Melléklet Az ellenőrzések fontosabb megállapításai Pénzügyi ellenőrzés A 2014. évi céljelleggel juttatott támogatások felhasználásának szabályszerűségi ellenőrzése A 2014. évi céljellegű támogatások vizsgálata a kedvezményezett szervezetekkel kötött támogatási szerződések, az elszámolási bizonylatok ellenőrzésére terjedt ki. Az ellenőrzés az elszámolásokat számszaki és formai szempontból vizsgálta. A vizsgált támogatások esetében a támogatási szerződések, illetve megállapodások megkötése minden esetben megtörtént, melyhez szabályszerűen kiállított és aláírt utalványrendeletek kapcsolódtak. A megállapodások tartalmazták a támogatás célját, az elszámolási kötelezettség teljesítésének határidejét, valamint megállapították a folyósítás feltételeit és az elszámolás módját. A különböző célokra nyújtott céljellegű támogatások elszámolásai az esetek többségében a szerződésben előírt határidőre beérkeztek. A támogatott szervezetek az előírásnak megfelelően elszámolási adatlapon számoltak el, melyeknek mellékletét képezték a felhasználásokról kiállított számlák másolatai. Összességében megállapítható volt, hogy a céljelleggel juttatott támogatások fedezete rendelkezésre állt, a szerződések megkötésre kerültek, a juttatott összegek rendeltetésszerűen kerültek felhasználásra, a támogatottak a számadási kötelezettségüknek többségében eleget tettek. Az ellenőrzés javasolta, hogy a jelentésben felsorolt szervezeteket fel kell szólítani az elszámolások, illetve a hiánypótlások teljesítésére. A vizsgálat javasolta, hogy továbbra is kiemelt figyelmet kell fordítani a támogatások elszámoltatására (határidők betartása), valamint az elszámolások tartalmi és formai követelményeinek betartatására. Az elszámolások és hiánypótlások teljesítésének utóellenőrzésére 2016. I. félévben kerül sor. Szabályszerűségi ellenőrzés: A belső kontrollrendszer szabályszerűségének ellenőrzése a hivatalnál A Hivatal belső kontrollrendszere tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, amelyek alapján a Hivatal érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. A Hivatal vezetője köteles - a szervezet minden szintjén érvényesülő - megfelelő kontrollkörnyezetet, kockázatkezelési rendszert, kontrolltevékenységeket, információs és kommunikációs rendszert, valamint monitoring rendszert kialakítani, működtetni és azok megfelelő működését folyamatosan nyomon követni. A Hivatal belső kontrollrendszere a kockázatok kezelésére és a tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, amely azt a célt szolgálja, hogy a Hivatal megvalósítsa a következő fő célokat:
- A Hivatal valamennyi gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel, - az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, - megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a Hivatal gazdálkodásával kapcsolatosan, - a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok A belső kontrollrendszer szabályszerűségének biztosítása érdekében fontos feladat az államháztartásról szóló 368/2011. (XII.31.) Kormányrendeletben kötelezően előírt szabályzatokból a hiányzók elkészítése (pl. reprezentációs kiadások felosztása, azok teljesítésének és elszámolásának szabályai). A már kialakított szabályzatok felülvizsgálata, aktualizálása folyamatos feladatként jelentkezik, mivel az abban foglaltak betartásával biztosítható a szabályos működés. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése Kontrollkörnyezet A belső kontrollrendszer kontrollkörnyezetét a belső szabályzatok, utasítások rendszere alkotja. A Megyei Önkormányzat és a Hivatal célkitűzéseinek hierarchikus rendjét, azaz a stratégiai célokat az Alapító okirat, a szervezeti felépítéseket a Szervezeti és Működési szabályzat tartalmazza. A Hivatal belső szabályzatokban rendezi a működéshez, gazdálkodáshoz kapcsolódó és pénzügyi kihatással bíró jogszabályokban nem szabályozott kérdéseket. A szabályzatok folyamatos aktualizálása szükséges, mivel az abban foglaltak betartásával biztosítható a Hivatal szabályozott, gazdaságos, eredményes és hatékony működése. Ezt igyekszik elősegíteni a belső ellenőrzés is a változások folyamatos nyomon követésével, az ellenőrzések során tett megállapításaival, javaslataival. A célkitűzések teljesülésének mérésére a Hivatal: - működteti a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzési rendszert, - egyértelműen szabályozta a vezetői hatásköröket és felelősséget, - alkalmazza a vezetői elszámoltathatóság rendszerét. Kockázatkezelés A Hivatal rendelkezik Kockázatkezelési Szabályzattal, mely tartalmazza a kockázati célok, kockázati elemek meghatározását, az alkalmazott kockázati elemek megnevezését, a kockázatok értékelésének módját, a kockázatok minősítésének rendjét. A belső ellenőrzési terv a belső ellenőr és a vezetők közös kockázatkezelésén alapul.
