ArtVisual saldoxpress 2008 Számlázó program általános számlázási leírás Utolsó módosítás: 2014.08.30.
2. oldal Tartalomjegyzék 1. Számlázás...3 1.1. Dokumentum típusok...3 1.2. Dokumentum készítés...4 1.3. Érvénytelenítendő dokumentum készítés...6 1.4. Parkolt bizonylat...6 2. Dokumentum lista...7 2.1. A rendszerben elérhető dokumentumok listája...7 2.2. Új dokumentum készítés indítás...7 2.3. Dokumentum nyomtatási képének megtekintése...7 2.4. Dokumentumok folytatása, lezárása...8 2.5. Dokumentum törlés...8 2.6. Lezárt dokumentum másolat készítés...8 2.7. Dokumentum kifizetés kezelés...9 3. Riportok...9 4. Beállítások...9 4.1. Céges adatok...9 4.2. Beállítások... 10 5. NAV adatok... 10
3. oldal 1. Számlázás 1.1. Dokumentum típusok A program által támogatott dokumentum típusok Számla Feladata: forint vagy deviza átutalási számla készítése áfa tartalommal. Azonosító: SA Egyszerűsített számla Feladata: forint vagy deviza készpénzfizetéses számla készítése áfa tartalommal. Azonosító: ES Szállítólevél Feladata: forint vagy deviza típusú szállítólevél készítése áfa tartalommal. Azonosító: SZ Előlegszámla Feladata: forint vagy deviza típusú előlegszámla készítése áfa tartalommal. Az előlegszámlát a későbbiekben végszámlához lehet csatolni. Azonosító: EL Végszámla Feladata: forint vagy deviza típusú végszámla készítése áfa tartalommal. A végszámlához korábban elkészített előlegszámlát is lehet csatolni. Az előlegszámla végösszegei csökkentik a végszámla összegét. Azonosító: VS Átvételi elismervény Feladata: forint vagy deviza típusú, a számla dokumentumokkal megegyező, szigorú sorszámozású átvételi elismervény készítése áfa tartalommal. Azonosító: AE Deviza számla Feladata: forint vagy deviza számla készítése áfa tartalom nélkül. Azonosító: DE Deviza proforma számla Feladata: forint vagy deviza előleg számla készítése áfa tartalom nélkül. Azonosító: DP Érvénytelenítő dokumentum Feladata: számla, egyszerűsített számla, deviza számla vagy proforma számla érvénytelenítése. Az érvénytelenítés csak lezárt és kinyomtatott számlákon végezhető és az eredeti számla tartalmával (ügyfél és tétel adatok) megegyezően, ellentétes értékkel készíti el az érvénytelenítő számlát. Azonosító: ED
4. oldal Bejövő számla Feladata: a számla dokumentumokkal megegyező, belső sorszámozású, külső partner cég által küldött számlák rögzítése. Azonosító: IN 1.2. Dokumentum készítés Számla készítéshez nyissa meg a Dokumentumok panelt. Az új dokumentum menüpontban válassza ki az elkészíteni kívánt dokumentumot. Az új dokumentum egy új fülön jelenik meg. Kivételt képez az Érvénytelenítendő dokumentum (lásd: Érvénytelenítendő dokumentum készítés) Fejléc adatok A fejléc adatokban adhatja meg a dokumentum alap adatait. Ügyfél ügyfelet az ügyfél listából húzhat át a dokumentum fejlécére. Amennyiben egy ügyfél nem szerepel a listában, újat vehet fel. Bankszámlaszám a céges adatoknál megadott bankszámlaszámok közül választhat egyet. Ez a bankszámlaszám jelenik meg a dokumentumon. Dokumentum nyelve A dokumentumon megjelenő szövegek nyelve. Project Amennyiben egy dokumentumot projecthez kíván rendelni, válassza ki a projectet a listából. Fizetésmód A számla fizetésmódjának beállítása. Bizonyos fizetésmódok bizonyos dokumentum típushoz nem állíthatóak be. Számla: készpénz típusú fizetésmódok Egyszerűsített számla: átutalás típusú fizetésmódok Devizanem A dokumentum devizaneme. Árfolyam Nem forint alapú devizanem esetén a devizanem értéke. Amennyiben az aznapi árfolyam kiolvasható az Árfolyam törzsadatból, az érték feltöltődik a mezőbe. Teljesítés A dokumentum teljesítésének időpontja. Teljesítés helye A dokumentum teljesítésének helye. A lista a magyarországi helyiségeket tartalmazza. Az érték megadása nem kötelező.
