Tájékoztató anyag az elektronikus számlakibocsátói oldal számára
2/17 Tartalomjegyzék Tájékoztató anyag az elektronikus számlakibocsátói oldal számára... 1 Tartalomjegyzék... 2 1. Dokumentum célja... 3 2. Fogalomtár, jogszabályok... 3 3. Az elektronikus számlakibocsátás folyamata... 5 3.1.Az elektronikus számlázás... 5 3.2.Az elektronikus számla adattartalma... 5 3.3.Elektronikus számla kibocsátása... 7 3.4.Elektronikus számla kézbesítési csatornái... 10 3.5.Elektronikus számla kontírozása... 10 3.6.Elektronikus számla kibocsátó oldali hosszú távú tárolása... 11 4. Kiegészítő lehetőség: papír alapú számla másodpéldányának elektronikus megőrzése... 13 5. Elektronikus számlakibocsátás: előnyök és veszélyek... 14 6. Az elektronikus számla hatósági (APEH) ellenőrzése... 15 7. Hogyan számlázzak elektronikusan? segítség a döntéshez... 15
3/17 1. Dokumentum célja A dokumentum célja a jelenleg hatályos, elektronikus számlázásra vonatkozó jogszabályok alapján az elektronikus számlakibocsátás folyamatának bemutatása az elektronikus aláírással ellátott számlák esetében, valamint gyakorlati megközelítésű tájékoztatás adása, mely a számlakibocsátás körüli bizonytalanságokra összpontosítva igyekszik a számlakibocsátók részére segítséget és felvilágosítást adni az elektronikus számlázással kapcsolatban felmerülő kérdések vonatozásában. A dokumentum összeállítása során az Elektronikus Számlakibocsátók Egyesülete bevonásával számos piaci szereplőt számlakibocsátó, számlabefogadó, könyvelő kerestünk meg és a velük folytatott interjúk során feltárt, az elektronikus számlakibocsátással kapcsolatban leggyakrabban felmerülő kérdések és arra adandó válaszok megtalálhatók a jelen dokumentum mellékletét képező Gyakran Ismételt Kérdések gyűjteményben is. Ez a tájékoztató anyag, valamint az elektronikus számlázással foglalkozó további tájékoztatók, hasznos információk, jogszabályok elérhetőek a www.e-szamlazas.gov.hu oldalon. 2. Fogalomtár, jogszabályok elektronikus számla: elektronikus formában kibocsátott számla vagy egyszerűsített számla, mely legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel rendelkezik. (vagy elektronikus adatcsere rendszerben elektronikus adatként lett létrehozva és továbbítva de ez utóbbi megoldás részletes bemutatása nem tárgya a tájékoztatónak) e-számla: lásd elektronikus számla időbélyegző: elektronikus dokumentumhoz kapcsolt adathalmaz, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában mit tartalmazott, és kimutatja, ha a tartalom azóta megváltozott. elektronikus aláírás: elektronikus dokumentumhoz kapcsolt adathalmaz, amely bizonyítja, hogy az elektronikusan aláírt dokumentumot az aláíró hozta létre. fokozott biztonságú elektronikus aláírás: az aláíró személy azonosítására alkalmas elektronikus aláírás, amely egyedülállóan az aláíróhoz köthető. Olyan eszközökkel hozták létre, amely egyedül az aláíró befolyása alatt áll, és a dokumentumhoz oly módon kacsoldóik, hogy minden módosítás érzékelhető. minősített elektronikus aláírás: olyan fokozott biztonságú aláírás, amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki, és amely a fokozott biztonságú aláírásnál szigorúbb biztonsági követelményeknek felel meg. archiválási szolgáltató: elektronikus aláírással ellátott dokumentumok tárolását végző olyan szolgáltató, amely megfelel az archiválási szolgáltató törvényi feltételeinek. (2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról) tanúsítvány: a hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott igazolás, amely bizonyítja, hogy az adott személy és az elektronikus aláírás összetartozik. NHH: Nemzeti Hírközlési Hatóság feladata többek között az elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatásokat (elektronikus aláíráshoz aláírókulcs és tanúsítvány kibocsátása, időbélyegzés, elektronikus archiválás) nyújtó szolgáltatók tevékenységének engedélyezése, ellenőrzése. az elektronikus aláírással kapcsolatos törvények és rendeletek gyűjtőhelye az NHH oldalán: http://www.nhh.hu/?id=dokumentumtar&mid=364&lang=hu http://www.nhh.hu/?id=dokumentumtar&mid=365&lang=hu
