A Nemzeti Adó- és Vámhivatal Elnöke által kiadott 4004/2012. számú Tájékoztatás az AEO-tanúsítvány kibocsátásának feltételeihez és kritériumaihoz kapcsolódó ellenırzési módszerekrıl és vizsgálati területekrıl 12 2012. Bevezetés Jelen tájékoztatás az engedélyezett gazdálkodói státusz iránti kérelem kitöltéséhez nyújt segítséget, valamint információt nyújt egyes, az AEO-tanúsítvány kibocsátását követı gyakorlatokhoz. 1 Az Európai Bizottság TAXUD/2006/1450 számú, 2007. június 29-i Engedélyezett gazdálkodók címő iránymutatása és Önértékelési kérdıív Kitöltési útmutatója Arial 11 pontos álló vagy dılt betővel szedve került feltüntetésre. 2 A magyar vámigazgatás magyarázata Times New Roman 12 pontos dılt betővel szedve került feltüntetésre. 1
Általános rész A kritériumok A Vámkódex 5a. cikke 3 rendelkezik az engedélyezett gazdálkodó státusz megadásáról a megbízható kereskedık számára, akik a Vámkódex 5a. cikkének (2) bekezdésében meghatározott kritériumokat teljesítik. Az engedélyezett gazdálkodó státuszt az összes tagállam vámhatóságai elismerik. AEO-kritériumok: a vámügyi követelmények betartásának megfelelı nyilvántartása a megfelelı vámellenırzéseket lehetıvé tevı kereskedelmi, és adott esetben szállítási nyilvántartások kielégítı rendszere bizonyított fizetıképesség és megfelelı biztonsági és védelmi szabványok Ezeket a kritériumokat a VK-VHR vonatkozó, 14h 14k. cikkei tovább részletezik. A következı kérdıív jegyzéket ad a külön figyelmet érdemlı kérdésekbıl, hogy segítse mind a hatóságokat, mind a gazdálkodókat annak értékelésében, hogy az AEOkritériumok teljesülnek-e vagy sem. A kérdıív szakaszokra tagolódik. Az elsı szakasz a hatóságokat abban segíti, hogy átfogó képet kapjanak a kérelmezırıl, vámügyi szempontból. Minden további szakasz egy konkrét, a VK 5a. cikkében és a VK-VHR vonatkozó cikkében ismertetett kritériumra vonatkozik (például a II. szakasz a VK-VHR 14h. cikkének vámjogi megfelelıség felel meg). A szakaszok többsége további alszakaszokra van osztva, amelyek a VK-VHR vonatkozó cikkében szereplı konkrét altételeknek felelnek meg. A kérelmezıknek nem kell minden egyes kérdésre válaszolniuk, ha az információ a hatóságok elıtt már ismert, vagy ha a kérdés a kérelmezı konkrét helyzete szempontjából nem releváns. A régi Önértékelési kérdıív az AEO tájékoztató 2. számú mellékletével együtt értelmezendı, mely feltünteti, hogy a követelmények mely területei vonatkoznak az ellátási lánc különbözı szereplıire. A kérdıívben konkretizált kérdésekkel többféleképpen is lehet foglalkozni: ugyanazon követelményeknek különbözı eszközök, és módszerek használatával lehet megfelelni. Az újonnan létrehozott cégek esetében lehetséges, hogy a cégnek nem áll módjában, hogy minden, a történetére vonatkozó kérdésekkel kapcsolatos információt benyújtson. Ha az új cég már meglévı cégek összeolvadásával jött létre, az ezekre a cégekre, valamint azok megfelelıségére vonatkozó általános információk segítik a hatóságokat az információhiánnyal kapcsolatos kockázatok felmérésében. 3 HL L 117, 2005.5.4., 13. o, 2
Az AEO-tanúsítvány iránti kérelem benyújtására illetve a kérdıív kitöltésére vonatkozó általános szempontok 1. Az 1. számú mellékletben található AEO-tanúsítvány iránti kérelem, mely kitöltési útmutatóját a 2. számú melléklet tartalmazza, benyújtható papír alapon vagy elektronikusan a mindenkori illetékességi szabályoknak megfelelıen a Nemzeti Adó- és Vámhivatalnál. A kérelem formanyomtatványt, illetve az adatkezeléssel kapcsolatos nyilatkozatokat (kérelem 10. melléklete illetve a kölcsönös elismerésre vonatkozó adatcseréhez való hozzájárulás) aláírással ellátott eredeti példányban kell benyújtani. 2. A 3. számú mellékletben található, excel tábla formátumú Önértékelési kérdıív benyújtása nem kötelezı. Azonban olyan információkat nyújt a hatóság részére a gazdálkodóról, melyek elengedhetetlenek az audit lefolytatásához. Amennyiben a kérelmezı nem tölti ki a kérdıívet, nem ismeri meg elızetesen a kérdéseket, a kérdıív szellemiségét, nehezebben tud megfelelni a közösségi jogszabályok által megfogalmazott kritériumoknak, melyek összhangban állnak a kérdıív kérdéseivel. 3. Az Önértékelési kérdıív 1.1.12 és 1.1.13 pontjai szerinti kölcsönös elismerésre vonatkozóan az EU és Japán viszonylatában a VII. fejezett nyújt tájékoztatót. 4. A kérdıív kitöltésekor az AEO-tanúsítvány iránti kérelem benyújtásakor fennálló vállalati jellemzıket, információkat kell megadni. 5. A kérdıív hatóság általi könnyebb feldolgozása miatt szükséges, hogy a mellékletként csatolt dokumentumok sorszám szerint azonosíthatók legyenek, és a hatóság által javasolt formátumban (pl.doc, docx, rtf, pdf, jpeg és xls, xlsx) kerüljenek benyújtásra. A kérdıív és mellékletei benyújthatók papír alapon vagy elektronikus formátumban. Az ügyvezetı által tett nyilatkozatokat azonban eredeti aláírással ellátva, papír alapon kell benyújtani. 6. Annak érdekében, hogy a hatóság megfelelı képet alkosson a kérelmezı tevékenységérıl, a kérdésekre adott válaszoknak részletes, világos, jól áttekinthetı információkat kell tartalmazniuk. 7. A kérdıívben szereplı kérdésekre adott válaszok kellı módon kell, hogy bizonyítsák azt, hogy az adott területen felmerülı lehetséges kockázatot a kérelmezı a minimális szintre szorította. 8. A vámtitok védelmével kapcsolatban a közösségi vámjog végrehajtásáról szóló 2003. évi CXXVI. törvény 16. -nak elıírásai az irányadók. 9. Amennyiben a kérelmezı egyes, AEO szempontból releváns tevékenységi körei más gazdálkodó részére kiszervezettek, lehetıvé kell tenni a partnercégeknél való vizsgálat lehetıségét. A benyújtott vizsgálati anyagban meg kell jelölni a kiszervezés helyéül szolgáló cég nevét, adószámát, székhelyét, a kiszervezett tevékenység végzésének helyszínét, továbbá ezen gazdálkodó részérıl is 3
gondoskodni kell a kijelölt közremőködı személyrıl. Hasonló módon kell eljárni, ha a biztonsági elıírások betartása kapcsán külsı biztonsági szolgálattal áll szerzıdéses kapcsolatban a kérelmezı, illetve bármely tevékenységet más személy végez (pl. könyvelés, vámeljárások, adóképviselı stb.). 10. Amennyiben a kérelmezı több telephelyen (gyáregység, raktár stb.) végez gazdasági tevékenységet, és azokra bármely tekintetben (biztonságtechnika, vámeljárások, nyilvántartási rendszer, logisztika, stb.) külön elıírások vonatkoznak, a kérdıív kitöltésekor azokra külön ki kell térni, megjelölve az egyes pontoknál az általános, illetve az egyedi telephelyi válaszokat. Hasonló módon kell eljárni, ha üzletági szervezeti felépítés miatt az egyes üzletágakra vonatkozik eltérı szabályozás. Ekkor azonban szükséges az egyes üzletági tevékenységek helyszínét is rögzíteni. 11. A VK-VHR 14k. cikk (4) bekezdésben szereplı nemzetközi tanúsítványokra való hivatkozások esetén szükséges a vállalatra szabott konkrét paraméterek bemutatása, ismertetése. 