A MAGYAR TUDOMÁNYOS AKADÉMIA NYELVTUDOMÁNYI INTÉZETE Szervezeti és Működési Szabályzata Budapest, 2010.
I. SZERVEZETI SZABÁLYZAT A. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. A Magyar Tudományos Akadémia Nyelvtudományi Intézetének alapítása, neve, székhelye, azonosító adatai, hivatalos bélyegzője, jogállása és feladatköre 1.1. Az intézet alapítása A Minisztertanács 4231/1949. (IX.13.) M.T. számú rendeletével létesített, majd a Minisztertanács 10/1951.(I. 6.) M.T. rendeletével a Magyar Tudományos Akadémia felügyelete alá helyezett MTA Nyelvtudományi Intézet a Magyar Tudományos Akadémiáról szóló 1994. évi XL. Tv. (MTAtv.) 22. -a szerint került alapításra.a 2009. július1-től hatályos E-660/31/2009.sz alapító okiratát a költségvetési szervek jogállásáról gazdálkodásáról szóló 2008. évi CV, törvény (Stv.) 44. -a (5) bekezdésében meghatározott kötelezettség végrehajtásaként a Magyar Tudományos Akadémiáról szóló 1994. évi XL. törvény (MTAtv.), az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. Törvény (Áht.) rendelkezéseivel összhangban, egységes szerkezetbe foglaltan a Magyar Tudományos Akadémia elnöke 2009. május 29-én adta ki. 1.2 Az intézet neve magyar nyelven: Az intézet neve magyar nyelven: - Magyar Tudományos Akadémia (a továbbiakban: MTA) Nyelvtudományi Intézete (a továbbiakban: intézet) 1.3. Az intézet neve idegen nyelven: angolul: Research Institute for Linguistics of the Hungarian Academy of Sciences németül: Institut für Sprachwissenschaft der Ungarischen Akademie der Wissenschaften franciául: Institut de Linguistique, Académie des Sciences Hongroise olaszul: Istituto per gli studi linguistici dell Accademia Ungherese delle Science 1.4. Az intézet székhelye: 1068 Budapest, Benczúr u. 33. 1.5. Az intézet működési köre: országos 1.6. Az intézet azonosító adatai: Fejezeti hovatartozása: XXXIII. Magyar Tudományos Akadémia társadalomtudományi kutatóintézetek Statisztikai számjele: 157300571 7220 342 01 Előirányzat-felhasználási keretszámla száma: 10032000-01731732-00000000 IBAN száma: HU-40-1003-2000-0173-1732-0000-0000 Kártyafedezeti számla száma: MÁK10032000-01731732-00060004 IBAN HU26 1003 2000 0173 1732 0006 0004 Devizaszámlák száma: MÁK HU56-10004885-10002010-02006332 MÁK HU06-10004885-10002010-00306337 Törzsszáma(PIR): 300575 Szakágazata: Államháztartási azonosító száma(aht): 039695 Adóhatósági azonosító száma: 15300571-2-42 Közösségi adószáma: H15300571 Társadalombiztosítási törzsszáma: 82716 722000 Társadalomtudományi, humán kutatás, fejlesztés
Telefonszámok: Fax-szám: 322-9297 Elektronikus levélcímek: *321-4830 (központi) 351-0413 (igazgatói titkárság) linginst@nytud.hu matei@nytud.hu Az intézet hivatalos bélyegzője: Ovális bélyegző, a külső íven körben: Magyar Tudományos Akadémia; belső íven alul: Nyelvtudományi Intézete; középen: a Magyar Tudományos Akadémia allegóriája. 2. Az intézet jogállása: Az Intézet az Stv. 16. -a szerint közszolgáltató köztestületi költségvetési szerv, közintézet. Az Intézet besorolása a Stv. 18. -a szerint: önállóan működő és gazdálkodó közszolgáltató köztestületi költségvetési szerv. Az Intézet jogi személy, hozzá önállóan működő közszolgáltató köztestületi költségvetési szerv nem tartozik. 3. Az Intézet irányító szervének 3.1 neve: Magyar Tudományos Akadémia 3.2.székhelye: 1051 Budapest, Roosevelt tér 9. 4. Az intézet tevékenysége: Az intézet tevékenysége mentes minden politikai vagy világnézeti kötöttségtől; munkájában bármely tudományos irányzat vagy iskola szabadon érvényesülhet. Az Intézet az MTA tv.-ben foglaltak alapján műveli a feladatkörébe utalt tudományt, tudományos kutatásokat végez közfeladatként. Az intézet közfeladatként ellátandó alaptevékenysége: A magyar nyelvészet minden területének művelése, általános és alkalmazott nyelvészeti kutatások végzése, az uráli nyelvészet tudományos vizsgálata, fonetikai kutatások folytatása, az eredmények publikálása, részvétel az oktatásban és a posztgraduális képzésben, alaptevékenységhez kapcsolódó kiegészítő tevékenységek folytatása. 4.1. Az Intézet alap- és rendszeresen ellátott kiegészítő tevékenységei a 2009. december 31. napjáig érvényes szakfeladatrend szerint: 732011 Humán és társadalomtudományi kutatás és kísérleti fejlesztés Az Intézet alap- és kiegészítő tevékenységeinek tevékenységi körök szerinti részletes felsorolása a TEÁOR 08 és a 2010. a január 1. napjától érvényes szakfeladat-rend szerint: 72.20 Társadalomtudományi, humán kutatás, fejlesztés Szakfeladat: 722031 Nyelv- és irodalomtudományi alapkutatás 722032 Nyelv- és irodalomtudományi alkalmazott kutatás 722033 Nyelv- és irodalomtudományi kísérleti fejlesztés Az Ámr. 12. -ának 4-5. bekezdése szerint alapító okiratban nem jelölt, de alaptevékenységként ellátott szakfeladatok: 6820 Saját tulajdonú bérelt ingatlan bérbeadása, üzemeltetése Szakfeladat: 682002 Nem lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése 74905 M.n.s. egyéb szakmai, tudományos műszaki tevékenység Szakfeladat: 749050 M.n.s. egyéb szakmai, tudományos műszaki tevékenység
4.2. Az intézet az alaptevékenységtől eltérő kisegítő tevékenységet is folytathat. A kisegítő tevékenység aránya az eredeti előirányzathoz viszonyítottan 10 %. Az intézet kisegítő tevékenysége: fénymásolás, egyéb dokumentációk készítése a könyvtár keretén belül. A kisegítő tevékenység a TEÁOR és a 2010. január 1-től érvényes szakfeladatrend szerint: 821 Adminisztratív, kiegészítő szolgáltatás Szakfeladatrend: 821900 Fénymásolás, egyéb irodai szolgáltatás 4.3. Az intézet az alaptevékenységtől eltérő vállalkozási tevékenységet is folytathat. A vállalkozási tevékenység aránya az eredeti előirányzathoz képest 30%. A vállalkozási tevékenység rendjét, a vállalkozás eredményének felosztását vállalkozási szabályzat szabályozza. Jelenleg az intézet nem folytat vállalkozási tevékenységet. 4.4. Az alaptevékenységet meghatározó jogszabályok - A Magyar Tudományos Akadémiáról szóló 1994. évi XL. törvény (MTAtv.); - A Magyar Tudományos Akadémiáról szóló 1994. évi XL. törvény (MTAtv.) módosításáról szóló 2009. évi XX. Törvény; - E-660/31/2009. sz. Alapító okirat - A Magyar Tudományos Akadémia Alapszabálya; - A Magyar Tudományos Akadémia Ügyrendje; - A felsőoktatásról szóló 2005. évi CXXXIX. törvény; - A kutatás-fejlesztésről és a technológiai innovációról szóló 2004. évi CXXXIV. törvény; - Doktori iskola létesítésének eljárási rendjéről és a doktori fokozat megszerzésének feltételeiről szóló 33/2007. (III. 7.) korm. rendelet; - A költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról szóló 2008. évi CV.tv. - Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (Áht.); - A Számvitelről szóló 2000. évi C. törvény; - Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet; - 46/2009. (XII.30.) PM rendelet a kincstári számlavezetés és feladatfinanszírozási körbe tartozó előirányzatok felhasználása, valamint az egyes államháztartási adatszolgáltatások rendjéről - Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet (Ámr.); - A belső ellenőrzésről szóló: 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet, - Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. tv. - Munka Törvénykönyve 1992. évi XXII. törvény (Mt.); - A közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. Törvény (Kjt.). és végrehajtási rendelete (Kjt. V.). 5. Az intézet gazdálkodása 5.1. Az Intézet a használatában lévő tárgyi eszközökkel és immateriális javakkal az ingatlant és a vagyoni értéket képviselő szellemi tulajdont kivéve az E-660/31/2009.sz. alapító okirattal kapott felhatalmazás alapján önállóan gazdálkodik. Az MTA Nyelvtudományi Intézet önállóan működő és gazdálkodó közszolgáltató köztestületi költségvetési szervként önállóan gazdálkodik az Áht. és a 292/2009. korm. Rendelet / Ámr./ rendelkezései szerint pénzeszközeivel, értékpapírjaival valamint tevékenysége eredményéből származó eszközeivel.
