Integrált ügyviteli rendszer: Kettős könyvelés modul

Integrált ügyviteli rendszer: Kettős könyvelés modul Használati útmutató 1988-2015. 3100.Salgótarján Fő tér 1. tel.: 36-32-423-912, e-mail minorg@minorg.hu Internet: http://www.minorg.hu/

1.oldal Tartalomjegyzék. 1 Környezeti feltételek, műszaki adatok... 4 2 Általános jellemzők... 6 2.1 Menütérkép... 6 2.2 Multi Editor Multi form... 9 2.2.1 A multi editor szerkezete... 9 2.2.2 A multiform... 10 2.2.3 További lehetőségek, tippek és javaslatok... 11 2.3 Sémák kezelése... 12 3 Programfunkciók részletes áttekintése... 14 3.1 Az első indítás... 14 3.2 Adattárak... 17 3.2.1 Ügyfél kiválasztása... 17 3.2.2 Törzsadattárak... 17 3.2.2.1 Partnerek... 18 3.2.2.2 Számlatükör... 19 3.2.2.3 Mérleg... 22 3.2.2.4 Eredménykimutatás... 24 3.2.2.5 Dokumentumtár... 26 3.2.3 Operatív műveletek... 28 3.2.3.1 Könyvelés... 28 3.2.3.2 Pontozás... 31 3.2.3.3 Nyitás... 33 3.2.3.3.1 Az induló nyitás... 33 3.2.3.3.2 Az éves nyitás... 34 3.2.3.4 Feladások... 37 3.2.3.5 Nyomtatási műveletek... 38 3.2.3.6 Könyvelési listák... 40 3.2.3.6.1 Könyvelési napló... 40 3.2.3.6.2 Számla karton... 42 3.2.3.6.3 ÁFA bevallás... 43 3.2.3.6.4 Főkönyvi kivonat... 44 3.2.3.6.5 Mérleg... 45 3.2.3.6.6 Eredménykimutatás... 46 3.2.3.6.7 Nyitott tételek... 48 3.2.3.6.8 Költségek elsődleges és másodlagos számlákra... 49 3.2.3.6.9 Számlák forgalma... 49 3.2.3.7 Elektronikus feladások... 51 3.2.3.8 Adatok átvétele... 52 4 Archív nyilvántartás... 53 4.1 Könyvelt bizonylatok... 53 4.2 Könyvelt tételek... 54 4.3 Bizonylatok archiválása... 54 4.4 Adattárak karbantartása... 56

2.oldal 5 Kód-szótárak, paraméterek... 58 5.1 Kód-szótárak... 59 5.1.1 Rendszer szintű kód-szótárak... 59 5.1.2 ÁFA kódok... 59 5.1.3 Projekt kódok... 60 5.2 Paraméterek, beállítások... 61 5.2.1 Könyvelőiroda adatai... 61 5.2.2 Általános paraméterek... 62 5.2.3 A könyvelési beállításai... 63 5.2.4 Átvezetési számlák... 64 5.3 Szolgáltatások... 64 5.3.1 Rendszer szolgáltatások... 64 5.3.2 Eseménynaplózás... 65 6 Rendszer... 65 6.1 Céginformáció... 66 6.1.1 Ügyfelek karbantartása... 67 6.1.2 Rendszer környezet... 69 6.1.3 Rendszer beállítások... 70 6.1.4 Bejelentkezés, felhasználóváltás... 71 6.1.5 Felhasználói fiókok... 72 6.1.6 Gépnapló... 76 6.1.7 Adattárak mentése... 78 6.1.8 Adattárak visszatöltése... 79 6.1.9 Szervízfunkciók... 79 6.1.10 Nyomtató beállítása... 81

3.oldal Köszönjük, hogy terméket választott! Az msys Integrált Ügviteli Rendszer vállalkozások, gazdasági társaságok, valamint könyvelő irodák számára kifejlesztett programtermék, mely teljes körű és hatékony támogatást nyújt a számviteli, ügyviteli feladatok elvégzésében. A rendszer telepíthető egyedi gépekre és hálózatra egyaránt. Rugalmas lehetőséget biztosít más rendszerekkel történő kapcsolatokra is. A kettős könyvelési modul a "tömeges" könyvelés igényének elve alapján készült. Alkalmas nagyméretű adatbázisok kezelésére is. Kezelőfelülete letisztult, felhasználóbarát. Változatai: A. egy céges: Modulonként egyetlen licencet tartalmaz. A több cég kezeléséhez (cégnyitás, kötegelt műveletek) szükséges funkciók nem jelennek meg, mivel ezek feleslegesek. B. több céges: Cégenként, modulonként önálló licenceket használ, lehetővé téve a licencenkénti beállítást C. könyvelő irodai: Nem tartalmaz a cégek számára vonatkozó korlátozást, tetszőleges számú, akár jelentősen eltérő cég nyitása megengedett, a licenc csak az összes tételszámot tartalmazza. A többcéges változatok esetében az egyes cégek között a programból történő kilépés nélkül átválthatunk. Több, kötegelt műveletet használhatunk nyomtatás, elektronikus feladások, karbantartási, archiválási műveletek melyek jelentősen gyorsítják, egyszerűsítik a munkavégzést. A rendszerhez kényelemes frissítő program tartozik, mely lehetővé teszi a rendszer moduljainak naprakészen tartását interneten keresztül, vagy CD-ről is. A frissítések ennek következtében egyszerűen, különösebb szakmai háttér nélkül is biztonsággal elvégezhetők. A könyvelési modul a szokásos kettős könyvelés műveletein túlmenően számos, a munkavégzést egyszerűsítő szolgáltatást biztosít könyvelési sémák, feladási varázslók Képes közvetlenül beolvasni más rendszerekből származó adatokat, például számlák, bérfeladások. Ezenkívül a szükséges adatátadások is rendelkezésünkre állnak Áfa bevallás, mérleg. A nyilvántartásokat tartalmazó képernyők az igényeknek megfelelően átalakíthatók, formázhatók. Tetszőleges keresési, csoportosítási műveleteket végezhetünk, így kiváló eszköz vezetői döntés előkészíts esetén. Adatainkat a megfelelő szűrés, rendezés, formázás után közvetlenül átadhatjuk olyan programoknak, mint az MS Excel. Bízunk benne, hogy rendszerünket örömmel és megelégedéssel használják. Minorg Kft. www.minorg.hu

4.oldal 1 Környezeti feltételek, műszaki adatok Az msys vállalkozások, gazdasági társaságok, valamint könyvelő irodák számára kifejlesztett programtermék, mely teljes körű és hatékony támogatást nyújt a számviteli feladatok elvégzésében. Az msys rendszer kettős könyvelési modulja indítás után az alábbi ablakban jelenik meg: Hardverkövetelmények: msys kettős könyvelés A Rendszer működéséhez az alábbi hardver előfeltételek szükségesek: Minimális konfiguráció Ajánlott konfiguráció További rendszerkövetelmények CPU: 1 GHz RAM: 1 GB VGA:1024x768 (32) CPU: 2 GHz RAM: 2 GB VGA:1280x1024 (32) Szabad hely a telepítési partíción: 100 MB a kezdeti állapothoz, azonban az adatbázis növekedéséhez további szabad helyre van szükség! Operációs rendszer: Windows XP/Vista/7, továbbá szerver verziók (2000/2003/2008), Telepített nyomtató, internetkapcsolat a frissítéshez

5.oldal Rendszeradatok: Az msys Integrált Ügviteli Rendszer 32 bites Windows alkalmazás, mely a FireBird adatbázis motorral kliens/szerver rendszerként működik. A rendszer a FireBird 1.5.x (1.5.6) tól kezdve a 2.5.x verziókkal használható egyedi gépeken, illetve hálózatokban. Együttműködik a 32 és 64 bites adatbázismotorokkal egyaránt. A rendszer tartalmaz minden, a telepítéshez és üzemszerű használathoz szükséges programot, dokumentációt, továbbá számos egyéb segédprogram és cikk található honlapunkon.