4/17 Vonatkozó jogszabályok gyűjteménye: SSZ. JOGSZABÁLY 1. 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról (Áfa törvény.) 2. 2000. évi C. törvény a számvitelről 3. 2003. évi XCII. törvény az adózás rendjéről 24/1995. (XI.22.) PM rendelet a számla, egyszerűsített 4. számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról 13/2005. (X.27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról 5. elektronikus úton történő másolat készítésé- nek szabályairól 6. 114/2007. (XII.29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól 7. 46/2007. (XII.29.) PM rendelet az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről APEH Közlemény az elektronikus úton kibocsátott 8. számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről (2009.10.26.) 9. 2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról ÉRINTETT TERÜLET Elektronikus számla fogalma és kötelező tartalmi elemei Elektronikus számla kontírozása Bizonylat megőrzése Elektronikus számlázás ellenőrzése Elektronikus számla konverziója Elektronikus számlák tárolása Elektronikus számla kibocsátása, EDI mintaszerződés Elektronikus számla adattartalma, formátuma, kontírozása, megőrzése, tárolása Elektronikus aláírás
5/17 3. Az elektronikus számlakibocsátás folyamata 3.1. AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS Az elektronikus számlakibocsátás lényege, hogy a számla papírra nyomtatás helyett elektronikus úton kerül kibocsátásra, továbbításra, valamint a befogadó és a kiállító is elektronikus formában tárolja. Az elektronikus számla kibocsátásának lehetőségét az Áfa törvény biztosítja, amely kimondja, hogy a papír alapú számla és az elektronikus számla egyenértékű. Az elektronikus számlát a törvény értelmében kétféle módon lehet kibocsátani (Áfa törvény. 175. ). a) Zárt elektronikus adatcsere rendszerben kibocsátott számla (EDI) i) Előzetes írásbeli megállapodás szükséges a kibocsátó és befogadó között ii) Kibocsátónak havonta összesítő listát kell a befogadó részére átadnia b) Elektronikus aláírással hitelesített számla (PKI) i) Legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás és ii) Minősített időbélyegzés szolgáltató által kibocsátott időbélyeg szükséges a kibocsátáshoz Az EDI rendszer megvalósítása nagytömegű számlakibocsátás esetén általános, komoly informatikai fejlesztést igényel(het) mind a kibocsátó, mind a befogadó oldalán. Jelen tájékoztatóban a PKI típusú elektronikus számlával kívánunk részletesen foglalkozni. SZÁMÍTÓGÉPPEL KIÁLLÍTOTT KÉZZEL KIÁLLÍTOTT SZÁMLA SZÁMLA Számítógéppel előállított és kinyomtatott számla (számlázó PAPÍR ALAPON MEGKÜLDÖTT Számlatömbben kézzel kiállított SZÁMLA számla szoftver segítségével) ELEKTRONIKUS FORMÁBAN Nincs ilyen Elektronikus számla MEGKÜLDÖTT SZÁMLA 1. táblázat: elektronikus és papír alapú számlatípusok 3.2. AZ ELEKTRONIKUS SZÁMLA ADATTARTALMA 3.2.1. Számlában feltüntetett adatok előállítása Az elektronikus számla kötelező adattartalma teljes mértékben megegyezik a papír alapú számla kötelező adattartalmával. Ezt az Áfa törvény 169. -a szabályozza, ez alapján jelenleg egy átlagos szolgáltatás esetén a számla akár papír alapú, akár elektronikus a következő adatokat kell hogy tartalmazza:
6/17 a számla kibocsátásának kelte; a számla sorszáma; a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának adószáma; a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének adószáma, amely alatt, mint adófizetésre kötelezettnek a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítették; a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának, valamint a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének neve és címe; az értékesített termék megnevezése; az adó alapja, továbbá az értékesített termék adó nélküli egységára, illetőleg a nyújtott szolgáltatás adó nélküli egységára, ha az természetes mértékegységben kifejezhető, valamint az alkalmazott árengedmény, feltéve, hogy azt az egységár nem tartalmazza; az alkalmazott adó mértéke; az áthárított adó, kivéve, ha annak feltüntetését e törvény kizárja; adómentesség esetében, valamint abban az esetben, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett, jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása mentes az adó alól, vagy utána a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője az adófizetésre kötelezett Elektronikus számlázás esetén a számlázó rendszerből származó számlaadatok nem a nyomtatóba kerülnek, hanem az elektronikus adatok biztonságát jelentő dobozba zárást követően elektronikus formát nyernek. Ez az elektronikus formában megjelenített adat maga az elektronikus számla. 1. ábra: A papír alapú és az elektronikus számla adattartalmának egyezősége Az elektronikus számlaadatok dobozba zárását, azaz az adatok eredetiségének és sértetlenségének biztosítását a törvényi szabályozás azért írja elő, mert a számlakiállító személye és a számlában foglalt adatok módosíthatatlanságát elektronikus úton is garantálni kell.
