Intézmény pénzügyi vezető felhasználói kézikönyv (IPVFK)

elektronikus pályázati rendszer Intézmény pénzügyi vezető felhasználói kézikönyv (IPVFK) készítette: INFO-Grafix Kft. Ecker Viktor utolsó módosítás dátuma: 2016-01-07 15:05:50

1. IPVFK 1. Tartalomjegyzék 1. Tartalomjegyzék 1. Tartalomjegyzék...2 2. Használt rövidítések, jelölések...3 2.1. Dokumentumban használt rövidítések...3 2.2. Dokumentumban használt jelölések...4 3. Bevezetés...4 3.1. Kapcsolódó dokumentumok...4 4. Elérhető tevékenységek...4 5. Oldalak részletes útmutatója...6 5.1. Intézményi bejelentkezés...6 5.2. Saját adatok...6 5.2.1. Saját adatok...6 5.2.2. Saját adatok módosítása...6 5.2.3. Jelszó...7 5.2.4. Felhasználónév...7 5.3. Postafiók...7 5.4. Intézmény adatai...7 5.4.1. Intézmény részletes adatai...7 5.5. Pénzügyi megtekintők...8 5.6. Pályázatok...9 5.6.1. Pályázatok megtekintése, ellenjegyzése...9 5.7. Projektek...11 5.8. Jelentések...12 5.9. Intézményi finanszírozások...13 5.10. Intézmény kötelezettségei...14 5.11. Intézmény követelései...14 5.12. Előlegkérés...14 5.13. Személyes beállítások...15 5.14. Kilépés...15 6. Melléklet...16 6.1. Felhasználói oldaltérkép...16 utolsó módosítás: 2016-01-07 15:05:50 2

1. IPVFK 2. Használt rövidítések, jelölések 2. Használt rövidítések, jelölések 2.1. Dokumentumban használt rövidítések ÁFK SZ SZFK ZSE ZST ZSFK KE KT KFK OA OAFK AA AAFK PÜ PÜFK PV PVFK MÜ MÜFK MV MVFK OGE OGEFK OV OVFK IV IVFK IA IAFK IPV - általános felhasználói kézikönyv - kutató, véleményező személy - kutató, véleményező személy felhasználói kézikönyv - zsűri elnök - zsűri tag - zsűri személy felhasználói kézikönyv - kollégiumi elnök - kollégiumi tag - kollégiumi személy felhasználói kézikönyv - NKFI adminisztrátor - NKFI adminisztrátor felhasználói kézikönyv - admin adminisztrátor (szuper admin) - admin adminisztrátor felhasználói kézikönyv - pénzügyi ügyintéző - pénzügyi ügyintéző felhasználói kézikönyv - NKFI pénzügyi vezető - NKFI pénzügyi vezető felhasználói kézikönyv - monitoring ügyintéző - monitoring ügyintéző felhasználói kézikönyv - monitoring vezető - monitoring vezető felhasználói kézikönyv - NKFI gazdálkodó-elemző - NKFI gazdálkodó-elemző felhasználói kézikönyv - NKFI vezető - NKFI vezető felhasználói kézikönyv - intézmény vezető - intézmény vezető felhasználói kézikönyv - intézmény adminisztrátor - intézmény adminisztrátor felhasználói kézikönyv - intézmény pénzügyi vezető utolsó módosítás: 2016-01-07 15:05:50 3