12. Kis- és középvállalkozások esetében a sajátosság figyelembevétele úgy történik, hogy az egyes kérdések kifejtése során kell megadni azon sajátosságokat, melyek ezen gazdálkodóra egyedileg jellemzıek. Ilyen például a belsı ellenırzés lebonyolítása, vagy az irányítói létszámból adódó információáramlás szőkített megvalósulása, így ezen területre vonatkozó belsı útmutatók hiánya. Ezen esetekben azt célszerő bemutatni, hogy milyen módszerekkel, esetlegesen külsı szakértıkkel történik a kockázatok minimalizálása. 13. Olyan esetben, ha a gazdálkodói tevékenység helyszínén, azonos telephelyen több gazdálkodó folytat gazdasági tevékenységet, a kérelmezınek jól elhatárolhatóan kell bemutatnia a biztonsági kritériumok kockázatainak minimalizálását, függetlenül attól, hogy a telephely közlekedı útvonalainak kialakítása nem teszi lehetıvé a zárt, különálló közlekedési útvonal megvalósítását. 14. Amely kérdés megelızı ellenırzésre, belsı ellenırzésre utal függetlenül attól, hogy ez irányítási, belsı ellenırzési, jogszerőségi vagy számítástechnikai stb. területre vonatkozik, azokban érteni kell mind a gazdálkodó által elvégzett, mind a gazdálkodó megbízásából elvégzett, illetve esetlegesen az anyavállatok által elvégzett vagy elvégeztetett ellenırzéseket. Ezen esetekben az ellenırzések puszta tényén kívül jelezni kell a megállapított pozitív és negatív észrevételeket és azon tevékenységet, melyek a negatív észrevételekkel kapcsolatban megtételre került, vagy megtétele folyamatban van. Hasonló módon kell a hatóság megelızı ellenırzései kapcsán tett intézkedéseket is értékelni. 15. A kérelmezıvel kapcsolatban álló más gazdálkodó esetében ha annak tevékenysége közvetlenül kapcsolódik a kérdıívhez (pl. biztonsági szolgálat, raktártulajdonos, gépkocsik üzemeltetıi stb.) a biztonsággal összefüggı kérdések, illetve a fiskális kockázatok csökkentésének bemutatásánál konkrét példaként szolgálhat ezen gazdálkodókkal kötött szerzıdés, ha az kitér az AEO kritériumok ismeretére, a tanúsítvány kérelmezıjének megfelelı szintő ellenırzési jogosítványaira vagy bármi egyéb olyan záradékkal ellátott, amely garantálja a kockázatok minimalizálására való törekvést. Amennyiben a kérelmezıvel 4
kapcsolatban álló gazdálkodó már rendelkezik AEO-tanúsítvánnyal, az a kérelem elbírálása során az érintett tevékenységre nézve figyelembe vételre kerül. 16. A kérdıív kitöltése során törekedni kell annak rendszerszemlélető megválaszolására, melynek eredményeként megállapítható kell legyen az egyes kockázatok minimalizálásán túl a vámtevékenységhez kötıdı okmányokon szereplı áruk nyomon követése a gazdálkodó tevékenységének megfelelıen, illetve ezen rendszerszemlélet alapján kell tudni bemutatni mindazon külsı kapcsolatokat, amelyek a minimális kockázat szintjét nem növelik, így ezen gazdálkodókkal meglevı optimális információáramlás is bemutatandó. 17. Amennyiben a gazdálkodó a kérdıív kitöltése során azt tapasztalja, hogy az adott válasz olyan belsı útmutatóhoz vagy gyakorlathoz kapcsolódik, amely a gazdálkodói szervezeten belül is korlátozott betekintés hatálya alá tartozik, úgy ezen tárgykörben ennek tényét az adott válasznál rögzíteni szükséges. Az ilyen dokumentumot, leírást benyújtani nem kell, azonban a helyszíni vizsgálat során a betekintést az ellenırzést végzık részére biztosítani szükséges. Ezen esetben a helyszíni ellenırzés jegyzıkönyve tartalmazza a betekintés megtörténtét. 18. Amennyiben a kérdıív bármely pontja útmutatót, belsı leírást, technológiát, vagy ellenırzési szempontot tartalmaz, akkor multinacionális cégek esetében az alatt érteni kell a kérelmezı, esetlegesen európai központ, illetve anyavállalat által kiadottat is, ha az a kérdés szempontjából értékelhetı adatot tartalmaz. Ha a legmagasabb irányítói szint által kiadott útmutató elvi kérdéseket rögzít, annak meglétét pusztán jelezni kell. 19. A multinacionális vagy nagyvállalatok, melyek általában egy anyavállalatból és leányvállalatokból és/vagy állandó telephelyekbıl/fióktelepekbıl állnak, (függetlenül attól, hogy az EU-ban vagy harmadik országban telepedtek-e le) AEOkérelme esetében az Európai Bizottság iránymutatása követendı, melyet jelen tájékoztató VIII. fejezete tartalmaz. 5
II. Magyarázatok Az önértékelési kérdıív egyes kérdéseihez tartozó magyarázat Az AEO-tanúsítvány iránti kérelemhez benyújtandó egy Önértékelési kérdıív, mely nem a jogszabály része, így benyújtása nem kötelezı, azonban annak hiányában az audit nem folytatható le. A kérdıív kérdéseit a 3. számú melléklet tartalmazza. Az ellenırzést a hatóság az adott válaszok alapján folytatja le. Kitöltési útmutató az AEO Önértékelési kérdıívhez Az AEO Önértékelési kérdıív célja, hogy segítséget nyújtson Önnek az AEO-státusz megszerzésével kapcsolatos követelmények értékelésében, és hogy a kérelemben megadottak mellett további információt szolgáltasson a hatóságnak Önnel és vállalkozásával kapcsolatban. A gazdasági szereplı által az AEO Önértékelési kérdıívben szolgáltatott információk olyan más engedélyek megadásának folyamata során is felhasználhatók, amelyek megszerzéséhez meg kell felelniük néhány vagy minden AEO-kritériumnak. Ezek az utasítások segítséget nyújtanak Önnek a kérdések megválaszolásában, valamint információt nyújtanak azokra a szabványokra vonatkozóan, amelyeket vámjogi vonatkozásban teljesítenie és e teljesítést bizonyítania kell az AEO-tanúsítvány megszerzéséhez. 1. Ez a kérdıív a 2913/92/EGK rendeletre (Közösségi Vámkódex, a továbbiakban: VK), a 2454/93/EGK rendeletre (a Vámkódex végrehajtási rendelkezései, a továbbiakban: VK-VHR), azok módosításaira és az AEO-iránymutatásra épül (TAXUD/2006/1450 dokumentum, 2007. június 29.). Leegyszerősíti és felgyorsítja az AEO-kérelemmel kapcsolatos eljárást, és egyesíti az AEO-iránymutatás 2. részét és a kérelem formanyomtatványára vonatkozó kitöltési útmutatóban (a VK- VHR 1C melléklete) említett kötelezı mellékleteket. A vámigazgatás ezért nyomatékosan ajánlja a gazdasági szereplıknek, hogy használják ezt a kérdıívet az AEO-kritériumok teljesítésére való felkészültségük ellenırzésére. A kérdıív és a kérelem együttesen lehetıvé teszik, hogy a vámigazgatás megfelelı képet alakítson ki a kérelmezırıl, ami a folyamat felgyorsításához vezet. A gazdasági szereplıket ezért felkérjük, hogy helyesen töltsék ki a kérdıívet, és válaszoljanak a vállalkozással kapcsolatos összes lényeges kérdésre. Az AEO-val kapcsolatos további információkat az Európai Bizottság honlapján, illetve a nemzeti vámigazgatás honlapján találhat. Felhívjuk figyelmét, hogy a kérelmezési folyamat megkezdése elıtt figyelmesen olvassa el az alkalmazandó jogszabályokat és az Európai Bizottság AEO iránymutatását. 6
