MIR 2016 Lloyd Ipartestületi Szakképző Iskola 1
A KÉZIKÖNYV CÉLJA, FELÉPÍTÉSE ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK A Felnőttképzési Minőségbiztosítás kézikönyv célja, hogy leírja az intézmény által működtetett felnőttképzési minőségbiztosítási rendszert, amelyet a 2013. évi LXXVII. törvény, a 393/2013. (XI. 12.) Korm. rendelet, az 58/2013. (XII. 13.) NGM rendelet és a szervezet minőségstratégiájával és minőségpolitikájával összhangban vezettek be. A Kézikönyv tájékoztató és leíró dokumentum az intézmény által végzett folyamatos minőségbiztosítási önértékelési tevékenységről. Az itt megállapított minőségbiztosítási alapelveket és folyamatokat használja fel az intézmény felnőttképzési rendszere hatékonyságának felülvizsgálata, ill. a szükséges változtatások elgondolása során. A KÉZIKÖNYV FELHASZNÁLÁSA A kézikönyv és a minőségbiztosítási rendszer a Felnőttképzők Szövetségének szellemi terméke. Felhasználni csak az arra jogosult szerződéssel rendelkező, rendszer azonosító számmal rendelkező felnőttképző intézmény számára engedélyezett. A Felnőttképzési Minőségbiztosítási Kézikönyv sokszorosítása csak a regisztrációs számmal rendelkező felnőttképző számára megengedett, saját szervezetén belüli felhasználásra. A Felnőttképzési Minőségbiztosítási Kézikönyv továbbadása, sokszorosítása arra nem jogosult felnőttképző intézmények számára tilos! A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZER ALKALMAZÁSI TERÜLETE A minőségbiztosítási rendszer kizárólag a felnőttképzés területeit öleli fel. Figyelembe veszi az intézmény dolgozói létszámát és szervezeti felépítését, valamint az intézmény működési folyamatait, azonban a kézikönyv csak és kizárólag az intézmény felnőttképzésre vonatkoztatott tevékenységét és felnőttképzési struktúráját mutatja be. A kialakított minőségbiztosítási rendszer összhangban van az intézmény méretével és képzéseinek összetettségével, egyszerű és rugalmas, amely képes az intézmény által támasztott belső, valamint a felnőttképzési irányelvek által támasztott külső igényeket és elvárásokat kielégíteni. Emellett nagy hangsúlyt fektet a vonatkozó jogszabályi és törvényi előírások követésére és betartására is. Az intézmény olyan rendszert alakított ki, amely összhangban van: partnerek (vevők) elvárásaival, a magyar felnőttképzési rendszer által támasztott követelményekkel, valamint az intézmény működési sajátosságaival. 2
Mindezek biztosítják, hogy az intézmény valamennyi felnőttképzéssel kapcsolatos folyamata tervezett, szabályozott körülmények között, működésével, tevékenységével, illetve az általa nyújtott szolgáltatásokkal szemben támasztott valamennyi külső és belső elvárást kielégítve menjen végbe. AZ INTÉZMÉNY ALAPADATAI Az intézmény neve: Lloyd Ipartestületi SzakképzőIskola Az intézmény székhelye: 9022 Győr,Arany János utca 31/a Az intézmény adószáma: 18140314-1-08 Az intézmény cégjegyzékszáma: Az intézmény ügyfélszolgálata: H-K-SZ-Cs-P 9:16 (Liszt Ferenc utca 8.) K 11:30-13:30 (Arany János utca 31/a) Nyilvántartási szám: E-mail cím: lloyd.szakiskola@gmail.com Honlap: www. lloydiskola.hu A DOKUMENTÁLÁS KÖVETELMÉNYEI A DOKUMENTÁCIÓS RENDSZER FELÉPÍTÉSE A minőségbiztosítási rendszer működését négyszintű dokumentációs rendszerben írtuk le: I.szint II.szint III.szint IV. szint Felnőttképzési Minőségbiztosítási Kézikönyv: amely a felnőttképzési Minőségbiztosítási Keretrendszer követelményeinek való megfelelés módját írja le, vagyis lefedi az intézmény minőségbiztosítási rendszer minden folyamatát. Követelményprofilok: azon folyamat-jellemzőknek a megállapításait és szabályozását jelenti, melyeket a jogszabályi helyek konkrét módon előírnak a minőségi követelmények alapjaként, illetve kötelező jelleggel olyan minőségi követelményeket, melyekre konkrét jogszabályi hivatkozás hiányában eljárási kötelezettség nem áll fent. Eljárások: az 58/2013 NGM rendelet (3) bekezdés követelménye szerint. A képzés megvalósításával összefüggő dokumentumok: feljegyzések, nyilvántartások, bizonylatok, amelyek a felnőttképzési szolgáltatás dokumentálásával, minőségével és a felnőttképzési minőségbiztosítási rendszer működésével kapcsolatosak, összhangban a Fktv 15. -val. A felnőttképzési minőségbiztosítási rendszer dokumentumainak típusai: Szabályozás Formanyomtatvány Olyan írásos dokumentum, mely szabályozza a felnőttképző intézmény minőségbiztosítási rendszerének működtetését. (kézikönyv, eljárások és követelményprofilok) A szabályozó dokumentumok szükség esetén módosíthatóak. Olyan írásos dokumentum (pl. feljegyzések, nyilvántartási, bizonylat), 3
Külső dokumentum mely felnőttképző intézmény működése során vagy azzal kapcsolatba keletkezett és amelyekkel igazolni lehet a rendszer hatásos működését, és az előírt követelményeknek való megfelelőségét. A kitöltött formanyomtatvány bizonyító erejű, így nem módosíthatóak. Olyan dokumentum és adat, amely nem az intézményi minőségbiztosítási rendszer előírásaiban keletkezett, de szükséges a minőségbiztosítási rendszer követelményeinek kielégítéséhez. A külső dokumentumok a külső forrás által módosíthatóak, így hatályukat, érvényességüket folyamatosan figyelemmel kell kísérni. DOKUMENTUMOK KEZELÉSE A SZABÁLYOZÓ DOKUMENTUMOK KÉSZÍTÉSI RENDJE Az intézmény szabályozó dokumentumainak készítése a minőségirányítási vezető irányításával történik, munka során a következő alaki követelményeknek kell megfelelni: Folyamat Azonosítás Kötelező tartalmi elem Készítő felelősségi szintje Jóváhagyó felelősségi szintje Nyilvántartás Módosítás dokumentálása Módosítás jóváhagyás felelősségi szintje Visszavonás dokumentálása Törzspéldány tárolása Dokumentum-típusok Szabályozások Kiadás száma (azonosító szám verziókövető futó sorszámmal) és dátuma, pontos megnevezés Az intézmény hivatalos elnevezése Nyilvántartásba vételi szám Adott dokumentumban meghatározott Képviseletre jogosult, vagy általa meghatalmazott személy Minőségbiztosítási dokumentumok és formanyomtatványok nyilvántartása Minőségbiztosítási dokumentumok és formanyomtatványok változáskövető lapja Képviseletre jogosult, vagy általa meghatalmazott személy ÉRVÉNYTELEN felirat, visszavonás dátuma Intézményi minőségirányítási vezető Formanyomtatványok Kiadás száma (azonosító szám verziókövető futó sorszámmal) és dátuma, pontos megnevezés Az intézmény hivatalos elnevezése Nyilvántartásba vételi szám Adott dokumentumban meghatározott Képviseletre jogosult, vagy általa meghatalmazott személy Minőségbiztosítási dokumentumok és formanyomtatványok nyilvántartása Minőségbiztosítási dokumentumok és formanyomtatványok változáskövető lapja Képviseletre jogosult, vagy általa meghatalmazott személy Csere a formanyomtatványok nyilvántartásában. 4