5. oldal Kelt A dokumentum keltjének időpontja. Lejárat A számla fizetésének határideje. A fizetés mód alapján a lejárat automatikusan beállításra kerül. Amennyiben eltérő dátumot állít be, a fizetési mód automatikusan Átutalás típusra vált. Készpénz típusú dokumentumoknál a lejárat minden esetben megegyezik a kelt-el. Megjegyzés A dokumentum Megjegyzés rovatában bejelenő szöveg Rendelésszám A dokumentum Rendelésszám rovatában bejelenő szöveg Bevét számlaszám A dokumentum Bevét számlaszám rovatában bejelenő szöveg Egyéb kikötés A dokumentum Egyéb kikötés rovatában bejelenő szöveg Egyéb leírások Az egyéb leírások fülön a dokumentum tétel előtt vagy után, illetve a dokumentum alján megjelenő szövegeket rögzíthet. Tételek A tételek panelon vehet fel termék, egyéni szöveg, előlegszámla tételeket. Ezen tételek összessége adja meg a dokumentum végösszegét. Új tétel Egy új termék törzsadatból származó tételt a program termék törzsadatából kell kiválasztani és áthúzni a dokumentum tételek ablakára. Az áthúzás után egy új panel jelenik meg, ahol a tétel eredeti beállításait felül lehet bírálni. A beállítások a jelenlegi dokumentum tételre vonatkoznak. A panelon kell megadni a kívánt mennyiséget is. Új egyéni tétel Az Új egyéni tétel segítségével egy, nem termék törzsadatból származó tétel rögzíthet. Ebben az esetben minden adatot manuálisan kell megadni. Új szöveges sor Az Új szöveges sor funkcióval egy mennyiség ár végösszeg nélküli sort szúrhat be a dokumentumba. Új előlegszla. A funkciót csak végszámla esetén érheti el. Segítségével egy már kiállított és lezárt előlegszámlát csatolhat a végszámlához. A csatolt előlegszámla nettó, áfa és végösszege automatikusan csökkenti a végszámla végösszegét. Egy előlegszámla csak egy végszámlához csatolható. Amennyiben egy előlegszámlát tartalmazó végszámlát érvénytelenít, az a végszámlán szereplő előlegszámla egy újabb végszámlához csatolható.
6. oldal Garancia A garancia panelon egy, a dokumentum végösszegét csökkentő garancia összeget és annak lejáratát rögzítheti. A garancia fül nem minden dokumentum típusnál érhető el és a szolgáltatás jellemzően nem érhető el a felhasználóknak. 1.3. Érvénytelenítendő dokumentum készítés Az érvénytelenítő dokumentum egy már elkészült és kinyomtatott dokumentumból készíthető. A dokumentum listából válassza ki az érvényteleníteni kívánt dokumentumok. Amennyiben a dokumentum nem érvényteleníthető, hibaüzenet jelenik meg. Érvénytelenítő dokumentum kiállítható: - számla típusa: számla, egyszerűsített számla, deviza számla vagy proforma számla - a számla nem parkolt, lezárt számla - a számla ki lett nyomtatva A kiválasztás után megjelenik egy panel, amelyben megjelenik az érvényteleníteni kívánt dokumentum sorszáma. Az érvénytelenítéshez válassza a gombot. A művelet befejezésével az érvénytelenítő dokumentum nyomtatási képe és a nyomtatás panel jelenik meg. Az érvénytelenítő dokumentum semmilyen formában nem módosítható. 1.4. Parkolt bizonylat A program lehetőséget ad úgynevezett parkolt bizonylat készítésére. Ez azt jelenti, hogy a kiállított dokumentum típusától függetlenül nem kapja meg a következő, egyedi sorszámot, hanem egy egyedi, de átmeneti sorszámot kap és a sorszám elé a PA/ bejegyzés kerül. A parkolt bizonylat szabadon módosítható és törölhető. A parkolt bizonylat a dokumentum nyomtatásával vagy a dokumentum státuszának beállítása eredeti státuszba funkcióval bármikor átalakítható eredeti vagy eredeti és lezárt állapotra. Lásd: Dokumentumok folytatása, lezárása pont. A parkolt módot az új dokumentum kiállításakor az első mentés előtt állíthatja be, az új dokumentum menüsorában a Parkolt menüpont benyomásával. Az első mentés után a menüpont nem lesz kezelhető. A másolással előállított dokumentum minden esetben parkolt állapotba kerül.
