I. Építésügyi igazgatás 1. Jellemző, hogy elhúzódik a hiánypótlások teljesítésének ideje, valamint a szakhatóságok eljárása. A hatóságok tudomásul veszik a hiánypótlás határidőn túli teljesítését, az érdemi döntéshozatal érdekében bevárják a hiányzó iratot, nyilatkozatot és nem élnek a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (Ket.) 31. (2), illetve az 51. (1) bekezdésében foglaltak szerinti lehetőséggel. A szakhatósági megkereséseknél szintén kivárnak a hatóságok. A vállalkozások indítását, illetőleg az ügyintézés menetét negatívan befolyásoló körülmények között első helyen kell említeni a szakhatósági közreműködés időtartamának igényét, amely az ügyintézést úgy hosszabbítja meg, hogy az ügyintézési határidőbe nem számít be. A szakhatóságok is kiadhatnak hiánypótlási felhívást, amennyiben nem áll rendelkezésükre a megfelelő dokumentum, és csak a hiánypótlás teljesítése után döntenek. A Ket. 33. (8) bekezdése értelmében a szakhatóság eljárására irányadó ügyintézési határidő ha jogszabály másként nem rendelkezik 15 nap. A határidőt indokolt esetben egy alkalommal 15 nappal lehet meghosszabbítani. A Ket. 45. (3) bekezdése értelmében, ha a szakhatóság a számára meghatározott ügyintézési határidőn belül nem nyilatkozik, az ügyben érdemi döntésre jogosult hatóság a szakhatóság felügyeleti szervéhez fordul. E helyett a hatóságok az esetek többségében addig várnak, ameddig meg nem kapják az állásfoglalást. Ez helytelen gyakorlat, ezért a már hivatkozott jogszabályhely szerint kell eljárni. 2. A tervezők mulasztása szakhatóságokkal nem egyeztetnek a tervezés időszakában, ezért hiányosak a dokumentációk is hozzájárul esetenként a szakhatósági eljárások elhúzódásához. 3. A hatóságok jellemzően nem alkalmazzák a Ket. 80. -a szerinti hirdetményi úton történő közlést, illetve nem élnek a Ket. 81. (2) bekezdésében foglalt kézbesítési ügygondnok kirendelésének lehetőségével, ami szintén gyorsíthatná az ügyintézést. 4. Az engedélyezési eljárások hatékonyságát rontja az is, ha az építésügyi hatóságok nem rendelkeznek hozzáféréssel az ingatlan-nyilvántartás adataihoz. A költségvetési lehetőségek függvényében indokolt
megfontolni a Takarnet Földhivatali Információs Rendszerhez történő csatlakozást. Az ügyintézés gyorsításához nagyban hozzájárulna a stabil hatósági humánerőforrás kiépítése, amely megfelelő számú és képzettségű, számítógépen dolgozó építésügyi hatósági köztisztviselő alkalmazását jelenti. II. Telepengedélyezéssel kapcsolatos ügyintézés 1. Az ellenőrzések egyik megállapítása, hogy a jegyzők által készített kérelem- nyomtatványok nem helyesen tartalmazzák a telepengedély alapján gyakorolható ipari és szolgáltató tevékenységekről, valamint a telepengedélyezés rendjéről szóló 80/1999. (VI.11.) Kormányrendelet (továbbiakban: Korm. rend.) 4. -ban előírtakat, mivel nem követik a jogszabályi változásokat. Indokolt megvizsgálni a helyben készült formanyomtatványokat, és amennyiben szükséges, úgy el kell végezni a javításokat. 2. Törekedni kell arra, hogy a kérelem iktatását követően az minél előbb az ügyintézőhöz kerüljön. A kérelem átvételekor ellenőrizni kell, hogy a nyomtatványok összes rovatát kitöltötte-e a kérelmező, a rá nem vonatkozó részt pedig kihúztae. Ha az ügyintéző, a kérelem átvételekor, nem nézi át tételesen a kérelmet, akkor az adatok hiányosak lehetnek, a szakhatóságok nem tudnak érdemben nyilatkozni, és hiánypótlási felhívást kell kiadni. 3. Amennyiben a kérelmező gazdasági társaság, akkor a cégkivonatot és az aláírási címpéldányt kell bekérni, s nem a társasági szerződést. (A cégnyilvántartásról, a cégnyilvánosságról és a bírósági cégeljárásról szóló 1997.évi CXLV. törvény (továbbiakban: Ctv.) 3. (3) bek., 4. (1) bek.) A kérelemben csak a Korm. rend. mellékletében szereplő tevékenységeket lehet megjelölni. Amennyiben ettől eltért a kérelmező, akkor ennek pontosítására intézkedni kell. Helytelen gyakorlat, ha a kérelemben megjelölt tevékenységtől eltérő, más tevékenységi körre adja ki a jegyző a telepengedélyt.