Az MTAtv-ben megfogalmazott sajátos gazdálkodási szabályok szerint az Intézet saját bevételei mellett az MTA vagyonának egy részével gazdálkodik.az Akadémia ingatlan vagyona használatba adásáról az Intézettel vagyonhasználati szerződést köt, az Akadémia Alapszabályában foglaltak szerint. Az Intézet a gazdasági társaságokban birtokolt részesedéseivel az MTAtv. 23. (6) bekezdése szerint kiadott akadémiai engedélyben részletezett módon gazdálkodhat. Az Intézetnél keletkezett vagyoni értéket képviselő szellemi tulajdonnal az Intézet az Akadémia Alapszabályának 66. (6) bekezdése szerint maga rendelkezik, de annak gazdasági társaságokba apportként történő beviteléhez az MTAtv 23. (6) bekezdése szerint kiadott akadémiai engedély szükséges. Az Intézet a szellemi tulajdon kezeléséről külön szabályzatban rendelkezik. 5.2. Az Intézet vagyonkezelésébe, illetve tulajdonosi jogkörébe önállóan működő közszolgáltató köztestületi költségvetési szerv nem tartozik. 5.3. Az Intézet. ellátja a 29701. helyrajzi számú 1068 Budapest Benczúr u. 33. sz.. akadémiai ingatlanvagyon kezelését. A Intézet végrehajtja a vagyon használatával, hasznosításával kapcsolatos feladatokat az Akadémia és az Intézet között létrejött vagyonhasználati szerződés szerint. A vagyonkezelés (adatszolgáltatás, vagyonvédelem megszervezése, biztosítása, leltározás, selejtezés lebonyolítása) a Gazdasági osztály feladata, melynek rendjét igazgatói utasítások és a gazdálkodás ügyrendje tartalmazza. 6. Az intézet szervezeti felépítése és működésének rendszere 6.1. Az intézet szervezeti egységei: Az intézet szervezeti felépítését az 1. számú melléklet szemlélteti. Megnevezés Feladatok Engedélyezett létszám Igazgatóság Az intézet irányítása 4 fő Titkárság Ügyintézés, adminisztratív, nyilvántartás, iratkezelés, irattárazás és minden, amivel az igazgató megbízza. 1 fő Gazdasági osztály Üzemeltetési csoport Könyvtár Ellátja a tervezéssel, az előirányzat-felhasználással, a hatáskörébe tartozó előirányzat-módosítással, a vagyon használatával, a munkaerő-gazdálkodással, a készpénzkezeléssel, a könyvvezetéssel és a beszámolási kötelezettséggel, az adatszolgáltatással kapcsolatos feladatokat. Az Intézet napi működési, üzemeltetési feltételeinek biztosítása, karbantartás. Könyvbeszerzés, a könyvanyag szakszerű kezelése, a kutatás könyvtári alátámasztása, bibliográfiai munkák végzése. 5 fő 11 fő 2 fő
Tudományos osztályok Elméleti és kísérletes nyelvészeti osztály Finnugor és nyelvtörténeti osztály Fonetikai osztály- Kempelen Farkas Beszédkutató Laboratórium Nyelvtechnológiai és élőnyelvi osztály Szótári osztály Orientalisztikai osztály ELTE-MTA Kihelyezett Elméleti Nyelvészet Tanszék Nyelvelméleti kutatások végzése. Az általános nyelvészet, a számítógépes nyelvészet és a nyelvtanelmélet kérdéseinek kutatása. A mai magyar nyelv és a Magyarországon beszélt más nyelvek nyelvtanának leírása. Pszicholingvisztikai, neurolingvisztikai és megismeréstudományi kutatások végzése. A mentális nyelvtan kísérletes vizsgálata. Együttműködés a felsőoktatással, az MTA ELTE BTK Elméleti Nyelvészet Kihelyezett Tanszék működtetése. Az uráli nyelvek történeti, összehasonlító és leíró vizsgálata. Magyar történeti nyelvtanok, történeti és etimológiai szótárak készítése; a nyelvtörténet és a nyelvi változások elméleti modelljeinek kutatása. Nyelvemlékek feldolgozása és közzététele. Adatbázisok építése. Magyar és általános vonatkozású fonetikai és fonológiai kutatások; a fonetikai kutatások gyakorlati alkalmazása. Nyelvtechnológiai kutatások és fejlesztések végzése, a Magyar Nemzeti Szövegtár állományának építése, a nemzetközi projektumokból fakadó feladatok teljesítése. A magyarországi és a határainkon túli magyar nyelvhasználat, valamint a magyarországi nemzeti és etnikai kisebbségek szociolingvisztikai kutatása. A Budapesti Szociolingvisztikai Interjú anyagainak feldolgozása. A mai magyar köznyelvi norma elméleti és gyakorlati kérdéseinek vizsgálata; nyelvi tanácsadás és nyelvészeti ismeretterjesztés. A magyar nyelv nagyszótárának elkészítése; az intézetben készült szótárak folyamatos gondozása, frissítése; a lexikológia és a lexikográfia elméleti és gyakorlati kérdéseinek tanulmányozása, különös tekintettel a számítógépes lexikográfiára. Orientalisztikai kutatások végzése. Keleti nyelvek többszempontú vizsgálata. Az ELTE Bölcsészettudományi Karával közösen az Elméleti nyelvészet BA és MA szakok kurzusainak ellátásában való közreműködés és a hozzátartozó Elméleti nyelvészet PhD- program működtetése 98 fő Engedélyezett létszám összesen: 120 fő 6.2. Az Intézet jogi személyiségű szervezeti egységgel nem rendelkezik.