6.oldal 2 Általános jellemzők A rendszer moduljai un többablakos alkalmazások, ami azt jelenti, hogy minden nyilvántartás, gyermek ablak, a főablakon, szülő ablakon belül jelenik meg. Egyszerre több nyilvántartás is megnyitható, továbbá egy nyilvántartás több példányban is kezelhető. A főablaknak (és csak a főablaknak) van menüsora, továbbá a gyakran használt funkciókat a menüsor alatt található eszközsorokról is elérhetjük. A menü- és eszközsorok igény esetén átalakíthatók, azokon további eszközöket helyezhetünk el. (kattintás az eszközsoron az egér jobb gombjával, majd a párbeszédpaneled elvégezhetők a módosítások) A rendszer teljes megjelenése, valamint a főablakban megjelenő háttérkép tetszés szerint, felhasználónként szabadon átalakítható, testre szabható (ld. rendszer beállítások). 2.1 Menütérkép Menütérkép: Adattárak A modul adattárai * Ügyfél kiválasztása... Ügyfél kiválasztása... * Törzsadattárak Törzsadattárak, a programmodul fő nyilvántartásai ** Partnerek Partnerek, vevők, szállítók nyilvántartása. ** Számlatükör Számlatükör beállításai, karbantartási műveletek ** Mérleg kódok Mérleg azonosítók beállításai, karbantartási műveletek ** Eredmény kódok Eredmény kimutatás beállításai, karbantartási műveletek ** Dokumentumtár A rendszerben tárolt dokumentumok nyilvántartása. * Operatív műveletek Operatív műveletek ** Könyvelés Könyvelési műveletek ** Pontozás Számlák pontozása ** Nyitás Új üzleti év nyitása ** Feladások *** Telefon Telefonszámlák feladása *** Reprezentáció Reprezentációs költségek feladása *** Cégautóadó Gépjármű adók feladása ** Nyomtatási műveletek Listák, táblázatok nyomtatása. ** Elektronikus feladások Elektronikus adatforgalom (Export/Import) ** Adatok átvétele Adatok átvétele külső rendszerektől (Export/Import) * Archív nyilvántartás Archív nyilvántartások ** Könyvelt bizonylatok Könyvelési bizonylatok nyilvántartása ** Könyvelt tételek Könyvelési tételek nyilvántartása ** Bizonylatok archiválása Archív adatok exportálása ** Adattárak karbantartása Adattárak karbantartása, tömörítése * Kódszótárak, paraméterek Az alkalmazás/rendszer kódszótárai, paraméter táblázatai. * Adatforgalom... Adatok export/import műveletei.

7.oldal * Mindent bezár Minden ablak bezárása. * Kilép Kilépés a rendszerből. Nyomtatás Standard listák, űrlapok * Könyvelési statisztika Statisztikai kimutatások * Mentett listák megtekintése Mentett listák adatlapok (QRP) megtekintése, nyomtatása. Rendszer Beállítások, paraméterek * Céginformációk A felhasználó/ügyfél adatai. * Ügyfelek karbantartása Ügyfelek adatainak karbantartása... * Rendszerkörnyezet Rendszerkörnyezet beállításai. * Rendszer beállítások A rendszer paraméterei. * Felhasználóváltás Felhasználóváltás. * Felhasználói fiókok Felhasználói fiókok, jogosultságok beállítása, kezelése. * Gépnapló Gépnapló megjelenítése, lekérdezése. * Adattárak mentése... Adattárak mentése. * Adattárak visszatöltése... Adattárak visszatöltése. * Szervízfunkciók... Adattárak vizsgálata, hibakeresés, hibajavítás. * Nyomtató beállítása Nyomtató kijelölés, beállítás. Nézet Az alkalmazás megjelenésének beállítása * Rendszereszközök Eszközsor be-,kikapcsolása. * Moduleszközök Eszközsor be-,kikapcsolása. * Státuszsor Státuszsor be-,kikapcsolása. Ablak Ablakbeállítások * Mozaik elrendezés Ablakok mozaikszerű elrendezése. * Lépcsőzetes elrendezés Ablakok lépcsőzetes elrendezése. * Ablakok ikonizálása Ablakok ikonizálása. * Ikonok elrendezése Ikonok elrendezése. * Nyitott ablakok Eszközök Rendszerszintű eszközök * Jegyzetek Emlékeztető, jegyzetek kezelése. * Számológép Beépített kalkulátor hívása. * Eszközök testre szabása Külső eszközök, dokumentumok beállításai. Súgó A program súgó rendszere * Tartalom... A súgó tartalomjegyzéke. * Témakörök keresése... A súgó témaköreinek megjelenítése. * Súgó használata A súgó használata. * Minorg Kft. web oldala Minorg Kft. web oldala * E-mail a Minorg Kft.-nek E-mail a Minorg Kft.-nek * Regisztráció... A rendszer regisztrációs, licenc adatai. * Frissítések keresése... Frissítések, új verziók keresése. * Névjegy... A programrendszer névjegye. Eszközsor: Ügyfél kiválasztása... A felhasználó/ügyfél adatai. Felhasználóváltás.

8.oldal Felhasználói fiókok, jogosultságok beállítása, kezelése. Nyomtató kijelölés, beállítás. Gépnapló megjelenítése, lekérdezése. Adattárak mentése. Adattárak visszatöltése. Ablakok mozaikszerű elrendezése. Ablakok lépcsőzetes elrendezése. Ablakok ikonizálása. Emlékeztető, jegyzetek kezelése. Beépített kalkulátor hívása. A súgó tartalomjegyzéke. A súgó témaköreinek megjelenítése. A súgó használata. A programrendszer névjegye. Kilépés a rendszerből. Törzsadattárak, a programmodul fő nyilvántartásai Operatív műveletek Archív nyilvántartások Gyakran használt nyomógombok Kilépés a módosítások átvezetésével A témakör súgója Nyomtatás Export és Import Átkapcsolás osztott képernyőre, vagy vissza. Kijelölt tétel törlése

