OTKA vezető felhasználói kézikönyv (OVFK)

Átírás

1 elektronikus pályázati rendszer OTKA vezető felhasználói kézikönyv (OVFK) készítette: INFO-Grafix Kft. Ecker Viktor Betkó Pál Jakus Richárd utolsó módosítás dátuma: :27:07

2 1. OVFK 1. Tartalomjegyzék 1. Tartalomjegyzék 1. Tartalomjegyzék Használt rövidítések, jelölések Dokumentumban használt rövidítések Dokumentumban használt jelölések Bevezetés Kapcsolódó dokumentumok Általános tudnivalók, ismeretek Intézmények és kutatóhelyek Az OV által elvégezhető tevékenységek OV oldalak részletes útmutatója Adminisztrátor bejelentkezés Postafiók OTKA vezető Pénzügyi áttekintés és finanszírozás előkészítése Állapotállítás jóváhagyása Visszazárolások Projektek lezárása Interdiszciplinaritás Személyes beállítások Kijelentkezés ADMIN Melléklet Oldaltérkép OV számára, a kutatónál megjelenő oldalak térképe OV számára, a projektnél megjelenő oldalak térképe...15 utolsó módosítás: :27:07 2

3 1. OVFK 2. Használt rövidítések, jelölések 2. Használt rövidítések, jelölések 2.1. Dokumentumban használt rövidítések ÁFK SZ SZFK ZSE ZST ZSFK KE KT KFK OA OAFK AA AAFK OPÜ OPÜFK OPV OPVFK OGE OGEFK OV OVFK IV IVFK IA IAFK IPV IPVFK IPR IPRFK IPM - általános felhasználói kézikönyv - kutató, véleményező személy - kutató, véleményező személy felhasználói kézikönyv - zsűri elnök - zsűri tag - zsűri személy felhasználói kézikönyv - kollégiumi elnök - kollégiumi tag - kollégiumi személy felhasználói kézikönyv - OTKA adminisztrátor - OTKA adminisztrátor felhasználói kézikönyv - admin adminisztrátor (szuper admin) - admin adminisztrátor felhasználói kézikönyv - OTKA pénzügyi ügyintéző - OTKA pénzügyi ügyintéző felhasználói kézikönyv - OTKA pénzügyi vezető - OTKA pénzügyi vezető felhasználói kézikönyv - OTKA gazdálkodó-elemző - OTKA gazdálkodó-elemző felhasználói kézikönyv - OTKA vezető - OTKA vezető felhasználói kézikönyv - intézmény vezető - intézmény vezető felhasználói kézikönyv - intézmény adminisztrátor - intézmény adminisztrátor felhasználói kézikönyv - intézmény pénzügyi vezető - intézmény pénzügyi vezető felhasználói kézikönyv - intézmény pénzügyi referens - intézmény pénzügyi referens felhasználói kézikönyv - intézmény pénzügyi megtekintő utolsó módosítás: :27:07 3

4 1. OVFK 2. Használt rövidítések, jelölések IPMFK - intézmény pénzügyi megtekintő felhasználói kézikönyv 2.2. Dokumentumban használt jelölések menüpont gomb férfi hivatkozás» - Menüpont - Űrlap gomb - legördülő menü érték - aktív hivatkozás (link) Figyelmeztetés, segítség, kiemelt információ. 3. Bevezetés Ez a dokumentum az OTKA-EPR (OTKA Támogatott Kutatások Adminisztrációja) használati útmutatóját tartalmazza az OTKA vezető (továbbiakban OV) személyek számára. Ez a dokumentum csak azon oldalakkal foglalkozik részletesen, melyek csak az OV számára elérhetők. A további oldalak leírását az OAFK tartalmazza Kapcsolódó dokumentumok A rendszer általános használatával kapcsolatos leírások, információk a Általános felhasználói kézikönyvben (ÁFK) találhatók meg. Ezen dokumentum csak az OV által elvégezhető műveletek leírását tartalmazza, az alapvető OA funkciók az OAFK-ban tekinthetők meg. Az ÁFK részletesen foglalkozik: a rendszer általános ismertetésével a felhasználói felületek felépítésével, használatával az alap műveletekkel szerepkörök áttekintésével a pályázat, projekt állapotaival. Az OAFK részletesen foglalkozik: az OTKA-adminisztrátorok felületének felépítésével, használatával az OTKA-adminisztrátorok által elérhető funkciók leírásával jogosultságok, szerepkörök leírásával utolsó módosítás: :27:07 4