2. A kérdıívet az AEO-tanúsítvány iránti kérelemmel együtt az illetékes hatóságnak kell benyújtani (a benyújtás módja attól függ, hogy a szóban forgó hatóság milyen eszközökkel rendelkezik). Ha a kérdıívvel vagy a kérelemmel kapcsolatban kérdései vagy észrevételei lennének, kérjük, azok benyújtása elıtt vegye fel a kapcsolatot az illetékes hatósággal. 3. A kérdıív egyes szakaszai azokat a legfontosabb témaköröket tartalmazzák, amelyek hasznosak lehetnek a vámigazgatás számára. Néhány témakör azonban csupán a szállítási lánc bizonyos szereplıit érinti. Ez az Ön cége által igényelt tanúsítvány típusától függıen is változhat. Nem kell olyan kérdésekre válaszolnia, amelyek nem lényegesek az Ön vállalkozása szempontjából. Az ilyen kérdésekre adja a Nem alkalmazandó választ, és röviden indokolja meg, miért nem alkalmazandó. Hivatkozhat például a szállítási lánc azon részére, amelyben Ön érintett, vagy az Ön által igényelt tanúsítvány típusára. Az AEO-iránymutatás 3. részében lévı táblázatban megtalálja a szállítási lánc különbözı szereplıi esetében releváns kérdésekre vonatkozó hivatkozásokat. Ha Ön már hozzájutott a vámjogi egyszerősítésekhez vagy más vámengedélyekhez, amelyek igazolják egy vagy több AEO-kritérium teljesülését, akkor elegendı, ha az említett egyszerősítésekre vagy engedélyekre hivatkozik. Ha az Ön cége olyan tanúsítványokkal, szakértıi jelentésekkel vagy egyéb szakértıi következtetésekkel rendelkezik (például gazdasági jelentések, nemzetközi tanúsítványok, stb.; további referenciák az AEO-iránymutatás megfelelı szakaszában találhatók), amelyek részben vagy egészben lefedik a lényeges kritériumokat, akkor ezt jelezze a vonatkozó kérdésre adott válaszában. Felhívjuk figyelmét, hogy ezt nem kötelezı jelezni, de ha Ön rendelkezik ilyen dokumentumokkal, akkor azok a vámigazgatás számára hasznos adatokat tartalmazhatnak, és felgyorsíthatják a folyamatot. Tájékoztatjuk, hogy nem minden tagállamban kell az összes kérdésre válaszolni. Ez attól függıen változhat, hogy az adott tagállam vámigazgatása hozzáfér-e az információkhoz vagy sem (például különbözı adatbázisokon keresztül). Ez fıként a 2. és 4. szakaszra vonatkozik. Az Ön tagállamának illetékes hatósága tájékoztatja majd, ha ez alkalmazandó. 4. Fontos megjegyezni, hogy a kérdésekre adott válaszokat nem önmagukban, hanem a kritériummal kapcsolatos átfogó értékelés részeként értelmezi a hatóság. Egyetlen nem kielégítı válasz nem feltétlenül vonja maga után az AEO-státusz elutasítását, ha a folyamat többi részében a kritérium teljesül (összességében véve). 5. Az AEO-tanúsítványra vonatkozó feltételek és kritériumok minden szereplı esetében ugyanazok. A vámigazgatás azonban figyelembe veszi a cég nagyságát (kkv-k kis és közepes vállalkozások), jogi formáját, szerkezetét, legfontosabb üzleti partnereit, valamint a tevékenységi ágat. Ez azt jelenti, hogy a kritérium teljesítésére irányuló intézkedések végrehajtása szereplınként változhat, például a vállalat nagyságától függıen, anélkül hogy ez a követelményeknek való megfelelést veszélyeztetné. 6. Az AEO-tanúsítvány ugyanazokon az elveken alapul, mint a többi nemzetközi követelmény, amelyek esetében a cég betartja a belsı minıségbiztosítási szabványokat. Ön felelıs azért, hogy létesítményeiben mind a vámügyi, mind (adott esetben) a biztonsági és védelmi ügyekben minıségbiztosítási 7
rendszerrel szabályozott eljárásokat kövessenek. A helyszíni ellenırzéseken az Ön cégének be kell mutatnia a hatóságnak, hogy megfelelı belsı eljárásokat alakított ki vámjogi és/vagy biztonsági és védelmi ügyeinek kezelésére, illetve hogy az említett eljárások megfelelı mőködésének biztosítása céljából megfelelı belsı ellenırzéseket végez. A belsı szabályzatokat és/vagy utasításokat vagy elektronikusan, vagy papíralapon kell dokumentálni. Ezeknek a szervezeten belül ismertnek és minden felhasználó számára elérhetıknek kell lenniük, és természetesen folyamatosan frissíteni kell ıket. Ezért az elsı lépés az Ön belsı minıségbiztosítási szabványaira vonatkozik. A kérelemmel együtt benyújtott kérdıíven szereplı válaszoknak össze kell foglalniuk az Ön által kidolgozott belsı eljárásokat és utasításokat, hogy a vámigazgatás átfogó képet kapjon az Ön vállalkozásáról. A kérdıív megválaszolása, illetve az AEO-ellenırzési folyamatra való felkészülés érdekében a vállalkozás minden olyan fontosabb osztályának (vámügyek, logisztika, számvitel, informatika, beszerzés, értékesítés, biztonság, minıségbiztosítás) részt kell vennie a folyamatban, amely a szállítási láncban érintett. 7. A kérdıívben adott válaszai a vámjogi és/vagy biztonsági és védelmi ügyekre vonatkozó belsı vállalati szabályzatokat vagy utasításokat is említhetik. Ebben az esetben, kérjük, adja meg a dokumentumok nevét vagy számát, és tartsa ıket készenlétben a vámigazgatás által végzett helyszíni ellenırzés esetére. A folyamat felgyorsítása érdekében ezeket a dokumentumokat a kérdıívvel együtt is be lehet nyújtani (a benyújtás módja attól függ, hogy a szóban forgó hatóság milyen eszközökkel rendelkezik). 8. A kitöltött kérdıívet és a kért alátámasztó dokumentumokat a kérelemmel együtt (lehetıleg) elektronikus vagy papír formában az illetékes hatóság rendelkezésére kell bocsátani. 9. A kérelemmel kapcsolatos eljárás keretében szolgáltatott információk az adatbiztonsági jogszabályok hatálya alá tartoznak, és bizalmasan kell kezelni ıket. I. szakasz A vállalkozásra vonatkozó információk (a VK 5a. cikke, a VK-VHR 14a. cikke és az azt követık, a VK-VHR 1C. melléklete; az AEO-iránymutatás, 2. rész, I. szakasz, I.2.1). E szakasz célja elsısorban az, hogy a hatóság áttekintést kapjon a cégrıl. A kért tájékoztatás általános formában nyújtható, és a kérelem idıpontjában készült pillanatképként szolgál. Ha az illetékes hatóság már rendelkezik a kért adatokkal, jelezze ezt a formanyomtatványon, vagy tüntesse fel az adatok benyújtásának idıpontját. 1.1 alszakasz A VÁLLALATRA VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK 1.1.1 Az a) és b) kérdésnél tüntesse fel a tanúsítványt és a kérelem hivatkozási adatait (név és EORI-szám, kiállító hatóság, nyilvántartási szám). 1.1.2 Az a) kérdésnél csak azokat a részvényeseket tüntesse fel, akik részt vesznek a vállalat mindennapi munkájában/döntéshozatalában. 1.1.3 A vámügyekért felelıs személy: a) az Ön által közvetlenül alkalmazott vagy kijelölt személy, pl. a vámeljárásokban Önt képviselı vámügynök, vagy 8
b) a vámtörvény hatálya alá tartozó ügyekben az Ön képviseletéért felelıs személy(ek) (jogi képviselı); olyan jogászok vagy ügyvédek stb., akiket közvetlenül Ön alkalmaz vagy jelölt ki, hogy vámügyekben képviseljék. 1.1.4 Amennyiben lehetséges, adja meg a gazdasági tevékenységeinek megfelelı NACE-kódot (Rev. 2 szerint; gazdasági tevékenységek statisztikai osztályozása). A nemzetközi szállítói lánc meghatározását az AEO-iránymutatás (TAXUD/2006/1450) I. részének IV. szakasza tartalmazza. 