7. oldal 2. Dokumentum lista A dokumentum lista a főmenü Dokumentum menüpontjából érhet el. Feladata: - a rendszerben elérhető dokumentumok listája - új dokumentum készítés indítás - dokumentumok nyomtatási képének megtekintése - dokumentumok folytatása, lezárása - dokumentum törlés - lezárt dokumentumokról másolat készítés - dokumentum kifizetés kezelés 2.1. A rendszerben elérhető dokumentumok listája A listában alapértelmezett megjelenésként a tárgyévben kiállított dokumentumok jelennek meg. Dokumentumok kereséséhez, szűréséhez válassza a keresés menüpontot. Az eredeti listához történő visszatéréshez vagy zárja be a listát, majd nyissa meg újra, vagy nyissa meg a keresés panelt és törölje a szűrőfeltételeket. A listában zöld háttérrel jelennek meg azok a dokumentumok, amelyek már megkapták a számla sorszámukat, de még nem lezártak. Kék háttérrel jelennek meg azok a dokumentumok, amelyek Parkolt állapotban vannak. 2.2. Új dokumentum készítés indítás Új dokumentum készítéséhez válassza a menüsor új dokumentum menüpontját. A lenyíló listából válassza ki a kívánt dokumentum típust. Az új dokumentum egy újabb fülön jelenik meg Új dokumentum névvel. Érvénytelenítő dokumentum esetén első lépésben válassza ki az érvényteleníteni kívánt dokumentumot, majd válasza az érvénytelenítő dokumentumot. Új dokumentumot a másolás funkcióval is készíthet. Ehhez válassza ki azt a dokumentumot, amelyet le szeretne másolni. Az új dokumentum megegyező adattartalommal (fejléc, leírások, tételek) de parkolt bizonylatként jön létre. Az így létrejött dokumentum szabadon módosítható, további kapcsolat nincs a másolt dokumentummal. 2.3. Dokumentum nyomtatási képének megtekintése A listából válassza ki a listából azt a dokumentumot, amelynek a nyomtatási képét meg kívánja tekinteni. A listából bármilyen típusú dokumentum kiválasztható. Válassza a menüsor kijelölt dokumentum megtekintése menüpontot. A program megjeleníti a dokumentum nyomtatási képét. Az így megjelenített dokumentumon az Érvénytelen felirat olvasható, így számla másolatot nem lehet előállítani. A dokumentum egyéb formába, többek között PDF fájlba is menthető.
8. oldal 2.4. Dokumentumok folytatása, lezárása Minden olyan dokumentum szerkesztése folytatható, amely nem lezárt. Lezárt dokumentumnak tekinti a program azt a dokumentumot, amely megkapta a számla sorszámát és kinyomtatásra került. Bizonyos dokumentum típusok abban az esetben is szerkeszthetőek, ha már lezártak. Ezek azok a dokumentumok, amelyek a jogszabály szerint nem szigorú sorszámozásúak, mint például a bejövő számla. Abban az esetben, ha egy dokumentum szerkesztése nem folytatható, a program hibaüzenetet ad. Egy dokumentumot a dokumentum megnyitás szerkesztésre gombban nyithat meg. A jogosultság vizsgálat után a program a dokumentumot egy új fülön nyitja meg Dokumentum módosítás felirattal. Egy dokumentumot egyszerre csak egy felhasználó nyithat meg szerkesztésre, ameddig a felhasználó nem zárja be a dokumentumot, se ő (új példányba), se más felhasználó (a hálózaton keresztül) nem tudja megnyitni a dokumentumot. A dokumentumot több féleképpen is le lehet zárni: - az új vagy szerkesztésre megnyitott dokumentum befejezése után válassza a nyomtatás menüpontot. A nyomtatással a parkolt állapotban lévő dokumentum megkapja a sorszámát. A dokumentum nyomtatásra és lezárásra kerül. Amennyiben egy új dokumentumot nyomtat ki, ahhoz, hogy a parkolt dokumentum megkapja a sorszámát és lezárásra kerül, a nyomtatási panelon a Dokumentum nyomtatása eredetiként jelölőt be kell pipálni. A sorszámozott dokumentumnál ez a pont nem állítható és be van jelölve. - a dokumentum listából válassza a nyomtatás menüpontot. A dokumentum listából csak akkor zárhatja le és nyomtathatja ki dokumentumot, ha a programban vagy a hálózaton más programban a dokumentum nincs megnyitva. - a dokumentum listában válassza a dokumentum státuszának beállítása eredeti státuszba menüpontot. Ebben az esetben a parkolt bizonylat megkapja következő sorszámot, de a bizonylat nem kerül nyomtatásra. 2.5. Dokumentum törlés Dokumentumot a listából a dokumentum törlése menüponttal lehet kezdeményezni. A rendszerből csak parkolt dokumentum törölhető (kivéve a Bejövő dokumentum). Minden olyan dokumentum, amely megkapta a sorszámát függetlenül attól, hogy lezárt vagy sem nem törölhető a rendszerből. A nem lezárt (szerkeszthető) dokumentumok adatai szabadon módosíthatóak, de maga a dokumentum már nem törölhető. 2.6. Lezárt dokumentum másolat készítés Amennyiben egy már lezárt dokumentumot nyomtat ki még egyszer, az elkészítendő dokumentum egy számla másolat lesz. Ebben az esetben a dokumentumon a MÁSOLAT felirat lesz látható. parkolt vagy le nem zárt dokumentumról nem készíthető másolat.
