MINŐSÉGELLENŐRZÉSI ÖSSZEFOGLALÓ
i
TARTALOMJEGYZÉK I. BEVEZETÉS... 1 1. Előszó... 1 2. Fontosabb jogszabályok... 1 3. Jelmagyarázat... 1 4. A közbeszerzési eljárás tárgya, az eljárásrend és a jogalap... 2 5. A folyamatba épített ellenőrzés... 3 II. AZ ELLENŐRZÉSSEL KAPCSOLATOS ÁLTALÁNOS ELVÁRÁSOK... 5 1. A beérkezett dokumentumok vizsgálata... 5 III. AZ ELJÁRÁST MEGINDÍTÓ FELHÍVÁS... 8 1. A választott eljárás jogalapjának megfelelősége... 8 1.1. A közbeszerzés tárgya szerinti minősítés, a választott eljárásrend... 8 1.2. Jogalaphoz kötött eljárások... 9 1.2.1. Gyorsított meghívásos eljárás... 9 1.2.2. További, hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárások esetében gyakran előforduló hibákra adott szövegjavaslatok... 9 1.3. Egybeszámított becsült érték... 12 1.4. A közreműködő szervezet nyilatkozata... 12 2. Ajánlatkérő adatainak és megjelölésének megfelelősége... 12 3. Az eljárás más nevében történő lefolytatása... 12 3.1. A szerződéshez rendelt elnevezés... 13 3.2. A szerződés típusa... 13 4. A szerződés tárgyának és a szerződés szerinti mennyiség meghatározásának megfelelősége, a teljesítés helye... 13 4.1. A szerződés tárgya, a szerződés szerinti mennyiség... 13 4.1.1. Általános megjegyzések... 13 4.1.2. Kapcsolódó szolgáltatások... 14 4.1.3. Részekre történő ajánlattétel... 15 4.1.4. Első osztályú minőség előírása... 16 4.1.5. Mennyiségi eltérés... 16 4.1.6. Opciós jog kikötésének problematikája... 18 4.2. A teljesítés helye... 18 5. A CPV kódok megfelelősége... 18 6. A részekre történő ajánlat jogszerűsége... 18 7. Az alternatív ajánlat jogszerűsége... 19 ii
8. A szerződés időtartama, a teljesítés határideje meghatározásának megfelelősége... 19 8.1. A 2007-2014 programozási időszak zárásához kapcsolódó problémák... 20 9. A szerződést biztosító mellékkötelezettségek és a szerződés teljesítésére vonatkozó különleges feltételek megfelelősége... 20 9.1. Biztosítékok... 21 9.1.1. A biztosítékokról általában... 21 9.1.1.1. A biztosítékok rendelkezésre bocsátásának módja... 21 9.1.1.2. Nyilatkozat a biztosítékok rendelkezésre bocsátásáról... 22 9.1.2. A szerződés teljesítésének elmaradásával kapcsolatos biztosítékok... 22 9.1.3. A szerződés hibás teljesítésével kapcsolatos biztosítékok... 22 9.1.4. Szállítói előleg-visszafizetési biztosíték... 23 9.2. Jótállás... 24 9.3. Kötbér... 24 10. A finanszírozási, fizetési feltételek megfelelősége... 26 10.1. Általános elvárások... 26 10.2. Részszámlázás... 26 10.3. A kifizetések szabályai... 27 10.3.1. Általános szabályok... 27 10.3.2. Előlegek... 27 10.3.2.1. Építési beruházás esetén kikötött előleg... 27 10.3.2.2. Önként biztosított előleg... 28 10.3.2.3. Szállítói előleg... 28 11. A kizáró okok megfelelősége... 28 12. Az alkalmassági követelmények megfelelősége... 30 12.1. Általános szabályok... 30 12.2. Gazdasági és pénzügyi alkalmasság... 31 12.2.1. Pénzügyi intézménytől származó nyilatkozat... 31 12.2.2. Számviteli beszámoló... 31 12.2.3. Árbevétel... 32 12.3. Műszaki és szakmai alkalmasság... 33 12.3.1. Referencia... 33 12.3.2. Műszaki, technikai felszereltség... 36 12.3.3. Szakemberek... 36 12.3.4. Minőségbiztosítási intézkedés, tanúsítvány... 38 12.3.5. Statisztikai állomány... 39 12.3.6. Mintapéldány... 39 12.3.7. Környezetvédelmi intézkedés... 39 12.3.8. Harmadik személlyel történő szerződéskötés... 40 iii