9.oldal 2.2 Multi Editor Multi form A MINORG rendszerek egyik legfontosabb jellemzője a Multi Editor - Multi Form" technológia alkalmazása, mely egy programozási, programfejlesztési filozófia is egyben. A Multi Editor - Multi Form" megvalósítás minden programnak, minden funkciónak azonos kezelő felületet és funkcionalitást biztosít, így összetett programrendszerek kezelésének elsajátításához lényegesen rövidebb idő szükséges, mint a hagyományos direkt rendszerek esetén. A multi editor szolgáltatásai meglehetősen széles körűek, továbbá a rendszer összes moduljára egységesen alkalmazhatók, ezért annak bemutatását egy külön dokumentációban tárgyaljuk. Az alábbiakban csak a legfontosabb meghatározásokra térünk ki. A Multi Editor meghatározása A Multi Editor egy általános kezelőfelület, mely egyetlen nyilvántartás hatékony kezelését teszi lehetővé. A Multi" szó egyrészt arra utal, hogy a nyilvántartás adatait az egyes adatkezelő műveletek során (bővítés, módosítás, törlés) többféle, eltérő megjelenésű felületen érhetjük el, kiválasztva az adott pillanatban legmegfelelőbb megjelenítési módot, másrészt egy olyan eszközválasztékot biztosít, mely segítségével az igényeinknek megfelelő működést biztosíthatjuk (szerkesztés, formázás, szűrés, keresés export.). A Multi Form meghatározása A Multi Form több, összekapcsolt Multi Editorból felépülő formátum (ablak), mely több, logikailag összetartozó nyilvántartás egyidejű kezelését biztosítja. A Multi Form felügyeli az egyes nyilvántartások közötti kapcsolatokat, lehetővé téve a nyilvántartások közötti adatátadást is (ld. később, számított oszlopok", idegen oszlopok"). A Multi Editor - Multi Form" technológiának köszönhetően az egyes programok és alkalmazások nem igényelnek szerteágazó menürendszert és számtalan funkciót ahhoz, hogy a mai szoftverektől elvárható rugalmas kezelőfelület mellett biztosítva legyen a magas szintű vezetői információelemzés akár szélsőséges, előre nem meghatározott kérdésekben is. A technológia előnyei: Egységes, rugalmasan formázható kezelőfelület (adatbányászat). Az adathalmaz hatékony formázása (szűrés, rendezés, csoportosítás, stb...) Számított" oszlopok használata a táblázatokban. A kapcsolódó nyilvántartások közötti átjárhatóság, idegen" oszlopok használata. Hatékony jelentéskészítés (riport generátor). Az adatok, formátumok egyszerű nyomtatása, mentése más adatformátumokba. Egyszerű kezelés, a Windows általános programjainak ismeretében a programkezelés rövid idő alatt, magas szinten megtanulható. 2.2.1 A multi editor szerkezete Az egyes nyilvántartások adatainak ábrázolása során a táblázatos megjelenítés képviseli az adattárolás logikai megvalósításához leginkább hasonló technikát. A nyilvántartás adatai sorokba (rekordokba) rendezve jelennek meg, ahol a rekordok adatai a táblázat oszlopaiban találhatók. Az egyes adatok bevitelére, módosítására szolgáló területet celláknak, vagy adatbeviteli mezőnek hívjuk.

10.oldal Multi Editor táblázatterülete a rendszer alapvető felülete, mely az alábbi részekre osztható: Hasáb fej sor, ahol az egyes oszlopok csoportosítva, hasábokba rendezve kerülnek megjelenítésre. Oszlop fej sor, az egyes oszlopokban található adatok megnevezését tartalmazó fejléc. Adatterület, mely a nyilvántartás adatait, az adatbeviteli mezőket tartalmazza. Az adatterületen található mezők, vagy cellák eltérő tulajdonságokkal rendelkezhetnek; egyesek nem módosíthatók közvetlenül, ezek eltérő színnel jelennek meg, míg mások összetett adatbeviteli lehetőségeket kínálnak. A táblázathoz vízszintes és függőleges görgetősáv" tartozik, mely a táblázaton belüli navigálást teszi lehetővé. A pozícionálási műveleteket egyébként a billentyűzeten keresztül (kurzorvezérlő billentyűk), vagy az eszközsoron található navigátor" segítségével egyaránt végezhető. A táblázat megjelenése, a benne található adatok elrendezése szabadon módosítható. Ezzel nemcsak a pillanatnyi feladathoz legjobban megfelelő, és leginkább áttekinthető forma alakítható ki, hanem a megszerkesztett táblázat nyomtatható, vagy átadható (exportálható) további programok felé. A táblázat megszerkesztésével tetszetős és hatékony jelentések készíthetők nyomtatásban, vagy Excel és Html formátumban egyaránt. A táblázat alábbi formázása külön funkciók hívása nélkül is elvégezhető: Oszlopszélesség megváltoztatása: Az oszlop fejlécének jobb, vagy balszélét az egérrel megfogva" oldalirányban elmozdítható, ezzel az oszlop szélessége tetszés szerint növelhető, illetve csökkenthető. Oszlopok sorrendjének megváltoztatása:az oszlop a fejlécen megfogva, az egérrel tetszőleges helyre áthúzható. Ezzel lehetőség adódik azok sorrendjének megváltoztatására. Többsoros táblázatok kialakítása:a táblázat fejlécének alsó széle az egér segítségével függőlegesen elmozdító, ezzel nemcsak a fejléc osztható több sorra, hanem a táblázat adatterülete is. Ezt követően az oszlopfejlécek egymás alatti elhelyezésével, az adatok is több sorban jelennek meg. További formázási, illetve egyéb műveletek az előbukkanó" menük segítségével végezhetők el. A menük a táblázat megfelelő pontján, az egér jobboldali gombjának kattintásával nyithatók meg. 2.2.2 A multiform A Multi Editor továbbfejlesztésének köszönhetően, a több Multi Editor összekapcsolása egy Windows ablakban (Multi Form-on) további lehetőségeket biztosít számunkra. A Multi Form kezeli az egyes nyilvántartások közötti logikai kapcsolatokat, és elvégzi az összes kapcsolódó adminisztrációt. Ennek köszönhetően a nyilvántartásokban nemcsak egyszerű számított oszlopok alkalmazhatók, melyek a kiválasztott táblázat adataiból építkezhetnek, hanem közvetlenül használhatók a kapcsolódó nyilvántartások adatai is.

11.oldal 2.2.3 További lehetőségek, tippek és javaslatok Az egyik leglényegesebb tulajdonság, hogy tetszőleges nyilvántartás tetszőleges oszlopa áthúzható bármely másik nyilvántartás oszlopai közé, mint ahogy az megtehető egy táblázaton belül. A Multi Form az idegen oszlopok esetében, továbbá olyan számított oszlopok kiértékelésekor, melyek idegen mezőváltozókat is tartalmaznak, figyelembe veszi a beállított szűrőket és rendezéseket is, így lehetőség van az idegen, a táblázatban eredetileg nem található adatok finom hangolására is. Az alábbiakban olvashatók azok a jelentősebb lehetőségek, melyeket a Multi Editorok összekapcsolásával a Multi Form technológia biztosít: 1. Idegen, tehát más nyilvántartások adatainak beépítése a nyilvántartásokba. 2. Számított oszlopok létrehozása, melyek nem csak konstans adatok, és a kiválasztott táblázat adataiból épített kifejezéseket tartalmaznak, hanem a relációs elvek szerint kapcsolódó egyéb táblák adatait is. 3. Mivel a fő- és alnyilvántartások adatai keverhetők, vagyis egyetlen virtuális táblázatban is megjeleníthetők, azok nyomtatása, exportálása valódi adatbányászatot tesz lehetővé programozó, vagy szervező közreműködése nélkül is. A Multi Editor Multi Form többcélú eszköz, a használat céljától és módjától függően alkalmazható egy tömeges elszámolás előkészítéséhez, amikor a cél a nyilvántartás megfelelő előkészítése, de használható adatbányászat -hoz, vagy listagenerátorként is.

