MINDEN NAP MINDENÜTT ALAPÉRTÉKEK. ETIKAI ÉS ÜZLETI magatartási kódex

MINDEN NAP MINDENÜTT ALAPÉRTÉKEK ETIKAI ÉS ÜZLETI magatartási kódex

Üzenet William Meaney vezérigazgatótól Az Iron Mountain vállalatnál egyaránt nagyra értékeljük tisztességes és becsületes üzleti magatartásunk, valamint minőségi szolgáltatásunk jó hírét. Hiszünk abban, hogy a legmagasabb etikai normáknak megfelelő cselekvés nem pusztán helyes magatartás, hanem a Vállalat és ügyfeleink közti bizalmat is segít megerősíteni, és hozzájárul hosszú távú sikereinkhez. Bár a vállalatunkra vonatkozó törvények, előírások és rendeletek betartása kötelező, kötelességeink ezzel nem érnek véget. Megfogadjuk, hogy alapértékeink szerint élünk, és minden nap ezeknek megfelelően cselekszünk, működésünk során mindenütt. Végezetül, a helyes magatartás iránti elkötelezettségünk az, ami igazán lehetővé teszi, hogy beváltsuk ígéreteinket. Az Etikai és üzleti magatartási kódex segítségével könnyebben megérthető, mi tekinthető helyes és helytelen magatartásnak az Iron Mountain üzletvitelében. Biztosítja a megfelelő eszközöket ahhoz, hogy törvényes és etikus döntéseket hozzon, és megmutatja a helyes irányt, ha tanácsra van szüksége. Az igazgatótanács és ügyvezetői csapatunk nevében szeretnék köszönetet mondani alapértékeink iránti folyamatos elkötelezettségéért, valamint az Etikai és üzleti magatartási kódex tiszteletben tartására tett ígéretéért.

Tartalomjegy Üzenet William Meaney 1 vezérigazgatótól Tartalomjegyzék 2 Áttekintés 4 > > További tanácsadás > > A kódex megsértésének bejelentése > > Retorziómentesség > > Kinek kell betartania a kódexet? > > Megfelelőségi segélyvonal Alapértékeink 7 1 BIZTONSÁG 9 > > Egészség és munkavédelem > > Adatvédelem és -biztonság > > Munkahelyi erőszak > > Bizalmas és védett információk 2 TELJES ÜGYFÉL-ELÉGEDETTSÉG 13 > > Különleges ügyfélszolgálat > > Méltányos és etikus értékesítési gyakorlat > > Márkánk és jó hírünk védelme > > Környezet és fenntarthatóság > > Vállalati polgárság IRON MOUNTAIN ETIKAI ÉS ÜZLETI MAGATARTÁSI KÓDEX

zék Tartalomjegyzék 3 ŐSZINTESÉG 17 > > Bennfentes kereskedelem > > Családtagok és barátok kezelése > > Politikai és egyéb személyes meggyőződés 7 CSAPATMUNKA 33 > > Zaklatás > > A munkavállalók személyes adatai > > Megfelelő számítógép-használat 4 BECSÜLETESSÉG 21 > > Tisztességes verseny/trösztellenesség > > Korrupció és csalás > > Ajándékok és reprezentáció > > Összeférhetetlenség További információ 36 > > Szabályok és eljárások Megfelelőségi tanúsítvány 5 SZÁMONKÉRHETŐSÉG 25 > > A vállalati tulajdon védelme > > Import- és exportszabályozás > > Külső munkavállalás > > Pontos pénzügyi nyilvántartás/nyilvános jelentések > > Emberi jogok 6 CSELEKVÉSKÖZPONTÚSÁG 29 > > Diszkriminációmentesség, a sokféleség tiszteletben tartása és foglalkoztatási esélyegyenlőség > > Állami szerződések > > A vállalati iratok kezelése www.imcompliancehelpline.com 3

Áttekintés Az Etikai és üzleti magatartási kódex és alapértékeink iránymutatást nyújtanak az Iron Mountain vállalatnál elfogadott magatartásra nézve. Noha nincs olyan dokumentum, amely minden lehetséges helyzetre fel tudna készíteni, a Kódex kellő eszközöket és erőforrásokat biztosít a megfelelő döntéshozatalhoz olyan helyzetekben, amikor nem egyértelmű, mi a helyes válasz. TOVÁBBI TANÁCSADÁS Ha a Kódex elolvasását követően még mindig nem biztos abban, mi a teendő egy adott helyzetben, forduljon feletteséhez vagy a helyi humánerőforrás-munkatárshoz. Ha kérdése van, vagy útmutatásra van szüksége, a Nyitott ajtók politikája is használható alternatíva, vagy hívja a Megfelelőségi segélyvonalat. Világszerte számos szervezet bízza ránk létfontosságú információit. IRON MOUNTAIN ETIKAI ÉS ÜZLETI MAGATARTÁSI KÓDEX

Áttekintés A KÓDEX MEGSÉRTÉSÉNEK BEJELENTÉSE Az Iron Mountain alkalmazottainak kötelessége bejelenteni az Etikai és üzleti magatartási kódex minden tudomásukra jutott vagy gyanítható megsértését. A bejelentést a következők felé teheti meg: > > A menedzsere vagy felettese > > Felsőbb szintű vezetők (a Nyitott ajtók politikája révén) > > A helyi humánerőforrás-munkatárs > > A vállalat általános jogi képviselője > > A jogi osztály globális adatvédelmi és megfelelőségi csoportja > > Globális biztonsági szolgálat > > A Megfelelőségi segélyvonal Ha a Megfelelőségi segélyvonalon tesz bejelentést, kívánsága szerint teljes névtelenségben maradhat (ahol ezt a jogszabályok lehetővé teszik). RETORZIÓMENTESSÉG Az Iron Mountain nem tűri retorzió alkalmazását az etikai kódex megszegését jóhiszeműen bejelentő alkalmazottakkal szemben. Bármely alkalmazott vagy vezető, aki megkísérel retorziót alkalmazni a bejelentést tevő személlyel szemben vagy másokat erre bátorít súlyos fegyelmi eljárásra számíthat, amely akár elbocsátással is végződhet. KINEK KELL BETARTANIA A KÓDEXET? Az Etikai és üzleti magatartási kódex az Iron Mountain minden üzleti részlegére, jogi személyére, ellenőrzött vegyes vállalatára, kapcsolt vállalkozására és társulására vonatkozik. Az Iron Mountain minden alkalmazottja, ügynöke, tisztviselője, valamint igazgatótanácsának minden tagja köteles betartani a kódex előírásait. Külső szolgáltatóinkra vonatkozó szigorú minősítési eljárásunk révén olyan szállítókat, beszállítókat, alvállalkozókat és tanácsadókat választunk ki, akik az Etikai és üzleti magatartási kódexbe foglaltaknak megfelelő etikai szabályokat alkalmaznak. MEGFELELŐSÉGI SEGÉLYVONAL A Megfelelőségi segélyvonalon az év 365 napján, 24 órán át felteheti etikai kérdéseit, illetve bejelentheti, ha megsértették az etikai kódexet. A Segélyvonalat független vállalat üzemelteti, és kívánsága szerint teljes névtelenségben maradhat (ahol ezt a jogszabályok lehetővé teszik). Telefonáljon ingyen a világ minden részére. A telefonszámok listáját lásd a hátlap belső oldalán. A bejelentést az interneten is megteheti, a következő címen: www.imcompliancehelpline.com www.imcompliancehelpline.com 5

ALAPÉRTÉKEK Az Iron Mountain dolgozóit közös alapértékek egyesítik. Legyen szó a teljes ügyfél-elégedettség elérése iránti elkötelezettségről vagy a biztonság fenntartásához szükséges állandó éberségről, elhivatott alkalmazottaink nap mint nap, mindenütt tettekre váltják alapértékeinket.