7. Az intézet vezetése Az MTA tv. 18. (2) bekezdésében foglaltak szerint az Intézet egyszemélyi vezetés alatt áll, tevékenységét magasabb beosztású közalkalmazottként az igazgató irányítja. Az igazgatót az Európai Unió ajánlásainak megfelelően nyilvános pályázati eljárás alapján legfeljebb 5 évre a Magyar Tudományos Akadémia elnöke nevezi ki (bízza meg), illetve menti fel (vonja vissza megbízását). Az intézet egyszemélyi felelős vezetője az igazgató, aki az intézet működését az Intézeti Tanács közreműködésével irányítja. Az igazgató és az egyes szervezeti egységek között, valamint azokon belül a vezetés különböző szintjein a funkciók és a hatáskörök decentralizáltak. Az igazgató azonban valamennyi, az intézet működését érintő kérdésben önállóan dönt. Az igazgatóhelyettesek: tudományos igazgatóhelyettes, pályázati és innovációs igazgatóhelyettes kutatásfejlesztési igazgatóhelyettes gazdasági vezető. Az igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése alá tartozó vezetők, közalkalmazottak: tudományos igazgatóhelyettes, pályázati és innovációs igazgatóhelyettes kutatásfejlesztési igazgatóhelyettes gazdasági vezető, tudományos osztályvezetők, tudományos titkár, titkárságvezető. A vezetők hatáskörét, jogait és felelősségét a vonatkozó, hatályos jogszabályok, belső szabályzatok, utasítások, a jelen Szervezeti Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) és a munkaköri leírás tartalmazza. 8. Az Intézet feladatainak ellátása 8.1. A feladatok ellátásának részletes belső rendje és módja Az Intézet az alapító okiratának megfelelően végzi közfeladatait és közreműködik az Akadémia közfeladatainak teljesítésében. A fenntartó által finanszírozott közfeladatokon felül pályázati forrásokból és kutatási-fejlesztési szerződésekben meghatározottak szerint az alapító okirattal összhangban az igazgató döntései által látja el feladatát. Az intézet feladatainak megosztása: Centralizáltak mindazok a funkciók, amelyek központosítottan eredményesebben működtethetők; minden olyan tevékenység, amelynek gyakorlásához alsóbb szinten kedvezőbbek a feltételek, decentralizált. 8.2.. Centralizált funkciók: az MTA különböző testületeivel (AKT, AKT kuratóriumai, tudományos osztály) való kapcsolattartás; tudományos beszámolók, tudományos statisztikák készítése, ellenőrzése, jóváhagyása;
a pénzügyek, a kötelezettségvállalások, az utalványozások, az ellenjegyzések és az érvényesítések meghatározása; kutatási, együttműködési szerződések megkötése; nemzetközi tudományos kapcsolatok tartása; humánpolitikai ügyek; adóügyek; belső ellenőrzés; munka- és tűzvédelem, az akadémiai vagyon védelme alapvető munkáltatói jogok gyakorlása 8.3. Decentralizált funkciók: a szervezeti egységek konkrét az intézet tudományos feladataival összhangban lévő kutatási terveinek előkészítése, ütemezése, végrehajtása; a vállalt intézeti kötelezettségek szerződés szerinti végrehajtásának megszervezése, ellenőrzése; a kutatómunka gazdasági, műszaki, technikai feltételeinek biztosítása; a tárgyi eszközök állagmegóvása és kihasználása; egyes meghatározott munkáltatói jogok gyakorlása; a közalkalmazottak szakmai fejlődésének elősegítése, különös tekintettel a tudományos utánpótlásra. egyéb munkáltatói jogok gyakorlása 9. Az Intézet jogi személyiségű szervezeti egységgel nem rendelkezik, alá önállóan működő köztestületi költségvetési szerv nem tartozik. 10. Érdekeltségi rendszer Az Intézet költségvetési rendszerben gazdálkodik, az alaptevékenység elszámolására és az előirányzat-maradvány felhasználására az Ámr. vonatkozó rendelkezései az irányadók. 10.1. Alaptevékenység elszámolása előirányzati maradvány Az előirányzat-maradvány az alaptevékenység, a kiegészítő és kisegítő tevékenység módosított kiadási és bevételi előirányzatainak és azok teljesítésének különbözete. Az előirányzati maradvány megállapítására, elszámolására valamint felhasználására vonatkozó szabályokat a Szabályzat II. Működési Szabályzat részében részletezett szabályzatokban kell rögzíteni. 10.2 Vállalkozási tevékenység elszámolása A vállalkozási tevékenység maradványát / amennyiben van vállalkozási tevékenység /az államháztartási számviteli kormányrendeletben foglaltak szerint kell megállapítani. A megállapítására és a felhasználására vonatkozó szabályokat a Szabályzat II. Működési részben részletezett szabályzatokban kell rögzíteni. 11. Belső irányítás, szabályzatok. Az intézet tevékenységét jogszabályok, a fenntartó szerv rendelkezései és igazgatói utasítások szabályozzák. 11.1. Az igazgató által jogszabályi rendelkezés alapján kiadott, az SZMSZ elválaszthatatlan mellékletét képező szabályzat - A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje - Ellenőrzési nyomvonal /Feuvén belül/
11.2.1. Az igazgató által jogszabályi rendelkezés alapján kiadott, az SZMSZ mellékletét nem képező szabályzatok Ámr. 20.. szerint: - Gazdálkodási szabályzat - Beszerzési szabályzat - Belföldi és külföldi kiküldetési szabályzat - Anyag és eszközgazdálkodási szabályzat - Helyiségek és berendezések használatának szabályzata - Reprezentációs kiadások felosztásának, teljesítésének és elszámolásának szabályzata - Vezetékes és rádiótelefonok használatának szabályzata - Közérdekű adatok kezelésének szabályzata 11.2.2. Az igazgató által jogszabályi rendelkezés alapján kiadott, az SZMSZ mellékletét nem képező további szabályzatok: - Számviteli politika keretein belül kiadott szabályzatok: - Az eszközök és források értékelési szabályzata - Önköltség-számítási szabályzat - Pénzkezelési szabályzat - Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzata - Számlarend - Selejtezési és a felesleges vagyontárgyának hasznosítási szabályzata, - Belső ellenőrzési kézikönyv - Feuve - Iratkezelési szabályzat - Számítástechnikai és adatvédelmi szabályzat - Vagyonvédelmi szabályzat - Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés szabályzat - A gazdasági szervezet ügyrendje - Kockázatkezelési szabályzat - Szellemi-tulajdon kezelési szabályzat - Esélyegyenlőségi terv - Tűzvédelmi szabályzat - Munkavédelmi szabályzat - A könyvtári állomány ellenőrzéséről (leltározásáról) és az állományból való törlésről szóló szabályzat 11.2.3. Az igazgató által nem jogszabályi rendelkezés alapján kiadott szabályzatok: - Szolgálati titokköri szabályzat - Foglalkoztatási követelményrendszer szabályzata - A tudományos munkaköri besorolásokkal kapcsolatos minősítő eljárás szabályzata, - Bélyegző használati szabályzat, - Gyakornoki szabályzat - Nemzetközi és belföldi intézeti kapcsolatokra vonatkozó kapcsolattartás rendje 11.3. Az igazgató által megköthető szabályzatok: - Közalkalmazotti szabályzat - Kollektív szerződés (Reprezentatív szakszervezet hiányában kollektív szerződése az Intézetnek nincs.) 12. Az Intézet belső pénzügyi ellenőrzési rendszere 12.1.1 Az Intézet igazgatója kialakítja, működteti és folyamatosan fejleszti a szervezet belső