12.oldal 2.3 Sémák kezelése A gyakran visszatérő könyvelési bizonylatok érdekében létrehozott funkció. A sémák valójában kontírozott űrlapok, melyek az ismétlődő, vagy adataiban jelentősen hasonló bizonylatok könyvelését segíti Séma két módon hozható létre: Könyvelés közben Archívból történő mentéssel A séma a bizonylatszám kivételével minden fej és tétel információt tartalmaz. Betöltése a könyvelésben a napló kiválasztása és bizonylatszám megadása után lehetséges Sémakezelés könyvelés közben

13.oldal Sémakezelés az archívumban

14.oldal 3 Programfunkciók részletes áttekintése 3.1 Az első indítás A telepítést, vagy újabb cég, modul megnyitását követően az első alaklommal bizonyos beállítások szükségesek. Erre a modul első indítása során van lehetőségünk. Az első indításkor egy varázslóablak jelenik meg. A folyamat alatt több olyan művelet is végrehajtásra fog kerülni, amelyek már a későbbiekben nem vonhatók vissza, ezért célszerű fokozott óvatossággal dönteni bizonyos beállításokról. Az első indítás lépései:

15.oldal Cégadatok megadása 1. Cégadatok megadása (név, logó, intézményi számok ) A könyvelés beállítása

16.oldal 2. A cég könyvelési módja, azaz a 6-7es számlaosztály használatáról hozott döntés. A három eshetőség: Csak 5-ös számlaosztály használata Elsődleges 5-ös Elsődleges 6-7-es A kiválasztott könyvelési típus alapján töltődik fel a számlatükör. Ezen az ablakon lehet kiválasztani, hogy mekkora terjedelmű kezdő számlatükörrel szeretné a felhasználó megkezdeni a munkáját. 3. A mérleg és eredménykimutatás típusának a kiválasztása. Az msys felkínálja az egyszerűsített, továbbá A és B típusú mérleget és ennek megfelelően a hozzátartozó forgalmi vagy összköltség eljárással készülő eredménykimutatás kódokat. A két kódszótár feltöltése természetesen nem foglalja magába a mérleg és eredmény kódok a számlatükörrel történő összehangolását, amit a felhasználónak kell kézzel elvégeznie. Az indítás utáni eredmények

17.oldal 3.2 Adattárak Az adattárak menüpont a kiválasztott ügyfél könyvelésével kapcsolatos összes információt magába foglalja. A rendszer elkülönítve foglalkozik a paraméter beállításokkal, a könyvviteli feladatokkal és archívumokkal. Ezen a ponton választható ki, hogy a jogosultsági beállításoktól függően, melyik hozzá tartozó ügyfél számviteli feladatait szeretné ellátni a felhasználó. 3.2.1 Ügyfél kiválasztása A művelet csak többcéges, vagy irodai verziókban használható, lehetővé teszi a regisztrált ügyfelek közötti váltást, kiválasztást. A további műveletek mindig az itt kijelölt ügyfélre értendők. 3.2.2 Törzsadattárak Törzsadattárak menüpont alatt a kettős könyvelés kódtáblázatai találhatók. Itt történik a kiválasztott ügyfél számlatükrének és mérleg- valamint eredmény kódjainak a finombeállításai. Továbbá itt található dokumentumtár, amely az ügyfelek számára fontos iratokat, listákat és egyéb dokumentumokat kezeli (Multiform-Multieditor).

18.oldal 3.2.2.1 Partnerek A partner törzsben az aktuális vállalkozás üzleti partnerei kerülnek nyilvántartásra. Ezt a törzset a vevő-szállító folyószámla miatt kötelező vezetni. A vevő és a szállító főkönyvi számot a számlatükörben alá kell bontani, és a partner rögzítésekor kiválasztani. Új partner felvitele a legfontosabb adatait. nyomógombbal lehetséges. Itt lehet rögzíteni a partner Partner törzs alapadatok Elérhetőségek

19.oldal Lehetőség van a partnertörzsben különböző dokumentumok tárolására. Célszerű pl. a szerződéseket csatolni a partnerekhez. Bármilyen dokumentumot a nyomógomb segítségével csatolhatunk. 3.2.2.2 Számlatükör Kapcsolt dokumentumok A kiválasztott cég számlatükrének karbantartására szolgáló programfunkció. Az adattár tételeit a számlaszám azonosítja, többször ugyanaz a számlaszám nem szerepelhet a számlatükörben. A számlatükör számlaszámai fastruktúra-szerűen épülnek fel. A számlaosztály aláosztásával számlacsoportokat, azok aláosztásával számlákat, alszámlákat, stb. lehet meghatározni. A legalsó szinten aláosztott számla Levél jellegű. A program figyeli és automatikusan beállítja a számla Gyűjtő / Levél jellegét. A gyűjtő számlák a könyvelés során nem választhatók, csak a levél jellegűekre enged a program könyvelni A számlakód alapján dönti el a rendszer, hogy az adott számlára milyen ellenőrzések vonatkoznak, mely könyvelési funkciókban szabad, illetve tilos azt használni. A számlakód adattár része a rendszernek, de a karbantartása kizárólag a MINORG által végezhető el. A számla kódja csak akkor módosítható, ha a számlára még nem történt könyvelés. Számla kódok: B=bank P=pénztár A=áfa V=vevő S=szállító K=költség

20.oldal X=kapcsolódó (másodlagos költség) E=egyéb A számla T/K jellege alapján kínálja fel a rendszer a könyvelés során a könyvelendő tétel jellegét. A valutával kapcsolatos információkat a bank, illetve pénztár jellegű számláknál az első tétel könyvelésekor kell megadni. A továbbiakban az első könyvelési tételben megadott valutában enged csak az adott számlára könyvelni a rendszer. Ha a számla mérleg- / eredményszámla, akkor a mérleg- / eredmény kimutatás azonosítóját meg lehet adni. A program egy választóablakban felkínálja a választható kódokat. Mivel ezeket a kódokat a rendszer nem tárolja a forgalmi adattárakban, ezért a kódok meghatározása tetszőleges időpontban történhet. Az utólagos megadás nem befolyásolja a könyvelés helyességét, csak a mérleg, illetve eredmény kimutatás adattartalmát módosítja. Az egyes számlákhoz tartozó Áfa?, illetve Projekt? jelzőknek csak a könyvelés során van funkciójuk. A könyvelés során azt mutatják, hogy az adott tételhez számolni kell-e áfát, illetve a tételt kell-e gyűjteni projektre. A Pontozandó? jelző a folyószámla-pontozásba beválogatandó számla. Azt mutatja meg, hogy az adott számlához tartozó forgalmi tételeket szükséges-e összepárosítani, pontozni. (jellemzően a vevő, szállító számláknál lehet erre szükség) Tetszőleges időpontban bekapcsolható, kikapcsolható. Az Értékelendő? jelző arra ad információt, hogy a nyitás előtt javasolt-e az adott számla egyenlegét értékelni. Értékelendőnek javasolt a valutaszámlákat, az értékpapírokat nyilvántartó számlákat...stb minősíteni. Tetszőleges időpontban bekapcsolható, kikapcsolható. A rögzített adatok táblázatos módban is megjeleníthetők. A multieditor segítségével szerkeszthetők is.