7/17 3.2.2. Számla elektronikus úton történő elkészítésének előfeltétele Számlát elektronikus úton kibocsátani akkor lehetséges, ha a számla adattartalmának sértetlenségét és eredetiségének hitelességét biztosítani tudja a számlakibocsátó. Ezeket a hatályos jogszabályok szerint a következő eszközök garantálják: legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás időbélyegző 2. ábra: elektronikus aláírás és időbélyegző, mint az elektronikus számla biztonsági elemei 3.3. ELEKTRONIKUS SZÁMLA KIBOCSÁTÁSA 3.3.1. Az elektronikus aláírás és elektronikus időbélyegző Elektronikus aláírás Az elektronikus számla elkészítéséhez a 3.2 értelmében a számla adattartalmán felül szükséges elektronikus aláírás és időbélyegző is. Az elektronikus aláírás azt jelenti, hogy egy, az elektronikus dokumentumhoz (pl. számlához) kapcsolt adathalmaz tanúsítja, hogy ki az, aki azt az adathalmazt hozzáfűzte a dokumentumhoz, vagyis ki írta alá az elektronikusan kiállított számlát. Az aláírás elkészítéséhez egy aláírói tanúsítvány szükséges: ez a tanúsítvány mutatja meg, hogy az adott elektronikus aláírásnak (mely aláírás ténylegesen nem hasonlít a kézi aláírásra, hanem egy alfanumerikus aláírási kódot jelent) ki a tulajdonosa. Az elektronikus aláírás minőségét tekintve a következő lehet: fokozott biztonságú: egyszerű magánokirat esetén szükséges minősített: teljes bizonyító erejű magánokirat esetén szükséges Az elektronikus számla kibocsátásához fokozott biztonságú elektronikus aláírás elegendő. Az elektronikus aláírást magánszemélyként, és egy adott szervezethez kötődően, a szervezet nevében eljáróként is lehet igényelni. Az elektronikus aláírás szervezeti besorolását tekintve a következő lehet: személyes munkatársi szervezeti
8/17 Az elektronikus aláírás alapját képező tanúsítványt egy igénylőlap segítségével lehet a tanúsítvány kibocsátásra engedéllyel rendelkező szolgáltatóktól igényelni. Ezen törvényi felhatalmazással működő szolgáltatók nyilvántartást vezetnek az általuk kibocsátott tanúsítványok aktuális állapotáról (érvényes, lejárt, visszavont), és rendelik hozzá a tanúsítványokhoz az egyediségét biztosító magánkulcsot (ez a kulcs hozza létre az elektronikus aláírást). Az elektronikus aláíráshoz tartozó tanúsítvány igénylése és fenntartása éves szinten pár tízezer forintos költséget jelent a számlakibocsátó számára. SZOLGÁLTATÓ WEBOLDAL SZOLGÁLTATÁSI ÁRAK Microsec Kft. www.microsec.hu http://srv.e-szigno.hu/menu/index.php?lap=arlista NetLock Kft. www.netlock.hu http://www.netlock.hu/html/ar.html MÁV Informatika Zrt. www.mavinformatika.hu http://hiteles.mavinformatika.hu/szolgaltatasok.php?id=3&fokatid=1&cmd=view_this Magyar Nyrt. Telekom www.tsystems.hu http://www.tsystems.hu/kkv/hitelesites_szolgaltatasok/arak 2. táblázat: az elektronikus aláírás alapját képező tanúsítvány kibocsátásra engedéllyel rendelkező szolgáltatók Az elektronikus aláírás tehát nem a papír alapú, kézzel írt aláírás direkt módon elektronizált változata (pl. annak beszkennelése által) hanem egy, az aláíró adatait tartalmazó tanúsítvány és ahhoz kapcsolódó kódolási eljárás kombinációja, amely egyértelműen megmutatja az aláíráshoz tartozó személyt. Az elektronikus aláírás létrehozásához szükséges: tanúsítvány, magánkulcs (tipikusan: chipkártya tartalmazza ezeket) az