EÖTVÖS LORÁND TUDOMÁNYEGYETEM GYÓGYPEDAGÓGIAI FŐISKOLAI KAR GYAKORLÓ ÓVODA ÉS KORAI FEJLESZTŐ IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 2003
A nevelési oktatási intézmények ügyintézéséről, iratkezeléséről szóló általános szabályok és tanügyi nyilvántartások A 11/1994. (VI. 8.) MKM rendelet a nevelési oktatási intézmények működéséről szóló szabályának 7 -a szerint az alábbi előírásokat kell az intézmény ügyintézéséről, iratkezeléséről és tanügyi nyilvántartások kezeléséről betartani. 1) Az intézmény nem névre szóló leveleit, iratait és egyéb küldeményeket (továbbiakban iratok) az intézményvezető távollétében helyettese, valamint az óvodatitkár veszi át és bontja fel. a) Amennyiben az irat burkolata sérült vagy felbontva érkezett, az intézményi titkár rávezeti a sérülten érkezett, vagy felbontva érkezett megjegyzést, az érkezés keltezését és aláírja. b) A személyesen benyújtott iratok átvételét kérelemre igazolni kell. c) Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani a névre szóló iratokat, továbbá azokat az iratokat, amelynek felbontási jogát a vezető fenntartó (jutalmazási jegyzék, fenntartótól érkezett levelek, bérjegyzék). d) A névre szóló iratokat, amennyiben az hivatalos elintézést igényel, a felbontást követően haladéktalanul vissza kell juttatni az iratkezelőhöz. 2) A gyermekek ügyeivel kapcsolatos iratokat az intézményvezető vagy helyettese köteles haladéktalanul, de legkésőbb az iktatás napjától számított 30 napon belül elintézni. 3) Az intézmény működésével kapcsolatos ügyekben az elintézési határidő 30 nap. 4) Az intézményben végzett ügyintézés szabályait a tanügyi nyilvántartásokat az iratkezelési szabály határozza meg a 11/1994. (V. 8.) MKM rendelet 2. sz. melléklete alapján.
Az intézményi adminisztráció, ügyintézés, iratkezelés 1) Az intézménybe érkezett, illetőleg azon belül keletkezett iratokat iktatni kell. Az iktatás iktatókönyvbe történő bevezetéssel, naptári évenként újra kezdődő sorszámos rendszerben történik. A beérkezett iratokon és az iktatókönyvben fel kell tüntetni az iktatás napját, az iktatószámot, az irat mellékleteinek számát és az irattári tételszámot. Az irathoz az iktatást követően csatolni kell az irat előzményeit. 2) A meghívókat, közlönyöket, sajtótermékeket és reklám célú kiadványokat nem kell iktatni. 3) Ha az iratok száma egy naptári évben meghaladja a százat, évenként név és tárgymutatókat kell vezetni. 4) Az iratnak tartalmaznia kell a nevelési intézmény nevét, székhelyét, az iktatószámot, az ügy elintézőjének nevét, az ügyintézés helyét, idejét, az irat aláírójának nevét, beosztását és az intézmény körbélyegzőjének lenyomatát. 5) Ha az ügy jellege megengedi, az ügyiratban foglaltak telefonon, illetve a jelenlévő érdekelt, személyes tájékoztatásával is elintéződhet. Távbeszélőn vagy személyes tájékoztatás esetén történő ügyintézés során az iratra rá kel vezetni a tájékoztatás lényegét, az elintézés határidejét és az ügyintéző aláírását. 6) A határozatot meg kell indokolni. A határozatnak tartalmaznia kell a döntés alapjául szolgáló jogszabályok megjelölését, illetőleg ha a döntés mérlegelés alapján történt az erre való utalást, valamint a kérelem benyújtására történő figyelmeztetést. 7) Az iratokat úgy kell kézbesíteni, hogy annak megtörténte, továbbá az irat átvételének napja megállapítható legyen. 8) Az elintézett iratokat irattárban kell elhelyezni. Az irattári őrzés idejét az irattári terv határozza meg. Az irattári őrzés idejét az irat végleges irattárba helyezésének évétől kell számítani. A határidő nélküli őrzési idővel megjelölt irattári tételeket a nevelési intézmény jogutód nélküli megszűnése esetén kell megküldeni a fenntartónak, vagy levéltárnak. 9) Az irattárban őrzött iratokat legalább 5 évenként felül kell vizsgálni és ki kell választani azokat, amelynek őrzési ideje lejárt. Az iratok selejtezését az intézményvezető rendeli el és ellenőrzi. Az irat selejtezését be kell jelenteni a fenntartónak és a levéltárnak. 10) A selejtezésre szánt iratokról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmazni kell a selejtezett irattári tételeket, az irattárba helyezés évét és az irat mennyiségét. A selejtezési jegyzőkönyvet meg kell küldeni a fenntartónak és az irattárnak. A selejtezett iratokat megsemmisíteni csak az ő hozzájárulásukkal lehet és a hozzájárulásuk után selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni az irat megsemmisítéséről. 11) Ha az intézmény jogutódlással szűnik meg, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait és az irattárat a jogutód intézmény veszi át, erről jegyzőkönyv készül. 12) Ha az intézmény jogutód nélkül szűnik meg, az intézményvezető gondoskodik az intézmény irattárában lévő iratok elhelyezéséről. Erről tájékoztatja a fenntartót és a levéltárat.
