EKOP-1.2.16-2012-2012-0001 KIRA OKTATÁSI TANANYAG 2014. október hó ILLETMÉNY- SZÁMFEJTÉS Magyar Államkincstár 1054 Budapest, Hold u. 4. www.allamkincstar.gov.hu
Tananyag Illetményszámfejtés Tartalomjegyzék: I. Mozgóbér adatok kezelése II. Távollét adatok kezelése III. Levonások letiltások III/1. III/2. Levonások letiltások kezelése Értesítő levelek IV. Egyéb juttattások V. Hóközi számfejtés VI. Fizetési jegyzék VII. Jegyzék összesítő 2
I. Mozgóbér adatok A mozgóbér: A Munka Törvénykönyvében meghatározott minden olyan bér, melyet a munkáltató az alapbéren felül munkavégzés ellenértékeként a munkavállalónak fizet. 1. Bevezetés A mozgóbér adatok karbantartása menüben, az ügyintéző jogosultságához tartozó szervezeti egységek és munkavállalókra vonatkozóan a jogszabályok által meghatározott bérelemek (bérpótlék, ügyelet, készenlét, helyettesítés ) feladása, számfejtése, lekérdezése, törlése, sztornózása történik. Mozgóbér feladható élő és megszűnt jogviszonyokhoz egyaránt. A mozgóbérek jogcímei felülvizsgálatra kerültek a hatályos jogszabályoknak megfelelően. A jogcímek jogviszonytípusokhoz és bértáblákhoz (egészségügy, pedagógus) vannak rendelve, és így ellenőrzötten adhatók fel. A tb szempontjából rendszeres és nem rendszeres mozgóbéreket ugyanazon a jogcímen kell feladni, viszont az erre vonatkozó jelzővel meg kell különböztetni őket. A mozgóbérek időhöz kötött csoportja (pl. ügyelet, készenlét, rendkívüli munkavégzés) a munkavállaló munkaidő beosztásához kapcsolódóan adható fel a rendes munkaidőn belül, vagy azon felül. A mozgóbérek esetszámhoz kötött csoportja ( pl. előadás díja, fix összegű mozgóbér) a vonatkozási időn belül adható fel, azonban távollét és az átsorolás változás esetén meg kell bontani az időszakot. A mozgóbérek feladása során azonnal látható a program által felajánlott és a felhasználó által beírt adatokból számított mozgóbér összege, mely a számfejtésre váró tételek közé is rögtön bekerül. A mozgóbér alapja, amennyiben az átsorolásból számítandó, alapértelmezetten az alapbér, illetve az alapilletmény. Amennyiben a munkáltató ettől el akar térni, akkor a mozgóbér eltérő alapja a gazdálkodóhoz tartozó alapok között megadható. A mozgóbéreket az intézmények adják fel, mely adatok hitelesítés nélkül közvetlenül a KIRA rendszerbe kerülnek. Az adaton érkezhetnek kommunikációs felületen keresztül is. 2. A mozgóbér adatok karbantartása A program két helyről kerül indításra: - főmenüből - beosztás adatok karbantartása menüből - Távollét almenüből lekérdezési lehetőséggel elérhető. Belépéskor a program vizsgálja, hogy létezik-e egyáltalán jogosultsága az ügyintézőnek intézményi és számfejtői oldalon egyaránt a választott szervezeti egységre, erre a menüre, az adott művelet elvégzésére. Ilyen műveleti jogosultság: lekérdezés, karbantartás, hitelesítés. Ha nincs jogosultsága, akkor tiltásra kerül, és üzenetet küld a felhasználónak. Ha igen, akkor el tudja végezni a kívánt műveletet. 3
A jogosultság paraméter vizsgálatának megfelelően a program csak annak a funkciógombnak a használatát engedélyezi, melyre lehetőséget adott, a többi funkciógomb rejtve marad. Például, ha a programot a távollét karbantartóból hívták csak lekérdezési lehetőség van, az új felvitel, törlés, sztornó, mentés funkciógombok rejtve és tiltva vannak. A menüpont kiválasztásával az alábbi képernyő nyílik meg: A jobb felső sarokban található Választás gombra kattintva van lehetőség új munkavállaló kiválasztására. A bal felső blokkban a korábban rögzített, számfejtett mozgóbér adatok jelennek meg soronként, vonatkozási idő kezdete csökkenő sorrendben. Rendezettség választási lehetőség adott még: Számfejtési időszak és Jogcím szerint is. Amennyiben a beosztás menüből lépünk be a mozgóbér adatok karbantartása menübe, akkor a jobb oldali blokkban megjelenik a beosztásnál kiválasztott nap jellege, valamint a munkaidő kezdete, vége, ha távollét is van az adott napon, akkor akár több sorban is. 4
