BÉKÉSCSABA MEGYEI JOGÚ VÁROS ALPOLGÁRMESTERE Békéscsaba, Szent István tér 7. Ikt. sz.: Előadó: Simon Ágnes Dr. Sódar Anita Mell.: Hiv. sz: Postacím: 5601 Pf. 112. Telefax: (66) 523-808 Telefon: (66) 523-807 E-mail: hrabovszki@bekescsaba.hu Nyilvános ülés napirendje A döntéshozatal minősített többséget igényel! Előkészítő: Szervezési és Önkormányzati Csoport Tárgy: Elektronikus önkormányzati szolgáltatások megvalósítása pályázat, GVOP-2004-4-4.3.1. -vevő oldali projektmenedzser alakalmazása Tisztelt Közgyűlés! Békéscsaba Megyei Jogú Város Közgyűlése 2005. október 19-én meghozott döntése alapján kiválasztásra került tárgyban jelzett pályázat megvalósításaként a fővállalkozó, a UNITIS Rendszerház RT. Jelenleg a szerződés előkészítése zajlik, a közbeszerzési tanácsadó, a fővállalkozó, a minőségbiztosító és természetesen a hivatali kollégák közreműködésével. Az E Közbeszerzési Bizottság ülésén már több alkalommal is elhangzott, hogy ha van rá lehetőség és pénzügyi fedezet, akkor közbeszerzési eljárás keretében kiválasztott vevőoldali projektmenedzsert kellene foglalkoztatnunk a projekt sikeres végrehajtása érdekében. Az alábbiak szerint sorolom fel a vevőoldali projektmenedzser alkalmazása mellett és ellene szóló érveket: Mellette szóló érvek: 1. Közbeszerzésről lévén szó a kiírás úgy készülne el, hogy mindenképpen projekt vezetésben gyakorlott, nagy tapasztalattal rendelkező cég legyen a nyertes az önkormányzati projektmenedzsment megtámogatása, fővállalkozó tevékenységének folyamatos szem előtt tartása, dokumentumok készítése, projektvezetés, elszámolások, vevő oldali kontroll megvalósítása érdekében. 2. Az eredetileg kiválasztott projektmenedzser az informatikai csoport vezetője informatikai oldalról magasan képzett, ugyanakkor pénzügyi, jogi területen értelemszerűen segítségre szorulhat. 3. A folyamatos napi munkavégzés mellett szinte lehetetlennek tartom, hogy olyan mértékű szabad kapacitással rendelkezzen, amely a projekt levezényléséhez szükséges. Félő, hogy valamely tevékenysége ellátatlan maradhat.
2 4. A felhívást olyan cégeknek célszerű megküldeni (meghívásos pályázat), akik pályáztak a projekt megvalósítására. Ezáltal olyan kontroll érhető el a nyertes cégnél, amely mindenképpen a Vevő érdekeit szolgálja. 5. Egy cég alkalmazása külső szaktanácsadóként elviekben lehetséges, erre a projekt lehetőséget ad. A vállalkozási szerződést azonban már ennek ismeretében kell elkészíteni. Ellene szólnak a következők: 1. A pályázatban szereplő projektszervezetről és annak felépítéséről közgyűlési döntés született. E projektszervezetben projektmenedzsernek az informatikai vezető (Kotroczó Ferenc) lett megjelölve, a projektmenedzser munkájának segítésére már korábban kiválasztásra került a minőségbiztosító (AAM Rt.). A projektmenedzser munkáját a projekt végrehajtási szakaszában a nyertes ajánlattevő is segíti, (mint fővállalkozó) aki a projektvezető segítésére, illetve a saját személyzet tevékenységének irányítására egy ún. árnyék menedzsert delegál a projektvezető mellé. 2. Az IT Kht, hivatkozva a pályázati kiírásra, azt az információt adta, hogy a vevő oldali projektmenedzser költsége nem számolható el a projekt keretében. A pályázatban nem szerepel vevőoldali projektmenedzser, így erre külön pénzügyi fedezet a pályázatban nincs megjelölve. Az ezzel kapcsolatos költségek projektköltségként így valószínűleg nem számolhatók el, a forrást a közgyűlésnek kellene előteremtenie. Szerepel ugyanakkor a pályázatban munkabér jellegű projektmenedzseri költség. 