Alapértékeink Az Iron Mountain viselkedésmód. Biztonság Teljes ügyfél-elégedettség Őszinteség Becsületesség Számonkérhetőség Cselekvésközpontúság Csapatmunka Úgy védjük az ügyfelek adatait, mintha a sajátjaink volnának. Ügyfeleink elvárásainak megfelelő minőségben és időben szállítunk. Nyíltan és őszintén, konstruktív és tisztelettudó módon kommunikálunk. Mindig becsületesek vagyunk, és nem engedünk alapértékeinkből. Mindannyian személyes felelősséget vállalunk tetteinkért, kötelezettségeinkért és eredményeinkért. Ügyelünk a felmerülő lehetőségekre és problémákra, és kellő sürgősséggel járunk el. Csapatmunkában dolgozunk, mert így jóval többet érhetünk el, mint egyenként. www.imcompliancehelpline.com 7

TUDOTT RÓLA? Az Iron Mountain vállalatot 1951-ben alapították, amikor Herman Knaust föld alatti gombafarmját Amerika első biztonságos, föld alatti irattároló központjává alakította át. Az eredetileg Iron Mountain Atomic Storage (Iron Mountain atombiztos raktár) nevű cég biztonságos menedéket kínált a létfontosságú információknak atomháború esetére.

Biztonság Úgy védjük az ügyfelek adatait, mintha a sajátjaink volnának. A biztonság, adatvédelem és az információk titkossága központi szerepet tölt be vállalati kultúránkban és tevékenységünkben jó hírünk ezen az alapértéken alapul. A gépkocsik bezárása, létesítményeink riasztóinak bekapcsolása, a bizalmas adatok titkosítása csak néhány példa arra, hogyan őrködünk a biztonság felett. A biztonság fogalma nem korlátozódik az információk fizikai védelmére személyes egészségünk védelme és a munkavédelem is beletartozik. Mountain-dolgozókként a következőket tesszük a biztonság fenntartásáért: > > Biztonságos és egészséges munkakörülményeket biztosítunk magunk és munkatársaink számára > > Óvjuk létesítményeink és tartalmuk fizikai biztonságát > > Biztosítjuk az ügyfeleink megbízásából kezelt információk biztonságát > > Megakadályozzuk, hogy a bizalmas és védett vállalati adatok rossz kezekbe kerüljenek > > Betartjuk a személyes adatok védelmére vonatkozó összes hatályos törvényt és előírást > > Azonnal jelentünk minden olyan körülményt, amely hatással lehet az Iron Mountain biztonságára, illetve saját egészségünkre vagy biztonságunkra www.imcompliancehelpline.com 9

ALAPÉRTÉK BIZTONSÁG Mi a teendő? FORGATÓKÖNYV: megsérült egy doboz, és kiestek belőle az ügyfél iratai. Mi a teendőm? A. Megvizsgálom a kiesett dokumentumokat, nem sérült-e az adatbiztonság. B. Új dobozba helyezem az anyagokat, visszateszem a polcra, és folytatom a rendes tevékenységem. C Értesítem a felettesem a történtekről, mert lehet, hogy jegyzőkönyvet kell felvenni az eseményről. D. Az adatbiztonság sérülésének elkerülése érdekében megsemmisítem a dokumentumokat. A C válasz a helyes. Noha fontos összeszedni a kiesett dokumentumokat, a felettesét is értesíteni kell. Bizonyos esetekben szerződéses kötelezettséget vállaltunk arra, hogy tudatjuk ügyfeleinkkel, ha esetleg sérült az adatbiztonság ami azt jelenti, hogy jegyzőkönyvet kell felvenni az eseményről. EGÉSZSÉG ÉS MUNKAVÉDELEM A munkavédelem a biztonságos és szabálykövető munkakörnyezettel kezdődik. Az egészségügyi és munkavédelmi problémák minimalizálása és kiküszöbölése érdekében mindig betartjuk és folyamatosan fejlesztjük a munkafolyamatokra vonatkozó előírásainkat. Akár irodában, akár terepen dolgozik, akár úton van, akár az ügyfél telephelyén, mindig kövesse a vállalati előírásokat és szabványokat, valamint tartsa be az összes vonatkozó egészség-, munka- és környezetvédelmi jogszabályt. Ha bármilyen esemény történik, kötelessége azonnal bejelenteni. A bejelentést követően számíthat arra, hogy a vezetőség gyorsan és hatékonyan orvosolja a helyzetet. Ha mégis úgy véli, hogy nem tették meg a megfelelő lépéseket, a felsőbb szintű vezetéshez fordulhat az ügyben, illetve jelentheti a Megfelelőségi segélyvonalon. ADATVÉDELEM ÉS BIZTONSÁG Célunk a világ legmagasabb szintű adatkezelési szolgáltatásainak biztosítása. Ez mind az ügyfelek, mind az alkalmazottak adatainak védelme és biztonsága tekintetében állandó figyelmet igényel. Néhány dolog, amellyel segítheti az Iron Mountain adatvédelmi és -biztonsági folyamatait: Csak akkor tekintse meg az ügyfelek adatait, ha arra a munkájához szüksége van. Csökkentse minimálisra a személyes adatok gyűjtését, megőrzését és kiadását. Ne tároljon bizalmas adatokat eltávolítható adathordozókon (pl. CD vagy USB-adattároló). Csak titkosított formában továbbítson adatokat az interneten. Távmunka esetén győződjön meg arról, hogy számítógépe biztonsági szoftverei mindig naprakészek. Bővebb információért tanulmányozza helyi adatvédelmi és -biztonsági előírásainkat. 10 IRON MOUNTAIN ETIKAI ÉS ÜZLETI MAGATARTÁSI KÓDEX

BIZTONSÁG MUNKAHELYI ERŐSZAK Biztonságos, egymást tiszteletben tartó és udvarias munkahelyi környezetet biztosítunk: nem tűrjük a fenyegető, ellenséges, sértő vagy erőszakos viselkedést. Az ilyen magatartást azonnal jelentse felettesének. Ha úgy érzi, Ön vagy munkatársa közvetlen veszélyben van, hívja a helyi rendvédelmi szerveket, majd jelentse be felettesének. BIZALMAS ÉS VÉDETT INFORMÁCIÓK A versenytársak számára a vállalattal kapcsolatos minden információ értékes lehet. Ennélfogva rendkívül fontos bizalmas és védett vállalati adataink védelme. Ezek közé tartoznak a szerződések, ügyfél- és árlisták, stratégiai dokumentumok, üzleti titkok, szellemi tulajdon, valamint minden egyéb információ, melynek révén a versenytársak megismerhetik, hogyan éri el piaci sikereit az Iron Mountain. Mindig legyen elővigyázatos, ha az irodán kívül beszél az üzleti ügyekről. Különösen gondosan járjon el nyilvános helyeken, például repülőtéren, vonaton, vendéglőben, étteremben vagy szállodában. Létesítményeinken belül ügyeljen arra, hogy a látogatók megfelelő kíséretet kapjanak, és ne jussanak be illetéktelenek elől elzárt területekre. Beszállítók alkalmazása esetén mindig győződjön meg arról, hogy elég megbízhatóak ahhoz, hogy hozzáférést kaphassanak létesítményeinkhez és bizalmas adatainkhoz. MI VAN AKKOR, HA? KÉRDÉS: a propánüzemű targoncák beltéri használata esetén időnként érzékelhető a kipufogógáz. Úgy gondolom, azért, mert zárva vannak az ajtók és ablakok, és nem vagyok benne biztos, hogy ez biztonságos. Szóljak valakinek? VÁLASZ: igen. Lehetséges ugyan, hogy minden rendben, de előfordulhat az is, hogy a targoncák zárt helyiségben történő üzemeltetése levegőminőségi problémát okoz. Jelentse a helyzetet, így a vállalat kivizsgálhatja, és eldöntheti, mi a teendő. KÉRDÉS: olyan dokumentumokat találtam a fénymásoló-helyiségben, amelyek nem az enyémek. Mi a teendőm? VÁLASZ: amennyire a helyzet lehetővé teszi, próbáljon meg nem beleolvasni. Ha ismeri vagy ismerni véli a tulajdonost, adja át neki a dokumentumokat, vagy tudassa az illetővel, hol találhatók. Ha a tulajdonos nem található, vagy kiléte nem egyértelmű, forduljon feletteséhez. Végső megoldásként, az információk védelme és biztonsága érdekében biztonságos adatmegsemmisítőbe helyezheti a dokumentumokat. KÉRDÉS: egy ismeretlen megkért, hogy tartsam nyitva neki az ajtót. Nem visel Iron Mountain személyi kitűzőt. Ez probléma lehet? VÁLASZ: igen. Az Iron Mountain létesítményeibe bejutó (vagy bejutni próbáló) illetéktelenek személyeket fel kell tartóztatni, mivel veszélyt jelentenek a biztonságra nézve. Udvariasan kérje meg az illetőt, hogy mutassa meg Iron Mountain dolgozói azonosítóját vagy látogatókártyáját. Ha nem rendelkezik ilyennel, kísérje a recepcióhoz, ahol megkaphatja a kártyát. www.imcompliancehelpline.com 11