Egy mozgóbér tételről az alábbi adatokat jeleníti meg a program: A Feltétel gomb megnyomásával lehetőség van egy adott tétel megkeresésére, az ismert adatok megadásával és a Keres gombra való kattintással. Nem megfelelő adat megadásakor a következő információ jellegű üzenetet kapjuk: Nincs a feltételnek megfelelő tétel! 3. Új mozgóbér adat felvitele: Új felvitel állapotban a két felső blokk mezőiben a rögzítés tiltott. Az adatokat az alsó, a képernyő teljes szélességétben elhelyezkedő blokk mezőiben rögzíti a felhasználó. A mezők logikai sorrendben vannak megadva. A mezők ellenőrzése folyamatosan történik. Az ellenőrzés során üzenetek jelenhetnek meg. Az üzenetek lehetnek: - információ jellegű, tájékoztató üzenet - figyelmeztető üzenet - hibajelzés, súlyos figyelmeztetés - kérdés a felhasználóhoz A felvitel menete: Új mozgóbér adat az Új felvitel gombra való kattintással indul. Megszűnt jogviszonyhoz való feladás esetén a program üzenetet küld: Számfejtés megszűnt jogviszonyra történik! A program elvégzi a felhasználó jogosultságának ellenőrzését. Amennyiben ez hiányzik, hibaüzenetet küld: Új felvitel nem lehetséges, mert nincs karbantartási jogosultsága! A felvitel a következő sorrend szerint végezhető el: Jogcím: értéklistából kiválasztható, de kézi bevitellel is megadható. Kézi bevitelnél nem létező (értéklistában nem szereplő) jogcím megadása esetén hibaüzenet: Nem létező mozgóbér jogcím!. Ha a mozgóbér jogcímének kiválasztása nélkül szeretnénk továbblépni hibaüzenetet kapunk: A jogcímet kötelező kitölteni! A program a jogcím kiválasztásánál további ellenőrzéseket végez. Amennyiben a választott jogcím kód a munkavállaló jogviszony típusához nem adható fel a következő üzenet jelenik meg: A munkavállaló jogviszony típusa és a kiválasztott mozgóbér között ellentmondás van! 5
Vízügyi mozgóbér jogcímek, csak vízügyi gazdálkodónál foglalkoztatott munkavállalóknak adhatók fel. Ellenkező esetben a program hibaüzenetet küld: A jogcím csak a vízügyi védekezésben érintett gazdálkodó munkavállalójának adható fel! Jogcím megnevezése: A jogcím megadását/kiválasztását követően értéklistából automatikusan beíródik, nem módosítható adat. Vonatkozási időszak kezdete és vége: kézzel rögzített adat. A jogcím paraméterezésétől függően dátum (év/hó/nap) vagy dátum és óra, perc (év/hó/nap/óra/perc). Kitöltetlen vonatkozási idő kezdete/vége esetén a hibaüzenet: A mozgóbér vonatkozási időszakának kezdete nem lehet üres! és A mozgóbér vonatkozási időszakának vége nem lehet üres! A vonatkozási időszaknak a jogviszony kezdete és vége közé kell, esnie vagy azzal megegyező lehet. Ellenkező esetben hibaüzenet: A vonatkozási időszakban nincs jogviszonya! A vonatkozási időszak kezdete és vége értékének azonos hónapra kell esnie. Hibaüzenet: A vonatkozási idő kezdete és vége azonos hónapban lehet, a tételt meg kell bontani!. Kivétel: Amennyiben a mozgóbér jogcím paraméterezése óraszám, akkor a vonatkozási időszak vége átnyúlhat a következő hónap első napjára. Amennyiben a mozgóbér vonatkozási időszak vége dátum kisebb, mint a kezdete hibaüzenet: A vonatkozási idő vége nem lehet kisebb, mint a kezdete! A vonatkozási időszakban vagy az adott időpontban a dolgozónak nem lehet távollét adata, a kezdete és vége közötti időszakban minden munkanapon kell ledolgozott munkaidőnek lennie. Ellenkező esetben hibaüzenet: A vonatkozási időszakra távollét miatt nem adható fel mozgóbér! A vonatkozási időszakban érvényes átsorolással kell rendelkeznie a dolgozónak. Ellenkező esetben hibaüzenet: A dolgozónak a vonatkozási időszakban nincs érvényes átsorolása! Amennyiben a vonatkozási időszakban átsorolták a dolgozót a tételt meg kell bontani. Hibaüzenet: A vonatkozási időszakban átsorolás történt, a tételt meg kell bontani! A vonatkozási időszakhoz kapcsolódóan még további hibaüzenetet kaphatunk a programtól: A vonatkozási időszakban a gazdálkodónál megváltozott a mozgóbér alap definíciója, a tételt meg kell bontani! Tehát, a vonatkozási időszakot ennek megfelelően kell megbontani, a tételt két részletben feladni. Táppénz szempontjából rendszeres-e: Igen/Nem. Kézzel rögzített adat. A mező üresen hagyása esetén a következő hibaüzenetet kapjuk: A táppénz szempontjából rendszeres-e" mezőt kötelező kitölteni! A következő mező kitöltésére vonatkozó információk: A jogcímkód paraméterezésétől függően kell megadni a mozgóbér alapját, esetszámát, százalékát, a dolgozó munkaidejét attól függően, hogy az adat bevitele kötelező, vagy nem vesz részt a számításban. Nem megfelelő kitöltés esetén ennek megfelelően küldi a program a hibaüzeneteket: Esetszám kitöltése kötelező!, Százalék kitöltése kötelező!, Munkaidő kitöltése kötelező!, Alap kitöltése kötelező! Az esetszám mezőnek üresnek kell lennie!, A százalék mezőnek üresnek kell lennie!, Az alap mezőnek üresnek kell lennie!, Munkaidő mező kitöltése nem megengedett! 6