Kapcsolódó dokumentumok: Belső dokumentumok és formanyomtatványok nyilvántartó lap. Minőségbiztosítási dokumentumok és formanyomtatványok változáskövető lapja. IRAT- ÉS ADATVÉDELMI SZABÁLYOK Iratot, a képzést igénybevevőkre vonatkozó személyes adatokat a munkaköri feladat ellátásán kívül az intézményből kivinni csak a képviseletre jogosult engedélyével lehet, úgy, hogy annak tartalmát illetéktelen személy ne ismerhesse meg. Az intézmény irataiba az adatvédelmi szabályok betartásával csak az tekinthet bele, akinek munkájával, tevékenységével összefügg feladatok ellátása ezt indokolja. A betekintés személyiségi jogokat nem sérthet. Hatósági és más szerveknek adatokat és információkat csak írásos megkeresés és jogszabályi kötelezettség alapján, a hivatalos eljárás mértékéig lehet rendelkezésre bocsátani. A kiadott információk, adatok személyiségi jogokat nem sérthetnek. Az intézmény bármely dokumentumáról másolat kizárólag a képviseletre jogosult, vagy általa meghatalmazott személy engedélyével adható ki. A másolatot küldő igény esetén Az eredetivel egyező másolat felirattal, keltezéssel és a képviseletre jogosult, vagy általa meghatalmazott személy aláírásával kell ellátni. Belső informatikai rendszer használata esetén, illetve külső adatszolgáltatás elektronikus úton történő teljesítésénél elektronikus nyilvántartást kell vezetni az adott felületre belépésre jogosultak köréről, illetve hatásköréről. A VEZETŐSÉG FELELŐSSÉGE ELKÖTELEZETTSÉG Az intézmény vezetői elkötelezettek a minőségbiztosítási rendszer kialakítása, hatékony működtetése és folyamatos fejlesztése iránt. Ennek érdekében a vezetők: rendszeres belső képzéssel és folyamatos napi kommunikációval erősíti mind a belső (alkalmazott), mind a külső (megbízási/alvállalkozói szerződés) munkatársainkban a partnerek által elvárt minőségi színvonal ismérveit, folyamatosan tájékoztatja a munkatársakat és partnereket a vonatkozó törvények és egyéb jogszabályok által támasztott követelményekről illetve az ezeknek való mindenkori megfelelés fontosságáról, minőségpolitikát fogalmaz meg és tesz közzé a minőségi stratégia részeként, 5
minőségcélokat valamint minőségi jellemzőkhöz rendelt célértékeket határoz meg, és nyomon követi azok teljesülését, a rendszeres vezetőségi átvizsgálások során teljes körűen felülvizsgálja a minőségbiztosítási rendszert és az intézmény tevékenységét a működés során gyűjtött adatok alapján, biztosítja a szükséges emberi, tárgyi és anyagi erőforrások rendelkezésre állását, a minőségbiztosítási megvalósításába bevonja a külső és belső érdekelt feleket. Kapcsolódó dokumentumok: Felelősségi és hatáskör mátrix. Szervezeti felépítés. VEVŐKÖZPONTÚSÁG Az intézmény vezetősége és a minőségirányítási vezető egyaránt felelős a képzésben résztvevők és a partnerek által megfogalmazott elvárások egyértelmű meghatalmazásáért, valamint azoknak a lehető legmagasabb színvonalon való teljesítéséért annak érdekében, hogy az intézmény képzésben résztvevői és partnerelégedettségi mutatói folyamatosan a legmagasabb eredményt érjék el. MINŐSÉGSTRATÉGIA ÉS MINŐSÉGPOLITIKA KIALAKÍTÁSA MINŐSÉGSTRATÉGIA Az intézmény minőségre vonatkozó intézményi stratégiája a képzés minőségének biztosításának fő irányvonalát jelenti. Az intézményi stratégia elemei: A felnőttképző intézmény egész szervezetét átfogó, minőségben és rendszerben való gondolkodást elősegítő vezetési kultúra megvalósítása. A felnőttképzési folyamatok valamennyi területére kiterjedő iránymutatás adása, mely koordinálja a működési folyamatokat. Az önértékelésen alapuló összehasonlítási és mérési eszköz nyújtása, mely segít a működési bizonytalanság csökkentésében és a folyamatos fejlesztésben. Az ösztönzés, a személyes teljesítmény, a kompetenciák és készségek fejlesztéséhez eszköz nyújtása. A szervezeten belülről illetve a külső érdekelt felektől érkező adatok gyűjtését, mérést és elemzését hangsúlyozva segít a folyamatos fejlesztésben illetve szükséges változtatások időben történő elindításában. Az érdekelt felek, így a képzésben résztvevők, a munkaadók a felnőttképző intézmény közötti egység és partneri viszony megteremtése, mely célja a hatékony és sikerek képzések megvalósítása. 6
MINŐSÉGPOLITIKA Az intézmény minőségpolitikája, összhangban minőségügyi stratégiájával, a szervezet folyamatos fejlődés iránti elkötelezettségét deklarálja. A minőségpolitikát a képviseletre jogosult személy hagyja jóvá és hozza nyilvánosságra. Az intézmény vezetése a minőségpolitika létrehozása és további finomítása során figyelembe veszi a partnerek elvárásait, a törvényi és szakmai előírásokat. Szem előtt tartja azt a célt, hogy a minőségpolitikából lebontva olyan minőségcélokat jelöljön ki, amelyek a munkatársak elkötelezetté tételén keresztül a működés eredményességének folyamatos fejlesztését segíti elő. A minőségbiztosítási rendszer bevezetése és működtetése során minden belső és külső munkatársat kötelező megismertetni a minőségpolitikával. A minőségpolitikát érintő változásokról a változást követően 10 napon belül tájékoztatni kell a munkatársakat. Új dolgozók belépésekor az orientációs képzés fontos részét képezi a minőségbiztosítási rendszer folyamatainak ismertetése is. A munkatársak elkötelezettségének kialakítása és erősítése érdekében a minőségpolitikát jól látható módon ki kell függeszteni az intézmény ügyfélszolgálati helyiségében. A minőségpolitika tartalmazza: a minőségre vonatkozó intézményi stratégiát, az intézmény szervezeti egységei és alkalmazottai minőségbiztosítással kapcsolatos felelősségét, a képzésben résztvevők bevonásának módjárt a minőségbiztosítás megvalósításába, a minőségpolitika megvalósításának, figyelemmel kisérésének és felülvizsgálatának módját. A minőségpolitikához kapcsolódó szabályozások, leírások: a minőségre vonatkozó intézményi stratégia: Felnőttképzési minőségbiztosítási kézikönyv: Minőségstratégia fejezet az intézmény szervezeti egységei és alkalmazottai minőségbiztosítással kapcsolatos felelőssége: Felnőttképzési minőségbiztosítási kézikönyv: Elkötelezettség fejezet a képzésben résztvevők bevonásának módja a minőségbiztosítás megvalósításába: felnőttképzési minőségbiztosítási kézikönyv: Panaszkezelés fejezet és Az elégedettségmérés követelményprofilja a minőségpolitika megvalósításának, figyelemmel kísérésének és felülvizsgálatának módja: Felnőttképzési minőségbiztosítási kézikönyv: Vezetőségi átvizsgálás fejezet 7