Az Iron Mountain film- és hangarchívum segítségével TUDOTT RÓLA? a szórakoztatóipar megóvja és megőrzi a pótolhatatlan mesterműveket. Több ezer felbecsülhetetlen értékű kulturális kincset tárolunk, beleértve az összes nagy filmstúdió számtalan filmjének eredeti negatívjait és a zenetörténet több hírneves művészének eredeti felvételeit.

Teljes ügyfélelégedettség Ügyfeleink elvárásainak megfelelő minőségben és időben szállítunk. Az Iron Mountain vállalatnál minden erőnkkel arra törekszünk, hogy a maga nemében legjobb, tisztelettudó, készséges és megbízható szolgáltatásunkkal megfeleljünk ügyfeleink elvárásainak, illetve meghaladjuk azokat. Elkötelezettségünk nem csupán nyilvántartó, adattároló központjainkban és irodaépületeinkben érvényesül a környezetre és a helyi közösségekre is vonatkozik, ahol élünk és dolgozunk. Mountain-dolgozókként a következőket tesszük a teljes ügyfélelégedettségért: > > Nyíltan és őszintén kommunikálunk ügyfeleinkkel > > Megfelelünk ügyfeleink elvárásainak, mert azt szállítjuk, amit ígértünk > > Időben pontos információkkal látjuk el ügyfeleinket > > Tiszteletben tartjuk jelenlegi és potenciális ügyfeleinket és beszállítóinkat azzal, hogy méltányos és etikus módon végezzük az értékesítést > > Tájékoztatjuk ügyfeleinket szolgáltatásaink értékéről (nem csupán az áráról) > > Pozitív képet mutatunk vállalatunkról a nyilvánosság felé, ezzel támogatjuk az Iron Mountain márkanevét és jó hírét > > Jó vállalati polgárként etikus üzleti gyakorlatot folytatunk, és hozzájárulunk a helyi közösségekhez > > Védjük a környezetet, és keressük azokat a lehetőségeket, amelyekkel javíthatjuk üzletvitelünk fenntarthatóságát www.imcompliancehelpline.com 13

ALAPÉRTÉK TELJES ÜGYFÉ Mi a teendő? FORGATÓKÖNYV: szokásos szállítási útja közben rájön, hogy felcserélt két szállítmányt. Dr. Miller dobozait Dr. Katznak kézbesítette, és viszont. Ha visszafordul, hogy helyrehozza a problémát, azzal felrúgja a menetrendet. Mi a teendő? A. Ne aggódjon miatta. Dr. Miller és Dr. Katz biztosan rájönnek a tévedésre, és megoldják a dolgot. B. Menjen vissza mindkét irodába, és tegyen meg minden Öntől telhetőt, hogy saját kezűleg hozza helyre a hibát. Remélhetőleg meg tudja oldani anélkül, hogy értesítenie kellene felettesét. C. Azonnal forduljon a feletteséhez. Magyarázza el, mi történt, és kérdezze meg, mit tegyen. D. Ne tegyen most semmit. Folytassa az utat, és a műszak végén értesítse felettesét. A C válasz a helyes. Előfordulhatnak olyan téves szállítási események, amelyek nem csupán kényelmetlenséget jelentenek ügyfeleink számára, vagy a menetrendet borítják fel. Például a dokumentumok olyan érzékeny személyes információt tartalmazhatnak, amelyet kizárólag a címzett láthat. A vezetőség megfelelő képzettséggel rendelkezik ahhoz, hogy segítséget nyújtson az ilyen jellegű helyzetek megoldásában és hatásainak minimalizálásában. Azonnal forduljon a feletteséhez. KÜLÖNLEGES ÜGYFÉLSZOLGÁLAT Az Iron Mountain alkalmazottai büszkék lehetnek arra, hogy mindig ügyfeleink és munkatársaink megelégedettségére teljesítjük szolgáltatási kötelezettségeinket. Ezt a következőkkel érjük el: Minden problémánál eljutunk a megoldásig Az elvárásoknak megfelelő gyakorisággal pontos helyzetjelentéseket adunk Azonnal reagálunk a telefonhívásokra és e-mail üzenetekre Időben és felkészülten érkezünk a találkozókra és megbeszélésekre MÉLTÁNYOS ÉS ETIKUS ÉRTÉKESÍTÉSI GYAKORLAT A megbízások elnyerésének legjobb módja, hogy az értékesítési eljárás során a potenciális ügyfelek teljes elégedettségét érjük el. Az értékesítéssel kapcsolatos minden tevékenységünk során méltányosan és tisztességesen járunk el. Aktívan kerüljük a következőket: Termékeink és szolgáltatásaink valótlan színben történő feltüntetése és készleten felüli értékesítése A versenytársak rossz hírének keltése Pontatlan jogi vagy műszaki kijelentések Jogi tanácsadás Szerzői jogok megsértése, logók vagy egyéb szellemi tulajdon illetéktelen használata Bizalmas információ megszerzésének kísérlete a lehetséges ügyfelekről vagy versenytársakról Az ügyfelek szükségleteinél nagyobb mértékű értékesítés Kizárólagossági szerződés kicsikarása az ügyfelektől árengedmények vagy más szívességek segítségével A kivitelezési határidők túlvállalása Szerződések kellő jogosítvány nélküli aláírása MÁRKÁNK ÉS JÓ HÍRÜNK VÉDELME Az Iron Mountain márka nem pusztán a teherautóinkon és dobozainkon lévő embléma az a benyomás is hozzátartozik, amelyet nevünk hallatán, furgonjaink láttán vagy az alkalmazottainkkal történő beszélgetés során kelt. Márkanevünk és jó hírünk védelme kulcsfontosságú a kiváló szolgáltatásnyújtáshoz, és Mountain-dolgozókként az Iron Mountain név képviselőiként és védelmezőiként kell tekintenünk magunkra. A nyilvánosság előtt mindig pozitív képet kell festenünk a vállalatról. Nem szabad azonban megfeledkezni arról, hogy csak néhány kijelölt alkalmazott jogosult hivatalosan nyilatkozni az Iron Mountain nevében. Mindenki másnak kerülnie kell az olyan helyzeteket, ahol úgy tűnhet, személyes véleménye vagy 14 IRON MOUNTAIN ETIKAI ÉS ÜZLETI MAGATARTÁSI KÓDEX

