Tartalomjegyzék 1. Bevezető... 4 2. Könyvvezetési kötelezettség és számviteli politika... 5 3. Általános rész... 6 3.1. A számviteli politika fogalma... 6 3.2. Értelmező rendelkezések és fogalmak... 7 3.3. A számviteli alapelvek érvényesülése... 8 3.3.1. Számviteli alapelvek... 8 4. Gazdálkodási jogkör, alapfeladat meghatározás... 10 5. Bizonylatokkal kapcsolatos szabályok... 10 5.1. Bizonylati elv, bizonylati fegyelem... 10 5.2. Számviteli bizonylatok... 11 5.3. Szigorú számadási kötelezettség... 12 5.4. A bizonylatok megőrzése... 13 5.5. Az intézmény nyilvántartási, könyvelési rendszere... 13 6. Számviteli szolgáltatás... 14 7. Nyilvánosságra hozatal és közzététel... 15 7.1. Letétbe helyezés... 15 8. A költségvetési beszámolóra vonatkozó általános szabályok... 15 8.1. A beszámoló részei... 15 9. Könyvviteli zárlat... 16 9.1. Főkönyvi kivonat... 16 9.2. Egyeztetési, zárlati teendők meghatározása... 17 10. A mérlegtételek értékelésének általános szabályai... 18 10.1. Az eszközök bekerülési (beszerzési és előállítási) értéke... 18 10.2. A könyvviteli mérlegben szereplő eszközök és források értékelése... 20 10.3. A könyvviteli mérleg előírt tagolása... 21 11. Az amortizáció elszámolásának szabálya... 21 11.1. Az eszközök értékcsökkenése... 21 11.2. Az eszközök értékvesztése... 22 11.3. Érték helyesbítés... 22 11.4. A mérlegtételek alátámasztása leltárral... 22 12. A pénzforgalmi jelentés, pénzmaradvány-kimutatás... 23 12.1. Egyszerűsített éves pénzforgalmi jelentés előírt tagolása... 24 12.2. A pénzmaradvány-kimutatás előírt tagolása... 24 13. Kiegészítő melléklet... 24 14. A költségvetési szervek számlakerete... 26 14.1. Számlarend... 26 14.2. A számlaosztályok tartalmára vonatkozó előírások... 27 15. Alkalmazott főkönyvi számok... 45 15.1. Befektetett eszközök... 45 15.1.1. Immateriális javak... 48 15.1.2. Tárgyi eszközök... 50 15.2. Készletek, követelések... 58 15.2.1. Vásárolt anyagok... 61 15.2.2. Követelések... 62 15.3. Pénzügyi elszámolások... 63 15.3.1. Pénztár... 63 15.3.2. Költségvetési elszámolási számla... 65 15.4. Támogatásértékű kiadások, támogatások folyósítása és fejezeti elszámolások... 66 15.4.1. Előző évi előirányzat maradvány és pénzmaradvány átadás... 67 15.4.2. Átvezetési számla... 67 15.5. Függő, átfutó és kiegyenlítő kiadások... 67 2
15.5.1. Költségvetési elszámolásokat érintő függő, átfutó és kiegyenlítő kiadások... 67 16. Források (passzívák)... 70 16.1. Saját tőke... 71 16.2. Tartalékok... 72 17. Rövid lejáratú kötelezettségek... 73 17.1. Belföldi szállítók... 73 18. Támogatások, kiegészítések és működési, felhalmozási célra véglegesen átvett pénzeszközök... 76 18.1. Támogatásértékű bevételek, előző évi támogatások, visszatérülések és fejezeti elszámolások... 76 18.2. Államháztartáson kívülről kapott végleges pénzeszközátvételek elszámolása... 77 18.3. Támogatások kiegészítések, átvett pénzeszközök átvezetési számlája... 77 19. Függő, átfutó és kiegyenlítő bevételek... 78 20. Mérlegszámlák... 79 21. Kiadások előirányzata és előirányzat teljesítése... 80 21.1. Személyi juttatások... 81 21.2. Munkaadókat terhelő járulékok... 88 21.3. Dologi kiadások... 89 21.3.1. Intézményüzemeltetési, fenntartási kiadások... 90 21.3.2. Szolgáltatási kiadások... 93 21.3.3. Különféle dologi kiadások... 98 21.3.4. Különféle kiadások, befizetések... 99 22. Tevékenységek kiadási előirányzata és előirányzat teljesítése... 101 23. Bevételek előirányzata és előirányzat teljesítése... 104 23.1. Intézményi működési bevételek... 104 24. Nyilvántartási számlák... 111 25. Év végi zárlati tételek, főkönyvi kivonat összeállítása... 115 25.1 Előirányzat zárás... 115 25.2. Teljesítések zárása... 117 25.3. Pénzmaradvány... 119 25.4. Tartalék megállapítása... 119 25.5. Értékcsökkenés elszámolása... 119 25.6. Állományváltozások könyvelése... 119 25.7. Függő, átfutó, kiegyenlítő kiadások, bevételek forgalmi számlájának átvezetése az állományi számlára... 120 25.8. Mérlegszámlák zárása... 120 25.9. Pénzmaradvány... 121 26. Könyvviteli mérleg összeállítása... 123 27. Szakfeladatok... 123 28. Mellékletek... 127 1. számú melléklet Bizonylati album, analitikus nyilvántartások... 127 2. számú melléklet Intézmények felsorolása... 130 29. Záró rendelkezések... 133 30. Megismerési nyilatkozat... 134 31. Számlakeret-tükör... 135 3
1. Bevezető A számviteli politika célja, hogy rendszerbe foglalja mindazokat a feladatokat és mindazon nyilvántartásokat, melyek alapján az önállóan működő és gazdálkodó valamint az önállóan működő intézményekkel szemben támasztott információs igények kielégíthetők. A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény a gazdálkodó szervek részére előírja a számviteli politika elkészítése. Ugyanezen törvény rendelkezik arról, hogy az államháztartás szervezetei beszámolási kötelezettségét, a beszámolót alátámasztó könyvvezetési kötelezettségét, a beszámolás és a könyvvezetés során érvényesítendő sajátos fogalmi meghatározásokat a törvény alapján és az államháztartási törvényben foglaltakra figyelemmel kormányrendelet szabályozza. Azokat a sajátos szabályokat tartalmazhatja, amelyek egyéb jogszabályi előírásokból következően eltérnek a törvény szabályaitól, de nem ellentétesek a törvény alapelveivel. A kormányrendelettel nem