Tájékoztató az Elektronikus Közúti Áruforgalom Ellenőrző Rendszerben a bejelentési kötelezettség teljesítésének előfeltételeként szükséges regisztráció folyamatáról 1. A regisztrációról általánosságban Az 5/2015. (II.27.) NGM rendelet 3. (1) (a továbbiakban: Rendelet) bekezdésének hatálya alá tartozó tevékenységet folytató adózót a jogszabályhely 7-8. -ában meghatározott adatok tekintetében bejelentési kötelezettség terheli. Ezen kötelezettség teljesítésére szolgáló elektronikus felület a www.ekaer.nav.gov.hu oldalon található. A bejelentés előfeltétele az adózó, az adózó törvényes képviselője, illetőleg állandó meghatalmazottja élő ügyfélkapus hozzáférése. Az ügyfélkapus hozzáférés birtokában a bejelentési kötelezettség teljesítéséhez szükséges az adózó, az adózó törvényes képviselőjének, állandó meghatalmazottjának egyszeri regisztrációja az EKAER elektronikus felületén. Az EKAER regisztrációt olyan személy jogosult elvégezni, aki a bejelentésre kötelezett vagy annak képviseletére jogosult. Így az adózó vagy törvényes képviselője, valamint az is, aki a NAV nyilvántartásában állandó meghatalmazottként szerepel, vagy az adóügyek elektronikus intézésére az adózó a T180 jelű adatlapon feljogosította, és rendelkezik ügyfélkapuval. Az adózó törvényes képviselőjének az adóhatóság nyilvántartásában szereplő olyan személy tekinthető, aki az adózóra irányadó jogszabályok (pl. cégjogi szabályok) szerint az adózó képviseletére jogosult. A törvényes képviselői minőség elsősorban a T180-as adatlap E/7. rovatában jelöltek alapján ellenőrizendő, ennek hiányában az adóalany-nyilvántartás adataiból. Állandó meghatalmazás vagy az adóügyek elektronikus intézése abban az esetben vehető a regisztráció során figyelembe, ha a meghatalmazottak valamennyi adóügy elektronikus intézésére jogosultak ( T180-as adatlap E/10. a. rovatában jelölték ezt, vagy amiatt, hogy T180-as adatlap E/8. rovatában jelölték, hogy rendelkeznek teljes körű, AMO-s meghatalmazással,) valamennyi bevallás, adatszolgáltatás és elektronikusan teljesíthető bejelentés, beadvány kérelem intézésére jogosultak ( T180-as adatlap E/11.a. rovatában jelölték) valamennyi bejelentés/beadvány/kérelem elektronikus intézésére jogosultak (T180-as adatlap E/11.a. rovatában jelölték) valamennyi ügycsoportra vonatkozóan van állandó meghatalmazása ( VAMO adatlapon) Papíralapú bejelentések vagy Bejelentések teljesítése ügycsoportra vonatkozóan van állandó meghatalmazása ( VAMO adatlapon) A Rendeletszerinti kötelezettség bejelentési kötelezettség, így arra külön kódkocka rendszeresítése akár a T180, akár a VAMO adatlapon szükségtelen. A fenti feltételek valamelyikével rendelkező személyi kör az EKAER szempontjából ún. elsődleges felhasználónak minősül. A bejelentésre kötelezett regisztrációját első ízben elvégző elsődleges felhasználó az ún. kulcsfelhasználó a regisztrációt követően teljeskörű jogosultsággal rendelkezik, mely azt jelenti, hogy jogosult más (akár elsődleges, akár másodlagos) felhasználók EKAER jogosultságait kezelni mindaddig, míg a bejelentésre kötelezett adózó és az ő személye, mint elsődleges felhasználó a törvényi feltételeknek megfelel. 1