L-ELÉGEDETTSÉG TELJES ÜGYFÉL- ELÉGEDETTSÉG meggyőződése a vállalatot képviseli. Ez a személyesen, telefonon, papíron vagy az interneten (többek között közösségi oldalakon, blogokon, fórumokon vagy üzenőfalakon) kifejtett nézetekre is vonatkozik. Ha megkeresik a sajtótól, ne nyilatkozzon, hanem irányítsa az illetőt a vállalat kommunikációs részlegéhez. A nyilvánosság számára hozzáférhető dokumentumok létrehozásakor mindig ügyeljen arra, hogy minden embléma, szín és betűtípus megfeleljen a márka és marketing stíluselőírásainak. Bővebb információért forduljon a vállalat kommunikációs, marketing vagy szellemi tulajdonnal foglalkozó jogi osztályához, illetve hívja a Megfelelőségi segélyvonalat. KÖRNYEZET ÉS FENNTARTHATÓSÁG Elkötelezettek vagyunk a környezettudatos üzletvitel iránt. Néhány eszköz, melyekkel munkája közben elősegítheti, hogy az Iron Mountain elérje környezetvédelmi céljait: A TEREPEN: biztonságosan, a hatályos törvények, jogszabályok és vállalati előírások betartásával szabaduljon meg a veszélyes hulladékoktól és anyagoktól. Lehetőség szerint gyűjtse szelektíven a hulladékokat, és ne feledje kikapcsolni a nem használt berendezéseket és világítást. AZ IRODÁBAN: csak akkor nyomtasson, ha szükséges, és mindig tegye a papírhulladékot az iratmegsemmisítőbe. Az Iron Mountain biztonságos adatmegsemmisítője újrahasznosítja a feldolgozott papír nagy részét, így ha a papírhulladékot biztonságos adatmegsemmisítő dobozba helyezi, nem csupán az adatvédelmet és -biztonságot biztosítja, hanem a környezetvédelmet is segíti. A nyomtatópatronokat, tonerkazettákat és egyéb irodai fogyóeszközöket környezettudatos módon, a hatályos törvények, jogszabályok és vállalati előírások betartásával dobja ki. VÁLLALATI POLGÁRSÁG Támogatjuk és bátorítjuk a jó vállalati polgárságot. Ez azt jelenti, hogy odafigyelünk arra, milyen hatással vannak tetteink és döntéseink alkalmazottainkra, a családjukra, közösségünkre, a társadalomra és a környezetre. Olyan teljesítményt kívánunk elérni, amely meghaladja a törvényileg előírt szintet, és túlmutat azon. Ezt alapértékeink iránti elkötelezettségünk, az etikus üzleti magatartásra fektetett hangsúly, valamint a globális üzleti tevékenységünkre felállított szigorú normák is alátámasztják. A munkahelyen kívül pozitív szerepet vállalunk lakó- és munkahelyünk közösségének életében is: önkéntes munkával, szponzori tevékenységgel és más jótékony célú kezdeményezésekkel, például az Iron Mountain Alapítvánnyal. MI VAN AKKOR, HA? KÉRDÉS: olvastam egy cikket az interneten, amelyben egyik versenytársunk igazgatója azt állította, hogy szolgáltatásuk jobb az Iron Mountain szolgáltatásánál. A weboldalon hozzá lehet szólni a cikkhez. Tudom, hogy a mi szolgáltatásunk jobb; hozzászólhatok? VÁLASZ: igen. Ügyeljen azonban arra, hogy ha úgy dönt, online fórumon, közösségi oldalon, blogban stb. kifejti a véleményét az Iron Mountain cégről, egyértelműen közölnie kell, hogy nézetei nem a vállalat hivatalos álláspontját képviselik. További útmutatásért forduljon a vállalat kommunikációs osztályához, vagy hívja a Megfelelőségi segélyvonalat. KÉRDÉS: az egyik barátom hozzáfér egy versenytársunk árlistájához, és felajánlotta, hogy megosztja velem. Tudom, hogy sok ügyfelet nyerhetnénk vele. Elfogadhatom? VÁLASZ: nem. A versenytárs árlistájának elfogadása etikátlan magatartás lenne, és ellentmondana az alapértékeink képviselte elveknek. Ezenkívül törvénytelen is lehet. Utasítsa vissza a barátja ajánlatát, és hívja fel a felettese figyelmét az ügyre. www.imcompliancehelpline.com 15

TUDOTT RÓLA? Az Iron Mountain 1996-ban lett nyilvánosan működő részvénytársaság, amikor bevezették a NASDAQ tőzsdére. 1999-ben a társaságot átvezették a New York-i Értéktőzsdére, ahol IRM szimbólummal jegyzik. Tőzsdére kerülése óta az Iron Mountain árbevétele 139 millió dollárról több mint 3 milliárd dollárra nőtt, és 2009-ben bekerült a tekintélyes S&P 500 indexbe.

Őszinteség Nyíltan és őszintén, konstruktív és tisztelettudó módon kommunikálunk. Az őszinte kommunikáció lehetővé teszi, hogy hatékonyan és időben kezeljük a problémákat. Ugyanakkor azt is biztosítja, hogy a körülmények teljes körű ismeretében hozzuk meg üzleti döntéseinket. Nem csupán a munkatársakkal, hanem üzleti partnereinkkel: ügyfeleinkkel, beszállítóinkkal és befektetőinkkel folytatott őszinte kommunikációt is értékeljük. Mountain-dolgozókként a következőket tesszük az őszinteségért: > > A problémákat azonnal, késlekedés nélküli nyilvánosságra hozzuk vagy jelentjük > > Őszinte és konstruktív visszajelzést adunk a munkatársaink felé > > Nem vonunk le következtetéseket a munkahelyi vitákban addig, amíg minden tényt meg nem ismerünk > > A problémák alapos ismeretét tükröző üzleti tanácsokat adunk > > Nyilvánosságra hozzuk azokat a személyes kapcsolatokat, amelyek részrehajlás vagy kivételezés látszatát kelthetnék > > A belső pénzügyi információkat bizalmasan kezeljük, és nem használjuk fel befektetésekhez > > Tiszteletben tartjuk munkatársainkat azzal, hogy nem intézzük személyes ügyeinket a munkahelyen www.imcompliancehelpline.com 17

ALAPÉRTÉK ŐSZINTESÉG Mi a teendő? FORGATÓKÖNYV: a folyosón elkapott beszélgetésből megtudja, hogy a vállalat profitkilátásai jelentősen megváltoznak a legközelebbi pénzügyi beszámolók megjelenésekor. Mi a teendő? A. Vegyen részvényeket az információ alapján. Mivel csak véletlenül jutott az információhoz, nem a munkahelyi tevékenysége során, nem alkalmazhatók a bennfentes kereskedelem szabályai. B. Saját maga ne tegyen semmit, de elmondhatja a testvérének. Ő szeret részvényekkel kereskedni, és jól jön neki az információ. C.Mondja el munkatársainak. Ugyan Ön nem kereskedhet, mivel közvetlenül jutott az információhoz, ők viszont igen. D. Ne tegyen semmit. Ne kössön ügyleteket addig, míg az információ nyilvánosságra nem kerül, és a vállalati előírások lehetővé nem teszik. Ne mondja el másoknak a hallottakat. A D válasz a helyes. Belső információja van a vállalatról, amely alapján nem kereskedhet, és másoknak sem adhat kereskedési tippeket. Az ilyen tevékenység törvénysértő és a vállalati előírásokba ütköző. Nem számít, hogy a munkája során szerezte-e az információt az a döntő, hogy olyan információja van, ami nem került nyilvánosságra. BENNFENTES KERESKEDELEM Egyes Mountain-dolgozók munkájuk részeként bizalmas belső pénzügyi információkhoz jutnak az Iron Mountain vállalatról és a velünk üzleti kapcsolatban álló cégekről. Ezen információk nagy része a kormányzati rendelkezéseknek megfelelően kiadható, de egyes adatok semmilyen körülmények között nem kerülhetnek nyilvánosságra. Az Iron Mountain vállalaton belül megszerzett bennfentes információ alapján kereskedni törvénysértő, és a vállalat előírásaiba ütközik. Ez a családtagoknak és barátoknak adott tippekre vagy javaslatokra is vonatkozik, akik ezzel a tudással felvértezve kereskednének. Bízunk abban, hogy az ilyen adatokhoz hozzáférő alkalmazottaink bizalmasan kezelik azokat. Az értékpapír-felügyelet aktívan ellenőrzi az összes értékpapírügyletet, és mindenki ellen feljelentést tesz, aki bennfentes információk alapján kereskedik. Ha nem biztos abban, hogy befektethet-e, kérjen segítséget a jogi osztálytól vagy a Megfelelőségi segélyvonalon. Ha tudomására jut, hogy valaki bennfentes információkkal élt vissza, jelentse be a Megfelelőségi segélyvonalon. CSALÁDTAGOK ÉS BARÁTOK KEZELÉSE Noha bátorítjuk a baráti kapcsolatok kialakítását a munkatársak között, elsősorban mindig a vállalat iránti lojalitást kell előtérbe helyeznünk. Próbálja elkerülni az olyan helyzeteket, ahol személyes vagy családi kapcsolat befolyásolhatja üzleti döntéseit, vagy hatással lehet termelékenységére. Senki nem lehet olyan pozícióban, amelyben családtagja, közeli barátja vagy partnere munkájára, karrierjére hatással lehet, vagy e személyek közvetlenül neki tartoznak jelentési kötelezettséggel. Még ha úgy is véli, hogy egy bizonyos kapcsolat teljesen helyénvaló, ne feledje, hogy a kivételezés vagy részrehajlás látszata is negatív hatással lehet a munkatársak moráljára, és rossz fényt vethet a vállalat egészére. Ha úgy véli, hogy egyes alkalmazottak között nem helyénvaló viszony áll fenn, tájékoztassa a vezetőséget vagy a humánerőforrás-osztályt, illetve jelentse be a Megfelelőségi segélyvonalon. 18 IRON MOUNTAIN ETIKAI ÉS ÜZLETI MAGATARTÁSI KÓDEX