érintett törvényi előírásokat a kormányrendeletben meghatározott sajátosságokon túlmenően alkalmazni kell. Az említett kormányrendelet a 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szól mely alapján, ha az államháztartás szervezetéhez önállóan működő és gazdálkodó, intézményhez önállóan működő költségvetési szerv is kapcsolódik, akkor azok könyvvezetési kötelezettségét a Gazdasági Szervezettel rendelkező önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervnek kell szabályoznia. A szabályozásnál figyelembe kell venni, hogy a hozzárendelt költségvetési szerv gazdasági eseményeit is teljes körűen a kettős könyvvitel rendszerében kell elszámolni. Az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv saját gazdálkodásáról vezetett könyveiben köteles gondoskodni a hozzárendelt önállóan működő költségvetési szerv vagyonának és annak változásának elkülönítéséről. A gazdasági szervezettel rendelkező önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv a hozzárendelt önállóan működő és gazdálkodó szerv vagyonáról, és annak változásáról elkülönített könyvvezetésre kötelezett. A számviteli politika főbb irányainak meghatározásáért, az elkészítésért és az elkészült számviteli politika jóváhagyásáért, annak végrehajtásáért az államháztartás szervezetének vezetője felelős. Az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv számviteli politikájában dönt arról, hogy annak rendelkezéseit és a kapcsolódó szabályzatok hatályát kiterjeszti-e a hozzárendelt költségvetési szervekre, vagy azok az előirányzatok feletti rendelkezési jogosultság függvényében önálló számviteli politikát alakítanak ki, és külön szabályzatokat készítenek. Jelen szabályzat hatálya kiterjed a JIK és valamennyi önállóan működő intézmény azon dolgozóira, akik bizonylatok kiállításával, feldolgozásával és ellenőrzésével foglalkoznak. 4
A Józsefvárosi Intézményműködtető Központ (továbbiakban JIK) önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, külön megállapodás alapján ellátja az önállóan működő költségvetési szervek pénzügyi-gazdasági tevékenységét is. A fentiek alapján az önállóan működő és gazdálkodó JIK elkészíti a Számviteli politikát és azt kiterjeszti valamennyi önállóan működő intézményre. 2. Könyvvezetési kötelezettség és számviteli politika Az államháztartás szervezete a tevékenysége során előforduló, a vagyoni és pénzügyi helyzetére kiható gazdasági eseményeiről a kettős könyvvitel rendszerében módosított teljesítés szemléletű nyilvántartást vezet, amelyet a költségvetési év végével lezár. A nyilvántartást magyar nyelven, Magyarország hivatalos pénznemében kell vezetni. Az államháztartás szervezetének szakmai feladatai és sajátosságai figyelembevételével ki kell alakítania és írásban szabályoznia számviteli politikáját. Az intézmények könyvelése az Ecostat integrált pénzügyi rendszer segítségével történik. A számviteli politika keretében el kell készíteni: az eszközök és a források leltározási és leltárkészítési szabályzatát, az eszközök és források értékelésének szabályozását, az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzatot, a pénzkezelési szabályzatot. Az önállóan működő és gazdálkodó JIK által elkészített szabályzatokat kiterjeszti valamennyi önállóan működő intézményre. A Számviteli Politikában nem szabályozott kérdésekben azok az irányadók. A számviteli politika keretében kell továbbá szabályozni azt, hogy a számviteli elszámolás és az értékelés szempontjából az államháztartás szervezete mit tekint lényegesnek, nem lényegesnek, továbbá jelentős összegnek, nem jelentős összegnek. Így többek között rögzítendő, mi tekintendő figyelembe veendő szempontnak: a megbízható és valós összkép kialakítását befolyásoló lényeges információk tekintetében, a kis értékű tárgyi eszközök, vagyoni értékű jogok és szellemi termékek minősítésénél, az értékcsökkenés összegének alap- és vállalkozási tevékenység közötti megosztásánál, az alap- és vállalkozási tevékenységet terhelő előzetesen felszámított általános forgalmi adó megosztásánál, az általános kiadások megosztási módszerének kiválasztásánál, a raktári készletek leltározása során az eltérések kompenzálásánál és a káló elszámolásánál, a terven felüli értékcsökkenés elszámolása tekintetében, 5
A számviteli politika keretében ki kell jelölni a mérlegkészítés időpontját, vagyis a költségvetési évet követő időszakban azt az időpontot figyelembe véve az elemi költségvetési beszámoló elkészítésének határidejét, ameddig az értékelési feladatokat el kell végezni, illetve a költségvetési évre vonatkozóan a könyvekben helyesbítések végezhetők. Az év végi mérlegkészítés alkalmával a könyvekben helyesbítő - rendező tételeket, a tárgyévet követő év január 20-ig lehet rögzíteni. Amennyiben az államháztartás szervezete saját konyhát üzemeltet, és ellátottak, alkalmazottak (idegenek) részére teljesít étkeztetést, e tevékenységének önköltség számítási rendjére nem kell szabályzatot készítenie, ha az étkeztetésre normákat állapítottak meg és a nyersanyag-felhasználáshoz anyagkiszabást készít. Az élelmezési tevékenység értékesítése (alkalmazottak, idegenek részére) esetében az önköltség megállapításához a normák mellett figyelembe kell venni a tevékenységet terhelő általános kiadásokat is. A saját