Dél-kelet Magyarországon működő M E N T Á L H I G I É N É S E G Y E S Ü L E T 5601 Békéscsaba, Pf. 303. Fenntartó székhelye és telephelye: 5630 Békés, Borosgyán u. 1/1. T/Fax: 06/66/643-991 E-mail: menta@internet-x.hu Honlap: www.bekesmenta.hu Ikt.sz.: 542-2/2008 ANYAGGAZDÁLKODÁSI, LELTÁROZÁSI ÉS SELEJTEZÉSI SZABÁLYZAT KIADVA: 2008. SZEPTEMBER 19. MÓDOSÍTVA: 2009. JANUÁR 1. MÓDOSÍTVA: 2009. ÁPRILIS 1. MÓDOSÍTVA: 2009. JÚLIUS 1. Kapja: Mentálhigiénés Egyesület törzspéldánya Békés Mérték Közösségi Ház-pszichiátriai beteg közösségi ellátás példánya Békés Mérték Közösségi Ház-szenvedélybeteg közösségi ellátás példánya Békési Mentálhigiénés Szolgálat-szenvedélybeteg közösségi ellátás példánya Békési Mentálhigiénés Szolgálat-szenvedélybeteg nappali ellátás példánya Békési Mentálhigiénés Szolgálat-pszichiátriai beteg közösségi ellátás példánya Békési Mentálhigiénés Szolgálat- pszichiátriai beteg nappali ellátás példánya
TARTALOMJEGYZÉK Anyag és eszközgazdálkodás 3. Anyag és eszközbeszerzés 3. Anyagigénylés 3. Anyaggazdálkodás bizonylatolása 3. Leltározás és selejtezés 4. Leltározás 4. A leltárkészítés és a leltározás alapfogalma 4. A leltár tartalma 4. A leltározandó eszközök, források csoportosítása 5. A leltározás személyi feltételei 5. A leltározás előtti selejtezés 5. A leltározás módja 5. Leltár jegyzőkönyv 6. A leltárfelelős, leltárellenőr 6. Tárgyi eszközök nyilvántartása 7. A leltár ellenőrzése 7. Selejtezés 8. A hasznosítás módja 8. A hasznosítás és selejtezés számviteli elszámolása 8. A selejtezés módja 8. Selejtezett vagyontárgyak nyilvántartása 9. A megsemmisítési eljárás 9. A feleslegessé vált eszközök, készletek hasznosításának és a selejtezésnek a bizonylatai 9. A selejtezési eljárás lefolytatásának értékhatára 9. Záró rendelkezések 10. 2
ANYAG ÉS ESZKÖZGAZDÁLKODÁS ANYAG ÉS ESZKÖZBESZERZÉS Felelős: az egyesület irodavezetője Anyagok, berendezési és felszerelési tárgyak beszerzését a Mentálhigiénés Egyesület intézményeinek vezetői (Békés Mérték Közösségi Ház, Békési Mentálhigiénés Szolgálat) a minden hónap utolsó péntekén megtartott vezetői értekezleten egyeztetik. A jóváhagyott kiadási előirányzatok alapján kell a saját anyag és eszközbeszerzést megtenni. A nem tervezett 50.000,-Ft feletti eszköz beszerzéséhez, a Mentálhigiénés Egyesület elnökének és társelnökének együttes engedélye szükséges. Az eszköz beszerzésében részt vehet az intézmény vezetője vagy az általa kijelölt dolgozó is. Kisértékű eszközök beszerzése az intézmény vezetőjének feladata. ANYAGIGÉNYLÉS Felelős: az egyesület irodavezetője Az anyagok igénylése az irodavezetőnél személyesen, telefonon vagy e-mailben történik. A dekorációs és szakmai propagandaanyagok, kiállítás, rendezvényhez szükséges anyagok, gyermekfoglalkozáson, foglalkoztatáson felhasznált anyagok, nyeremények beszerzése önállóan, az erre pályázott pénzből történik. A számlát az irodavezetőhöz eredeti példányban kell leadni, a vásárlás napjától számított 24 órán belül, feltüntetve rajta a pályázat számát, azonosítóját. ANYAGGAZDÁLKODÁS BIZONYLATOLÁSA Felelős: az egyesület irodavezetője A bevételezési és kiadási bizonylatok kitöltése folyamatosan (szükség szerint) történik. Az irodavezető a bizonylatokat havonta egy alkalommal aláíratja a kijelölt vezetőségi tagokkal. Aláírásuk egyben az ellenőrzés tényét is igazolja. 3
