BESZÁMOLÓ DÉVAVÁNYA VÁROS ÖNKORMÁNYZAT POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK HIVATALI TEVÉKENYSÉGÉRŐL
2 A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 38. (1) bekezdése alapján a képviselő-testület egységes hivatalt hoz létre polgármesteri hivatal elnevezéssel az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására. A polgármesteri hivatalra vonatkozó törvényi szabályozás szerint a polgármesteri hivatal alapvetően kettős feladatot lát el, amelyet a következőképpen ábrázolnék: Polgármesteri Hivatal (a polgármester irányításával a jegyző vezeti) Az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatok : Döntően a jegyző hatáskörébe tartozó államigazgatási feladatok: Pl.: előkészíti a képviselő-testület és bizottságok döntéseit. Gondoskodik a döntések végrehajtásáról, ellátja a képviselő-testület és a bizottságok üléseihez kapcsolódó adminisztratív feladatokat (jegyzőkönyv megírása, meghívók postázása, előterjesztések írása, sokszorosítása, rendeletalkotások előkészítése, stb.) segíti a képviselők és a polgármester munkáját. Pl. építéshatósági, szabálysértési, gyámhatósági, okmányirodai, anyakönyvi, szociális, oktatási, kereskedelmi, mezőgazdasági, állategészségügyi, környezetvédelmi, útügyi, választásokkal kapcsolatos, stb. hatáskörök. Természetesen a polgármesteri hivatal feladatai még szerteágazóbbak a felsoroltakon túl is, hiszen idetartoznak az intézmény felügyelettel, településfejlesztéssel, a közszolgáltatások biztosításával, a költségvetéssel és vagyongazdálkodással, közterület fenntartással, szociális és egészségügyi ellátással kapcsolatos feladatok, stb., amelyek teljes körű felsorolása szinte lehetetlen. A képviselő-testület bár egységes hivatalt hoz létre, ez azonban nem jelenti azt, hogy belső munkamegosztás szempontjából a hivatal ne lenne tagolható. A polgármesteri hivatal szervezeti felépítését, tagolódását a szervezeti és működési szabályzatban a képviselő-testület hagyja jóvá. A feladatok ellátására biztosított létszámkeretet az éves költségvetési rendeletében határozza meg. A polgármesteri hivatal felépítése irodákra tagolódik, a hivatal szervezeti felépítését az alábbi ábrán mutatom be:
3 Polgármester Jegyző Okmány iroda Szervezési iroda Igazgatási iroda Adóiroda Gazdálkodási iroda Műszaki iroda Városi Gyámhivatal - okmányügyintéző - okmányügyintéző - okmányügyintéző - ügykezelő - ügykezelő - irodavezető - szociális ügyintéző - szociális ügyintéző - szociális ügyintéző - anyakönyvvezető - iktató ügykezelő - adóügyi ügyintéző - adóügyi könyvelő - adóügyi végrehajtó - irodavezető - főkönyvelő - személyügyi ügyintéző - pénzügyi ügyintéző - pénztáros - irodavezető - városüzemeltetési ügyintéző - építéshatósági ügyintéző - műszaki ügyintéző - kereskedelmi, mg-i ügyintéző - környezetvédelmi ügyintéző - pályázatíró referens - pályázatíró referens - gyámhivatal vezető- (aljegyző) - gyámhivatali ügyintéző A polgármesteri hivatalnál nemcsak köztisztviselők és ügykezelők dolgoznak, idetartoznak azon közalkalmazotti jogviszonyú foglalkoztatottak is, akik az önkormányzat feladatkörébe tartozó, de nem igazgatási szakfeladatot látnak el (fizikai alkalmazottak, karbantartók, munkaszervező, a hivatal szakfeladatai alárendelt nem önálló intézményi szervezetben dolgozó védőnők, strandfürdő alkalmazottai). A polgármesteri hivatal köztisztviselői, ügykezelői felett a munkáltatói jogkört a jegyző, a közalkalmazottak, fizikai alkalmazottak felett pedig a polgármester gyakorolja. A beszámolóban bemutatásra kerül a Hivatal emberi erőforrás helyzete, továbbképzések, a polgármesteri hivatalt érintő ellenőrzések, a hivatal ügyiratforgalmi adatai, illetve a hivatal egyes szervezeti egységei által elvégzett főbb feladatok részletes bemutatása. A Hivatal emberi erőforrás helyzete A Hivatal személyi összetétele: A Hivatal dolgozói létszámát az önkormányzat 2011. évi költségvetési rendelete a köztisztviselők vonatkozásában 30 főben, közalkalmazottak vonatkozásában pedig 24 főben állapította meg. Dévaványa Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának gazdálkodási körébe tartozó köztisztviselők, ügykezelők és közalkalmazottak 2011. évi létszám adatai:
4 Foglalkoztatási forma Köztisztviselő Szervezeti egység megnevezése Engedélyezett létszám fő Betöltött létszám (06. 30.) fő Vezetők: Jegyző, 2 2 aljegyző Igazgatási iroda 5 4 Gazdálkodási iroda 5 5 Műszaki Iroda 8 8 Adóiroda 3 4 Okmányiroda 3 3 Gyámhivatal 1 1 Ügykezelő Igazgatási iroda 1 1 Szervezési iroda 2 2 Összesen 30 30 Közalkalmazott Város üzemeltetési 14 14 feladatok ellátása Család- és nővédelmi, ifjúsági egészségügyi 4 3 gondozás Strandfürdő és Gyógyászat 6 9 (időszakos munkavállalókkal ) Összesen 24 26 Köztisztviselői létszám változások 2011. évben: A 2010. évi foglalkoztatotti létszámhoz képest 2011-ben csökkent a köztisztviselői létszám. Az anyakönyvvezető (Zsila Ferencné) nyugállományba vonulásával az igazgatási iroda létszáma egy fővel csökkent, amely álláshelyet nem töltöttük be, az folyamatos helyettesítéssel van ellátva. Az anyakönyvi feladatokat Somogyiné Németi Erika és Tóth Katalin végzik. A kisebbségi önkormányzat üléseinek összehívásával és jegyzőkönyveinek elkészítésével kapcsolatos feladatokat az okmányirodában Gyuricza Sándorné, az otthonteremtési támogatással, életkezdési támogatással, szociálpolitikai kedvezménnyel, hatósági bizonyítvány kiállítással kapcsolatos feladatokat Gyányi Irén, a Szociális Bizottság összehívásával és jegyzőkönyveinek elkészítésével kapcsolatos feladatokat Hermeczi Erika végzi. A munkakört helyettesítéssel csak a feladatkörök ilyen szintű szétdarabolásával tudjuk megoldani. A gazdálkodási iroda dolgozói közül 1 fő (pénztáros) munkaviszonya közös megegyezéssel szűnt meg a dolgozó kezdeményezésére, aki a közszféra helyett a versenyszférában helyezkedett el, a kedvezőbb fizetés és munkakörülmények hatására. Munkaköre a korábban az irodában közfoglalkoztatottként dolgozó munkaerővel került betöltésre.