konyhát működtető intézmény normáját rendelet szabályozza, így annak megfelelően kell a térítési díjakat és normákat megállapítani. A szervezet infrastruktúrájának magáncélú használatát belső szabályzatok tartalmazzák. Az államháztartás szervezete értékelési szabályzatában köteles rögzíteni a követelések év végi értékelési elveit: a jogszabályon alapuló jogerős követelések (adósok) értékelésének elveit, az áruszállításból és szolgáltatásnyújtásból származó követelések vevő általi elismerése igazolásának, a követelés értéke meghatározásának módját, a számlázás és a követelésekkel kapcsolatos adatok nyilvántartásának rendjét, az államháztartás szervezete adós minősítési szempontjait követelés típusonként (adós, illetve vevő csoportonként) a kis összegű követelések év végi meghatározásának elveit, dokumentálásának szabályait A napi készpénz záró állomány maximális mértéke nem haladhatja meg az 500 000 forintot. A napi készpénz záró állomány maximális mértékének meghatározása során, figyelmen kívül kell hagyni a készpénz letétek összegét. 3. Általános rész 3.1. A számviteli politika fogalma A számviteli politika azoknak a számviteli alapelveknek, értékelési eljárásoknak és módszereknek az összessége, melyet a JIK a beszámoló összeállításánál, illetve a könyvvezetés során érvényesít. 6
3.2. Értelmező rendelkezések és fogalmak Kis összeg Az adott költségvetési évre vonatkozóan a mindenkori költségvetési törvényben meghatározott követelés értékhatára. Behajthatatlan követelés amelyre az adós ellen vezetett végrehajtás során nincs fedezet, amelyre a felszámolás, az adósságrendezési eljárás befejezésekor a vagyonfelosztási javaslat szerinti értékben átvett eszköz nem nyújt fedezetet, a költségvetési törvényben meghatározott kisösszegű követelések tekintetében, amelyet eredményesen nem lehet érvényesíteni, vagy amelynél a fizetési meghagyásos eljárással, vagy a végrehajtással kapcsolatos költségek nincsenek arányban a követelés várhatóan behajtható összegével, illetve amelynél az adós nem lelhető fel, mert a megadott címen nem található és a felkutatása igazoltan nem járt eredménnyel, amelyet bíróság előtt érvényesíteni nem lehet, amely a hatályos jogszabályok alapján elévült. A behajthatatlanság tényét és mértékét bizonyítani kell. A behajthatatlan követelés leírása nem minősül követelés elengedésnek. Költségvetési év Az, az időtartam, amelyre az elemi költségvetési beszámoló készül, amely megegyezik a naptári évvel. Jelentős összegű hiba Ha a hiba megállapításának évében, a különböző ellenőrzések során, egy adott költségvetési évet érintően (évenként külön-külön) feltárt hibák és hibahatások a saját tőkét és a tartalékokat növelő-csökkentő értékének együttes (előjeltől független) összege eléri, vagy meghaladja a számviteli politikában meghatározott értékhatárt. Minden esetben jelentős összegű a hiba, ha a hiba megállapításának évében az ellenőrzések során ugyanazon évet érintően megállapított hibák, hibahatások saját tőkét és tartalékokat növelő-csökkentő értékének együttes (előjeltől független) összege eléri, vagy meghaladja az ellenőrzött költségvetési év mérlegfőösszegének 2 százalékát, illetve ha a mérlegfőösszeg 2 százaléka meghaladja az 1 millió forintot, akkor a 1 millió forint. Nem jelentős összegű hiba Ha a hiba megállapításának évében, a különböző ellenőrzések során, egy adott költségvetési évet érintően (évenként külön-külön) feltárt hibák és hibahatások saját 7
tőkét és a tartalékokat növelő-csökkentő értékének együttes (előjeltől független) összege nem haladja meg a jelentős összegű hiba az előzőek szerinti értékhatárát. Megbízható és valós képet lényegesen befolyásoló hiba Ha a jelentős összegű hibák és hibahatások összevont értéke a saját tőke és a tartalékok együttes értékét lényegesen a számviteli politikában meghatározott módon és mértékben megváltoztatja, és emiatt a már közzétett a vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetre vonatkozó adatok megtévesztőek. Minden esetben a megbízható és valós képet lényegesen befolyásoló hibának kell tekinteni, ha a megállapítások következtében a hiba megállapításának évét megelőző költségvetési év könyvviteli mérlegében kimutatott saját tőke és tartalékok együttes értéke legalább 10 százalékkal változik (nő vagy csökken). Vásárolt készletek Az anyagok (élelmiszerek, gyógyszerek, vegyszerek, irodaszerek, nyomtatványok, tüzelőanyagok, hajtó- és kenőanyagok, szakmai anyagok, munkaruha, védőruha, formaruha, egyenruha, egyéb készletek), az áruk, betétdíjas göngyölegek, közvetített szolgáltatások, követelés fejében átvett eszközök, készletek és értékesítési céllal átsorolt eszközök. 3.3. A számviteli alapelvek érvényesülése 3.3.1. Számviteli alapelvek A vállalkozás folytatásának elve az államháztartás szervezetei gazdálkodásában oly módon érvényesül, hogy az elemi költségvetési beszámoló elkészítésénél figyelembe kell venni a költségvetési évben bekövetkezett szervezeti és feladatváltozásokat (az átszervezéseket, az irányító szerv megváltozását, a szerkezeti változásokat) is. Az elemi költségvetési beszámolóban a feladatok végrehajtásának úgy kell megjelennie, hogy az biztos alapot adjon a jövőbeni pénzügyi tervezéshez. A tevékenység folytatásának elve alapján a folyó évi szervezeti és feladatváltozások a költségvetési beszámolóban kerülnek részletezésre, és a következő évi költségvetés tervezésnél ezeket figyelembe vesszük A teljesség elvének érvényesítésénél figyelembe kell venni, hogy a költségvetés naptári évre készül. A teljesség elvének érvényesítésénél figyelembe vesszük, hogy a költségvetés naptári évre készül, illetve könyveinkben rögzítjük mindazokat a gazdasági eseményeket, amelyek az eszközökre és forrásokra, illetve tárgyévi pénzforgalomra hatást gyakorolnak A valódiság elvének biztosításához a könyvvitelben és a beszámolóban csak olyan tételek szerepelnek, amelyek a valóságban is megtalálhatók, bizonyíthatók, kívülállók 8