A jogosultságok tekintetében lehetőség van azok létrehozására, módosítására, illetve visszavonására. Fontos, hogy amennyiben a bejelentésre kötelezett több törvényes képviselője, illetőleg állandó meghatalmazottja kíván regisztrálni, a bejelentésre kötelezett adózóhoz tartozó, már regisztrált elsődleges felhasználó, az ún. kulcsfelhasználó tudja a többi képviselő tekintetében a további elsődleges felhasználói regisztrációt megtenni. Természetesen a későbbiekben bármelyik, már regisztrált elsődleges felhasználó teljeskörű jogosultsággal rendelkezik. Amennyiben egy adózó tekintetében több elsődleges felhasználó regisztrált az EKAER elektronikus felületén, ők egymás e-mail címét, telefonszámát, valamint jelszavát módosíthatják. A későbbi belépési korlátok elkerülése érdekében fokozott figyelmet kell fordítani az adatmódosításra. 2. Az elsődleges felhasználó regisztrációja Az elsődleges felhasználó regisztrációjának feltétele egy élő ügyfélkapus hozzáférés megléte. Amennyiben az elsődleges felhasználóként regisztrációra jogosult személy ilyennel nem rendelkezik, ügyfélkapunyitásra a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalában, a fővárosi és megyei kormányhivatalokban, ezek járási hivatalainál, az állami adóhatóság központi ügyfélszolgálatain és kijelölt kirendeltségein, a Magyar Posta Zrt. hivatalaiban, valamint Magyarország diplomáciai és konzuli képviseletein van lehetősége. Az adózó vagy a képviseletére jogosult személy az EKAER elektronikus felületének REGISZTRÁCIÓ menüpontjában első lépésben bejelentkezik az ügyfélkapuba a felhasználónevének, valamint jelszavának megadásával. A megadott adatok alapján az ügyfélkapu a felhasználó azonosítását kísérli meg. 2
Amennyiben a regisztrációt végző személy az azonosítás sikertelensége ellenére rendelkezik élő ügyfélkapus hozzáféréssel, azonban az azonosítás többször sikertelen, a hiba elhárítása érdekében az ügyfélkapunyitásra jogosult szervezetekkel történő kapcsolatfelvétellel lehetséges. A beazonosítás sikere esetén következő lépésként a regisztrációt végző személy természetes azonosító adatainak, valamint adóazonosító jelének megadása szükséges a viszontazonosítás érdekében. Az adóazonosító mellett a természetes személyazonosító adatok megadása annak érdekében szükséges, hogy az esetleges elírásból fakadó hibák könnyebben kiszűrhetőek legyenek. A születési név megadása - változatlanságára figyelemmel - annak érdekében szükséges, hogy az esetleges jövőben bekövetkező névváltozások ne okozzanak fennakadást a későbbi bejelentkezések alkalmával. 3
Amennyiben az adatok megadásakor a regisztrációt végző személy természetes személyazonosító adatainak megadásakor elírás történik, az alábbi hibaüzenet jelenik meg: A megadott adatok alapján az azonosítás sikertelen. A viszontazonosítás során vizsgálja a rendszer azt, hogy az előbb megadott azonosító adatokkal létezik-e regisztrált felhasználó. Amennyiben már létezik felhasználó, lehetőség van annak kiválasztására, hogy a regisztrációt végző személy a létező felhasználónevével, vagy új felhasználónévvel kíván regisztrálni. Ennek különösen akkor lehet jelentősége, mikor egy személy több adózó nevében regisztrál, illetve teljesít bejelentést. 4
Természetesen a regisztrálni szándékozó személy dönthet úgy is, hogy nem a már meglévő, hanem egy újabb felhasználónévvel és jelszóval kíván regisztrálni. Ebben az esetben A létező felhasználóval szeretné a regisztrációt elvégezni kérdésre adott nem válasz esetén új felhasználónevet is meg kell adni. A program ellenőrzi, hogy az újként megadott felhasználónév különbözik-e az eddigi(ek)től. Ezt követően a bejelentésre kötelezettre vonatkozó adatok megadása szükséges. Elsőként a bejelentésre kötelezett ügyfél típusának, valamint adóazonosító számának megadásával. 5
