Útmutató új vizsgahely létesítését vagy meglévő vizsgahelyszín módosítását, bővítését kérő beadvány benyújtásához Formai követelmények A kérelmet 2 nyomtatott és egy elektronikus példányban kérjük benyújtani. Az első példány tartalmazza az összes eredeti illetve hitelesített dokumentumot, a második példány a másolatokat. A kérelem beérkezéséről és a formai ellenőrzés eredményéről a beérkezést követő 5 munkanap múlva a vizsgaközpontot tájékozatjuk, a vizsgahelyet külön nem. A formailag hiányos kérelem benyújtóját hiánypótlásra szólítjuk fel. Amennyiben a vizsgaközpont a hiánypótlási felhívásnak 22 munkanapon belül nem tesz eleget és a megállapított határidő módosítását sem kéri, a Ket. 31.. (2) bekezdésének értelmében a NYAK az eljárást végzéssel megszünteti. Ebben az esetben az eljárási díj nem téríthető vissza. A 137/ 2008. (V. 16.) Korm. rendelet 2009. okt. 1-jén hatályba lépett módosítása szerint a NYAK a kérelem beérkezésétől számított 30 munkanapon belül dönt. A fenti ügyintézési határidő további 15 munkanappal meghosszabbodik abban az esetben, ha a NYAK szakértőt rendel ki vizsgahelyszín-látogatás céljából. 1. Új vizsgahely akkreditációja 1.1. Akkreditációs díj befizetésének igazolása A befizetést a vizsgaközpont is, a vizsgahely is teljesítheti. Kérjük, hogy mindkét esetben szerepeljen a vizsgahely és a vizsgaközpont megnevezése is a közlemény rovatban. A befizetés igazolásaként a banki terhelési értesítés másolatát kérjük csatolni. 1.2. Alapító okirat, cégbejegyzés, FAT akkreditáció hitelesített másolata A másolat hitelesítését elvégezheti közjegyző vagy egyéb hivatalos személy, illetve a vizsgaközpont vezetője, vagy a leendő vizsgahely vezetője. Nem hitelesített fénymásolat nem elegendő. A fenti iratok tartalma alapvetően befolyásolja a vizsgahely létesítéséről szóló döntést. Ha ezek valamelyike érdemi részben módosul, kérjük, hogy a vizsgaközpont 22 munkanapon belül jelezze a NYAK-nak. A bejelentés módja az Útmutató 3. pontjában található. Amennyiben felülvizsgálat során derül ki, hogy a változás bejelentését a vizsgaközpont elmulasztotta, a vizsgahely akkreditációja visszavonható. Példák érdemi változásokra: A vizsgahely vezetőjének személye megváltozott A vizsgahely székhelye (telephelye) megváltozott A vizsgahely tulajdonosa, cégformája megváltozott A vizsgahely elnevezése megváltozott, stb. 1
1.3. Személyi állomány összesített adatlapja Csak az állandó munkatársakról (vezető, kapcsolattartó, informatikus) szükséges nyilatkozni és a titoktartási nyilatkozatukat csatolni. A vizsgáztatókról a vizsgahelynek nem szükséges nyilatkozni, mert a vizsgáztatók képzése és megbízása a vizsgaközpont feladata. A vizsgahelyen dolgozó teremfelügyelők névsora, adatlapja, nyilatkozata szintén nem kötelezően benyújtandó anyag, mert a működés során változhat. 1.4. Vizsgaközpont nyilatkozata a személyi állomány kiképzéséről Kérjük, hogy a képzést a nyilatkozattételt megelőzően bonyolítsák le, mert a képzés megtörténte az akkreditáció egyik feltétele. 