által is megállapíthatók. E követelmények teljesülését a könyvvitelben és a beszámolóban szabályos bizonylatokkal, leltárakkal biztosítjuk A világosság elvét a könyvvezetés terén az érvényes számlatükör alkalmazásával, a beszámolás során pedig a központi információs igénynek megfelelően részletezett adatokkal biztosítjuk. A következetesség érdekében a könyvvitelben az állandóságról és összehasonlíthatóságról gondoskodunk. Az alkalmazott elszámolási módokat - ha arra feltétlenül szükség van - kizárólag év elején, a számlarend módosításával változtatjuk meg. A folytonosságot a mérlegben és annak főkönyvi számláin a nyitó és előző évi záró adatok számszerű egyezőségével biztosítjuk. Az összemérés elvének alkalmazásához mind az alaptevékenységnél, mind a vállalkozási tevékenységnél a maradvány (előirányzat-maradvány, pénzmaradvány, vállalkozási maradvány) megállapításakor a ténylegesen befolyt (beszedett) bevételeket, a pénzforgalom nélküli bevételeket és a tárgyévben ténylegesen teljesített kiadásokat kell figyelembe venni. Ennek megfelelően az időszak ráfordításaként a tényleges kiadásokat, bevételként a ténylegesen befolyt (beszedett) bevételeket és a pénzforgalom nélküli bevételeket kell a könyvvitelben elszámolni. Az összemérés elvének érvényesülése érdekében az előirányzat maradvány megállapításakor a tényleges bevételt a tényleges kiadással vetjük egybe. Az óvatosság elve a vállalkozási maradványnak meghatározásánál oly módon érvényesül, hogy a tevékenységhez kapcsolódó értékcsökkenést abban az esetben is el kell számolni, ha emiatt a központi költségvetést illető befizetés számítási alapja negatív előjelű összeget mutat. A bruttó elszámolás elvét mind az alap-, mind a vállalkozási tevékenység könyvviteli elszámolásánál alkalmazni kell. A bruttó elszámolás elve szerint a bevételeket és a kiadásokat, a követeléseket és kötelezettségeket egymással szemben nem számoljuk el. A könyvvitelben és a beszámolóban ezeket egymástól elkülönítetten szerepeltetjük. Az egyedi értékelés elvének követelménye érvényesüléseként az eszközöket és a kötelezettségeket leltározással, egyeztetéssel ellenőrizzük, és egyedileg értékeljük. Az egyedi értékelés elve sajátosan érvényesül a kisösszegű követelések esetében. Az időbeli elhatárolás elve a naptári év pénzforgalmának könyvviteli elszámolása miatt nem alkalmazhatók. 9
A tartalom elsődlegessége a formával szembeni elv a beszámolóban és az azt alátámasztó könyvvezetés során úgy érvényesül, hogy a gazdasági eseményeket, ügyleteket a tényleges gazdasági tartalmuknak megfelelően az alapelvek, előírásaihoz igazodóan kell bemutatni, illetve annak megfelelően kell elszámolni. A lényegesség elvének érvényesülése lényegesnek minősül a beszámoló szempontjából minden olyan információ, amelynek elhagyása vagy téves bemutatása az ésszerűség határain belül befolyásolja a beszámoló adatait, a felhasználók döntéseit. 4. Gazdálkodási jogkör, alapfeladat meghatározás A 2011/CXCV. Törvény az államháztartásról valamint a 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet rendelkeznek a JIK, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervről, a hozzá tartozó önállóan működő óvodákról. 1 Az intézmények a feladataikat alaptevékenységként látják el, a JIK vállalkozási tevékenységet folytathat. A JIK KSH besorolása, szakágazat száma:. Megnevezése: Általános közigazgatás Az intézmények KSH besorolása, szakágazat száma: 851 020 Megnevezése: Óvodai nevelés, iskolai életmódra felkészítés Általános Forgalmi Adó alanyisága szerint adóköteles, a mindenkori szabályozásnak megfelelően tesz eleget az adó kötelezettségének 2. 5. Bizonylatokkal kapcsolatos szabályok 5.1. Bizonylati elv, bizonylati fegyelem A bizonylatok feldolgozási rendjének kialakításakor figyelembe kell venni a következőket: A pénzforgalmat érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, pénzforgalmi számla, megérkezésekor a könyvekben rögzíteni kell. Az egyéb gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait, illetve a folyamatosan vezetett analitikus nyilvántartásokból készített összesítő bizonylat (feladás) adatait a gazdasági műveletek, események megtörténte után, legkésőbb a 1 Az intézmények felsorolása a mellékletben található 2 Adószámok felsorolása a mellékletben található 10