21.oldal Induláskor a rendszer felkínálja a MINORG. által előre elkészített nyers számlatükröt, mely bármikor importálható a későbbiekben, ugyanakkor szabadon szerkeszthető, törölhető. Más forrásból történő.dat kiterjesztésű fájlok importálásra is felkészült az msys. A végleges számlatükröt szükségszerűen kilehet exportálni. Ezekről a programfunkciókról részletes leírás az Import/Export bekezdésben található. A számlatükör tételeinek törlése korlátozva van. Azon túl, hogy csak levél típusú számlák törlése engedett, a számla egyenlege 0 kell, hogy legyen. Az egy szám hosszú számlaosztályok törlése nem megengedett! Lásd még: - Import/export - Mérleg - Eredménykimutatás

22.oldal 3.2.2.3 Mérleg A számviteli mérleg összeállításának segédletére szolgáló kódszótár. A mérleg összeállítása mérlegkódok segítségével történik. A mérleg kódok felépítése a számviteli törvénynek megfeleltethető. Az adattárak egyes tételeit ezek a kódok azonosítják. Alapfeltétel, hogy egy kód többször ne szerepelhessen az adattárban. Ha valamely kódra történt hivatkozás a rendszerben, akkor az adott tételt a program nem engedi törölni. (a törlés nyomógomb le van tiltva) A mérleg kódszótár feltöltése az első indításkor történik. A rendszer tartalmazza a számviteli törvény által javasolt egyszerűsített, A és B típusú mérlegsémákat. Későbbiekben a kiválasztott mérlegséma lecserélése történhet kézi szerkesztéssel vagy más általunk felkínált mérleg séma importjával. A számlatükörben a Mérleg mezőben ad lehetőséget a rendszer a mérleg-számlák besorolására. A besorolás, illetve ennek módosítása bármikor történhet a tényleges mérleg elkészítése előtt. A mérleg típusának megváltoztatása, vagy a mérlegsorok megváltoztatása után a számlatükörben is ellenőrizni kell az egyes mérlegszámlák besorolását (a mérleg mezőt), és szükség esetén módosítani kell ott is. Az import/export funkciónak köszönhetően a felhasználó más rendszertől átvett mérleget bemásolhatja, illetve az itt elkészítettet kimentheti.dat kiterjesztésű fájlokba és így átmásolni más cégek kiinduló mérlegének. Mérleg kódok

23.oldal A mérleg kódok Leírás: A mérleg kódok segítségével készíthető el a mérleg kimutatás vázlata. A már elkészített mérleg kódokat a számlatükörben hozzárendelhetjük a Főkönyvi számlákhoz. A rendszer első nyitáskor sablonként felkínálja a számviteli törvény által javasolt mérleg típusokat, melyeket a felhasználó utólag módosíthat. Azonosító: Olyan egyedi kulcs, mely a Főcsoport, Csoport és Sorszám kombinációjából adódik. Értelemszerűen ezek az azonosítók kerülnek felkínálásra a számlatükör és mérleg közti kapcsolat szerkesztésekor; továbbá az azonosítók formája mindkét mérleg típusban megegyeznek. Az ismétlődés nincs engedélyezve! Főcsoport: A számviteli mérleg legmagasabb szintű gyűjtőcsoportja, mely a számlatükörrel ellentétben törölhető. A rendszer a főcsoportokat az angol ábécé szerint kezeli. Csoport: A számviteli mérleg sorszámainak gyűjtő csoportja. A rendszer I-től XX-ig kezeli a csoportokat. Sorszám: A számviteli mérleg legalsó szintű sorai. Ezen tételek alábontása nem lehetséges. A számozásuk 0001-től 9999-ig terjed. Megnevezés: Mérleg tételek megnevezése. Lásd még: - Import/export - Számlatükör - Eredménykimutatás

24.oldal 3.2.2.4 Eredménykimutatás Az eredménykimutatás a mérleghez hasonló tulajdonságokkal rendelkező kódszótár. Itt történik a számlatükör főkönyvi számláihoz csatolható eredménykódok létrehozása és szerkesztése. Többször ugyanaz a kód nem szerepelhet az adattárban. A program ezen kívül ellenőrzi, hogy a sor-azonosító se kerüljön ismétlésre. Ha valamely kódra történt hivatkozás a rendszerben, akkor az adott tételt a program nem engedi törölni. (a törlés nyomógomb le van tiltva) Az eredmény kódszótár feltöltése az első indításkor történik. A rendszer tartalmazza a számviteli törvény által javasolt egyszerűsített, A és B típusú, azon belül forgalmi vagy összköltség eljárással készítendő eredménykimutatás sémákat. Későbbiekben a kiválasztott EK séma lecserélése történhet kézi szerkesztéssel vagy más általunk felkínált EK séma importjával A számlatükörben az Eredménykimutatás mezőben ad lehetőséget a rendszer az eredmény-számlák besorolására. A besorolás, illetve ennek módosítása bármikor történhet a tényleges eredmény kimutatás elkészítése előtt. Az eredmény típusának megváltoztatása, vagy az eredménysorok megváltoztatása után a számlatükörben is ellenőrizni kell az egyes eredmény számlák besorolását (az eredmény mezőt), és szükség esetén módosítani kell ott is. Az import/export funkciónak köszönhetően az első indításkor tévesen kiválasztott eredménykimutatás típus felülbírálására van lehetőség újbóli az importnak köszönhetően. Az export az elkészült eredménykimutatás kódszótár más cégeknél történő esetleges felhasználását vagy biztonsági mentését szolgálja.

25.oldal Az Eredmény kódok Leírás: Az eredmény kódok segítségével készíthető el az eredmény kimutatás vázlata. A már elkészített eredmény kódok a számlatükörben rendelhetők hozzá a főkönyvi számlákhoz. A rendszer első nyitáskor sablonként felkínálja a számviteli törvény által javasolt eredménykimutatás típusokat, melyek utólag bármikor módosíthatók. Azonosító: Olyan egyedi kulcs, mely a Főcsoport, Csoport, Sorszám és Jelző kombinációjából adódik. Az ismétlődés nincs engedélyezve! Főcsoport: Az eredménykimutatás legmagasabb szintű gyűjtősora, mely az számlatükörrel ellentétben törölhető. A rendszer a főcsoportokat az angol ábécé szerint kezeli. Csoport: Az eredmény kimutatás bizonyos sorait gyűjti össze. A rendszer I-től XX-ig kezeli a csoportokat. Sorszám: Az eredménykimutatás alsó szintű tételei; speciális esetben az alábontásuk megengedett. A rendszer 01-től 99-ig tudja kezelni a sorszámokat. Jelző: Az eredménykimutatás bizonyos sorai részletezése kerülhetnek. Az azonosítóban per (/) jellel történnek elkülönítésre és 1-től 9-ig kaphatnak sorszámot gyűjtősoronként Megnevezés: Az adott eredménysor megnevezése. Lásd még: - Import/export - Mérleg - Számlatükör

26.oldal 3.2.2.5 Dokumentumtár A dokumentumtár a rendszer kiegészítő szolgáltatása, mely lehetővé teszi gyakorlatilag tetszőleges dokumentumok, állományok adatbázisban történő tárolását. A betöltött dokumentumokat kapcsolhatjuk az egyes nyilvántartásokhoz, így átfogó rendszerben kezelhetjük az olyan bizonylatokat, mint szerződések, számlák, archív állományok A dokumentumok tetszőleges állományok lehetnek, melyek tárolása tömörített formában történik, így az adatbázisunk méreté csak kise mértékben növelik. A nyilvántartás egy katalóguson keresztül kezelhető, mely tartalmazza a tárolt dokumentumaink legfontosabb adatait, mint például a típusát, méretét, megnevezését. A nyilvántartást kategóriákba csoportosíthatjuk, ezzel javítva a jobb áttekinthetőséget: pl. szerződések, számlák, feladások a kategóriák tetszőleges megnevezéseket tartalmazhatnak. A dokumentumtár Multi Editor ként működik, melyről részletes leírás külön dokumentációban olvashatunk. Oszlopok megnevezéseinek értelmezése: Kategória: Tetszőleges megnevezés, mely a tárolt dokumentumok rendezését, jobb áttekinthetőségét szolgálja. Megnevezés: A dokumentum megnevezése, betöltés után annak állományneve, mely tetszés szerint módosítható. Dátum: A betöltés dátuma. Méret: A dokumentum (eredeti) mérete. Típus: A dokumentum típusa, amely tetszőleges lehet. Tárolhatunk doc, pdf, txt állományokat, de lehetnek kép, hang, videó vagy akár futtatható programok is. Megjegyzés: Az egyes tételeket további megjegyzésekkel láthatjuk el, melyek szintén a dokumentummal együtt kerülnek tárolásra.