1.5. Vizsgatermek, alaprajzok, fényképek Kérjük, hogy az akkreditálandó vizsgahely férőhely-igényét alapos tervezést követően állapítsák meg. Nem javasolt, hogy a vizsgahely indokolatlanul nagy számú teremmel rendelkezzen, de legyen biztosított a vizsgák zökkenőmentes szervezése. Termek A termek adatait táblázatban kérjük összefoglalni az alábbiak szerint: az intézmény neve és címe, ahol a terem található, terem neve vagy száma, (osztálynév pl. 6 b. nem jó, mert változhat), mire kívánják használni, (érdemes az írásbeli/hallásértés és szóbeli vizsgára egyszerre kérni akkreditációt) alapterület, férőhely. (Kérjük, hogy a biztonságos vizsgáztatás és az érvényes AK előírásainak együttes figyelembevételével határozzák meg. A vizsgabiztonság megőrzése érdekében a berendezési tárgyak függvényében egy vizsgázó számára 3 m 2 nél nagyobb területre is szükség lehet.) A feldolgozás megkönnyítése érdekében kérjük, hogy a beadvány elektronikus példányában ez a táblázat Word formátumban legyen. Alaprajz Az alaprajz benyújtása azért szükséges, hogy a termek tényleges elhelyezkedéséről és méretéről a hivatal képet kapjon. Ennek a célnak leginkább az eredeti műszaki rajz másolata felel meg. Ha ez nem áll rendelkezésre, az épület(rész) méretarányos amatőr rajza is megfelelő. Kérjük, hogy az alaprajzon látható termek megnevezése egyezzen a teremlistában megadott adatokkal. Az alaprajz nem megfelelő, ha a termeket csak sematikus téglalapokkal ábrázolják, illetve ha az alaprajz másolata olvashatatlanul kicsi vagy rossz minőségű. 2
Fényképek (fekete-fehér vagy színes) Fontos, hogy a képeken a termek vizsgáztatásra berendezett állapotban szerepeljenek. Egy teremről elegendő egy kép. Nincs szükség A/4-es képekre, egy oldalon minőségtől függően 8-12 kép is szerepelhet. A képeken látható termek sorrendje és számozása egyezzen a teremadatokat tartalmazó táblázattal, valamint alaprajzról leolvasható adatokkal. 1.6. Bérleti szerződés másolata Tartalmazza a bérleménnyel kapcsolatos összes adatot, a vizsgáztatásra szánt termek tételes felsorolását is beleértve. Nem megfelelő, ha a szerződés egyetlen tanévre szól, mert a vizsgahely gyakori helyszínmódosítása nem kívánatos. A bérleti szerződés nem tartalmazhat olyan kikötéseket, amelyek arra vonatkoznak, hogy bizonyos esetekben a terem mégsem áll a vizsgahely rendelkezésére. A bérbeadónak vállalnia kell, hogy a vizsgahelyszín fűtésről akkor is gondoskodik, ha a vizsgáztatásra hétvégén kerül sor. 1.7. Vizsgaközpont nyilatkozata az akadálymentességről A NYAK a vizsgaközpont nyilatkozatát kéri elsősorban, nem a vizsgahelyét. Akadálymentesség szempontjából akkor megfelelő a vizsgahely, ha van legalább egy akadálymentesen megközelíthető terem a szóbeli, írásbeli és hallásértés vizsgáztatáshoz, és onnan akadálymentesen elérhető egy megfelelő mosdó. 1.8. Honlap A honlapnak nem szükséges teljes részletességgel készen lennie az akkreditáció időpontjában, de ha készen van, akkor nem tartalmazhat téves, hiányos, elavult, vagy megtévesztő információkat. A működő vizsgahelynek folyamatosan rendelkeznie kell megfelelő elektronikus tájékoztató felülettel. A vizsgahely honlapjának tartalmáért a vizsgaközpont a felelős, ezért kérjük a nyilatkozatot a vizsgaközpont részéről. 1.9. Ügyfélszolgálat Adatszerűen elegendő bemutatni. Megfelelőnek akkor minősül, ha állandó helyszínen, heti több alkalommal, több órában áll az érdeklődők rendelkezésére. 1.10. Vizsgahely nyilatkozata a megfelelő vizsgakörülmények garantálásáról Nincs változás. 1.11. Együttműködési megállapodás a vizsgaközpont és a vizsgahely között Egy eredeti és egy másolati példányt kérünk csatolni. 3