5 1. OVFK 4. Általános tudnivalók, ismeretek 4. Általános tudnivalók, ismeretek Az OTKA-EPR adminisztrátorokat (OA) az Admin adminisztrátorok (AA) tudják létrehozni és beállítani számukra, hogy milyen jogosultságokkal rendelkezzenek. Minden OV csak azokat a projekteket látja, amihez neki zsűri jogosultság lett megadva Intézmények és kutatóhelyek A rendszerben a legnagyobb összefogó egység az intézmény. Az intézményhez tartoznak a kutatóhelyek, melyekhez pedig a kutatók. A rendszerben szereplő intézmények és a szerepkörök közötti kapcsolatot az ÁFK-6.8 fejezetében megtalálható ábra szemlélteti. A rendszerben a kutatóhelyekre vonatkozólag kétféle modell létezik. I. Intézmény, ami egyben kutatóhely is. Ezen az intézményekhez, nem tartozik külön kutatóhely. II. Intézmény amihez kutatóhelyek tartoznak, ezen főintézmény viszont nem lehet maga kutatóhely. A rendszerben szereplő személyek csak kutatóhelyekhez tartozhatnak, közvetlenül intézményhez nem. 5. Az OV által elvégezhető tevékenységek Az elvégezhető tevékenységek egy része csak, akkor elérhető, ha az AA plusz jogosultsággal ruházta fel az OV-t. A következőkben felsorolt tevékenységek a következő fejezetekben kerülnek részletezésre. Alaphelyzetben az OV a következő tevékenységeket végezheti el. keresés pályázatok, projektek, személyek és jelentések között szűrőkritériumok megadásával. pályázat, projekt adatainak megtekintése pályázat érkeztetése összeférhetetlenségek megtekintése pályázat, projekt események megtekintése elszámoltatás megadása projekt áfa megadása ellenőrzés jellegének megadása szerződés módosítása szerződésmódosítás jóváhagyása utolsó módosítás: :27:07 5

6 1. OVFK 5. Az OV által elvégezhető tevékenységek levél küldése személynek jelentések megtekintése OA zárójelentés értékelés kutató adatainak megtekintése levélsablonok megtekintése IA listájának megtekintése testület tagjainak megtekintése Az AA az OV-t a következő különleges jogosultságokkal ruházhatja fel: kollégiumi elnöki, tagi jogosultság zsűri elnöki, tagi jogosultság személy összerendezési jogosultság intézmény adminisztrátori jogosultság pályázat, projekt állapotállítási jogosultság személy adminisztrálási jogosultság sablon szerkesztési jogosultság körlevélküldési jogosultság jogosultságadás jogosultság pályázatok, projektek érvénytelenítése utolsó módosítás: :27:07 6