3. Újabb problémát a vevőoldali projektmenedzser esetleges feladatainak meghatározása jelenti. Mind az ajánlati dokumentációban, mind az AAM Rt. ajánlatában számtalan olyan feladat elvégzése szerepel, amelyek a vevőoldali projektmenedzser feladatait is lefednék. a.) Az AAM Rt. minőségbiztosítási tevékenysége többek között az alábbi feladatok elvégzésére is kiterjed: - a projekt tervezett végrehajtását veszélyeztető problémák szakszerű feltárása, megoldásukra, kezelésükre javaslat kidolgozása - projekt vezetésével, kontrollálásával kapcsolatos tevékenységek ellátása - végrehajtott feladatok, valamint elkészült termékek ellenőrzése - kapcsolattartás a projektvezetőkkel - projektdokumentumok tanulmányozása - időszaki jelentések áttekintése - részvétel a projektvezetők, illetve a ok értekezletein - rendszeres beszámoló a projekt vezetése részére a projekt helyzetéről - fáziszáró dokumentumok minőségbiztosítása b.) A fővállalkozónak is meghatároztunk olyan feladatokat, amelyek projektmenedzserünk munkáját segíti: - feladata közé tartozik a projekt menedzsment szakmai támogatása - el kell látnia a projekttervezési és projektvezetési feladatokat is
3 A felsorolásból is látszik, hogy a jelenlegi tervek szerint egyrészt a minőségbiztosító, másrészt a fővállalkozó fogja ellátni feladatokat. Lehet olyan vélemény, hogy az Önkormányzat duplán fizetne ugyanazon feladat elvégzéséért. 4. A Tisztelt Közgyűlés esetleges támogató döntése esetén közbeszerzési eljárásra lenne szükség ami időt vesz igénybe, várhatóan 2005. december végére 2006. januárjára lehet eredménye. Jelen előterjesztés megírását azért tartottam célszerűnek megírni, és a T. Közgyűlés elé terjeszteni, hogy tudassam azt a Képviselőtestülettel, hogy a bizottság és az érintett hivatali kollégák minden megtettek és megtesznek annak érdekében, hogy a projekt sikeresen megvalósuljon. Kérem a Tisztelt Közgyűlést az érvek és ellenérvek figyelembevételével hozza meg döntését! A határozat végrehajtásában közreműködő hivatali egységek: Szervezési és Önkormányzati Csoport, Számítástechnikai Csoport. Határozati javaslat: A alternatíva 1. Békéscsaba Megyei Jogú Város Közgyűlése támogatja az Elektronikus önkormányzati szolgáltatások megvalósítása projekt - GVOP-2004-4-4.3.1. során vevő oldali projektmenedzser alkalmazását. 2. A projektmenedzser feladataival külső vállalkozást kíván megbízni. A megfelelő társaság kiválasztása meghívásos közbeszerzési eljárás keretében történik, amelyben a fenti pályázaton érvényes ajánlatot tett társaságokat kell meghívni. 3. A közbeszerzési eljárás lefolytatásával a Közgyűlés megbízza az e tárgyban eddigiekben működő ad hoc bizottságot. 4. A Közgyűlés felkéri Hrabovszki György alpolgármestert, hogy folytasson egyeztetést az IT Kht-vel, hogy az így felmerülő költségek a pályázatban eredetileg jelzett munkabér jellegű költségek között elszámolható legyen. 5. Amennyiben a 3. pont szerinti egyeztetés eredménytelen, a közgyűlés a feladatok ellátására 15 millió Ft forrást biztosít. Felelős: Pap János polgármester Határidő: azonnal Forrás: fejlesztési céltartalék B alternatíva 1. Békéscsaba Megyei Jogú Város Közgyűlése támogatja az Elektronikus önkormányzati szolgáltatások megvalósítása projekt - GVOP-2004-4-4.3.1. során vevő oldali projektmenedzser külső szakértőként történő alkalmazását.