9. oldal 2.7. Dokumentum kifizetés kezelés A nem készpénz típusú dokumentumoknál lehetőség van a dokumentum kifizetés beállítására. Ehhez válassza ki a dokumentumot, majd a menüből a kifizetés menüpontot. A megjelenő listában lehetőség van részfizetés rögzítésére is. A kifizetettség állapotát a dokumentum listában is lehet látni, illetve a keresés segítségével lehetőség van a kifizetettség állapotára is szűrni. 3. Riportok A dokumentumokról a Riportok ablakban készíthet listát, kimutatást. Egy kimutatás futtatásához: - állítsa be a dokumentum és/vagy ügyfél és/vagy termék szűrő paramétereket - válassza ki a megjelenítendő riportot - válassza a lekérdezés linket a riport alatt. A riport céljáról, a benne szereplő adatokról a riport alatt olvashat. Az eredmény egy új ablakban jelenik meg. Az eredmény egy formátumba (Excel, Word, PDF) exportálható. 4. Beállítások 4.1. Céges adatok A dokumentumon megjelenő céges adatok az Általános/Szerviz/Cégadat módosítás menüpont alatt érhető el. A cégadatok bármikor módosíthatóak, de érvényesítésükhöz újra kell indítani a programot (hálózatos működés esetén a hálózat többi gépén található programot is). A cégadatoknál a cég neve nem változtatható meg. Ezt az adatot a program vásárlásakor kapott regisztrációs fájl tartalmazza. A cég adat nem kerülnek mentésre a dokumentumokkal, így egy számla másolat esetén ha előzőleg más céges adatok szerepeltek pl: adószám, banki adatok nem azokkal az adatokkal, hanem az új céges adatokkal fognak megjelenni.
10. oldal 4.2. Beállítások A dokumentumokat is befolyásoló beállítások az Általános/Beállítás/Általános beállítások alatt érhetőek el. Ezek közül a számlázást is érintő beállítások: Számlázás dokumentum megjelenítés A dokumentum nyomtatásakor megjelenő deviza, árfolyam és termék név beállításokat tartalmazza Számlázás dokumentum stílus A megjelenő dokumentum stílusa Sorszám kiegészítés Lehetőség van a program által adott sorszám automatikus kiegészítésére. A alapértelmezett sorszám minden esetben az alábbiak szerint épül fel: PK/ - ha a dokumentum parkolt bizonylat 00000000 a dokumentum sorszáma SL/ - a dokumentum típusától függő két karakterből álló azonosító /2014 a kiállítás éve Általános dokumentum beállítások A panelon lehetőség van a céges logó megadására illetve olyan konstans kifejezések beírására, amelyek minden esetben alapértelmezettként megjelennek egy-egy dokumentum típus vagy általános leírásban. Nyomtatás margók Számítógép és nyomtató típus függő beállítás, amely megmondja, hogy a dokumentumot a bal felső sarokhoz képest nyomtatáskor mennyivel tolja egy a program. Célja, hogy a dokumentumot az A4-es lap közepére kerüljön. Nyomtatás nyomtatási példányok Megadható, hogy egy dokumentum lezárásakor és nyomtatásakor alapértelmezettként hány példányt nyomtasson ki. Az érték a nyomtatási panelon felülbírálható. 5. NAV adatok Program neve: ArtVisual saldoxpress 2008 Azonosítója: v158 Program típusa: nem saját fejlesztésű Fejlesztő (gyártó) neve: ArtVisual Bt. Fejlesztő (gyártó) adószáma: 21597651-3-13