A minőségügy a könyvtárügyért Boda Gáborné Köntös Nelli ELTE BTK Könyvtár- és Információtudományi Intézet K21 Folyamatirányítási munkacsoport
A K21 Minőségfejlesztési projekt történetének rövid áttekintése I. 2008 a K21 Könyvtári minőségfejlesztési projekt megalakulása; felkészülés a közös team munkára; a projektben együtt dolgozók első találkozása: június 17. kedd; ismerkedés a minőségüggyel, a Könyvtári Minőségfejlesztés 21 programmal és a TQM-mel 2009 Szenátusi határozat az Egyetemi Könyvtári Szolgálat (EKSz) létrehozásáról; nemzeti és szakmai önértékelési minták (CAF modell, KKÉK, KMD modell) tanulmányozása; saját önértékelési keretrendszer kidolgozása az EKSz könyvtáraira; 50 aktív tag - 6 tematikus munkacsoportban
A K21 Minőségfejlesztési projekt történetének rövid áttekintése II. 2010 az első önértékelés előkészítése (Balatonszéplak); intézmény specifikus önértékelési útmutató összeállítása; a szervezeti önértékelés elvégzése, kiértékelése; K21 Minőségügyi workshop 2010. december 8-án; 2011 az EKSz Minőségirányítási kézikönyvének összeállítása, PEST analízis; belső tréningek, képzések (Szentendre); minőségügyi felelősök delegálása a K21 projektbe; Hagyományok és kihívások I. c. szakmai nap 2011. november 3-án; az EKSz honlap elindulása;
A K21 Minőségfejlesztési projekt történetének rövid áttekintése III. 2012 1. Minőségkoordinálási csoport az ELTE Rektori Hivatal Minőségbiztosítási Osztálya 2. Akadálymentes minőségbiztosítási könyvtár szakértőt csoport delegál a projektbe; oktatói és hallgatói elégedettség- és igényfelmérés; 3. Primer felkészülés kutatások a második csoport önértékelésre; az EKSz Minőségirányítási kézikönyvének hatályba lépése; Hagyományok és kihívások II. szakmai nap 2012. november 8-án; 4. Folyamatirányítási munkacsoport TMT különszám 2013 5. Kommunikációs második szervezeti csoport önértékelés elvégzése; kulcsfolyamatok leírása és kölcsönös ellenőrzése; 6. Zöld szabályzat könyvtár elfogadása csoport a nem megfelelő szolgáltatások javításához; munkacsoportok átalakulása;
A K21 projekt működésének hatása a hálózati együttműködésre I. Az egységes működés és szolgáltatáskínálat megteremtésének alapjai alapos és valós önismeret a szervezet és szolgáltatásainak (ön)értékelése az érintett tagkönyvtárak munkatársainak széleskörű bevonása teljes elkötelezettség és összehangolt team-munka a munkatársak közötti kölcsönös bizalom és felelősség, az együttműködő magatartás kialakítása
A K21 projekt működésének hatása a hálózati együttműködésre II. Az önértékelés elvégzésének szervezeti keretei egyetlen önértékelő team vs. helyi önértékelő csoportok résztvevők oktatása és felkészítése bizonyítékul szolgáló dokumentumok összegyűjtése és az értékelőlapok kitöltése konszenzusos vélemény kialakítása független, külső moderátorok bevonása projektszintű intézkedési terv összeállítása az önértékelés időigénye: 50-60 óra Megtanultuk: terv nélkül egy lépést se!
A K21 projekt működésének hatása a hálózati együttműködésre III. Az együttműködés informatikai hátterének kialakítása térbeli és időbeli akadályok leküzdése Moodle az ELTE (és egyben a K21) e-learning felülete a K21 munkacsoportok belső képzésének és kommunikációjának elősegítése (2008 - ) az önértékelési projekt támogatása (2010 - ) fájlok tárolása, archiválása, megosztása; fórumok; GYIK; fogalomtár; emlékeztetők és jegyzőkönyvek további önértékelés-támogató szoftverek bevonása: pl. CAF Online
A K21 projekt eredményeinek hasznosulása a hálózati munkában I. Egységes irányelvek minőségpolitika: összhangban a küldetésnyilatkozattal és a jövőképpel; felhasználók elégedettségének növelése; hatékony és korszerű szolgáltatások fejlesztése minőségcélok: 10 minőségcél (EKSz; dokumentációs környezet; tervszerű, rendszeres mérések; panaszkezelési politika; külső és belső kommunikáció összehangolása; szervezeti kultúra fejlesztése) küldetésnyilatkozat és jövőkép: az oktató és kutató munka támogatása, együttműködés a felhasználókkal, a nyomtatott és a digitális tudásvagyon összegyűjtése, feltárása, szolgáltatása, megőrzése
A K21 projekt eredményeinek hasznosulása a hálózati munkában III. Egységes dokumentumok hiányzó minőségirányítási dokumentumok aluldokumentált tevékenységek intézkedési terv a dokumentumok pótlására, aktualizálására (pl. EKSz Minőségirányítási kézikönyve; EKSz Szervezeti és működési szabályzata; EKSZ Sztenderd folyamatleírásai; belső és külső kommunikációs rendszer koncepciójának megalkotása; Szabályzat a nem megfelelő minőségű szolgáltatások javításához; stb.) dokumentálási követelmények = szervezeti önértékelés bizonyítékai
A K21 projekt eredményeinek hasznosulása a hálózati munkában II. Egységes szolgáltatások a tagkönyvtáraknak nyújtott szolgáltatások: IKR; közbeszerzések; gyűjtőköri egyeztetés; formai és tartalmi feltárás; továbbképzések; pályázatok; restaurálás, digitalizálás, kötészet; adatbázis-előfizetések; EKSz portál működtetése; digitális tartalomszolgáltatás a felhasználók különböző csoportjainak nyújtott szolgáltatások: katalógusok használata; általános és szaktájékoztatás; helyben használat; speciális szolgáltatások a fogyatékkal élők számára
Köszönöm a figyelmet! Boda Gáborné Köntös Nelli kontos.nelli@btk.elte.hu ELTE BTK Könyvtár- és Információtudományi Intézet K21 Folyamatirányítási munkacsoport