1. IPVFK 2. Használt rövidítések, jelölések IPVFK IPR IPRFK IPM IPMFK - intézmény pénzügyi vezető felhasználói kézikönyv - intézmény pénzügyi referens - intézmény pénzügyi referens felhasználói kézikönyv - intézmény pénzügyi megtekintő - intézmény pénzügyi megtekintő felhasználói kézikönyv 2.2. Dokumentumban használt jelölések menüpont gomb férfi hivatkozás» - Menüpont - Űrlap gomb - legördülő menü érték - aktív hivatkozás (link) Figyelmeztetés, segítség, kiemelt információ. 3. Bevezetés Ez a dokumentum az NKFI-EPR (NKFI Támogatott Kutatások Adminisztrációja) használati útmutatóját tartalmazza az intézmény pénzügyi vezetők számára. Bízunk benne, hogy a rendszer Ön által elérhető funkciói segítséget nyújtanak munkájában, használata megkönnyíti és átláthatóbbá teszi a pályázattal kapcsolatos teendők elvégzését. 3.1. Kapcsolódó dokumentumok A rendszer általános használatával kapcsolatos leírások, információk a Általános felhasználói kézikönyvben (ÁFK) találhatók meg, ezen dokumentum csak az SZ által elvégezhető műveletek leírását tartalmazza. Az ÁFK részletesen foglalkozik: a rendszer általános ismertetésével a felhasználói felületek felépítésével, használatával az alap műveletekkel szerepkörök áttekintése a pályázat, projekt állapotaival. 4. Elérhető tevékenységek A pályázatkezelő használatával Ön az alábbi lényeges szolgáltatásokat veheti igénybe: pályázatok megtekintése, véglegesítés előtti jóváhagyása utolsó módosítás: 2016-01-07 15:05:50 4

1. IPVFK 4. Elérhető tevékenységek pénzügyi referensek pályázatokhoz rendelése pénzügyi referensek pénzügyi megtekintőkhöz rendelése projekt szakmai- és pénzügyi részjelentésének megtekintése projekt szakmai- és pénzügyi zárójelentésének megtekintése Természetesen Ön csak a saját intézményéhez, illetve kutatóhelyeihez tartozó pályázatok és projektek megtekintésére jogosult. utolsó módosítás: 2016-01-07 15:05:50 5

5. Oldalak részletes útmutatója Ebben a fejezetben megismerkedhet az Ön által elérhető oldalak működési leírásával. 5.1. Intézményi bejelentkezés A rendszerbe való bejelentkezés egy egyedi felhasználónév és egy jelszó segítségével történik. Az NKFI Hivatalban való regisztráció után a rendszer e- mailben elküldi a belépéshez szükséges felhasználónevet és egy aktivizációs linket az intézmény regisztrálásához leadott fő adatokban szereplő intézményi személy drótpostacímére. Az aktivizációs link segítségével jelszót adhat meg, melyről bővebben az AFK Hozzáférések fejezetében olvashat. Jelszó beírásánál ügyelni kell a kis- és nagybetűkre! 5.2. Saját adatok 5.2.1. Saját adatok A bejelentkezés a következő oldalon lehetséges: https://www.otka-palyazat.hu A menüpont további almenüket tartalmaz, melyekben a személyes adatai megadására, módosítására van lehetősége. Ezen az oldalon saját adatai láthatóak adatnézetben. Ezek megléte és helyessége különösen fontos, mert szükség esetén az itt látható drótpostacím és telefonszám jelenti az NKFI Hivatal számára a kapcsolatfelvételi lehetőséget. Természetesen az NKFI elsősorban közvetlenül a kutatókkal, és csak szükség esetén az intézmény adminisztrátorával (továbbiakban IA) veszi fel a kapcsolatot. A nyilvántartási adatokban fellépő elmaradásokból adódó hibákért és a kutatóikat ért hátrányokért minden felelősség az intézményt terheli! Az állapot mező értéke egy technikai státuszt jelent. Amennyiben itt nem az 'A' betűt látja, forduljon az NKFI Hivatalhoz a mielőbbi korlátozás feloldásának érdekében. 5.2.2. Saját adatok módosítása Az NKFI törekszik arra, hogy minél kevesebb, azaz a legszükségesebb adatokat kezelje csak. Ezen az oldalon az Ön telefonszáma, telefonos elérhetősége adható meg, ugyanis az intézmény pénzügyi vezetőjének a nevén és drótpostacímén túl más személyes adatára nincs szükség. A név és drótpostacím módosítása azonban utolsó módosítás: 2016-01-07 15:05:50 6