Amennyiben a bejelentésre kötelezett nem minősül társas vállalkozásnak vagy egyéb szervezetnek, hanem egyéni vállalkozó, vagy őstermelő, úgy az ügyféltípus legördülő menüjében az egyéni vállalkozó opció választását követően az adószámon kívül az adóazonosító jelet is szükséges megadni. Ha az ügyfélkapu viszontazonosítás alapján a regisztrációt végző személy nem folytathatja a regisztráció menetét, az alábbi hibaüzenet jelenik meg: A megadott adózó adatai alapján a regisztráció nem lehetséges. Ez a hibaüzenet több okot jelölhet, így például, hogy az adózó tevékenységét megszüntette, kényszertörlés alatt áll, adószámát törölték, elhalálozott. Sikeres ügyfélkapu viszontazonosítás esetén a regisztráció az alábbi képernyőkön szereplő adatok megadásával folytatható. 6
A szürke színnel jelölt mezőket a rendszer automatikusan emeli be a megadott adóazonosító szám alapján. A külföldi székhelyű adózók esetében lehetőség van a legördülő menüben az ország kiválasztására.. Sikeres regisztráció esetén megjelenik a bejelentkezési képernyő. 7
Amennyiben a bejelentésre kötelezett képviseletére több személy is jogosult, úgy lehetőség van több elsődleges felhasználó rögzítésére. A regisztrációt első ízben teljesítő adózó/törvényes képviselő/állandó meghatalmazott, mint elsődleges felhasználó (kulcsfelhasználó) a FELHASZNÁLÓK KEZELÉSE menüpont alatt az +ÚJ HOZZÁFÉRÉS gomb kijelölése után megjelenő ablakban jelenthet be további elsődleges felhasználókat. Ebben az esetben a létrehozni kívánt felhasználó adóazonosító jelének megadása szükséges annak érdekében, hogy a törzsnyilvántartás/képviseleti törzsnyilvántartás alapján a létrehozni kívánt elsődleges felhasználó azonosítható legyen. Amennyiben az adóazonosító jel mező üres marad, vagy a törvényes képviselői/állandó meghatalmazotti minőség nem állapítható meg, a felhasználót másodlagos felhasználóként regisztrálja a rendszer. Amennyiben a bejelentésre kötelezett adózó az állandó meghatalmazottnak (pl. egy cég az állandó meghatalmazott könyvelő részére) nem kíván elsődleges felhasználói jogosultságot biztosítani, csupán másodlagos felhasználóként kívánja az EKAER-ben regisztrálni, úgy az adóazonosító jel mezőt ne töltse ki. 8
Az elsődleges felhasználó a jogosultságok külön megjelölése nélkül is teljes körű jogosultsággal rendelkezik az EKAER rendszerben az alábbi jogok tekintetében: a) Bejelentések kezelése b) Lerakodás bejelentése c) Pénzügyi adatok megtekintése d) Belépés e) Felhasználók kezelése A Bejelentések kezelése jogosultság szolgál az EKAER felületen már bejelentett, aktív státuszú EKAER számok lezárására. A Lerakodás bejelentése jogosultság szolgál a már bejelentett, aktív státuszú EKAER szám alatt bejelentett áruk megérkezésének bejelentésére. Ez a jogosultság Belföld-Belföld viszonylatban az EKAER szám kérésekor, illetőleg azt követően megadható a címzett részére is. Amennyiben a címzett ilyen jogosultsággal rendelkezik, az EKAER rendszerbe belépve ez a főmenüben az Átvétel bejelentése alatt látható. Itt megadható az átvétel időpontja, valamint lehetőség van a rendszám megadására is. 9