4 2. A feladatokkal külső szakértőt kíván megbízni. A megfelelő szakértő kiválasztása meghívásos közbeszerzési eljárás keretében történik, amelyben a fenti pályázaton érvényes ajánlatot tett társaságok szakérőit kell meghívni. 3. A közbeszerzési eljárás lefolytatásával a Közgyűlés megbízza az e tárgyban eddigiekben működő ad hoc bizottságot. 4. A feladatellátásból adódó költségek fedezete a pályázat keretein belül kerül elszámolásra. Felelős: Pap János polgármester Határidő: azonnal Forrás: E projekt költségvetése C alternatíva Békéscsaba Megyei Jogú Város Közgyűlése nem támogatja Elektronikus önkormányzati szolgáltatások megvalósítása projekt - GVOP-2004-4-4.3.1. vevő oldali projektmenedzser alkalmazását. Felelős: Pap János polgármester Határidő: azonnal Békéscsaba, 2005. november 8. Hrabovszki György alpolgármester Jogi ellenjegyzés: Pénzügyi ellenjegyzés:
8.sz. melléklet Tájékoztatás a projekt aktuális költség-megosztásáról támogatás, BM-önerőalap támogatás és saját forrás együtt ebből: vissza nem téritendő támogatás (87,5%) BM-önerőalap támogatás saját forrás bruttó 432 500 000 Ft 378 437 500 Ft 32 437 500 Ft 21 625 000 Ft költségek megoszlása közbeszerzési tanácsadó szerződés szerint 1 150 000 Ft vevő oldali minőségbiztosító szerződés szerint 5 950 000 Ft bér és járulékai projektiroda infrastruktúra, egyéb költség ajánlattevők által ismert rendelkezésre álló forrás projekt-költségvetés és támogatási szerződés szerint 26 200 000 Ft projekt-költségvetésben szereplő költségnem, de értéke csökkentve 11 700 000 Ft Összesen: 45 000 000 Ft Marad 387 500 000 Ft nettó 310 000 000 Ft 387 500 000 Ft
BÉKÉSCSABA MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERÉTŐL Békéscsaba, Szent István tér 7. Ikt. sz.: I. 395/2005. Előadó: Kotroczó Mell.: Hiv. sz.: Postacím: 5601 Pf. 112. Telefax: (66) 523-804 Telefon: (66) 523-801 E-mail: papj@bekescsaba.hu Előkészítő: Számítástechnikai Csoport Tisztelt Közgyűlés! NYILVÁNOS ÜLÉS napirendje A döntéshozatal egyszerű többséget igényel! Tárgy: Tájékoztató az Elektronikus önkormányzati szolgáltatások megvalósítása (GVOP- 2004-4.3.1) tárgyú pályázat kapcsán felállítandó projektszervezetről Az Elektronikus önkormányzati szolgáltatások megvalósítása (GVOP-2004-4.3.1) tárgyú pályázathoz kapcsolódó közbeszerzési eljárás során a kivitelezést végző fővállalkozó kiválasztásra került. Az eredményhirdetés 2005. október 21-én megtörtént, jelenleg a szerződéskötés előkészítése zajlik. A projektindítás dátuma a szerződés megkötésének időpontja, az első feladat a projektszervezet felállítása, a Projekt Alapító Dokumentum előkészítése és elfogadása. Projekt Alapító Dokumentum: A projekt indításakor készül el a Projekt Alapító Dokumentum, amely részletesen kifejti a projekt célját, terjedelmét, a projekt során elvégzendő feladatokat és elérendő mérföldköveteket, tartalmazza a változáskezelési és kockázatviselési tervet, valamint kitér a minőségbiztosítás és kommunikáció kérdéseire is. Az alábbi ábra tartalmazza a projektszervezet tervezetét, nevesítve a közbeszerzési eljárások során kiválasztott minőségbiztosító, fővállalkozó és alvállalkozók adataival. Az Önkormányzat által 2004. július 15-én benyújtott pályázatban lévő ábra tovább bővült a belső projektszervezetben létrehozandó ok felsorolásával. A projektszervezetben kialakított szerepkörökhöz tartozó feladatok részletezése az ábra után található. 1