kontrollrendszerét, ezen belül működteti a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést /FEUVE/. A folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek alapján az Intézet érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és vagyonnal való szabályszerű, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. 12.1.2. Az igazgató által kialakított belső kontrollkörnyezet - biztosítja a világos szervezeti struktúrát - egyértelművé teszi a felelősségi, hatásköri viszonyokat és feladatokat - meghatározza az etikai elvárásokat a szervezet minden szintjén - átlátható humánerőforrás kezelést tesz lehetővé. Az igazgató elkészíti és rendszeresen aktualizálja az Intézet Ellenőrzési nyomvonalát. 12.1.3. Az igazgató köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni 12.1.4. Az igazgató kontrolltevékenységeket köteles kialakítani, melyek biztosítják a kockázatok kezelését. A belső szabályzatokban köteles szabályozni - az engedélyezési és jóváhagyási eljárásokat - az információhoz való hozzáférést - az eszközökhöz való hozzáférés fizikai kontrolljait - a beszámolási eljárásokat 12.1.5. Az igazgató információs rendszert működtet, amely biztosítja a megfelelő információáramlást szervezeten belül és szervezeten kívül. Az információs rendszernek hatékonynak és pontosnak kell lennie, a beszámolási szinteknek, határidőknek és a beszámolás módjának világosnak kell lennie. 12.1.6. Köteles a szerv vezetője olyan monitoring rendszert működtetni, amely lehetővé teszi az Intézet tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését. 12.1.7. Az igazgató szabályozza a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét, mely jelen szabályzat mellékletét képezi. 12.1.8. Az igazgató /vagy az általa írásban kijelölt vezető / kétévente köteles a belső kontrollrendszerek témakörben a pénzügyminiszter által meghatározott továbbképzésen részt venni. 12.2.1. A belső ellenőrzés A belső ellenőrzés feladata rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékelni, illetve fejleszteni az intézet kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási eljárásainak hatékonyságát. A jogszabályoknak és belső szabályzatoknak való megfelelést, valamint a gazdaságosságot, hatékonyságot és eredményességet vizsgálva a belső ellenőrzés megállapításokat, javaslatokat és ajánlásokat fogalmaz meg az igazgató részére. 12.2.2. A belső ellenőrzést végző személy jogállása Az intézetben a belső ellenőrzési vezetői teendőket és a belső ellenőrzési feladatokat külső szakértő látja el. A vele kötött szerződésben rögzíteni kell, hogy a belső ellenőrzési vezetői feladatokat is köteles ellátni.
A feladatok ellátásával megbízott külső szakértő tevékenységét az igazgatónak közvetlenül alárendelve végzi, az ellenőrző munkán kívül más feladat ellátásával nem bízható meg. A belső ellenőrzést a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók és kézikönyv-minta alapján - a belső ellenőrzési vezető által összeállított, az igazgató által jóváhagyott belső ellenőrzési kézikönyv alapján kell végezni. A Szabályzatban, valamint a mellékleteiben és a belső ellenőrzési kézikönyvben nem rögzített belső pénzügyi ellenőrzéssel (belső kontrollal) kapcsolatos kérdések tekintetében a vonatkozó jogszabályokban foglaltak az irányadók. 13. Függelmi kapcsolatok 13.1. Szolgálati út Az intézet szervezeti felépítésében a magasabb szintű vezető irányítja az alárendelt, alacsonyabb szervezeti egység(ek) vezetőjét, aki viszont közvetlenül irányítja az egységhez beosztott közalkalmazottakat. Így minden szervezeti egység és minden közalkalmazott közvetlenül csak egy vezetővel áll függelmi kapcsolatban. Minden közalkalmazott csak a közvetlen felettes vezetőjétől fogadhat el utasítást, minden vezető csak a közvetlen beosztott közalkalmazottnak adhat utasítást, illetve minden közalkalmazott csak a közvetlen felettes vezetője útján kerülhet magasabb beosztású vezetővel hivatalos kapcsolatba. Ha valamely magasabb beosztású vezető az ügymenet kívánta gyorsabb lebonyolítás, vagy az alacsonyabb beosztású vezető akadályoztatása miatt a beosztottak részére közvetlenül ad ki utasítást, vagy közvetlenül intézkedik, erről az, aki az utasítást kapta, utólag a legrövidebb időn belül köteles tájékoztatni közvetlen vezetőjét. Nem kötelező a szolgálati út betartása: az intézet érdekeit, továbbá a személyek és vagyontárgyak biztonságát, épségét veszélyeztető esetekben, amikor is az erről értesülő vagy ezt észlelő közalkalmazott a leggyorsabban elérhető vezetőt köteles tájékoztatni, és az eset körülményeihez mérten utasítás nélkül is köteles a tőle elvárható intézkedést foganatosítani, illetve segítséget nyújtani; a személyes jellegű panaszok és kérelmek előterjesztése esetén, ha azokat a szolgálati út betartásával nem orvosolták. A szolgálati út megtartása érdekében minden vezető köteles gondoskodni arról, hogy beosztottai kellő időben tudomást szerezzenek arról, hogy ki helyettesíti őt és kitől fogadhatnak el utasítást abban az esetben, ha ő maga a vezetői funkciói gyakorlásában akadályoztatva van. Ugyanígy tájékoztatni kell a többi szervezeti egység vezetőit is. 13.2. A vezetők kivételes beavatkozási joga A különböző szinteken elhelyezkedő vezetőknek kivételes beavatkozási joguk van, és annak alapján minden vezető jogosult az alárendelt vezetők vagy beosztottak hatásköréből a döntési, intézkedési, végrehajtási jogot konkrét ügyekben és az ügymenet bár- mely szakaszában saját hatáskörébe vonni, ha: - megítélése szerint a döntést, intézkedést, végrehajtást megalapozó információk és egyébként döntésre, intézkedésre, végrehajtásra kötelezett közvetlen beosztottak nem állnak, vagy az ügy természetéből eredően nem állhatnak rendelkezésre, vagy azok