1.12. A vizsga lebonyolításának helyi adottságokhoz igazított forgatókönyve Nem szükséges a vizsgaközpont teljes vizsgaszabályzatát és belső működési rendjét is mellékelni. 1.13. Vizsgaközpont felelősséget vállal az összeférhetetlenség kizárásáért és a vizsga teljes körűen szabályszerű lebonyolításáért Nincs változás. 1.14. Egyéb 2010. április 1-től az AK kissé módosult a vizsgahelyekre vonatkozó cégszerű követelmények tekintetében: A vizsgahely A: alapító okirattal rendelkező oktatási intézmény vagy B1: a gazdasági társaságokról szóló 2006. évi IV törvény 2. (2) bekezdésében meghatározott cégbejegyzéssel rendelkező gazdasági társaság, amely B2: Felnőttképzési Akkreditációs Testület (FAT) által kiállított intézményi akkreditációval rendelkezik, C1: bírósági nyilvántartásba vétellel jött létre és C2: Felnőttképzési Akkreditációs Testület (FAT) által kiállított intézményi akkreditációval rendelkezik. Amennyiben az akkreditálandó vizsgahely más vizsgaközpontnak már vizsgahelye, kérjük, hogy ezt tüntessék fel a beadványban a vizsgaközpont megnevezésével és az akkreditációs határozat számának megadásával. (Ez az információ nem befolyásolja a döntést, csak a pontos nyilvántartást segíti elő.) A formai ellenőrzőlapot nem szükséges csatolni, csak tájékoztató segédletként szerepel a NYAK honlapján. 2. Vizsgahely helyszínmódosítása és bővítése A kérelmek elbírálásakor minden esetben megvizsgáljuk, hogy az adott vizsgahely jelenleg hány férőhellyel rendelkezik és mennyi vizsgázója volt a jelenlegi és az azt megelőző évben. Amennyiben a férőhelyek száma nem állapítható meg, mert a vizsgahely még nem közölte az erre vonatkozó adatokat, a kérelmet nem tudjuk elbírálni. Ebben az esetben hiánypótlásra szólítjuk fel a vizsgaközponton keresztül a vizsgahelyet, ami jelentősen megnövelheti a kérelem átfutási idejét. Kérjük, hogy ennek elkerülése érdekében a helyszínmódosítási kérelem benyújtásával együtt a vizsgahely nyújtsa be az összes rendelkezésére álló terem pontos adatait, ha ezt korábban még nem közölte. Az adatokat kérjük táblázatba foglalni az alábbiak szerint: az intézmény neve és címe, ahol a terem található, terem érvényes neve vagy száma, funkciója (írásbeli, szóbeli, hallásértés), alapterülete, férőhely (biztonságos vizsgáztatás és az érvényes AK előírásainak együttes figyelembevételével kell meghatározni). 4
A tartósan használaton kívüli akkreditált termek törlését célszerű kérni, mert egy esetleges bővítési kérelem elbírálásakor hátrányosan érintheti a vizsgahelyet. Kérjük, hogy azt is jelezzék, ha hibás, hiányos, esetleg kettőzött adatsorok találhatók a termek listájában. 2.1. Helyszínmódosítás Általános tudnivalók Helyszínmódosításon azt értjük, ha a vizsgahely egyidejűleg kéri vizsgatermek kivonását és új termek akkreditációját. Fontos, hogy a kérelem akkor tekinthető jogosnak, ha a kivonandó és az új termek férőhelyeinek összessége nagyságrendileg azonos (+10%-ig). A helyszínmódosítási kérelmet akkor is teljes körűen kell benyújtani, ha az új helyszín az eddigiekkel azonos épületben található. A helyszínmódosítási kérelem elbírálásakor nem döntő szempont az, hogy a kérdéses termek más rendszerben már akkreditáltak, ezért az erre való hivatkozás nem helyettesíti a tényleges indokok benyújtását. Bejelentésük viszont célszerű, mert jelentősen megkönnyíti az ügyintézést. A