A Pénzügyi adatok megtekintése jogosultsággal lehetséges az EKAER szám iránti bejelentés megtétele, valamint a már regisztrált, aktív státuszú EKAER számok tekintetében az érték, valamint a súlyadatok módosítása. A Belépés jogosultsággal lehetséges a felületre történő belépés. A Felhasználók kezelése jogosultság szolgál a megadott felhasználói adatok módosítására. Az elsődleges felhasználó regisztrálásakor szükséges megadni a felhasználó email címét, amelyet az EKAER rendszer kommunikáció során használ. A regisztrációt követően a megadott email címre a felhasználó értesítést kap a rendszerben megadott felhasználónevéről. Ebben az esetben azonban az email kizárólag tájékoztatásként szolgál, további jóváhagyás, illetve annak véglegesítése nem szükséges. 3. A regisztráció megszűnése Amennyiben az elsődleges felhasználó képviseleti jogosultsága a NAV és/vagy a cégnyilvántartás adatai alapján megszűnik, vagy ügyfélkapus regisztrációval nem rendelkezik már, úgy a továbbiakban az EKAER rendszerbe sem léphet be. Ezekben az esetekben az alábbi hibaüzenet jelenik meg a rendszerben: Nem rendelkezik képviseleti jogosultsággal. Ebben az esetben, amennyiben a törvényes képviselő, illetve állandó meghatalmazott a továbbiakban is el kíván járni az adózó nevében, szükséges képviseleti jogosultságának helyreállítása, illetőleg új ügyfélkapus hozzáférés kialakítása. Ezt követően a regisztráció helyreállítása érdekében fel kell vennie a kapcsolatot a bejelentésre kötelezett adózó adóügyeiben illetékes adóigazgatósággal. A regisztráció megszűnik továbbá, ha az adózónál bekövetkezett változás miatt a bejelentés teljesítése nem lehetséges. Ebben az esetben az alábbi hibaüzenet jelenik meg: Az adózó azonosítása sikertelen. A megadott adózó adatai alapján a regisztráció nem lehetséges. 4. A regisztráció megszüntetése A regisztrációt sikeresen elvégző elsődleges felhasználónak nincs lehetősége saját magát törölni a felhasználók közül. A regisztráció törlése érdekében fel kell venni a kapcsolatot a bejelentésre kötelezett adózó adóügyeiben illetékes adóigazgatósággal. Amennyiben az elsődleges felhasználó másodlagos felhasználókat hozott létre, úgy azok jogosultságait meg is szüntetheti. A törölhető másodlagos felhasználónál a képernyőn a lenti piros színnel jelölt ikon jelenik meg. 10
5. Másodlagos felhasználó(k) bejelentése Sikeres EKAER-es regisztrációt követően az elsődleges felhasználó jogosult az EKAER felületen a bejelentésre kötelezetthez ún. másodlagos felhasználókat felvenni, eltávolítani, azok jogosultságait kezelni. Másodlagos felhasználónak az tekinthető, aki az adózó nevében bejelentést teljesíthet. Fontos, hogy az Art. 22/E (8) bekezdése alapján az EKAER felületen történő bejelentéshez szükséges felhasználónévvel és jelszóval rendelkező személyek által teljesített valamennyi bejelentés az adózó nevében tett jognyilatkozatnak minősül, ezért a jogosultságok biztosítása során igen körültekintően kell eljárni! Amennyiben a regisztrációt végző elsődleges felhasználó a regisztráció során nem adja meg a regisztrálni kívánt személy adóazonosító jelét, a rendszer másodlagos felhasználói jogosultságot hoz létre függetlenül attól, hogy a regisztrálni kívánt személy az adózó törvényes képviselője, vagy állandó meghatalmazottja. Fokozott figyelemmel kell lenni tehát arra, hogy adóazonosító jel hiányában az adózó törvényes képviselője, illetőleg állandó meghatalmazottja nem azonosítható be a NAV nyilvántartásai alapján. Szintén másodlagos felhasználóként jön létre a regisztráció akkor, ha az elsődleges felhasználó a regisztrálni kívánt személy adóazonosító jelét megadja ugyan, de a törvényes képviselői/állandó meghatalmazotti minőség a NAV nyilvántartásai alapján nem állapítható meg. Amennyiben az elsődleges felhasználó másodlagos felhasználókat kíván regisztrálni az adóazonosító jel megadása nem kötelező. Az