1.1.5 Szolgáltasson részletes adatokat a vámtevékenységekben részt vevı helyszínekrıl (ha több mint öt olyan helyszínnel rendelkezik, amely részt vesz a vámtevékenységben, akkor csak az öt legfontosabb helyszín adatait adja meg), illetve adja meg az említett tevékenységben érintett többi helyszín címét. A kérdéssel összefüggésben azon helyszíneket kell megadni, ahol vámmal érintett árut-, okmányt vagy adatot tárol, kezel. Amennyiben a kérelmezı egyes tevékenységi körei (pl. könyvelés, vámügyintézés, biztonsági szolgálat, fuvarozás, stb.) outsourcing tevékenység keretében kiszervezettek, azt megbízás alapján partnerei látják el részére, tegye lehetıvé a partner cégeknél való vizsgálat lehetıségét. Meg kell jelölni a kiszervezés helyéül szolgáló cég nevét, adószámát, székhelyét, az outsourcing keretében bonyolított tevékenység végzésének helyszínét, továbbá ezen gazdálkodó részérıl is gondoskodni kell a kijelölt közremőködı személyrıl. A szerzıdések az audit során megtekintésre kerülnek. A megállapodásoknak titokvédelemre vonatkozó kitételt tartalmazniuk kell! Ha az AEO-kérelemmel kapcsolatos eljárás ideje alatt új, a vámtevékenységekben részt vevı helyszín jelenik meg, szolgáltasson részletes adatokat erre vonatkozóan is. 1.1.6 Ez a kérdés annak meghatározására irányul, hogy kereskedik-e Ön (árukkal, nem szolgáltatásokkal) a kapcsolt vállalkozásaival. Például, minden beszerzés az USAbeli anyavállalatától történt-e, illetve a tagállamokban mőködı, kapcsolódó vállalkozások nevében importál-e vagy azoknak forgalmaz-e. Az engedélyezési folyamatban minden adatot rendelkezésre kell bocsátania. 1.1.7 Ezzel kapcsolatban egy részletes szervezeti diagramot is megadhat, amely tartalmazza a vállalkozás különbözı területeit/osztályait, azok funkcióit/feladatait, illetve ismerteti az irányítási láncot. 1.1.8 Ha az 1.1.2 b) és c) kérdésnél még nem tette meg, akkor adja meg a szóban forgó személyek teljes nevét, címét, születési dátumát, valamint nemzeti azonosítószámát (pl. a nemzeti személyazonossági igazolvány száma vagy a nemzeti biztosítási szám). Az eljárásoknak tartalmazniuk kell a kulcsfontosságú alkalmazottak (pl. vámügyi vezetı, import-ügynök) ideiglenes vagy rövid idejő távolmaradása esetére kidolgozott intézkedéseket, többek között azt is, hogyan és kik látják el az említett alkalmazottak szokásos feladatait. 1.1.9 Adja meg az alkalmazottaknak a kérelem benyújtása idıpontjában ismert (megközelítı) számát. 1.1.10 Ha az Ön vállalkozása nem rendelkezik vámügyi osztállyal vagy szakértıvel, jelezze, hogy nem alkalmazandó. Lásd a szintén ezzel a kérdéssel foglalkozó 1.1.3 pontot. 9
A kérelmezı adatai képet nyújtanak a gazdasági szereplırıl. Ennek megfelelıen az eljárás lefolytatásához szükségesek bizonyos dokumentumok, mint például a cégmásolat vagy aláírási címpéldány, mely dokumentumokat közhiteles nyilvántartások tartalmaznak, ezért a hatóság hivatalból kéri meg azokat az eljárás során. Azonban a folyamat gyorsítása érdekében a kérelmezı maga is benyújthatja ezen okmányokat, valamint pl. szervezeti ábrát, éves mérleget, beszámolót, stb. Ezek összességében adják meg a kérdések rendszerszemlélető megközelítésének lehetıségét, az esetlegesen becsatolt egyszerőbb vállalati séma, illetve a gazdasági tevékenység rövid, átfogó szöveges bemutatásával együtt. A vámcélú üzleti terv szintén fontos eleme ezen résznek, hiszen az elkövetkezendı idıszak vonatkozásában nemcsak a likviditás szempontjából meghatározó, hanem a vámtevékenység volumene és tagozódása is kiolvasható belıle. Ugyanakkor áttételesen azt is megmutatja, hogy a gazdálkodó a tervszerő üzletmenetben figyelemmel kíséri-e az EU gazdasági szabályozását és annak megfelelıen alkalmazkodik-e napi tevékenysége során. A késıbbiek során felmerülı kockázatok szempontjából a fentiekben felsorolt dokumentumok csak azokkal összevetve adhatnak kellıen megalapozott képet. 1.1.11 Hozzájárulás az AEO adatoknak a TAXUD weboldalán történı közzétételéhez Amennyiben szeretné, hogy a neve közzétételre kerüljön a TAXUD weboldalán lévı AEOk listáján, úgy írásbeli hozzájárulása szükséges. Ezen hozzájárulás az összes tanúsítványtípusra vonatkozik. Amennyiben nem adja hozzájárulását, úgy az AEO-státusz elınyeit továbbra is élvezi majd, de a neve nem lesz látható a nyilvánosság számára a TAXUD weboldalán lévı listán. Amennyiben hozzájárulását adja, azt bármikor visszavonhatja. Amennyiben neve eltávolítását kéri, a fent említett listáról automatikusan törlésre kerül. A tanúsítvány kibocsátását követıen bármikor jogában áll írásos hozzájárulását megküldeni az illetékes vámhatóságnak. A hozzájárulás megváltoztatását az illetékes vámhatóság felé írásban kell jelezni. Erre a célra kizárólag a gazdálkodó nevében aláírásra jogosult aláírása elfogadható. 1.1.12 Hozzájárulás az AEO-adatok cseréjéhez A kölcsönös elismerésre vonatkozó hozzájárulás csak az AEO-F, vagy AEO-S tanúsítványoknálreleváns. Ahhoz, hogy a kölcsönös elismerés mőködjön, elengedhetetlen, hogy a kereskedelmi partnerek vámszervei ismerjék egymás engedélyezett gazdálkodóit. Az AEO-ra vonatkozó egyes adatok cseréje alapvetı, például az AEO-státusz érvényessége szükségszerően része az adatcserének, a kicserélt adatok szigorúan az AEO-programok kölcsönös elismerésének végrehajtását szolgálják. Az Ön által adott, az AEO-adatoknak a kölcsönös elismerésben részt vevı harmadik országokkal való kicserélésére vonatkozó hozzájárulás általános jellegő, nem kapcsolódik bizonyos harmadik országokhoz. Az EU adatvédelmi jogszabályainak megfelelıen azonban az uniós vámhatóságok csak azt követıen cserélhetik ki az Ön AEO-adatait, ha értékelték a harmadik ország által nyújtott védelem szintjét, így biztosítva, hogy a védelem szintje megfelelı. Amennyiben nem adja hozzájárulását, egyetlen, a kölcsönös elismerésben részt vevı partnerországgal sem fogjuk adatait kicserélni, és Ön nem élvezheti a kölcsönös elismerésrıl szóló megállapodásban szereplı elınyöket. Amennyiben hozzájárulását adja, azt bármikor visszavonhatja írásban az illetékes vámhatóságnál. Az adatcseréhez történı hozzájárulás visszavonása azonban a kölcsönös elismeréssel járó elınyök visszavonását is eredményezi. A hozzájárulás visszavonása szintén általános jellegő, vagyis a visszavonást követıen egyetlen, a kölcsönös elismerésben részt vevı partnerországgal sem fogjuk az Ön AEO-adatait kicserélni. A tanúsítvány kibocsátását követıen szintén bármikor jogában áll hozzájárulását megadni.két külön, kifejezett hozzájárulást kell adnia, egyet az információk interneten történı megjelenítéséhez, és egy másikat a kölcsönös elismerés céljából. Erre a célra a gazdálkodó nevében aláírásra jogosult aláírása fogadható el. 10
