 1 internetcímet megjegyeznünk és 1 keresőfelülethez hozzászoknunk, s máris hozzájuthatunk a világon elszórtan elhelyezkedő adatbázisokból a számunkra szükséges információkhoz. Az egységes kezelőfelület nem csak azok számára nyújt nagy segítséget, akik számára pontosan ismert a keresés célja (vagyis, hogy mit és hol akar keresni), de nem szeretne minden egyes adatbázisban külön-külön a keresőkérdéseit feltenni, hanem azok számára is nagy segítséget nyújt, akik nem tudják hogy pontosan hol, és hogyan tudnák megkeresni az őket érdeklő témát (kezdeti tapogatózás a tudományterület tárházai felé). Az egységes keresőfelületek közül 2 fontosabb programot említenénk meg, az SFX-et és a MetaLib-et. Az SFX valójában nem ad egységes keresőfelületet a felhasználó kezébe, mivel egy a háttérben működő szolgáltatásról van szó, hanem a feladata az, hogy az éppen megtekintett dokumentumhoz az adminisztrátor által már korábban kapcsolt lehetőségeket a felhasználónak felajánlja. (Ilyen kapcsolt lehetőség lehet a folyóirat cikkének teljes szövegű elérése, vagy a cikkhez kapcsolódó legfontosabb internet címek, vagy a hasonló tématerületeket szolgáltató tartalomszolgáltató elérése, vagy akár azonnali keresés a legnépszerűbb internetes keresőprogramokban). Egy konkrét példában a WebOPAC katalógusban megkeressük a Tetrahidron Asymmetry folyóirat katalógus céduláját. Az SFX segítségével pedig egy kattintással a folyóirat bármely (jogosult) példányát teljes szöveggel el tudjuk érni, anélkül hogy tudnánk, hogy melyik adatbázis szolgáltatónál van jogosultságunk a teljes szövegű elérésre. SFX szolgáltatás lekérése A Tetrahedron Asymmetry katalógus cédulája a WebOPAC-ban 7
Az SFX a kérésünk (és az adminisztrátor beállításai) alapján az Elsevier ScienceDirect tartalomszolgáltatóhoz irányít el bennünket jelen esetben. Az SFX előnye, hogy a felhasználónak automatikusan kapcsolt tartalmakat képes beállításoktól függően megjeleníteni, azonban csak már konkrét találatok esetén működik, azokhoz keresi ki a lehetséges kapcsolatokat. MetaLib A MetaLib már egy egységes keresőfelülettel is rendelkezik, amelynek segítségével több adatbázisban tudunk keresni, mindemellett beállításainkat egyénileg tudjuk tárolni. A program képes a több adatbázisban szereplő, de azonos találatokat kiszűrni, a találatokat saját felületén megjeleníteni, s akár a teljes szöveget egyetlen kattintással lehívni. A program kezelőfelülete több nyelven is elérhető ezzel remekül alkalmazható az olyan helyeken, mint az oktatás területe, ahol a diákok nem biztos, hogy a beszélik/értik azt a nyelvet, amelyen a tartalomszolgáltató az adatbázisát megjeleníti. A felhasználóknak nem kell érteniük, hogy az egyes kereső programok az adott tartalomszolgáltatónál milyen felépítéssel működnek, az idegen kereső kifejezések tartalmilag mit jelentenek, mivel a MetaLib kezelőfelülete mindezeket elrejti és érthető nyelven szolgáltatja számukra. 8
A keresési lehetőségek széles köre segíti a felhasználót, hogy mindig a megfelelő információt érje el. Ha nem tudjuk, hogy pontosan hol is keressük a kívánt információt, akkor is fordulhatunk a MetaLib keresőjéhez, mivel a beépített tudásbázisa segítségével pusztán a kulcsszavak alapján is képes a keresés elvégzésére. A MetaLib kereső felülete A keresés menete 9
A programban elmenthetjük tipikus kereséseinket, értesítést kérhetünk valamilyen forrás változásakor, találati halmazon belül is szűrhetünk, illetve megtekinthetjük azokat a kiegészítő információkat, amelyek segíthetnek a keresésben (például hogy mely adatbázisban nem lehet mondjuk ISBN számra keresni, vagy milyen témában találnánk az adott szolgáltatónál dokumentumokat.) A találati halmaz A keresés eredményeként a MetaLib felületén azonnal elérhetjük a kívánt dokumentumot anélkül, hogy a tartalomszolgáltató honlapjára kéne ellátogatnunk, valamint azonnal elérhetjük a legfontosabb információkat, megjegyzéseket, amelyeket az adminisztrátor korábban felvitt a tartalomszolgáltatóval kapcsolatban. A találati halmazt akár későbbi felhasználásra el is menthetjük. Az előzőekben bemutatott szolgáltatások egyaránt megkönnyítik azoknak a munkáját, akik mély ismeretekkel rendelkeznek az információkutatás területén (legyenek azok könyvtárosok, vagy szakirodalmat kereső kutatók) és azoknak is, akik csak most kezdik felismerni hogy milyen sokrétű, hatalmas tudás található az internet szövevényes hálójában. 10