elsődleges felhasználó több másodlagos felhasználó regisztrációjára jogosult. A felületre történő belépést követően a FELHASZNÁLÓK KEZELÉSE menüpont alatt az +ÚJ HOZZÁFÉRÉS gomb kijelölése után megjelenő ablakban a további felhasználók számára az EKAER felület eléréséhez szükséges adatok adhatók meg. Ez a menüpont szolgál arra, hogy az új felhasználók számára a jogosultságok terjedelmét meghatározza az elsődleges felhasználó. Ezen jogosultságok az alábbiak lehetnek: a) Bejelentések kezelése b) Lerakodás bejelentése c) Pénzügyi adatok megtekintése d) Belépés e) Felhasználók kezelése A Bejelentések kezelése jogosultság szolgál az EKAER felületen már bejelentett, aktív státuszú EKAER számok lezárására. A Lerakodás bejelentése jogosultság szolgál a már bejelentett, aktív státuszú EKAER számon alatt bejelentett áruk megérkezésének bejelentésére. Ez a jogosultság Belföld-Belföld viszonylatban az EKAER szám kérésekor, illetőleg azt követően megadható a címzett részére is. A Pénzügyi adatok megtekintése jogosultsággal lehetséges az EKAER szám iránti bejelentés megtétele, valamint a már regisztrált, aktív státuszú EKAER számok tekintetében az érték, valamint a súlyadatok módosítása. A Felhasználók kezelése jogosultság szolgál a megadott felhasználói adatok módosítására. Ezen jogosultság a másodlagos felhasználók esetében nem jelölhető. Ennek oka, hogy a másodlagos 11
felhasználók jogosultsága csak az elsődleges felhasználók által módosítható, illetve szüntethető meg. A másodlagos felhasználó nem jogosult további másodlagos felhasználók regisztrálására! A másodlagos felhasználó regisztrálásakor szükséges megadni a felhasználó email címét, amelyet az EKAER rendszerrel kapcsolatos kommunikáció során használ. A regisztrációt követően a megadott email címre a felhasználó értesítést kap a rendszerben megadott felhasználónevéről. A regisztráció véglegesítéséhez szükséges az email-ben megküldött linkre kattintás. 6. A bejelentkezés Az EKAER rendszerbe történő bejelentkezéskor a felhasználó mindig a bejelentésre kötelezett adózó nevében lép be, ezért a bejelentkezéskor meg kell adni a kötelezett adóazonosító számát, valamint a felhasználót azonosító felhasználónevet és jelszót. Az elsődleges felhasználó ezen túlmenően minden belépése alkalmával ügyfélkapun keresztül azonosítja magát. Valamennyi bejelentkezés során megtörténik a törvényes képviselői/állandó meghatalmazotti minőség ellenőrzése, amennyiben ezek megszűnnek, a korábbi elsődleges felhasználókénti regisztráció ellenére sem lehet a bejelentkezni. 12
A másodlagos felhasználó esetében nem szükséges ügyfélkapus hozzáférés megléte, a rendszer az ő esetében nem kér ügyfélkapus beazonosítást a bejelentkezéshez. 7. Elfelejtett jelszó funkció Amennyiben a felhasználó a bejelentkezést azért nem tudja megtenni, mert a korábban megadott jelszavára nem emlékszik, lehetősége van az elfelejtett jelszó újbóli megküldését kérni. A jelszóprobléma megoldásához a felhasználónak szükséges megadnia a rendszerben regisztrált felhasználónevét, és email címét. Fontos, hogy ugyanaz az email cím kerüljön megadásra, amivel a felhasználó korábban regisztrált, vagy őt korábban regisztrálták, mivel a rendszer kizárólag ezen email címre küld értesítést. Ezt követően a rendszer a megadott email címre megküldi azt az ideiglenes jelszót, amellyel a bejelentkezés lehetséges. Fontos azonban, hogy az ideiglenes jelszót a bejelentkezést követően a felhasználó megváltoztassa. Ezt a FELHASZNÁLÓK KEZELÉSE menüpont alatt a saját adatainak szerkesztésével teheti meg. 13