5.2.3. Jelszó az NKFI adminisztrátor (OA) hatáskörébe tartozik, a fentebb említett intézményi adatlap segítségével. A telefonszám formátumára a telefonszámokra vonatkozó általános szabályok érvényesek (ÁFK-4.3.6.3.1). A bejelentkezéshez szükséges jelszó megváltoztatása lehetséges e menüponton belül. A jelszót érdemes úgy megválasztani, hogy könnyen megjegyezhető, ugyanakkor kellőképpen egyedi legyen. A jelszó formátumára a jelszavakra vonatkozó általános megkötések érvényesek (ÁFK-5.3.2). Amennyiben elfelejtette jelszavát, úgy a bejelentkezési oldalon lévő nem emlékszem jelszavamra gombra kattintva eljut arra az oldalra, ahol megadhatja a rendszerben ismert - drótpostacímét. Az adatok helyes megadása esetén a rendszer elektronikus levélben elküldi Önnek bejelentkezési azonosítóját és egy aktivizációs linket, melyről bővebben az AFK Hozzáférések fejezetében olvashat. 5.2.4. Felhasználónév 5.3. Postafiók 5.4. Intézmény adatai A bejelentkezési azonosító módosítását teszi lehetővé. A felhasználónevet érdemes úgy megválasztani, hogy könnyen megjegyezhető, ugyanakkor kellőképpen egyedi legyen. Az azonosító formátumára a felhasználónevekre vonatkozó általános megkötések érvényesek (ÁFK-5.3.1). Továbbá feltétel még, hogy olyan nevet adjon meg, amely más intézményi személy által még nem foglalt. Ha mégis ilyen nevet ad meg, a program hibaüzenettel jelzi, és újabb azonosító megadását várja Öntől. Amennyiben elfelejtené belépési azonosítóját, az NKFI Hivataltól kérhet egy új, véletlenszerűen előállított azonosító kiküldését. Részletes leírás az ÁFK-5.5-ös fejezetben található. 5.4.1. Intézmény részletes adatai Ebben a pontban az intézményének minden, az NKFI által nyilvántartott adatát tekintheti meg adatnézetben. Az egyes mezők jelentései a következők: intézmény azonosító: az intézmény rendszeren belüli NKFI azonosítója. intézmény monogramja: az intézmény által megadott monogram intézmény neve: az intézmény neve az intézet egyben kutatóhely is?: igen, ha az intézmény nem tagozódik utolsó módosítás: 2016-01-07 15:05:50 7

kutatócsoportokra (pl. kisebb szakértői-, kutatóvállalatok), nem minden más esetben. Természetesen a felsőoktatási intézmények is nem státuszúak, mivel az érdemi tudományos munka a tanszékeken folyik. Ország, irányítószám, település, utca, házszám, telefonszám, fax szám, bankszámlaszám intézmény pénzügyi elszámoltatása: az intézmény pénzügyi elszámoltatási módja. Szigorított az elszámoltatás az államháztartási törvény (ÁHT) értelmében, az annak hatályán kívül eső gazdálkodó szervezetek estében, továbbá akkor, ha az NKFI az intézmény ellenőrzése során súlyos problémákat tárt fel. Minden egyéb esetben az elszámoltatás normál. intézmény pénzügyi fegyelme: a jelző a megelőző időszak alatt tapasztalt pénzügyi elszámolási fegyelemre utal. Szigorított, ha az NKFI vonatkozásában bonyolult esetek tartoznak az adott intézményhez, vagy az NKFI az intézmény ellenőrzése során kisebb szabálytalanságokat tárt fel, tehát az intézmény elszámolásainak ellenőrzése szigorúbb odafigyelést igényel. A pénzügyi fegyelem minden egyéb esetben normál. Regisztrált: a regisztrált intézmények rendelkeznek saját intézmény adminisztrátorral, és saját maguk tartják karban adataikat, végzik adminisztrációs feladataikat, míg a nem regisztrált intézmények adminisztrációs feladatait az NKFIH végzi. adatrögzítés dátuma: az intézmény adataiban történt utolsó adatmódosítás időpontja. verzió: az aktuális adatlap sorszáma. Az adatokban bekövetkezett változások után az előző állapot adatai elmentődnek, és eggyel nő a verziószám, biztosítandó a módosítások történeti megtekinthetőségét. Az adatlap fölötti lenyíló menüből kiválasztva a korábbi verziók (mentett állapotok) megtekinthetők. utolsó módosító: az utoljára módosító adminisztrátor neve Az intézményre vonatkozó adatok alatt a hozzá tartozó intézményi ügyintézők adatai jelennek meg. Az intézmény belső kutatóhelyi tagozódásának részleges leképezése az IA feladata, ezért az ő felületén érhető el az erre vonatkozó funkciók csoportja, valamint a kutatóhelyekhez tartozó személyek adminisztrációja. 5.5. Pénzügyi megtekintők Pénzügyi megtekintői jogosultsággal a felhasználók azokhoz az adatokhoz férnek, hozzá, mint pénzügy referensek, de csak olvasási joggal, módosításokat nem hajthatnak végre. Ezen az oldalon lehet a pénzügyi referensekhez megtekintőket rendelni. Az űrlapon a legördülő menükből lehet kiválasztani az érintetteket és elmenteni. Az űrlap alatti táblázat mutatja az összerendelt személyeket. utolsó módosítás: 2016-01-07 15:05:50 8

