Osztástól az elszámolásig Kiosztási Elszámolási adminisztráció, címkézés
OSZTÁS szervezése megfontolandók I. MEG KELL PRÓBÁLNI ELŐRE FELMÉRNI, HOGY: A rászorulószám alapján ez mennyi munkával jár? Mit lehet előkészíteni, hogy a kiosztáskor kevesebb legyen a munka? Kik a rászorulók? Családoknak magánszemélyeknek osztanak? Bentlakásos intézményben? Valamilyen eseményhez kapcsolódóan? Hogyan értesítik a rászorulókat az osztásról? Végig kell gondolni, hogy behívják a rászorulókat egy helyre, kiviszik nekik a lakhelyükre vagy elviszik gyűjtőpontokra.
OSZTÁS szervezése megfontolandók II. MEG KELL PRÓBÁLNI ELŐRE FELMÉRNI, HOGY: Mennyi ideig fog tartani helyszínenként a kiosztás? Hány főre van szükség a kiosztás lebonyolításához, hány a helyszínen (csomagok összekészítése, ívek aláíratása, kitöltése)? Hogyan jut el az élelmiszer a rászorulókhoz ha nem jön el mindenki (előre ki lehet osztani meghatalmazáshoz formanyomtatványokat?), mi lesz a maradékkal? Ki végzi el a papírmunka összesítését, elküldését? Ezekkel a kérdésekkel fog foglakozni a workshop délután!
Az élelmiszerosztás főbb szabályai Az élelmiszert a lejárati dátumon belül, legkésőbb az átvételtől számított 15 napon belül ki kell osztani Az adományt tilos nagy tételben szétosztani! Rászoruló személyenként egy osztás során maximum 5kg adomány osztható. (5kg személyenként, tehát egy 4 fős családnál 20kg.) Ez maximum szám, kérjük, annyit osszanak, amennyit az illető személy/család az élelmiszer lejártáig el tud fogyasztani. Családtag átvehet adományt azonos lakcímen, minden egyéb esetben az osztáson meg nem jelenő személy, (pl. nem családtag,mozgáskorlátozott, stb.) meghatalmazása szükséges Konyhai felhasználás esetén az élelmiszereket a konyha vezetője veszi át tételesen, aláírással bélyegzővel, itt sem lehet túllépni a személyenkénti 5 kg adománymennyiséget Élelmiszerbank plakátja az osztás helyszínén legyen kihelyezve
Az elszámolás alapja az Élelmiszeradomány kiosztási adatlap valamint az osztás tényét rögzítő fotódokumentáció A kiosztási adatlapon előre ki lehet tölteni a tételek és az átvevők nevét, de a mennyiségeket csak a kiosztás helyszínén, a kiosztás idején töltsék ki A kiosztásért felelős személynek ki kell töltenie az adatlap megfelelő fejléc-mezőit, a dátumot és alá kell írnia minden adatlapot és összesítőt A kiosztási adatlapon az átvevő rászoruló személy nevét kell feltüntetni, a családtagok létszámával Abban az esetben, ha a rászoruló a kiosztáskor nincs jelen, a kiosztási adatlapot a segélyezett nevében élelmiszert átvevő személy (meghatalmazott) írja alá. Gyermekek esetében a szülő/gondviselő aláírása szükséges
Papírmunka avagy miért fontos az osztás során a pontos dokumentálás? Az Élelmiszerbank Egyesület működésének egyik alappillére az adományok nyomonkövethetősége: A gyártó cégek szeretik látni, hogy a felajánlott termékeik valóban a rászorulókhoz kerülnek Élelmiszerbiztonsági szempontból célszerű végig kísérni egy adomány útját Élelmiszeradomány kiosztási adatlapok - eszköz az adományok kiosztásának dokumentálására, és egyben elszámolás az átvett élelmiszerekkel
Tudnivalók az Élelmiszeradomány kiosztási adatlapok kitöltéséhez Adomány kiosztások típusai Elszállítás az Élelmiszerbank raktárából Direkt elszállítás áruházból/ gyártótól (METRO, Tesco, Auchan, Penny stb.) Áruházi gyűjtés osztása Minden típusú kiosztáshoz ugyanazon kiosztási adatlap használható!
..