Az elfelejtett jelszó funkció esetében külön figyelemmel kell lenni arra, hogy amennyiben egy felhasználónévvel több céghez történt regisztráció, valamennyi, az azonos felhasználónévhez tartozó jelszó ellenőrzése is szükséges. 8. Szállítmányozói regisztráció Az Elektronikus Közúti Áruforgalmi Ellenőrző Rendszer működéséről szóló 5/2015. (II. 27.) NGM rendelet (R.) 14. (2) bekezdése lehetőséget biztosít az adózónak arra, hogy a fuvarozásban részt vevő partnereit (továbbiakban: szállítmányozó) felhatalmazhassa meghatározott adatok (tömeg, ellenérték, rendszám adatok) tekintetében - a jellemzően a fuvarozás során előálló rendkívüli események hatására (pl. műszaki meghibásodás) bekövetkező - változások bejelentésére. A felhatalmazás megadására a bejelentésre kötelezett adózó nevében eljáró személyek közül kizárólag az elsődleges felhasználója jogosult, a szállítmányozó regisztrációs számának megadásával. A felhatalmazás megadásának tehát előfeltétele egy előzetes regisztráció, ez az ún. szállítmányozó. FONTOS, hogy az ún. szállítmányozói regisztráció nem adózói regisztráció! Amennyiben a szállítmányozó regisztrálni kíván az EKAER rendszerben, azt az ekaer.nav.gov.hu oldalon a szállítmányozói regisztráció menüpont alatt tudja megtenni. A regisztrációhoz szükséges megadni a felhasználók, valamint a cég adatait. 14
Amennyiben a regisztráció sikeres volt, úgy aktiváló e-mail kerül kiküldésre a regisztráció során megadott email címre. A regisztráció véglegesítése az aktiváló e-mailben kapott linkre kattintással tehető meg. 15
Ezt követően a rendszer automatikusan a bejelentkezési képernyőre navigál. A szállítmányozói regisztráció menüpontban is lehetőség van további felhasználók felvételére és részükre különböző jogosultságok biztosítására. Minden felhasználó esetében szükséges az aktiválás a regisztráció véglegesítéséhez. 16
A sikeres szállítmányozói regisztrációval egyidejűleg az szállítmányozóként megadott cég egy egyedi azonosító számot kap, mely alapján ahogyan arról az előzőkben is tájékoztatást adtunk lehetséges a bejelentésre kötelezett adózókhoz történő hozzárendelés. Ezen hozzárendelést kizárólag az elsődleges felhasználók jogosultak megtenni a Felhasználók kezelése menüpont Engedélyezett szállítmányozók kezelése almenüjében. Itt az Új szállítmányozó gombra kattintva, az alábbi képernyő jelenik meg, melyen meg kell adni az egyedi szállítmányozói azonosítót, valamint a jogosultsági szintet, mely kiterjedhet a rendszám, az áru tömegének, valamint az áru értékének módosítására: 17
Fontos, hogy a jogosultsági szint ugyanazon szállítmányozó esetében minden bejelentésre vonatkozóan azonos, nem lehetséges különböző jogosultságok beállítása az egyes bejelentésekhez igazítva. A bejelentések megtételére, valamint azok módosítására jogosultsággal rendelkező személynek lehetősége van az elsődleges felhasználó által engedélyezett, és felvett szállítmányozót megjelölni az EKAER szám kérésekor, illetve azt követően is. A bejelentést végző személy kizárólag azon szállítmányozókat tudja kiválasztani a legördülő menüből, akik az adott céghez felvételre kerültek. A szállítmányozó kiválasztásával egyidejűleg a legördülő menüben kiválasztható, hogy a szállítmányozó a bejelentett súly, érték, valamint rendszám adatokat módosíthassa Természetesen az EKAER szám lezárásáig/törléséig a jogosultság megadható, illetve elvehető a szállítmányozótól. 18