5.6. Pályázatok 5.6.1. Pályázatok megtekintése, ellenjegyzése E pont feladata kettős. Elsődlegesen adatbemutatási célt szolgál: mint az intézmény pénzügyi vezetője betekintés nyújt az intézmény kutatóhelyein készülő pályázatok költségtervébe. Akár már szerkesztés közben, akár azok véglegesített állapotában, hogy a látott információk alapján megalapozhassa későbbi jóváhagyását, vagy tanácsot adhasson a pályázatot készítő kutatónak. Másodlagos funkciója ennek az oldalnak az, hogy az intézményhez tartozó pályázatok kapcsán jóváhagyását megtegye. Ennek részletei a megjelenítési kérdések után olvasható. A lista fölött található űrlapon megadott szűrőfeltételek kitöltésével szűkíthető a megjelenített lista elemszáma. A keresési feltételek megadása nem kötelező, ebben az esetben az intézmény részéről születendő, vagy éppen elbírálás alatt álló, esetleg a közelmúltban elutasított pályázatok mindegyike megjelenik a listában. Az űrlapon az alábbi mezők kitöltésével lehet könnyebbé tenni a kívánt pályázat(ok) megtalálását: név: a pályázó kutatókat képviselő, úgynevezett vezető kutató nevét vagy annak egy vagy több részletét lehet megadni itt. Ha szóközzel elválasztva több szót ad meg, akkor a keresés olyan eredményeket fog kihozni, amelyikben az összes szó megtalálható. pályázati azonosító: a pályázat létrehozásakor kap egy egyedi azonosítószámot a pályázat. E szám megadásával található meg a leggyorsabban és legegyszerűbben egy pályázat, más szűrőfeltétel megadása nem szükséges. típus: a különböző pályázati kiírásoknak megfelelő kategória betűjele pályázat állapot: a pályázat aktuális állapota alapértelmezett kijelölés: ez a mező nem szűrésre szolgál, hanem, hogy a lista jóváhagy oszlopában lévő jelölő négyzet alapértelmezetten kijelölt (pipa) vagy jelöletlen (üres) legyen. Ez nagy mennyiségű pályázat együttes jóváhagyásakor igen hasznos lehetőség. ellenjegyzés: az IPR által megadott ellenjegyzés eredménye. Lehetséges értékei: szignált: egyetért a pályázat költségtervében megadott adatokkal megvétózott: nem ért egyet a költségtervben szereplő értékekkel döntetlen: még nem nyilvánított véleményt a pályázattal kapcsolatban jóváhagyás: az Ön jóváhagyásának állapota rendezettség: a listák könnyebb áttekinthetősége érdekében a találati eredménylista különböző adatok szerint sorrendbe rendezhető, akár növekvő, akár csökkenő értékek szerint utolsó módosítás: 2016-01-07 15:05:50 9