12.4. Különös igazolási módok... 40 13. Az értékelési szempont megfelelősége... 41 13.1. Részszempontokkal kapcsolatos észrevételek... 42 13.1.1. Általános szabályok... 42 13.1.2. Az ajánlati elemek minimális és maximális szintjének előírása... 42 13.1.3. Tipikusan problémás részszempontok... 43 13.1.3.1. Teljesítési határidő... 43 13.1.3.2. Szakmai ajánlat... 43 13.1.3.3. Műszaki többlettartalom... 43 13.1.3.4. Kötbér, jótállás... 43 13.2. Súlyszámokkal kapcsolatos észrevételek... 43 13.3. Ponthatárok... 44 13.4. Pontkiosztás módszerével kapcsolatos észrevételek... 44 14. A dokumentáció és egyéb iratok beszerzési feltételeinek megfelelősége... 45 15. Az ajánlattételi határidő meghatározásának megfelelősége... 46 16. A bontási eljárás meghatározásának megfelelősége... 46 17. További információk és adminisztratív követelmények megfelelősége... 46 17.1. A felhívás egyéb pontjait érintő megjegyzések... 46 17.1.1. A GPA hatálya... 46 17.1.2. Vételi jog... 46 17.1.3. A szerződés meghosszabbítása... 47 17.1.4. Projekttársaság... 47 17.1.5. Egyéb különleges feltételek... 47 17.1.6. Az ajánlat nyelve... 47 17.1.7. Ajánlati kötöttség... 48 17.2. Kötelező előírások... 48 Az ajánlat további kötelező tartalmi elemei... 48 17.2.1. Támogatási igénnyel kapcsolatos tájékoztatás... 49 17.2.2. Ajánlatok beadásának módja, formai követelmények... 49 17.2.3. Tájékozódási kötelezettség... 50 Változásbejegyzési eljárás... 50 17.3. Opcionális előírások... 50 17.3.1. Ajánlati biztosíték... 50 17.3.2. Kapcsolattartási forma... 51 17.3.3. Hiánypótlás... 52 17.3.4. Konzultáció, helyszíni bejárás... 52 17.3.5. Minősített ajánlattevőkre vonatkozó szigorúbb feltételek... 52 17.3.6. Különböző devizák forintra történő átváltásáról szóló rendelkezések... 52 iv
17.3.7. Közös ajánlattételre vonatkozó előírások... 52 17.3.8. Képviseleti jogosultságra vonatkozó előírások... 52 17.3.9. Rendelkezés az irányadó jogról és időről... 53 17.3.10. Szakmai ajánlatra vonatkozó rendelkezések... 53 17.3.11. Egyéb versenyszűkítésre alkalmas nyilatkozatok, igazolások előírása... 53 IV. A DOKUMENTÁCIÓ... 55 1. A dokumentációra vonatkozó tartalmi előírásoknak való megfelelőség... 55 2. Gazdálkodó szervezet létrehozásával kapcsolatos rendelkezések megfelelősége... 55 3. Tájékozódási kötelezettségre vonatkozó rendelkezések... 55 4. Műszaki leírás megfelelősége... 55 5. Egyéb észrevételek... 56 V. A SZERZŐDÉSTERVEZET... 57 1. A szerződés tárgya meghatározásának megfelelősége... 57 2. Kötelező tartalmi elemekre vonatkozó előírások megfelelősége... 57 3. A szerződés tartalma meghatározásának megfelelősége... 58 4. A szerződés teljesítésére vonatkozó rendelkezések megfelelősége... 58 5. A szerződés módosításával kapcsolatos rendelkezések megfelelősége... 58 VI. A KÖZBESZERZÉSI ALAPELVEKNEK TÖRTÉNŐ MEGFELELÉS... 59 VII. A JELENTÉS KOCKÁZATI BESOROLÁSA... 60 1. Alacsony kockázat... 60 2. Magas kockázat... 60 VIII. A MINŐSÉGELLENŐRZÉSI TANÚSÍTVÁNY... 61 1. A tanúsítvány minősítése... 61 2. A tanúsítvány kitöltése... 61 v
Bevezetés I. BEVEZETÉS 1. Előszó Jelen összefoglaló a 2014. és 2015. évben a hazai és külső ellenőrző szervek által lefolytatott audit tapasztalatok, és az audit ellenőrzések lefolytatásakor hatályos jogszabályi környezet alapján került előkészítésre. Az összefoglaló tartalma a mindenkori audit ellenőrzések megállapításai alapján módosulhat. Az összefoglaló célja, hogy a minőségellenőrzéshez kapcsolódó általános elvárásokat és a jelentés, illetve a tanúsítvány kiadásával kapcsolatos szakmai elvárásokat fogalmazzon meg, illetve segítséget nyújtson a minőségellenőrzési eljárás során benyújtott dokumentumok ellenőrzéséhez, tipikus hibák kezeléséhez. 