1.1.13 Ahhoz, hogy az AEO-adatok cseréje megtörténhessen, az EU-nak szükség esetén el kell készítenie a lényeges AEO-adatok átírását az egyszerő, 26 betős ábécé szerint (Latin 1). Apartnerországokbeli üzleti partnereinek az Ön cége nevének és címének ezt az átiratát kell megadnia az érintett vámigazgatási szervekkel való kapcsolattartás során (pl. a vámnyilatkozatokon) használandóként. Egyes országok nem tudják ugyanazon karakterkészletet használni, amelyet az EUban alkalmazunk. Információs és kommunikációs technológiai rendszereik (IKT) nem képesek a cirill betők, a különleges karakterek (például az ékezetek vagy a betők alá helyezett jelek) vagy az egyszerő, 26 elemő ábécén (Latin 1) kívüli betők kezelésére. (A megengedett karaktereket tartalmazó lista elérhetı az Unicode Standard weboldalán: http://www.unicode.org/charts/pdf/u0000.pdf). Kérjük, hogy az átírt nevét, utcanevet, házszámot, irányítószámot, és várost ebben a rovatban szíveskedjék feltüntetni. Ha nem adja hozzájárulását az AEO-adatok cseréjéhez, vagy csak AEO-C tanúsítványért folyamodott, úgy nem szükséges kitöltenie ezen rovatot. 1.2 alszakasz Az üzleti vállalkozás forgalma 1.2.1 Ha a vállalkozás új, és kevesebb, mint három teljes beszámolóval rendelkezik, az elkészült beszámolókban szereplı adatokat adja meg. Ha még nem kereskedik elég ideje ahhoz, hogy már rendelkezzen teljes, lezárt éves beszámolóval, jelezze, hogy nem alkalmazandó. 1.2.2 Adja meg a tároló létesítmények helyét (ha több mint öt ilyen létesítménnyel rendelkezik, tüntesse fel a legfontosabb ötöt, a létesítmények teljes számát, illetve a többi tagállamban található összes létesítményt). Szükséges megadni a gazdálkodó összes tárolókapacitását, melyen belül, ha a gazdálkodó eltérı típusú (vámraktár, adóraktár, harmadik országos termék alapanyag raktárral, vagy harmadik országos termék felhasználásával készült késztermék raktárával) raktárral rendelkezik, az áttekinthetıség szempontjából érdemes azokat megkülönböztetve feltüntetni, melyekhez célszerő a helyszínrajzok, alaprajzok becsatolása. Adóraktár esetében kérjük külön bontani az Áfa és jövedéki adóraktárt is. Tárolókapacitás alatt kell érteni a következıket: raktárak (négyzetméter, köbméter), tartályok, silók stb. Amennyiben a tároló létesítmény bérlemény, csatolni szükséges a bérleti szerzıdés másolatát. 1.2.3 Ha Ön vámügynök/harmadik fél képviselıje, adja meg mind az Ön, mind a mások nevében adott nyilatkozatokat. Példa: Import Export Tranzit Szám érték Szám érték Szám érték 2007 2200 9,6 m 400 2,6 m 150 0,8 m 2008 2500 10,3 m 350 2,2 m 100 0,4 m 2009 2400 10,2 m 340 2,1 m 100 0,5 m Az adatok megadásához a saját, rendelkezésre álló adatbázisaiból/vámszoftverébıl kinyert adatokat használja! 1.2.4 Ha Ön vámügynök/harmadik fél képviselıje, adja meg az Ön ügyfelein vagy fizetési lehetıségein keresztül kifizetett bevételeket. 11
Példa: Vám Jövedéki adó Áfa 2007 300 m 1,75 m 2,32 m 2008 400 m 1,87 m 2,12 m 2009 380 m 1,85 m 2,10 m Az adatok megadásához a saját, rendelkezésre álló adatbázisaiból/vámszoftverébıl kinyert adatokat használja! 1.2.5 Olyan ismert, jövıbeli változások, amelyek befolyásolhatják a cég szervezetét, az AEO-kritériumok teljesítését vagy a szállítási láncra vonatkozó kockázatértékelést. Ezek közé tartozhatnak például a kulcsfontosságú alkalmazottak tekintetében bekövetkezı változások, a számviteli rendszer módosítása, új létesítmények létrehozása, új logisztikai szerzıdések odaítélése stb. 1.3 alszakasz Információk, statisztikák Ha az Ön partnere(i) jelenleg AEO-ellenırzés alatt áll(nak), a b) és c) kérdésnél tüntesse fel a tanúsítványt és a kérelem hivatkozási adatait (név és EORI-szám, kiállító hatóság, nyilvántartási szám). 1.3.2 Az a) kérdésnél adja meg az áruk besorolásáért felelıs alkalmazott nevét és beosztását, vagy ha ehhez a munkához harmadik felet vesz igénybe, akkor adja meg annak nevét. A b) és c) kérdésnél, különösen akkor, ha harmadik felet vesz igénybe, jelezze, hogyan biztosítja, hogy ezt a munkát helyesen, az Ön utasításainak megfelelıen végzik el? A b) kérdésnél jelezze, hogy vezet-e olyan termékfájlt, amelyben a megfelelı vám- és áfatétellel együtt minden cikkhez egy vámtarifaszám van hozzárendelve. A c) kérdésnél, ha minıségbiztosítási intézkedéseket vezettek be, a vámellenırök látogatása során szolgáltasson bizonyítékot arra vonatkozóan, hogy az említett intézkedéseket rendszeresen, mindenre kiterjedıen ellenırzi, dokumentálja a változásokat, és tájékoztatja ezekrıl az érintett alkalmazottakat. A d) kérdésnél tüntesse fel, hogyan, ki és milyen gyakran ellenırzi a besorolásokat, frissíti a termékfájlokat és más kapcsolódó feljegyzéseket, illetve értesíti a változás által érintett személyeket (pl. ügynökök, beszerzık). Az e) kérdésnél tüntesse fel azt is, hogy használ-e KTF-et. Elıfordulhat, hogy az ellenırzés során rendelkezésre kell bocsátania az alábbiakat: A termékeivel kapcsolatos adatatok/jegyzékek vagy termékfájlok, valamint az azokra vonatkozó vámtarifaszámok és vámtételek; (cikktörzs) Erıforrások/adatok, pl. naprakész tarifák, mőszaki adatok, amelyeket általában az áruk besorolásához használ. A tarifális besorolás gyakorlata lehetıséget nyújt a tarifa és a kereskedelem/gyártás terminológiájának egyeztetésére, a különbségek árnyalt megvilágítására és azok kiküszöbölésére. Az iparági ismeret és a tarifa ismerete együttesen szolgálják a megfelelı válasz lehetıségét. Ha tehát a tarifaszakértı és a termékszakértı konzultációja, esetleges 12
közös adatbázisa a bevált gyakorlat, úgy bármilyen változás jogszerő állapotot idéz elı és nem beszélhetünk valós kockázatról. Természetes, hogy itt kerül sor mindazon területek bemutatására, amely a tarifához köthetı, így a TARIC intézkedések vagy a dömpingellenes vámok esetei. Amennyiben a tarifális besorolásra vonatkozóan kértek elızetes állásfoglalást, tarifális felvilágosítást (pl. fizikai vagy laboratóriumi), meg kell bizonyosodni azok eredményeinek alkalmazásáról. Továbbá célszerő bemutatni azon belsı útmutatókat, amelyek az áruk mőszaki leírása, laboratórium igénybevétele tekintetében tartalmaznak elıírásokat vagy kialakult gyakorlatot. Szükséges megvizsgálni a harmadik országokból importált árukról készített kimutatást, hiszen ha ilyen termékek széles körével kereskedik, számítani lehet arra, hogy az árukódok terén változások fordulnak elı. Ilyen esetekben az alkalmazkodás minısége és gyorsasága, a rugalmas alkalmazkodás és a jogszerőség összhangja kell megjelenjen. A tarifára vonatkozó kérdés megválaszolásánál azt az eljárást (folyamatot) szükséges bemutatni, amely alapján a nem közösségi áruk tarifális besorolása megtörténik. Milyen személyi és tárgyi keretrendszeren belül történik az áruosztályozás, pl. miként valósulnak meg az alábbiak: - a tarifális változások nyomon követése, - oktatás, továbbképzés, - tanácsadói cég igénybevétele, - gyártási folyamat, termék és felhasználás ismerete, - a megfelelı szakterületek közötti kommunikáció (lásd vám-gyártás között). 1.3.3. a) Adja meg az áruk értékeléséért felelıs alkalmazott nevét és beosztását, vagy ha ehhez a munkához harmadik felet vesz igénybe, akkor adja meg annak nevét. 1.3.3. b) és c): Ha harmadik felet vesz igénybe, jelezze, hogyan biztosítja, hogy ezt a munkát helyesen, az Ön utasításainak megfelelıen végzik el? 1.3.3. b) A minıségbiztosítási intézkedéseknek magukba kell foglalniuk például az alábbiakat: a használt értékelési módszer(ek); hogyan kell elkészíteni és benyújtani az értékelési beszámolókat, ha kérik ıket; hogyan állapítják meg a vám- és áfatételeket; hogyan számolják el a fuvarozási és biztosítási költségeket; az importált árut terhelı jogdíjak és licencdíjak, amelyeket a vevınek közvetlenül vagy közvetetten kell kifizetni az értékesítés feltételeként; megállapodások, amelyek értelmében a késıbbi újraértékesítés, kezelés, vagy felhasználás bevételeinek egy része közvetlenül vagy közvetetten az értékesítıt illeti meg; a jutalékok vagy ügynöki jutalékok (a vételi jutalékok kivételével) tekintetében a vevıt terhelı (de az árban nem tartalmazott) költségek; vagy a konténerrel vagy csomagolással kapcsolatos költségek, a vevı által díjmentesen, vagy kedvezményesen biztosított termékek és/vagy szolgáltatások az importált áru elıállításával és exportcélú értékesítésével összefüggı felhasználásra. 1.3.3. c) Ha minıségbiztosítási eljárásokat vezettek be, az auditorok látogatása során szolgáltasson bizonyítékot arra vonatkozóan, hogy az említett eljárásokat rendszeresen, mindenre kiterjedıen ellenırzi, dokumentálja a változásokat, és tájékoztatja ezekrıl az érintett alkalmazottakat. 13