A szomszédos ingatlanokkal rendelkezni jogosultak adatait, a Korm. rend. 5. (5) bek. alapján, a Körzeti Földhivatal útján kell beszerezni. A megkeresés elküldésének az ügyiratból ellenőrizhetőnek kell lenni. 3. A kérelem-nyomtatványt a mellékletekkel (fénymásolatban) meg kell küldeni a szakhatóságok részére. Az érintetteket időben a szemle időpontja előtt 8 nappal korábban kell értesíteni a helyszíni szemléről. Ezeknek az értesítéseknek a szükséges tájékoztatásokat tartalmazniuk kell. (Korm. rend. 5. (4) bek.) A helyszíni szemléről minden esetben jegyzőkönyvet kell készíteni, amely kielégíti a Ket. 39. (2) bekezdésében előírtakat. A leggyakoribb hiányosság: az eljáró hatóság megnevezése, a meghallgatott személy természetes személyazonosító adatai (születési hely, születési idő, anyja neve) lakcíme, eljárásjogi helyzete, elérhetősége, a meghallgatott személy jogaira és kötelezettségeire történő figyelmeztetés (részletesen felsorolva), oldalankénti aláírások. Helytelen gyakorlat, ha külön jelenléti ívet készítenek, s azt csatolják a jegyzőkönyvhöz. A szemléről készült jegyzőkönyveket meg kell küldeni a szemlére meghívottak részére. (Korm. rend. 5. (7) bek.) Amennyiben a szakhatóságok a rendelkezésükre álló határidőben nem küldik meg az állásfoglalásukat, akkor a szakhatóságok felügyeleti szervét kell megkeresni. A Korm. rend. 5. (7) bek. szerint a szakhatóság a szemlét követő 30 napon belül köteles állásfoglalását kiadni. Ezt a határidőt a szakhatóság vezetője a Ket. 33. (8) bek. szerint egy alkalommal 15 nappal meghosszabbíthatja, s erről az ügyfelet és a megkereső hatóságot tájékoztatnia kell. Helytelen gyakorlat, ha a jegyzők határidőn túl is csak várnak az állásfoglalás megérkezéséig, növelve az ügyintézési időt. 5. A Ket. 72. -a írja elő, hogy melyek a határozat kötelező tartalmi elemei. A telepengedélyről szóló határozatok sok esetben ezt nem elégítik ki. A leggyakoribb hiba, hogy társaság esetén nem a helyes elnevezést írják a határozatba. A rendelkező részben nem írják elő a szakhatósági kikötéseket, illetve nem említik, hogy melyik szakhatóság járult hozzá a telepengedély kiadásához. Helytelenül adnak tájékoztatást a jogorvoslat lehetőségéről, módjáról, illetve az igazgatási szolgáltatási díj megfizetésének a lehetőségéről. Az indokolásban nem tesznek említést azokról az iratokról, amelyeket a kérelemhez csatoltak. Nem tesznek említést arról, hogy milyen eljárási cselekményeket végeztek, valamint az eljárásban résztvevő szakhatóságokat nem nevezik meg, s nem írják le az állásfoglalás indokolását, valamint a szakhatóság által említett jogszabályokat. Rendszeresen hiányoznak a hatóság hatáskörét és illetékességét megállapító jogszabályhelyek.
A telepengedély-határozatot a szemlére meghívottakon kívül meg kell küldeni a fogyasztóvédelmi felügyelőség, valamint az Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Főfelügyelőség illetékes területi szervének is. (Korm. rend. 7. (2) bek.) A Ket. 78. (7) bek. szerint postai úton történő kézbesítés esetén a döntést hivatalos iratként (tértivevénnyel) kell feladni és kézbesíteni. A visszaküldött tértivevényt az irathoz kell csatolni. Személyes átvétel esetén a határozatot a mai napon átvettem, dátum, aláírás is elfogadható. 6. Az első fokú határozat ellen benyújtott fellebbezéshez szükséges igazgatási szolgáltatási díj a közigazgatási hivatal bevétele. Amennyiben az ügyfél a polgármesteri hivatalhoz fizette be, akkor az iratok megküldésével egyidejűleg az igazgatási szolgáltatási díj átutalásáról is intézkedni kell, s erről, a felterjesztésben tájékoztatást kell adni. III. Működési engedéllyel kapcsolatos ügyintézés 1. A működési engedélyhez sincs kötelezően előírt formanyomtatvány. A jegyzők maguk készítenek ilyen mintákat, azonban azok az üzletek működéséről és a belkereskedelmi tevékenység folytatásának a feltételeiről szóló 4/1999. (I. 22.) Korm. rendelet (továbbiakban: Belker. rend.) 3. (3) bekezdésében előírtakat nem teljeskörűen tartalmazzák. A kérelem átvételekor ellenőrizni kell, hogy a nyomtatványok összes rovatát kitöltötte-e a kérelmező, a rá nem vonatkozó részt pedig kihúztae. Ellenkező esetben a szakhatóságok nem tudnak érdemben nyilatkozni, és hiánypótlási felhívást kell kiadni. 