tárgynegyedévet követő hónap 10. napjáig kell a könyvekben rögzíteni. Az egyéb gazdasági műveletek, események rögzítésének rendjét úgy kell kialakítani, hogy az államháztartás szervezete eleget tudjon tenni a jogszabályokban előírt adatszolgáltatási kötelezettségeknek. Amennyiben az államháztartás szervezete az egyéb gazdasági műveletek, események hatását a folyamatosan vezetett analitikus nyilvántartásokból készített összesítő bizonylat (feladás) alapján rögzíti, akkor az összesítő bizonylat tartalmi és formai követelményeit a számlarendjében vagy a bizonylati rendjében köteles rögzíteni. Az államháztartás szervezetének a módosított teljesítésszemléletű könyvvezetésre, a bizonylatolásra vonatkozó részletes belső szabályait úgy kell kialakítania, hogy az a könyvviteli mérleg, a pénzforgalmi jelentés, a pénzmaradvány-kimutatás, az előirányzatmaradványkimutatás, a vállalkozási maradvány-kimutatás alátámasztásán túlmenően a kiegészítő melléklet pénzügyi adatainak közvetlen alátámasztására is alkalmas legyen. 5.2. Számviteli bizonylatok Számviteli bizonylat minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától, amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását (nyilvántartását) támasztja alá. A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét szem előtt kell tartani. A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, illetve időszakában, magyar nyelven kell kiállítani. A magyar nyelven kiállított bizonylaton az adatok más nyelven is feltüntethetők. Az idegen nyelven kibocsátott, illetve a befogadott idegen nyelvű bizonylaton azokat az adatokat, megjelöléseket, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez szükségesek a könyvviteli nyilvántartásokban történő rögzítést megelőzően belső szabályzatban meghatározott módon magyarul is fel kell tüntetni. A könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei a következők: a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója; a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése; a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; 11
a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása; a bizonylat kiállításának időpontja, illetve a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően annak az időpontnak vagy időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell (a gazdasági művelet teljesítésének időpontja, időszaka); a (megtörtént) gazdasági művelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően értékbeli adatai; külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét; bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik; a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás; a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása; továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír. A számlával, az egyszerűsített adattartalmú számlával kapcsolatos további követelményeket más jogszabály is meghatározhat. A bizonylat (ideértve mind a kibocsátott, mind a befogadott bizonylatokat) alaki és tartalmi hitelessége, megbízhatósága ha az más módon nem biztosítható a gazdálkodó képviseletére jogosult személy (ideértve a Polgári Törvénykönyv szerinti képviseletet is), vagy belső szabályzatban erre külön feljogosított személy aláírásával is igazolható. Ha a könyvviteli nyilvántartás, mint számviteli bizonylat technikai, optikai eljárás eredménye, biztosítani kell: az adatok vizuális megjelenítése érdekében azoknak szükség esetén a késedelem nélküli kiíratását, az egyértelmű azonosítás érdekében a kódjegyzéket. 5.3. Szigorú számadási kötelezettség A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetményéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. A szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot, a nyomtatványt kibocsátót terheli. 12
A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását. 5.4. A bizonylatok megőrzése A gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, az üzleti jelentést, valamint az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, továbbá a naplófőkönyvet, vagy más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig köteles megőrizni. A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. Ez a szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik. 5.5. Az intézmény nyilvántartási, könyvelési rendszere A 249/2000. (XII.24.) Kormányrendelet előírásai alapján a költségvetési szerv gazdasági eseményeiről, az eszközökben és forrásokban bekövetkezett változásokról pénzforgalmi szemléletű kettős könyvviteli rendszerű nyilvántartást vezet, melyet év végével lezár. A könyvviteli nyilvántartás a pénzforgalmi gazdasági műveleteket és ezeknek az eszközökre és forrásokra gyakorolt hatását a valóságnak megfelelően, folyamatosan, zárt rendszerben, áttekinthetően mutatja be. Az egyéb gazdasági műveleteknek az eszközökben és forrásokban bekövetkezett hatását a könyvviteli nyilvántartásban legalább negyedévenként a folyamatosan vezetett analitikus nyilvántartásokból készített összesítő bizonylat alapján kell rögzíteni. A könyvvezetés rendszerének kialakításánál figyelembe vett követelmények: biztosítsa a felügyeleti szerv részére készítendő beszámoló jelentés elkészíthetőségét elégítse ki a belső vezetői információs igényeket. Általános szabály, hogy minden gazdasági eseményről, műveletről, amely az eszközök, illetve források állományát, összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani, és a szabályszerűen kiállított bizonylatok adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. A bizonylatok feldolgozási rendje a következő: pénzforgalmat érintő gazdasági események adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, kell a könyvekben rögzíteni, 13
