Szeghalom Kistérség Többcélú Társulás Szeghalom, Szabadság tér 4-8. Ügyiratszám: 51-2/2010/4. ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS a 2009. évi költségvetési ellenőrzési feladatok végrehajtásáról Tisztelt Képviselő-testület! Dévaványa Város Önkormányzatának Képviselő-testülete Együttműködési Megállapodás keretében Szeghalom Kistérség Többcélú Társulást bízta meg a belső ellenőrzési feladatok ellátásával. A feladat-ellátás 2005. szeptember 1-től valósul meg a fenti szervezet keretében. A belső ellenőrzés kockázatelemzésen alapuló éves ellenőrzési terv alapján történt, melyet 2009. évre vonatkozóan Dévaványa Város Önkormányzatát, polgármesteri hivatalát, intézményeit érintően a Képviselő-testület a 366/2008. (X. 30.) Kt. határozatával jóváhagyott. A 2009. évre előirányzott ellenőrzési feladatok az Önkormányzat részéről a következők voltak: - A normatíva elszámolását megalapozó adatok ellenőrzése az Önkormányzat ÁMK Intézményénél, - Otthonteremtési támogatás nyújtásának ellenőrzése a Polgármesteri Hivatalban, - Közpénzekből nyújtott támogatások átláthatóságával kapcsolatos közzétételi kötelezettség teljesítésének vizsgálata a Polgármesteri Hivatalban, - Utóellenőrzések. A belső ellenőrzés által a teljes vizsgálati körre (a társulásban részt vevő önkormányzatok, polgármesteri hivatalaik, intézményeik, a társulás és munkaszervezete, a társulás fenntartásában működő intézmény, intézményfenntartó társulások) elvégzett kockázatelemzés alapján összeállított, a Társulási Tanács 71/2008. (XI. 10.) számú határozatával jóváhagyott 2009. évi belső ellenőrzési ütemterv a fenti ellenőrzési feladatokat - az utóellenőrzések kivételével tartalmazta. Fentieken kívül a tervezett ellenőrzési feladatok közzé beépítésre került a belső kontroll rendszerek működésének vizsgálata, a Folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés (FEUVE) szabályozásának és gyakorlati megvalósulásának vizsgálata a Polgármesteri Hivatalban. A belső kontrollrendszerek kiépítésének, működésének vizsgálatát jogszabály a belső ellenőrzés feladataként határozza meg. Utóellenőrzést a korábbi ellenőrzések megállapításai nem indokoltak. 1
A vizsgált szervezetek az ellenőrzés megállapításaira, javaslataira vonatkozóan intézkedési tervet készítettek. Az ellenőrzési jelentések megállapításai, javaslatai alapján végrehajtott intézkedésekről, azok állásáról a tárgyévet követő év január 31-ig elkészített éves beszámoló keretében tájékoztatást adtak, amely a megállapítások, javaslatok hasznosulásának nyomon követését biztosította. Az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése, a tervtől való eltérések indoka A Társulás 2009. évi ellenőrzési ütemtervében és az Önkormányzat Képviselő-testülete által elfogadott ellenőrzési tervben szereplő feladatok közül elvégzésre került a - Normatíva elszámolását megalapozó adatok ellenőrzése az Általános Művelődési Központnál. - Otthonteremtési támogatás nyújtása, visszafizetésének garanciái a Polgármesteri Hivatalban. - Folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés (FEUVE) a Polgármesteri Hivatalban. Nem valósultak meg a tervezett vizsgálatok közül az előzőekben jelzett okok miatt a korábbi ellenőrzések utóvizsgálatai. Ezen túl belső ellenőri kapacitás hiányában a közpénzekből nyújtott támogatások átláthatóságával kapcsolatos közzétételi kötelezettség teljesítése célvizsgálat sem. Mindemellett megjegyezni szükséges, hogy a FEUVE vizsgálata az önkormányzati tervben szereplő igényt meghaladóan került elvégzésre. A vizsgálatok minden esetben a helyszínen az adott intézménynél, költségvetési szervnél történtek belső szabályzatok, dokumentumok alapján. