VIZSGÁLATI PROGRAM Ez készül el legelőször Az ellenőrzést elrendelő szerv készíti el és írja alá Kérdéseket, feladatokat tartalmaz, amelyeket az ellenőrnek meg kell vizsgálnia PROGRAMFEGYELEM A programban meghatározott összes feladatot meg kell vizsgálni és a vizsgálati programtól csak különösen indokolt esetben lehet eltérni. Minden kérdéskört, minden témát meg kell vizsgálni ami oda van írva és a vizsgálati programtól csak indokolt esetben lehet eltérni. A programnak három fő része van. JELENTÉS: A vizsgálat megállapításainak írásba foglalása. Utólag készül, a vizsgálat lefolytatását követően készítik el az ellenőrök. Készülhet komplex nagyjelentés ezt közösen készítik el, és készülhet részjelentés is, ahol több ellenőr több területet ellenőrzi és mindenki a maga területéről részjelentést készít, és aki az ellenőrzési csoportnak a vezetője, az a részjelentéseket foglalja össze egy nagyjelentésbe. A jelentés nemcsak a megállapításokat tartalmazza, hanem a felelősöket illetve a javaslatokat is magába foglalja. CSAK AZOKAT A FELADATOKAT KÉSZÍTJÜK EL, AMIT KÉRNEK. TÖBB MUNKÁÉRT NEM JÁR PLUSZ PONT!
VIZSGÁLATI PROGRAM Cég neve (székhelye) Mihez készítem (pl. Beszámoló ellenőrzéséhez) I. (Bevezető rész, ide nem írunk semmit) A dolgozatba kerülő szöveg A vizsgálatot elrendelte (névvel, beosztással) A vizsgálatot végzi (névvel, beosztással) A vizsgált időszak (pontos dátummal adjuk meg) Tudnivalók A feladat a beosztást megadja a nevet ki kell találni. pl. Kovács Gézáné ügyvezető igazgató Az ellenőrzést végző ellenőrök neve beosztása, egymás alá írva! Ellenőrzést soha nem végzünk egyedül! Minimum két fő kell! Lehet egész év, vagy meghatározott időszak. A vizsgálat ideje (mettől meddig tart a vizsgálat) Dátummal adjuk meg, naptári napokra bontva. A vizsgálat ideje 1-2 hét. Fontos megnézni, hogy mit kér a feladat vizsgálni! A vizsgálat idejénél fontos, hogy mit kér pontosan a feladat. Pl. ha Beszámoló ellenőrzésének vizsgálatakor figyelni kell arra, hogy 05/31 előtt vagy után vagyunk. 05/31 előtti időszak vizsgálatakor lehetőleg korai időpontot érdemes megjelölni vizsgálati időnek, hogy a vállalkozásnak legyen ideje az ellenőrzés eredményét felhasználva mérleget javítani, 05/31-ig elfogadtatni, szükség esetén auditálni és leadni! A program megszületik valamikor, utána 1-2 hétig vizsgálunk, majd adunk az ellenőröknek 1-2 hetet arra, hogy megírják a jelentést! A vizsgálat célja annak megállapítása, hogy A feladatból derül ki, hogy mit kell vizsgálni. Általában két fő célt kell vizsgálni pl. A számviteli törvénynek megfelelően állapították-e meg az ÉCS elszámolását Fontos! Amikor a programot folytatjuk és amikor a jelentést írjuk, annyi arab pontozást kell készíteni a fogalmazás készítésekor, ahány célt itt megjelölünk!