Számítás alapja: A mozgóbér alap lehet: - felajánlott módosítható - kézzel rögzített - megajánlott nem módosítható Az, hogy mi a mozgóbér alapja, függ a jogcímkód paraméterezése és/vagy az adott gazdálkodó szervezeti adattárban történt beállítástól. Esetszám/óraszám: A jogcímkód paraméterezésétől függően az esetszám lehet: - megajánlott (1) akkor az esetszám nem módosítható. - az esetszám= (a vonatkozási idő vége-vonatkozási időszak kezdete) a percek tizedesben kell, hogy legyenek tárolva - minden más esetben kézzel rögzített Százalék: - Minden esetben kézzel rögzített adat. Figyelembe vett munkaidő: A jogcímkód paraméterezésétől függően a munkaidő lehet: - felajánlott módosítható - kézzel rögzített - megajánlott nem módosítható Mozgóbér bruttó összege: Minden esetben számolt adat, nem módosítható! Annak megfelelően, hogy mely adatok vesznek részt a feldolgozásban a program elvégzi a számítást és a számolt bruttó összeg beíródik a mezőbe. Amennyiben a számfejtett összeg nagyobb, mint százezer forint figyelmeztető üzenet jelenik meg: A számfejtett összeg nagyobb, mint 100.000,- Ft, ellenőrizze! Amennyiben a bruttó érték üres, vagy nulla, hibaüzenetet kapunk: A bruttó érték nem lehet üres vagy 0! A gazdálkodóra vonatkozó adatok: Minden esetben a jogviszonyhoz tartozó hatályos költséghely kerül felajánlásra. Az értéklistából azokat a sorokat ajánlja fel kiválasztásra, melyek az adott gazdálkodóhoz tartoznak, és a költséghely kezdete és vége dátuma közé esik az adott nap dátuma. Itt is vizsgálja a program az ügyintéző jogosultságát. Nem megfelelő költséghely választásakor hibaüzenetet kapunk: A kiválasztott költséghely másik gazdálkodóhoz tartozik! Költséghely választás elmulasztása esetén a hibaüzenet: Költséghelyet kötelező választani! 7
- Szakfeladat: költséghely értéklistából érvényesíthető csak - Szakfeladat megnevezése: feltöltése automatikus a kód alapján, nem módosítható. - Szervezeti egység: költséghely értéklistából érvényesíthető csak - Szervezeti egység megnevezése: feltöltése automatikus a kód alapján, nem módosítható. - Főkönyvi szám: költséghely értéklistából érvényesíthető csak - Főkönyvi szám megnevezése: feltöltése automatikus a kód alapján, nem módosítható. - Témaszám: költséghely értéklistából érvényesíthető csak - Témaszám megnevezése: feltöltése automatikus a kód alapján, nem módosítható. - Kormányzati funkció kódja: értéklistából érvényesíthető, nem módosítható. Kitöltése kötelező! - Kormányzati funkció megnevezése: feltöltése automatikus a kód alapján, nem módosítható. Rögzítés dátuma/helye: automatikusan feltöltődik mentéskor Számfejtés dátuma: automatikusan feltöltődik mentéskor Mentés funkciógombra kattintva a leszámfejtett mozgóbér tárolásra kerül. Mentéskor a program ellenőrzést végez, ha az adatok hibásak, akkor a rögzített tétel nem menthető el, hibaüzenet jelenik meg. 4. Törlés/sztornózás A bal felső blokk aktuális rekordjára állva indul a Törlés/Sztornó funkció. A tétel addig törölhető, amíg jegyzékre nem került, ha igen csak sztornírozható a tétel. Törlés/sztornó indításakor a program ellenőrzést végez. Amennyiben a felhasználónak nincs jogosultsága a törlésre, hibaüzenet: Sztornó / törlés nem lehetséges, mert nincs karbantartási jogosultsága a szervezeti egységhez! A Törlés/Sztornó funkció gomb megnyomását követően üzenet a felhasználónak: A tétel törlésre/sztornózásra jelölt, jóváhagyás Mentés funkciógombbal történik! Amennyiben mégsem kívánjuk a tételt törölni a Mégsem funkciógombbal lehetőség van visszalépni. Abban az esetben, ha a tétel már számfejtésre került, az alábbi hibaüzenetet kapjuk: Nincs törlendő tétel! A törölt tételek nem jelennek meg a képernyőn. Jegyzékre került tételt csak sztornírozni lehet. Sztornózáskor a funkciógomb megnyomása után üzenetet kapunk: A tétel sztornózásra jelölt, jóváhagyás a Mentés gombbal történik! Amennyiben mégsem kívánjuk a tételt sztornírozni a Mégsem funkciógombbal lehetőség van visszalépni Sztornózáskor a tétel megduplázódik mínuszos előjellel. Sztornírozás dátuma: a sztornírozás mentése után a rendszer tárolja. 8