Kapcsolódó dokumentumok: Minőségpolitika. MINŐSÉGI JELLEMZŐK, MINŐSÉGCÉLOK ÉS CÉLÉRTÉKEK Az intézmény minőségbiztosítási rendszerének célja, hogy a szolgáltatások minősége folyamatosan javuljon. Ennek érdekében az intézmény az azonosított minőségi paramétereket méri, a mérési adatokat elemzi, az elemzések eredményeképpen javítja folyamatai és szolgáltatásai minőségét a kitűzött minőségcélok és a minőségi jellemzőkhöz (indikátorok) rendelt célértékek segítségével. Az intézmény felnőttképzéssel kapcsolatos minőségcéljai az intézmény vezetői által megfogalmazott jövőképnek az egyes képzésekre és az intézmény területeire lebontott konkrét feladatait s azok mérőszámait tartalmazzák. Az egyes mérőszámok a rendeleti előírásokon túl a minőségbiztosítási rendszer fejlesztésére, a vevői igények kielégítésére és a minőségpolitikában kitűzött célok megvalósítására és mérésére irányulhatnak. A minőségcélokkal kapcsolatos követelményeket a minőségcélok és indikátorok követelményprofilban előírt módon kell kezelni. Az intézmény a jogszabályok által megkövetelt szabályozási területekhez kapcsolódóan minőségjellemzőket (indikátorokat) határoz meg. A minőségi jellemzők megvalósulását adatgyűjtéssel és elemzéssel értékeljük, egyrészt tervezett módon az éves vezetőségi átvizsgálások keretein belül, másrészt a folyamatos tevékenység során felmerülő változásokat kezelve, az értékelési rendszer keretei közt. Az indikátorok és a hozzá rendelt célértékekkel kapcsolatos követelményeket a minőségcélok és indikátorok követelményprofilban előírt módon kell kezelni. Az intézmény minőségcélok és a minőségi jellemzőkhöz rendelt célértékek elérését és az újabb célok és célértékek kitűzésének lehetőségét a vezetőségi átvizsgálásokon ellenőzi, elemzi és értékeli. Az indikátorok és a hozzá rendelt célértékek az éves értékelési tevékenység során nyert megállapítások eredményeképpen a fejlesztési tevékenység részeként is megjelennek a minőségbiztosítási rendszerben. MINŐSÉGI JELLEMZŐK, MINŐSÉGCÉLOK ÉS CÉLÉRTÉKEK KAPCSOLATA KIMENET HOZZÁRENDELÉS GYAKORISÁG minőségcél képzésekhez, képzésenként meghatározott kimeneti értékei indoklással célértékek eljárásokhoz intézmény által megadott felülvizsgálati időszakok 8
Kapcsolódó dokumentumok: Minőségpolitika, Minőségcélok, Minőségi jellemzők és célértékek az adott eljárásoknál. FIR tábla. Kapcsolódó szabályozás: A minőségcélok és indikátorok követelményprofilja. GAZDÁLKODÁS AZ ERŐFORRÁSOKKAL ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK Az intézmény vezetősége felelősségének érzi,hogy meghatározza a szükséges erőforrásokra vonatkozó követelményeket és ez alapján biztosítja a vevői és jogszabályi elvárásokat kielégítő szolgáltatás nyújtásához és a minőségbiztosítási rendszer működtetéséhez szükséges erőforrásokat, eszközöket, berendezéseket, kapacitást és pénzforrásokat. Az erőforrások rendelkezésre állásának megfelelőségének értékelése a vezetőségi átvizsgálás keretében történik. EMBERI ERŐFORRÁSOK Az intézmény a felnőttképzés követelményeinek megfelelő személyi állománnyal rendelkezik, figyelembe véve a 393/2013. (XI. 12.) Kormányrendelet személyi feltételekre vonatkozó előírásait. Az oktatók alkalmazására, kompetenciáinak fejlesztésére és teljesítményük mérésére vonatkozó szabályozást Az intézmény oktatóinak alkalmazásával, felkészültségével, oktatói kompetenciáik fejlesztésével és az oktatói teljesítmény mérésével kapcsolatos követelmények meghatározása című eljárásnak kell tartalmaznia. Kapcsolódó szabályozás: Az eljárások követelményprofilja INFRASTRUKTÚRA ÉS MUNKAKÖRNYEZET Az intézmény biztosítja a munkatársak számára a szolgáltatás megvalósításához szükséges feltételrendszert. Ennek részei az alábbiak: rendezett, megfelelő munkavégzésre alkalmas helyiség, a szolgáltatással szembeni követelmények eléréséhez megfelelő eszközök, illetve a mindezekkel kapcsolatos szolgáltatások (telefonkapcsolat, energia, stb.) Az infrastruktúra és munkakörnyezet folyamatképességének és alkalmasságának fenntartásáért, és lehetőségek szerinti fejlesztéséért a vezetőség felelős. Az infrastruktúra alkalmasságának értékelése, a vezetőségi átvizsgálások tárgyát képezi. 9
Oktatási infrastruktúra Mind az elméleti mind a gyakorlati oktatási helyiségek teljesen felszereltek, az intézmény az oktatás követelményeinek megfelelő eszközparkkal rendelkezik, figyelembe véve a 393/2013. (XI. 12.) Korm. rendelet 1. és 2. számú mellékletében előírt infrastrukturális követelményeket. Kapcsolódó szabályozás: A képzések követelményprofilja A KÉPZÉSI TEVÉKENYSÉG TERVEZÉSE, MEGVALÓSÍTÁSA ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK A képzési tevékenység tervezésének és megvalósításának minőségbiztosítását részletesen az alábbi eljárások tartalmazzák: A képzési programok és tananyagok tervezésével és tartalmi felülvizsgálatával kapcsolatos eljárás, A képzési tevékenységhez kapcsolódó szolgáltatások eljárása, A képzési programok végrehajtásához szükséges személyi és tárgyi feltételek, pénzügyi források biztosítására, valamint a képzési programok lebonyolítására vonatkozó eljárás, A képzésben résztvevő felnőttek előrehaladásának és teljesítményének figyelemmel kisérésére vonatkozó módszereket tartalmazó eljárás, A munkáltatók és a munkaerőpiac egyéb szervezetei képzési programokkal kapcsolatos véleménye visszacsatolására vonatkozó eljárás, A képzési programok nyilvánosságával kapcsolatos eljárás. Kapcsolódó szabályozás: A képzések követelményprofilja. MÉRÉS, ELEMZÉS, ÉRTÉKELÉS, FEJLESZTÉS AZ INTÉZMÉNY INFORMÁCÓS RENDSZERE Az intézmény belső információs rendszere kiterjed az alábbi adatok gyűjtésére és elemzésére: a képzésben résztvevő felnőttek tanulási eredményeivel kapcsolatos adatok gyűjtésére és elemzésére, a képzésben résztvevő felnőttek elégedettség-mérésével kapcsolatos adatok gyűjtésére és elemzésére, 10