5 Az igazgatási irodát érintő változás, hogy a gyermekvédelmi támogatással foglalkozó szociális ügyintéző gyermekszülés miatt tartósan távol van, a feladatkörét igazgatási irodán belül az iktató ügykezelő munkatárs veszi át. Köztisztviselők, ügykezelők nemek szerinti megoszlása: Foglalkoztatási Szervezeti egység Ebből forma megnevezése Betöltött létszám férfi nő köztisztviselő Vezetők: jegyző, aljegyző 2 1 1 Igazgatási iroda 4 4 Gazdálkodási iroda 5 5 Műszaki Iroda 8 5 3 Adóiroda 3 2 1 Okmányiroda 3 3 Gyámhivatal 1 1 ügykezelő Igazgatási iroda 1 1 Szervezési iroda 2 2 Összesen 29 8 21 Foglalkoztatási forma köztisztviselő Köztisztviselők, ügykezelők iskolai végzettség szerinti megoszlása: Szervezeti egység megnevezése Vezetők: jegyző, aljegyző Betöltött létszám Felsőfokú (egyetemi, főiskolai ) végzettség 2 2 Ebből Középfokú + szakmai felső vagy középfokú végzettség Középfokú végzettség Igazgatási iroda 4 2 1 1 Gazdálkodási 5 1 3 1 iroda Műszaki Iroda 8 5 3 Adóiroda 3 1 2 Okmányiroda 3 3 Gyámhivatal 1 1 ügykezelő Igazgatási iroda 1 1 Szervezési iroda 2 1 1 Összesen 29 12 6 11
6 Köztisztviselők, ügykezelők kor szerinti megoszlása: Foglalkoztatási forma Szervezeti egység megnevezése Betöltött létszám 25-35 év közötti 36-45 év közötti ebből 46-55 év közötti 56 év fölötti köztisztviselő Vezetők: jegyző, aljegyző 2 1 1 Igazgatási iroda 4 1 1 2 Gazdálkodási iroda 5 1 2 2 Műszaki Iroda 8 4 1 3 Adóiroda 3 2 1 Okmányiroda 3 1 2 Gyámhivatal 1 1 ügykezelő Igazgatási iroda 1 1 Szervezési iroda 2 1 1 Összesen 29 10 7 10 2 A polgármesteri hivatal dolgozóinak átlag életkora : 42 év Tájékoztató adat a polgármesteri hivatalnál foglalkoztatott köztisztviselők, ügykezelők 2011. augusztus 26-ig ki nem adott halmozott szabadságairól: A képviselő-testület 2011. januári ülésén beszámoltam arról, hogy a polgármesteri hivatalnál foglalkoztatott köztisztviselők és ügykezelők esetében jelentős számú ki nem adott számú szabadság halmozódott fel. Sajnos az ellátandó feladatok mennyisége és a rendelkezésre álló létszám, valamint a hivatal működőképességének megőrzése érdekében ezen a rossz gyakorlaton ezidáig sem sikerült javítani. 2011. augusztus 26-ig a polgármesteri hivatalban foglalkoztatott köztisztviselők és ügykezelők ki nem adott szabadsága a 29 fő köztisztviselőt érintően összesen 808 nap. Ezen túlmenően a polgármester ki nem adott szabadsága 132 nap. Ezeknek a számadatoknak - a köztisztviselői törvénybe való ütközésen túl - az önkormányzat költségvetését érintő pénzügyi kihatása akkor lehet, ha a sok szabadságot felhalmozó dolgozó nyugállományba vonul, vagy köztisztviselői jogviszonya átszervezés, vagy bármilyen más ok miatt megszűnik. A ki nem adott szabadságokon túl jelentős a túlmunkavégzés is. A képviselő-testület 32/2011.(I.27.) Kt. határozatában úgy döntött, hogy a túlmunkavégzést követően a törvény alapján ki nem adott szabadidő pénzbeli megváltására 2011. évi költségvetésében 500.000,- Ft keretösszeget biztosít, amellyel a munkáltatói jogkör gyakorlója gazdálkodik. Ez a keretösszeg a mai napig felhasználásra nem került. 2010. és 2011. évi továbbképzések A polgármesteri hivatal köztisztviselői éves továbbképzési terv alapján vesznek részt a kötelező, illetve ajánlott továbbképzéseken. A továbbképzések nagyrészét a Békés Megyei Kormányhivatal szervezi meg. A polgármesteri hivatal köztisztviselői 2010. évben 15 db továbbképzésen, 2011. évben szeptember hónapig 4 db továbbképzésen vettek részt.
7 Továbbképzések 2010. évben: - Közigazgatási alapvizsgára felkészítő konzultáción 2 fő köztisztviselő vett részt, aki azt követően eredményes közigazgatási alapvizsgát tett. - Közigazgatási szakvizsgára felkészítő konzultáción 1 fő köztisztviselő vett részt, aki eredményes közigazgatási szakvizsgát tett. - Közbeszerzési referens továbbképzésen a 2010-es évben a műszaki irodavezető, illetve 1 fő pályázatíró referens vett részt. - A gazdasági vezetők képzésen a gazdálkodási iroda vezetője vett részt. - TÁMOP és a Ktv. Közoktatási pályázat beadásának, megvalósításának és elszámolásának gyakorlatai című továbbképzésen 1 fő vett részt. - A helyi jogszabályszerkesztés általános ismereteivel kapcsolatos továbbképzésen a jegyző és 5 fő köztisztviselő vett részt. - Önkormányzatok és intézményeinek gazdálkodása az új államháztartási szabályok tükrében című továbbképzésen 7 fő köztisztviselő vett részt. - A költségvetési szervek gazdálkodása című konzultáción 2 fő vett részt. - Önkormányzatok és intézményei gazdálkodása című továbbképzésen 6 fő vett részt. - A működést engedélyező jegyzők hatáskörében eljáró ügyintézők szakmai képzésén 1 fő vett részt. - Microsoft TechNet szeminárium Rendszerfelügyelet és virtualizáció magasfokon című továbbképzésen az informatikus vett részt. - KIR3 program intézményi moduljának oktatásán 3 fő vett részt. - Birtokvédelmi ügyintézők részére szervezett továbbképzésen az aljegyző vett részt. - Költségvetési szervek zárási feladataival kapcsolatos továbbképzésen a főkönyvelő vett részt. - Anyakönyvi Szakmai Napon 2 fő anyakönyvvezető vett részt. Továbbképzések 2011. évben: - Építésügyi szakvizsgára felkészítő konzultáción egy fő köztisztviselő vett részt, aki eredményes építésügyi szakvizsgát tett. - Első fokú építésügyi hatóságok részére szervezett szakmai napon egy fő köztisztviselő vett részt, két alkalommal. - Anyakönyvvezetők Dél-alföldi Regionális Szakmai Találkozóján 1 fő anyakönyvvezető vett részt. - Szakvizsga letételére köteles 2 fő köztisztviselő. Az elmúlt években a közigazgatási alapvizsga kötelezettségben jelentős változások történtek. A közigazgatási alapvizsga helyét egy ideig a közigazgatási versenyvizsga vette át. 2011. szeptemberétől a Kormány visszaállította a közigazgatási alapvizsgát, amelynek költségeit a versenyvizsgával szemben a munkáltató állja. A közigazgatási alapvizsga fő célja, hogy az eltérő iskolai végzettséggel rendelkező köztisztviselők a munkájuk ellátásához szükséges általános közigazgatási ismereteket megszerezzék. A felsőfokú végzettségű köztisztviselők az alapvizsgán túl közigazgatási szakvizsgát is tesznek.