egyéb, gazdasági műveletek bizonylatainak adatait, illetve a folyamatosan vezetett analitikus nyilvántartásokból készített összesítő bizonylat (feladás) adatait az esemény megtörténte után, legkésőbb a tárgynegyedévet követő hónap 10. napjáig kell a könyvekben rögzíteni. Az intézmény gazdasági eseményeit a számlarendben meghatározott főkönyvi számlákon rögzíti. Intézményünk a jogszabály adta lehetőségek közül a folyó kiadásokat elsődlegesen az 5. számlaosztályban rögzíti (közgazdasági osztályozás szerint). A másodlagos 6-7-es számlaosztály a közvetett, általános kiadásokat tartalmazza (funkcionális kiadások szerint) Az 5. számlaosztály a működési kiadások jóváhagyott költségvetési előirányzatát, a költségvetés végrehajtásaként ténylegesen teljesített kiadásokat és az egyéb folyó kiadásként elszámolható befizetéseket tartalmazza. Az előirányzatokat és a kiadásokat az éves elemi költségvetésben meghatározott szerkezeti tagolásban kell kimutatni a közgazdasági osztályozási rendnek megfelelően. A raktári készletmozgásokról készített feladásokat folyamatosan, időrendi sorrendben kell könyvelni, és negyedévente egyeztetni. A befektetett eszközök értékcsökkenése negyedévente kerül feladásra a főkönyv felé. A tárgyi eszközök állományváltozása a jogszabályi előírásoknak megfelelően a SÁFÁR tárgyi eszköz nyilvántartó program alapján történik. A bérfeladás a főkönyvi könyvelés részére havonta történik KIR3 bérprogrammal. A főkönyvi és analitikus nyilvántartások könyvviteli nyilvántartása integrált pénzügyi rendszerben történik, az Ecostat rendszer felhasználásával. 6. Számviteli szolgáltatás Az államháztartás szervezeteinél könyvviteli szolgáltatás körébe tartozó feladatok irányításával, vezetésével, az éves költségvetési beszámoló, elkészítésével olyan természetes személyt kell megbízni, illetve ezen feladatok végzésére alkalmazni, aki okleveles könyvvizsgálói képesítéssel vagy mérlegképes könyvelői képesítéssel, illetve az engedélyezés szempontjából mérlegképes könyvelői képesítéssel egyenértékű képesítéssel (ez utóbbiak a továbbiakban együtt: mérlegképes könyvelői képesítés) és a tevékenység ellátására jogosító engedéllyel (igazolvánnyal) rendelkezik, Az államháztartás szervezetei szakmai továbbképzést államháztartási szakterületre vonatkozó oktatással kötelesek teljesíteni. A JIK gazdasági igazgatóhelyettese részt vesz az éves kötelező továbbképzésen melyet a JIK igazgatójának és az önállóan működő intézmények vezetőinek igazol. 14
7. Nyilvánosságra hozatal és közzététel 7.1. Letétbe helyezés A fejezetet irányító szerv, illetve a jogszabályban arra feljogosított szerv a saját és az irányítása alá tartozó költségvetési szervek, felülvizsgált éves és féléves elemi költségvetési beszámolóinak, a Kincstárhoz, illetve a Kincstár területi szerveihez történő megküldésével tesznek eleget a letétbe helyezési kötelezettségüknek. 8. A költségvetési beszámolóra vonatkozó általános szabályok Az államháztartás szervezetei az elemi költségvetés készítésére kötelezett JIK és önállóan működő költségvetési szervek is a költségvetési év első félévéről június 30-ai fordulónappal féléves elemi költségvetési beszámolót, a költségvetési évről december 31-ei fordulónappal éves elemi költségvetési beszámolót kötelesek készíteni. A féléves elemi költségvetési beszámolót legkésőbb július 31-éig, az éves elemi költségvetési beszámolót legkésőbb a következő költségvetési év február 28-áig kell az irányító, illetve felügyeleti szervnek, megküldeni. Az éves és féléves elemi költségvetési beszámolót, a minisztérium honlapján közzétett, központilag előírt Módszertani Útmutató és űrlapgarnitúra szerinti formában és tartalommal készítik el. A közzétett, központi űrlapgarnitúra helyettesíthető elektronikus adatfeldolgozó és adathordozó rendszerek segítségével azonos formában kinyomtathatóan készített, azonos tartalmú dokumentumokkal. Amennyiben az így előállított és kinyomtatott dokumentum tartalmazza a hitelesítő aláírásokat is, akkor az azonos értékű a számviteli szabályozásért felelős miniszter által vezetett minisztérium honlapjáról letöltött központi űrlapgarnitúra alapján elkészített beszámolóval. Az aláírók felelősséggel tartoznak az adatokat előállító és továbbító eljárások megfelelő archiválásáról. 8.1. A beszámoló részei Az éves elemi költségvetési beszámoló részei: könyvviteli mérleg pénzforgalmi jelentés, pénzmaradvány-kimutatás, kiegészítő melléklet. A féléves elemi költségvetési beszámoló pénzforgalmi jelentést és az éves elemi költségvetési beszámoló kiegészítő mellékletéből a pénzforgalom egyeztetését tartalmazza. Az egyes költségvetési évek beszámolóinak összehasonlíthatósága mellett biztosítani kell az azonos időszakok elemi költségvetésének és pénzforgalmi jelentéseinek, illetve pénzforgalmi kimutatásainak összehasonlíthatóságát is. 15