2. Fontosabb jogszabályok 1 Ép.r. Kbt. 306/2011 (XII.23) Korm. rendelet az építési beruházások közbeszerzésének részletes szabályairól a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény Kiz.r. 310/2011. (XII.23.) Korm. rendelet a közbeszerzési eljárásokban az alkalmasság és a kizáró okok igazolásának, valamint a közbeszerzési műszaki leírás meghatározásának módjáról Közp.r. Közszolg.r. Min.r. Ptk. Tám.r. 168/2004. (V.25.) Korm. rendelet a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről 289/2011. (XII.22.) Korm. rendelet a közszolgáltatók közbeszerzéseire vonatkozó sajátos közbeszerzési szabályokról 218/2011. (X.19.) Korm. rendelet a minősített adatot, az ország alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdekeit érintő vagy a különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzések sajátos szabályairól a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 4/2011. (I.28.) Korm. rendelet a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjéről. Új Tám.r. 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet a 2014-2020 programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről 3. Jelmagyarázat T Szövegjavaslatok Az adott kérdéssel összefüggésben releváns gyakorlati példák, tipikus hibák, javaslatok 1 A közbeszerzési szempontból releváns jogszabályok teljes listája megtalálható a Közbeszerzési Hatóság honlapján. 1
Bevezetés KDB határozatok Árubeszerzésre vonatkozó megjegyzések Építési beruházásra vonatkozó megjegyzések Szolgáltatásmegrendelésre vonatkozó rendelkezések 4. A közbeszerzési eljárás tárgya, az eljárásrend és a jogalap Közbeszerzés tárgya lehet árubeszerzés 2, építési beruházás 3, szolgáltatás megrendelés 4, építési koncesszió 5 és szolgáltatási koncesszió 6. Közbeszerzési eljárás folyhat uniós 7, illetve nemzeti 8 eljárásrendben. 9 Az alkalmazandó eljárásrend meghatározása a közbeszerzési értékhatárok alapján történik. 10 Az eljárás lehet nyílt 11, meghívásos 12, tárgyalásos 13 vagy versenypárbeszéd 14, vagy keretmegállapodásos 15 eljárás (illetve a beszerzés történhet dinamikus beszerzési rendszerben is 16 ). Tárgyalásos eljárás hirdetmény közzétételével induló vagy hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás lehet. Nemzeti eljárásrendben alkalmazható a Kbt. 122/A. szerinti speciális eljárás és a Kbt. 123. szerinti önálló eljárási szabályok szerinti eljárás. Jogalaphoz kötött eljárások 17 uniós eljárásrendben a tárgyalásos eljárások (hirdetmény közzétételével induló és hirdetmény nélküli) és a versenypárbeszéd, nemzeti eljárásrendben pedig a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás és a versenypárbeszéd. A minőségellenőrzés szempontjából kiemelt jelentősége van annak, hogy tisztában legyünk a vizsgált eljárás tárgyával, típusával és jogalapjával ugyanis alapvetően ezek határozzák meg azt, hogy a felhívásban foglalt egyes feltételeket különösen a kizáró okokra, alkalmassági követelményekre és határidőkre vonatkozó rendelkezéseket mely jogszabályi rendelkezések alapján kell vizsgálni. További jelentősége van még az eljárás becsült értékének, amely az egyes eljárás-típusokon belül is eltérő szabályok alkalmazásához vezethet. 2 Kbt. 7. (2) bekezdés 3 Kbt. 7. (3) bekezdés 4 Kbt. 7. (4) bekezdés 5 Kbt. 7. (5) bekezdés 6 Kbt. 7. (6) bekezdés 7 Lásd Kbt. Második rész 8 Lásd Kbt. Harmadik rész 9 Kbt. 19. 10 Az uniós értékhatárokat az irányelvek tartalmazzák. Az értékhatárok a nem eurót használó országok valutáiban kétévenként az Európai Unió Hivatalos Lapjában, a nemzeti értékhatárok évente a költségvetési törvényben jelennek meg. A Közbeszerzési Hatóság Elnökének tájékoztatója a 2014. évre irányadó közbeszerzési értékhatárokról: http://www.kozbeszerzes.hu/csatolmany/portal_371401/ 11 Kbt. 83., nemzeti eljárásrendben a 122.-122/A. -ban foglalt eltérésekkel 12 Kbt. 84-88., nemzeti eljárásrendben a 122.-122/A. -ban foglalt eltérésekkel 13 Kbt. 89-100., nemzeti eljárásrendben a 122.-122/A. -ban foglalt eltérésekkel 14 Kbt. 101-107., nemzeti eljárásrendben a 122.-122/A. -ban foglalt eltérésekkel 15 Kbt. 108-110., nemzeti eljárásrendben a 122.-122/A. -ban foglalt eltérésekkel. 16 A Kbt. 82. (3) bekezdése teremti meg ennek az eljárásfajtának a lehetőségét, azonban a törvény által említett külön jogszabály egyelőre nem készült el. 17 Jogalaphoz kötött eljárások alatt olyan eljárás típusokat értünk, amelyek alkalmazása jogszabályi feltételek teljesüléséhez kötött. 2