beszerzése körülményes, túlzottan időigényes vagy egyáltalán lehetetlen és emiatt kellően megalapozott döntést, intézkedést, végrehajtást nem vagy csak késedelmesen tudna hozni, - megítélése szerint a döntés, az intézkedés, a végrehajtás kihatásait, következményeit,az összefüggéseket az egyébként döntésre, intézkedésre, végrehajtásra kötelezett közvetlen beosztott előreláthatóan nem tudja kellően értékelni, megítélni s ez alapos körültekintés esetén sem várható el tőle. A kivételes beavatkozásról a beavatkozó vezető köteles az érintetteket tájékoztatni. 14. Szakmai, funkcionális kapcsolatok A fenntartó szervvel, annak szervezeti egységeivel, bizottságaival, más kutatóintézményekkel, egyéb intézményekkel és gazdálkodó szervezetekkel a kapcsolatot főszabályként az igazgató, a tudományos igazgatóhelyettes, pályázati és innovációs igazgatóhelyettes és a gazdasági vezető tartják. A kapcsolattartás rendjét az igazgató szükség szerint utasításban szabályozza. Az elektronikus levelezés tekintetében a linginst@nytud.hu (teljes körűen) és a matei@nytud.hu (gazdasági ügyekben) című elérhetőségeket kell hivatalosnak tekinteni. 15. A személyi feltételekkel kapcsolatos általános követelmények Általános erkölcsi követelmények: Az intézet munkatársainak követniük kell az erkölcsös emberi viselkedés normáit. Kutató tevékenységük során be kell tartaniuk a tudományetika szabályait. Óvniuk kell az intézet jóhírét és munkatársai becsületét. 15.1 A feladatok teljesítésével összefüggő kötelesség Valamennyi közalkalmazott köteles megismerni és a munkavégzés során megtartani a munkájával kapcsolatos jogszabályok, belső szabályzatok és utasítások előírásait. Minden közalkalmazott felelős az intézet használatába adott akadémiai vagyon védelméért, megóvásáért, a feladatok végzéséhez rendelkezésre bocsátott eszközök szakszerű kezeléséért, rendeltetésszerű használatáért, azok biztonságos megőrzéséért. A közalkalmazott jogviszonya alatt felel a munkájával és egyéb módon tudomására jutott államtitok és szolgálati, üzemi titok (know-how) megőrzéséért. Bármely szerv előtt ilyen ügyekben tanúskodni, nyilatkozatot tenni, szakértői véleményt adni,további munkaviszonyt, közalkalmazotti jogviszonyt, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyt hasonló tartalmú munkakörre, tevékenységre létesíteni csak abban az esetben lehet, ha az igazgató, illetve a gazdasági vezető a titoktartás kötelezettsége alól felmentést adott, illetve ha a további tevékenység az intézet jogos kutatási, gazdasági érdekeit nem veszélyezteti és nem eredményez összeférhetetlenséget. Minden közalkalmazott jogosult és köteles felhívni az illetékes vezető figyelmét, ha valamely belső utasítást helytelennek, illetve károsnak tart. Ez azonban az érvényes utasítások végrehajtása alól nem mentesít.
Minden vezető beosztású közalkalmazott felelős a felügyelete és irányítása alá tartozó szervezet működéséért, a tervekben, szabályzatokban vagy utasításokban a szervezeti egység részére meghatározott feladatok végrehajtásának megszervezéséért, végrehajtásáért, az irányításért és az ellenőrzésért. Az intézet minden vezető beosztású közalkalmazottjának kötelessége, hogy a tűz- és munkavédelmi rendelkezésekre és a belső utasításokra az előírt gyakoriságban és módon a beosztottakat betanítsa, a szabályok megtartását folyamatosan ellenőrizze.minden közalkalmazott kötelessége az intézetre érvényes munkavédelmi és tűzvédelmi szabályok és utasítások elsajátítása és azok következetes megtartása. Minden vezető beosztású közalkalmazott kötelessége a munkafegyelem megtartatása és a munkavégzés folyamatos, rendszeres ellenőrzése. Minden vezető beosztású közalkalmazott köteles a felügyelete és irányítása alá tartozó összes közalkalmazott tekintetében ellenőrizni a jogszabályok, a belső szabályzatok és utasítások előírásainak megtartását. Mulasztások, vétségek esetén azok súlyától és gyakoriságától függően jogosult, illetve köteles a részére meghatározott jogkört gyakorolni, illetve fegyelmi felelősségre vonást kezdeményezni a munkáltatói jogokat gyakorló vezetőnél. 15.2. Az információk fogadása és hasznosítása Az információk fogadása az igazgató hatáskörébe tartozik, akadályoztatása esetén e tekintetben a szakterületüknek megfelelően a tudományos igazgatóhelyettes, pályázati és innovációs igazgatóhelyettes, vagy a gazdasági vezető is illetékes. Az akadályoztatás megszűnésével azonban minden lényeges kérdésben a helyettesítők utólag tájékoztatni kötelesek az igazgatót. 15.3. A közérdekű bejelentések és panaszok kezelése A közérdekű bejelentéseket és panaszokat a vonatkozó jogszabályban foglaltak szerint kell kezelni, illetve a szükséges intézkedéseket megtenni. 15.4. A külkapcsolatok kialakításának és fenntartásának rendje Az Intézet nemzetközi tudományos és tudományszervező munkáját a tudományos igazgatóhelyettes koordinálja, végrehajthatóságáért az igazgató felel a gazdasági vezető pénzügyi ellenjegyzése mellett. 16. A közalkalmazottak részvételi jogai a vezetésben A közalkalmazotti jogviszony keretében az intézet közalkalmazotti közösségét a Munka Törvénykönyvében és a Közalkalmazottak jogállásáról szóló törvényben foglalt rendelkezések szerint részvételi jog illeti meg az intézet vezetésében. A részvételi jogokat az intézettel közalkalmazotti jogviszonyban álló közalkalmazottak közössége nevében az általuk közvetlenül választott Közalkalmazotti Tanács gyakorolja. 17.. Az intézet irányításában és a döntéshozatalban részt vesznek az MTAtv.18. (2) bekezdésében foglaltak alapján létrehozott testületi szervek, szakmai és egyéb bizottságok