A Lista frissítése gombra való kattintással frissítheti a listát, míg a Reset(t) gomb megnyomásával minden szűrési feltételt alaphelyzetbe lehet állítani. A megjelenített lista elemei közül a pályázat NKFI azonosítója egy aktív hivatkozás, amelyre kattintva a pályázat költségterve és a költségnemenkénti indoklások szövege nyílik meg egy új, előugró ablakban. A listában megjelenő pályázatokra vonatkozó érvényességhez feltételként szükséges - jóváhagyását itt megteheti. A listában szereplő főbb pályázati adatok mellett az első három oszlop tartalmazza a jóváhagyási művelet elvégzéséhez szükséges elemeket, valamint a döntését segítő adatokat. jóváhagy: a jelölő négyzetek használatával kiválasztható a jóváhagyandó pályázatok csoportja. A jóváhagyandó pályázatok kijelölését követően a lista alatt található Kijelöltek jóváhagyása gombbal lehet a kiválasztott jóváhagyásokat érvényesíteni. Ne feledje, hogy a jóváhagyás csakis a kiválasztott pályázatokra lesz érvényes! Ugyancsak ügyeljen arra, hogy nagy mennyiségű eredménylista esetén több lapra osztva jelennek meg a pályázatok, ezért győződjön meg arról, hogy további pályázatok nem várnak a jóváhagyására! A jóváhagyott pályázatok esetében egy zöld pipa jelenik meg a jelölő négyzet helyett. ellenjegyzés: az IPR véleménye jelenik meg az oszlopban, amelyet két ikon szimbolizál: egyetért a pályázat költségtervében megadott adatokkal, megvétózta a pályázat költségtervét ez esetben az ikon főlé víve az egeret egy kis buborékban megjelenik annak indoklása. Amennyiben még nem nyilvánított véleményt az adott pályázattal kapcsolatban, akkor mindkét ikon halványan, szürke színnel látszik csak. kontrollálta: ebben az oszlopban a már véleményezett, tehát szignált vagy megvétózott ellenjegyzésű pályázatok esetén látható az IPR neve, aki az ellenjegyzést megtette Az NKFIH olyan rendszert hozott létre, ami megengedő jellegű, tehát az intézmények sokszínűsége révén minél rugalmasabb ügyvitelt legyen képes biztosítani. Ennek megfelelően az Ön jóváhagyása nincs kötve sem a pályázat állapotához, tehát akár azelőtt megteheti, hogy a kutatók a költségtervet véglegesítették volna, sem a pénzügyi referens véleményéhez, tehát akár megvétózott pályázatot is jóváhagyhat, vagy akár olyanokat, amelyekben a referens még nem alkotott véleményt, azaz döntetlen. Mint pénzügyi vezető, döntéséért felel egyrészt a pályázati költségtervek intézményi előírások szerinti megfelelőségének tekintetében, másrészt azért, hogy a határidő előtti megadása révén sikeres pályázatok születhessenek intézményének kutatói részéről. utolsó módosítás: 2016-01-07 15:05:50 10