ŐSZINTESÉG POLITIKAI ÉS EGYÉB SZEMÉLYES MEGGYŐZŐDÉS A vállalatról folytatott nyílt és őszinte kommunikációt teljes mértékben bátorítjuk. Ugyanakkor a vállalati eszközök és erőforrások (beleértve az időnket is) nem használhatók fel személyes meggyőződésünk terjesztésére legyen az politikai, vallási vagy szociális jellegű. A közösségünkben és a politikai életben való aktív részvétel méltánylandó. A munkahelyen azonban nem helyénvaló kampányt folytatni, adományt gyűjteni, ügynöki tevékenységet folytatni, szóróanyagokat osztani, illetve politikai, vallási vagy szociális kérdésekben agitálni. A munkahelyen kívül tegye meg a megfelelő lépéseket annak érdekében, hogy személyes meggyőződése ne legyen összetéveszthető a vállalatéval. Ha például egyházi, szociális vagy politikai célra ad adományt, azt személyes minőségében, ne az Iron Mountain alkalmazottaként tegye. Utóbbi esetben azt a téves képzetet keltheti, hogy az Iron Mountain támogatja ezeket a célokat, vagy befolyást próbál vásárolni. Ez súlyosan csorbíthatná márkánk értékét és jó hírünket. Ha úgy érzi, hogy az Iron Mountain valamelyik alkalmazottja a vállalati erőforrásokat használja személyes meggyőződése terjesztésére, vagy a munkahelyen kívül azt a benyomást kelti, hogy az Iron Mountain a személyes célját támogatja, jelentse a helyzetet a humánerőforrás-osztály felé vagy a Megfelelőségi segélyvonalon. MI VAN AKKOR, HA? KÉRDÉS: a nővérem be szeretne kerülni a helyi iskolaszék vezetőségébe, és segítek neki a kampányban. Használhatom az Iron Mountain fénymásolóit és nyomtatóit egy közelgő kampányesemény szórólapjainak kinyomtatásához? VÁLASZ: nem. Ez a vállalati erőforrások nem megfelelő felhasználását jelentené. A vállalati nyomtató, fénymásoló, telefon vagy e-mail nem használható személyes politikai célok támogatására. Ez azt a megtévesztő látszatot keltené, hogy az Iron Mountain támogatja a jelöltet, vagy véleményt formál a kampányról. KÉRDÉS: felszabadult egy pozíció a részlegénél, és szeretné, ha egy közeli barátja kapná meg az állást. Nem igazán rendelkezik az álláshirdetésben követelményként megjelölt tapasztalattal, de az Ön vállalati kapcsolataival úgy véli, segíthet neki. Van ebben valami kivetnivaló? VÁLASZ: valószínűleg. Az Iron Mountain a foglalkoztatási döntéseket az egyéni tehetség és képzettség alapján hozza. Noha helyénvaló (és ajánlott) alkalmas jelölteket ajánlani szervezetünk számára, az alkalmazásról szóló döntés befolyásolására tett kísérlet a személyes kapcsolat miatt összeférhetetlenséghez vezethet. KÉRDÉS: a cég, amelynél dolgozom, az Iron Mountain tulajdonába került. A tulajdonosváltás előtt a sógorom fuvarozócégével végeztettünk bizonyos szolgáltatásokat. Remek munkát végez, jó áron. Továbbra is együttműködhetünk vele? VÁLASZ: beszélje meg menedzserével. Ez olyan helyzet, amelyben a személyes kapcsolat befolyásolhatja objektív döntéshozói képességét. Ilyen esetben előfordulhat, hogy a sógorát választja akkor is, ha más cég ugyanazt a szolgáltatást kevesebb pénzért is elvégzi. A tisztességes eljárás érdekében lehet, hogy nem vehet részt a döntéshozatali folyamatban. www.imcompliancehelpline.com 19

TUDOTT RÓLA? Az Iron Mountain legnagyobb föld alatti létesítménye 67 méter mélyen található Pennsylvania hegyei alatt. Az ötször három kilométeres létesítmény 32 kilométernyi útvonallal és több mint 150 000 négyzetméter hasznos területtel rendelkezik. A közel 2700 főnyi dolgozó védelmét többrétegű biztonsági rendszer és az Iron Mountain két tűzoltóautóval felszerelt, OSHAtanúsítással rendelkező tűzoltóbrigádja biztosítja.

Becsületesség Mindig becsületesek vagyunk, és nem engedünk alapértékeinkből. Az alapértékeink által megtestesített elveket minden üzleti döntésünk meghozatalánál aktívan alkalmazzuk. Munkatársaink, ügyfeleink és más üzleti partnereink számíthatnak arra, hogy szavainknak megfelelően cselekszünk, és megtartjuk ígéreteinket. A bizalom, tisztelet és tisztesség révén nem csupán saját jó hírünket erősítjük, hanem az Iron Mountain vállalatét is. Mountain-dolgozókként a következőket tesszük a becsületességért: > > Arra törekszünk, hogy akkor is helyesen cselekedjünk, ha nem egyértelmű a helyzet > > Őszinték vagyunk ügyfeleinkkel és munkatársainkkal > > Mindig tisztességes piaci versenyt folytatunk > > Soha nem kínálunk fel vagy fogadunk el kenőpénzt > > Elkerüljük az Iron Mountain és személyes kapcsolataink vagy vállalaton kívüli tevékenységünk közti érdekütközést > > Csak a vállalati előírásoknak megfelelően kínálunk fel vagy fogadunk el ajándékot és meghívást > > Pontos pénzügyi nyilvántartást vezetünk > > Minden olyan helyzetet bejelentünk, amelyben véleményünk szerint megsértik az Etikai és üzleti magatartási kódexet www.imcompliancehelpline.com 21