8 A Polgármesteri Hivatalnál végzett ellenőrzések 2010. és 2011. évben Dévaványa Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalánál 2010. évben az ellenőrzési jogkörrel felruházott szervek összesen 11 esetben tartottak ellenőrzést. Az ellenőrzések megállapításairól az alábbiakban kívánok számot adni: Ellenőrzés megnevezése: Az anyakönyvi, személyi adat és lakcím-nyilvántartási tevékenység célvizsgálata. Ellenőrzést végezte: Stübe Ferencné a Dél-alföldi Regionális Államigazgatási Hivatal Békéscsabai Kirendeltségének vezető főtanácsosa. Ellenőrzés megállapításai: A döntések rendelkező része megfelelt az eljárási szabályoknak, indokolás és jogszabályi hivatkozás megfelelő. A munkavégzés személyi és tárgyi feltételei biztosítottak. Az anyakönyvi alap- és utólagos bejegyzéseket az ügyintéző a megadott határidőn belül az ASZA SZL rendszerben minden esetben rögzítette, határidő túllépés nem történt. Az ASZA nyilvántartásban a hivatal anyakönyvei rögzítésre kerültek, a biztonsági okmányok nyilvántartása naprakész, az okiratok selejtezése megtörtént. A szúró-próbaszerű ellenőrzés során hiányosságot nem tapasztalt az ellenőrzést végző, az előírt illetéket lerótták. A személyi-adat és lakcímnyilvántartás területén az ügyintéző a jogszabályi előírásoknak megfelelően végzi feladatait. Ismeri a reá vonatkozó szabályokat, munkáját pontosan, odaadóan végzi. Ellenőrzés megnevezése: Dévaványa Város Önkormányzata közművelődési feladatellátásának szakfelügyeleti célvizsgálata. Ellenőrzést végezte: Az Oktatási és Kulturális Minisztérium Közművelődési Főosztályától kapott megbízás alapján Dr. Horváth Attila közművelődési szakértő. Ellenőrzés megállapításai: Dévaványa Város Önkormányzata ÁMK intézmény keretén belül tesz eleget közművelődési feladat-ellátási kötelezettségének, amelynek törvényes működési feltételei biztosítottak. Szinte maradéktalanul megvalósította az önkormányzat az előző vizsgálat javaslatait, melyben végig kezdeményező, irányító szerepet vállalt. Különösen értékesnek tartják, hogy elkészítették a település közművelődési koncepcióját. Az ÁMK-n belül tegyék lehetővé, hogy a művelődési házi intézményegységben a szakfeladattal ténylegesen is foglalkozhasson 2 közművelődési szakember. Ellenőrzés megnevezése: A két évet meghaladó védelembevétel felülvizsgálatával kapcsolatos gyámhivatali gyakorlat alakulásával kapcsolatos témavizsgálat. Ellenőrzést végezte: dr. Pénzely Erika a Dél-alföldi Regionális Államigazgatási Hivatal Szociális és Gyámhivatala Békéscsabai Kirendeltség vezetője Ellenőrzés megállapításai: Az áttanulmányozott ügyiratokból megállapítható, hogy az ügyintéző az újonnan bevezetett gyámhivatali hatáskör tekintetében
9 alapos eljárásokat folytatott le. A megalapozott döntések a gyermekek érdekében állók voltak. Az eljárási hibák nem voltak feltárhatók. Célszerű a szülők, a gyermek és a családgondozó részvételével történő tárgyalást tartani. Környezettanulmány készítésére csak szükség esetén kell, hogy sor kerüljön. Ellenőrzés megnevezése: Dévaványa Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának okmányirodájában végrehajtott ellenőrzés. Ellenőrzést végezte: Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala Okmányfelügyeleti és Ellenőrzési Főosztálya részéről Szabó Anikó, Balla Krisztina és dr. Üveges Sándor. Ellenőrzés megállapításai: A jogtár használata önkormányzati gépeken biztosított az ügyintézők részére. Az ügyintézők megfelelő ismeretekkel rendelkeznek a Központi Okmányiroda hatásköreivel kapcsolatban. Felmerülő szakmai probléma esetén segítségek kérnek a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala illetékes főosztályaitól, technikai probléma esetén pedig a Help Desk munkatársaitól. A Fórumon megjelenő információkat figyelemmel kísérik, dokumentumok oldalon lévő tájékoztatókat, módszertani útmutatókat rendszeresen letöltik. Az ügyfelek várakozására biztosított helyiség megfelelő. Határidő túllépés egyik szakterületen sem szokott előfordulni. Személyazonosító igazolvány kiadás kapcsán az ügyfél személyazonosítása tekintetében szabályosan járnak el. Az illeték megállapítása a szúrópróbaszerűen átnézett iratok alapján rendben történik. Az ügyintéző a lakcímigazolvány kiadása során az illetékességi szabályokat betartja. A lakcímbejelentő lapok feldolgozása naprakész. A parkolási igazolvány érvényessége szabályszerűen kerül megállapításra. Az útlevél ügyintézés a jogszabályban foglaltaknak megfelel. Az egyéni vállalkozói területen dolgozó ügyintéző magas szakmai színvonalon látja el igazgatási feladatait. Közlekedésigazgatási ügyintézés a jogszabályi előírásoknak megfelelően történik. Járműigazgatási ügyintézés a jogszabályban foglaltaknak megfelelően történik. Vezetői engedély ügyintézéssel kapcsolatban a Közlekedési Igazgatási Főosztálynak javaslata alapján az ügyintézőnek figyelmet kell fordítani arra, hogy a legyártott vezetői engedély átadásának tényét haladéktalanul átvezessék a nyilvántartáson. Ellenőrzés megnevezése: TAKARNET rendszer használatának, az adatfelhasználás jogszerűségének ellenőrzése; az ellenőrzött időszak: 2010. január 1. június 30. Ellenőrzést végezte: Békés Megyei Földhivatal részéről Lénárt Gáborné a Szarvasi Körzeti Földhivatal hivatal vezetője, Ambrus Gyula a Szarvasi Körzeti Földhivatal rendszergazdája.
10 Ellenőrzés megállapításai: A napló vezetésére vonatkozó előírásokat nem teljes mértékben tartják be. A hagyatéki ügyek kivételével a lekérdezések jogszerűen történtek, jogosulatlan lekérdezés nem volt. Ellenőrzés megnevezése: TAKARNET rendszer használatának, az adatfelhasználás jogszerűségének utóellenőrzése; az ellenőrzött időszak: 2010. szeptember 20. október 31. Ellenőrzést végezte: Békés Megyei Földhivatal részéről Lénárt Gáborné a Szarvasi Körzeti Földhivatal hivatalvezetője. Ellenőrzés megállapításai: A napló tartalmazza a jogszabályban előírt tartalmat, és egységesen vezetik sorszám szerint. Összességében megállapítható, hogy a napló vezetésére vonatkozó előírásokat teljes mértékben betartják. A lekérdezések jogszerűen történtek, jogosulatlan lekérdezés nem történt. Ellenőrzés megnevezése: Építéshatósági célvizsgálat. Ellenőrzést végezte: Dél-alföldi Regionális Államigazgatási Hivatal Békés Megyei Kirendeltsége, Békés Gábor építési szakreferens. Ellenőrzés megállapításai: A hatósági munkához szükséges foglalkoztatási, technikai feltételekkel rendelkeznek. A vizsgált időszakban a hivatalba építéshatósági ügyintézéssel kapcsolatban írásos panasz nem érkezett. Megállapította a vizsgálat, hogy az eljárásokat az építésügyi hatóság minden esetben az előírt határidőn belül folytatta le, a döntések kiadmányozása, kézbesítése szakszerűen, gyorsan és pontosan történt. Az eljárások átfutási ideje nem egyenletes, az igen gyors, 2 napos ügyintézéstől a 42 napos ügyintézésig terjed. Az eljárás megindításáról minden esetben értesítették az ügyfeleket. Az ellenőrzésre átadott iratok rendezettek, a kérelmek és mellékletei néhány a hiányosságként megemlített kivételtől eltekintve rendelkezésre álltak. A vizsgálat során a döntések érdemére kiható megállapítás nem történt, azonban intézkedéseket kell tenni az eljárások folyamatában és a döntések formai, tartalmi előkészítésében, összeállításában. Összességében a vizsgálat megállapította, hogy a vizsgált időszakban a feltárt kisebb hiányosságokra való intézkedésekkel az elsőfokú építésügyi hatóság eljárásai és döntései megfelelnek az előírásoknak. Ellenőrzés megnevezése: A 2009. évben igénybe vett, az önkormányzatokat megillető normatív hozzájárulások és támogatások, illetve egyéb központi költségvetési támogatások elszámolása alapjául szolgáló adatok megalapozottságának vizsgálata. Ellenőrzést végezte: A Magyar Államkincstár Dél-Alföldi Regionális Igazgatósága. Kolozsiné Bálint Mária, Romhányi Zsuzsanna és Varga András államháztartási referensek.