17.1. A testületi szervek általános szabályai A testületi szervek az igazgató tanácsadó szervei, amelyek - az igazgató egyszemélyi felelősségének érintetlenül hagyásával - véleményt nyilvánítanak és javaslatokat tesznek a hatáskörükbe utalt témakörökben, de javaslatuk az igazgatót nem kötelezi. A testületeket (17.2 17.5) szükség szerint azok elnöke hívja össze és ugyancsak ő vezeti üléseit, amelyről jegyzőkönyvet/emlékeztetőt kell készíteni az elnök rendelkezése szerint. Az elnök tartós akadályoztatása esetén az elnöki feladatokat az igazgató által esetenként kijelölt elnökhelyettes látja el. A testületek titkárainak feladata a testület üléseinek előkészítése, jegyzőkönyvének vezetése, határozatainak megfogalmazása, valamint további intézkedések megtétele végett a határozatoknak az elnökhöz való továbbítása. Az ülésekről készített jegyzőkönyveket, határozatokat a testület erre a célra esetenként előre megválasztott két tagja hitelesíti. A határozatokat sorszámmal ellátva a jegyzőkönyvekben elkülönítetten kell megfogalmazni, illetve azokat időrendi sorrendben nyilván kell tartani. A testületek ülésein a tagok és a meghívott intézeti közalkalmazottak kötelesek részt venni. A rendszeresen távolmaradó tagok visszahívhatók. Az ülésekre meghívhatók az MTA Titkársága, illetve más külső szervezet munkatársai is. Az ülések határozatképességéhez a tagok legalább felének jelenléte szükséges. Titkos szavazás személyi kérdésekben rendelhető el, ha a testület legalább egy tagja kéri. 17.2. Az Intézeti Tanács Az Intézeti Tanács (a továbbiakban: IT) az igazgatónak az MTA Alapszabályában foglaltak alapján létrehozott tanácsadó testülete, amely véleményt nyilvánít és javaslatot tesz az intézet tevékenységével kapcsolatos minden lényeges kérdésben. Az IT elnöke: az igazgató, elnökhelyettesét és titkárát az igazgató jelöli ki. Az IT tagjai: az igazgatóhelyettesek, a gazdasági vezető, az osztályvezetők, a Közalkalmazotti Tanács elnöke, a reprezentatív szakszervezet képviselője és a tudományos titkár. Az igazgató meghívása alapján tanácskozási joggal az IT ülésén mások is részt vehetnek. Az igazgató az intézetet érintő bármilyen ügyben kikérheti az IT véleményét és javaslatát. Az igazgató köteles kikérni az IT véleményét az alábbi ügyekben hozandó döntések előtt: - vezetői megbízás esetén; - kutatói kinevezések, minősítések, rendkívüli átsorolások a vonatkozó jogszabályban foglaltaknak megfelelően; - az intézet tudományos tervei, azok jelentősebb módosításai; - az intézeti munka rövid- vagy hosszabb távú értékelésének kérdései; - az intézet könyv- és folyóirat kiadásával kapcsolatos főbb tartalmi, személyi és anyagi kérdések; - eseti (ad hoc) bizottságok létrehozása. A fentieken túl az IT megvitatja mindazokat a kérdéseket, amelyeket az igazgató napirendre tűz, valamint amelyek megtárgyalását az IT tagjai javasolják.
Az IT általában negyedévenként ülésezik, szükség esetén bármikor összehívható. A vélemények erős megoszlása esetén az igazgató szavazást is elrendelhet. 17.3. A Külső Tanácsadó Testület A kutatóintézetek munkáját és felügyeletét külső tanácsadó testület segíti, amely a hazai és külföldi tudományos közösségek tekintélyes tagjaiból áll. A külső tanácsadó testület tagjainak felkéréséről és felmentéséről az Akadémia elnöke gondoskodik. A külső tanácsadó testület létszáma 5 fő. Két tagot az illetékes osztály, egy tagot az intézetigazgató véleménye alapján az AKT, két tagot pedig az intézet jelöl, az egymással való egyeztetés után. A testületben legalább két nem magyar állampolgár (vagy kettős állampolgárságú) tagnak kell lennie. A testület elnökét és tagjait az Akadémia elnöke kéri fel. Nem lehet a külső tanácsadó testület tagja az, aki ezen időtartam alatt az intézettel közalkalmazotti vagy munkajogviszonyban áll. A külső tanácsadó testület maga határozza meg ügyrendjét, és jogosult az értékeléshez, állásfoglaláshoz, véleményalkotáshoz szükséges minden információt bekérni az adott intézettől. A külső tanácsadó testület évente legalább egyszer ülésezik, és megbízatása hároméves időtartama alatt legalább egy alkalommal az intézetben tart kihelyezett ülést. Egyéb üléseit informatikai eszközök közvetítésével is megtarthatja, és határozatait elektronikus levelezés útján is meghozhatja. A külső tanácsadó testület határozatához az összes tag több mint a felének egybehangzó szavazata szükséges.a külső tanácsadó testület működésének költségei az intézetet terhelik. A külföldi tagok az üléseken való részvételük miatti magyarországi látogatásaikon költségtérítésben részesülnek. A külső tanácsadó testület figyelemmel kíséri az intézet munkáját, és tanácsaival segíti terveinek kialakítását. Az AKT felkérésére rendszeresen közreműködik az intézet munkájának értékelésében. A külső tanácsadó testület az AKT felkérésére minden évben értékeli az intézet jelentését, és háromévente részletes elemzést készít az intézet munkájáról, továbbá értékeli az intézet fejlesztési tervét. A külső tanácsadó testület ülésén tanácskozási joggal részt vesz az intézet igazgatója és az igazgatóhelyettesek. 17.4. Ösztöndíj- és Utaztatási Bizottság A bizottság elnöke a tudományos igazgatóhelyettes; tagjai: a tudományos titkár, valamint egy, az intézet közalkalmazottai közül az IT által megválasztott személy. A bizottság titkára a tudományos titkár. A bizottság az igazgató tanácsadó és döntés-előkészítő testülete az ösztöndíjakkal, illetve tudományos célú utazási támogatási ügyekkel kapcsolatban. Az intézet elvi álláspontja, hogy lehetőleg minden tudományos célú tanulmányutat, kongresszusi részvételt támogat. A bizottság állásfoglalására akkor van szükség, ha a rendelkezésre álló keret nem teszi lehetővé valamennyi külföldi utazási igény kielégítését, vagy ha állást kell foglalni abban, hogy az intézet milyen mértékben támogassa az igényelt és indokolt belföldi, illetve külföldi utazást. A bizottság üléseit szükség szerint tartja. Összehívásáról, az ülés előkészítéséről a titkár gondoskodik. A bizottság döntéseiről emlékeztető készül, amelyet nyilvánosságra hoz.