7 1. OVFK 6. OV oldalak részletes útmutatója 6. OV oldalak részletes útmutatója Az útmutató ezen fejezetében a személy OV által elérhető funkciók leírása található meg Adminisztrátor bejelentkezés 6.2. Postafiók 6.3. OTKA vezető Az adminisztrátorok a rendszer bejelentkező oldalát a következő URL-en keresztül érhetik el: A rendszerbe való bejelentkezés egy egyedi felhasználónév és egy jelszó segítségével történik. Jelszó beírásánál ügyelni kell a kis- és nagybetűkre! Részletes leírás az ÁFK-5.5-ös fejezetben található. Ezt a jogosultságot egy AA rendelheti egy OTKA adminisztrátorhoz. Amennyiben Ön rendelkezik ezen jogosultsággal, ezen menüpont, és további almenük jelennek meg az Ön számára Pénzügyi áttekintés és finanszírozás előkészítése A OTKA vezetőnek ezen az oldalon van lehetősége az OGE által javasolt összegek jóváhagyására, módosítására, és saját maga is adhat meg finanszírozandó összegeket. A jóváhagyás a szűrőfeltételeknek megfelelő találati listán tehető meg. A lista az alábbi szűrőmezők megadásával szűkíthető: időszak: időszak szerinti szűrés, megadható év, hónap, vagy dátum projekt azonosító típus állapot nagyösszegű: a pályázat nagyösszegű-e lezárás dátuma: a projekt végének dátuma (intervallum adható meg) szakasz kezdete: a szakasz kezdete melyik hónapra esik (intervallum adható meg) jelentés dátuma: szakmai jelentés beadási dátuma (intervallum adható meg) utolsó módosítás: :27:07 7

8 1. OVFK 6. OV oldalak részletes útmutatója szakmai jelentés állapota pü. jelentés dátuma: pü. jelentés beadási dátuma (intervallum adható meg) jelentés típusa: az akt. szakasz jelentésének típusa előleg kérés: van-e aktuális előlegkérés problémás?: van-e nyitott probléma forrásév pénzügyi forrás véleményezés eredménye: szakmai beszámoló véleményezési állapota OGE javaslat: az OGE tett-e javaslatot a finanszírozandó összegre finanszírozandó: van-e finanszírozandó (OV által jóváhagyott) összeg kötelezettség nem 0 zsűri konzorciális: konzorcium jellege szerinti szűrés kollégium A listán az OTKA azonosítóra kattintva egy felugró ablakban tekinthető meg a projekt áttekintő adatlapja. A konzorciális főpályázat azonosítója kék, míg a társpályázaté piros színnel jelenik meg. Az OV döntés feliratú oszlopban tehető meg a jóváhagyás a jelölőnégyzet bepipálásával. Ekkor a finanszírozandó összeg mezőjébe a szakasz kötelezettsége kerül be alapértelmezetten, ha üres volt. Összeg adható meg jóváhagyás nélkül is, és módosítható egészen addig, míg a jóváhagyás meg nem történik. Ha tett javaslatot az OGE, akkor egy zöld pipa ikon jelzi ezt. A javaslat visszavonható az ikonra kattintva, ami az összeget nem módosítja, csak a javaslat tényét törli. A listán csak az OV jóváhagyásáig láthatók és szerkeszthetők a finanszírozandó összegek, ezért a jóváhagyást követően már egy újabb javaslat adható meg a szakasz következő finanszírozásával kapcsolatban. Ha már nincs további, finanszírozható összeg, kihúzás (-) jelenik meg az érintett oszlopokban. Csak olyan kutatási időszakra adható meg összeg, amelynek a forráséve nem nagyobb az aktuális naptári évnél. Ilyen esetben a beviteli mező helyén egy figyelmeztető ikon jelenik meg. A finanszírozandó összeg beviteli mezője a háttérszínével jelzi, ha változás történt az összegben, vagy nem megfelelő értéket tartalmaz. Alapesetben fehér, módosítás esetén szürkévé válik, hiba esetén pedig rózsaszín. A mezőre vonatkozó megkötések az alábbiak: 0-nál nagyobb összeg adható meg egy korábban rögzített érték nem törölhető ki jóváhagyás (bepipált jelölőnégyzet) esetén a finanszírozandó összeg nem lehet nagyobb a szakasz kötelezettségnél (ezáltal az OGE jóváhagyás után adhat meg magasabb értéket, de az OV nem fogja tudni jóváhagyni) utolsó módosítás: :27:07 8