A könyvviteli mérlegben az államháztartás szervezete tulajdonában lévő, a rendelkezésére, használatára bocsátott, kezelésébe adott, az államháztartás szervezetének működését szolgáló eszközöket a bérbevett eszközök kivételével, valamint az eszközök forrását kell kimutatni. A pénzforgalmi jelentésben, illetve a pénzforgalmi kimutatásban a bevételeket és a kiadásokat bruttó módon kell szerepeltetni. Az államháztartás szervezetei éves (féléves) elemi költségvetési beszámolóját a szerv vezetője és a beszámoló elkészítéséért kijelölt felelős személy köteles aláírni. Az irányító szerv a JIK és az önállóan működő költségvetési szervek, elemi költségvetési beszámolóját a beszámoló felülvizsgálatának elvégzését igazoló személy aláírásával és a beszámoló visszaküldésével hagyja jóvá. A költségvetési beszámolót és annak felülvizsgálatát a hely és a keltezés feltüntetésével írja alá. A beszámoló elkészítéséért kijelölt felelős személynek szerepelnie kell a nyilvántartásban és rendelkeznie kell a számviteli szolgáltatás ellátására jogosító engedéllyel. 9. Könyvviteli zárlat Az államháztartás szervezete az éves (féléves) elemi költségvetési beszámoló, összeállítását megelőzően a könyvviteli mérleg és a pénzforgalmi jelentés (pénzforgalmi kimutatás) bizonylati alátámasztásaként a főkönyvi kivonatot köteles készíteni. 9.1. Főkönyvi kivonat Főkönyvi számla Száma Neve Forintban Számlák Tartozik Követel Tartozik Követel Tartozik Követel nyitó egyenlege forgalma egyenlege Kötelezettségvállalási számlák összesen Előirányzat számlák összesen Forgalmi számlák összesen Állományi számlák összesen Összes számla 16
9.2. Egyeztetési, zárlati teendők meghatározása Napi feladatok: könyvelési feladatok a pénztárbizonylatok kontírozása, rögzítése a költségvetési számlán bonyolított pénzforgalom kontírozása, rögzítése egyeztetési feladatok pénztárjelentés alapján záró pénzkészlet egyeztetése a könyvelési naplóval bankkivonat alapján bankszámla egyenlegegyeztetés a könyvelési naplóval Havonta elvégzendő feladatok könyvelési feladatok bérfeladás kontírozása, könyvelése nettó finanszírozás kontírozása, könyvelése előirányzat módosítások könyvelése bankszámla könyvelése pénztárak forgalmának könyvelése egyeztetési feladatok előirányzatok könyvelése a bankszámla, pénztárak záró egyenlegeinek egyeztetése A havi zárás határideje: következő hónap 10. Negyedévente elvégzendő feladatok egyeztetési feladatok a havi egyeztetésen túlmenően függő, átfutó - kiegyenlítő bevételek - kiadások egyeztetése, a rendezetlen tételek tisztázásával, negyedéves mérlegjelentés elkészítése és az azzal kapcsolatban felmerülő tételek könyvelése kiemelt előirányzatok és átvett pénzeszközök felhasználásának egyeztetése Negyedéves zárás határideje: negyedévet követő 10. Év végén elvégzendő feladatok könyvelési feladatok készletek állományában bekövetkezett változás könyvelése követelések állományában bekövetkezett változás könyvelése szállítók állományában bekövetkezett változás könyvelése értékcsökkenés elszámolása selejtezés, leltárhiány - többlet elszámolása tőkeváltozás esetleges elmaradt könyvelésének helyesbítése főkönyvi számlák zárása 17
Egyeztetési feladatok a napi, havi - negyedéves egyeztetésen túlmenően a főkönyvi könyveléshez kapcsolódó minden egyes analitika egyeztetése a leltár alapján a mérlegtételek egyeztetése, valamint a pénzmaradvány egyeztetése 10. A mérlegtételek értékelésének általános szabályai A mérlegtételek értékelésénél figyelembe kell venni a számviteli alapelvek sajátos érvényesülését. A könyvviteli mérlegben kimutatott tőkeváltozás meghatározásakor kell figyelembe venni minden olyan értékcsökkenést (immateriális javaknál, tárgyi eszközöknél a terven felüli értékcsökkenést is), amely a mérleg fordulónapján meglévő eszközöket érinti, és a mérlegkészítés időpontjáig ismertté vált. 10.1. Az eszközök bekerülési (beszerzési és előállítási) értéke A bekerülési érték részét képező tételeket a gazdasági esemény megtörténte után, a pénzügyi rendezéskor kell számításba venni a számlázott, a kivetett összegnek megfelelő fizetett összegben. Amennyiben az üzembe helyezés, a raktárba történő beszállítás megtörtént, de számla, a megfelelő bizonylat nem érkezett meg, a fizetendő összeget a hatóság nem állapította meg, és ezért a pénzügyi rendezés sem teljesülhetett, akkor az adott eszköz értékét a rendelkezésre álló dokumentumok (szerződés, piaci információ, jogszabályi előírás) alapján kell meghatározni és a negyedév végén állományba venni. Az így meghatározott érték és a későbbiekben ténylegesen fizetett összeg közötti különbözettel a bekerülési értéket a végleges bizonylatok kézhezvétele időpontjában akkor kell módosítani, ha a különbözet összege az adott eszköz értékét jelentősen módosítja. A vagyonkezelésbe vett eszköz bekerülési értékének a vagyonkezelési szerződésben szereplő érték minősül. Amennyiben az önkormányzat a tulajdonában lévő korlátozottan forgalomképes és forgalomképes vagyonának rendeletében meghatározott körére vagyonkezelői jogot létesít, a vagyonkezelésbe adott immateriális javak, tárgyi eszközök bruttó értékét és elszámolt értékcsökkenését a vagyonkezelésbe adáskor könyveiből köteles kivezetni, és ezzel egyidejűleg a vagyonkezelési szerződésben szereplő értéket, mint bekerülési értéket kell a könyveibe felvenni. Felújítás Az elhasználódott tárgyi eszköz eredeti állaga (kapacitása, pontossága) helyreállítását szolgáló, időszakonként visszatérő olyan tevékenység, amely mindenképpen azzal jár, hogy az adott eszköz élettartama megnövekszik, eredeti műszaki állapota, 18