5.7. Projektek Ezen az oldalon betekintést nyerhet az intézményének hatáskörébe tartozó összes támogatott kutatás adataiba, valamint az Ön hatáskörébe tartozó egyik feladatát itt teheti meg: a támogatandó pályázatokat itt rendelheti hozzá valamely pénzügyi referenshez, vagy adhatja át egy másik számára. A keresési feltételek megadása hasonló módon történik a pályázatoknál leírtak alapján, ezért itt csak az ott nem ismertetett, illetve különböző keresőmezők leírásával foglalkozunk: intézményi azonosító (témaszám): ezt az azonosítót a pénzügyi referens adja meg, amellyel könnyen beazonosítható egy pályázat az intézményen belüli kereséskor. Ebben a mezőben ezt az azonosítót lehet, illetve annak részletét is elegendő megadni. időszak száma: a projekt szakaszainak száma projekt kezdete: projekt kezdőéve vagy kezdőhónapja (pl.: 200705) szerinti szűrés zsűri: pályázathoz tartozó zsűri pénzügyi referens: az intézményhez tartozó pénzügyi referensek neve jelenik meg a legördülő listában, ezzel lehet könnyen kikeresni, hogy melyik IPR-hez, mely projektek tartoznak alapértelmezett kijelölés: ez a mező nem szűrésre szolgál, hanem, hogy a lista kijelölés oszlopában lévő jelölő négyzet alapértelmezetten kijelölt (pipa) vagy jelöletlen (üres) legyen. Ez akkor igen hasznos lehetőség, ha egyszerre több pályázatot szeretne egy IPR-hez rendelni. További lényeges különbség az, hogy ebben a listában a támogatandó, illetve a pályázat életciklusában utána következő állapotú projekteket lehet megtekinteni. A projekt életciklusát lásd ÁFK-7. A megjelenő listában a projekt NKFI azonosítója aktív hivatkozásként működik, rákattintva a projekt fő adatai és nyomtatási képe (ÁFK-5.6) tekinthető meg. Az utolsó oszlopban ( Pénzügyi referens ) az aktuálisan kijelölt referens neve látható. Ha ez a cella üres, akkor nincs még egy IPR-hez sem rendelve a projekt. A lista első oszlopában ( Kijelöl ) található jelölő négyzetekbe tett pipával és a lista alján kiválasztott pénzügyi referenssel tudja kijelölni, hogy mely pályázatokat szeretné az adott referenshez pénzügyi gondozás céljából hozzárendelni. Ha ez megvan, akkor a Hozzárendel gomb megnyomásával tudja a megtett kijelöléseket elmenteni. Előfordulhat, hogy a jelölő négyzet helyett a szerz. mód. alatt felirat jelenik meg. Ez azt jelenti, hogy a projekt éppen szerződésmódosítás alatt áll, ezalatt a hozzárendelés nem lehetséges. Több pénzügyi referense akkor lehet egy intézménynek, ha több mint száz kutatását finanszírozza az NKFI egyidejűleg. Ennek oka az, hogy ilyen volumennél a pénzügyi referensek pályázatkészítési időszakban esedékes kontrollálási feladataik és a jelentéskészítési kötelezettségeik olyan mértékű terhelést jelentenek, amely az egyéb feladataikat is figyelembe véve csak több utolsó módosítás: 2016-01-07 15:05:50 11

5.8. Jelentések referens bevonásával teljesíthető. Hozzávetőlegesen minden hetven támogatott projektre biztosít az NKFI egy-egy pénzügyi referensi jogosultságot a honlapjáról letöltött, az intézmény vezetője és Ön által aláírt intézményi adatlap alapján. Amennyiben a pénzügyi jelentéskészítés időszakában a projektet gondozó referens tartósan távol van, úgy ne a jelszavát ossza meg kollégáival, hanem a hozzá beosztott projekteket rendelje hozzá átmenetileg máshoz. Itt se feledkezzen meg arról, hogy a megjelent lista több lapra tördelve jelenhet meg, így a további oldalakra is célszerű átlapozni. A projekt pénzügyi referenshez rendelésekor tartsa szem előtt azt is, hogy a projekt adatait a referensek közül csakis az azt gondozó munkatársa láthatja, illetve annak pénzügyi jelentéseit is ő készítheti el. A projekt azonosítójára kattintva az alábbi almenük jelennek meg: projekt fő adatai és nyomtatás csatolt fájlok résztvevők költségterv jelentések költségterv történet Ezen almenük az ÁFK-5.5. fejezetében vannak részletezve. Ebben a listában az intézményéhez tartozó pénzügyi beszámolók jelennek meg. Az űrlapon az alábbi szűrőfeltételek jelennek meg: Jelentés éve: a jelentés létrejöttének éve szerint lehet megszűrni a jelentéseket Csak az utolsó jelentés: csak az aktuális naptári év jelentései Beszámoló típusa: a pályázathoz tartozó jelentés típusa Pénzügyi jelentés állapota: a pénzügyi beszámoló állapota alapján szűrheti meg az eredménylistát. A listából választható értékek leírása: jelentésköteles: a kért beszámoló adatait még nem kezdte el kitölteni a hozzárendelt IPR szerkesztés alatt: a beszámoló szerkesztését már elkezdte a referens kutatói jóváhagyásra vár: a referens elkészítette a jelentést, ami egyelőre a kutató véglegesítésére vár módosítandó: miután az IPR befejezte a jelentést, a kutató nem hagyta jóvá, és javítás céljából ismét a referenshez rendelte jelentett: a kutató által is véglegesített, jóváhagyott a pénzügyi beszámoló Pénzügyi ellenőrzés állapota: utolsó módosítás: 2016-01-07 15:05:50 12