11 Ellenőrzés megállapításai: A felülvizsgálat a beszedett tartózkodási idő utáni idegenforgalmi adó bizonylataira terjed ki. Itt az ellenőrzés eltérést nem állapított meg. Az ellenőrzés kiterjedt még az önkormányzatok jövedelem differenciálódásának mérséklésére igénybe vett 184.943.168,- Ft jogosságának megállapítására is. Itt az ellenőrzés megállapította, hogy a töredék évi bevallásokból számított adóalap esetén két adózó bevallásának rögzítése során a tevékenység kezdő dátuma eltér a bevallásban szereplő dátumtól, amely az önkormányzatot érintően adóalap növekedést eredményezett és így befolyásolta az önkormányzat iparűzési adó-erőképesség adatát. Az eltérésből adódóan az önkormányzatnak 17.014,- Ft igénybevételi kamatfizetési kötelezettsége keletkezett az állam felé. A tett intézkedés: az önkormányzat fizetési kötelezettségének a felhívás elfogadását követő 15 napon belül eleget tett. Belső ellenőrzések: 2010. évben Szeghalom Kistérség Többcélú Társulás Belső Ellenőrzési Munkacsoportja a hivatali szervezetünknél három belső ellenőrzést folytatott le, amelyek a következők voltak: - A normatíva elszámolását megalapozó adatok ellenőrzése az Önkormányzat Általános Művelődési Központ intézményében. - Folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés az Általános Művelődési Központban. - A közösségi közlekedés versenyképességének növelése Dévaványán megnevezésű beruházás közbeszerzési eljárásának vizsgálata. Az ellenőrzések eredményéről és a tett intézkedésekről a képviselő-testület a 2011. áprilisi testületi ülésen külön napirendi pont keretében kapott részletes tájékoztatást. A Polgármesteri Hivatalnál végzett ellenőrzések 2011. évben A hivatalnál 2011. évben szeptember hónapig 3 hatóság összesen 7 ellenőrzést folytatott le, a nyolcadik ellenőrzés jelenleg van folyamatban Ellenőrzés megnevezése: Dévaványa Város Jegyzője közlekedési támogatással kapcsolatos hatósági tevékenységének felügyeleti ellenőrzése. Ellenőrzést végezte: Békés Megyei Kormányhivatal Szociális és Gyámhivatala részéről Csáky Hajnalka szociális-ügyintéző, főtanácsos. Ellenőrzés megállapításai: Az ellenőrzés véletlenszerű iratbekéréssel történt. A megítélt közlekedési támogatás összege a vizsgált esetekben megfelel a rendeletben foglalt szabályoknak. A határozatok a Ket. 72. (1) bekezdésében foglalt alaki és tartalmi követelményeknek megfelelnek, a vizsgált határozatok indoklási része nem tartalmazza az illetékmentességgel összefüggő rendelkezéseket. (1993. évi III. tv. 16. -a, 1993. évi XCIII. tv. 33. -a). Az indoklások kellő részletességűek. Összességében elmondható, hogy a vizsgált közlekedési támogatás ügyekben átlagos színvonalú ügyintézés volt tapasztalható.
12 Ellenőrzés megnevezése: TAKARNET rendszer használatának, az adatfelhasználás jogszerűségének ellenőrzése; az ellenőrzött időszak: 2010. november 1. január 31. Ellenőrzést végezte: Békés Megyei Kormányhivatal Földhivatala részéről Giricz Lukács a Szarvasi Körzeti Földhivatal Gyomaendrődi Kirendeltségének kirendeltség-vezetője, Enyedi Lászlóné Szarvasi Körzeti Földhivatal Gyomaendrődi Kirendeltségének ingatlannyilvántartási felügyelője. Ellenőrzés megállapításai: A TAKARNET rendszerbe való belépéskor a bejelentkező kód sokszor olvashatatlan, mivel a rendszer elindítása is kódot igényel, szükségtelen. Ellenőrzés megnevezése: A Nemzeti Adó- és Vámhivatal Békés Megyei Adóigazgatósága által Dévaványa Város Polgármesteri Hivatalánál végzett eljárási illetékek ellenőrzése. Ellenőrzést végezte: A Nemzeti Adó- és Vámhivatal Békés Megyei Adóigazgatósága részéről Szabó Tibor illetékügyi ügyintéző és Dávid Nóra illetékügyi ügyintéző. Ellenőrzés megállapításai: Az illeték befizetés ténye az iratanyagból, vagy a bankszámlakivonatból megállapítható volt. Az eljárást kezdeményező iratra amennyiben az illetékköteles volt felragasztásra került az illetékbélyeg és azokat szabályosan értéktelenítették. Öt esetben az illeték lerovását az ügyfelekkel utólagosan pótoltatni kellett, akik ennek maradéktalanul eleget tettek. Hatósági bizonyítvány kiadása esetén a kiadott példányszámot fel kell tüntetni. Ellenőrzés megnevezése: A Nemzeti Adó- és Vámhivatal Békés Megyei Adóigazgatósága által Dévaványa Város Okmányirodájánál végzett eljárási illetékek ellenőrzése. Ellenőrzést végezte: A Nemzeti Adó- és Vámhivatal Békés Megyei Adóigazgatósága részéről Szabó Tibor illetékügyi ügyintéző és Dávid Nóra illetékügyi ügyintéző. Ellenőrzés megállapításai: Gépjármű vagyonszerzési illeték befizetése esetén csak az iratanyagból állapítható meg a befizetett összeg. A többi vizsgált területen a helyes bankszámlára és a megfelelő összegben került befizetésre az illeték. Ellenőrzés megnevezése: Polgármesteri Hivatalnál adatvédelem ellenőrzése. Ellenőrzést végezte: Békés Megyei Kormányhivatal részéről Gyenge Norbert vezető tanácsos. Ellenőrzés megállapításai: Az ellenőrzés során megállapítást nyert, hogy az adatvédelemmel és a közérdekű adatok nyilvánosságával kapcsolatos jogszabályok követésre kerülnek, azonban szükségszerű az alábbi területek pontosítása, módosítása, illetve a gyakorlatba való átültetése, valamint az ezzel összefüggő hiányosságok megszüntetése: az adatkezeléssel és adattovábbítással kapcsolatos nyilvántartás megfelelő vezetése. A hiányosság megszüntetése érdekében tett intézkedés:
13 Az adatkezeléssel és az adatnyilvántartással kapcsolatos nyilvántartás év végi lezárásának jegyzői hitelesítése pótlásra került. A közérdekű adatok nyilvánosságára vonatkozó rendelkezések érvényesülésének vizsgálata során megállapításra került, hogy: A www.devavanya.hu linkről elérhető a Polgármesteri Hivatal honlapja, amely át van irányítva a devavanyavaros.mconet.biz webhelyre. A Közérdekű adatok hiperhivatkozásra kattintva, a lap nem jeleníthető meg üzenet fogad, majd a honlap visszakerül a kezdőlapjára. A kezdőlapot lefelé gördítve, megtalálható a Közadattára vonatkozó hiperhivatkozás, amely devavanya.localinfo.hu webhelyre irányít. Ezen a honlapon gondozott frissített adatok találhatók, amelyek megfelelnek a jogszabályi előírásoknak. Az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvény 7. és 8 -a szerinti központi egységes közadatkereső rendszerben szerepel Dévaványa Város Önkormányzat Polgármesteri hivatala aktív státusszal. Javasolták a Polgármesteri Hivatal központi honlapján a hivatkozások javítását. A hiányosságok megszüntetése érdekében tett intézkedések: A központi honlap Localinfo által üzemeltetett honlapra való lecserélésével a probléma megoldódott. Szeptember 1-től naplózásra került, hogy a közérdekű adatok mikor kerültek közzétételre, ki, mikor, milyen adatot adott le a honlap adatokkal való feltöltését végző személy részére. A Polgármesteri Hivatal rendelkezik a közérdekű adatok közzétételének rendjéről szóló szabályzattal, amelyben foglaltak betartását a naplózással tudjuk ellenőrizni. Ellenőrzés megnevezése: Polgármesteri Hivatalnál az iratkezelés ellenőrzése. Ellenőrzést végezte: Békés Megyei Kormányhivatal részéről Gyenge Norbert vezető tanácsos. Ellenőrzés megállapításai: Az ellenőrzés során megállapítást nyert, hogy a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően történik az iratkezelés, azonban szükségszerű az alábbi területek pontosítása, módosítása, illetve a gyakorlatba való átültetése, valamint az ezzel összefüggő hiányosságok megszüntetése: A Korm. rendelet 34. -ban előírt érkeztetések alkalmazása, az iratok útjának pontos nyomon követhetősége érdekében a helyi kézbesítőnek történő átadás is legyen dokumentálva. A hiányosság megszüntetése érdekében tett intézkedés: 2011. július 15-től alkalmazzuk az ügyiratok érkeztetését is az iktatáson túl, amely munkaigényes feladat (tulajdonképpen azt jelenti, mintha kétszer iktatnánk), ezért az iktató ügyiratkezelő leterheltsége ennek bevezetésével csak tovább fokozódott. A jogszabályi előírásoknak viszont ezáltal eleget teszünk. A helyi levelek kézbesítésére feladófüzetet nyitottunk - ismét csökkent a bürokrácia :-). A feladófüzet hitelesített számozott oldalakból áll, tartalmazza az átadás dátumát, a kézbesítésre átadott küldemények darab számát, tértivevényes és sima levelenkénti bontásban,
14 az átadó aláírását, a kézbesítésre átvett küldeményeket, kézbesítőnkénti bontásban, az átvevő aláírását, a visszaérkezett tértivevények darab számát és dátumát. Ellenőrzés megnevezése: Polgármesteri Hivatalnál célvizsgálat lefolytatása a központi közszolgálati nyilvántartás részére történő egyszerűsített adatszolgáltatás határidőben történő teljesítésével kapcsolatban. Ellenőrzést végezte: Békés Megyei Kormányhivatal részéről Kapás Mónika vezető tanácsos. Ellenőrzés megállapításai: Megállapítást nyert az ellenőrzést végző részéről, hogy a központi közszolgálati nyilvántartás részére történő egyszerűsített adatszolgáltatást határidőben teljesítették, a közszolgálati alapnyilvántartás adatlapjának vezetése folyamatosan történik. A közszolgálati jogviszony létesítésekor, új technikai azonosító sorszám kiosztására kerül sor, minden adatlap kitöltésre került, majd a köztisztviselő az aláírásával igazolta, hogy az abban rögzített adatok a valóságnak megfelelőek. Az adatlapokon a kitöltés időpontja nem előzi meg az adatváltozás bekövetkezésének érdemi dátumát, az adatlapokat az előírt 5.0 kódszótár alapján vezetik az ebben szereplő kódok, megegyeznek az adatlapon feltüntetett kódokkal. Folyamatban lévő ellenőrzés: Az Orosházi Városi Ügyészség témavizsgálata a mozgáskorlátozottak parkolási igazolványainak kiadása, valamint közlekedési kedvezményeinek igénybevételével kapcsolatos hatósági döntéshozatal gyakorlatára vonatkozóan. Ügyiratkezelés, ügyiratforgalom Annak érdekében, hogy az ügyiratforgalmi adatok egy lezárt év adatait tükrözzék és ne egy töredék évét, ezért a hivatal ügyiratforgalmi adatait 2010. évre vonatkozóan kívánom bemutatni. Iktatott ügyiratok száma 2010. évben Dévaványa Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalában 2010-ben 8.915 főszámon és 17.763 alszámon összesen 26.678 iktatott irat keletkezett. Iroda főszám alszám összesen Szervezési Iroda 82 232 314 Igazgatási Iroda 4.641 4.930 9.571 Adóiroda 1.632 1.778 3.410 Műszaki Iroda 611 1.556 2.167 Gazdálkodási Iroda 814 3.903 4.717 Okmányiroda 679 2.715 3.394 Gyámhivatal 456 2.649 3.105
15 Ügyiratforgalom Ágazat főszám alszám összesen Pénzügyek 1.578 1.735 3.313 Adó-, értékbizonyítvány 62 20 82 Adóellenőrzés, bevallás, adókivetés, adóhátralék túlfizetés 1.124 1.070 2.194 Vagyoni igazolás 55 31 86 Egészségügyi igazgatás 11 112 123 Rágcsálómentesítés, szúnyoggyérítés 3 38 41 Iskola egészségügyi szolgálat szervezése 1 11 12 Egészségügyi ellátást támogató pályázat 1 24 25 Szociális igazgatás 3.510 3.340 6.850 Átmeneti segély 970 1.213 2.183 Ápolási díj 57 33 90 Temetési segély 61-61 Szociális kölcsön 180 71 251 Gyógyszersegély 61 56 117 Lakásfenntartási támogatás 462 110 572 Közgyógyellátás 539 684 1.223 Közlekedési támogatás 216 48 264 Adósságkezelés 41 46 87 Közüzemi kompenzációs ügy 237 409 646 Környezetvédelem, építési ügyek, településrendezés, területrendezés 118 295 413 kommunális igazgatás Bontási, építési ügyek 51 219 270 Telekhatár rendezés, telekrendezés, telekalakítás 3 7 10 Közterület tisztántartása, hulladék elhelyezés, szállítás, 3 8 11 gyűjtés Hulladékkezelési szerződés, hulladékgazdálkodási program 5 18 23 Közlekedés és hírközlési igazgatás 23 160 183 Közterület-foglalás, használat 9 7 16 Közutak fenntartása 5 12 17 Közvilágítási berendezés működtetése 1 5 6 Parkolási, eseti behajtási egyéb eseti közlekedési engedély 2 127 129 Vízügyi igazgatás 63 135 198 Árvíz és belvízzel kapcsolatos ügyek, árvíz- és belvízvédekezési 4 59 63 terv Ivóvíz-, szennyvízhálózat üzemeltetése 8 69 77 Önkormányzati, igazságügyi rendészeti igazgatás 852 3.050 3.902 Anyakönyvi, állampolgársági ügyek 24 161 185 Okmányiroda feladatkörébe utalt ügyek 570 2.484 3.054 Választással kapcsolatos ügy 5 98 103 Lakásügyek 185 347 532 Lakásvásárlás, lakáscélú támogatási ügyek 73 113 186 Lakásbérleti ügyek 71 213 284 Gyermekvédelmi és gyámügyi igazgatás 1.349 3.719 5.068 Rendkívüli gyermekvédelmi támogatás 438 304 742 Rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény 358 446 804 Ágazat főszám alszám összesen