II. Távollét adatok kezelése 1. Bevezetés A távollétek rögzítése a munkáltatók feladata, intézményi oldalon történik. A program feladata a távollét időtartamának meghatározása, a távollétre eső időarányos bér összegének megállapítása, a távollét idejére járó járandóság meghatározása, és ezen adatok tárolása. Lehetőség van a korábban rögzített távollét adatok módosítására, törlésére, illetve sztornírozására is. A KIRA rendszerben a távollét kódok és az ellátás kódok elválnak egymástól. A távollétek a munkavállaló munkaidő beosztásához kapcsolódóan adhatóak fel. A távolléteket az intézmények adják fel, mely adatok hitelesítés nélkül közvetlenül a KIRA rendszerbe kerülnek. A távollét jogcímek felülvizsgálatra kerültek a hatályos jogszabályokban foglaltaknak megfelelően. Emiatt az igazolt távollét jogcím kikerült a jogcímek köréből, mivel a távolléteket a jogszabályban nevesített távolmaradás ok megjelölésével kell feladni. A távollét jogcímek jogviszonytípushoz vannak rendelve, így ellenőrzötten adhatóak fel, akár előre mutatóan is. Az utólag feladott távollétek miatt visszavont munkabér, illetmény bértartozásként jelenik meg. A távollétekre a KIRA rendszer nem számfejt munkabért, illetve illetményt, hanem helyette, amennyiben jár, a távollétre járó díjazás munkabér, illetmény, távolléti díj, átlagkereset, állásidőre járó díjazás kerül számfejtésre. A távollétre járó díjazás a távolléthez tartozó jogcímen kerül a fizetési jegyzékre, a jogcím a távolléthez kötődik, és nem a díjazás típusától függ (pl. szabadságra járó díjazás). A program kezelni tudja a megállapodás alapján járó díjazásokat is (pl óránként fix összeg). A visszavont és számfejtett bérelemek részletesen lekérdezhetőek. A távollétek naprakész feladásával biztosítható, hogy a tárgyhónapban a tényleges munkateljesítéstől függően kerüljenek a munkabérek, illetmények, és más járandóságok számfejtésre. A mozgóbérek és a távollétek feladásával a munkavállaló munkaidő beosztása a ténylegesen teljesített munkaidő nyilvántartásává alakul. Lekérdezhető az eredeti munkaidő beosztás, valamint a hozzákapcsolódó tényleges teljesítés. A mozgóbérek és a távollétek tárgyhóra vonatkozó feladása biztosítja a tárgyhavi számfejtés megvalósulását. Az adaton érkezhetnek kommunikációs felületen keresztül is. 9
2. Távollét menü elérése A program három helyről indítható: a főmenüből a megszüntető programból a beosztás adatok karbantartása menüből A menüpont kiválasztásával a következő képernyőt kapjuk: A bal felső blokkban a korábban rögzített, és nem törölt távolléteket látjuk, a távollét kezdete szerint csökkenő sorrendben. A korábban rögzített távollétek egyikére állva az alsó részen láthatjuk a távollét részletes adatait: - jogcím kódja, megnevezése - távollét kezdete - juttatás típusa - százalék - fix összeg - számfejtett járandóság összesen - visszavont járandóság összesen - távollét időtartama 10
~ naptári napban ~ munkanapban ~ órában - számfejtés vége - sztornírozás dátuma - rögzítés dátuma - rögzítés helye 3. Rögzítés menete A jobb felső saroknál található Választ gomb megnyomásával lehetőség van új munkavállaló kiválasztására. A bal felső saroknál található Feltétel gomb megnyomásával lehetőség van a távollétek között egy adott tétel megkeresésére, a ismert adatok megadásával és a Keres gomb megnyomásával. Új távollét rögzítése az Új felvitel gomb megnyomásával kezdődhet. Ki kell választani a távollét jogcímkódját. Jogcímet a megjelenő értéklistából lehet választani. Az értéklistában a munkavállaló jogviszonyához feladható távollét kódok jelennek meg. A jogcímkód mellett megjelenik a jogcím neve. Jogcím kiválasztása nélkül nem haladhatunk tovább, ilyen esetben a program hibaüzenetet küld: A mező kitöltése kötelező! Meg kell adni a rögzíteni kívánt távollét kezdetét, illetve végét. A távollét jogcímétől függően napot, illetve óra percet lehet megadni. A mező kitöltése nélkül nem lehet tovább haladni, az előzőekben jelzett hibaüzenetet küldi ilyen esetben a program. A beírt távollét kezdetét ellenőrzi a rendszer, az nem lehet korábbi a jogviszony kezdeténél. Ha korábbi dátumot adunk meg, hibaüzenetet kapunk: A távollét kezdete nem lehet korábbi, mint a jogviszony kezdete! A beosztást is vizsgálja a program, ha olyan időszakot adunk meg távollétként, amikor a dolgozó nem volt beosztva, a következő hibaüzenet jelenik meg: Távollét kezdő időpontja nem esik a beosztás szerinti munkaidejébe! A távollét vége mező sem maradhat üresen, ilyen esetben hibaüzenetet kapunk: A mező kitöltése kötelező! A távollét végének rögzítésekor a rendszer a jogviszony megszűnését is vizsgálja, a távollét vége dátuma nem lehet későbbi a jogviszony végénél. Kapcsolódó hibaüzenet: A távollét vége nem lehet későbbi, mint a foglalkoztatás megszűnésének napja! 11