II. RÉSZLETES VIZSGÁLATI FELADATOK (Tárgyalás) 1. Első cél (adott témára vonatkozó kérdéseket írjuk le, gondolatjelekkel kezdve) 2. Második cél (annyi vizsgálati kérdést teszünk fel, amennyit tudunk) Mindig kérdő szócskával indítjuk a vizsgálati célokat! (Ebben a feladatrészben szempontokat szabunk meg az ellenőröknek!) III. VIZSGÁLAT SZERVEZÉSI FELADATOK Megbízólevél száma A dolgozatba kerülő szöveg A vizsgálat módszere (tételes vagy szúrópróba szerű) A vizsgálati jelentés során fel kell tárni a hiányosságokat, amelyeket bizonyító erejű okmányokkal kell alátámasztani, és meg kell állapítani a felelősöket! A vizsgálati jelentés leadásának határideje Dátum Tudnivalók Például: (25/2008 ELL. O.) vagy (12/9/2008 R.O.) A feladat dönti el, hogy melyiket kell használni!) pl. ha a feladat átfogó mérleg ellenőrzéséről szól, akkor nem az egész évet nézzük át tételesen, hanem kiválasztunk néhány hónapot szúrópróba szerű ellenőrzésre. Ez egy sablonmondat, melyet esetlegesen megelőzhet az alábbi mondat, ha helyszíni szemlét is kell végezni: A vizsgálati jelentéshez mellékelten csatolni kell a -ról készült jegyzőkönyvet. Azaz, hogy ellenőröknek a teljes vizsgálati jelentését mikorra kell elkészteni. Visszalapozva megnézzük, hogy mettől-meddig vizsgálunk, és ahhoz képest még rászámolunk 7-8 napot! Legalább 1 héttel korábbi, mint a vizsgálat megkezdésének
Aláírás dátuma! Névvel, beosztással írja alá a vizsgálatot elrendelő személy VIZSGÁLATI JELENTÉS Cég neve (székhelye) Miről készül (pl. Beszámoló ellenőrzéséhez) I. Szó szerint ugyanazt tartalmazza, mint a vizsgálati program I. része, kiegészítve a megbízólevél számával, ami a program III. részében található. (Cél leírása előtt kell beírni a megbízólevél számát, utána másoljuk csak le a célt!) II. MEGÁLLAPÍTÁSOK Ugyanaz az arab programozás, mint a programban, de itt már az alpontokon belül el kell kezdeni a programban gondolatjelekkel felsorolt kérdésekre a választ megadni. DE ITT NEM HASZNÁLUNK GONDOLATJELEKET! Fogalmazásszerűen, két-három mondatban válaszolva ok-okozati összefüggés szerint. Ha minden kérdést megválaszoltunk az arab ponton belül, akkor a modult azzal fejezzük be, hogy a talált hibákat mellékletben mivel igazoljuk, azaz záradékoljuk. Ezt sablonmondattal indítjuk: A megállapított hiányosságokért felelősség terheli,. (Itt névvel beosztással nevezzük meg a felelősöket. Soha nem egy személy felelős a hibákért, minimum 2 főt kell megjelölni.) Ezt követi a mellékletek egymás alatti felsorolása: 1. számú melléklet 2. számú melléklet A megállapításoknak annyi alfejezete lesz, ahány arab pontot a II. RÉSZLETES VIZSGÁLATI FELADATOK pontban felvetettünk. A megállapításokra minimum 3 oldalt kell írni!
III. JAVASLATOK A javaslat elején egy-két mondattal összegezzük a vizsgálatot. (pl. Megállapítottuk, hogy a részvénytársaságnál az értékcsökkenés elszámolása a tárgyévben nem a számviteli törvénynek megfelelően történt.) A dolgozatba kerülő szöveg Tudnivalók A feltárt hiányosságok Itt feladatokat határozunk meg, hogyan kell a hibákat kijavítani megszűntetésére javasoljuk, hogy pl. számolják újra az értékcsökkenést, a számviteli politikában meghatározott lineáris módszerrel) Dátum A programban írt jelentés leadási határideje a legkésőbbi határidő, amíg le kell adni. Aláírás Az ellenőrök írják, névvel és beosztással. Itt már nem kötelező tartani a nevek egymás alá írásának szabályát! ZÁRADÉKOLÁSOK!!! (ezt a szót külön nem írjuk ki!) Megismerési záradék + Dátum + Az elrendelő szerv vezetője ad arra vonatkozóan, hogy a jelentést megkapta, annak tartalmát Aláírás megismerte. Ennek dátuma vagy a jelentés leadásának napja, vagy a következő munkanap. Ennél későbbi nem lehet. Az aláírás névvel, beosztással történik. Felelősségi záradékok + Dátum + Aláírás Ezt a felelőssé tett személyek adják, akik nyilatkoznak arról hogy a jelentés rájuk vonatkozó részét (felelősségére vonatkozó rész) megismerték, és írásbeli magyarázatukat elkészítik. Dátuma lehet ugyanaz, mint a megismerési záradék dátuma. Annyi készül belőle, ahány felelősünk volt. Ha egy felelős több pontban is előfordul, akkor a rá vonatkozó felelősségi záradékában felsoroljuk azokat a pontokat, ahol felelősek.