ALAPÉRTÉK BECSÜLETESSÉ MI VAN AKKOR, HA? KÉRDÉS: a múlt héten egy szakmai vásáron arról beszélgettem a versenytársaink értékesítési képviselőivel, mennyire lecsökkentek a haszonrések az ágazatban. Ma reggel azt olvasom az újságban, hogy pont ezek a versenytársak emelik az áraikat. Valami rosszat tettem? VÁLASZ: lehetséges. Legyen nagyon elővigyázatos, ha a versenytársakkal az üzleti ügyekről beszélget. A fenti tevékenység árrögzítési megállapodásnak tűnhet, még ha nem is történt formális egyezség. Ha olyan helyzetbe kerül, hogy a versenytársakkal az árak vagy más érzékeny üzleti kérdések kerülnek szóba, azonnal fejezze be a beszélgetést, vagy hagyja el a helyszínt, még ha udvariatlannak tűnik is. Ezután forduljon a feletteséhez további útmutatásért, vagy hívja a Megfelelőségi segélyvonalat. KÉRDÉS: egy helyi állami tisztviselő azt mondta Önnek, hogy a hivatala szívesen kerülne üzleti kapcsolatba az Iron Mountain vállalattal. Ugyanakkor azt is közölte, hogy vannak bizonyos akadályok, amelyek elháríthatók, ha a vállalat hozzájárul egy park létesítéséhez vagy egyéb közösségi beruházásokhoz. Nem lenne drága, amit kér. Beleegyezhet? TISZTESSÉGES VERSENY/TRÖSZTELLENESSÉG Az üzleti partnereinkkel, sőt versenytársainkkal szemben is elkötelezetten képviseljük alapértékeinket. Aktívan kerüljük azokat a helyzeteket, amelyek a tisztességtelen vagy megtévesztő magatartásnak akár csak a látszatát is kelthetik. A következő információk versenytársakkal történő megosztása az a benyomást kelthetné, hogy az Iron Mountain befolyásolni próbálja a versenyt vagy az ügyfélbázist: Ár- és árengedménylisták Ügyféllisták Üzleti stratégiák Marketingtervek Törvényellenes megegyezni a versenytársakkal az árakról és a kínált szolgáltatások köréről. KORRUPCIÓ ÉS CSALÁS Az Iron Mountain szigorúan tiltja bárminemű vesztegetés, kenőpénz vagy lefizetés alkalmazását. Ezeket akkor is korrupt, semmilyen esetben sem megengedhető gyakorlatnak tartjuk, ha a helyi kultúrában az üzletkötés elfogadott és mindennapos része a pénz vagy értéktárgyak felajánlása. Inkább vesztünk el egy üzletet, mintsem hogy vesztegetéssel nyerjük el. A korrupció tilalma nem csupán az Iron Mountain vállalatra és alkalmazottaira vonatkozik elvárjuk, hogy ügynökeink, beszállítóink és közös vállalat esetén tulajdonostársaink is betartsák ezeket a szigorú normákat. Minden tőlünk telhetőt meg kell tennünk annak érdekében, hogy biztosan ne ajánljanak fel kenőpénzt érdekünkben vagy nevünkben. Azzal segítheti az Iron Mountain vállalatot a csalás és korrupció vádjának elkerülésében, ha mindig részletes költségelszámolást nyújt be, és nyilvántartásában teljes körűen és pontosan ismertet minden utazási, reprezentációs költséget és pénzügyi tranzakciót. VÁLASZ: nem. Az állami tisztviselőknek üzleti döntés befolyásolása céljából adott ajándékok vagy érdekükben tett szívességek vesztegetésnek minősülnek, és súlyos jogi és üzleti következményekkel járhatnak. A helyzet kezelésével kapcsolatban a Megfelelőségi segélyvonalon vagy a jogi osztálytól kérhet tanácsot. 22 IRON MOUNTAIN ETIKAI ÉS ÜZLETI MAGATARTÁSI KÓDEX

G KÉRDÉS: a részlegünknek elég szűkös a költségvetése, mégis szeretnénk valami apróságot a karácsonyi partira. Egyik beszállítónk felajánlotta, hogy hozzájárul szuvenírekkel a partihoz. Ez elfogadható? KÉRDÉS: nem. Nem helyénvaló a beszállítóktól értéktárgyakat kérni vagy elfogadni, mivel olyan előnye származna belőlük az alkalmazottaknak, amely befolyásolhatná későbbi üzleti döntéseiket (vagy a befolyásolás látszatát keltené). BECSÜLETESSÉG AJÁNDÉKOK ÉS REPREZENTÁCIÓ Egymás megajándékozása az ügyfelekkel a kölcsönös nagyrabecsülés kifejezésének elfogadott módja. Soha nem szabad azonban az üzleti döntések befolyásolása érdekében ajándékot vagy meghívást adni ott sem, ahol ez a bevett üzleti gyakorlat vagy helyi szokás. Mindig tanulmányozza az ajándékokra és reprezentációra vonatkozó helyi előírásokat, mielőtt bármilyen értéket kínál fel vagy fogad el, beleértve az ajándékokat, szívességeket, szórakoztató eseményekre szóló jegyeket, utazási meghívást stb. Néhány kérdés, amelyet célszerű feltennie magának ajándékozás vagy ajándék elfogadása előtt: Nagyobb-e az ajándék, mint az ajándékokra és reprezentációra vonatkozó helyi előírások megengedi? Az ajándékot állami tisztviselő adja vagy kapja? Fel lehet-e fogni az ajándékot vesztegetésként vagy kenőpénzként? Kellemetlen lenne az ajándék nyilvánosságra kerülése az Iron Mountain vállalatra nézve? Ha bármely kérdésre igen a válasz, az ajándék nem megfelelő. Néha nehéz eldönteni, hogy egy ajándék elfogadható-e. Ha adott helyzetben nem biztos a dolgában, beszélje meg felettesével, vagy hívja a Megfelelőségi segélyvonala. ÖSSZEFÉRHETETLENSÉG Ha rokoni, baráti viszony vagy más személyes kapcsolat akadályozza abban, hogy tisztességes és méltányos üzleti döntéseket hozzon az Iron Mountain nevében, összeférhetetlenség állhat fenn. Mivel vállalatunk jó híre az összes Mountain-dolgozó tetteitől és becsületességétől függ, még a látszatát is el kell kerülni az ilyen összeférhetetlenségnek. Mi a teendő? FORGATÓKÖNYV: három hónap elteltével felfedezi, hogy az új alkalmazott (aki eddig kiválóan végezte a feladatát) hamisan állította jelentkezésében, hogy főiskolai diplomával rendelkezik. Mint közvetlen menedzsere, mi a teendője? A. Mielőtt bárkinek is beszélne erről, mérlegelje az illető teljesítményét, szolgálati ideje hosszát, valamint potenciális hosszú távú előnyeit a vállalat számára. B. Javasolja elbocsátását a hazugság miatt. C. Vitassa meg az ügyet a humánerőforrás-osztállyal, és állapítsák meg, mi a legjobb megoldás. D. Tartsa titokban a felfedezést, mivel elégedett az alkalmazottal. Nem egyszerű helyzet, de a legjobb válasz a C. Ha bonyolult etikai dilemma merül fel az alkalmazottak felvételével kapcsolatban, a humánerőforrás-osztályhoz kell fordulni. Néha elkerülhetetlen a látszólagos összeférhetetlenség például ha csak egy bizonyos szolgáltatót választhatunk, és történetesen jó viszonyban vagyunk vele. Ilyen helyzetben alapvető fontosságú nyilvánosságra hozni a körülményeket, mivel előfordulhat, hogy felsőbb vezető vagy a vállalat általános jogi képviselője jóváhagyására van szükség. Ha esetleges összeférhetetlenség miatt nem biztos abban, hogy az adott üzleti viszony helyénvaló, a Megfelelőségi segélyvonalon vagy a vállalat általános jogi képviselőjétől kaphat segítséget. www.imcompliancehelpline.com 23

TUDOTT RÓLA? Az Iron Mountain 2000-ben indította el iratmegsemmisítő üzletágát: az Iron Mountain biztonságos adatmegsemmisítést. Az ügyfelek számára a megfelelőségi követelmények környezetvédelmi értékek feladása nélküli teljesítésének lehetőségét biztosító biztonságos adatmegsemmisítés újrahasznosítja a feldolgozott anyagokat, így évente hétmillió fát és tizenhárom millió köbméter vizet kímél meg.