A program vizsgálja a távollét kezdetének és végének viszonyát, ha az utóbbi dátum megelőzi a kezdetet, szintén figyelmeztető üzenet érkezik: A távollét vége nem lehet korábbi a kezdeténél! A program ellenőrzi, hogy a távollét időszakaként megadott időintervallum vonatkozásában történt-e mozgóbér feladás. Amennyiben igen, úgy ismételten figyelmeztetés érkezik: Ezen időszakra mozgóbér feladása történt! Kérem, vizsgálja felül az időszakokat! Amennyiben olyan jogcímen adunk fel távollétet, amelyet órában kell megadni, úgy a program vizsgálja a távollét kezdete és vége közti időszak hosszát. Amennyiben az nem éri el az egy órát, úgy hibaüzenetet kapunk: A távollét időtartama 1 óránál kevesebb! Kérjük, vizsgálja felül a rögzített adatokat! Az órában megadott távollétek esetén a napi munkaidőhöz is viszonyít a rendszer. Amennyiben a távollét időszaka hosszabb, mint a napi munkaidő, a következő figyelmeztető üzenet jelenik meg: A távollét időtartama több, mint a napi munkaidő! Kérjük, vizsgálja felül az adatokat! A távollét vége időpontjának a napi munkaidőn belül kell esnie, ellenkező esetben figyelmeztet a program: Távollét vége időpontja nem esik a beosztás szerinti munkaidejébe! Amennyiben munkavállaló jogviszonyának típusa, valamint a távollét jogcíme egyértelműen meghatározza a távollét idejére járó juttatás típusát, akkor a következő sorban megjelenik a távollét idejére járó juttatás típusa. A távollét jogcímekhez jogviszony típusonként eltérő juttatás kapcsolódhat, ezek paraméterben rögzítésre kerültek. Ha azonban a távollét idejére a díjazás a munkáltató és a munkavállaló megállapodása alapján jár (pl, távollét munkáltató engedélye alapján), akkor a program bekéri az adni kívánt juttatás típusát. Ugyancsak a távollét jogcímének függvényében szükség lehet százalék, vagy az adott távollétre járó fix összeg megadására is Ft/óra mértékegységben. Százalékot csak bizonyos jogcímek esetén lehet megadni (amelyek paraméterállománya ezt lehetővé teszi). A százalék mértékét ugyancsak ellenőrzi a rendszer. A jogcímhez hozzá van rendelve a megadható legalacsonyabb és legmagasabb százalék érték. Ha ezen intervallumon kívül eső juttatás százalékot kívánunk rögzíteni, hibaüzenet jelenik meg: A megadott százalékos mérték nem felel meg a jogszabálynak! A rögzített adatok alapján a program meghatározza a távollét időtartamát, naptári napban, munkanapban, illetve órában. A program rögzíti a távollét rögzítésének helyét, azaz hogy intézményi vagy számfejtőhelyi rögzítés történt. Ugyancsak tárolja a távollét felvitelének dátumát; a távollét számfejtésének vége dátumát; és az esetleges sztornírozás dátumát is. A Távollét számfejtés gomb megnyomásával a program a távollét jogcímhez tartozó paraméterek felhasználásával megállapítja a távollétre járó járandóságot, amit Számfejtett járandóság összesen mezőben jelenít meg. Ezzel egyidejűleg kiszámolódik a távollét miatt visszavont járandóság, ami Visszavont járandóság összesen mezőben látható. 12
A Mentés gomb megnyomására a távollét, valamint a hozzátartozó számfejtett tételek tárolódnak. Amennyiben a Távollét számfejtés gomb nem kerül megnyomásra, akkor a Mentés gomb megnyomásának hatására a távollét számfejtés is végrehajtódik. Amennyiben nem szeretnénk az elkezdett rögzítést befejezni, a Mégsem gomb segítségével visszajutunk a kiinduló állapothoz. Leszámfejtett távollétek részletezése: A távollét számfejtést követően a fenti almenüben látható a számfejtett tételek részletezése. A távollét időszakán belül a számfejtett tételek megbontásra kerülnek havonta, valamint a beosztás, és az átsorolás változásához igazodóan. Megjelenik a számfejtés időszaka, a számfejtett távollét kezdete, vége, a távollét díjazásának alapja, mértéke, a számfejtett távollét időszaka naptári és munkanapjainak a száma, a munkaórák száma. A távolléthez kötődően a számfejtett juttatás jogcímén került számfejtésre a távollétre járó díjazásnak megfelelő összeg. Végül látható a számfejtett távollét idejére visszavont járandóság összege is. Távollétre járó díjazás komponensei A távollétre járó díjazás komponensei menüben megtekinthetjük a számfejtett távollét díjazásának alapja összetevőit. Távolléti díj esetén külön jelenik meg a távolléti díj alapbér része, valamint a különböző pótlékok visszamenőleges hat havi átlagának összege. Átlagkereset esetén szintén külön lekérdezhető az esedékességkori mértékben számított alapbér, valamint az átlagolt négy negyedévre kifizetett pótlékok, és más átlagkereset alapjául szolgáló összegek. 13