Kontrolltevékenységek A kontrolltevékenységek jelen vannak a szervezet egészében, annak minden szintjén, különböző gyakorisággal és mélységben. A megelőző kontrollok fontos megjelenési formája az aláírási jogosultságok gyakorlása, mely a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzés érvényesítés teljesítés igazolás és utalványozás folyamatában jelenik meg. Az egyes vizsgálatok lefolytatásakor a témához kapcsolódóan - ennek a folyamatnak az ellenőrzése megtörténik. A kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, teljesítésigazolási, érvényesítési és utalványozási jogkörök szabályzatban rögzítetteknek megfelelő alkalmazása biztosította a költségvetési és pénzügyi folyamatok megfelelő kontrollját. Információ és kommunikáció A Hivatalban az információáramlást biztosítják a vezetői értekezletek, a szóbeli utasítások, szóbeli beszámoltatások, írásbeli információ átadások, valamint az informatikai rendszerek keretében működtetett információmozgatás, visszakereshetőség és visszacsatolási rendszerek működtetése. Az információs rendszer részét képezi a napi postabontás, az iktatási rendszer. A Hivatal a működése során keletkezett és hozzá érkezett iratokat nyilvántartásba veszi. Az iktatási rendszerbe való bekerülésről, abban való tárolásáról az Iratkezelési szabályzat rendelkezik. Nyomon követési rendszer (monitoring) A Hivatal monitoring rendszere az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követésből, valamint az operatív tevékenységektől függetlenül működő belső ellenőrzésből áll. A folyamatos monitoring beépül a Hivatal ismétlődő, mindennapi működési tevékenységeibe, magában foglalva a vezetők rendszeres felügyeletet ellátó, ellenőrző tevékenységét, valamint egyéb ellenőrzési funkciókat (beszámoltatás, rendszeres és időszaki jelentések készítése), amelyeket a munkatársak hajtanak végre feladatkörük ellátása érdekében. A vezetés támaszkodik a külső és belső ellenőröktől származó, a kontrollrendszer hiányosságait bemutató észrevételekre, megállapításokra, a rendszer korszerűsítését célzó javaslatokra. Munkaterven felüli ellenőrzések 1. A hazai decentralizált forrásokból megvalósult fejlesztésekhez kapcsolódó működtetési, üzemeltetési és fenntartási kötelezettség teljesítésének ellenőrzése Az ellenőrzés célja a hazai decentralizált források terhére megkötött támogatási szerződések lezárása volt. Helyszíni ellenőrzés keretében vizsgálatra került, hogy a beruházáshoz kapcsolódó tárgyi eszközök és ingatlanok a pályázó tulajdonát képezték-e és azok a pályázó tárgyi eszköz nyilvántartásában és az ingatlankataszterében feltüntetésre kerültek-e, a beruházás tárgyát képező ingatlan, tárgyi eszköz elidegenítésére nem került-e sor, valamint, hogy a pályázat keretében megvalósított beruházás működtetéséhez, használatához szükséges jogerős engedélyek rendelkezésre álltak-e.