Számonkérhetőség Mindannyian személyes felelősséget vállalunk tetteinkért, kötelezettségeinkért és eredményeinkért. Nagyratörő célokat tűzünk ki, és keményen dolgozunk, hogy elérjük őket. Felelős dolgozókként tisztában vagyunk azzal, hogy tetteink és tehetetlenségünk egyaránt beszél rólunk. Továbbmegyünk annál, hogy mindössze a törvények, előírások és rendeletek minimális követelményeit tartsuk be. Mountain-dolgozókként a következőket tesszük a számonkérhetőségért: > > Mindig etikusan járunk el, és másokat is segítünk ebben > > Nem csak saját, hanem vállalatunk érdekeinek is leginkább megfelelő döntéseket hozunk > > Felhívjuk a feletteseink figyelmét a kötelességmulasztásokra, és szükség esetén jelentjük a helytelen magatartást > > Az Iron Mountain vállalatot előnyben részesítjük a külső munkákkal szemben, így biztosítjuk, hogy eleget teszünk munkahelyi kötelezettségeinknek > > Személyes szerepet játszunk az Iron Mountain fizikai és szellemi tulajdonának megőrzésében > > Együttműködünk beszállítóinkkal abban, hogy ugyanolyan magas szintű szabványok szerint legyenek számonkérhetőek, mint mi > > Teljes körű, pontos és precíz pénzügyi nyilvántartást vezetünk > > Megtesszük a szükséges lépéseket ahhoz, hogy üzleti partnereink világszerte támogassák az alapvető emberi jogokat www.imcompliancehelpline.com 25

ALAPÉRTÉK SZÁMONKÉRHE Mi a teendő? FORGATÓKÖNYV: Ön vezető, aki az egyik alkalmazottja által a marketingbrosúrához írt szöveget nézi át. A szöveg igazán remekbeszabott, jól kidolgozott ötleteket tartalmaz, melyeket az alkalmazott a magáénak vall. A szöveg azonban Önt egy néhány hónapja olvasott újságcikkre emlékezteti. Amikor megkeresi a cikket, kiderül, hogy az alkalmazott szóról szóra onnan másolta az ötleteket. Mi a teendő? A. Ne tegyen semmit. Nem valószínű, hogy bárkinek feltűnne. B. Kérdezzen rá a dologra az alkalmazottól, és kérje meg, hogy írja újra a szöveget. Ne engedje, hogy a jelenlegi szöveggel jelenjen meg a brosúra. C. Jelentse az ügyet felettesének, és kérje a tanácsát. D. Jelentse a történteket a humánerőforrás-osztály felé vagy a Megfelelőségi segélyvonalon, és várjon a további teendőkre. Nem egyszerű helyzet, de a legjobb válasz a B és C ötvözése. Vezetőként bizonyos jogokkal és felelősséggel rendelkezik alkalmazottai etikus és becsületes magatartásával kapcsolatban. Noha egyértelműen ki kell fejtenie alkalmazottjának, hogy az ilyen jellegű másolás teljes mértékben elfogadhatatlan, a szabályszegés olyan komolynak minősül, hogy további szankciókat vonhat maga után. A szerzői jogok megsértése nem csupán a vállalati előírásokba ütközik emellett törvénysértő is, és komoly kárt okozhat a vállalatnak. A VÁLLALATI TULAJDON VÉDELME Felelősek vagyunk ügyfeleink ránk bízott adatainak védelméért és biztonságos visszajuttatásáért. A vállalat eszközeinek megfelelő védelme biztosítja, hogy állandó jelleggel teljesíthessük ezeket a kötelezettségeket. FIZIKAI ESZKÖZÖK: ügyelni kell a vállalat tulajdonában álló eszközök (számítógépek, járművek és egyéb berendezések) biztonságára. Ezek a munkavégzésen kívül más célra nem használhatók. Azonnal jelentsen minden olyan problémát, amely hatással lehet fizikai eszközeink biztonságára még az olyan kisebb súlyú eseteket is, mint egy kézi leolvasó elvesztése vagy egy ajtóriasztó működési hibája. Ennek elmulasztása veszélyeztetheti biztonságunkat és ügyfeleinkkel szemben vállalt kötelezettségeink teljesítését. SZELLEMI TULAJDON: az Iron Mountain jelentős mennyiségű bizalmas adatot és szellemi tulajdont hoz létre és birtokol. Ide tartoznak többek között a szabadalmak, védjegyek, szerzői jogok, pénzügyi és üzleti folyamataink részletei, valamint az alkalmazottaink által munkájuk során alkotott termékek és találmányok. Felelős Mountain-dolgozóként a következőképpen segíthet megóvni ezeket az eszközöket: Mielőtt bizalmas adatokat küld a vállalaton kívülre, meggyőződik arról, hogy a titoktartási szerződések rendben vannak-e Megfelelő engedély nélkül soha nem hozza nyilvánosságra a vállalat üzleti titkait A szellemi tulajdonnal történő minden visszaélést azonnal bejelent a jogi osztályon IMPORT- ÉS EXPORTSZABÁLYOZÁS Az Egyesült Államok kormányzata (és világszerte számos más kormányzat) nemzetbiztonsági okokból szabályozza a titkosítószoftverek és más érzékeny technológiai adatok behozatalát és kivitelét. Az Egyesült Államok embargóvagy szankciólistáján szereplő országokkal vagy személyekkel folytatott bármilyen jellegű marketing-, értékesítési vagy szolgáltatási tevékenység az Iron Mountain előírásaiba ütközik. Mielőtt műszaki adatokat vagy termékeket továbbít az ország területén kívülre, győződjön meg arról, hogy a szükséges kiviteli ellenőrzés megtörtént, és feltétlenül tartsa be az összes vonatkozó megfelelőségi és dokumentációs követelményt. Mivel a behozatal vagy kivitel törvényességének vagy megfelelőségének meghatározása nem egyszerű, forduljon tanácsért a jogi osztály globális adatvédelmi és megfelelőségi csoportjához. 26 IRON MOUNTAIN ETIKAI ÉS ÜZLETI MAGATARTÁSI KÓDEX

TŐSÉG SZÁMONKÉRHETŐSÉG KÜLSŐ MUNKAVÁLLALÁS Büszkék vagyunk arra, hogy jól végezzünk munkánkat, és munkahelyi kötelezettségeink számonkérhetők rajtunk. Ha több mint egy munkáltatónk van, az hátrányosan befolyásolhatja objektív üzleti döntéshozói képességünket vagy termelékenységünket. Ez különösen akkor igaz, ha az Iron Mountain szállítójánál vagy versenytársánál van másodállásunk. A külső munkavállalás nem csak a hagyományos értelemben vett másodállásra vonatkozik éppúgy érvényes az Iron Mountain vállalatnál töltött munkanap során végezhető szakmai tanácsadási szolgáltatásokra. Ide tartozik például a munka közben saját szoftverfejlesztési projekthez történő programkódírás vagy barátoknak elkészített adóbevallás is. Tartsa szem előtt, hogy előírásaink tiltják a vállalati erőforrások (beleértve a munkaidő) nem Iron Mountain érdekében történő felhasználását. Ha másodállást kíván vállalni az Iron Mountain vállalaton kívül, beszélje meg felettesével, és bizonyosodjon meg arról, hogy nem okoz összeférhetetlenséget, illetve nincs hatással az Iron Mountain munkavállalójaként fennálló kötelességei teljesítésére. PONTOS PÉNZÜGYI NYILVÁNTARTÁS/NYILVÁNOS JELENTÉSEK Nyilvánosan jegyzett társaságként kötelességünk meghatározott pénzügyi adatokat nyilvánosságra hozni. A pontos nyilvántartás és az átlátható pénzügyi jelentések biztosítják legjobban, hogy folyamatosan elszámoltathatók legyünk részvényeseinkkel szemben, és növeljük hitelességünket a piacon. Az Iron Mountain elkötelezett az iránt, hogy teljes körű, tisztességes, precíz, pontos és érthető pénzügyi jelentésekkel lássa el a részvényeseket és a felügyeleti szerveket. Ezt a következőkkel érjük el: A tranzakciókat pontosan és teljes mértékben tükröző könyvelést és nyilvántartást tartunk fenn A könyvvitelre és nyilvántartásra vonatkozó minden hatályos törvénynek, előírásnak és rendeletnek megfelelünk A csalás vagy egyéb pénzügyi visszaélés gyanúja esetén bejelentést teszünk a belső ellenőrzési osztály, az igazgatótanács audit bizottsága felé vagy a Megfelelőségi segélyvonalon EMBERI JOGOK Az emberi jogok értékét azzal demonstráljuk, hogy a világon mindenütt tiszteletben tartjuk alkalmazottaink és üzleti partnereink emberi méltóságát. Megfelelő munkakörülményeket, fizetést és munkaidőt biztosítunk minden munkatársunknak, és nem veszünk igénybe gyermek- vagy kényszermunkát. Erősen úgy érezzük, hogy üzleti partnereinknek (beszállítóknak, alvállalkozóknak, tanácsadóknak, szállítóknak, ügynököknek, partnereknek, vegyes vállalatoknak stb.) működési helyüktől függetlenül támogatnia és pártfogolnia kell ezeket az elveket. MI VAN AKKOR, HA? KÉRDÉS: azt hallottam, hogy az egyik sofőr az Iron Mountain kártyájával tankolja fel saját gépkocsiját. Nem szeretnék senkit bajba keverni, ha nem vagyok benne 100 százalékosan biztos, de felvethetem valahol névtelenül a gyanúmat? VÁLASZ: igen, a Megfelelőségi segélyvonalon névtelen bejelentést tehet. A Megfelelőségi segélyvonal telefonon vagy e-mailen is elérhető, anyanyelven használható, és a névtelenség biztosítása érdekében külső szolgáltató kezeli. (Ügyeljen arra, hogy a névtelen bejelentés egyes országokban illegális, de az Iron Mountain ilyen esetekben is bizalmasan kezeli kilétét, és szigorúan tiltja a jóhiszemű bejelentések elleni retorziókat.) KÉRDÉS: bizalmas kormányzati dokumentumokat tároló létesítményünk egyik dolgozója nem tudott ma dolgozni jönni. Ideiglenesen helyettesíthetem mással? VÁLASZ: lehetséges. Egyes létesítményekben a kormányzati rendelkezések és szerződéses előírások arra köteleznek, hogy a belépést kizárólag az alapos átvilágításon és biztonsági ellenőrzésen átesett alkalmazottakra korlátozzuk. Bár nem kizárt, hogy talál valakit, akivel betöltheti a helyet, meg kell győződnie arról, hogy az illető minden vonatkozó jogi és szerződéses feltételnek megfelel. www.imcompliancehelpline.com 27