az oktatói teljesítményekkel kapcsolatos adatok gyűjtésére és elemzésére, az intézmény rendelkezésére álló erőforrások hatékonyságával kapcsolatos adatok gyűjtésére és elemzésére, a képzésekkel megszerzett kompetenciák munkaerő-piaci hasznosulásával kapcsolatos adatok gyűjtésére és elemzésére, az intézmény tevékenységével összefüggő információ nyilvánosságával összefüggő eljárásra melyre vonatkozó részletes szabályozást. A felnőttképzést folytató intézmény tevékenységével összefüggő információ nyilvánosságával összefüggőeljárás tartalmazza. Az adatgyűjtés elemzése a vezetőségi átvizsgálás keretein belül történik, az adatok gyűjtésére az FIR tábla szolgál. Külső adatszolgáltatás az információs rendszerből: Követelmények Információs rendszer működtetése Normál adatszolgáltatási kötelezettség Rendkívüli adatszolgáltatási kötelezettség Feladatok Az intézmény az engedélyezett képzésekről információs rendszert működtet, melynek egyik célja a hatóság részére történő adatszolgáltatás. Az adatszolgáltatáshoz szükséges infrastruktúrát és humán erőforrást az intézmény biztosítja. Az adatszolgáltatási kötelezettség a képzés első képzései napját megelőző harmadik napig az alábbi adatokra vonatkozik: a felnőttképzést folytató intézmény megnevezése, székhelye, az engedély megszerzésének időpontja, száma, a képzési csoport képzésének első napja, haladásának napokra, időpontokra és helyszínekre bontott, óraszám szerinti ütemezése, a képzés befejezésének tervezett időpontja, résztvevők száma, a képzés elvégzésével megszerezhető dokumentum. Elégedettségmérési adatok közlése a képzést befejező 45 napon belül. Amennyiben adatváltozás történik a képzési első képzési napját vagy a résztvevők számát illetően, úgy az intézmény a megváltozott adatokat elektronikusan rögzíti a rendszerben legkésőbb az adatváltozás keletkezésének napján. Amennyiben adatváltozás történik a haladási napokra, időpontokra, helyszínekre bontott óraszám ütemezését, képzés tervezett befejezési időpontját illetően, úgy a normál adatszolgáltatási kötelezettség szerinti adatszolgáltatásban szereplő időpontok bekövetkezéséig. 11
OSAP 1665 statisztikai adatszolgáltatási kötelezettség Tájékoztatási kötelezettség az érdekelt felek részére Adatszolgáltatási kötelezettség képzés befejezése után 10 napon belül Rendszeresen közzéteszi a képzési tevékenységre vonatkozó naprakész, objektív mennyiségi és minőségi információkat. PANASZKEZELÉS Panasznak minősül a panasztevő nevével ellátott és konkrét esetre történő észrevétel, beadvány. Az oktatási folyamat valamennyi fázisában törekedni kell a panaszok okainak megszüntetésére. A panasz megtételének ideje a képzés alatt, míg a többi esetben az ügyfélfogadási rend szerinti időpontok szerint. A képzésben részt vevőket a képzés kedetekor szóban tájékoztatni kell arról, hogy esetleges panaszaikkal hová forduljanak, ahol regisztrálják a beérkezett panaszokat és továbbítják a kompetenseknek. Az intézmény ügyfélszolgálatán a reklamációs jegyzőkönyv kötelezően kifüggesztésre kerül. A panasz megtétele történhet szóban vagy írásban, ám annak megállapításait a panaszfelvevőnek mindenkor írásban kell rögzítenie a reklamációs jegyzőkönyvben. A panaszfelvevőnek vagy az intézmény vezetőségének haladéktalanul intézkednie kell a panasz kivizsgálásáról, és lehetőség szerint javaslatot tennie az okok megszüntetéséről. Ezt követően meg kell vizsgálnia az intézkedés eredményességét. Bármilyen panasz esetén az intézmény kötelessége, hogy tíz napon belül írásbeli választ adjon a panasztevőnek a panasz megszüntetésére tett intézkedéséről, szükség esetén másodfokú eljárást kell lebonyolítani. A képző intézménynek vezetnie kell a panaszkezelés dokumentációját, az eredmények pedig a vezetőségi átvizsgálás bemeneti adatait képezik. Az intézmény vezetőségének feladata az esetekből levont tanulságokat feldolgozni és ismétlődő panasz esetén megelőzésére megoldásokat kidolgozni. Kapcsolódó dokumentumok: Reklamációs jegyzőkönyv VEZETŐSÉGI ÁTVIZSGÁLÁS ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK A különböző képzési, és az ahhoz kapcsolódó tevékenységek folyamatközi (rész) és végső (kimeneti) elemzései egységes rendszert alkotnak. Az intézmény éves működésének elemzésére (ön)értékelési rendszert működtet, mely a tényszerűség mellett lehetővé teszi az intézmény tevékenységének, elért eredményeinek legteljesebb bemutatását, használatával megállapítható az intézmény erőssége,kijelölhetőek a fejlesztést igénylő területek. 12
Az értékelési rendszer működésének alapdokumentuma az éves vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyve. Meghatározott időszakonként de évente legalább egy alkalommal az intézmény vezetősége átvizsgálást tart, ahol összesíti és értékeli a tárgyév összes bemeneti adata alapján az intézmény működését. A vezetőségi átvizsgálás eredményei alapján (melynek része az önértékelés) állapítja meg a következő év minőségcéljait, illetve az értékelés eredményei alapján változtatja stratégiáját. Az intézmény az éves értékelési tevékenység dokumentálására jegyzőkönyvet készít (vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyve). A VEZETŐSÉGI ÁTVIZSGÁLÁS KIEMELT TERÜLETEI A vezetőségi átvizsgálás terjedjen ki: a minőségpolitika felülvizsgálatára az éves fejlesztési tevékenység megvalósulásának értékelésére az intézmény információs rendszerében keletkezett adatok elemzésére: a képzésben résztvevő felnőttek tanulási eredményeivel kapcsolatos adatok elemzése a képzésben résztvevő felnőttek elégedettség-mérésével kapcsolatos adatok elemzése, az oktatói teljesítményekkel kapcsolatos adatok elemzése, az intézmény rendelkezésére álló személyi és tárgyi erőforrások hatékonyságával kapcsolatos adatok elemzése, a tevékenységekkel megszerzett kompetenciák munkaerő-piaci hasznosulásával kapcsolatos adatok elemzése, az intézmény tevékenységével összefüggő információ nyilvánosságával összefüggő feladatok értékelése a képzési programok megvalósulásának értékelésére, a minőségcélok és célértékek teljesülésének értékelésére, a panaszkezelési tevékenység értékelésére, az önértékelési tevékenységre. Kapcsolódó dokumentumok: Vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyve 13
ÖNÉRTÉKELÉS Az intézmény önértékelési tevékenységének elemzése a vezetőségi átvizsgálás keretein belül zajlik. A részletes szabályozást A felnőttképzést folytató intézmény tevékenységének önértékelésére vonatkozó eljárás tartalmazza. Kapcsolódó dokumentumok: Önértékelés feljegyzés FEJLESZTÉS FOLYAMATOS FEJLESZTÉS Az intézmény vezetősége a vezetőségi átvizsgálás és az önértékelés eredményei, továbbá a dolgozói körből érkező helyesbítésre, fejlesztésre érkező javaslatok alapján, folyamatosan fejleszti a minőségbiztosítási rendszert Az intézmény működése során a PDCA ciklust tartalmazza: Tervezés, a célok meghatározása (P) Az intézmény vezetősége megtervezi az intézmény működését, minőségstratégiát fogalma meg, vagy aktualizál. Meghatározza a minőségcélokat és a minőségi jellemzőket (indikátorok), melyekhez célértékeket rendel hozzá. Kialakítja és megtervezi az értékelési tevékenység szempontjait. Eljárásokat éa/vagy követelményprofilokat határoz meg a képzési és minőségbiztosítási tevékenységének és tervezésére. Az intézmény működtetése (D): Az intézmény képzési tevékenység tervezésének és megvalósításának a követelményprofilokban és az eljárásokban leírt módon minőségbiztosítási eljárásai szerint végzi tevékenységét, és gyűjti a tevékenysége során kialakult adatokat. Értékelés ( C): Az intézmény működése során értékelő véleményeket gyűjt, amelyeke meghatározott helyen (képviseletre jogosult személynél, ügyfélszolgálatnál stb. ) tárolnak. Ilyen adatok lehetnek: Vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyve Résztvevői véleménykérő lapok 14