27.oldal Műveletek: Új dokumentum betöltése. Tetszőleges, a számítógépünkön található dokumentum betölthető. Dokumentum mentése állományba. A tárolt dokumentum mentése a típusának megfelelő állományba. Dokumentum megnyitása. A dokumentum megjelenítése, futtatása, a hozzá társított alkalmazás segítségével. A tárolt dokumentumokat később kapcsolhatjuk tetszőleges nyilvántartáshoz, illetve az egyéb nyilvántartások kezelése során betöltött dokumentumok mindegyike megjelenik a nyilvántartásban. Lásd még: - Multi Form Multi Editor - Cégnyilvántartó

28.oldal 3.2.3 Operatív műveletek Az operatív műveletek menüpont a könyvelési feladatokat foglalja magába, melyek a következők: Könyvelés Pontozás Nyitás Feladások Nyomtatási műveletek Elektronikus feladások 3.2.3.1 Könyvelés Könyvelési fej adatok bevitelére szolgáló terület a választott naplótól függően Bank vagy pénztár előzmény adatok Előző és új egyenleg, valamint annak jellege A felvitt könyvelési tételek adatainak táblázatos megjelenítésére szolgáló ablakrész Összegző: Tartozik Követel Deviza Könyvelési tétel adatok, bizonyos adatok a kiválasztott naplótól függően vihetők fel

29.oldal Könyvelés tétel jellegének a kiválasztása A könyvelési tételben szereplő főkönyvi számlaszámok megadása Projekt kódszótárból történő kiválasztás Tételben szereplő bizonylatszám és gazdasági esemény megnevezése A tételben szereplő összeg és az esetlegesen kapcsolódó ÁFA összeg magadása A könyvelés két fázisban történik a rendszerben. Az első fázisban csak adatrögzítés történik, tényleges könyvelés (adattárra írás) nem. A "Könyvel" nyomógomb hatására a program elvégzi a rögzített tételek összesített ellenőrzését és ha az egyezőségek mindegyike megfelel az előírásoknak, akkor végrehajtja a tényleges könyvelést, az adattárra írást. Az ellenőrzés a deviza és Ft értékekre mindig megtörténik. A kapcsolódó számlákra - amennyiben használják -, a program automatikusan generálja a könyvelendő tételt az eredeti tétel alapján. Az áfa tételt szintén a program generálja meg. A generált tételek adatai csak az eredeti tételek adatain keresztül módosíthatók, illetve az eredeti tétel törlésével törölhetők. Eredeti tétel is és generált tétel is csak akkor kerül könyvelésre, ha a tétel Ft értéke nagyobb, mint nulla. Könyvelés indításakor a program a képernyő jobb felső területén megjeleníti a leendő gépi azonosító számot, a gépi azonosítót, amely egyedileg azonosítja a rendszeren belül a bizonylatot. Az azonosító a bizonylat dátumának éve alapján kerül megajánlásra. A bizonylat tételeit a gépi azonosítón belüli sorszám azonosítja, amit szintén a rendszer

30.oldal generál. Sem a bizonylat, sem a tétel azonosítói nem szerkeszthetők. Hálózatos üzemeltetés esetén a könyvelés indításakor megjelenített (a gép által "megajánlott") gépi bizonylatszám különbözhet az adattárra íráskor ténylegesen meggenerált gépi bizonylatszámtól. A könyvelési funkcióban a képernyő adatbeviteli területét a program különböző részekre bontja. Minden könyvelési funkcióban az azonos adatok azonos helyen találhatók. Az adatok megadása tetszőleges sorrendben történhet. Ha bármely adat hiányzik a feldolgozáshoz, a program üzenetet küld. A rendszer az adatbeviteli területet "Fej / Tétel / Láb" részekre bontja. Fej terület: a könyvelendő bizonylat száma, a bizonylathoz kapcsolódó dátumok, valuta információk; bank, illetve pénztár könyvelése esetén a bank-/pénztárszámla száma. Itt jeleníti meg a rendszer a könyvelt bizonylat egyedi azonosítóját, melyet a program generál meg a bizonylat könyvelése előtt. számlaszám(fej): csak bank-, pénztár könyvelése esetén kéri a rendszer. A bizonylat könyvelésekor a program az itt megadott számlára automatikusan generálja a könyvelendő tételeket. bizonylat dátum: ennek alapján fogja a rendszer a könyvelt tételeket az adott időszakhoz tartozónak tekinteni. Ez nem lehet nagyobb, mint a gép rendszerdátuma, és nem lehet kisebb, mint az utolsó nyitás dátuma. Bank,illetve pénztár könyvelése esetén a program összegzi és megjeleníti a bizonylat dátum-ig az adott számla forgalmát deviza információk: a program a bank-/pénztárszámlák esetén automatikusan megjeleníti a számlához tartozó valuta kódot, deviza jelzőt, bank kódot és az árfolyam mértékét. A továbbiakban a könyvelési tételek is az adott árfolyammal kerülnek elszámolásra. Ha a könyvelendő tétel nem devizás, akkor a devizakód helyén a "nincs" információ (mint alapértelmezés) maradhat. új egyenleg: csak bank-, pénztár könyvelése esetén kéri a rendszer. Az egyenlegközlő, illetve a pénztárösszesítő napi záróegyenlegének értéke. A program ehhez a záróértékhez ellenőrzi a rögzített tételek értékének helyességét. A bizonylathoz tetszőleges hosszon megjegyzés szöveg kapcsolható, amely nem azonos a tétel rövid, szöveges leírásával. Tétel terület: a könyvelt tétel jellege, számlaszáma, kapcsolódó számla, ellenszámla, összegek, áfa számítási mód, áfa kód és %, bizonylat száma, a tétel rövid leírása és kapcsolódó projekt. számlaszám(tétel): a program csak legalsó szintű (levél) számlát enged meg kiválasztani. Könyvelési tétel nem lehet bank-, pénztárjellegű, illetve vegyes könyvelést kivéve nem lehet adó-, illetve kapcsolódó jellegű számla. A program ellenőrzi ezeket az adatokat és eltérés esetén üzenetet küld. (a számlatükör számlakód információja írja le a számla jellegét) kapcsolódó számla: a program csak akkor kéri be, ha a számlaszám költség-jellegű volt és a könyvelési mód nem kizárólag 5-ös, akkor viszont kötelező megadni.