16 Gyámsági, gondnoksági ügyek 211 1.533 1.744 Kapcsolattartási ügyek 14 79 93 Kiskorúak, gondnokság alatt állók vagyoni ügye 33 113 146 Gyermektartásdíjjal kapcsolatos ügyek 110 365 475 Gyermekvédelmi gond., védelembe vétel, átmeneti és tartós 101 697 798 nevelésbe vétel Otthonteremtési támogatás 7 6 13 Óvodáztatási támogatás 17 29 46 Kereskedelmi igazgatás, turisztika 66 98 154 Működési engedélyek 55 86 141 Vásárrendezés 1 1 2 Földművelésügy, állat- és növény egészségügyi igazgatás 93 113 206 Állattartási, állatvédelmi ügy 10 27 37 Fakivágási bejelentések, engedélyek 12 3 15 Termőföld vásárlásával, haszonbérletével kapcsolatos ügyek 58 48 106 Munkaügyi igazgatás, munkavédelem 4 36 40 közfogalkoztatási terv, közhasznú, közcélú foglalkozatás 4 36 40 Önkormányzati, általános igazgatási ügyek 941 4.354 5.295 Képviselő-testület iratai 17 134 151 Kisebbségi Önkormányzat iratai 10 15 25 Intézmények irányításával, működésével kapcsolatos ügyek 13 40 53 Alapítvánnyal, nonprofit szervezettel kapcsolatos ügyek 34 145 179 Önkormányzati pályázatok 52 627 679 Állásfoglalások 50 108 158 Körlevelek 21 5 26 Tájékoztatás, adatszolgáltatás 49 136 185 Szabadságügyek 2 2.193 2.195 Kinevezés, megbízás, besorolás munkaköri leírás, felmentés, 71 105 176 nyugdíjazás Közhasznú, közcélú alkalmazások 291 47 338 Költségvetéssel kapcsolatos ügyek 31 189 220 Önkormányzat vagyon kezelése 63 115 178 (bérlet, csere, jelzálogjog, vásárlás, haszonbérlet) Közoktatási és művelődésügyi, igazgatás 111 250 361 Tanuló- és gyermekbaleseti ügyek 10-10 Gyermekek szakértői vizsgálata 2 15 17 Tankötelezettség teljesítése 46 139 185 Oktatási, nevelési, kulturális, művészeti tárgyú pályázatok, 39 49 88 támogatások, ösztöndíjak Sportügyek 6 10 16 Honvédelmi, katasztrófavédelmi igazgatás, fegyveres biztonsági őrség 2 7 9 2010-ben 8641 államigazgatási és 3873 önkormányzati hatósági döntés született. (A hatósági statisztikában szereplő döntés nemcsak a határozatot és végzést, hanem a hatósági bizonyítványt, igazolványt és a hatósági nyilvántartást is jelenti.) A jogorvoslatok aránya a meghozott döntésekhez viszonyítva elenyésző.
17 Az Önkormányzat államigazgatási hatósági ügyekben hozott döntéseinek száma: 6. Ebből: Kijavított, kicserélt vagy kiegészített döntések a Gyermekvédelmi és Gyámügyi Igazgatási ágazatban: 4 Megtámadott döntések a Gyermekvédelmi és Gyámügyi Igazgatási ágazatban: 2 A megtámadott döntésekből: Jogorvoslati eljárás kérelem alapján a Közigazgatási Hivatal által megváltoztatott: 1 Hivatalból lefolytatott döntés-felülvizsgálati eljárások alapján a felügyeleti szerv által megváltoztatott: 1 Az Önkormányzat önkormányzati hatósági ügyekben hozott elsőfokú megtámadott döntései kérelem alapján: 4 Ebből: Újrafelvételi eljárásban az elsőfokú hatóság módosított határozata: 1 Képviselő-testület helybenhagyott határozata: 2 Képviselő-testület megváltoztatott határozata: 1 Dévaványa Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának 2010. évi küldeményei Hónap Könyvelt küldemények db POSTAKÜLDEMÉNYEK Díj Ft Közönséges levélpostai küldemény db Díj Ft Összesen db Összesen Ft Január 706 212.105 80 10.195 786 222.300 Február 593 179.170 255 23.290 848 202.406 Március 623 188.195 122 12.965 745 201.160 Április 536 163.050 126 13.770 662 176.820 Május 584 175.800 177 17.215 761 193.015 Június 576 174.050 154 15.045 730 189.095 Július 589 179.430 120 11.695 709 191.125 Augusztus 489 148.055 180 16.350 669 164.405 Szeptember 542 163.710 114 12.445 656 176.155 Október 696 209.385 183 16.560 879 225.945 November 519 155.910 123 13.090 642 169.000 December 525 158.840 397 35.008 922 193.848 Összesen 6.978 2.107.700 2.031 197.628 9.009 2.305.328 A 2010-es évben hivatalos, Dévaványa városon belüli, helyi kézbesítők által kézbesített küldemények összesen: 25.000 db A hivatal ügyfélfogadási rendje:
18 A hivatal ügyfélfogadási rendje a következőképpen szabályozott: hétfő: 8 00-11 30, 12 30-16 30 -ig; kedd: 8 00-11 30 ; péntek: 8 00-11 30, 12 30-14 00 A vidékről érkező ügyfeleket minden esetben fogadjuk, továbbá szükség szerint, vagy előzetes egyeztetés alapján, továbbá azonnali intézkedést igénylő esetekben mindenkor az ügyfelek rendelkezésére állunk. Az okmányiroda ügyfélfogadási rendje az általános ügyfélfogadási rendtől eltérően alakul. A hivatal általános ügyfélfogadási rendjén túl az okmányiroda csütörtöki napokon 12 30 -tól 16 30 -ig is fogadja az ügyfeleket. Tárgyi feltételek, ügyfél tájékoztatás: A polgármesteri hivatal épülete sajnos már nem felel meg a jelenkor elvárásainak. A város középületei közül a legelavultabb, legleromlottabb állapotban lévő épület a városháza, amelyre sok vidéki ügyfelünk is rácsodálkozik. Az ügyfelek részére a várakozás céljára nem áll rendelkezésre korszerű ügyféltér. Az ügyféltér télen fűtetlen, nyáron az árnyékolás hiánya miatt elviselhetetlenül meleg, nyílászárói elavultak, az ablakokat több helyen lehetetlen becsukni, amely télen különösen kellemetlen, esőzéskor pedig befolyik rajtuk a víz. A folyosón elhelyezett székek is ahányak annyifélék. Az irodák belsőképe szintén sok kívánni valót hagy maga után. A szőnyegek sok helyen lyukasak, a takarítógép hiánya miatt elkoszolódottak. Az irodák nagy része legalább 16 éve nem kapott tisztasági meszelést. Szerencsére a lambéria sok mindent eltakar. Az ügyfelek részére ügyintézéskor bizonyára sokszor kényelmetlen az is, hogy az általuk elmondottakat többen is hallják, mivel a helyiségek kialakítása a nagy ügyfélforgalmú irodákban nem teszik lehetővé a bizalmas ügyintézést. Elavult a hivatal elektromos hálózata is, amely nehezen bírja a sok számítógép és fénymásoló egyszerre történő működtetését. Az ügyfelek tájékozódását elősegítendő az ügyféltérben - az első bejárattal szemben - információs táblát helyeztünk el. Ezen túlmenően az ajtókon megtalálható a szervezeti egység megnevezése, illetve az ott dolgozó kollegák neve és beosztása feltüntetésre került. Az ügyfelek tájékoztatását próbáljuk elősegíteni az önkormányzati honlap útján is, amelyet szeretnénk folyamatosan fejleszteni és még áttekinthetőbbé tenni. A honlapon megtalálhatók az ügyintézést elősegítendő ügymenet leírások is. Az ügymenet leírásokból az ügyfelek részletesen tájékozódhatnak az adott ügyfajta jogszabályi előírásairól, ha az ügyintézés illeték, vagy igazgatásszolgáltatási díj köteles, annak mértékéről, az ügyintézési határidőről. Az ügy intézése érdekében a hivatal melyik szervezeti egységéhez fordulhatnak, azon túl az eljáró ügyintéző nevét, elérhetőségét, az ügyfélfogadási időt, a jogorvoslatról való tájékoztatást. Az ügyekhez kapcsolódóan letölthetőek a formanyomtatványok is. Úgy gondolom ez nagy segítséget jelent minden ügyfél részére. Arra törekszünk, hogy a honlapon ezek az információk ne csak a közadatoknál legyenek elérhetőek, hanem azon túl még láthatóbban kerüljenek elhelyezésre. A polgármesteri hivatal informatikai háttere megfelelőnek mondható. A számítógépek hálózatba vannak kötve, a szoftvereink jogtiszták. Lehetőségeinkhez mérten folyamatosan újítjuk a gépállományt, hiszen ha valami tönkre meg egyrészt nincs is más választásunk, a munkavégzés nem állhat le. A hivatalban lévő nagy teljesítményű fénymásolókat béreljük, így ezzel