9 1. OVFK 6. OV oldalak részletes útmutatója jóváhagyás (bepipált jelölőnégyzet) esetén nem lehet üres A már rögzített összegekhez kapcsolódóan megjegyzés, kérdés írható a megjegyzés oszlopban lévő ceruza ikonra kattintva. Értesítendő személy megadása esetén üzenetet kap a kiválasztott adminisztrátor. Ha már van az adott szakaszra vonatkozó összeg(ek)hez megjegyzés fűzve, akkor egy lapot ábrázoló ikon látható, amelyre kattintva új ablakban olvashatók a beírt megjegyzések. A listán elvégzett módosítások a lap alján található Kijelölések jóváhagyása és összegek elmentése feliratú gomb megnyomásával rögzíthetők. Az űrlap mindaddig nem küldhető el, míg valamelyik beviteli mező nem megfelelő értéket tartalmaz (rózsaszín háttérrel jelzett). Ha valamelyik projekthez aktuális előlegkérés tartozik, akkor az előleg kérés oszlopában látható az összeg, valamint egy ikon, amely fölé helyezve az egeret, olvasható a vezető kutató indoklása. A nyitott problémával rendelkező projekteket a problémás oszlopban megjelenő piros felkiáltójel jelzi. A probléma leírása az áttekintő adatlapon tekinthető meg. A lista fejlécében lévő 'teljes lista / tördelt lista' ikonnal beállítható, hogy minden listaelem látható legyen egy oldalon vagy sem. Teljes lista esetén megjelenik néhány oszlopnak az összegzése Állapotállítás jóváhagyása A támogatandó és a szerződéskötés állapot beállításához az OV ellenőrzése és jóváhagyása szükséges. Azaz állapotállításkor ezen állapotátmenetek és a hozzá kapcsolódó műveletek nem hajtódnak végre, csak egy állapotállítási kérelem jegyződik be, amit az OV ezen az oldalon megtekinthet. A listán látható, hogy melyik projekttel kapcsolatban milyen állapotállítási művelet van függőben, ami jóváhagyásra vár. A végrehajtható állapotállításokat a sorok elején található jelölő négyzettel lehet kijelölni, majd együttesen a lista alján lévő jóváhagyás gombbal végrehajtani. A tényleges állapotállítás és a hozzá tartozó műveletek ekkor kerülnek végrehajtásra. Támogatandó állapotállítás esetén, ha a döntéskori összeg eltér a projekt aktuális főösszegétől a jelölőnégyzet után sárga jelzőtábla jelzi az eltérést, illetve a jelölőnégyzet bekattintásakor rákérdez, hogy valóban ki szeretné jelölni állapotállításra. Amennyiben valamelyik állapotállítás tévesen lett elindítva és nem szeretné jóváhagyni, akkor a sor végén lévő törlés ikonra kattintva az adott művelet elutasítható. Ekkor az adott kérelem törölve lesz, a projekt állapota nem módosul Visszazárolások Ezen a lapon az OGE által berögzített visszazárolási kérelmek jelennek meg. A visszazárolással kapcsolatban írható be megjegyzés, kérdés a listában megjelenő ceruza ikonra kattintva. Értesítendő személy megadása esetén üzenetet kap a kiválasztott adminisztrátor. Ha már létezik beírás, akkor egy lapot ábrázoló ikon is megjelenik, melyre kattintva felugró ablakban megtekinthetők a korábbi utolsó módosítás: :27:07 9