Visszavont járandóság adatok A visszavont járandóság almenüben láthatóak a távollét időszakán belül a visszavont bérelemekre vonatkozó adatok, havonta, és jogcímenként. 14
4. Módosítás Alapvető szabály, hogy módosítani csak a távollét végét lehet. A távollét jogcíme, kezdetének időpontja nem módosítható. Amennyiben a rögzített adatok nem felelnek meg a valóságnak, úgy ezek javítására törléssel, sztornírozással és új felvitellel van lehetőség. Módosítás során a távollét dátumának ellenőrzésére ugyanazon szabályok vonatkoznak, mint első rögzítéskor, azaz a távollét vége nem lehet korábbi, mint a kezdete, illetve nem lehet későbbi, mint a jogviszony megszűnésének dátuma. Ha nem megfelelő dátumra próbáljuk módosítani a távollét végét a rögzítésnél ismertetett hibaüzenettel találkozunk. Ugyancsak vizsgálja a program, hogy történt-e az új időszakban mozgóbér feladás. Amennyiben igen, úgy ebben az esetben is hibaüzenetet kapunk. A távollét végének módosításával a program újra számolja a távollét időtartamát naptári napban, munkanapban és órában. A módosítás tárolása a Mentés gomb megnyomásával történik. Amennyiben nem szeretnénk a módosítást rögzíteni, a Mégsem gomb segítségével jutunk a kiinduló állapothoz. Módosításnál rögzítésre kerül a módosítás dátuma és a módosítást végző ügyintéző. 5. Törlés Távollét tétel törlésére addig van lehetőség, amíg nem történt rá számfejtés, illetve amíg a tétel nem került törlésre. A törölt tételek nem jelennek meg a képernyőn. A sztornírozott tételek láthatók, azonban ezek mellett a sztornózás dátuma is látható, ezek esetén a Törlés/Sztornó gomb nem aktív. Törlés esetén annak dátuma is rögzítésre és megjelenítésre kerül az adott távollét tétel mellett. Törlés a törölni kívánt tétel kiválasztásával, és a Törlés/Sztornó gomb megnyomásával történik. Ebben az esetben a rendszer kontroll üzenetet küld: A tétel törlésre jelölt, jóváhagyás Mentés funkciógombbal történik! Amennyiben mégsem szeretnénk a kiválasztott tételt törölni, a Mégsem gombbal van lehetőségünk visszalépni. 6. Sztornírozás A sztornírozást a Törlés/Sztornó gomb megnyomásával lehet kezdeményezni. A távollét tétel akkor sztornírozható, ha már megtörtént a számfejtés és a tétel még nem törölt, vagy sztornírozott. Amennyiben ezen feltételeknek a kijelölt tétel nem felel meg, a rendszer hibaüzenetet küld. Amennyiben nincs hiba, úgy egy megerősítést kérő üzenet jelenik meg: A tétel sztornózásra jelölt, jóváhagyás a mentés funkciógombbal történik! A rendszer tárolja a sztornírozás dátumát, időpontját, illetve a sztornírozást végző ügyintéző azonosítóját. 15
III Levonások letiltások : III/1. Levonások letiltások kezelése 1.Bevezetés A levonások rögzítése a jogcím paraméterezésnek megfelelően az ügyintéző jogosultságának megfelelően intézményi és számfejtői oldalon történik. A program feladata, új jogviszony létesítése esetén egy dolgozó összes levonás/letiltás tételének gördülékeny feladás biztosítása, valamint a már fennálló jogviszonyokban érvényesítendő új levonások/letiltások módosítása, megszüntetése, felfüggesztése és ezen adatok tárolása. Választási lehetőség biztosítása a letiltáshoz kapcsolódó értesítő levelek elkészítésére. A letiltás érvényesítésére felhívott munkáltatóhoz tartozó összes jogviszonyban érvényesíteni kell az adott letiltást, erre a program is figyelmeztet. A program az egy nyilvántartási számhoz, a végrehajtandó okiraton szereplő jogcímeknek megfelelően feladott összes jogcímet egy letiltásként kezeli (33-50% figyelése). A mezők között a bevitel logikai sorrendje szerint kell haladni, melyek kitölthetősége a levonás/letiltás jogcím paraméterezése alapján lehetséges. A letiltások feladásakor tárolásra kerülnek a letiltást kibocsátó adatai, egy adott letiltáshoz tartozó jogcímeket a nyilvántartási szám fogja össze. A letiltásokon szereplő kamat a szükséges kamatszámítási móddal, és az ahhoz kapcsolódó adatokkal (kamat százaléka, kamat napi, havi összege, kamat alapja) feladható, így a program helyesen állapítja meg a felszámítandó kamat összegét. A letiltás módosítható, felfüggeszthető, a felfüggesztés visszavonható. A letiltás az adott munkáltatónál fennálló valamennyi jogviszonyra vonatkozik, a program a munkáltatóhoz tartozó jogviszonyoknál teljesített levonásokat figyelembe véve állapítja meg a levonásmentes munkabérrészt. Az