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési-, kártérítési-. illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény gyanúja nem merült fel. Az ellenőrzések minősége, személyi és tárgyi feltételei, a tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők (önértékelés alapján) A Társulás 2009. évi ellenőrzési ütemterve 2 fő belső ellenőri kapacitás figyelembe vételével került összeállításra. A szeptembertől decemberig terjedő időszakot leszámítva 1 fő látta el az ellenőrzési feladatokat, beleértve a Belső ellenőrzési Kormányrendeletben a belső ellenőrzési vezetőre meghatározott feladatok elvégzését is. A belső ellenőrzési vezető feladataként határozza meg a jogszabály többek között: a belső ellenőrzési kézikönyv elkészítését, évenkénti felülvizsgálatát, a kockázatelemzéssel alátámasztott stratégiai és éves ellenőrzési tervek összeállítását, azok végrehajtásának nyomon követését, az éves ellenőrzési jelentések és összefoglaló ellenőrzési jelentések összeállítását, nyilvántartási rendszer működtetését, amellyel az ellenőrzések megállapításai, javaslatai alapján elkészített intézkedési tervekben foglalt feladatok nyomon követése megvalósulhat. 2
A társulásban részt vevő önkormányzatok és a fenntartásukban működő intézmények ellenőrzési igénye, valamint a jogszabály által meghatározott ellenőrzési feladatok maradéktalan ellátása az ellenőri kapacitás növelését tennék szükségessé. A belső ellenőrök létszámának megállapítása nem kapacitás-felmérés alapján történt. Az ellenőrzések a Kormányrendelet és a belső ellenőrzési Kézikönyv szerint valósultak meg. A jelentésben megfogalmazott megállapítások elfogadottságát jelzi, hogy a záradékolás során az érintettek a megállapításokkal kapcsolatban észrevételt nem fogalmaztak meg. A foglalkoztatott belső ellenőr képzettsége és gyakorlata megfelel a belső ellenőrzési rendeletben előírtaknak. A belső ellenőr 2009-ben két alkalommal 1-1 napos szakmai továbbképzésen vett részt. A belső ellenőr funkcionális és szervezeti függetlensége biztosított volt. Összeférhetetlenségi esetek nem fordultak elő. Az ellenőrzések során akadályozó körülmény nem volt. Az egységes értékelési rendszer kialakításához szolgáló önértékelési útmutató alapján a következő megállapítások tehetők a belső ellenőrzés által végzett tevékenység objektív megítéléséhez. A vonatkozó jogszabályok, nemzetközi belső ellenőrzési standardok és a pénzügyminiszter által kiadott kézikönyv minta figyelembe vételével elkészített belső ellenőrzési kézikönyv a Társulási Tanács elnökének jóváhagyásával rendelkezésre áll. Tartalmazza a belső ellenőrzési alapszabályt, a belső ellenőrökre vonatkozó etikai kódexet, a belső ellenőrzési tevékenységre vonatkozó belső szabályokat és eljárásokat, módszertani útmutatókat, valamint mindazokat a szabályokat, követelményeket, alkalmazandó eljárásokat, amelyeket a szabályok előírnak. A kézikönyv évenkénti felülvizsgálata, a szükséges módosítások átvezetése megtörtént. Összességében a belső ellenőrzés működésével kapcsolatos előírások a fentiek szerint érvényesültek. A belső ellenőrzést végző személy funkcionális függetlensége érvényesült mind az éves ellenőrzési terv kidolgozása, mind az ellenőrzési program elkészítése és végrehajtása során. Az ellenőrzési módszerek kiválasztásában, a következtetések és ajánlások kidolgozása, illetve az ellenőrzési jelentés elkészítése során. A belső ellenőrt az ellenőrzési tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonták be. A belső ellenőr rendelkezik a belső ellenőrzési tevékenység folytatásához a Pénzügyminisztérium által kiadott engedéllyel. 3
A belső ellenőrökre vonatkozó jogszabályban előírt általános és szakmai követelmények érvényesültek. Belső ellenőrzési vezető megbízására nem került sor. A belső ellenőrzés eljárási és végrehajtási rendje a stratégiai tervre és az éves ellenőrzési tervre vonatkozóan tartalmazza azokat az elemeket, amelyeket a jogszabály előír. Az éves ellenőrzési terv céljait tekintve összhangban van a stratégiai tervvel. Az ellenőrzések minden esetben a szükséges tartalmi kellékekkel ellátott megbízólevéllel kerültek végrehajtásra. Az ellenőrzés végrehajtása a szabályzatok elemzése és értékelése, pénzügyi, számviteli és statisztikai adatok elemzése és értékelése, dokumentumok és nyilvántartások vizsgálata módszerével történik. Az ellenőrzés megszakítására vagy felfüggesztésére nem került sor. Összességében az ellenőrzés végrehajtására vonatkozó előírások érvényesültek. Az ellenőrzési jelentés tartalmazza mindazokat az adatokat, információkat, amelyeket jogszabály előír. Tartalmaz minden olyan lényeges