Bevezetés 5. A folyamatba épített ellenőrzés A folyamatba épített ellenőrzés célja a támogatásból megvalósuló közbeszerzési eljárások törvényességi szempontú vizsgálata, ahol különös figyelem hárul a közpénzek felhasználásának megfelelőségére. Az ellenőrzésre csak meghatározott értékhatár felett, Európai uniós értékhatárokat elérő értékű, valamint 300 millió forintot elérő értékű építési beruházás és építési koncesszió esetén kerül sor, ami a gyakorlatban azt jelenti, hogy az ellenőrzés során főszabály szerint nemzeti eljárásrendben csak építési beruházással, illetve koncesszióval találkozhatunk, árubeszerzéssel és szolgáltatás-megrendeléssel nem. 18 A 4/2011. (I.28.) Korm. rendelet szerint a folyamatba épített ellenőrzés a központi koordinációs szerv 19 feladata. 20 A 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet szerint a folyamatba épített ellenőrzés az európai uniós források felhasználásáért felelős miniszter feladata. A folyamatba épített ellenőrzésnek három szakasza van, a minőségellenőrzés, a szabályossági eljárás, valamint adott esetben a szerződésmódosítás. 21 Az alábbi ábrán végigkövethetőek a folyamatba épített ellenőrzés főbb szabályai és állomásai. 18 A főszabály alól kivételt képeznek a Kbt. 3-4. sz. mellékletében található szolgáltatások, amelyek a Kbt. 19. (2) bekezdése alapján bizonyos feltételekkel akkor is kiírhatóak nemzeti eljárásrendben, ha egyébként a beszerzés értékére tekintettel az uniós eljárásrend szabályai lennének alkalmazandóak. Tekintettel arra, hogy a KFF ellenőrzése értékhez, nem eljárásrendhez kötött, így bizonyos szolgáltatás megrendelések esetén is találkozhatunk nemzeti eljárásrenddel. 19 Magyarországon a központi koordinációs szerv jelenleg a Miniszterelnökség. 20 A folyamatba épített ellenőrzés részletes szabályait a Tám.r. 40-46. és aj új Tám.r. 101-109. tartalmazzák. 21 Ezen felül az eljárás lezárultát követően szükség esetén utólagos ellenőrzésre van lehetőség, amely során az eljárást támogathatósági, elszámolhatósági valamint műszaki szempontból a közreműködő szervezet, közbeszerzési-jogi szempontból a központi koordinációs szerv ellenőrzi. 3
Bevezetés Közreműködő szervezet vizsgálata Támogathatóság Elszámolhatóság Műszaki szempont MINŐSÉGELLENŐRZÉS Minőségellenőrzésre a felhívás feladását megelőzően kerül sor, közvetlenül azt követően, hogy a közreműködő szervezet elvégezte a dokumentumok támogathatósági, elszámolhatósági, valamint műszaki szempontú vizsgálatát. (Lásd részletesen a Tám.r. 39/B. -ban és az új Tám.r. 103. -ban foglaltakat.) A minőségellenőrzés célja a felhívás és a kapcsolódó dokumentumok közbeszerzési-jogi szempontú vizsgálata, praktikusan annak megelőzése, hogy jogszabálysértő tartalommal kerüljön feladásra a felhívás. A minőségellenőrzés fő szabály szerint két szakaszból, egy jelentés és egy tanúsítvány kibocsátásából áll. Nem támogató tanúsítvány kiállítása esetén a folyamat nem indul elölről, hanem az tanúsítványban foglaltaknak megfelelően módosított dokumentumokat a Kedvezményezettek KSZ kijelölése nélkül, közvetlenül a KFF felé indíthatják újra). Jelentés elkészítése Dokumentumok beérkezése + 7 nap (Új. Tám.r. szerint 5 munkanap) (meghosszabbítható) A minőségellenőrzési jelentés egyfajta előzetes hiánypótlásként fogható fel, célja hogy lehetőséget biztosítson a tanúsítvány kiadását megelőzően az ajánlatkérőnek arra, hogy a felhívás szabálytalanságait kijavítsa. (Jelen szabálytalanság fogalom nem azonos a Tám.r. és