intézményi kifizetések esetén is ügyintézői közreműködés nélkül kerül levonásra a feladott letiltás. A kedvezményezettek megfelelő csoportosítása és a kedvezményezett csoportok letilás/levonás jogcímekhez rendelése ellenőrzötté teszi az adatfelvitelt. A letiltások felvitele után elkészülnek a jogszabályban foglalt értesítő levelek a végrehajtónak, az adósnak, illetve a munkáltatónak. A letiltások felvitele felülvizsgáló által ellenőrizendő. Az intézmény részére továbbra is lehetőség van a munkáltatói tartozások levonásainak felvitelére. A számfejtés során a program a jogszabálynak megfelelően állapítja meg a levonások sorrendjét, a levonások alapját, a levonási határokat. A levont összegekről levonáskönyv készül, melyen nyomon követhető a levonások teljesülése. 16
2. A letiltás/levonás menü elérése A program a főmenüből indítható: Számfejtés előkészítése/ Levonások,letiltások/ Levonások,letiltások A menübe történő bejelentkezés során a bal felső blokkban a korábban rögzített levonásokat/letiltásokat látjuk. Bejelentkezéskor az új jogviszonynál az ugyanazon munkáltatónál a párhuzamosan fennálló jogviszonyon az élő letiltást, vagy ugyanazon munkáltatónál megszűnt jogviszonyhoz tartozó élő letiltást az adott jogviszonyhoz kapcsolásra felkínáljuk. Üzenet: A jelenlegi munkáltatónál lévő élő letiltását hozzá kapcsolom ehhez a jogviszonyhoz is! Többféle rendezettség szerint lehetséges a lekérdezés. Kezdő értékként a beérkezés szerint csökkenő, ezen belül is kielégítési sorrend szerint növekvő, azon belül rögzítés dátum szerint csökkenő rendezettségben jelennek meg az adatok. 17
A rendezettségnek a kezdő értéken túl még 2 féle lehetősége adott: kielégítési sorrend szerint növekvő, azon belül rögzítés dátum szerint csökkenő rendezettségben jelennek meg az adatok megszüntetés dátuma szerint csökkenő, ezen belül kielégítési sorrend szerint növekvő, azon belül rögzítés dátum szerint csökkenő rendezettségben jelennek meg az adatok Amennyiben több azonos beérkezési dátumú letiltása is van a dolgozónak, úgy ezek között az érvényesség vége szerinti csökkenő rendezettségben jelennek meg az adatok. A korábban rögzített levonások/letiltások egyikére állva a jobb felső blokkban láthatjuk az alábbi adatokat: érvényesség kezdete érvényesség vége módosítás oka és az okirat száma továbbá erről a levonás/letiltás tételről a képernyő alsó részen láthatjuk az alábbi adatokat: a Letiltás-levonás azonosító adatai képernyőn o nyilvántartási szám, Kibocsátó típusa, Kibocsátó szerv kódja, neve, Beérkezés dátuma, Kibocsátás dátuma, Hivatkozási szám, Határozat kelte, Határozat száma, Rögzítő, Rögzítés dátuma, Ellenőrzés státusza, Ellenőrzés dátuma, Ellenőrző, Megszüntetés oka, Megszüntetés dátuma, Megszüntető okirat száma a Letiltás-levonás tételek adatai képernyőn o Jogcím, Kitöltési mód, Letiltás alapja, Letiltott teljes összeg- Időtartam- Havi összeg- Százalék, Teljesített teljes összeg- Időtartam, Hátralék, Utalás módja, Számlaszám, Kedvezményezett, Kamatszámítás módja, Kamatszámítás alapja (eredeti / jelenlegi), Kamatszámítás kezdet-vége, Kamat százaléka, Kamat összege (fix napi vagy fix havi kamat esetén), Teljesülés dátuma, Módosító, Módosítás ideje, Országos szakszervezet- Megyei szakszervezet-alap szakszervezet- Bizalmi csoport. 18
Az ügyintéző jogosultságához tartozó letiltások/levonások felvitele, módosítása, megszüntetése, felfüggesztése felülvizsgálati jelzővel és történetiséggel van kezelve a rendszerben. 3. Új felvitel rögzítése A Letiltás-levonás azonosító adatai képernyőn A jobb felső saroknál található Választás gomb megnyomásával lehetőség van új munkavállaló kiválasztására. A bal felső saroknál található Feltétel gomb megnyomásával lehetőség van a levonások/letiltások között egy adott tétel megkeresésére, az ismert adatok megadásával és a Keres gomb megnyomásával. Új levonás/letiltás rögzítése Új felvitel gomb megnyomásával kezdődhet. A kitöltendő mezők az adott jogcím esetében a paraméterezésnek és a kitöltési módnak megfelelően változnak. A Mégsem funkciógomb az új, a módosítás és a törlés állapotból induló állapotba állítja a programot. A Rögzítő, Rögzítés dátuma, az Ellenőrzés dátuma és az Ellenőrző mező nem kitölthető, a rendszer tölti ki. A.) A program üzenetre: Letiltást szeretne rögzíteni?, adott választ követően az alábbiak szerint lehet a tételeket rögzíteni: Ha igen, akkor az első mező, amit kötelezően ki kell tölteni a Letiltás-levonás