LELTÁROZÁS ÉS SELEJTEZÉS LELTÁROZÁS A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban Szt.) határozza meg a leltár, a leltározás összeállítás irányelveit, szabályait: A Szt. kétféle kötelezettséget ír elő: - leltárkészítési, összeállítási kötelezettséget, amely azt jelenti, hogy a szervezetnek a mérleg fordulónapján meglevő eszközeiről és forrásairól tételes és ellenőrizhető leltárt kell készítenie, valamint, - leltározási kötelezettséget, azaz tényleges mennyiségi felvételt kell végezni akkor, ha a szervezet a számviteli alapelveknek megfelelő mennyiségi nyilvántartást nem, vagy nem folyamatosan vezet, illetve a csak értékben kimutatott eszközöknél és forrásoknál egyeztetési kötelezettséget ír elő. Az egyszerűsített mérleg elkészítéséhez olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza az Egyesületnek a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit mennyiségben és értékben. A leltározást a kettős könyvvitelt vezető szervezet a december 31-i mérleg fordulónappal készített éves beszámoló alátámasztását biztosító leltár összeállítása érdekében végzi. Ezért a leltározás végrehajtásának fordulónapja általában december 31. A leltárkészítés és a leltározás alapfogalma Leltár: a Mentálhigiénés Egyesület eszközeiről és forrásairól egy adott időpontra vonatkozóan, a valóságos helyzetnek megfelelő mennyiségi és értékbeni részletes kimutatás. A számviteli törvény előírása szerint a főkönyvi könyvelés év végi zárásához olyan leltárt kell készíteni, amely ellenőrizhető módon tartalmazza a mérleg fordulónapján meglevő eszközöket és forrásokat mennyiségben és értékben. Leltározás: a Mentálhigiénés Egyesület tulajdonában, birtokában, kezelésében, használatában levő, befektetett eszközök, készletek, követelések, pénzügyi eszközök, valamint azok forrásainak számbavétele és a valóságban meglevő mennyiségük, állományuk megállapítása. A leltár tartalma A Szt. 69. (1) bekezdése értelmében eleget kell tenni a tételesség és az ellenőrizhetőség követelményének. A tételesség követelménye - azt jelenti, hogy a leltárnak tételesen tartalmaznia kell a mérlegben kimutatandó minden eszközt és forrást. A Mentálhigiénés Egyesület tulajdonában, használatában levő eszközök jellege szerint vannak olyan eszközök amelyek mennyisége tételes mérés, számlálás alapján közvetlenül megállapítható, ezeket vagy az elvégzett leltározás, vagy a megfelelő analitikus nyilvántartások alapján, mennyiségben és értékben,(tárgyi eszközök, pénzeszközök közül a pénztár) - azokat, amelyek értéke csak közvetve, a nyilvántartások, alapján történő összehasonlítás szerint, értékben lehet számba venni, tételesen kell a leltárba beállítani (minden egyéb eszköz és forrás). Az ellenőrizhetőség követelménye szerint - a leltárnak tartalmaznia kell azt az évet, hónapot és napot, amely napra vonatkozóan azt készítették, - a leltárnak tartalmaznia kell az abban szereplő eszközök és források leltári tételeinek pontos megnevezését és az azonosításhoz szükséges minden egyéb megjelölést, 4
- a leltárnak tartalmaznia kell a mérleg fordulónapján meglevő eszköz- és forrásállományt, eszközönként és forrásonként. A leltározandó eszközök, források csoportosítása A Szt. 22. -a szerint a leltározandó eszközök, források mérleg felépítése szerinti csoportosítását, a mérleg tagolását a Szt. 1. sz. melléklete tartalmazza. A Mentálhigiénés Egyesület a számlarendjében meghatározott csoportosítást alkalmazza. A leltározási kötelezettség A leltározás szerinti adatokkal összehasonlítva a nyilvántartási adatokat, az eltérésekkel helyesbíteni kell a nyilvántartást. A csak értékben nyilvántartott eszközöket és a követeléseknél valamint a kötelezettségeknél egyeztetéssel kell végrehajtani a leltározást. A leltározás személyi feltételei Vezetői feladatok A Mentálhigiénés Egyesület elnökének feladatai: - leltározási szabályzat készítését rendeli el, vagy a meglevőt korszerűsítteti, azt jóváhagyja, - leltározási ütemtervet évenként készíttet, melyben kijelöli a leltározás főfelelősét, - leltárutasítást ad ki a leltározás megkezdése előtt, - leltárhiány esetén dönt a hiány megtérítése, illetve a jogi igény érvényesítéséről, - a leltárértékelést követően utasítást ad a leltározás során tapasztalt hiányosságok jövőbeni megszüntetéséhez szükséges