17.5. Gép- és Műszerbeszerzési Bizottság A bizottság elnöke: a tudományos igazgatóhelyettes; tagjai: pályázati és innovációs igazgatóhelyettes, a gazdasági vezető, a nyelvtechnológiáért felelős osztály vezetője, a rendszergazda és a tudományos titkár. A bizottság titkára a tudományos titkár. A bizottság az igazgató tanácsadó és döntés-előkészítő testülete, amelynek feladata a műszer- és számítógépes infrastruktúra fejlesztésével kapcsolatos, speciális szakértelmet igénylő kérdések megvitatása, javaslattétel a felmerülő problémák megoldásával kapcsolatban. 17.6. Osztályértekezlet Az osztályértekezlet a tudományos osztályok munkafóruma, amelyet az adott osztályon kialakult gyakorlatnak megfelelő gyakorisággal, de legalább havonta egyszer kell tartani. Az osztályértekezlet résztvevői az adott osztályhoz tartozó kutatók és a tudományos ösztöndíjasok. A kialakult gyakorlat vagy a megbeszélések témája szerint az intézettel közalkalmazotti jogviszonyban nem álló kutatók részvételéről az osztályvezető, illetve az osztály alkalmazottainak közössége dönt. Az osztály kutatói állományába tartozók jogosultak véleményt nyilvánítani az őket érintő személyi kérdésekben: új osztályvezetői megbízás és új munkatárs felvétele esetén. 17.7. Kutatói Fórum Az igazgató a Kutatói Fórumot összehívhatja, ha az intézet tudományos fokozattal rendelkező, illetve tudományos munkakörbe sorolt kutatóinak, mint a Kutatói Fórum tagjainak véleményét akarja megismerni. 17.8. Összintézeti Ülés Az Összintézeti Ülés (Ülés) az intézeti közélet legfontosabb fóruma, amelyen az intézet valamennyi közalkalmazottja jogosult részt venni. Az Ülés összehívásáról és a működésével kapcsolatos feltételek biztosításáról az igazgatóság gondoskodik. A levezető elnöki funkciót az igazgató, illetve annak érintettsége esetén az IT elnöke tölti be. Az Ülés funkciója, hogy módot adjon az intézet egészét érintő kérdések megvitatására és ha szükséges az intézeti közösség állásfoglalására. Az Ülést évenként legalább egyszer kell tartani. Ez egyúttal betölti az évi össz-intézeti munkaértekezlet szerepét is, melyen az igazgató értékeli az előző év munkáját és exponálja az intézeti munkával kapcsolatos időszerű kérdéseket. Ezt az ülést a naptári év első negyedévében kell megtartani, az ezen való részvétel az intézet valamennyi közalkalmazottja számára kötelező. Az Ülést össze kell hívni minden olyan esetben, amikor az MTA Alapszabálya, a Szabályzat vagy más körülmény a teljes intézeti állásfoglalást szükségessé teszi. Erre elsősorban személyi kérdésekben, az Ülésre tartozó állásfoglalások esetében kerülhet sor.
Az igazgató az IT meghallgatása után Ülést hívhat össze minden olyan alapvető, az intézet egészét érintő kérdés megtárgyalására, amelyben a teljes alkalmazotti közösség vélemény-nyilvánítását szükségesnek tartja (pl. új, többéves kutatási programok). Az Ülés összehívását és valamely kérdés napirendre tűzését az intézeti alkalmazotti közösség is kezdeményezheti. Legalább tizenöt fő kívánságára az igazgató köteles az Ülést összehívni. 18. A jogkörök gyakorlása 18.1. Az intézet működésével kapcsolatos képviselet szabályai Az intézet általános képviseletét az igazgató látja el, aki azonban ezt a jogkörét meghatározott ügycsoportokra, illetőleg egyedi esetekben állandó vagy ideiglenes jelleggel is átruházhatja. 18.2.1. Kiadmányozási jog Az intézet működésének egészét érintő külső és belső leveleket (feljegyzéseket) az igazgató írja alá. 18.2.2. A bélyegzők használatának és nyilvántartásának szabályozása A bélyegzők használatát, nyilvántartását, kezelését az intézet Bélyegző használati szabályzata tartalmazza. 18.3. A kötelezettségvállalás, az utalványozás, az ellenjegyzések és az érvényesítés rendje Külön szabályzatban szabályozva a következők szerint: Az intézet feladatainak ellátását (végrehajtását) szolgáló fizetési vagy más teljesítési kötelezettséget vállalni (a továbbiakban: kötelezettségvállalás) vagy ilyen követelést előírni az azokkal kapcsolatos felelősséggel főszabályként az igazgató jogosult, aki ezzel a jogosultsággal írásban más közalkalmazottat is megbízhat (felhatalmazhat). A kötelezettségvállalásra jogosult további, meghatározott munkakörű közalkalmazottak megnevezését és a kötelezettségvállalás részletes végrehajtási szabályait a Szabályzat 2. számú melléklete tartalmazza. Nem szükséges előzetes, írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként 100.000 forintot el nem érő kifizetések esetében. Ennek rendjét és nyilvántartási formáját szabályzatban kell rögzíteni. A kötelezettségvállalásnak előirányzat-felhasználási terven kell alapulnia. A kötelezettség vállalása, illetőleg követelés előírása a gazdasági vezető vagy az általa írásban kijelölt alkalmazott ellenjegyzése után és csak írásban történhet. Az ellenjegyzésre jogosult további, meghatározott munkakörű közalkalmazottak megnevezését és az ellenjegyzés részletes végrehajtási szabályait a Szabályzat 2. számú melléklete tartalmazza. Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg az előírtaknak, az ellenjegyzésre jogosultnak erről írásban tájékoztatni kell a kötelezettségvállalót, illetve az igazgatót.
Ha az igazgató az előző bekezdésben foglalt tájékoztatás ellenére írásban ellenjegyzésre utasítja az ellenjegyzőt, az köteles az utasításnak eleget tenni. E tényről a gazdasági vezető az MTA Titkársága Pénzügyi Főosztálya útján a felügyeleti szerv vezetőjét köteles értesíteni. Az utasításra történt ellenjegyzést záradékkal kell ellátni, Az ellenjegyzésutasításra történt megjelöléssel. A kiadás teljesítésének és a bevétel beszedésének elrendelése előtt okmányok alapján ellenőrizni és szakmailag igazolni kell azok jogosultságát, összegszerűségét, a szerződés, megrendelés, megállapodás teljesítését és azt, hogy az előírt alaki követelményeket betartották (a továbbiakban érvényesítés). A szakmai teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét és azt, hogy az előírt alaki követelményeket betartották-e. Érvényesítést a gazdasági szervezet vezetője által írásban megbízott, legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett pénzügyiszámviteli képesítésű közalkalmazott végezhet. Az érvényesítésre jogosult további, meghatározott munkakörű alkalmazottak megnevezését és az érvényesítés részletes végrehajtási szabályait a Szabályzat 2. számú melléklete tartalmazza. A szakmai teljesítés igazolásának módját és az arra jogosult meghatározott munkakörű alkalmazottak megnevezését és az érvényesítés részletes végrehajtási szabályait a Szabályzat 2. számú melléklete tartalmazza. Az érvényesítést végző és a szakmai teljesítést igazoló nem lehet azonos személy. A kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelésére érvényesített okmány alapján (a továbbiakban: utalványozás) főszabályként az igazgató jogosult, aki ezzel a jogosultsággal írásban más alkalmazottat is megbízhat (felhatalmazhat). Az utalványozásra jogosult további, meghatározott munkakörű alkalmazottak megnevezését és az utalványozás részletes végrehajtási szabályait a Szabályzat 2. számú melléklete tartalmazza. Az utalványba foglalt utalványozás ellenjegyzésére a gazdasági vezető, vagy az általa írásban kijelölt legalább középfokú pénzügyi-számviteli szakképesítéssel rendelkező alkalmazott jogosult. Az utalvány ellenjegyzése során a kötelezettségvállalás ellenjegyzésére vonatkozó szabályok értelemszerű alkalmazásával kell eljárni, továbbá meg kell győződni arról, hogy a szakmai teljesítés igazolása és az érvényesítés megtörtént-e. Az ellenjegyzésre jogosultnak az utalványt, ha nem ért egyet vele, akkor kell ellenjegyeznie, ha erre az utalványozó írásban utasítja. A további eljárásra a kötelezettségvállalás ellenjegyzésének vonatkozó szabályait kell alkalmazni. A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetőleg az utalványozó és az ellenjegyző ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan azonos személy nem lehet. Az érvényesítő nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosulttal. Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatot nem végezhet az, aki ezt a tevékenységet közeli hozzátartozója (Ptk. 685.. b) pont) vagy a maga javára látná el.