azonosító adatai képernyőn, az a nyilvántartási szám, amely a végrehajtási okiraton megadott fő hivatkozási szám és minimum 5 karakterben kell megadni (betű és szám is lehet). Üzenet: Nyilvántartási számként legalább 5 karaktert meg kell adni! Egy nyilvántartási szám alatt kell az összes, a végrehajtandó okiraton szereplő jogcímeknek megfelelő jogcímkódokat feladni. Bizonyos jogcímek egy nyilvántartási számon belül egyszer pl. állami költség, mások többször is feladhatóak pl. kamat. Adott nyilvántartási számhoz tartozó összes jogcím feladása folyamatosan történik, mentésre az utolsó jogcím feladását követően kerül sor. A nyilvántartási szám a mentés után már nem módosítható, erre a rendszer figyelmeztet is. A nyilvántartási szám mentés után már nem módosítható, kérem, ellenőrizze még egyszer a nyilvántartási szám helyességét! Kibocsátó típusa: csoportosítva vannak a letiltást kibocsátó szervezeteket, ezek közül lehet választani, de ezek értéke kézzel is megadható. A letiltó kategória megnevezése automatikusan beíródik pl. törvényszéki végrehajtók, önálló bírósági végrehajtók, NAV adóztatási szervei. Kibocsátó szerv kódja, neve: a már leszűkített letiltók értéklistából érvényesíthető, de ezek értéke kézzel is megadható, ezt követően, a kibocsátó szerv neve automatikusan beíródik. 19
Beérkezés dátuma: automatikusan beíródik a napi dátum, de felülírható. De üzenet: A beérkezés dátuma 10 napnál régebbi!. Kibocsátás dátuma: rögzítendő. Hibaüzenet: A kibocsátás dátumának korábbinak kell lennie a beérkezés dátumánál!. Hivatkozási szám: a letiltási okiraton a letiltó által megadott szám amelyre, a letiltó kéri az adott jogcímre levont összeg utalása során hivatkozni. Üzenet: Hivatkozási számként legalább 5 karaktert meg kell adni! Határozat kelte: az Ebtv. szerinti választás miatti levonások feladásakor kitöltése kötelező, hibaüzenet: Határozat keltét kötelező kitölteni!. Határozat száma: hibaüzenet: az Ebtv. szerinti választás miatti levonások feladásakor kitöltése kötelező Határozat számát kötelező kitölteni! és minimum 5 karaktert meg kell adni. Rögzítő: program tölti Rögzítés dátuma: program tölti Ellenőrzés státusza: kezdő értéke= felülvizsgálatra vár, a rögzítő által nem átírható. A feladás hónapjában a letiltás levonása ellenőrzés hiányában is megtörténik. Ellenőrző : program tölti Megszüntetés oka, Megszüntetés dátuma, Megszüntető okirat száma mezők új felvitel esetén nem aktívak. Ezen adatok rögzítését követően megnyílik a következő a Letiltás-levonás tételek adatait tartalmazó képernyő. Jogcím: értéklistából érvényesíthető érték, mely érték kézzel is megadható. A jogcímkód kiválasztását, beírását követően automatikusan beíródik a jogcím neve. Jogcím értéklistából választása: Abban az esetben, ha a nyilvántartási szám mezőben van érték, akkor a letiltás jogcímeket, ha a nyilvántartási szám üres és a határozat kelte/száma kitöltött, akkor az Ebtv. szerinti választás miatti levonás jogcímeket, ha a nyilvántartási szám és a határozat kelte/száma mezők is üresek a levonás jogcímeket ajánlja fel a rendszer kiválasztásra. Kiválasztáshoz kapcsolódó hibaüzenetek: Ha egy nyilvántartási számhoz, olyan jogcímet viszünk fel, amit csak egyszer lehet felvinni hibaüzenetet, küld a rendszer: Egy nyilvántartási számon belül egyszer adható fel a jogcím!. Vannak jogcímek melyek önmagukban nem adhatóak fel egy nyilvántartási sorszámhoz első jogcímként, pl. főkövetelés kamata jogcím feladása előtt a főkövetés jogcímet fel kell adni: Hibaüzenet: A kiválasztott jogcím csak letiltáshoz kapcsolódó járulékos költségként adható fel! Egy nyilvántartási sorszámhoz csak azonos típusú letiltás jogcímek adhatók fel, hibaüzenet: Egy nyilvántartási számon belül csak azonos típusú letiltás jogcímek adhatók fel! Végrehajtói jutalék jogcím (86539) feladásakor a kitöltési mód, a letiltás alapja, a teljes összeg az időtartam, a havi összeg, a százalék és a hátralék mező inaktív, csak az utalásmód és számlaszám tölthető ki. Szakszervezeti tagdíj jogcím feladása esetén megjelenik az országos szakszervezet, megyei szakszervezet, alap szakszervezet és a bizalmi csoport mező, melyek kitöltése kötelező, a teljes összeg, az időtartam, a havi összeg, a százalék adatok megadásával. Pénztártagsággal kapcsolatos jogcímek: Abban az esetben, ha a jogcímkód pénztártagságra utal és a dolgozó nem pénztártag, a rendszer hibaüzenetet küld: A munkavállaló nem pénztártag!. 20