A vámértékre vonatkozó kérdések megválaszolásánál azt az eljárást (folyamatot) szükséges bemutatni, amely alapján a vámérték meghatározásra kerül: - a könyvelés és a vámeljárások lefolytatásával megbízott között milyen szinten valósul meg az információáramlás; - elıfordulhat-e, hogy a vámeljárások lefolytatásával megbízott nem szerez tudomást a könyvelésben szereplı vámértéket befolyásoló tételekrıl (számlákról); - elıfordulhat-e az áruk alul- vagy felülértékelése; - a ténylegesen fizetett vagy fizetendı árat helyesen jelentették-e be, és a Közösségi Vámkódex 32. és 33. cikéknek megfelelıen kiigazították-e; - a dömpingellenes vámmal kapcsolatosan egy bizonyos árszintet el nem érı árukra behozatali tilalom volt érvényben; - a vámértéket igazoló okmányok, szerzıdések összegszerőségének és pénznemének ellenırzése során figyelembe vételre került-e, hogy a vételi számla tartalmazott-e más ügyletekbıl eredı csökkentést vagy kompenzációt; - amikor az ügyleti értéket pro forma számlák alapján állapítják meg, abban az esetben a végsı számla megegyezik-e a pro forma számlával; - az elemzett pénzmozgások között nemcsak az árukkal kapcsolatosakat kell vizsgálnia, hanem a szolgáltatásokra vonatkozókat is (pl. szállítás, jogdíjak stb.); - az elszámolások csoportosításakor külön figyelmet kell fordítani a jogdíjakra, jutalékokra, termelési szerzıdésekre (pl. kiszervezés, stb.) vonatkozó elszámolásokra. Különös figyelmet érdemel, hogy amennyiben az árukat megvásárolják egy személytıl, de jogdíjat vagy licencdíjat egy másik személy részére kell fizetni, a fizetést ettıl függetlenül lehet az áruk értékesítése feltételének tekinteni. Úgy lehet tekinteni, hogy az eladó vagy a vele kapcsolatban álló személy kötelezi a vásárlót az említett kifizetés teljesítésére, amikor pl. egy multinacionális cégcsoportban az árukat a csoport egyik tagjától vásárolják és a jogdíjakat ugyanazon csoport egy másik tagja részére kell megfizetni. Hasonlóképpen, ugyanez érvényes akkor is, ha az eladó a jogdíj kedvezményezettjének engedélyese, és a kedvezményezett ellenırzést gyakorol az értékesítési feltételek felett. Amennyiben jellemzık a gazdálkodó forgalmára a 2003. évi CXXVII. törvény (jövedéki törvény) hatálya alá tartozó-, a KAP (Közös Agrárpolitika) alá tartozó-, a dömpingellenes vámok alá tartozó-, valamint a kettıs felhasználású termékek, akkor célszerő erre vonatkozóan kimutatást készíteni, a szükséges nyilatkozatot, illetve a jövedéki termék kezelésével kapcsolatos felhasználói engedélyt becsatolni. A fent említett folyamatokért felelıs személyek, esetleges közremőködı vámügynökök feltüntetése szintén szükséges. Amennyiben a kérelmezı vámügynök, és akár eseti, akár állandó megbízás alapján látja el tevékenységét, javasolt, hogy megbízói részére írásbeli tájékoztatást nyújtson a vámértékszámítás, különös tekintettel a vámértéknövelı tényezık, és a különbözı kereskedelempolitikai engedélyek alkalmazásának fontosságára. 1.3.4 Az a) kérdésnél a kérelem benyújtását megelızı három év viszonylatában adjon áttekintést az áruk preferenciális vagy nem preferenciális származásáról. A b) kérdésnél a belsı intézkedések általában olyan intézkedéseket is magukba foglalnak, amelyek segítségével Ön az alábbiakat biztosítja: 14
az exportáló országnak jogában áll preferenciákat meghatározni, illetve hogy az áruk preferenciális vámot vonnak maguk után; a közvetlen szállítási/sértetlenségi követelmények teljesítése; a preferencia igénylése idején rendelkezésre áll egy érvényes, eredeti tanúsítvány vagy számlanyilatkozat; a tanúsítvány vagy számlanyilatkozat megfelel a szállítmánynak, és hogy teljesülnek a származási követelmények; nincs lehetıség a tanúsítvány/számlanyilatkozat kétszeres felhasználására; az import esetében nyújtott preferenciát a tanúsítvány/számlanyilatkozat érvényességének idıtartama alatt igényelték; és az eredeti tanúsítványokat/számlanyilatkozatokat az ellenırzési nyomvonal részeként biztonságos és megbízható körülmények között megırzik. A c) kérdésnél az Ön által alkalmazott megközelítésnek tartalmaznia kell, hogyan biztosíthatók az alábbiak: az áru megfelel az export esetében nyújtott preferencia követelményeinek, pl. eleget tesz a származási szabályoknak; a preferenciális származás alátámasztásához szükséges dokumentumok/számítások/költségelszámolás/folyamatleírások, valamint a tanúsítvány/ számlanyilatkozat biztonságos és megbízható módon való megırzése az ellenırzési nyomvonal részeként; a felhatalmazott alkalmazott aláírja, illetve idıben kiállítja a megfelelı dokumentumokat (pl. tanúsítvány vagy számlanyilatkozat); közepes vagy nagy értékő szállítmányok esetében nem állítanak ki számlanyilatkozatokat, kivéve ha a vám ezt jóváhagyta; a nem használt tanúsítványok biztonságos és megbízható módon való tárolása; és a tanúsítványokat a vámeljárásokban megkövetelt módon bemutatják a kivitel idıpontjában. 1.3.5 Adott esetben rendelkezésre kell bocsátani az alábbiakat: a nem uniós országok neve; és/vagy azoknak a gyártóknak a neve és címe, amelyek áruja esetében Önnek dömpingellenes vagy kiegyenlítı vámot kell fizetnie. Sorolja fel azokat a terméket, melyekre dömpingellenes vámok kerültek kiszabásra, illetve sorolja fel az ehhez hasonló termékeket megelızı három év vonatkozásában. II. szakasz Megfelelıségi nyilvántartás (a VK 5a. cikke, a VK-VHR 14h. cikke, az AEO-iránymutatás, 2. rész, II. szakasz, I.2.2) Megjegyzés: A Közösségi Vámkódex végrehajtási rendelkezéseinek (2454/93/EGK bizottsági rendelet) 14h. cikke értelmében a vámszabályok betartása tekintetében az Ön cégének és az 1.1.2, 1.1.3, 1.1.8 kérdéseknél megjelölt személyeknek az elıéletét a kérelmet megelızı utolsó három év adatai alapján kell figyelembe venni. Az említett idıszakban követhette el a vámszabályok súlyos vagy ismételt megszegését. A vámszabályok betartása tekintetében az elıélet azonban elfogadhatónak tekinthetı, ha azok megsértése csekély vagy elhanyagolható jelentıségőnek tekinthetı a vámügyi mőveletek/tevékenységek számához vagy méreteihez viszonyítva, és nem vet fel kétségeket az általános megfelelési szintet illetıen. Ebben az eljárásban a vám figyelembe veszi az alábbiakat: 15