10 1. OVFK 6. OV oldalak részletes útmutatója megjegyzések. Az OV számára megjelenik egy plusz oszlop is a lista elején, amelyben megteheti a kérelem jóváhagyását a megjelenő ikonra kattintva. Mivel az OPÜ a visszazárolási kérelem rögzítését követően is bejegyezhet finanszírozást, ezért jóváhagyás esetén néhány feltételt ismét leellenőriz a program a visszazárolandó finanszírozási tételre vonatkozóan: a finanszírozás teljesült, azaz utalás teljesítve állapotban van nem tartalmaz negatív összeget a költségnemenkénti lebontásban az utána következő finanszírozások mindegyike teljesült már az utána következő teljesített finanszírozások összege 0 a projekthez nem tartozik teljesítetlen visszazárolási finanszírozás. Ha ezek valamelyike nem teljesül, akkor a jóváhagyás nem hajtható végre és hibaüzenetben jelzi az OV-nek a hiba okát. Sikeres jóváhagyás esetén a kérelem állapota megváltozik és létrehoz a program egy, az OV nevében rögzített, ún. visszazárolási finanszírozási tételt a visszazárolni kívánt finanszírozás negált összegeivel. Az ilyen visszazárolási finanszírozási tételeket az OPÜ törölheti (az OPV jóváhagyásáig), de nem szerkesztheti, illetve a finanszírozási listákban rózsaszínnel kiemelve jelennek meg Projektek lezárása Ezen az oldalon van lehetősége az OTKA vezetőnek, hogy a szakmailag és pénzügyileg már lezárt, szerződött állapotú projekteket lezárja, azaz lezárt állapotba állítsa (ÁFK-7). A lezárás a szűrőfeltételeknek megfelelő találati listán tehető meg. A megjelenő listában a sorok elején lévő jelölő négyzet segítségével lehet összeválogatni a lezárni kívánt projekteket, majd a lista alatti gomb megnyomásával lehet végrehajtani a lezárást. A lezárás sikerességéről vagy hibájáról projektenként jelenik meg visszaigazoló üzenet. A projekt lezárásakor egy tájékoztató levél megy ki a vezető kutatónak. Lezárni csak olyan projekteket lehet, amelyeknek a szakmai és pénzügyi lezárása már megtörtént, szerződött állapotú, ezért csak ezen feltételeknek megfelelő projektek láthatók a listán. Továbbá nincs szerződésmódosítás alatt, valamint nincs folyamatban lévő EcoSTAT tranzakciója. Ha ezen feltételek miatt nem lezárható egy projekt, akkor a jelölő négyzet helyett megjelenő felirat ezt jelzi Interdiszciplinaritás Ezen az oldalon van lehetősége az OTKA vezetőnek, hogy a pályázatok interdiszciplinaritását beállítsa, módosítsa. A beállítás a szűrőfeltételeknek megfelelő találati listán tehető meg. A megjelenő listában a sorok elején lévő jelölő négyzet segítségével lehet beállítani, illetve visszaállítani a pályázat interdiszciplináris tulajdonságát, majd a lista alatti gomb megnyomásával lehet végrehajtani a módosítást. A módosítás sikerességéről visszaigazoló üzenet utolsó módosítás: :27:07 10

11 1. OVFK 6. OV oldalak részletes útmutatója jelenik meg, amely tartalmazza, hogy mennyi projekt lett beállítva, illetve a tulajdonság törölve. Szerkesztés alatti és érvénytelen állapotú pályázatok nem jelennek meg a listán. A szerződésmódosítás alatti, valamint folyamatban lévő EcoSTAT tranzakcióval rendelkező pályázatok esetén a jelölő négyzet helyett egy tájékoztató felirat jelenik meg Személyes beállítások A személyes beállítások leírása megtalálható az ÁFK-5.2-es fejezetében Kijelentkezés ADMIN Kijelentkezés az OA felületről. utolsó módosítás: :27:07 11

12 1. OVFK 7. Melléklet 7. Melléklet 7.1. Oldaltérkép Az oldaltérkép összefoglalja az elérhető oldalakat és faszerű elrendezésével, megkönnyíti a menük, almenük és navigáló linkek közötti gyors eligazodást. - Adminisztrátor bejelentkezés - Postafiók - Postafiók - Levél szerkesztése szuper jogok - Adminisztrátorok - Adminisztrátor hozzáadása - Adminisztrátor módosítása - Jogosultságok - Adminisztrátor jelszó - Testületek - Zsűrik - Zsűri létrehozása - Kollégiumok - Pályázat kiírás - Pályázat kiírás hozzáadása - Pályázat kiírás módosítása - Állapotkorrekció különleges admin jogok - sablonok - Sablon szerkesztése - személyadmin - IA és zsűri által létrehozott új személyek - Zsűri által létrehozott személyek - Személy drótpostacíme - Személy kutatóhelyhez rendelése és aktiválása - IA által eltávolított - Kutatóhelyéről eltávolított kutató projektjei - Elhalálozás - Elhalálozás megadása - Összerendelés - intézmények - Intézmények és kutatóhelyek listázása - Intézmény részletes adatai - Intézmény módosítása - Intézményi adminisztrátorok - Intézmény vezető utolsó módosítás: :27:07 12