Partnerek észrevételei Reklamációk FIR tábla adatai A véleményeket az intézmény vezetése összegzi, minimum éves szinten a vezetőségi átvizsgáláson, az értékelési tevékenység részeként. Megállapítja és elemzi, hogy a tervezethez képest van-e fejlesztendő terület. Ezeket írásban rögzíti. Intézkedések (A): A folyamatos tevékenységből fakadó, illetve a vezetőségi átvizsgálás megállapításai alapján az intézmény vezetősége a fejlesztendő területekre javító akció(kat)t indíthat. Ezek felelőseit, határidejét stb. írásban rögzíti és az érintettek tudomására hozza. A felnőttképzést folytató intézmény minőségbiztosítási rendszerének működtetése során keletkezett eltérések helyesbítő és megelőző tevékenységeinek meghatározása és elárásának megfelelően szükség esetén módosítja a tervezési dokumentumokat, adatokat. Kapcsolódó dokumentumok: Eltérés lap. Vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyve. HELYESBÍTŐ ÉS MEGELŐZŐ TEVÉKENYSÉG Az intézmény a minőségfejlesztési tevékenységét állandóan tökéletesíti folyamatainak elemzésével, az esetleges minőségi problémák okainak feltárásával, a szükséges helyesbítő tevékenység meghatározásával és azok hatékony végrehajtásával. Az intézmény a megelőző és fejlesztő tevékenysége során figyelembe veszi a szükséges információforrásokat annak érdekében, hogy észlelje, elemezze és kiküszöbölje a nem megfelelő folyamatok lehetséges okait. Figyelembe veszi az ellenőrzések és vizsgálatok eredményeit, a feljegyzések adatait a partnerek esetleges reklamációit. A minőségi hiányosságok lehetőség szerinti megelőzéséért az intézmény minden felnőttképzési dolgozója felelős. A helyesbítő és megelőző tevékenységek részletes szabályozását a Felnőttképzést folytató intézmény minőségbiztosítási rendszerének működtetése során keletkezett eltérések helyesbítő és megelőző tevékenységeinek meghatározása és eljárása tartalmazza. Kapcsolódó dokumentumok: Eltérés lap. MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI KÖVETELMÉNYPROFILOK 15
A MINŐSÉGCÉLOK ÉS INDIKÁTOROK KÖVETELMÉNYPROFILJA ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK A követelményprofil rögzíti a minőségcélok illetve az indikátorok és a hozzárendelt célértékek készítésével, bevezetésével, felülvizsgálatával és karbantartásával kapcsolatos feladatokat, illetve az ezekben való illetékességet úgy, hogy megfeleljen a Felnőttképzési Minőségbiztosítási Keretrendszer követelményeinek. A MINŐSÉGCÉLOK, INDIKÁTOROK ÉS HOZZÁRENDELT CÉLÉRTÉKEK KIALAKÍTÁSA MINŐSÉGCÉLOK KIALAKÍTÁSA Követelmények: A minőségcélokat minimum a Kormány 393/2013. (XI. 12.) rendeletének 17. alapján, képzésenként és indoklással ellátva az alábbiak szerint kell meghatározni: OKJ-ban szereplő szakképesítés megszerzésére felkészítő képzés szakmai vizsgáinak éves átlagos vizsgaeredménye szakképesítésenként az Fktv. 15 (7) bekezdése szerinti, a kérelem benyújtásának évét ( a továbbiakban: tárgyév) megelőző, az NHM honlapján nyilvánosságra hozott adatokhoz viszonyítva az előző pont szerinti képzések esetén a tárgyévben folyamatban lévő és a tárgyévet követő évben befejezésre kerülő, valamint a tárgyévet követő évben megvalósításra kerülő képzések becsült lemorzsolódási aránya a tárgyévet megelőző évi az Fktv. 21. (4) bekezdése szerinti statisztikai célú adatszolgáltatásban foglaltak figyelembevételével számított, e képzésekre vonatkozó adatokhoz viszonyítva, és a tárgyévet követő évre tervezett képzések elégedettségmérésének évi átlageredményére vonatkozó célkitűzés. INDIKÁTOROK ÉS HOZZÁRENDELT CÉLÉRTÉKEK KIALAKÍTÁSA Követelmény: Az indikátorokkal szembeni követelmények az 58/2013 NGM rendelet alapján: a minőségi jellemző legyen alkalmas a tartalmi elem eredményének, eredményeinek kifejezésére, és a minőségi jellemzőkhöz az érintett tartalmi elemmel elérni kívánt célérték, célértékek hozzárendelése szükséges a felnőttképzési tevékenység folytatásához szükséges engedélyezési eljárás és követelményrendszerre, a 16
felnőttképzést folytató intézmények nyilvántartásának vezetésére, valamint a felnőttképzést folytató intézmények ellenőrzésére vonatkozó részletes szabályokról szóló 393/2013. (XI. 12.) Korm. rendelet 17. (1) bekezdésében foglalt minőségcélok figyelembevételével Az 58/2013 (XII. 13.) NGM rendelet 3. alapján az intézmény az alábbi indikátorokat tűzi ki: a képzési programok és tananyagok tervezésével és tartalmi felülvizsgálatával kapcsolatos indikátor(ok), a képzési programok végrehajtásához szükséges személyi és tárgyi feltételek, pénzügyi források biztosítására vonatkozó indikátor(ok), a résztvevői elégedettségmérés eredményével kapcsolatos indikátor(ok), a munkáltatók és a munkaerőpiac egyéb szervezeteinek képzési programokkal kapcsolatos véleményének visszacsatolására vonatkozó indikátor(ok), a képzési program nyilvánosságával kapcsolatos indikátor(ok), az oktatók alkalmazásával kapcsolatos követelményekkel kapcsolatos indikátor(ok), az oktatók teljesítményével kapcsolatos visszacsatolásra vonatkozó indikátor(ok), az intézmény tevékenységével összefüggő információ nyilvánosságával összefüggő indikátor(ok), az intézmény tevékenységének önértékelésére vonatkozó indikátor(ok) Kapcsolódó dokumentumok: Minőségcélok. Minőségi jellemzők és célértékek az adott eljárásoknál. A MINŐSÉGCÉLOK ÉS CÉLÉRTÉKEK KIJELÖLÉSÉNEK FOLYAMATELEMEI ÉS FELELŐSEI A FOLYAMAT ELEMEI Fejlesztési igény felmerülése Cél megfogalmazása Felelős, határidő, erőforrásigény FELELŐSSÉGI SZINT Minden munkatárs Minőségirányítási vezető, szakmai vezető Minőségirányítási vezető, szakmai vezető FELADATOK Az igények mérésekből, elemzésekből, és munkatársak javaslataiból származnak és azok értékelése a vezetőségi átvizsgálások során történik. A vezetőségi átvizsgálások során az intézmény vezetése meghatározza a konkrét elérendő- célokat. A feladatokra történő lebontás akkor történik, amikor a megvalósulás már ütemezhetővé válik. 17