Az Adomány kiosztási adatlapon a javítás az alábbi módon lehetséges: javítás, *, kitöltő személy aláírása, pecsét, dátum. Az osztást követően az Adomány kiosztási adatlapokat összesíteni kell az erre szolgáló összesítő lapon. Az Adomány kiosztási adatlapokat és összesítőket valamint a meghatalmazásokat le kell fénymásolni, az eredeti példányt pedig az osztást követő 8 napon belül el kell juttatni a Magyar Élelmiszerbank Egyesület részére (1172 Budapest, Lokátor utca 3.). Minden esetben fotódokumentáció készítése szükséges. Ez a pontos elszámolás része!
1 db másolati példányt kell megtartani a kiosztó szervezetnél az osztást követő 5 évig. Az Élelmiszerbank munkatársai ellenőrzik az elszámolásokat. Amennyiben probléma merül fel az elszámolásokkal, az Élelmiszerbank munkatársa felveszi a kapcsolatot a partnerszervezettel a probléma tisztázására. Amennyiben az elszámolásokat a partnerszervezet az adott határidőre nem küldi meg az Élelmiszerbanknak, vagy a problémát (hiány, eltérés, téves kitöltés) nem sikerül a szerződés szerint tisztázni, úgy a kiosztó partnerszervezettel az Élelmiszerbank felmondja az együttműködési megállapodást, mindemellett partnerszervezet köteles megtéríteni az el nem számolt áru értékét.
Elszámolási határidők: 1; Elszámolás eljuttatása az Élelmiszerbankhoz: Az osztást követő 8. nap Amennyiben nem érkezik be az elszámolás: 2; Első felszólítás: e-mailben az áru átvételét követő 30 nap múlva 3; Második felszólítás: e-mailben és tértivevényes levélben az áru átvételét követő 45 nap múlva Ezzel egyidejűleg értesítés az Iroda menedzser és a szervezeti kapcsolattartó felé a szervezet felfüggesztéséről 4; Döntés a továbbiakról (kizárás, feljelentés, peres út) a szállítást követő 70 nap múlva
Csatolandó dokumentumok: Minden elszámoláshoz csatolni kell a szállítólevél másolatát ( kivétel 1, direkt elszállítás (itt eredeti szállítólevél kell 2, az áruházi gyűjtés, ennél nincs szállítólevél) valamint az összes elszámoláshoz tartozó meghatalmazást Konyhai átvétel esetén a konyhavezető aláírása, bélyegző, csatolt névsor elengedhetetlen Támogatott eseménynél rövid leírás, aláírás, bélyegző, fotók igazolják az osztás tényét
Raktári címkézés Címkézési feladat akkor merül fel ha: nincs a terméken gyártói címke / idegen nyelvű címke van rajta a termék összetétele, ízesítése vagy töltősúlya nem egyezik az eredeti címkén feltüntetett adatokkal A gyártók által felajánlott termékek kizárólag az Élelmiszerbank által ellátott címkével kerülhetnek a rászorulókhoz.
A címkézés folyamata szerint lehet: Tervezett, rendszeresen kiszámíthatóan1-2 héttel előre egyeztetett időpontban Eseti, sürgős esetben azonnali / másnapi munkavégzéssel A termékek két csoportba sorolhatóak: Hűtött termékek (joghurt, puding) ezek címkézéséhez érvényes egészségügyi kiskönyv/ tüdőszűrés valamint védőruha viselése kötelező! Szárazáru ezek címkézéséhez nem előírás az Eü kiskönyv és a védőruha, elegendő a munkavédelmi szabályok ismerete
A címkézés az Élelmiszerbank raktárában zajlik, folyamatában önkéntesek valamint partnerszervezeteink segítenek. Ezért minden negyedik alkalom után külön felajánlást kapnak! Maximum 300 főre/ maximum 3 féle terméket amely nem választhatóaktuális raktárkészlettől függ Kukorica Adomány, kereskedelmi forgalomba nem hozható. Nettó tömeg: 670 g Töltő tömeg: 570 g Készült: kukorica, víz, cukor, só felhasználásával. Minőségét megőrzi: 31.08.2017 Gyártja: Bonduelle Central Europe Kft., 2750 Nagykőrös, Ceglédi út 25. A szétosztást szervezi: Magyar Élelmiszerbank Egyesület www.elelmiszerbank.hu