aláírást létrehozó hardver eszköz (tipikusan: chipkártya és az ahhoz tartozó olvasó) az aláírást létrehozó szoftver (alkalmazás) A tanúsítvány kibocsátója valamennyi fenti eszközt az igénylő rendelkezésére bocsátja, azaz a tanúsítvány megrendelése útján az aláíráshoz szükséges összes eszközt is megkapja a megrendelő. Elektronikus időbélyegző Az elektronikus időbélyegzőt az elektronikus számlán ez elektronikus aláírást követően helyezik el, így ez azt bizonyítja, hogy az adott dokumentum az időbélyegzés időpontban már létezett. Az időbélyegzés szolgáltatást időbélyegzés szolgáltató nyújtja (az időbélyegzés az aláírás szolgáltatással együtt, általában csomagban is vásárolható.) Az elektronikus időbélyegzőt mindig az időbélyegzést nyújtó szolgáltató hozza létre (általában az adott dokumentum egy lenyomatának a szolgáltató részére történő megküldése révén). Segítségével az elektronikus számla kapcsán már nem csak a kiállító személye azonosítható, hanem az az időpont is, amikor a számlát időbélyegezte, tehát amikor a számla már ebben a formában létezett. (Ez fontos lehet pl. akkor, ha az aláíró tanúsítványt
9/17 időközben visszavonják. Ebben az esetben az időbélyegző segítségével egyértelműen eldönthető, hogy a számlát a tanúsítvány visszavonása előtt vagy után bocsátották-e ki.) Biztonság Az elektronikus számlán elhelyezett elektronikus aláírás és elektronikus időbélyegző az elektronikus számla tartamának sértetlenségét és hitelességét garantálja. Ezáltal az elektronikus számla kibocsátása a papír alapú számla kibocsátásához képest biztonsági szempontból nem tekinthető kockázatosabb folyamatnak, sőt, egy elektronikus számla nehezebben hamisítható, mint egy papír alapú számla. Technikai háttér Az elektronikus számlakibocsátás technikai igénye alapvetően a kibocsátott számlák függvénye. Alacsony számú elektronikus számla kibocsátásának semmilyen különleges hardver igénye nincsen, nagyobb számú számla kibocsátása esetén lehet szükség beruházásra. 3.3.2. Az elektronikusan kibocsátott számla formátumai Az elektronikus számla kibocsátási formátumát jogszabály nem határozza meg, vagyis az bármi lehet, ami a kibocsátónak és a befogadónak megfelel. Az ellenőrzés megkönnyítése érdekében azt azonban előírja a 46/2007. (XII.29.) PM rendelet és az adózás rendjéről szóló törvény, hogy az elektronikus számlákat az APEH által közleményben előírt formátumban kell bemutatni az adóhatóságnak. Az elektronikus számlákat vagy eleve e formátumok valamelyikében (is) el kell készíteni, vagy e formátumok valamelyikébe utólag át kell tudni konvertálni. Ezek a formátumok a következők: a. txt formátum b. print formátum: (i) nem formázott szöveget, karaktereket tartalmaz (ii) utasításmentes fájl (kivéve: oldalkezdés, sortörés) (iii) fájl tartalom egyértelműen megfeleltethető a kinyomtatott adatoknak c. csv formátum d. dbf formátum e. mdb formátum f. xls formátum g. xml (APEH közlemény által definiált) formátum