Erőforrás biztosítása Minőségirányítási vezető, ügyvezető, szakmai vezető Végrehajtás A kijelölt személy Az (esetleges) részhatáridők lejártakor a felelős személy jelentést készít a minőségirányítási vezetőnek. A minőségirányítási vezető dokumentálja a végrehajtás tényét. Teljesülés ellenőrzése Módosítás szükséges? Eredményesség értékelése Minőségirányítási vezető Minőségirányítási vezető, ügyvezető Minőségirányítási vezető, ügyvezető - A minőségirányítási vezető folyamatosan figyelemmel kíséri a célok teljesülését, különös tekintettel a határidők lejártára. A minőségirányítási vezető jogosult a célokat módosítani (pl. határidők, erőforrás igény, felelősök). A célok eredményességét ill. az esetleges sikertelenséget az időszakos vezetőségi átvizsgálások, és az éves önértékelés alkalmával a vezetők áttekintik és értékelik. A MINŐSÉGCÉLOK ÉS JELLEMZŐKHÖZ HOZZÁRENDELT CÉLÉRTÉKMÉRÉSE, ELEMZÉSE A minőségcélokat és a minőségi jellemzőkhöz hozzárendelt célértékek teljesülését a vezetőség figyelemmel kíséri, a megfelelő vizsgálandó paraméterek meghatározásával méréseket végez. A mérések eredményei elemzésre kerülnek, a vezetőségi átvizsgálás keretén belül. Nem kielégítő eredmények esetében az intézményvezetősége megvizsgálja a nem megfelelőség okát, és intézkedünk annak elhárításáról. Ez esetben A felnőttképzést folytató intézmény minőségbiztosítási rendszerének működtetése során keletkezett eltérések helyesbítő és megelőző tevékenységeinek meghatározása és eljárása szerint jár el. Kapcsolódó dokumentumok: Minőségcélok, Minőségi jellemzők és célértékek az adott eljárásoknál, eltérési lap. A KÉPZÉSEK KÖVETELMÉNYPROFILJA ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK Jelen követelményprofil meghatározza a Felnőttképzési Minőségbiztosítási Kézikönyvhöz kapcsolódó, a 2013. évi LXXVII. számú Felnőttképzési törvénnyel, illetve a 393/2013. számú, A felnőttképzési tevékenység folytatásához szükséges engedélyezési eljárásra a követelményrendszerre, felnőttképzést folytató intézmények nyilvántartásának vezetésére, valamint a felnőttképzést folytató intézmények ellenőrzésére vonatkozó részletes szabályokról szóló Kormányrendelettel összhangban, a képzések kötelező dokumentálásnak 18
rendszerét, a dokumentumok módosításának és nyilvántartásának rendjét és rendelkezik ezek tartalmi és formai követelményeiről. A követelményprofil emellett rögzíti az egyes dokumentumok bevezetésével, felülvizsgálatával és karbantartásával kapcsolatos feladatokat, illetve az ezekben való illetékességet úgy, hogy az megfeleljen a Felnőttképzési Minőségbiztosítási Keretrendszer és a Felnőttképzési Minőségbiztosítási kézikönyv követelményeinek. A FELNŐTTKÉPZÉST FOLYTATÓ INTÉZMÉNY ÁLTAL KÖTELEZŐEN VEZETT DOKUMEENTÁCIÓ A FKTV. ÉS A 393/2013 KORMÁNYRENDELET SZERINT Képzési program Jogszabályi hivatkozás: FKTV 12. Feladat: Megőrzés Megőrzési idő: 5év Tartalmi követelmény: (1)A képzési programnak tartalmaznia kell: a képzés megnevezésért és a képzési program nyilvántartásban vételét követőena képzés a Fktv. 5. (1) bekezdés b) pontjában szereplő nyilvántartásba vételi számát, a képzés során megszerezhető kompetenciát, a képzésbe való bekapcsolódás és részvétel feltételeit, a tervezett képzési időt, a képzés egyéni felkészülés, csoportos képzés, távoktatás szerinti formájának meghatározását, a tananyag egységeit, azok célját, tartalmát, terjedelmét és a tananyagegységekhez rendelt elméleti és gyakorlati óraszámot, a maximális csoportlétszámot, a képzésben részt vevő teljesítményét értékelő rendszernek a Fktv 1. (2) bekezdés a) pontjában foglalt képzés esetén modulzáró vizsgákat is tartalmazó leírását, a képzésről, a képzés egyes tananyagegységeinek elvégzéséről szóló igazolás kiadásának feltételeit, a képzési program végrehajtásához szükséges személyi és tárgyi feltételeket, valamint a képzésben kapcsolódó egyéb speciális feltételeket és ezek biztosításának módját. (2) A képzési program a) a Fktv. 1. (2) bekezdés b) és c) pontjában foglalt képzés megvalósítására irányuló kérelem esetén a felnőttképzési szakmai programkövetelmények vagy nyelvi programkövetelmények nyilvántartásában szereplő program alapján kidolgozott képzési program lehet. Felnőttképzési szerződés Jogszabályi hivatkozás: FKTV 11. b) és 13 Feladat: Megőrzés Megőrzési idő: 5 év Tartalmi követelmény: A felnőttképzést folytató intézmény és a képzésben résztvevő felnőtt a polgári jog általános szabályai szerint felnőttképzési szerződést köt. 19
A felnőttképzési szerződést írásban kell megkötni: a szerződésen fel kell tüntetni, hogy a szerződés az a 2013. évi LXXVII. törvény alapján megkötött felnőttképzési szerződés. A felnőttképzési szerződésnek tartalmaznia kell: a képzésnek az engedéllyel rendelkező képző intézmények nyilvántartásában szereplő megnevezését, nyilvántartásba vételi számát, a képzési csoport ba) képzésének év, hónap, nap szerinti kezdési időpontját, bb, haladásának tananyagegységekre bontott, óraszám és helyszín szerinti ütemezését, bc) képzése befejezésének tervezett időpontjára vonatkozó adatokat, figyelembe véve az előzetesen megszerzett tudás beszámítását, a képzés elvégzésével megszerezhető dokumentum megjelölését, a résztvevőknek a képzés során nyújtott teljesítménye ellenőrzésének, értékelésének módját, a vizsgára történő bocsátás feltételeit, az elméleti tanórákról a gyakorlati képzésről, illetve a konzultációkról való megengedett hiányzás mértékét és ennek túllépése esetén a képzésben részt vevő érintő következményeket, a gyakorlati képzés helyét, időtartamát, ütemezését, valamint a felnőtt számára a gyakorlati foglalkozással összefüggésben esetlegesen biztosított juttatásokat, a vizsga szervezésének módját, formáját, OKJ szerinti szakképesítés, illetve nyelvi képzés esetén az előírt vagy javasolt vizsgaszervező intézmény megnevezését, a képzési díj külön a g) pont szerinti vizsgaszervező intézmény által megjelölt vizsgadíj és az esetlegesen szükséges javítóvizsga díjának mértékét és fizetésének módját, figyelembe véve az előzetesen megszerzett tudás beszámítását, valamint a képzési díj megfizetésének a képzés megvalósítása teljesítésével arányban álló ütemezését, a képzéshez nyújtott támogatás összegének költségvetési és európai uniós források szerint történő feltüntetését, a képzésben résztvevő felnőtt, illetve a felnőttképzést folytató intézmény szerződésszegésének következményeit. Kiegészítő feltételek: A felnőttképzést folytató intézmény a tankötelezettsége teljesítése mellett felnőttképzésben is résztvevő résztvevőkkel is a polgári jog általános szabályai szerint- szerződést köt a képzésre vonatkozóan az I. és II. pontban foglalt tartalommal. Tanköteles tanulóval OKJ szerinti szakképesítés megszerzésére irányuló képzésre szerződés nem köthető. A felnőttképzést folytató intézmény az OKJ szerinti képzéseihez kapcsolódó vizsgadíjat csaj a vizsgára történő jelentkezéskor kérheti a képzésben részt vevőtől. A felnőttképzést folytató intézmény a fenti II/ h) bekezdés szerinti képzési díjat egy összegben köteles meghatározni a felnőttképzési szerződésben, továbbá a felnőttképzési szerződésben feltüntetett képzési díjon felül más jogcímen kivéve a vizsgadíjat és a javítóvizsga díját továbbá díjat vagy költséget nem állapíthat meg a képzésben résztvevő terhére. A képzésben résztvevőt bánatpénz fizetési kötelezettség nélküli elállási jog illeti meg a felnőttképzési szerződés megkötésétől számított három munkanapban. Ezt 20