A 2015. évben 27 db pályázat helyszíni ellenőrzésére került sor, melyből lezárásra került 12 db pályázat, hiánypótlásokat írt elő az ellenőrzés 15 db pályázat esetében. A hiánypótlások teljesítésének ellenőrzésére 2016. évben kerül sor. A záró ellenőrzések keretében 12 db pályázatnál hiánypótlásokat írt elő az ellenőrzés. A hiánypótlásokat az érintett önkormányzatok teljesítették, ezért a pályázok lezárásra kerültek. 2. A 2015. szeptember 20-i nemzetiségi önkormányzati képviselők időközi választása pénzügyi lebonyolításának ellenőrzése Öcsödön Az ellenőrzés célja annak megállapítása volt, hogy a választásra rendelkezésre bocsátott pénzeszközöket a hatályos jogszabályi előírásoknak megfelelően használták-e fel. A választások pénzügyi elszámolásának rendjét a 7/2014. (XI. 6.) IM rendelet szabályozta. A HVI vezetője jegyzői rendelkezésben szabályozta a nemzetiségi önkormányzati képviselők 2015. évi időközi választásának elszámolási és belső ellenőrzési rendjét. A rendelkezés tartalmazza a kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, a teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás rendjét. A választás lebonyolításához pénzügyi terv készült, mely tartalmazza a jogcím szerinti kiadásokat, a normatíva szerinti összegeket és a saját erő felhasználását. A jegyzői rendelkezés tartalmazza a választási kiadások elszámolására vonatkozó elszámolási rendet, az elkülönített nyilvántartás, a főkönyvi könyvelés és analitikus nyilvántartás rendjét. A választási pénzeszközöket a 016010 kormányzati funkciókódon elkülönítetten tartották nyilván. A választásokra leutalt normatív támogatás a választási kiadásokra jogcímek szerint felhasználásra került. A nyilvántartások alapján elkészült a feladattípusú elszámolás, mely analitikával alátámasztott. Számszaki ellenőrzése a TVI-nél megtörtént. A nemzetiségi önkormányzati képviselők időközi választásának elszámolását a Nemzeti Választási Iroda jóváhagyta. 3. A 2013. évi és a 2015. I. félévi céljellegű támogatások felhasználásnak ellenőrzése Az ellenőrzés 2015. évben terven felüli ellenőrzés keretében vizsgálta a 2013. évi és a 2015. I. félévi céljelleggel juttatott támogatások felhasználását, elszámolását. A 2013. évben nyújtott támogatásoknál az ellenőrzés időpontjáig hat szervezet nem tett eleget elszámolási kötelezettségének. A felszólító levelek kiküldése az elszámolások benyújtására az ellenőrzést megelőzően megtörtént. A 2013. évi támogatások esetében öt szervezet nem megfelelő elszámolást nyújtott be, mivel a szerződésben meghatározott záradék a benyújtott számlán nem került feltüntetésre. A felszólító levelek a helyes elszámolás benyújtására az ellenőrzést megelőzően kiküldésre kerültek. A 2015. I. félévi támogatási szerződéseknél két szervezet került felszólításra, mivel az egyik elszámolási kötelezettségének határidőig nem tettek eleget, a másik szervezet pedig nem a támogatási szerződésben előírtak szerint számolt el. Az elszámolások és hiánypótlások teljesítésének utóellenőrzésére 2016. I. félévben kerül sor.
4. A lakáscélú munkáltatói támogatások folyósításának, visszafizetésének ellenőrzése Az ellenőrzés célja annak megállapítása volt, hogy a lakáscélú munkáltatói támogatások folyósítása, visszafizetése, analitikus nyilvántartása szabályszerűen történt-e. Lakáscélú munkáltatói kölcsönt a Megyei Önkormányzat jogelődje, a Megyei Tanács folyósított a dolgozóknak, valamint a Megyei Önkormányzat a fenntartásában lévő intézmények dolgozóinak. A kölcsönök visszafizetése folyamatosan történik, még több mint száz dolgozónak, illetve volt dolgozónak nem telt le a tartozása. A lakáscélú kölcsönök nyilvántartását a Közgyűlési és Pénzügyi Iroda munkatársa végzi. Az analitikus nyilvántartás dolgozónként került felfektetésre. A nyilvántartásba negyedévenként a pénzintézet által küldött kivonat alapján kerül könyvelésre a törlesztések összege és az esetleges késedelmi kamat. Az ellenőrzés az alábbi javaslatokat tette: - A hátralékos tartozások behajtása érdekében a jelentésben jelzett személyeknek ki kell küldeni a fizetési felszólítást, vagy az ismételt felszólítást, illetve kezdeményezni a fizetési meghagyás kibocsátását. - Az analitikus nyilvántartás vezetésére figyelmet kell fordítani, az egyezőséget a pénzintézeti kivonattal biztosítani kell. A hátralékok beszedése érdekében tett intézkedések vizsgálatára 2016. I. félévben kerül sor.