tényt, megállapítást, amely biztosítja a vizsgálatra vonatkozóan az ellenőrzési jelentés teljességét. Esetleges hiányosságok megszüntetése érdekében javaslatok kerültek megfogalmazásra. Az ellenőrzési jelentés minden esetben záradékkal van ellátva. A megállapításokkal kapcsolatban észrevétel nem történt. Intézkedést igénylő megállapítással kapcsolatban intézkedési terv készült, melyet megküldtek a belső ellenőr részére. Az intézkedési tervek végrehajtásának állásáról szóló beszámolót a Polgármesteri Hivatal elkészítette. Az éves ellenőrzési jelentés elkészítése a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutató figyelembe vételével történt. Az ellenőrzések nyilvántartása a szükséges adattartalommal megtörtént. Az ellenőrzések fontosabb megállapításai, következtetések, javaslatok A 2008. évi normatív állami hozzájárulások 2008. évi alapadatainak vizsgálata Általános Művelődési Központ A vizsgálatok a statisztikai adatszolgáltatáshoz, illetve az intézményi kimutatáshoz viszonyítva történtek az Alapító Okiratban foglalt tevékenységek figyelembe vételével. A vizsgálat során valamennyi normatív támogatással érintett jogcím vizsgálatra került. Az ellenőrzés során eltérés az óvodai létszám életkor szerinti megoszlása tekintetében mutatkozott az intézményi kimutatáshoz képest. Eltérés volt még a sajátos nevelési igényű gyermekek létszámában, amelynek oka az volt, hogy az intézményi kimutatásban figyelembe vett létszámból nem minden gyermek rendelkezett a szakértői és rehabilitációs bizottság érvényes szakértői véleményével. A bizottság az intézmény kérelmének beérkezését igazolta 5 gyermek kivételével. 4
Az egyéb jogcímeken igényelhető támogatások alapadatai tekintetében a támogatás mértékét befolyásoló lényegi eltérés nem volt. Otthonteremtési támogatás nyújtása, visszafizetésének garanciái A vizsgálat célja az volt, hogy az önkormányzati forrásból nyújtott lakáscélú támogatás gyakorlata megfelel-e a jogszabályi követelményeknek és a belső szabályozás feltételeinek. Biztosítottak voltak-e a visszafizetés garanciái. A kapcsolódó nyilvántartások vezetése megfelelő-e, illetve az esetlegesen előforduló késedelmes fizetések esetén sor került-e a szükséges intézkedések megtételére. A vizsgálat megállapítása szerint az Önkormányzat Képviselő-testülete rendeletet alkotott az otthonteremtés helyi támogatásának szabályairól. Évente meghatározott összeget irányoz elő otthonteremtési támogatás céljára. Ez az összeg 2008-ban 5.000 e Ft volt. A visszafizetés feltételeként vizsgálja a kérelmező jövedelmi helyzetét, illetve biztosítékként jelzálogjogot alapít a támogatással megvásárolt ingatlanon. A rendeletben rögzített eljárási szabályok szerint a lakáscélú támogatással kapcsolatos ügyekben a Képviselő-testület jogosult dönteni. A támogatások 2008. december 31-i záró állománya 23.384 e Ft volt, ebből lejárt tartozás 5.019 e Ft. A vizsgált időszakban 2008. augusztusáig a nyújtott támogatás összegére 3,2 % kezelési költség került felszámításra. Erre vonatkozó szabályozást a rendelet és a szerződés nem tartalmazott. Egyéb esetben sem mindig igazodott a szerződés tartalma a rendeletben foglaltakhoz. 2008. októberéig a szerződéskötést és a támogatás kifizetését követően került sor jelzálogjog bejegyzés kezdeményezésére. A bejegyzésig a támogatások fedezettsége nem volt biztosítva. A támogatások nyilvántartása megtörténik. Személyenként naprakészen nyomon követhető a támogatások állománya. A kimutatott összegről az ügyintéző havonta tájékoztatja az Igazgatási Irodát, illetve egyeztetés céljából a főkönyvi könyvelést. A lejárt fizetési kötelezettséget figyelembe véve a fizetési fegyelem sok esetben nem volt megfelelő. A hátralékkal rendelkező adósok felszólítása évente két alkalommal történt meg. Az adós esetenként fizetési haladékot szóbeli megbeszélés alapján kért és kapott, ezekben az esetekben nem érvényesült a Képviselő-testület kizárólagos jogosultsága. Késedelmes fizetés esetén a szerződésben rögzített késedelmi kamat felszámítására nem került sor. A fizetési felszólításra nem reagáló adósokkal szembeni követelések az Adócsoport részére átadásra kerültek behajtás céljából. A vizsgálat eredményeként javaslatként fogalmazódott meg: - a szerződés tartalma igazodjon a Képviselő-testület rendeletében foglaltakhoz, - a támogatás kifizetését megelőzően a megtérülés biztosítására gondoskodni szükséges a jelzálogjog bejegyzéséről, - a kamatmentes támogatás felhatalmazás hiányában egyéb költséggel nem terhelhető (kezelési költség), - biztosítani kell a támogatások cél szerinti felhasználásának ellenőrzését, - az odaítélt támogatások közzétételét biztosítani kell, 5