Megbízólevél Feljogosítja az ellenőrt arra, hogy meghatározott helyen és időben, meghatározott vizsgálatot folytasson le. Az elrendelő szerv vezetője készíti és írja alá. Cégnév (székhely) Sorszám: 12/9/2008 R.O. (ami a III. VIZSGÁLAT SZERVEZÉSI FELADATOK részében is szerepel, az kerül ide) MEGBÍZÓLEVÉL Megbízom XV belső ellenőrt (személyi adatok: született, anyja neve, lakcíme, személyi igazolvány száma), hogy a cégnél helyszíni ellenőzést folytasson. Az ellenőrzés célja : (ugyanaz, mint a programban lévő célok, pl. Beszámoló ellenőrzése A vizsgálat ideje: mettől meddig, a programban meghatározott idő a vizsgálatra Az ellenőr munkáját belső ellenőr segíti. Dátum (általában azonos a program dátumával, vagy azt megelőző) Aláírás (a vizsgálatot elrendelő szerv vezetője névvel, beosztással Okmányok Teljes bizonyító erejű okmányok: eredeti okmányok, hitelesített másolatok, hitelesített kivonat, tanúsítvány, közös jegyzőkönyv. Nem teljes bizonyító erejű okmányok: nyilatkozat, fénykép, szakértői vélemény, hangfelvétel, videó felvétel, stb. Hitelesített másolatot NEM AZ ELLENŐR KÉSZÍTI! Azt minden esetben az illetékes szerv vezetője készíti. Kivonat Az eredeti bizonylat csak egy meghatározott részét tartalmazza.
KIVONAT Cégnév (székhely) Miről készítek kivonatot (pl. számviteli politikából) kivonatolt szövegrész (A három három pont arra utal, hogy van még ott szöveg, ahonnan a kivonatot kiemeltem!) Igazolom, hogy a kivonat az eredeti bizonylat részét hűen tartalmazza. Az eredeti bizonylat a osztályon található. Dátum Aláírás (a záradék adására jogosult személy aláírja névvel, beosztással) Több lehetőség is van akkor, ha kivonatot készítünk! Azon túl, hogy feltüntetjük, hogy melyik részt tartalmazza, ha valaki utána akar keresni, akkor a fellelhetőségi helyét is meg kell jelölni. Pl. a kivonat a számviteli politika egyes részeit, bekezdéseit hűen tartalmazza. Pl. a kivonat a számviteli politika 16 oldalától 19 oldaláig terjedő részét tartalmazza. A kivonat speciális esete: (ritkábban kérik vizsgán) pl. készítsen kivonatot, de azt nem kell tartalommal feltöltenie. Ebben az esetben az alábbi módon készítjük el a feladatot: -
TANÚSÍTVÁNY Cégnév (székhely) Miről készítek kivonatot (pl. számviteli politikából) Igazolom, hogy a tanúsítványban szereplő adatok mindenben megegyeznek az eredeti bizonyaltok adataival. Az eredeti bizonylatok a osztályon találhatóak. Dátum (nem lehet későbbi dátum, mint a vizsgálati jelentés dátuma) Aláírás (a záradék adására jogosult vezető aláírása névvel, beosztással Általános tudnivaló: Ha a főpéldánál tartunk, akkor kell egy vizsgálati program, vizsgálati jelentés és valamilyen okmány! Ha a vizsgálati jelentés dátuma például március 18, akkor a tanúsítványt a harmadik feladatban (amikor az okmányt készítjük) nem írjuk későbbi dátummal, mint a vizsgálati jelentést. A bizonyító erejű okiratok a VIZSGÁLAT ALATT készülnek! Ha bizonylaton alapuló ellenőrzésről szól a feladat, például beszámoló ellenőrzés, raktárkészlet ellenőrzés, stb, akkor minden esetben tanúsítványt kell készíteni. Ha feladat úgy fogalmaz, hogy több adat, több bizonylat, több okirat, több számla alapján kéri a bizonyító erejű okirat elkészítését, akkor a TÖBB kifejezés utal arra, hogy táblázatot, azaz tanúsítványt kell készíteni.