19 kapcsolatos karbantartási kiadások nem merülnek fel. Az építéshatóság jogszabályban előírt kötelező felszerelési tárgyai rendelkezésre állnak. A hatósági munkavégzés jogszabályi hátterét a Complex Kiadó CD jogtárával biztosítjuk, amely az egyik legmodernebb ilyen jellegű kiadvány hiszen, számtalan keresési funkciója mellett, egybe szerkesztve megtalálható a jogszabályhoz kapcsolódó megértést segítő magyarázat, és valamint a kapcsolódó bírósági jogesetek is. Online funkciója révén a jogszabályok naprakészen frissítettek. A hivatalba járó Magyar Közlönyök és tárca közlönyök számát erre való tekintettel drasztikusan csökkentettük. Tájékoztató az okmányiroda tevékenységéről Az okmányiroda közvetlen jegyzői irányítással működik, 2000. november 1-én kezdte meg munkáját. Elsősorban okmányok kiadásával, visszavonásával kapcsolatos feladatokat lát el. Nem okmányirodai feladatként ugyan, de ezen iroda látja el a népesség-nyilvántartással és a hagyatéki ügyintézéssel kapcsolatos ügyek intézését. Illetékessége Dévaványa, valamint Ecsegfalva területe. Ha a jogszabály eltérően nem rendelkezik, az okmányiroda az ország területére kiterjedő illetékességgel látja el a hatáskörébe utalt feladatait. Az Okmányiroda munkatársai az okmányirodai feladatokat a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala (KEK KH) által kiépített számítástechnikai hálózaton és számítástechnikai eszközökön végzik, a jogszabályban rögzített biztonsági rendszabályok betartásával, az irodában kiépített biztonsági eszközök folyamatos alkalmazásával. A teendőket az irodán belül három fő végzi, ők a munkakörük ellátásához szükséges, Országos Képzési Jegyzékben meghatározott Nyilvántartási és okmányügyintéző végzettséggel rendelkeznek. Az okmányirodai feladatok folyamatosan bővültek a megalakulás óta. Kezdetben személyazonosító igazolvány, lakcímigazolvány, valamint vállalkozói igazolvány ügyintézés volt a feladat. 2001. január 1-től a gépjármű ügyintézéssel, vezetői engedéllyel kapcsolatos feladatokkal bővültek a teendők, majd 2003-ban az útlevél ügyintézés lett szintén okmányirodai feladat. Parkolási igazolvány kiadása 2004. augusztusától történik. Ügyfélkapu regisztrálás 2005. év végétől lehetséges. Személyazonosító igazolvánnyal kapcsolatos ügyintézés: Az okmányirodában kezdeményezzük az állandó személyazonosító igazolvány kiadását. Amennyiben lejárt, rongált vagy az ügyfélnek elveszett, eltulajdonított a személyazonosító igazolványa, más érvényes okmánnyal nem rendelkezik, akkor ideiglenes személyazonosító igazolvánnyal látjuk el. 2009. június 28-án hatályba lépett a 168/1999.(XI.24.) Korm. rendelet módosítása. Alapvető változás az, hogy a 14 év alatti gyermekek részére illetékmentesen kiadható a személyazonosító igazolvány.
20 A magyar állampolgár érvényes személyazonosító igazolvánnyal is gyakorolhatja a külföldre utazás jogát EGT-állam területére történő beutazáskor, valamint nemzetközi szerződés alapján, ezért a szülők a gyermekük részére inkább a személyazonosító igazolvány kiállítását kezdeményezik. 2010. július 1-jétől lehetővé vált a személyi okmányok vonatkozásában a nyilvántartásban telefonszám és e-mail cím rögzítésére. Ezen adatok birtokában sms-ben, vagy e-mailen tájékoztatást kap az ügyfél az elkészült okmányról. 2010-ben 873 db személyazonosító igazolvány ügyintézés volt. Személyi azonosítóról és lakcímről szóló hatósági igazolvánnyal (lakcímigazolvány) kapcsolatos ügyintézés: Az igazolvány rendeltetése, hogy a polgárt tájékoztassa személyi azonosítójáról és bejelentett lakcíméről annak érdekében, hogy ezeket az adatokat a polgár közhitelűen igazolhassa. A lakcímkártya kiadására irányuló eljárás hivatalból vagy kérelemre indul. A hatósági igazolvány kiadására hivatalból akkor kerül sor, ha a polgár a lakcímet is tartalmazó régi típusú személyazonosító igazolványát cseréli le, és még nincs lakcímkártyája, lakcímbejelentéssel kapcsolatos eljárásban, tévesen bejegyzett adatok esetén, az eljárás illetékmentes. Kérelemre: ha személyi azonosítót nem érintő személyi adatai (névadatai, anyja neve) megváltoztak, a lakcímigazolvány cseréje ezekben az esetekben 500,- Ft elvesztette, eltulajdonították, megsemmisült, megrongálódott ekkor 1000,- Ft illeték befizetésével lehet pótolni. 2009. június 28-tól a 14 éven aluli kiskorúak lakcímigazolványába kérelemre bejegyezhető a szülők, törvényes képviselő neve és telefonszáma is. A lakcímigazolványnak érvényességi ideje nincs. Kivételt képeznek azon igazolványok amelyek tartózkodási hely adatokat is tartalmaznak, mivel ennek az érvényessége öt év. Ezt követően meg kell újítani, a lakcímigazolványt le kell cserélni. Lakcímigazolvány adattartalma: a polgár természetes személyazonosító adatait, a lakcímét, személyi azonosítóját, az okmány azonosítóját, kiállítás kelte, kiállító hatóság megnevezése, a személyi azonosítót gépi olvasásra alkalmas vonalkód formájában Illetékességi területünkhöz tartozik Ecsegfalva is, miszerint az ecsegfalvi lakosok lakcímigazolványai is Okmányirodánkban történik, akár lakcímváltozás, akár más lakcímigazolvánnyal kapcsolatos kérelmek esetében. 2010-ben 937 db lakcímigazolvány kiállítására került sor. Egyéni vállalkozói ügyintézés: 2010. január 1-jével hatályba lépett és az egyéni cégről szóló 2009. évi CXV. törvény hatályon kívül helyezte az egyéni vállalkozásokról szóló 2000. évi V. törvényt. Ez a törvény alapvetően változtatta meg nem csak az ügyintézők, hanem az ügyfelek oldaláról is az eljárás menetét, az elektronikus ügyintézéssel személytelenné tette azt.