Az Iron Mountain 3500 különlegesen kialakított, TUDOTT RÓLA? egyedi kamionból és furgonból álló flottával rendelkezik. Ezek a legmodernebb biztonsági funkciók sorával, például rádiófrekvenciás riasztóval, automatikusan záródó ajtókkal és indításgátlóval felszerelt gépkocsik valóságos gördülő trezorok.

Cselekvésközpontúság Ügyelünk a felmerülő lehetőségekre és problémákra, és kellő sürgősséggel járunk el. Azon dolgozunk, hogy megelőzzük a problémákat, és pozitív, proaktív módon oldjuk meg őket. Magunkhoz ragadjuk a kezdeményezést, és megoldást keresünk a problémákra. Akkor sem dőlünk hátra, ha rendben mennek a dolgok, hanem felmérjük a jövőbeni igényeket, és elvégezzük a szükséges fejlesztéseket. Mountain-dolgozókként a következőket tesszük a cselekvésközpontúságért: > > A szükséges eszközökkel, erőforrásokkal és támogatással biztosítjuk munkatársaink sikerét > > Magunkhoz ragadjuk a kezdeményezést az olyan feladatoknál, amelyeknél nem egyértelmű, kihez tartozik > > A problémák kezelésekor egyértelműen meghatározzuk az utólagos teendőket és határidőket > > Időben meghozzuk a szükséges döntéseket, különösen ha mások további munkája függ a döntésünktől > > Ügyfeleink igényeinek megfelelő szolgáltatások nyújtásával és későbbi igényeik előzetes felmérésével segítjük őket problémáik megoldásában > > Az adott ügyfél igényeinek legmegfelelőbb módon kezeljük az adatokat > > A belső iratokat az iratmegőrzési ütemterveknek és irányelveknek megfelelően, aktívan kezeljük > > Tehetség alapján, diszkriminációmentesen vesszük fel az alkalmazottakat > > Az állami ügyfeleket az állami szerződésekre vonatkozó szigorú normáinknak megfelelően kezeljük www.imcompliancehelpline.com 29

ALAPÉRTÉK CSELEKVÉSKÖZ Mi a teendő? KÉRDÉS: nemrégiben egy nő jelentkezett az egyik álláshirdetésünkre. Kiváló képzettséggel rendelkezik, de a munka azt kívánná, hogy késő éjjel dolgozzon a város kevésbé biztonságos részén. Adjam inkább egy férfinak az állást? VÁLASZ: nem. Csak a jelölt képzettségét kell figyelembe vennie az állás szempontjából; a nemi, etnikai, vallási hovatartozás és a törvényi védelem alá eső egyéb személyes tulajdonságok nem lehet szempont. Minden alkalmazottunk biztonságával egyaránt törődünk, ha ezt a jelöltet a nemi hovatartozása miatt másképp kezelné, az diszkrimináció lenne. KÉRDÉS: egy helyi beszállítóval folytatott tárgyalás során az értékesítési képviselője elmondta, hogy a testvére vezető állami tisztviselő. Úgy gondolom, arra céloz, hogy ha az ő cégét választjuk ki a feladatra, ráveheti a testvérét, hogy állami szerződéseket kössön az Iron Mountain céggel. Mi a teendőm? VÁLASZ: az állami szerződésekre szigorú szabályok vonatkoznak. Ha állami tisztviselő rokonával lép üzleti kapcsolatba, úgy tűnhet, mintha megpróbálná befolyásolni az állami döntéseket, vagy etikátlan módon próbálna üzleti lehetőségekhez jutni. Mielőtt döntést hozna, kérjen tanácsot a Megfelelőségi segélyvonalon vagy a jogi osztálytól. DISZKRIMINÁCIÓMENTESSÉG, A SOKFÉLESÉG TISZTELETBEN TARTÁSA ÉS FOGLALKOZTATÁSI ESÉLYEGYENLŐSÉG Az Iron Mountain nem lenne folyamatos sikeres számos elhivatott alkalmazottunk elkötelezettsége nélkül. Munkaerőnk sokfélesége a piacaink sokféleségét tükrözi. Erre kifejezetten büszkék vagyunk, és hiszünk abban, hogy közvetlenül hozzájárul ahhoz, hogy meg tudunk felelni nemzetközi ügyfélbázisunk szerteágazó igényeinek. Aktívan azon munkálkodunk, hogy megelőzzük és meggátoljuk a diszkriminatív magatartást. A dolgozók keresésére, alkalmazására, továbbképzésére, előléptetésére vagy elbocsátására vonatkozó döntéseink kizárólag az egyéni érdemeken alapulnak, soha nem vesszük figyelembe az etnikai, nemi, vallási hovatartozást, szexuális preferenciát, szexuális irányultságot vagy bármely más védett szempontot. A hátrányos megkülönböztetés: A bizalmatlanság és tiszteletlenség érzetét kelti Megakadályozza, hogy magunkhoz vonzzuk és megtartsuk a legképzettebb munkavállalókat Kárt tesz márkanevünknek és jó hírünknek Elriasztja meglévő és potenciális ügyfeleinket Káros jogkövetkezményekkel járhat Ha hátrányos megkülönböztetést tapasztal az Iron Mountain vállalatnál, jelentse a helyi humánerőforrás-munkatársnak vagy a Megfelelőségi segélyvonalon. ÁLLAMI SZERZŐDÉSEK Világszerte számos kormányzat bízza az Iron Mountain vállalatra létfontosságú iratait. Habár minden ügyfelünkkel szemben a legnagyobb fokú tisztességgel és becsületességgel járunk el, a kormányzati megbízások gyakran további, jogszabályokból vagy szerződéses kötelezettségekből eredő, megkülönböztetett felelősséggel járnak. Annak érdekében, hogy vállalatunk biztosan megfeleljen az állami szerződésekre vonatkozó minden hatályos jogszabálynak, rendelkezésnek és vállalati előírásnak, feltétlenül ismerje meg az állami szerződésekkel kapcsolatos helyi irányelveket, vagy forduljon a jogi osztályhoz. 30 IRON MOUNTAIN ETIKAI ÉS ÜZLETI MAGATARTÁSI KÓDEX