teljesítőképessége megközelítően vagy teljesen visszaáll, az előállított termékek minősége vagy az adott eszköz használata jelentősen javul és így a felújítás pótlólagos ráfordításából a jövőben gazdasági előnyök származnak. Felújítás a korszerűsítés is, ha az a korszerű technika alkalmazásával a tárgyi eszköz egyes részeinek az eredetitől eltérő megoldásával vagy kicserélésével a tárgyi eszköz üzembiztonságát, teljesítőképességét, használhatóságát vagy gazdaságosságát növeli. A tárgyi eszközt akkor kell felújítani, amikor a folyamatosan, rendszeresen elvégzett karbantartás mellett a tárgyi eszköz oly mértékben elhasználódott (szerkezeti elemei elöregedtek), amely elhasználódottsága már a rendeltetésszerű használatot veszélyezteti. Nem felújítás az elmaradt és felhalmozódó karbantartás egy időben való elvégzése, függetlenül a költségek nagyságától. Karbantartás A használatban lévő tárgyi eszköz folyamatos, zavartalan, biztonságos üzemeltetését szolgáló javítási, karbantartási tevékenység, ideértve a tervszerű megelőző karbantartást, a hosszabb időszakonként, de rendszeresen visszatérő nagyjavítást, és mindazon javítási, karbantartási tevékenységet, amelyet a rendeltetésszerű használat érdekében el kell végezni, amely a folyamatos elhasználódás rendszeres helyreállítását eredményezi. Kis értékű tárgyi eszközök, vagyoni jogok, szellemi termékek A kis értékű immateriális javak és tárgyi eszközök minősítése a számla alapján a beérkezéskor megtörténik. A minősítés szempontja a bekerülési érték. Elszámolása a számlarend szerint történik. Az intézmény a kis értékű eszközök bekerülési értékét folyó kiadásként, a használatba vételkor egy összegben elszámolja. A költségvetési év végéig használatba nem vett kis értékű vagyoni értékű jogokat, szellemi terméket, aktiválni kell és az év végén a zárlati műveletek között át kell vezetni, és a megfelelő immateriális javak aktivált állományi értékében kell kimutatni. A tárgyi eszközök esetében az aktiválás végre kell hajtani, és a használatba nem vett kis értékű tárgyi eszközöket a beruházások állományában kell a mérlegben kimutatni. A számítógépek működését szolgáló vásárolt szoftvert, ha a vásárláskor kapott tanúsítvány szerint intézményi tulajdonba kerül, akkor szellemi terméknek, egyébként vagyoni értékű jognak kell minősíteni. A nem beépített tartozékok közül a monitor, nyomtató, szkener, külső winchester, stb., önálló leltári egység, 100 e Ft alatt kis értékű tárgyi eszköz, és a használatba vételkor leírható, de mennyiségi nyilvántartásuk kötelező. 19
10.2. A könyvviteli mérlegben szereplő eszközök és források értékelése A befektetett eszközöket, a forgóeszközöket bekerülési értéken kell értékelni, csökkentve azt a leírásokkal, növelve azt a visszaírás összegével. A könyvviteli mérlegben az immateriális javakat bekerülési értéken, illetve ezen bekerülési értéknek az értékcsökkenéssel csökkentett, könyv szerinti értékén, az immateriális javakra adott előleget az átutalt (megfizetett, kiegyenlített) a levonható előzetesen felszámított általános forgalmi adót nem tartalmazó összegben, könyv szerinti értékén kell kimutatni. A könyvviteli mérlegben a tárgyi eszközt a bekerülési értéknek az értékcsökkenéssel csökkentett, könyv szerinti értéken, a beruházásokra adott előleget az átutalt (megfizetett, kiegyenlített) a levonható előzetesen felszámított általános forgalmi adót nem tartalmazó összegben, könyv szerinti értéken kell kimutatni. A térítésmentesen átvett eszköz bekerülési (beszerzési) értéke ha jogszabály eltérően nem rendelkezik az eszköznek az állományba vétel időpontjában ismert piaci, forgalmi értéke. Amennyiben az eszköz, térítés nélküli átadás-átvétele azonos irányító szerv alá tartozó államháztartási szervezetek között történik, az átvevő szervezetnek az adott eszközt az átadó által közölt az átadó könyveiben szereplő bruttó értéken kell nyilvántartásba venni. Ezzel egyidejűleg az átvevőnek az eszköz átadás időpontjáig az átadónál időarányosan elszámolt értékcsökkenés összegét is nyilvántartásba kell venni. A térítésmentes (társadalmi) munkával létrehozott eszközöket, továbbá az ajándékként, hagyatékként kapott és a többletként fellelt eszközöket az állományba vétel időpontja szerinti piaci, forgalmi értéken kell a könyvekbe felvenni. Behajthatatlan követelést a könyvviteli mérlegben nem lehet kimutatni, azt hitelezési veszteségként a saját tőkével szemben le kell írni, kivéve a behajthatatlanná vált hitelintézetekkel szembeni számlapénz követeléseket, illetve költségvetési aktív elszámolásokat, melyeket leíráskor a dologi kiadások között kell elszámolni. Nem szabad államháztartás szervezetének a könyvviteli mérlegben kimutatnia azokat a követeléseket, amelyekről, önkormányzati rendeletben meghatározott módon és esetekben lemondott (amelyeket elengedett). A saját tőkét, a tartalékokat, a kötelezettségeket könyv szerinti értéken kell kimutatni. Az áruszállításból, a szolgáltatás teljesítéséből származó, általános forgalmi adót is tartalmazó, forintban teljesítendő kötelezettséget az elismert, számlázott összegben, kell a könyvviteli mérlegben kimutatni mindaddig, amíg azt ki nem egyenlítették. A kintlévőségeket az értékelési szabályzat értelmében egyedileg minősíteni kell. 20