31.oldal áfa: az áfa számításához szükséges információkat csak abban az esetben kéri be a rendszer, ha a számlához a számlatükörben megadásra került az áfa-kapcsolat számlaszáma. "rászámolt" jelző esetén: áfa Ft = Ft érték * áfa% /100 "visszaszámolt" jelző esetén: áfa Ft = Ft érték * {1-[1/(áfa%/100)]} Ft érték = Ft érték - áfa Ft A rögzített adatok táblázatos módban is megjeleníthetők. A multieditor segítségével szerkeszthetők is. Láb terület: a program a rögzített tételek Ft és valuta értékeit összegzi a tételek jellege (T/K) szerint és az összegzett értéket a lábsorban meg is jeleníti. Bank és pénztár könyvelése esetén a rögzített tételek és az "előzmények" alapján kiszámítja és megjeleníti a számított záró értéket. 3.2.3.2 Pontozás A pontozás funkció a számlák forgalmának egyfajta ellenőrzésére szolgál. Segítségével összepárosítható bármely tétel, így a ki- és befizetések megtörténte visszaigazolható, továbbá a kamatszámításhoz, többlet és hiány elszámolásához is segítséget nyújt. A pontozási beállítások a kódszótárban és a számlatükörben történnek. Az automatizált pontozásnál értékhatár beállítására van lehetőség, kiküszöbölve a nagymértékű eltéréseket. Ez az értékhatár kézi pontozásnál is működik, annyi különbséggel, hogyha az összepontozandó számláknál az eltérés meghaladja ezt az értéket, figyelmeztetés történik, de utána tovább folytatható. A pontozásból eredő veszteséget vagy nyereséget vegyes bizonylaton a rendszer lekönyveli a könyvelési paramétereknél beállított főkönyvi számlákra. A számlatükörben történik a pontozandó számlák listájának elkészítése. Erre szolgálnak minden egyes számlánál a Pontozandó? dobozok. Ha ezek a dobozok üresek, akkor azokra a számlákra nem végezhető el pontozási művelet a későbbiekben. A pontozás más devizanemű számlákkal is elvégezhető. Ekkor a gép a felhasználó által beállított árfolyam paraméterek segítségével végzi el, figyelembe véve az árfolyamváltozásból eredő nyereséget és/vagy veszteséget. Ezeket a pontozás- és árfolyambeli differenciákat egy vegyes bizonylat segítségével automatikusan lekönyveli. Kézi pontozásnál a felhasználónak kell ezt a vegyes bizonylatot elkészíteni. Az árfolyam paraméter beállításánál az eredeti bizonylat kiállításkori vagy az utolsó befizetés napján érvényes árfolyamot lehet választani.

32.oldal

33.oldal 3.2.3.3 Nyitás 3.2.3.3.1 Az induló nyitás A cég könyvelésének indításakor az ismert vagyoni adatokról készített főkönyvi kivonat alapján könyvelendő vegyes bizonylat. Ha a modul telepítése későbbre esik, mint a cég indítása, akkor az indításkor ismert a korábbi rendszer alapján elkészített főkönyvi kivonat adatait kell könyvelni. Ebben az esetben van lehetőség bank, pénztár főkönyvi számlákra könyvelni vegyes bizonylatban. Az induló főkönyvi kivonatban természetesen szerepelhetnek a 8-as, 9-es, illetve az 5, 6,7 számlák is a kiválasztott könyvelési módtól függően. Ugyanakkor az eredmény számlák kivezetését nem kell elvégezni. A funkció elindítása a paraméterek beállítása, a mérleg és eredmény kódszótárak valamint a számlatükör végleges feltöltése után javasolt. A programnak meg kell adni az induló nyitás dátumát, ami azt is jelenti, hogy a nyitás befejezéséig minden további nyitó bizonylat dátuma ez lesz. Ha a társaságnál devizakönyvelés is van, akkor a deviza-értéket tartalmazó számlák könyvelését önálló valuta-információkat is tartalmazó, bizonylatokon kell könyvelni. Addig a pillanatig, míg nem történt meg az első nyitás, a kódszótárak->általános paraméterek között az utolsó nyitás dátuma (*) al lesz kitöltve: Az induló nyitás nem korlátozott sem időben sem a bizonylatok számát tekintve. A nyitással kapcsolatos munkák befejezését a nyomógombbal lehet jelezni a programnak, ami után a program lehetővé teszi a könyvelési funkciók kiválasztását. A tevékenység nem egyezik meg a későbbiekben végezhető normál éves nyitással.

34.oldal 3.2.3.3.2 Az éves nyitás A nyitás egy új gazdasági év főkönyvi számláinak megnyitását jelenti. Az előző időszak zárásával kapcsolatos könyvelési feladatok elvégzése után (számlák értékelése, pontozása, számlaosztályok kivezetése, stb ) ez a funkció szolgál az új időszak számláinak megnyitására. A nyitás két fő részből áll: előzetes ellenőrzések, és a tényleges nyitás. Az ellenőrzések eredményét a program megjeleníti. Ezen a ponton meg lehet szakítani a további munkát, ki lehet lépni. Hiba esetén nem is engedi meg a program a tényleges nyitás indítását. A tényleges nyitásban a program az adattárak aktualizálását végzi el. (Nem egyezik meg a tevékenység az induló nyitással, amelyet a cég indulása után kell elkészíteni.) Az éves nyitásban a tevékenységeket a program automatikusan hajtja végre.

35.oldal Nyitás előtti ellenőrzések A nyitás előtti ellenőrzéseket a program több fázisban végzi. 1. A funkció meghívásakor a program bekéri a nyitás dátumát. Ez a dátum nem lehet kisebb, és nem lehet egyenlő a legutolsó nyitás dátumával és nem lehet nagyobb, mint a pillanatnyi rendszerdátum. A program csak azokat a forgalmi tételeket dolgozza fel, amelyekben a bizonylat dátuma a korábbi és a pillanatnyi nyitás dátuma közé esnek. Az OK nyomógomb hatására elindul az ellenőrzési fázis. 2. Meg kell vizsgálni, hogy a paraméterekben megadott nyitómérleg számlaszám a számlatükörben levél szintű számla és a számla kódja E (egyéb) legyen. Eltérés esetén jelzi a hibát és módosítani kell 3. A számlatükörben értékelendőnek minősített számlákra a nyitás dátuma előtti napi könyvelést ellenőrzi a rendszer. Ennek hiányát jelzi, de ez nem hiba. 4. Azoknak a főkönyvi számláknak az ellenőrzése, amelyekre valamilyen devizanemben is történt könyvelés. A program ellenőrzi, hogy a devizában összegzett forgalom és az alapértelmezett pénznemben összegzett forgalom egyike se legyen 0 értékű. Ha az alap pénznembeli forgalom értékes és a deviza forgalom 0, vagy az alap forgalom 0 és a deviza forgalom értékes, akkor a nyitást meg kell állítani és az adott számlá(ka)t árfolyam szempontjából ki kell egyenlíteni. 5. Számlaosztályok kivezetésének ellenőrzése. A számlaosztályok az utolsó nyitástól a pillanatnyi nyitás előtti napig a számlaszám első jegyére összegzett értékek meghatározását jelenti. Ha az 5-ös 9-es számlaosztályok bármelyikének az utolsó nyitástól az aktuális nyitás előtti napig tartó intervallumban egyenlege van, akkor a program nem engedi meg a nyitást. Az összegzés eredményét a program megjeleníti a képernyőn az ellenőrzések összegzése című táblázatban. Tényleges nyitás A nyitás számlatükörben beállított pontozási jelző, illetve a forgalom (könyvelési tételek) pontozási információja alapján automatikusan generálja meg a nyitó (vegyes) bizonylat tételeit. Ha volt olyan bizonylat, amelyet devizában könyveltek, akkor devizanemenként egy-egy nyitó vegyes bizonylatot generál automatikusan a rendszer. Ebben a generált bizonylatban a bizonylat dátuma a nyitás (megadott) dátuma lesz, a naplókód pedig N (nyitás). A könyvelési bizonylatokból csak azokkal foglakozunk, amelyekben a bizonylat dátuma az utolsó nyitás dátumánál nagyobb, vagy egyenlő és a pillanatnyi nyitás dátumánál kisebb. A tényleges nyitás lépései: 1. A nyitás megkezdése előtt a teljes adattárról mentés készül 2. Nem pontozandó számlák: A számlatükörben a Pontozandó? jelző nincs bekapcsolva. A forgalmi tételekből számlaszámonként egy-egy tételt generálunk. A generált tételben az értéket a T, illetve K jellegű tételek értékeinek különbsége alapján kell képezni. Ha a különbség 0, akkor a számlára nem