nem elfogadható: a jelentést nem találta elfogadhatónak az intézmény elfogadható: a jelentést elfogadta az intézmény ellenőrzés alatt: a jelentésről még nem született döntés Típus: a projekt típusának rövidítése Zsűri: itt válaszható ki a kívánt zsűri Projekt azonosító: egy pályázatot a leggyorsabban úgy lehet megtalálni, ha ismeri annak NKFI-azonosítóját. Ezt a mezőt kitöltve nem kell a többi szűrőt alkalmazni, mert ez egyértelműen meghatározza a pályázatot. Témaszám: a projekthez - IPR által rendelt intézményi azonosító A megjelenő listában a projekt NKFI azonosítója aktív hivatkozásként működik, rákattintva a projekt fő adatai és nyomtatási képe (ÁFK-5.6) tekinthető meg. 5.9. Intézményi finanszírozások Ezen az oldalon tekintheti meg az intézményhez tartozó projektek finanszírozási tételeit és azok állapotát. Az űrlap segítségével lehetőség van szűrni a projektek között az alábbiak szerint: Időszak: időszak szerinti szűrés, megadható év, hónap, vagy dátum Típus: a pályázat típusának rövidítését választhatja ki lenyíló listából Projekt kezdete: projekt kezdőéve vagy kezdőhónapja (pl.: 200705) szerinti szűrés Projekt azonosító: egy pályázatot a leggyorsabban úgy lehet megtalálni, ha ismeri annak NKFI-azonosítóját. Ezt a mezőt kitöltve nem kell a többi szűrőt alkalmazni, mert ez egyértelműen meghatározza a pályázatot. Témaszám: olyan azonosító, melyet a pénzügyi referens rendel a projekthez a könnyebb beazonosíthatóság érdekében. Ebben a mezőben ezt az azonosítót lehet, illetve annak részletét is elegendő megadni. Indítás/teljesítés dátuma: a finanszírozási tétel indítási vagy teljesítési dátumát adhatjuk meg finanszírozás állapota: finanszírozott (utalványozott): az PV által jóváhagyott állapot kincstárnak továbbítva: már elküldték a kincstárnak a kifizetési kérelmet utalás teljesítve: a kincstár már teljesítette a kifizetést Keretnyitás száma: azonos keretbe tartozó finanszírozási tételek azonosítója A Lista frissítése gombra való kattintással listázhat, illetve frissítheti a listát. A listában rózsaszínnel kiemelve jelennek meg a visszazárolási finanszírozási tételek. utolsó módosítás: 2016-01-07 15:05:50 13