21 Az egyéni vállalkozói tevékenység megkezdésének bejelentése elektronikus úton ügyfélkapun keresztül, vagy személyesen is kezdeményezhető. Tapasztalatunk az, hogy az ügyfelek többsége a személyes ügyintézés lehetőségével él. Amennyiben még nem rendelkezik ügyfélkapuval, azt ingyenesen létre kell hozni. A szünetelés, megszüntetés valamint adatváltozás kezdeményezése csak elektronikus úton, ügyfélkapun keresztül történhet. Az elektronikus ügyintézésre a www.magyarorszag.hu honlapon, saját ügyfélkapuval történő bejelentkezéssel van lehetőség. A szükséges nyomtatványok ott kitölthetőek és elektronikusan elküldhetőek az okmányirodának. Szüneteltetni a vállalkozói tevékenységet legalább egy hónapig és legfeljebb öt évig lehet. Kedvező változás viszont, hogy a vállalkozó igazolvány kiállítása az egyéni vállalkozói tevékenység megkezdésének és folytatásának nem feltétele, a bejelentés és az adatváltozás illetékmentes. Az egyéni vállalkozói tevékenység adatairól igazolást állítunk ki, mellyel a tevékenység folytatható. Amennyiben mégis kéri az ügyfél a vállalkozói igazolvány kiállítását, azt személyesen intézheti. A 2010-es évben mindösszesen 6 vállalkozói igazolványt nyomtattunk ki, mert az illetékköteles. Adatváltozáskor 3.000,- Ft, pótláskor 5.000,- Ft, első kiadáskor 10.000,- Ft az illetéke, melyet készpénzátutalási megbízáson kell befizetni. 2010-ben 75 egyéni vállalkozói tevékenységgel kapcsolatos ügy volt. Járműigazgatással kapcsolatos ügyintézés: Járművek forgalomba helyezése, forgalomból való kivonása és ismételt forgalomba helyezése kérelemre, illetve hivatalból, valamint ezen feladatokkal összefüggő adatok nyilvántartásba történő bevezetése, járművek műszaki adat változásának nyilvántartásba vétele, a forgalomban tarthatóság korlátozásainak bejegyzése, tulajdonosi, üzembentartói változás nyilvántartásba vétele a közúti közlekedési igazgatási feladatokról, a közúti közlekedési okmányok kiadásáról és visszavonásáról szóló 35/2000.(XI.30.) BM rendelet alapján. A törzskönyv kiállításával kapcsolatban: a tulajdonos vagy a jogosult kérelmére a törzskönyv kiállításának kezdeményezése a Központi Hivatalnál, a nyilvántartásban a törzskönyv kiadásával és passziválásával (a törzskönyv adatainak informatikai érvénytelenítése) kapcsolatos adatok, illetve azok változásainak átvezetése, az elkészült, postán át nem vett törzskönyv átadása az ügyfélnek, az egy éven túl át nem vett törzskönyv megküldése a Központi Hivatalnak megsemmisítés céljából. A forgalmi engedély kiállításával kapcsolatban: a tulajdonos vagy az üzembentartó kérelmére forgalmi engedély kiállítása/cseréje/pótlása, címke jelzőcsíkjának felragasztása, lejáratának bejegyzése a forgalmi engedélybe, a forgalmi engedélyhez kapcsolódó, annak kiállításával kapcsolatos adatok, illetve azok változásainak átvezetése a nyilvántartásban, hatósági bejegyzések rögzítése a forgalmi engedély megfelelő rovataiba, a forgalmi engedély cserét nem igénylő változások bejegyzése a forgalmi engedélybe, az elkészült forgalmi engedélyt átadása az ügyfélnek. Ideiglenes forgalomban tartási engedély kiadása: a külföldről behozott E betűjelű rendszámtáblával ellátott járműre, műszaki vizsgával nem rendelkező járműhöz,
22 forgalmi rendszámmal nem rendelkező járműre, az E betűjelű rendszámmal együtt. A rendszám kiadással kapcsolatban: állandó, E valamint M jelű rendszám kiadása az ügyfélnek, a körcímke felragasztásával az állandó és az ideiglenes rendszámtábla érvényesítése rendszám kiadásakor a nyilvántartásban változás bejegyzése az elveszett, ellopott rendszámtábla utángyártásának engedélyezése, a nyilvántartásban történő ellenőrzést követően. A Központi Hivatal okmánytár részére a nyilvántartásba történő bejegyzés és az okmányok kitöltésének alapját képező iratok továbbítása. Adatnyilvántartás vezetése és adatszolgáltatási kötelezettség ellátása. Legtöbb ügyfél műszaki vizsgáztatás után keresi fel okmányirodánkat, forgalmi engedély csere ügyében. Amennyiben betelt a forgalmi engedély és ezért kéri cseréjét, ebben az esetben 6.000,- Ft illetéket fizet, amennyiben adatjavítás miatt, abban az esetben illetékmentesen cseréljük azt ki. Az átírások száma lényegesen lecsökkent, itt kell megjegyeznem, hogy 2010. január 1-től az adásvételi szerződések kötelező adattartama megváltozott, a korábbi formának megfelelő adásvételi szerződések csak 2010. június 30-ig voltak elfogadhatóak. Ezt követően csak a közúti nyilvántartásba bejegyzett jármű tulajdonjogának, illetve üzembentartó személyének változását igazoló teljes bizonyító erejű magánokiratnak a közlekedési igazgatási eljárásban történő felhasználhatósághoz szükséges kötelező tartalmi elemekről szóló 304/2009.(XII.22.) Korm. rendeletben foglalt feltételeknek megfelelő, teljes bizonyító erejű magánokirat fogadható el a gépjármű tulajdonjogában történt változás nyilvántartásba vételéhez. E rendelet előírásai hasonló módon szabályozzák a gépjármű üzembentartói joga megváltozásának nyilvántartásba vételét is. A jogszabályi előírásnak megfelelő tulajdonjog átruházási és üzembentartói szerződés a honlapon megtalálható. Az átírás más feltételei nem változtak, az ügyfél visszterhes vagyonátruházási illetéket és az okmányok illetékét kell, hogy megfizesse. Az átírást megelőzi az eredetvizsgálat és érvényes kötelező gépjármű felelősség biztosítás megkötése. Szintén a tulajdonosokat, üzembentartókat érintő, 2010. január 1-jétől hatályos változás, hogy a közúti közlekedési nyilvántartásról szóló 1999. évi LXXXIV. törvény 9. (4) bekezdése értelmében a járműtulajdonos (üzembentartó) kérésére a járműnyilvántartás tartalmazza a járműtulajdonos (üzembentartó) rövid szöveges üzenet fogadására szolgáló elérhetőségét, telefonszámát vagy elektronikus levélcímét. A változást többek között annak érdekében vezették be, hogy bizonyos esetekben a gépjármű esetleges elszállítása előtt értesítési lehetőséget biztosítsanak az ügyfél számára. Okmányirodánkban nagyon kevesen éltek ezzel a lehetőséggel, holott ügyintézés alkalmával az ügyfél tájékoztatása megtörtént. Feltűnő, hogy a kérelemre forgalomból ideiglenes kivonások száma megszaporodott, nyilvánvalóan költségmegtakarítás szempontjából, hiszen a kivonás ideje alatt szünetel a teljesít-