szabálysértések/hibák, egészében véve és halmozódás alapján; azok gyakorisága annak megállapítása érdekében, hogy létezik-e valamilyen rendszeresen elıforduló probléma; létezett-e csalási szándék vagy mulasztás; önként értesítette-e a hatóságot az Ön által feltárt hibákról/szabálysértésekrıl; tett-e helyreállító intézkedéseket a jövıbeli hibák megelızése vagy minimalizálása céljából. Az elıélet akkor megfelelı, ha a szabálysértések elhanyagolható jelentıségőek a vám vonatkozású mőveletek számához vagy méreteihez viszonyítva. Annak megállapítása céljából, hogy mi tekinthetı elhanyagolható szabálysértésnek, az elsı figyelembe veendı irányelv az, hogy mindegyik eset egyedi, ezért azt az érintett gazdálkodó gazdasági tevékenységéhez viszonyítva kell kezelni. Az egyik esetben elhanyagolhatónak ítélt szabálysértés egy másik esetben súlyosnak bizonyulhat. Meg kell állapítani, hogy a szabálysértés alapvetıen a gazdálkodónak a vámszabályokra és vámügyi eljárásokra vonatkozó hiányos ismereteit tükrözi-e, vagy a hanyagság következményét jelentı szabálysértést. Amennyiben olyan döntés születik, hogy a szabálysértés elhanyagolhatónak tekinthetı, a gazdálkodónak bizonyítékkal kell szolgálnia azokra az elıirányzott intézkedésekre vonatkozóan, amelyeket a vámügyi tranzakciók során felmerülı hibák számának csökkentése érdekében kíván meghozni. Amennyiben a feltárt szabályszegésért a gazdálkodó vámügynöke a felelıs, akkor a gazdálkodónak bizonyítékkal kell szolgálnia azokra az elıirányzott intézkedésekre vonatkozóan, amelyeket a vámügynök által elkövetett szabályszegések számának csökkentése érdekében kíván meghozni. Célszerő a gazdálkodónak vámeljárásokként és a forgalom iránya szerinti (eljáráskódonkénti) bontásban kimutatást készítenie a vámügyleteirıl. A megfelelés ellenırzésénél a gazdálkodónak nyilatkoznia kell arról, hogy a hatóság végzett-e ellenırzést (vámérték vizsgálat, hatósági ellenırzés, utólagos ellenırzés, jövedéki és adóellenırzés) és az milyen eredménnyel zárult, vagy esetlegesen külsı szakértıvel végeztetett-e vámügyi auditot, mely pozitív és negatív megállapításokkal zárult. Amennyiben negatív megállapításra került sor, a feltárt hibák kiküszöbölésére milyen intézkedéseket vezetett be? Volt-e olyan, egyéb hatóság által végzett megfelelés-ellenırzés, mely az export és import tevékenységhez kötıdı vagy a vámhatóság hatáskörébe is tartozó kérdéseket vizsgált (környezetvédelmi hatóság, az áruk korlátozásával kapcsolatos forgalomra vonatkozó ellenırzés)? A fenti ellenırzések során szabtak-e ki utólagosan köztartozást, amennyiben igen, akkor köztartozások megfizetésre kerültek-e, illetve ha nem, annak mi volt az oka? A vámszabályok betartásánál a szabálytalanságok értelmezése legfıképp a gazdálkodónál feltárt az Unió és/vagy nemzeti pénzügyi érdekeket sértı hibákra vonatkozik. 2.1 a) Példák a feltárt szabályszegésekre: 1. 2006. március szeptember: Helytelen valutakódok használata a Kínából származó importok esetében, amely 5500 euró értékő többletvám és HÉA bejelentéséhez vezetett. 2. 2006. december: Negyedéves aktív feldolgozás felfüggesztésére vonatkozó nyilatkozat benyújtásának elmulasztása. 16
Ha több ilyen hiba létezik, adja meg azok teljes számát és legfontosabb okaiknak rövid összefoglalását. 2.1 b) Példák a fenti 2.1 a) pontban leírt két eset következtében hozott minıségbiztosítási intézkedésekre: 1. 2006. október 6.: A számítógépes rendszerben eszközölt módosítások, amelyek azt hivatottak megelızni, hogy a bejegyzéseket a bejelentett valuta ellenırzésének lezárása elıtt véglegesítsék. 2. Benyújtott függı nyilatkozat. Az aktív feldolgozás felfüggesztésére vonatkozó nyilatkozattal kapcsolatos eljárásokat felülvizsgálják, hogy tartalmazzák a negyedéves irányítási ellenırzéseket is, majd kiadják az érintett alkalmazottaknak. Az Ön minıségbiztosítási intézkedéseinek általában magukba kell foglalniuk az alábbiakat: a felelıs kapcsolattartó személy kijelölése az Ön vállalkozása keretében, aki jelenti a hatóságnak vagy más kormányzati szerveknek a szabálytalanságokat/hibákat, beleértve a bőncselekmény elkövetésének gyanúját is; a feljegyzések (például a hatóságnak és más szabályozó hatóságoknak benyújtott nyilatkozatok/bejelentések, a jóváhagyási/engedélyezési feltételeknek való megfelelés) készítésének és vezetésének pontosságára, teljességére, idıszerőségére vonatkozóan elvégzendı, dokumentálandó ellenırzésekkel kapcsolatos követelmények, beleértve az ellenırzések gyakoriságát is; az Ön eljárásainak teszteléséhez/bizonyításához szükséges belsı ellenırzési források felhasználása; hogyan történik az alkalmazottaknak a követelményekrıl/változásokról való értesítése; a jövıbeli ellenırzések gyakorisága; az eljárások betartásának biztosítását célzó irányítási ellenırzések. 2.2 Példák: 2006. május: A vámraktározási kérelem elutasítása a gazdasági igény hiánya miatt. 2007. június: A helyi vámkezelési eljárási engedély visszavonása a kiegészítı nyilatkozatok benyújtásának rendszeres elmulasztása miatt. A vámügyi kérelem/engedély elutasítása/felfüggesztése/visszavonása nem feltétlenül vonja maga után az Ön AEO-kérelmének elutasítását. III. szakasz Számviteli és logisztikai rendszer (a VK 5a. cikke, a VK-VHR 14i. cikke, az AEO-iránymutatás, 2. rész, I.2.3). A Vámkódex végrehajtási rendelkezéseinek 14i. cikk a) és b) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében olyan számviteli rendszert kell fenntartania, amely lehetıvé teszi a könyvvizsgálaton alapuló vámellenırzést. Annak érdekében, hogy lehetıvé tegye a hatóság számára a szükséges ellenırzések elvégzését, Önnek biztosítania kell a nyilvántartásokhoz való fizikai vagy elektronikus hozzáférést. Az elektronikus hozzáférés nem elıfeltétel az említett követelménynek való megfeleléshez. 17
A Vámkódex végrehajtási rendelkezéseinek 14i. cikk c) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében olyan rendszerrel vagy folyamatokkal kell rendelkeznie, amelyek különbséget tesznek a közösségi és a Közösségen kívüli áruk között, jóllehet az AEO-tanúsítvány Biztonság és védelem esetében nincs szükség e feltétel teljesítésére. Fontos megjegyezni, hogy ez az egyetlen eltérés a Biztonság és védelem tanúsítvány és a Vámjogi egyszerősítések/ Biztonság és védelem tanúsítvány között. A számviteli és logisztikai rendszerre vonatkozó kockázatok értelmezése tekintettel arra, hogy ennek az elvei szintén jogszabályban rögzítettek során figyelembe kell venni a VK- VHR 14i. cikkében foglaltakat. A VK-VHR 14i. cikk b) pontja szerinti hozzáférés értelemszerően jelenti a szükséges információkhoz való hozzáférés lehetıségét, amely lehet a dokumentumok, kinyomtatott adatok másolata (pl. az éves mérleg ellenırzése), informatikai adathordozó alkalmazása (nagyobb mennyiségő adatot kell átadni, és adatfeldolgozás is szükséges, pl. egy adott idıszakra vonatkozóan, ellenırzik az egy bizonyos szállítói számlán szereplı összes tranzakciót vagy azok valamilyen kivonatát), a kérelmezı számítógépes rendszerén keresztül - on-line - helyszíni ellenırzés során. Az áruk áramlását mutató nyilvántartások és a pénzügyi mozgást követı eljárások, alkalmazások közötti összhang csak kellıen dokumentált és ellenırzött formában bizonyítja a minimalizált