10/17 3.4. ELEKTRONIKUS SZÁMLA KÉZBESÍTÉSI CSATORNÁI Az elektronikus számla kibocsátója a számla előállítását követően elküldi a számlát a címzettnek. A kézbesítési csatorna a papír alapú számla esetében a postai levél, vagy kézi kézbesítés, elektronikus számla esetén azonban mindez kizárólag elektronikus úton történhet meg. Az elektronikus számlakibocsátók jellemzően a következő megoldások közül választanak, amikor a befogadóhoz szeretnék a számlát eljuttatni: 1) a számlát emailben csatolmányként küldik meg; 2) egy saját honlapot üzemeltetnek, ahol a számlákat prezentálják. Itt a számlák megtekinthetők, letölthetők, rendezhetők. A befogadó jellemzően email értesítést kap arról, hogy számlája érkezett; 3) a kibocsátó a kézbesítéssel egy külső szereplőt ( konszolidátor ) bíz meg, akinek a számlaadatokat átadja. A konszolidátor ezt követően gondoskodik a számlák előállításáról és bemutatásáról az általa üzemeltetett weboldalon keresztül. Itt a számlabefogadó autentikált belépést követően a saját fiókjában az összes, részére ezen a konszolidátoron keresztül beérkezett számlát megnézheti, letöltheti, rendezheti. A konszolidátorok jellemzően nagy mennyiségű elektronikus számla előállítását, kibocsátását, ügyfélhez való eljuttatását vállalják, és fizetési csatornákat is biztosítanak ehhez. Ma a hazai piacon két konszolidátor működik: SZOLGÁLTATÁS ÜZEMELTETŐ WEBOLDAL Díjnet Díjnet Zrt. www.dijnet.hu Távszámla (Magyar Telekom Nyrt.) www.tavszamla.hu 3. táblázat: Hazai konszolidátorok 3.5. ELEKTRONIKUS SZÁMLA KONTÍROZÁSA Az elektronikus számla kontírozásánál két fontos szabályt kell szem előtt tartani: 1. Az elektronikus számla csak és kizárólag elektronikus formában létezik, papírra nyomtatott képe már nem tekinthető számlának. 2. Az elektronikus számlák alaki és tartalmi kellékeire ugyanúgy vonatkozik a számviteli törvény, mint a papír alapú számlákra, tehát az elektronikus számlák esetében is el kell végezni a kontírozást a számlakibocsátó részéről is, méghozzá úgy, hogy a kontírozási adatok egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosítás lehetőségét kizárva kerüljenek csatolásra (számviteli törvény 167 ).
11/17 A fenti két szabályból és az elektronikus számla technikai sajátosságaiból következik, hogy elektronikus számla esetén: a) a kontírozási adatokat elektronikus formában kell létrehozni b) a kontírozási adatokat a számlán nem lehet feltüntetni c) a kontírozási adatok és a számla egyértelmű, elválaszthatatlan módon történő hozzárendeléséről, az utólagos módosítás lehetőségének kizárásáról a kontírozást végzőnek kell gondoskodnia. Ennek törvényben meghatározott kizárólagos formája, technikai előírása nincsen, azt a szervezet belső működési rendjében foglaltak szerint kell végrehajtani. Az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről szóló APEH közlemény több olyan megoldást is felsorol, amellyel az elektronikus számlák kontírozása végezhető: - A kontírozási információkat egy csatolt mellékletben hozzá lehet rendelni az eredeti számlához. A csatolás módjának technikai részletei nincsenek megszabva, a lényeg az, hogy a csatolás egyértelmű és elválaszthatatlan legyen, valamint az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történjen. (Ennek egyik - de nem kizárólagos - megvalósítási lehetősége, ha a kontírozást végző a kontírozási információkat egy arra alkalmas szoftver segítségével egy csatolt mellékletben az elektronikus számlához rendeli, majd az egészet fokozott biztonságú elektronikus aláírással, valamint minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel látja el.) - A kontírozás követelményei teljesíthetők elektronikus