követően a Képzésben résztvevőktől elállása esetén maximum a képzési díj összegének a havi időarányos részével, de legfeljebb a kötelező legkisebb minimálbér húsz százalékával megegyező mértékű bánatpénzt követelhet a képző. Jelenléti ív Jogszabályi hivatkozás: FKTV 16. a) Feladat: Megőrzés Megőrzési idő: 5 év Tartalmi követelmény Az elméleti tanórán, gyakorlati foglalkozáson, konzultáción vezetve, a képzésben résztvevő felnőtt által aláírva. A résztvevővel elektronikus úton folytatott, a felkészüléssel kapcsolatos feladatok dokumentumai Feladat: Megőrzés Jogszabályi hivatkozás: FKTV 16. a) Megőrzési idő: 5év Tartalmi követelmény Bármely, a képzésben résztvevővel elektronikus úton folytatott szakmai felkészítést, ellenőrzést igazoló dokumentumok. A képzésben résztvevők személyi adatai Feladat: Megőrzés Jogszabályi hivatkozás: FKTV 16. b), FKTV 21. (1) Megőrzési idő: 5 év Tartalmi követelmény: A képzésben résztvevő felnőtt személyi adatai: a képzésben résztvevő aa) neve, születési neve, anyja neve, születési helye és ideje, neme, állampolgársága, lakóhelyének és tartózkodási helyének címe, telefonszáma, nem magyar állampolgár Magyarországon való tartózkodásának jogcíme és a tartózkodásra jogosító okirat, okmány megnevezése és száma, ab) szülője, törvényes képviselője neve, lakóhelye, tartózkodási helye, telefonszáma, az FKTV 1. (1) bekezdés b) pontja szerinti képzésben résztvevő esetén, a képzési jogviszonnyal összefüggő adatok, amelyek a képzésben résztvevő ba) iskolai és szakmai végzettségével, nyelvi ismereteivel, bb) képzésben történő felvételével, bc) tanulmányainak értékelésével és minősítésével, bd) a képzéssel megszerzett szakképesítés vagy egyéb kompetencia megnevezésével, a vizsga helyével, időpontjával, eredményével kapcsolatosak, a képzésben résztevő társadalombiztosítási azonosító jele. A képzésben résztvevők dokumentumai Jogszabályi hivatkozás: FKTV 16. b) Feladat: Megőrzés Megőrzési év: 5 év Tartalmi követelmény: 21
A képzés megkezdéséhez és folytatásához szükséges feltételeket igazoló eredeti dokumentumok vagy azoknak a felnőttképzést folytató intézmény által hitelesített másolatai. A képzési program szerinti megvalósítást Jogszabályi hivatkozás: FKTV 16. c) igazoló dokumentumok Feladat: Megőrzés Megőrzési év: 5 év Tartalmi követelmény: Jelenléti ív, haladási napló, óralátogatási jegyzőkönyv. Haladási napló Jogszabályi hivatkozás: FKTV 16. c) Feladat: Megőrzés Megőrzési év: 5 év Tartalmi követelmény: A résztvevők hiányzásainak dokumentálását célzó dokumentum. Vizsgadokumentumok Jogszabályi hivatkozás: FKTV 16 d) Feladat: Megőrzés Megőrzési év: 5év Tartalmi követelmény: A képzésben résztvevő felnőttnek a sikeres vizsga letételét vagy a képzés elvégzését igazoló dokumentumának a kiállító által hitelesített másolata vagy a felnőttképzést folytató intézmény vizsgaszervezése esetén a bizonyítvány átvételéről szóló elismervény eredeti példánya. Személyi feltételek biztosításának dokumentumai Feladat: Megőrzés Jogszabályi hivatkozás: FKTV 16 e) Megőrzési év: 5 év Tartalmi követelmény: A képzés megvalósításához szükséges személyi feltételek biztosítását szolgáló szerződések eredeti példányai. Az oktató végzettséget a gyakorlatot igazoló okiratok képző által hitelesített másolatai. Tárgyi feltételek biztosításának dokumentumai Feladata: Megőrzés Jogszabályi hivatkozás: FKTV 16 e) Megőrzési év: 5év Tartalmi követelmény: A képzés megvalósításához szükséges tárgyi feltételek biztosítását szolgáló szerződések, dokumentumok eredeti példányai. Statisztikai adatszolgáltatási adatlap Feladat: Megőrzés, OSAP továbbítás Jogszabályi hivatkozás: FKTV 16 f) és FKTV 21. (4) Megőrzési év: 5év 22
Tartalmi követelmény: A statisztikai adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését igazoló adatlap eredeti példánya. A statisztikai adatszolgáltatás kiterjed: a felnőttképzést folytató intézmény tevékenységéről az OSAP szerint statisztikai célú adatszolgáltatásra kötelezett. Kivéve: az OKJ szerinti szakképesítések vizsgáiról, valamint az államilag elismert nyelvvizsgákról a hatóság szolgáltat adatot az OSAP szerint. Dokumentált minőségcélok Feladat: Megőrzés Jogszabályi hivatkozás: 393/2013 Korm. rend. 17. Megőrzési év: 5 év Tartalmi követelmény: A felnőttképzési tevékenység folytatására irányuló engedély kiadása iránti kérelem benyújtása esetén a kérelmezőnek a minőségcélokat képzésenként és indoklással ellátva meg kell határoznia. Elégedettségmérő kérdőív Feladat: Megőrzés Jogszabályi hivatkozás: 393/2013 Korm. rend. 22. Megőrzési év: 5 év Tartalmi követelmény: A felnőttképzésben résztvevő a képzéssel kapcsolatos elégedettségének felmérése céljából a résztvevő azonosíthatóságát kizáró módon kérdőívet tölt ki. Elégedettségmérő kiértékelő lap Feladat: megőrzés + továbbítás a felnőttképzési információs rendszerbe Jogszabályi hivatkozás: 393/2013 korm. rend. 23. Megőrzési idő: Fktv. szerint hatósági ellenőrzésének befejezéséig köteles megőrizni. Tartalmi követelmény: A felnőttképzést folytató intézmény kérdőívet képzésenként és kérdésenként kiértékeli, megállapítja az átlageredményt, majd azt képzésenként és kérdésenként az intézmény továbbítja a felnőttképzési információs rendszerbe. Egységes dokumentum Jogszabályi hivatkozás: FKTV 16. és 393/2013. évi Kormányrendelet 24. feladat: Megőrzés + továbbítás a Megőrzési idő: Fktv. szerinti hatósági felnőttképzési információs rendszerbe ellenőrzésének befejezéséig. Tartalmi követelmény: Egységes dokumentumként, képzési csoportok szerint kell vezetni: FKTV szerint: jelenléti ív A résztvevővel elektronikus úton folytatott, a felkészüléssel kapcsolatos feladatok dokumentumai A képzésben résztvevők személyi adatai 23