Közös jegyzőkönyv A vizsgált szervezet felelős dolgozójával az ellenőr közösen készíti a helyszínen! A közös jegyzőkönyvben nem hiba lesz, hanem hiányosságokat állapítunk meg, azaz ténymegállapítást írunk például pénztárhiány. Itt nem büntetünk, hanem egy adott állapotnak megfelelő tényhelyzetet közösen állapítunk meg a helyszínen. A példából onnan derül ki, hogy közös jegyzőkönyvet kell készíteni, hogy a feltevésben helyszíni ellenőrzésre utalnak. Például raktában találtunk KÖZÖS JEGYZŐKÖNYV Jelen vannak: (névvel, beosztással) minimum 2 fő, az egyik az ellenőr, a másik az ellenőrizendő terület adott felelős dolgozója. Készült a cég, székhely számú hivatalos helyiségében év hó napján óra perckor. Tárgy: (mi lesz a tartalma, azaz miről készül a jegyzőkönyv) A megállapítás írásba foglalása (azaz a jegyzőkönyv tartalma) Ha például pénztár rovancsolásról készítünk közös jegyzőkönyvet, akkor az alábbi témákra mindenképpen ki kell térni: Pénzkészlet Bevételi-kiadási bizonylatok Kézi kiállítású számlatömb Utalványok, bónok, étkezési jegy, bkv bérlet, stb. Pénzkezelési szabályzat Pénztáros személye Aki a pénztárban tartózkodhat Kulcsok kezelése Rácsok, elzárások, pénztári nyitva tartás, stb. Ezeken felül eléképzelhető, hogy találunk a pénztárban oda nem illő dolgokat, mint például ismeretlen letét, stb. A jegyzőkönyvet a jelenlévők elolvasás után helyben hagyólag aláírják. k.m.f. Aláírás (a jelenlévők névvel, beosztással)
Nyilatkozat Írásbeli magyarázat Nem teljes bizonyító erejű okmány A felelőssé tett személy írja alá. NYILATKOZAT Alulírott, XY (születési hely, idő, anyja neve, lakcíme), mint a cég beosztású munkavállalója felelősségemmel kapcsolatosan az alábbiakat kívánom előadni: Dátum (a felelősségi záradék időpontjához képest 1-3 nappal későbbi dátum) Aláírás (a nyilatkozatot tevő aláírása névvel, beosztással)
Intézkedési terv Az ellenőrzött szerv vezetője készíti a vizsgálati jelentésben feltárt hiányosságok megszűntetésére vonatkozóan A jelentés III. JAVASLATOK pontja alapján készítjük el. INTÉZKEDÉSI TERV Cégnév (székhely) Miről készítek Intézkedési Tervet (pl. számviteli politikából) A (a vizsgálat idejének dátuma tól -ig) lefolytatott intézkedés alapján megállapított hiányosságok megszűntetésére vonatkozóan az alábbi feladatokat határozom meg: 1. Feladat (mi a feladat) például: az új számviteli törvénynek megfelelően a számviteli politikát át kell dolgozni. Felelős: (kinek kell megcsinálni, névvel, beosztással) Itt a felelősök eltérhetnek a VIZSGÁLATI JELENTÉS II. MEGÁLLAPÍTÁSOK pontjában felelőssé tett személyektől. Határidő (lehet naptári nap, azonnal, vagy folyamatos) Hogy mikorra kell elvégezni, ez a feladattól függ. 2. Feladat: Felelős: Határidő: Annyi intézkedési feladatot kell írni, ahány javaslat született a III. JAVASLATOK pontban. Dátum (a jelentés elkészítését követő 1-2 hét) Aláírás (a vizsgált szervezet vezetője névvel, beosztással)