könyvelési rendszer alkalmazásával is, amennyiben az elektronikus számla hozzárendelése a könyveléshez a számla sorszáma (azonosítója) alapján visszakereshető módon, a könyvelésben történt rögzítés időpontját megőrizve és az utólagos módosítás lehetőségét kizárva történik. - A kontírozásra alkalmas lehet egy iktatóprogram, mely a számlához iktatószámot rendel, egyúttal ehhez az iktatószámhoz kapcsolódik a könyvelési információ. Az iktatószám alapján tehát mind a számla, mind a könyvelési információ megismerhető, azok egyértelműen egymáshoz rendelhetők, elválaszthatatlanok. Ez esetben is gondoskodni kell az utólagos módosítás lehetőségének megakadályozásáról. A fentiek csak lehetséges jó megoldások. Ezeken kívül más olyan módszerek is alkalmazhatóak, amelyekkel az egyértelmű hozzárendelés és az elválaszthatatlanság biztosítható, valamint az utólagos módosítás lehetősége kizárható. 3.6. ELEKTRONIKUS SZÁMLA KIBOCSÁTÓ OLDALI HOSSZÚ TÁVÚ TÁROLÁSA Az elektronikus formában kiállított számlákat, számviteli bizonylatokat elektronikus formában kell a 114/2007. (XII.29.) GKM rendelet szerint megőrizni. Általános szabály és ez a papírszámlákra is igaz, hogy a megőrzés során védeni kell az elektronikus számlákat a törlés, megsemmisülés, sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés és módosítás ellen, valamint biztosítani kell, hogy olvashatóak maradjanak. Mivel a számlákat a számviteli előírások szerint tipikusan 8 évig kell megőrizni, és az elektronikus számlákra már az elkészítésükkor rákerül az elektronikus aláírás és az időbélyegző, a GKM rendelet speciális szabályai az elektronikus számlákat nem érintik, azok tárolása nem jár külön gonddal.
12/17 A megőrzés többféle módon is végezhető: 1. Saját tárolás Ez esetben a megőrzést a számlakibocsátó saját maga végzi, például saját számítógépén/szerverén, vagy bármilyen adathordozó eszközön (pl. CD, DVD). 2. Tárolás kiszervezése Ha a megőrzést a számlakibocsátó nem saját maga kívánja végezni, igénybe vehet ezzel foglalkozó szolgáltatót is. Amennyiben az igénybe vett szolgáltató nem a törvény szerinti minősített archiválási szolgáltató, a feleknek szerződésben kell megállapodniuk, hogy a szolgáltató milyen tevékenységet végez a megőrzés során, és ezért milyen felelősséget vállal. 3. Tárolás archiválási szolgáltatónál Amennyiben a számlakibocsátó a számlái megőrzését egy törvény szerinti minősített archiválási szolgáltatóra bízza, úgy ez esetleg magasabb költséggel járhat, azonban a megőrzés folyamatát és törvényszerűségét ebben az esetben teljes körűen az archiválási szolgáltató biztosítja, és az ilyen szolgáltatók működését az NHH rendszeresen ellenőrzi. SZOLGÁLTATÓ WEBOLDAL SZOLGÁLTATÁSI ÁRAK Microsec Kft. www.microsec.hu http://srv.e-szigno.hu/menu/index.php?lap=arlista Siemens Zrt. www.siemens.hu http://www.siemens.hu/index.php?n=722 4. táblázat: minősített archiválási szolgáltatók Elektronikus számla másodpéldánya Az elektronikus számla esetében nincs olyan másodpéldány, mint ami a papírszámla esetében létezik. Az elektronikus számláról bármennyi másolat készíthető, azok ugyanazt az információhalmazt tartalmazzák, azaz ugyanúgy eredeti számlának minősülnek. Az elektronikus archiválásról bővebben az NHH publikációjában http://www.nhh.hu/dokumentum.php?cid=12267 olvashat.