2. Amennyiben a kérelmező gazdasági társaság, akkor a cégkivonatot és az aláírási címpéldányt kell mellékelni, s nem a társasági szerződést. (A Ctv. 3. (3) bek., 4. (1) bek.) A Belker. rend. 3. (4) bekezdésében előírt iratokat be kell nyújtani. Elfogadható, ha az ügyfél által bemutatott eredeti iratról az ügyintéző fénymásolatot készít, s dátummal, aláírással ráírja, hogy az, az eredeti iratról készült. A kérelemben csak olyan tevékenységeket szabad megnevezni, amelyek a Belker. rend. mellékletében is szerepelnek. Sok esetben
előfordult, hogy a jegyző döntötte el, hogy milyen üzletkörre is gondolt az ügyfél, s így olyan üzletkörre adták meg az engedélyt, amelyet a kérelmező a kérelmében nem is kért. 3. Az üzletkör ismeretében meg kell vizsgálni, hogy az üzlet működésének az engedélyezésében melyek a közreműködő hatóságok, (Belker. rend. 4. ) s azokat minden esetben meg kell keresni. A szakhatóság megkeresése nélküli döntés semmis. (Ket. 121. (1) bek. c) pont.) Amennyiben a szakhatóságok a rendelkezésükre álló határidőben nem küldik meg az állásfoglalásukat, akkor a szakhatóságok felügyeleti szervét kell megkeresni. A Ket. 33. (8) bek. szerint a szakhatóság eljárására irányadó ügyintézési határidő 15 nap. Ezt a határidőt a szakhatóság vezetője a Ket. 33. (8) bek. szerint egy alkalommal 15 nappal meghosszabbíthatja, s erről az ügyfelet és a megkereső hatóságot tájékoztatnia kell. Helytelen gyakorlat, ha a jegyzők határidőn túl is csak várnak az állásfoglalás megérkezéséig, növelve az ügyintézési időt. 4. A Ket. 72. -a írja elő, hogy melyek a határozat kötelező tartalmi elemei. A működési engedély kiadásáról szóló határozatok sok esetben nem elégítik ki az előírtakat. A leggyakoribb hiba, hogy gazdasági társaság esetén nem a helyes elnevezést írják a határozatba. A rendelkező részben nem írják elő a szakhatósági kikötéseket, illetve nem említik, hogy melyik szakhatóság járult hozzá a működési engedély kiadásához. Helytelenül adnak tájékoztatást a jogorvoslat lehetőségéről, módjáról. Az indokolásban nem nevezik meg azokat az iratokat, amelyeket a kérelemhez csatoltak, illetve a lefolytatott eljárási cselekményeket. Rendszerint hiányzik az eljárásban résztvevő szakhatóságok megnevezése, s az állásfoglalásuk indokolása, és a hatóság hatáskörét és illetékességét megállapító jogszabályhelyek. A Ket. 78. (7) bek. szerint postai úton történő kézbesítés esetén a döntést hivatalos iratként (tértivevénnyel) kell feladni és kézbesíteni. A visszaküldött tértivevényt az irathoz kell csatolni. Személyes átvétel esetén a határozatot a mai napon átvettem, dátum, aláírás is elfogadható. 5. Amennyiben a kereskedő a működési engedélyét visszaadja, akkor a tudomásulvételről nem kell határozatot hozni. Levél formájában kell tájékoztatni az érintetteket, illetve az engedélyezésben résztvevőket arról, hogy az üzemeltető a működési engedélyét visszaadta. Új üzletkör felvétele esetén a korábbi működési engedélyt be kell vonni, s ezzel egyidejűleg az új adatoknak megfelelő működési engedélyt kell kiadni. Ilyen esetben is ügyelni kell a határozat kötelező tartalmi
elemeire, hiszen új működési engedély kerül kiadásra, ezért a megkeresett szakhatóságok megnevezését, valamint a szakhatósági állásfoglalásokban előírtakat is szerepeltetni kell. 6. Az üzletekről a Belker. rend. 4. számú melléklete szerinti nyilvántartást kell vezetni. (Belker. rend. 5. (4) bek.) Az üzletek működési engedély szerinti működését és a kereskedelmi tevékenység folytatására vonatkozó jogszabályi rendelkezések betartását a jegyzőnek ellenőriznie kell. Ehhez ellenőrzési ütemtervet célszerű készíteni. 7. A kisebb településeken, ahol jellemzően néhány üzlet és engedélyköteles telep működik, az ügyintézők akik többféle ügyet is intéznek nem szereznek kellő gyakorlatot. Erre figyelemmel megfontolandó igazgatási társulás létrehozása ezen ügyek intézésére.