A tanügyi nyilvántartások vezetése 1) A pedagógus a nevelő fejlesztő munkával összefüggő feladatokhoz szükséges dokumentációt köteles vezetni. 2) Az intézményvezető és helyettese az intézmény működéséhez előírt dokumentációt vezeti (pedagógus hiányzás, szabadságolás, túlóra, helyettesítés) 3) A hibás bejegyzéseket a tanügyi nyilvántartásban áthúzással kell érvényesíteni oly módon, hogy az olvasható maradjon és a hibás bejegyzést helyettesíteni kell. A javítást aláírással, keltezéssel és az intézmény körbélyegzőjével kell helyettesíteni. 4) Jegyzőkönyvet kell készíteni, ha a jogszabály előírja, ha az intézmény nevelőtestülete, szakmai munkaközössége az intézmény működésére, a gyermekekre vagy a nevelő oktató munkára vonatkozó kérdésekben határoz / dönt, véleményez, javaslatot tesz, illetőleg, ha jegyzőkönyv készítését rendkívüli esemény indokolja, s elkészítését az intézményvezető elrendelte. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az elkészítés helyét, idejét, a jelenlévők feladatát, az ügyre vonatkozó megállapításokat. A jegyzőkönyvet hitelesíteni kell a jegyzőkönyvvezetőknek és 2 kollégának, aki végig jelen volt azon az eseményen, melyről a jegyzőkönyv készült. 5) Az iratkezelési munka folyamatában a személyes különleges adatok kezelése során gondoskodni kell az adatvédelmi törvény betartásáról (Adatok védelméről és közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII.) Az irattárban őrzött anyagokhoz a vezető és helyettese bármikor hozzáférhet, a pedagógusok csak a gyermek személyi anyagait és saját személyi anyagaikat és a hallgatókra vonatkozó dokumentumokat tekinthetik meg bármikor, az irattárban kezelt más anyagokhoz való hozzáférés vezetői engedéllyel lehetséges. A betekintés nem sérthet szolgálati titkot és a személyes adatok védelmét.
TANÜGYI NYILVÁNTARTÁSOK AZ INTÉZMÉNYBEN HASZNÁLT KÖTELEZŐ NYOMTATVÁNYOK 1) Felvételi előjegyzési napló A. TÜ. 728 r. sz. 2) Felvételi adatlap 3) Beírási napló A. TÜ. 36/új r. sz. 4) Órarend A. TÜ. 947 5) Tantárgyfelosztás A. TÜ. 954 6) Forgalmi napló A. TÜ. 344/új 7) Szabadságengedély B. 18-49/V. r. sz. 8) Helyettesítési napló A. TÜ. 342/új 9) Túlóra GYÓGYPEDAGÓGIAI ÓVODA NYOMTATVÁNYAI 1) Munkanapló (saját) 2) Fejlődési lap (saját) Anamnézis (saját) Fejlesztési terv SPECIÁLIS LOGOPÉDIAI NYOMTATVÁNYOK 1) Nyilvántartási tasak A. TÜ. 346/új Anamnézis lap (saját) Pedagógiai vizsgálat (saját) Fejlesztési terv (saját) 2) Munkanapló logopédiai csoportok számára A. TÜ. 345/új