13/17 4. Kiegészítő lehetőség: papír alapú számla másodpéldányának elektronikus megőrzése A számlakibocsátó akkor is tud élni az elektronikus út által nyújtott előnyökkel, ha az üzleti partnerei csak papírszámlát képesek vagy kívánnak befogadni. A 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet alapján egyfajta átmenetként a papír alapú számla és az elektronikus számla között lehetőség van arra, hogy a kibocsátó csak a befogadónak (vevőnek) szánt számlapéldányt nyomtassa ki, és a saját maga által megőrzendő számlapéldányt elektronikus formában, jogilag rendezett és szabályos módon tárolja. Ennek lényege, hogy a számlázó program a számla kibocsátónál maradó példányát nem nyomtatja ki, hanem a nyomtatott változattal megegyező elektronikus számlaképet elektronikus aláírással és időbélyegzővel látja el. Fontos kiemelni, hogy bár technikailag hasonló jogilag ez nem minősül elektronikus számlának, hanem egy papír számla elektronikus másodpéldánya. E megoldás előnye, hogy a címzetthez papíron eljuttatott számlák kibocsátónál maradó példányai nyomtatás nélkül, gazdaságosan, könnyen kezelhetően és szabályszerűen megőrizhetőek. Használatának olyan esetekben van igazán jelentősége, amikor egy számlakibocsátó elektronikusan szeretne számlázni például nagy számlamennyiség esetén a könnyebb kezelhetőség, gazdaságosság miatt, de a számla befogadója csak papírszámlát képes vagy kíván befogadni, ezért a befogadó példányát papíron kell előállítani.
14/17 5. Elektronikus számlakibocsátás: előnyök és veszélyek ELŐNYÖK Az elektronikus úton történő számlakibocsátás költséghatékonyabb megoldás, mint a papír alapú számlázás: postaköltség csökkenése nyomtatványköltség csökkenése emberi munkaerő igénybevételének csökkenése közvetve a sárga csekk befizetésével kapcsolatos költség megszűnése KÖLTSÉGTÉTEL PAPÍR ALAPÚ SZÁMLÁZÁS ELEKTRONIKUS SZÁMLÁZÁS Számla előállítási költsége 15-30 Ft / db 50-100 Ft / db Sárga csekk befizetési költsége Postai úton történő kézbesítés költsége Számla kibocsátó oldali hosszú távú tárolási költsége 116-188 Ft / db Nincs 30-72 Ft/db Nincs 15-20 Ft / db 5-10 Ft / db Összesen 176-310 Ft/db 55-110 Ft/db Környezettudatos szervezeti gazdálkodás Felgyorsuló fizetés, lerövidülő pénzügyi teljesítések Cash-flow optimalizálás Addicionális kommunikációs csatorna biztosítása Ügyfélszolgálat fejlesztése, interaktív kapcsolat erősítése VESZÉLYEK Az új rendszer implementálásával járó kezdeti nehézségek és zavarok A rendszer technikai feltételeinek megteremetése Elektronikus ügykezeléshez szükséges tudás hiányából eredő bizonytalanságok
15/17 6. Az elektronikus számla hatósági (APEH) ellenőrzése 1) Adóhatósági ellenőrzés során az adóalany köteles az adóhatóság részére biztosítani: a számlák olvashatóságához szükséges számítástechnikai eszközöket; az eszközök használatához szükséges dokumentációt és felvilágosítást; valamint a megőrzött számlákat a következő formátumok valamelyikében: (a) txt formátum (b) print formátum (c) csv formátum (d) dbf formátum (e) mdb formátum (f) xls formátum (g) xml (APEH által definiált) formátum 2) Az APEH jogosult az elektronikus számlakibocsátás folyamatának ellenőrzését elvégezni oly módon, hogy a számlakibocsátó az adóhatóság jelenlétében bocsát ki elektronikus számlát. 3) Az APEH az elektronikus számla ellenőrzése során az alábbi területeket vizsgálja kiemelten: a számlák kötelező tartalmi elemei a vevőkkel kötött előzetes írásbeli szerződés és annak tartalma az elektronikus számlázást leíró belső szabályzat az elektronikus számlázási rendszer és könyvelési rendszer kapcsolata elektronikus aláírás és időbélyegző megfelelősége elektronikus számlák szúrópróbaszerű ellenőrzése Az APEH az elektronikus számlázással összefüggő technikai megoldásokat nem önálló, külön eljárás során, hanem kizárólag tényleges adóellenőrzés keretében jogosult vizsgálni. 7. Hogyan számlázzak elektronikusan? segítség a döntéshez Az elektronikus számlázás bevezetéséhez természetesen a cégnek számos kérdést kell átgondolnia. Az alábbi fejezetben ehhez kívánunk segítséget nyújtani. 1. lépés: Szervezeti döntés meghozatala A szervezet döntéshozójának döntése értelmében a cég a papír alapú számlázás mellett vagy helyett bevezeti az elektronikus számlázást. A legfontosabb tisztázandó kérdések az elektronikus számlázás bevezetésével kapcsolatban: Mekkora mennyiségű számlát bocsát ki a cég havonta?