5.10. Intézmény kötelezettségei Ezen az oldalon az Ön intézetének kötelezettségeit tekintheti meg az NKFI Programokkal szemben, projektenkénti lebontásban, illetve összesen. Az űrlap segítségével lehetőség van szűrni a projektek között az alábbiak szerint: Dátum: az adott naptól visszamenőleg listáz Projekt azonosító: egy pályázatot a leggyorsabban úgy lehet megtalálni, ha ismeri annak NKFI-azonosítóját. Ezt a mezőt kitöltve nem kell a többi szűrőt alkalmazni, mert ez egyértelműen meghatározza a pályázatot. Témaszám (helyi):a projekt intézményi azonosítója szerint listáz Projekt kezdete: a projekt kezdődátuma alapján kereshető, megadása intervallum szerint lehetséges Projekt típusa: a bepipált projekttípusokat veszi figyelembe A finanszírozás oszlopban az adott futamévben kifizetett (a megadott dátumig teljesített) összeg szerepel. Az elszámolás oszlopban szereplő összeg az adott futamévben (a megadott dátumig) elfogadott költségelszámolások összegével azonos. A finanszírozások összegének és az elszámolások összegének a különbsége adja a kötelezettség összegét. 5.11. Intézmény követelései 5.12. Előlegkérés Ezen az oldalon az intézmény NKFI Hivatallal szemben támasztott követelései láthatók. Az űrlap segítségével lehetőség van szűrni a projektek között az alábbiak szerint: Időszak: időszak szerinti szűrés, megadható év, hónap, vagy dátum Típus: a projekt típusa szerint listáz Projekt kezdete: kezdőév, vagy év és hónap adható meg Projekt azonosító: egy pályázatot a leggyorsabban úgy lehet megtalálni, ha ismeri annak NKFI-azonosítóját. Ezt a mezőt kitöltve nem kell a többi szűrőt alkalmazni, mert ez egyértelműen meghatározza a pályázatot. Témaszám (helyi): a projekt intézményi azonosítója szerint listáz Követelés nem 0: olyan tételeket, ahol a követelés nem 0 Állapot: projekt állapota Ez a menüpont egy projekthez belépve jelenik csak meg. Ezen az oldalon megjelenő űrlap kitöltésével a projektre vonatkozó előlegkérés nyújtható be. Az összegeket az 5 költségnemre lebontva kell megadni. A mentést követően nincs módosítási lehetőség, a megadott adatok a vezető kutatóhoz kerülnek jóváhagyásra. A kutató jóváhagyhatja vagy elvetheti az előlegkérési utolsó módosítás: 2016-01-07 15:05:50 14

szándékot. Mivel egyszerre csak egy aktuálisan benyújtott előlegkérés lehet, ezért újabb előlegkérés csak akkor adható meg, ha a kutató elveti, vagy az NKFIH dönt a következő finanszírozás összegéről. A rögzített előlegkérések adatai és aktuális állapota egy listán jelennek meg. A listán a kutatói indoklás oszlopában megjelenő ikon fölé helyezve az egeret elolvasható az indoklás szövege. 5.13. Személyes beállítások 5.14. Kilépés Részletes leírása az ÁFK-5.2-es fejezetben található. A programmal történő feladatainak befejezésével itt léphet ki a rendszerből. utolsó módosítás: 2016-01-07 15:05:50 15

1. IPVFK 6. Melléklet 6. Melléklet 6.1. Felhasználói oldaltérkép Az oldaltérkép összefoglalja az elérhető oldalakat és faszerű elrendezésével, megkönnyíti a menük, almenük és navigáló linkek közötti gyors eligazodást. - Intézményi bejelentkezés - Saját adatok - Saját adatok - Saját adatok módosítása - Jelszó - Felhasználónév - Személyes beállítások - Jogosultságok és szerepkörök - Postafiók - Intézmény adatai - Pénzügyi megtekintők - Pályázatok - Pályázatok megtekintése, ellenjegyzése - Projektek - Projekt fő adatai és nyomtatás - Jelentések - Projekt fő adatai és nyomtatás - Intézményi finanszírozások - Intézmény kötelezettségei - Intézmény követelései - Előlegkérés - Személyes beállítások - Kilépés utolsó módosítás: 2016-01-07 15:05:50 16