intézkedések megtételére, - leltározási Bizottság kijelölése. Irodavezető feladatai - leltározási feladatok előkészítő folyamatok, leltározás, értékelés, felmérése, - éves leltározási ütemterv elkészítése, ennek során a leltározandó körzetek leltárfelelőseinek, - a leltári ellenőrök személy szerinti kijelölése, - a leltározási szabályzatban, leltározási ütemtervben foglaltak betartásának ellenőrzése. A Leltározási Bizottság (továbbiakban leltározók) feladatai A leltározók tartoznak a leltári bizonylatok alapján a leltározandó eszközök azonosítását elvégezni, a leltározott készletek teljeskörűségét ellenőrizni. A leltározás során és annak befejezését követően a szükséges adminisztrációs munkák elvégzése a leltározó feladata. A leltárellenőrök feladatai A Mentálhigiénés Egyesület leltárellenőrei a leltározással kapcsolatos feladatait saját hatáskörében állapítja meg. A LELTÁROZÁS ELŐTTI SELEJTEZÉS A Mentálhigiénés Egyesület elnöke a leltározás megkezdése előtt beérkezett jelentések alapján leselejtezteti a meghibásodott, selejtté vált tárgyi eszközöket az irodavezetővel. A LELTÁROZÁS MÓDJA A leltározás, mint mennyiségi felvétel mindig tényleges megszámlálást, mérést jelent. A leltározás a Mentálhigiénés Egyesületnél a nyilvántartások alapján, és a ténylegesen megszámolt, mért adatok közvetlen összehasonlításával történik. A nyilvántartás alapján végrehajtott mennyiségi felvétel esetén a leltározók a nyilvántartás 5
szerinti eszközadatokhoz keresik hozzá a ténylegesen fellelhető eszközöket, illetve készleteket és ahhoz hasonlítják a nyilvántartási adatokat. A leltározás előkészítéséhez a nyilvántartó kartonokat naprakészen le kell zárni. A készletek tényleges mennyiségének megállapítására az Egyesület elnöke leltárfelelőst irodavezető bíz meg. A leltár fordulónapja: minden év december 31. LELTÁR JEGYZŐKÖNYV A leltározás elkészítésekor jegyzőkönyvet kell készíteni, mely tartalmazza: leltározási hely megnevezését, leltározás időpontját, leltározás módját, a leltározás tárgyának megnevezését és darabszámát, felelős személyek aláírását (leltárfelelős, elnök/társelnök). A LELTÁRFELELŐS, LELTÁRELLENŐR A leltározási körzetekben leltárfelelősként (leltár ellenőrként) a leltározási körzet mindenkori vezetőjét célszerű megbízni. A vezető ezt a feladatot teljes jogkörrel (írásban) átruházhatja. A leltározás végrehajtásánál mindenkor jelen kell lennie a leltárfelelősnek, valamint pénzügyekért felelős személynek. A leltárfelelős feladata a leltár előkészítésében - a leltározási körzetébe tartozó ingatlanok számának ismeretében a leltárt elvégzendő munkatársak számának meghatározása, - a leltározást végző munkatársak kijelölése, és tájékoztatása a feladatról, - a kijelölt munkatársak tájékoztatása a leltározási szabályzat alapelveiről. A leltárfelelős feladata a leltározás során - a leltározás kezdése és befejezése között folyamatosan vezeti a leltárjegyzőkönyvet, és a leltározás helyszínén tartózkodik, - a leltárfelvevő dolgozók részére a leltárbizonylatokat biztosítja, - a leltárfelvétel után ellenőrzi a leltár helyességét és a bizonylatok formailag helyes kitöltését. A leltározó csoportok munkáját a leltárellenőr ellenőrzi; feladata - a leltározás során a helyszínen tartózkodni, - a leltár helyességét szúrópróbaszerűen ellenőrizni, - a leltár jegyzőkönyvön az ellenőrzést igazolni. Leltári szám A leltározás során ellenőrizni kell a leltári számot a fellelt eszközökön (amennyiben arra leltári számot ésszerű rögzíteni), hiányuk esetén azokat pótolni kell. Az azonos rendeltetésű, de különálló tárgyi eszközök tartozékainak egységes leltárszámon kell szerepelni. TÁRGYI ESZKÖZÖK NYILVÁNTARTÁSA Az inmateriális javakról és a bruttó értékben 50.000 Ft fölött vásárolt tárgyi eszközökről összesített nyilvántartó lapot kell vezetni, így a leltározáskor ezeket kell egyeztetni a tényleges állapottal. A nyilvántartó lapon értelemszerűen fel kell tüntetni: a megnevezést, az azonosításhoz szükséges jellemzőket, adatokat, 6