kockázatot. Itt a kérdések éppen a szétválasztásra és az összefüggések vizsgálatára, valamint az adatok sértetlenségére terjednek ki. Mivel a kérelmezett tanúsítvány vámszempontú, így itt is megjelennek a harmadik országos termékekre vonatkozó kérdések, amelyek többek között garantálhatják a megfelelı származás igazolását. Természetesen e körben is irányadó jogszabályi elıírások (VK-VHR 14i. cikke) adják meg a válaszok és kockázatok megfelelı megközelítését. Az áruk áramlásának vizsgálata több kérdés kapcsán is felvetıdik. Legyen az a könyvelés, a nyilvántartások vagy a fizikai mozgás. Az áruk, információk és papírok útját követve, az egyes részlegek végrehajtó személyzetével való beszélgetések, és megfigyelés útján lehet ténylegesen nyomon követni. Kiindulási pont lehet a megrendelés visszaigazolása, a szállítás, a vámáru-nyilatkozat, a készletbevétel, a számla és a kifizetés. Hasznos lehet a másik irány végigkövetése is, azaz a szállító számlájától elindulva végigmenni a vállalaton belül a vámáru-nyilatkozathoz vezetı folyamaton. Ebben az esetben a fı kérdés, hogy a könyvelésbıl vissza lehet-e vezetni az árukat a vámárunyilatkozatig. Ez mutatja a piaci szereplı rendszerének alkalmasságát a készletek nyomon követésére és felgöngyölítésére. Itt merül fel, hogy ki felel a vámáru-nyilatkozatokkal kapcsolatos belsı ellenırzésért, valamint hogy ki a felelıs akkor, ha a feltárt hibák miatt a nyilatkozatokat ki kell igazítani, illetve elıfordulhat-e például a termelı gépsor javításakor olyan alkatrész beépülése, amely nem került bejelentésre. Fel kell tüntetni, fizikailag hol (milyen címen) tárolják a könyvelési nyilvántartásokat a tárolási hely részletes leírása: könyvelınél, bejelentett helyen, egyéb helyen. Be kell mutatni, hogy a kérelmezınek belsı vagy külsı könyvelıje van (végzettséget igazoló okmány, regisztrációs szám). A számvitelrıl szóló törvény elıírása alapján csak az végezhet könyvviteli szolgáltatást (könyvelést), aki a könyvviteli szolgáltatást végzık nyilvántartásba vételét végzı szervezettıl regisztrációs számot kapott. 18
A könyvvizsgálói jelentésnek a gazdálkodónál is fellelhetınek kell lennie, e nélkül nem helyezheti letétbe a beszámolóját. 1. alszakasz: Ellenırzési nyomvonal Számos vállalkozás és szervezet biztonsági okokból követeli meg a számviteli ellenırzési nyomvonal kialakítását az automatizált rendszereiben. Az ellenırzési nyomvonal az a folyamat vagy gyakorlat, amely során minden egyes könyvelési tételt a forrására való kereszthivatkozással látnak el annak érdekében, hogy könnyebb legyen a pontosságát ellenırizni. A teljes számviteli ellenırzési nyomvonal lehetıvé teszi az operatív tevékenységek életciklusának nyomon követését, kezdve az áru áramlásával, illetve a termékek beérkezésével, egészen azok feldolgozásáig és a vállalattól való elszállításáig. A teljes ellenırzési nyomvonal keretében nyilvántartás készül a rögzített adatokról, ami lehetıvé teszi, hogy nyomon kövesse egy bizonyos adat útját, attól a pillanattól kezdve, hogy bekerül az adatállományba, addig a pillanatig, amíg kikerül onnan. A számviteli rendszer általában az alábbiakat foglalja magába: Fıkönyv Értékesítési nyilvántartás Beszerzési nyilvántartás Eszközök Vezetıi elszámolások A logisztikai rendszer általában az alábbiakat foglalja magába: Értékesítési megbízások feldolgozása Beszerzési megbízások feldolgozása Gyártás Leltár tárolás, raktározás Fuvarozás/szállítás Szállítók/ügyfelek jegyzéke A teljes ellenırzési nyomvonal az áru áramlása, valamint a termékek beérkezése, feldolgozása és a kérelmezıtıl való elszállítása szempontjából lehetıvé teszi az operatív tevékenységek életciklusának nyomon követését. Ha a kérelmezı ISO tanúsítvánnyal rendelkezik, a kérdıív kitöltése során helyezzen hangsúlyt arra, hogy a gazdálkodónál történı egyedi testreszabás kapcsán, a minıségbiztosítási elveken túlmenıen az adaptálás figyelembe vette-e a Közösségi Vámkódex specialitását, mint például az áru származó helyzetének megállapíthatóságát. Ha a nyomvonal ezen szempontot mellızi, úgy a származásra, áru áramlásra vonatkozó kérdéseknél kell kockázat minimalizálását bemutatni és jelen kérdésnél a megfelelı pontra hivatkozni. A gazdálkodó az ellenırzési nyomvonalat a hatóság részére olyan adatbázisokhoz való hozzáférés biztosításával tudja igazolni, amelyek alapján, különösen a nem közösségi áruk nyomon követhetık (pl. saját vámadatbázis, raktárnyilvántartás, a könyvelésben erre vonatkozó adatok). Az ellenırzési nyomvonal áttekinthetısége céljából elınyös, ha a különbözı nyilvántartások között az elektronikus átjárhatóság biztosított. Itt kell bemutatni azon adatot, amely a termék nyomon követhetıségét a rendszerekben lehetıvé teszi, például rendelési szám, vagy egyedileg alkalmazott azonosító, amelyek alátámasztják a számviteli rendszerben az egy rendeléshez tartozó beszerzés 19
megvalósulását, az áru beérkezése és a termék ellenértékének kifizetése, részteljesítés esetében a teljes szerzıdés megvalósítása vonatkozásában. 3.1 Az ellenırzési nyomvonalnak az alábbiakat kell tartalmaznia: Értékesítések Beszerzések, beszerzési megbízások Leltár ellenırzése Tárolás (és tárolási helyek közötti mozgások) Gyártás Értékesítések, értékesítési megbízások Vámáru-nyilatkozatok, dokumentációk Fuvarozás Szállítás Számvitel, pl. számlázás, jóváírási és terhelési értesítések, átutalások/kifizetések 3.2. alszakasz: A számviteli rendszer 3.2.1 Tüntesse fel, ha az alábbiakat használja: a) Hardverek, így például: kizárólag egy szabadon álló személyi számítógép; hálózatba kötött számítógépek; egy szerver -alapú számítógéprendszer; egy mainframe-alapú rendszer; egyéb; b) Szoftverek, mint például számítógépes programok, amelyek lehetıvé teszik, hogy a számítógép olyan alkalmazásokat futtasson, vagy hajtson végre, amelyek támogatják a vállalkozást (pl. Windows, UNIX, stb.); c) Rendszerek, mint például (adja meg a szállító nevét): teljesen integrált vállalati erıforrás-tervezési (Enterprise Resource Planning, ERP) rendszer; a számviteli és logisztikai szoftver alkalmazások kombinációja; a kis- és közepes vállalkozásokra összpontosító üzleti szoftver megoldás; az Ön vállalkozása által vagy számára kifejlesztett szoftver megoldás. Megjegyzés: az engedélyezési folyamat során be kell mutatnia az alábbiakat: A számítógépesítés mértéke; A rendelkezésre álló hardver platform és a rajta futó operációs rendszer; A feladatok elválasztása a fejlesztési, tesztelési és mőveleti feladatok között; A feladatok elválasztása a felhasználók között; Hogyan ellenırzik a hozzáférést a rendszer különbözı részeihez; Voltak-e a standard csomagot érintı változtatások; A fıkönyvi számlák felsorolása; Használja-e a rendszer ellenırzés céljából a közbensı mérleget; Hogyan történik a vám/jövedéki adó/áfa nyilvántartása a fıkönyvben; Batch -típusú nyilvántartással dolgozik-e; Van-e kapcsolat a készletnyilvántartás és a pénzügyi nyilvántartás között; Hogyan kezeli a nyilvántartásait, ha ezeket egy harmadik fél szoftver szolgáltató kezeli. 20