A képzésben résztvevők dokumentumai A képzési program szerinti megvalósítást igazoló dokumentumok Felnőttképzési szerződés Képzési program A képzési program szerinti megvalósítást igazoló dokumentumok Haladási napló Vizsgadokumentumok Statisztikai adatszolgáltatási adatlap 393/2013 szerint: (2) Az egységes dokumentum (a fentieken kívül) tartalmazza: a) a képzési program megnevezését b) a képzésnek az engedéllyel rendelkező képző intézményekről vezetett nyilvántartásban szereplő nyilvántartásba vételi számát c) a képzési csoport felnőttképzési intézmény által megállapított azonosítóját, névsorát, Fktv. 15. (1) bekezdés c) pontjában meghatározott adatait: a képzési csoport: képzésének első képzési napjára, haladásának napokra, időpontokra és helyszínekre bontott, óraszám szerinti ütemezésére, képzése befejezésének tervezett időpontjára, résztvevőinek számára vonatkozó adatok oktatóinak nevét az általik oktatott tananyagrész megnevezésével, a c) pontban foglalt adatokban bekövetkezett változást a változás időpontjával. (3) A haladási napló az egységes dokumentum naprakész adatokat tartalmazó, folyamatosan vezetett része, amely tartalmazza a) a foglalkozás aa) megtartásának időpontját, ab)megnevezését, ac) oktatójának nevét és aláírását, ad) képzésen belüli órája sorszámának megjelölését, ae) témájának megjelölését és rövid leírását, af) résztvevőinek aláírásával ellátott jelenléti ívet, b) a távolmaradó résztvevők név és óraszám szerinti összesítését, c) a képzés befejezésének dátumát. (4) Az egységes dokumentum elektronikus formában is vezethető, ha az oktatók és a résztvevők elektronikus aláírása megfelel az elektronikus aláírásról szóló törvényben foglalt rendelkezéseknek. AZ ELJÁRÁSOK KÖVETELMÉNYPROFILJA ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK Jelen követelmény profil meghatározza a Felnőttképzési Minőségbiztosítási Kézikönyvhöz kapcsolódó, a 393/2013. kormányrendelettel és az 58/2013. NGM rendelettel összhangban 24
meghatározott dokumentált eljárások valamint az ezekhez a tartalmi elemekhez tartozó minőségi jellemzők (indikátorok) meghatározásainak, kiadásának, módosításának és nyilvántartásának rendjét és rendelkezik tartalmai és formai követelményeiről. A követelményprofil emellett rögzíti az egyes eljárások készítésével, bevezetésével, felülvizsgálatával és karbantartásával kapcsolatos feladatokat, illetve az ezekben való illetékességet úgy, hogy megfeleljen a Felnőttképzési Minőségbiztosítási Keretrendszer és a Felnőttképzési Minőségbiztosítási kézikönyv követelményeinek. AZ ELJÁRÁSOK TARTALMI ELEMEI Az eljárás megnevezése: Az eljárás célja: Az eljárás azonosítása: Az eljárás hatálya és felelősségi körök: Követelmények: Az eljárás leírása Minőségi jellemzők (indikátorok): Kimeneti dokumentumok: A megnevezésnek azonosnak kell lennie a 393/2014. számú kormányrendeletben eljárásként definiált megnevezésekkel. Meg kell határozni, hogy az adott eljárással milyen célt kívánunk elérni. Az eljárás azonosító számát fel kell tüntetni a minden oldal jobb felső sarkában, amelyekhez kapcsolódóan folytonos futó sorszámmal (verziószám) kell megkülönböztetni az egyes módosításokat. Az eljárás módosításait nyilván kell tartani, minimálisan a verziószám és kiadási érvényességi idő feltüntetésével. A felnőttképzési Minőségbiztosítási Kézikönyv intézményi felelősség- hatáskör szintjei alapján rögzíteni kell az egyes szervezeti egységek, illetve személyek illetékességét és felelősségét az adott eljárás alkalmazásában az alkalmazás ellenőrzésében és a belső felülvizsgálat felügyeletében. A kapcsolódó jogszabályi követelmények bemutatása. Meg kell határozni az eljárás végrehajtásának módját, lépéseit, és a végrehajtás során használt dokumentumokat. Rögzíteni kell a hatásköröket, határidőket, a felelősségeket és az információs kapcsolatrendszert. Meg kell határozni továbbá, hogy a végrehajtás során milyen bizonylatok keletkeznek, ezeket kik készítik / állítják ki, valamint azt, hogy a bizonylatokat hogyan kezelik. Az 58/2013 (XII. 13.) NGM rendelet alapján az egyes tartalmi elemekhez tartozó minőségi jellemzők (indikátorok meghatározása). Részletes szabályozás a Felnőttképzési Minőségbiztosítási Kézikönyv 4.5 fejezete szerint. Lista-szerűen fel kell sorolni, meg kell nevezni és azonosítani kell azokat az egyéb utasításokat, mellékleteket, bizonylatokat, amelyeket az eljárásban előírásszerűen keletkeztek. AZ INTÉZMÉNYI MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZER KÖTELEZŐ ELJÁRÁSAI AZ 58/2013. SZÁMÚ NGM RENDELET 2. -NAK (3) BEKEZDÉSE SZERINT 25
ba) A képzési programok és tananyagok tervezésével és tartalmi felülvizsgálatával kapcsolatos eljárás bb) A képzési programok végrehajtásához szükséges személyi és tárgyi feltételek, pénzügyi források biztosítására vonatkozó eljárás be) A képzési programok nyilvánosságával kapcsolatos eljárás ca) Az oktatók alkalmazásával kapcsolatos követelmények és eljárás cc) Az oktatók teljesítményével kapcsolatos visszacsatolásra vonatkozó eljárás df) Az intézmény tevékenységével összefüggő információ nyilvánosságával összefüggő eljárás g) Az intézmény tevékenységének önértékelésére vonatkozó eljárást tartalmazó dokumentum AZ EGYES KÖTELEZŐ ELJÁRÁSOK TARTALMI ELEMEI A képzési programok és tananyagok tervezésével és tartalmi felülvizsgálatával kapcsolatos eljárás Tartalmi elemek: Vélemények és igények gyűjtésének és elemzésének meghatározása. A képzési program/tananyag elkészítésének lépései és az ezekhez szükséges tárgyi és személyi feltételek, határidők, illetve pénzügyis fedezet meghatározása. A képzési program/tananyag programszakértői/lektori minősítés szükségességének megvizsgálása, illetve az ehhez kapcsolódó felelősök, határidők és pénzügyi erőforrások meghatározása, szükség esetén módosító fejlesztés tervezésének meghatározása. A képzési programmal/tananyaggal kapcsolatos vélemények és információk gyűjtési módjának meghatározása, szükség esetén módosító fejlesztés tervezésének meghatározása. A képzési programok végrehajtásához szükséges személyi és tárgyi feltételek, pénzügyi források biztosítására vonatkozó eljárás Tartalmi elemek: A képzési program megvalósíthatóságának pénzügyi tervezésével kapcsolatos feladatok, felelősök, pénzügyi források és határidők meghatározása. A képzési programnak megfelelő oktatók és oktatásszervezők kiválasztásával, megbízásával és oktatói/oktatásszervezői munka ellenőrzésével kapcsolatos feladatok, felelősök és határidők meghatározása. A képzési programnak megfelelő tárgyi feltételek biztosításával kapcsolatos (saját tulajdon vagy bérlet) feladatok, felelősök és határidők meghatározása. 26