18.4. A gazdálkodással és a képviselettel kapcsolatos átruházott jogkörben gyakorolt jogok Az igazgató távolléte esetén képviselettel ruházhatja fel az Intézet magasabb vezető beosztású közalkalmazottait, azaz igazgatóhelyettest vagy a gazdasági vezetőt. A képviselet kiterjedhet kötelezettségvállalásra, utalványozásra, nyilatkozattételre, irányító szerv megkeresése miatti válaszadásra, az Intézet egészének irányítására. Az igazgató a munkáltatói jogokat nem ruházhatja át, távollétében közalkalmazotti jogviszony nem létesíthető, nem szüntethető meg, fegyelmi eljárás nem kezdeményezhető. A gazdasági vezető távolléte esetén képviselettel ruházhatja fel a gazdasági osztály legalább mérlegképes könyvelői végzettséggel rendelkező munkatársát. A képviselet kiterjed a kötelezettségvállalás ellenjegyzésére, utalványozás ellenjegyzésére, adóbevallások aláírására, irányítószervi megkeresés esetén nyilatkozattételre, a gazdasági osztály munkájának irányítására. A képviselet nem terjed ki a meglévő szabályok, illetve szabályzatok módosítására. 18.5 A pályázatokkal elnyert támogatások gazdasági, pénzügyi elszámolásának rendje A pályázatokból elnyert támogatások gazdasági-pénzügyi elszámolása illeszkedik az Intézetben kialakított pénzügyi-számviteli nyilvántartások vezetésének rendjébe. A pályázatokról elkülönített számviteli nyilvántartást kell vezetni szervezetkódonként és külön főkönyvi számon történő elkülönítéssel is. A pályázatokból származó előirányzatok fölött kötelezettséget az Intézet igazgatója és a pályázat témavezetője együttesen vállalhat, az Intézet gazdasági vezetőjének ellenjegyzésével. A szakmai teljesítést minden esetben a témafelelős igazolhatja, aki ezen jogát átruházhatja az Intézet igazgatójára. A gazdasági osztály érvényesítést ellátó munkatársának érvényesítés előtt ellenőrizni kell a szakmai teljesítésigazolás, az utalványozás, az ellenjegyzés meglétét, ezek nélkül kifizetés nem teljesíthető. Az Intézetet a pályázati elszámolások vezetéséért és elkészítéséért rezsi-költséghányad illeti meg. Ennek mértéke az OTKA pályázatok esetében az OTKA Iroda által meghatározott mérték, egyéb pályázatok esetében a rezsi-költséghányad egyedi elbírálás függvénye. A pályázatok esetleges túlköltésének megakadályozása illetve saját bevételek terhére történő engedélyeztetése a gazdasági vezető feladata és kötelessége. 19. A munkavégzés, a munkakapcsolat és a munkaköri leírások 19.1.1 A munkavégzés és a munkakapcsolat általános szabályai Az intézet közalkalmazottainak jogállását, feladatait és az ehhez kapcsolódó hatáskört, döntési jogkört és felelősséget a munkaköri leírások tartalmazzák. A feladatkör azon feladatok összessége, amelyet az adott munkakört betöltő közalkalmazottnak kell ellátnia. A hatáskör a személyi és anyagi erőforrások feletti rendelkezési jog a feladatok végrehajtása érdekében. 19.1.2. Összeférhetetlenség Összeférhetetlen az olyan munkavégzésre irányuló további jogviszony, amelynek keretében az intézet üzleti titkát képező módszerek, eljárások, ismeretek (know how-k) alkalmazására kerülne sor. Az igazgató, a vezető beosztású, illetve a témavezető közalkalmazott nem lehet tagja,illetve vezető tisztségviselője olyan gazdasági társaságnak, amelynek az intézet az alapító tagja vagy amellyel gazdasági kapcsolatban áll.
A közalkalmazott nem létesíthet munkavégzésre irányuló további jogviszonyt, ha az a közalkalmazotti jogviszony alapján betöltött munkakörével összeférhetetlen. Az igazgató az összeférhetetlenségről való tudomásszerzés után haladéktalanul köteles nyolcnapos határidő kitűzésével írásban felszólítani a közalkalmazottat az összeférhetetlenség okának megszüntetésére. Munkaköri leírások A munkaköri feladatokat a munkaköri leírás tartalmazza. Az igazgató munkaköri leírását az MTA főtitkára határozza meg; ez a munkaköri leírás jelen szabályzat mellékletét képezi. Az igazgató határozza meg a tudományos igazgatóhelyettes, a pályázati és innovációs igazgatóhelyettes, a gazdasági vezető, a tudományos titkár és a tudományos osztályvezetők munkaköri feladatait, a tudományos osztályvezetők határozzák meg a szervezetileg hozzájuk tartozó közalkalmazottak munkaköri feladatait. A gazdasági vezető határozza meg a szervezetileg hozzá tartozó közalkalmazottak munkaköri feladatait. A munkaköri leírást a közalkalmazott munkába lépését, illetve más munkakörbe való áthelyezését követően haladéktalanul ki kell adni, az igazgató, a közvetlen felettes és a munkakört közalkalmazott aláírásával lép hatályba. A munkaköri leírás megváltoztatására a közalkalmazotti kinevezés módosítására vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. 19.2. A munkaköri leírásokkal kapcsolatos eljárási szabályok A munkaköri leírásnak tartalmazni kell: - a közalkalmazott nevét, munkakörét, - a munkavégzés helyének megjelölését, - a közvetlen felettes és az alárendeltek megnevezését, - a munkakör helyettesítésének szabályait, - a munkaköri feladatokat, - a szolgálati titokra, az üzleti titokra vonatkozó meghatározásokat, különös tekintettel a közalkalmazotti jogviszonyban, munkaköri kötelezettségként alkotott tudományos műre, a szoftver és a know-how-k védelmére, - a hatáskör gyakorlásával járó feladatokat, - a belső ellenőrzéssel kapcsolatok feladatokat. - a véleményezési, javaslattételi, észrevételezési jogkört, - a kapott információról való tájékoztatási kötelezettségeket, - az eseti feladatok megjelölését, - az érvénybe lépés időpontját, - az igazgató, illetve a közvetlen felettes és a közalkalmazott aláírását. A munkaköri leírást három példányban kell elkészíteni, az eredeti példány a közalkalmazotté, egy-egy másolati példányt a közvetlen felettes, illetve a Gazdasági osztály illetékes munkatársa kezeli, gondoskodik annak nyilvántartásáról és megőrzéséről, nyilvántartásról. 19.3. Foglalkoztatási követelmények