NYAK nem támogatja, hogy a több vizsgaközponttal is szerződésben álló vizsgahelyek az egyik rendszerben már használt termeiket automatikusan átvigyék másik rendszerekbe is. Az erre irányuló kérelem bővítési kérelemnek minősül, elbírálása a bővítési kérelemmel azonos módon történik. A 2008 előtt akkreditált, de a vizsgahely vagy a vizsgaközpont hibájából a rexre fel nem vitt termek az adatközlés határidejének lejárata után automatikusan elvesztették az akkreditált státuszukat, ezért az erre irányuló kérelmeket nem tudjuk kezelni. Ha a vizsgahelynek megnövekedett a terem-szükséglete, kérjük, hogy nyújtson be bővítési kérelmet. 2.2. Helyszínmódosítás kérése Ha a vizsgahely a meglévő helyszínek helyett újakat kíván igénybe venni, kérelmét indokolnia kell. A kérelemhez benyújtandók részletes leírása azonos az új vizsgahelyek vizsgahelyszínekre vonatkozó részével ( lásd 1.5, 1.6, 1.7.). A vizsgahely akkreditációs határozatának másolatát kérjük, hogy minden esetben csatolják a beadványhoz. Ha a vizsgahely székhelye és ügyfélszolgálatának helye is megváltozik, akkor az erről szóló dokumentációt is be kell nyújtani. A székhely, telephely megváltozását cégbírósági végzés hitelesített másolatával kérjük igazolni, az új ügyfélszolgálat elérhetőségét és nyitva tartását szintén kérjük megadni. 5
2.3. Helyszínmódosítás kérése felújítás idejére Ha a vizsgahely átmenetileg szeretne új vizsgatermekben vizsgáztatni, kérjük, hogy a kérelemben ezt jelezzék. Ebben az esetben az átmenetileg nem használható termek akkreditációját felfüggesztjük az új termek akkreditációjával egyidejűleg. Az átépítés befejezését követően a vizsgahely kérheti az eredeti állapot helyreállítását és az ideiglenesen használt termek forgalomból történő kivonását. (A felújított termeken felül az ideiglenesen használt termek megtartására vonatkozó kérelmet a helyszínbővítési kérelmekkel azonos módon bíráljuk el.) 2.4. Helyszínbővítés A helyszínbővítési kérelem akkor tekinthető indokoltnak, ha a vizsgahelyen az adott vizsgarendszerben az előző naptári évhez képest a vizsgázói létszám jelentősen (minimum 100 fő) megnőtt. Indokoltnak minősül a helyszínbővítés kérése abban az esetben is, ha a vizsgahelyen az adott vizsgarendszerben az előző naptári évhez képest a vizsgázói létszám növekedése nem érte el a 100 főt, de a vizsgahelyen az egy vizsgaidőszakban jelentkezők száma esetenként meghaladja a vizsgahely összes férőhelyeinek számát. A kérelmezett bővítés mértékének mindkét esetben arányban kell állnia a vizsgázói létszám növekedésével. 3. Vizsgahelyet érintő lényeges változások bejelentése A változás bejelentéséhez kérjük, hogy minden esetben csatolják a változást igazoló hivatalos irat hitelesített másolatát. A vizsgahelyet érintő változás bejelentése a vizsgaközpont feladata. A bejelentéseket 22 munkanapon belül visszaigazoljuk. Új határozatot csak akkor adunk ki, ha a változással keletkező cég újnak minősül és nem jogutódja a régi cégnek, illetve a régi cég is működik tovább más tevékenységekkel. Ilyenkor a korábbi cég megszűnését kell igazolni, vagy a továbbra is létező régi cég vezetőjének le kell mondania a vizsgahely státuszáról, az újnak pedig szerződnie kell a vizsgaközponttal. Mivel az ilyen esetekben csak papíron keletkezik új vizsgahely, a gyakorlatban nem, ezért a módosítás kérelmezése díjtalan. 6