KORAI FEJLESZTÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ NYOMTATVÁNYOK 1) Egyéni fejlesztő napló A. TÜ. 350 2) Egyéni fejlesztő napló betétlap A. TÜ. 351 3) Értékelési lap A. TÜ. 352 4) Forgalmi napló a korai fejlesztésben A. TÜ. 355 és gondozásban vagy a fejlesztő felkészítésben részt vevő gyermekekről GYEREKEKKEL KAPCSOLATOS ÁLTALÁNOS ÓVODAI NYOMTATVÁNYOK 1) Iskolalátogatási igazolás A. TÜ. 1016 2) Óvodai szakvélemény A. TÜ. 722 3) Szakértői javaslat iránti kérelem A. TÜ. 16/új 4) Felvételi és mulasztási naplója A. TÜ. 724 5) Iskolások és óvodások egészségügyi törzslapja E. G. 13 6) Utazási utalvány betétlap Rsz.: A-UT-3530-2/a 7) Utazási igazolvány + betétlap A. TÜ. 20/új fogyatékos gyermek, tanuló és kísérője részére 8) Értesítés óvodaváltoztatásról A. TÜ: 730 9) Felmentés a rendszeres óvodába járás alól A. TÜ. 729 10) Felhívás rendszeres óvodába járásra A. TÜ. 731 11) Értesítés - igazolatlan óvodai mulasztásról A. TÜ. 732 MINŐSÉGBIZTOSÍTÁS 1) Kérdőív hallgatók számára 2) Szülői elégedettség vizsgálat 3) Értesítés felvételi megfigyelésről 4) Értesítés felvételről 5) Értesítés elutasításról 6) Gyermeki önértékelés 7) Belső kommunikáció vizsgálat 8) Vezető és vezető-helyettes értékelése
9) Dolgozók önértékelése ÓVODAI ÜGYMENETEK 1) Megsemmisítési jegyzőkönyv B. Sz. ny. 11-97 2) Tárgyi eszközök selejtezési jegyzőkönyve B. Sz. ny. 11-90 3) Nyilvántartás tanuló és gyermekbalesetekről A. TÜ. 1019/b/új 4) Baleseti jegyzőkönyv A. TÜ. 1020/B/új 5) Munkabaleseti jegyzőkönyv nincs száma 6) Iktatókönyv A. TÜ. 804 7) Ellenőrzési napló A. TÜ. 99 8) Meghatalmazás (egyszeri alkalomra) B. Sz. ny. 18-21 9) Feljegyzések a gyermek és ifjúságvédelmi munkáról A. GYÜSZ. 11 10) Nyilvántartás (nem üzemi balesetekről) A. TÜ. 1019/B/új 11) Személyi adatlap C. 0243-30/új ELTE GYÓGYPEDAGÓGIAI FŐISKOLAI KAR ÁLTAL KIADOTT NYOMTATVÁNYOK 1) Vállalkozási szerződés 2) Többletfeladat teljesítésének elrendelése 3) Átsorolási értesítő 4) Közalkalmazotti kinevezési javaslat 5) Kinevezés (határozott időre) 6) Kinevezés (határozatlan időre) 7) Munkáltatói igazolás 8) Teljesítés igazolás 9) Utalványrendelet 10) Szabadság jelentés 11) Hiányzás jelentés 12) Jelenléti ív 13) Eszközhasználati engedély 14) Segélykérő lap 15) Munkaruha igénylés 16) Átadás-átvételi jegyzőkönyv 17) Foglalkoztató adatlap 18) Adatlap (gazdasági társaságok esetében) 19) Beutalás munkaköri orvosi alkalmassági vizsgálatra (2 féle) 20) Nyilatkozat (megbízási szerződéshez) 21) Informatikai igénybejelentő 22) Kimutatás (MÁV) 23) Előlegkérő lap
24) Elszámolási lap (munkaviszony megszűnése esetén) 25) Felesleg jelentés I. (tárgyi eszköz leadásához illetve selejtezéséhez) 26) Helyiség leltár 27) Igazolás ( Foglalkoztatási idő + eü. fizetésről) 28) Nyilatkozat (adóelőleg megosztásról) 29) Fizetés nélküli szabadság kérése és engedélyezése 30) Szabadság nyilvántartás közalkalmazottak részére 31) Felhasználási szerződés 32) Elfogadott pályázat regisztrációja 33) Készpénzfizetési elszámolás 34) Illetményelőleg kérelmi lap 35) Bejelentés (átvett pénzeszköz szerzésére irányuló pályázati vagy szerződéskötési szándékról) 36) Nyilatkozat (a sz. megbízási szerződéshez) 37) Meghatalmazás. évre 38) Igazolás (a.sz. megbízási szerződéshez) 39) Támogatási szerződés