36.oldal készül tétel. A tétel jellege T lesz, ha a nyitó érték pozitív, K, ha negatív. (0 értékre nyitó tételt nem kell képezni). Devizában könyvelt tételek esetén természetesen külön kerülnek összegzésre a deviza és alap pénznembeli összegek. 3. Pontozandó számlák, ki nem pontozott tételek: A számlatükörben a Pontozandó? jelző be van kapcsolva, de a forgalmi tételeket még nem pontozták össze. Ezeket a forgalmi tételeket változatlan módon kell kivinni a nyitó tételekbe; ÉS az eredeti tételekben a pontozási információt * -ra kell állítani. 4. Pontozandó számlák, kipontozott tételek: A számlatükörben a Pontozandó? jelző be van kapcsolva, és a forgalmi tételeket már összepontozták. A program megvizsgálja, hogy az összepontozott tételek között volt-e a nyitás dátumánál nagyobb dátumú tétel. Ha nem volt, akkor ezekkel a tételekkel nem kell a nyitásban foglakozni, nem kerülnek továbbításra. (tavalyi számla, tavalyi fizetés, a nyitó egyenleg képzésében nem vesz részt) Ha volt, akkor a nyitás dátumánál kisebb tételekből egy-egy nyitó tételt kell továbbvinni. (A nyitás időpontjában még nyitott tételek voltak, tehát a nyitó egyenlegben szerepeltetni kell.) 5. Az utolsó nyitó tétel elkészítése után generálja meg a program nyitómérleg számlára kerülő T, illetve K jellegű összegzett tételeket. 6. A nyitás befejezéséről szóló üzenettel együtt van lehetőség a nyitásról készült jegyzőkönyv nyomtatására.

37.oldal 3.2.3.4 Feladások A Feladások menüpont alatt a telefon számlák és a reprezentációs kiadások elszámolására van lehetőség. 1. Telefon A telefon számlák esetében a cégtelefon magáncélú használata számolható el. A bruttó összeg mező kitöltésével a telefon számla a törvényi előírásoknak megfelelő arányban megbontásra kerül, a program kiszámolja a levonható Áfát, a fizetendő személyi jövedelemadót, és egészségügyi hozzájárulást. A Feladás gomb megnyomásával a számla tételei lekönyvelésre kerülnek a szállító és vegyes naplóba. 1. ábra telefon költség elszámolása 2. Reprezentáció A reprezentációra elszámolt összeg után számolja ki a program a közterheket. A Feladás gomb megnyomásával a kontírozott tételek lekönyvelésre kerülnek a vegyes naplóba.

38.oldal 3.2.3.5 Nyomtatási műveletek 2. ábra Reprezentáció elszámolása A következő ábrák a nyomtatási műveletek lépéseit tükrözik, melyek a következők: Nyomtatandó listák kiválasztása

39.oldal Nyomtatási paraméterek, beállítások Cég kiválasztása A paraméterek szűrőként funkcionálnak a rendszerben; a meghatározott értékek nyitott intervallumú értékhatároknak minősülnek. (a megadott számlaszámok, dátum tól-ig szerint azonos tételek beletartoznak a nyomtatandó tételekbe.) A Számlaszám -ok megadhatók egyedileg felsorolásszerűen (311001,311002,412001 stb ), illetve tartományként kötőjellel kapcsolva (51101-511005). Amennyiben egy számlaszám gyűjtő számla, akkor az alá tartozó minden levél szintű számlát ki fog nyomtatni a rendszer. A párbeszéd ablak alsó szekciójában a listákra vonatkozó általános jellemzőket lehet beállítani. A tételes lista a forgalmi tételek nyomtatását; az összesítő csak az összegzett értékek nyomtatását jelenti. A törölt tételek nyomtatása az ellentétes könyvelés nélkül törölt tételek nyomtatását jelenti, amelyek értékeit a program nem gyűjti bele a lista végösszegeibe. Az Üres lista akkor jöhet létre, ha a szűrőfeltételeknek egyetlen tétel sem felel meg. A programtól kérhető, hogy ebben az esetben is legalább egy üzenetet nyomtasson. A Lista fejléc tiltása, illetve a Lábsor tiltása jelzőkkel a standard fejlécet (cég neve, címe), illetve a standard lábsort (oldalszám, nyomtatás dátuma) lehet beállítani. Nyomtatási előnézet (preview) abban az esetben kérhető, ha a listaválasztékból csak egy listát választottak. Az Adatkivitel állományba jelző beállításával lehet a rendszertől kérni a lista elektronikus módon történő archiválását. Az állomány formátuma választható, a mentés helye azonban kötött; a rendszer könyvtárában a program készít egy EEEE.listák mappát, (a lista -ig dátuma alapján) ahova az állományt teszi. A Mentés a dokumentumtárba (doc) az elektronikus listát egyúttal az adott cég dokumentumai közé is beteszi a program.

40.oldal 3.2.3.6 Könyvelési listák 3.2.3.6.1 Könyvelési napló Nyomtatási paraméterek A paraméterekben megadott naplókód és a bizonylat dátum, illetve a könyvelési dátum alapján kiválasztott tételek nyomtatását végzi a rendszer. A lista kiválasztása után meg kell határozni a listázás paramétereit. Az összesítő lista a valutainformációk szerint összegezve adja az intervallum forgalmát. A tételes lista az intervallumba tartozó időszak tételeit tartalmazza. A devizában könyvelt tételek deviza adatai a lista második sorában kerülnek nyomtatásra. A fejlécben használt rövidítések magyarázata: Biz.dátum: A bizonylat dátuma J: Tartozik/Követel jelleg Szla.szám: Főkönyvi számlaszám Kap.szla: Kapcsolódó főkönyvi számlaszám Ell.szla: Ellenszámlaszám Pr: Projekt azonosító sorszáma DEV: Deviza típus Gazdasági esemény leírása: a tétel szöveges magyarázata Bizonylat szám(fej): bank/pénztár esetén az összesítő bizonylat azonosítója

41.oldal Könyvelési napló

42.oldal 3.2.3.6.2 Számla karton A funkció a számlák forgalmi adataiba való betekintést, nyomtatást teszi lehetővé. A lista kiválasztása után meg kell határozni a listázás paramétereit. A paraméterekben beállított számlaszámok forgalmait dolgozza fel a program. A tételes lista a megadott dátumintervallumba tartozó tételeket nyomtatja. Az összesítő összegyűjti és kinyomtatja a korábbi (előző nyitástól a tól dátumig tartó) és a későbbi (ig dátumtól a következő nyitásig tartó) dátumú tételek összegzett értékeit is a tárgyidőszak értékei mellett. A fejlécben használt rövidítések magyarázata: Biz.dátum: a bizonylat dátuma N: napló kód Biz.szám(tétel):a bizonylat száma J:a tétel jellege T/K SzlaSzám:a könyvelt tétel számlaszáma Összeg Ft: a tétel Ft értéke Gazd.esemény leírása: a tétel szöveges magyarázata KapSzla:kapcsolódó számlaszám Ell.Szla:ellenszámla szám Deviza, árfolyam, összeg