16/17 Mekkora összeget költ a következő műveletekre? számla előállítás és borítékolás számla kiküldés számla tárolás számla fizetéshez kapcsolódó indirekt költségek (sárga csekk) Beszállítói vagy vevői vonatkozásban mit jelent a cég számára az elektronikus számlázás?: költségmegtakarítás cégimage építés ügyfélkommunikáció tevékenység kiszervezés A cég maga kívánja előállítani az elektronikus számlákat, vagy kizárólag konoszolidátor megbízásával végzi ezt a feladatot? Rendelkezik-e a cég képviselője legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással? Rendelkezik-e a cég időbélyegzés szolgáltatással? A cég kizárólag elektronikusan kíván számlázni, vagy elektronikusan és papíralapon is? Hogyan kívánja a cég a számlákat tárolni: saját maga, vagy megbíz archiválási szolgáltatót? Amennyiben a cég saját maga kívánja az elektronikus számlákat előállítani, úgy a következő eszközöket kell beszerezni: 1) Elektronikus aláírás kibocsátásához szükséges tanúsítvány 2) Időbélyegzés szolgáltatás 3) Az elektronikus aláírást létrehozó szoftver (ennek segítségével látja el elektronikus aláírással a számlát) és hardver eszköz. Ezen eszközök és szolgáltatások mindegyike beszerezhető a tanúsítványt kibocsátó szolgáltatótól. 2. lépés: Elektronikus aláírásra szolgáló tanúsítvány igénylése Amennyiben a cég saját szervezetén belül kívánja előállítani az elektronikus számlákat, úgy szükséges a cég nevében számla kibocsátására jogosult személy(ek) részére aláíró tanúsítvány, illetve az aláírás előállításához szükséges eszközök beszerzése. Elektronikus számla kibocsátásához elegendő a fokozott biztonságú elektronikus aláírás, de természetesen minősített elektronikus aláírással is lehet elektronikusan számlázni. A tanúsítványt egy formanyomtatvány kitöltésével, és a személyes, illetve szervezeti adatok megadásával elektronikusan lehet igényelni, majd 10-14 nap átfutási idő elteltével átvehető a tanúsítványt tartalmazó aláíró eszköz. Az aktuális szolgáltatók listáját a Nemzeti Hírközlési Hatóság weboldalán a http://webold.nhh.hu/esign/szolgparams/main.do oldalon éri el, illetve jelen Tájékoztató 3.3.1 pontjában tekintheti meg. 3. lépés: időbélyegzés szolgáltatás igénylése Az elektronikus számlázáshoz az elektronikus aláíráson túlmenően időbélyegző beszerzés is szükséges.
17/17 Az időbélyegzés szolgáltatást általában ugyanattól a szolgáltatótól célszerű igényelni, akitől az aláíró tanúsítványt igényli a szervezet. 4. lépés: konszolidátor vagy saját tevékenység Amennyiben az elektronikus számlák kiállításával konszolidátort bíznak meg, úgy a megállapodás értelmében a konszolidátor gondoskodik az elektronikus számlák aláírásról, az időbélyegzésről, továbbá az elektronikus számlák kézbesítéséről is. Amennyiben a cég saját szervezetén belül állítja ki az elektronikus számlákat, gondoskodnia kell a számlák címzettekhezhez való eljuttatásáról is, melynek legegyszerűbb de nem kizárólagos módja a számlák emailben való továbbítása. 5. lépés: elektronikus számla tárolása Az elektronikus úton kibocsátott számla tárolása a papír alapú számla tárolásától eltérő folyamatot kíván. Meg kell hozni azt a döntést, hogy a számlát a kibocsátó saját maga kívánja tárolni, vagy saját tárolás keretében egy nem minősített archiválási szolgáltatót kíván vele megbízni, vagy egy minősített archiválási szolgáltatót bíz meg, ezzel a tárolás felelősségét a szolgáltatóra hárítja.