a beérkezés időpontját, a tervezett elhasználódás időpontját, évenkénti értékcsökkenést, a változás időpontját. Az ajándékba kapott tárgyakat, valamint az 50.000 Ft érték alatti tárgyi eszközöket tényszerűen, jellemzőikkel kell nyilvántartani, értéket, értékcsökkenést nem kell számolni. A tárgyi eszközök értékesítése, selejtezése bizonylat alapján történik. Tárgyi eszközöket átvételi elismervény alapján, az átvevő aláírásával igazoltan lehet kiadni. A LELTÁR ELLENŐRZÉSE A leltározás felelőse és a leltárellenőr ellenőrzi a leltározás befejezését, ennek kapcsán megvizsgálja, hogy: a leltározók működésük során a felvételezés munkáját szakszerűen, minden követelménynek megfelelően rendben végezték-e, és a leltározások során keletkezett jegyzőkönyv leadása hiánytalanul megtörtént-e. Ezt követően egyeztetik a leltározás során számba vett és az analitikusan nyilvántartott készletek mennyiségi adatait. Eltérés esetén a még fennálló különbözeteket rendezni kell, a megállapított hiányokat, illetőleg a többleteket könyvvitelileg is el kell számolni. A felvett és értékelt leltárt a leltárfelelős, valamint az Egyesület elnöke/társelnöke hitelesíti aláírásával. A leltárt a mérleg bizonylati alátámasztásául 5 évig meg kell őrizni. A leltárfelvételi jegyzőkönyvet hitelesítés után irattározni kell. Az Irodavezető a szervezeti egység leltárfelvételi bizonylatai alapján egyezteti a leltár adatait a központi analitikus könyvelés adataival és megállapítja a leltáreredményt, amely lehet: - egyező leltár, - leltártöbblet, - leltárhiány. 7
SELEJTEZÉS A Mentálhigiénés Egyesület a tulajdonában lévő felesleges, vagy elhasználódott vagyontárgyait köteles feltárni és selejtezésükről intézkedni. Az Egyesületnél és intézményeinél a selejtes eszközről, eszközökről javaslatot tehetnek a tisztségviselők, az intézmények dolgozói, és az irodavezető. A beérkezett jelentések alapján az Egyesület elnökének utasítására az irodavezető selejtezési jegyzéket készít. A selejtezési jegyzék alapján az Egyesület elnöke javaslatot tesz leértékelésre, megsemmisítésre, értékesítésre. Szintén javaslatot tehet az esetleges kártérítési felelősség megállapítására. A selejtezés a Mentálhigiénés Egyesület központi irodájában az Egyesület elnöke, társelnöke, titkára és szervező titkára az irodavezető, intézményeiben az intézmény vezetője, az irodavezető, az egyesület elnöke vagy társelnöke jelenlétében történik. A HASZNOSÍTÁS MÓDJA A Mentálhigiénés Egyesület felesleges vagyontárgyait dolgozóinak, klienseinek vagy magánszemélyeknek átadhatja. Az átadás engedélyezése esetén dokumentálni kell az átadás-átvételt és gondoskodni kell az átadásra kerülő tárgyi eszköz dokumentációjának átadásáról is. A tárgyi eszköz 2 példányos átadás-átvételi bizonylatából: az eredeti példány az átadónál marad, ennek alapján kell a tárgyi eszközök egyedi nyilvántartásában a szükséges változást átvezetni, a másolati példány az átvevő példánya. A HASZNOSÍTÁS ÉS SELEJTEZÉS SZÁMVITELI ELSZÁMOLÁSA A feleslegessé vált valamint selejtezett, a hiányzó, vagy megsemmisült vagyontárgyakat, készleteket a könyvviteli nyilvántartásból ki kell vezetni és a számviteli előírásoknak megfelelően el kell számolni. Az év folyamán feltárt és elhasználódott vagyontárgyakat évente egyszer - lehetőleg az év végén - kell kiselejtezni. Az év közbeni selejtezés eredménye az éves leltárnál és mérlegnél figyelembe veendő. A takarékos gazdálkodás érdekében el kell érni, hogy selejtezésre csak a már használhatatlan vagyontárgyak kerüljenek, illetve amelyek pontosítása nem gazdaságos. A vagyontárgyak selejtezhetővé válnak: fizikai elhasználódás miatt