- a határidőn túli kintlévőségek csökkentése, illetve megtérülése érdekében az Adósok felszólítását, illetve az egyéb intézkedések megtételét folyamatossá kell tenni. A Polgármesteri Hivatal a hiányosságok megszüntetésére intézkedési tervet készített. Az intézkedési tervben foglaltak megvalósításáról tájékoztatása szerint gondoskodott: - a szerződéses nyomtatvány tartalmaz minden olyan kikötést, amellyel biztosított az önkormányzati rendelettel való összhangja, - a tulajdoni lap előzetes vizsgálata megtörténik, a támogatás kifizetésére a jelzálogjog bejegyzését követően kerül sor, - a cél szerinti felhasználás ellenőrzése, illetve a vételár kifizetésének figyelemmel kísérése megtörténik, - a nyújtott támogatások közzétételére az intézkedési tervben foglalt időponttól sor kerül. Folyamatba Épített Előzetes, Utólagos és Vezetői Ellenőrzés A tárgyban végzett ellenőrzés célja a belső kontroll rendszerek működésének vizsgálatára irányult. Célja annak megállapítása volt, hogy a FEUVE rendszer a működés összes folyamatán kiépítésre került-e, működése biztosított-e, illetve a működési és felelősségi területek megfelelően elhatároltak-e. A vizsgálat főbb megállapításai, javaslatok a következők voltak: - Az ellenőrzési nyomvonal kiegészítése szükséges a feladatok elvégzéséért, ellenőrzéséért felelős munkatársak, vezetők megjelölésével, biztosítva a felelősséget, hatáskört, beszámoltathatóságot, a határidők, ellenőrzési pontok, ellenőrzés gyakoriságának megjelölésével. - A belső kontrollok keretében szükséges működtetni a kockázatelemzés, kockázatkezelés rendszerét. - A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét úgy kell kialakítani, hogy alkalmas legyen funkciójának betöltésére. - Évente szükséges elvégezni a gazdálkodás alapját képező szabályzatok folyamatos felülvizsgálatát. Fentiekre vonatkozóan a költségvetési szerv intézkedési tervet készített felelősök, határidők megjelölésével. A határidők 2010. évre kerültek meghatározásra, így azok realizálásáról még nem lehet számot adni. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel. Az Önkormányzat Polgármesteri Hivatala éves összefoglaló ellenőrzési jelentésében a 2008- ban Strandfürdő és Gyógyászat intézményben végzett átfogó pénzügyi-gazdasági ellenőrzés megállapításaira tett 2009. évre áthúzódó intézkedéseiről is tájékoztatást adott. Az intézkedési tervben foglaltak megvalósítása megtörtént. A megállapításokra tett intézkedések végrehajtásáról, és azok állásáról szóló beszámoló a belső ellenőrzés részére a megállapítások, és javaslatok hasznosulásának nyomon követését biztosítja. 6
Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok Biztosítani kell, hogy a belső ellenőrök száma kapacitás felmérés alapján, az ellátandó feladatokhoz igazodóan kerüljön megállapításra. Intézkedésre lenne szükség belső ellenőrzési vezető megbízására vonatkozóan. A belső ellenőrzési tevékenység reális megítéléséhez szükséges figyelembe venni, hogy a belső ellenőrzés során feltárt esetleges eltérések pénzügyi hatásai, illetve a szabályszerűségi megállapításokra tett intézkedések az önkormányzatoknál hozzáadott értéket biztosítanak a szervezet működéséhez. A belső ellenőrzési tevékenység ennek tükrében értékelhető. Emellett figyelemmel kell lenni arra, hogy az önkormányzati törvény a belső ellenőrzés ellátásának kötelezettségét előírja mind az önkormányzatokra, mind a felügyelt költségvetési szerveikre vonatkozóan. Tisztelt Képviselő-testület! Kérem, hogy az Önkormányzatot és intézményeit érintő 2009. évi ellenőrzési jelentést elfogadni szíveskedjenek. Szeghalom, 2010. március 29. Nagyné Kiss Éva belső ellenőr 7