13 1. OVFK 7. Melléklet - Intézmény adminisztrátor - Intézmény pénzügyi vezető - Intézmény pénzügyi referens - Intézmény pénzügyi megtekintő - Intézmény regisztrálása - Intézmény kutatóhelyei - Intézmény részletes adatai - Kutatóhely részletes adatai - Kutatóhely módosítása - Kutatóhely vezető - Kutatóhelyhez tartozó személyek - Kutatóhelyhez tartozó személyek - Kutatóhelyhez tartozó személy adatai - Kutató projektjei - Projekt fő adatai és nyomtatás - Kutatóhelyhez tartozó személy törlése - Kutatóhely-váltás - Személy befogadása - Új személy befogadása - Kutatóhely törlése - Kutatóhely létrehozása - Intézmény létrehozása - IA postázandó - állapotállítás - Állapotállítás jóváhagyása - Állapot információk - körlevélküldés - Körlevelek - Körlevél létrehozása - Körlevél szerkesztése - Testületi tagok keresése - személy befogadás - Intézmény részletes adatai - Intézmény kutatóhelyei - Intézmény részletes adatai - Kutatóhely részletes adatai - Kutatóhelyhez tartozó személyek - Kutatóhelyhez tartozó személyek - Kutatóhelyhez tartozó személy adatai - Kutató projektjei - Projekt fő adatai és nyomtatás - Kutatóhelyhez tartozó személy törlése - Kutatóhely-váltás - Személy befogadása - Új személy befogadása - Kutatóhely törlése - személyi adatlapok - Személy módosítása utolsó módosítás: :27:07 13

14 1. OVFK 7. Melléklet - Új személy létrehozása szerződésmódosítás - Szerkesztés alatti szerződések - Módosított szerződések - Projekt ellenőrzése - Projekt módosítás jóváhagyása - Jóváhagyott szerződések információk - pályázatok - Pályázat, projekt fő adatai - Pályázat nyomtatási képe - Pályázat adatai - Tudományszakok - Sajátosságok - Előlap: Vezető kutató - Előlap: Résztvevők - Konzorcium - projektek - Pályázat, projekt fő adatai - Pályázat nyomtatási képe - Pályázat adatai - Tudományszakok - Sajátosságok - Előlap: Vezető kutató - Előlap: Résztvevők - Konzorcium - jelentések - személyek - levélsablonok - intézményi adminisztrátorok - testületek OTKA vezető - pü. áttekintés és fin. elrendelés - állapotállítás jóváhagyása - visszazárolások - projektek lezárása - interdiszciplinaritás zsűri funkciók - pályázatok - pályázati döntés-előkészítés - részjelentések (ZsE) - zárójelentések kollégiumi funkciók - pályázatok utolsó módosítás: :27:07 14

15 1. OVFK 7. Melléklet - pályázati döntés-előkészítés - részjelentések (KE) - zárójelentések (KE) - Személyes beállítások - Kijelentkezés ADMIN 7.2. OV számára, a kutatónál megjelenő oldalak térképe - Személy jogosultságai - Levél küldése a személynek - Adminisztrátori megjegyzés 7.3. OV számára, a projektnél megjelenő oldalak térképe - beadási határidő módosítása - visszaadás szerkesztésre - érkeztetés - összeférhetetlenségek - pályázat, projekt események - fájlfeltöltés jelentéshez - Elszámoltatás - Projekt áfa - Ellenőrzés jellege - Visszaadás szerkesztésre - Projekt módosítása - elvonás megadása - póttámogatás - Projekt ellenőrzése - Levél küldése a személynek - beolvasztás utolsó módosítás: :27:07 15