Projektszervezet Projektszponzor Projektirányító Bizottság Minőségbiztosító AAM Vezetői Informatikai Tanácsadó RT. Projektmenedzser Fővállalkozó UNITIS Rendszerház RT. Projektmenedzser helyettes Szervezési és gazdasági Projektadminisztráció projektaszisztensek, szakértők Projektaszisztensek és koordinátorok AC SOFT Kft. Portál GriffSoft Rt. Infrastruktúra Rudas & Karig Kft. Elektronikus ügyintézés Walton System House Kft. Digitális térkép Városüzemeltetési Építéshatósági Ipari és kereskedelmi Pénzügyi és gazdasági Ügyirat és dokumentumkezelő 2
Projektszponzor: a projekt céljáról és terjedelméről, illetve azok esetleges változtatásáról történő végső döntést a projekt szponzora hozza meg. A projektszponzor biztosítja, hogy a munkatársak egyöntetűen és elkötelezetten támogassák a projektet, valamint, hogy a projekt sikeréhez szükséges erőforrások biztosítottak legyenek. A projekt szponzora a polgármester. Projektirányító Bizottság: a projekt legmagasabb szintű döntéshozó szerve, amely feladata a projekt magas szintű felügyelete, irányítása és a projekt előrehaladásának folyamatos figyelése, követése, valamint döntéshozás a jelentősebb hatásokkal járó kérdésekben. A bizottságban helyet kap a projektszponzor, illetve a projekt által érintett területek felelős vezetői. Projektmenedzser: feladata és felelőssége gondoskodni arról, hogy a projekt, mint összefüggő egész az előírt termékeket állítsa elő, az előre meghatározott minőségben, valamint a költség és időkorlátokon belül maradva. A projekt menedzsere az informatikai vezető. Minőségbiztosító: folyamatosan végzett tevékenysége kiterjed a projekt által előállított termékek felülvizsgálatára, ellenőrzésére, javaslattételre, a projekt dokumentálás kontrolljára. Az Önkormányzat megfelelő szakmai kompetenciákkal rendelkező külső minőségbiztosítót alkalmaz a projektben. Projekt-team: tagjainak felelőssége, hogy a projekttervben szereplő és rájuk kiosztott feladatokat az adott határidőre, a megadott minőségi elvárásoknak megfelelően elvégezzék. A projekt-teamben kapnak helyet az Önkormányzatnál dolgozó, projektbe bevont köztisztviselők, valamint a külső szállítók szakemberei. Projektiroda: a projekt megvalósítása során az Önkormányzat felállít egy projektirodát, amit ellát a projekt menedzseléshez szükséges infrastruktúrával: megfelelő számú asztallal és székkel, zárható ajtóval rendelkező szekrénnyel a projekt dokumentumok tárolására; a projekttagok munkájához szükséges korszerű személyi számítógépekkel, nyomtatóval; irodai szoftverekkel (Microsoft Office); megfelelő hálózati hozzáféréssel és Internet elérhetőséggel; kommunikációs lehetőségekkel (mobil, telefon, Fax, e-mail); irodai eszközökkel (fénymásolás, papír, irodaszer, stb.). Kérem a Tisztelt Közgyűlést fenti tájékoztató elfogadására. Határozati javaslat: 1. Békéscsaba Megyei Jogú Város Közgyűlése az Elektronikus önkormányzati szolgáltatások megvalósítása (GVOP-2004-4.3.1) tárgyú pályázat kapcsán felállítandó projektszervezetről szóló tájékoztatót elfogadja. 2. Békéscsaba Megyei Jogú Város Közgyűlése felkéri Pap János polgármestert - Szedlacsekné dr. Pelle Beatrix aljegyző egyetértésével -, jelölje ki a projektszervezet hivatali tagjait. Felelős: Határidő: Pap János polgármester Szedlacsekné dr. Pelle Beatrix aljegyző azonnal Békéscsaba, 2005. november 11. Ellenjegyzés: Jogi:. Pap János polgármester 3