elavulás, korszerűtlenné válás miatt helyreállítás aránytalan költségterhe miatt. A SELEJTEZÉS MÓDJA Az éves leltározásból a megelőző évekkel összehasonlítva meg kell állapítani a nem mozgó készletek körét. A feleslegesnek minősített tételekről az irodavezető és az intézmények vezetői tesznek javaslatot és az elnök a társelnökkel dönt róluk. Állóeszközök esetén a feleslegesnek minősített eszköz adatait össze kell vetni a leltárban szereplő adatokkal. A selejtezés során feleslegesnek minősített, de az Egyesület intézményeiben még felhasználható vagyontárgyak kiadási bizonylattal és jegyzőkönyvvel átadhatók. (Pl. leselejtezett számítógépek ügyfélgépekként való átadása). 8
A ténylegesen kiselejtezett vagyontárgyakat a készletnyilvántartásból törölni kell, vagy elkülönített nyilvántartásba kell venni, amíg azokat az Egyesület valamilyen formában nem hasznosítja, vagy eljárás keretében megsemmisíti. A selejtezési eljárás lefolytatása nem jelenti a felesleges vagyontárgy fizikai megsemmisítését, kivéve, ha azt hatóság írja elő. SELEJTEZETT VAGYONTÁRGYAK NYILVÁNTARTÁSA A selejtezett vagyontárgyakat azok átadásáig vagy megsemmisítéséig a többi eszköztől elkülönítetten kell nyilvántartani. A kiselejtezett, de tovább tárolt vagyontárgyakat elkülönítetten készletre kell venni. Átadáskor, elszállításkor vagy megsemmisítéskor kivételezési jegy alapján a készlet nyilvántartásából ki kell vezetni. A selejtezési eljárásról készült jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a selejtezés helyét, idejét, a kiselejtezett tárgyak tételes és összegszerű felsorolását, nyilvántartási adatait, a kiselejtezett eszköz további kezelésére vonatkozó előírásokat, felelős személyek aláírását (az Egyesület elnöke, társelnöke, titkára és szervező titkára, intézmény vezető, és az irodavezető). A MEGSEMMISÍTÉSI ELJÁRÁS A selejtezett tárgyi eszközöket, készleteket általában nem kell megsemmisíteni, vagy használhatatlanná tenni. Ezt csak abban az esetben kell elrendelni, ha a megsemmisítést hatósági eljárás teszi kötelezővé. A kiselejtezett eszközök megsemmisítése esetén jegyzőkönyvet kell felvenni, mely tartalmazza: a vagyontárgy azonosító adatait, a selejtezés helyét és idejét, a résztvevők nevét, a megsemmisítés módját, a felelős személyek aláírását (az Egyesület elnöke, társelnöke, titkára és szervező titkára, intézmény vezető, és az irodavezető). A FELESLEGESSÉ VÁLT ESZKÖZÖK, KÉSZLETEK HASZNOSÍTÁSÁNAK ÉS A SELEJTEZÉSNEK A BIZONYLATAI Tárgyi eszközök selejtezési nyomtatványai: Selejtezési Jegyzék Megsemmisítési jegyzőkönyv Selejtezési jegyzőkönyv A SELEJTEZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSÁNAK ÉRTÉKHATÁRA A tárgyi eszközök értékcsökkenésének szabályozásával összhangban, az 50e Ft beszerzési érték alatti eszközök esetében a selejtezési eljárást nem kell lefolytatni. A leltározási és selejtezési bizonylatokat a Mentálhigiénés Egyesület 10 évig megőrzi! 9
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A Mentálhigiénés Egyesület minden munkavállalója köteles az Anyaggazdálkodási, Leltározási és Selejtezési Szabályzatot megismerni, a szabályokat elsajátítani és betartani. Az Anyaggazdálkodási, Leltározási és Selejtezési Szabályzat minden szervezeti egységre vonatkozóan a kiadás időpontjában lép hatályba. A Mentálhigiénés Egyesület Anyaggazdálkodási, Leltározási és Selejtezési Szabályzatát a 2000. évi C. Számviteli törvény 22..-a; a 69. (1)-e; a 165. (1) bekezdése alapján 2008. szeptember 19. hatállyal kiadom. Módosítva kiadva: 2009. július 1. P.h. Szűcs Judit elnök Az Anyaggazdálkodási, Leltározási és Selejtezési Szabályzatban foglaltakat megismertem és magamra nézve kötelezőnek tartom. Dátum: Dátum: Dátum: Dátum: Dátum: Munkatárs aláírása: Munkatárs aláírása: Munkatárs aláírása: Munkatárs aláírása: Munkatárs aláírása: 10