Új Tám.r. szerinti szabálytalanság fogalommal.) Fontos kiemelni, hogy a minőségellenőrzési jelentésben nem jelzett szabálytalanságokat főszabály szerint a minőségellenőrzési tanúsítványban már nem lehet kifogásolni, így kiemelt jelentősége van annak, hogy a jelentésben minden szabálytalanság feltárásra kerüljön. Természetesen a közpénzek jogszerű felhasználásához kötődő érdek erősebb, mint az előreláthatóság, kiszámíthatóság követelménye a közigazgatási eljárásban, így indokolt esetben a főszabály áttörhető. Ügyeljünk arra, hogy ajánlatkérőket indokolatlanul ne terheljük, azonban az esetleges megalapozatlan megállapítások később pl. ajánlatkérő egyet nem értése vagy önrevízió esetén könnyebben kezelhetőek a tanúsítványban (ti. azzal, hogy az előírtak teljesítésétől eltekintünk), mint az olyan hiányosságok, amelyeket a minőségellenőrzési jelentés nem tartalmazott. Tanúsítvány kibocsátása Korrigált dokumentumok beérkezése + 5 nap Új. Tám.r. szerint 5 munkanap) Támogató Feltételes támogató Nem támogató A minőségellenőrzési jelentés alapján korrigált dokumentumok beérkezését követően 5 napon belül (Új Tám.r. értelmében 5 munkanapon belül) minőségellenőrzési tanúsítványt kell kiállítani. A tanúsítvány a központi koordinációs szerv döntését tartalmazza arról, hogy támogatja-e a közbeszerzési eljárás megindítását. A támogató tartalmú tanúsítvány a közbeszerzési eljárás megindításának feltétele. A tanúsítvány támogató, feltételes támogató, illetve nem támogató tartalmú lehet. Támogató tartalmú a tanúsítvány akkor, ha az ajánlatkérő maradéktalanul teljesítette a jelentésben foglaltakat, és az így módosított dokumentumok sem tartalmaznak további, jogszabállyal és az audit tapasztalatokkal ellentétes előírásokat. Feltételes támogató tartalmú a tanúsítvány akkor, ha a dokumentumok további javítása szükséges vagy mert ajánlatkérő nem teljesítette maradéktalanul a jelentésben foglaltakat, vagy mert a felhívás a korrigálásokat követően további, jogszabállyal és az audit tapasztalatokkal ellentétes előírásokat tartalmaz, azonban a tanúsítványban foglalt feltételek átvezetését követően a dokumentumok ismételt ellenőrzése nem indokolt. Általánosságban elmondható, hogy olyan hiányosságok esetén adható ki feltételes támogató tartalmú tanúsítvány, amelyek a minőségellenőrzési jelentésben alacsony kockázatú besorolást kaptak, illetve kapnának. Nem támogató tanúsítvány olyankor kerül kibocsátásra, amikor a dokumentumok a korrigálást követően is további, jogszabállyal és az audit tapasztalatokkal ellentétes előírásokat tartalmaznak, amelyek a közpénzek felhasználása szempontjából magas kockázatot jelentenek. Nem támogató tanúsítvány esetén ajánlatkérő a felhívást nem adhatja fel, annak korrigálását követően mind a közreműködő szervezet, mind a központi koordinációs szervezet eljárását meg kell ismételni. 4
Az ellenőrzéssel kapcsolatos általános elvárások II. AZ ELLENŐRZÉSSEL KAPCSOLATOS ÁLTALÁNOS ELVÁRÁSOK 1. A beérkezett dokumentumok vizsgálata A dokumentumok beérkezését követően legelőször azt kell megvizsgálni, hogy az ellenőrzéshez szükséges minden dokumentum a Monitoring Információs Rendszerbe (továbbiakban MIR rendszerbe; 2014-20-as időszakban Fejlesztéspolitikai Adatbázis és Információs Rendszer, továbbiakban: FAIR rendszerbe) feltöltésre került-e. Amennyiben nem, úgy hiánypótlás kibocsátása szükséges. A hiánypótlással kapcsolatban általános elvárás, hogy az rövid, szabatos, érthető legyen, és arra lehetőség szerint csak egyszer kerüljön sor. A fentieken túlmenően tekintettel arra, hogy az uniós auditok korábban ezen dokumentumok hiányát kifogásolták automatikus hiánypótlás keretében az alábbi dokumentumok is bekérésre kerülnek a jelentés kiállítását megelőzően: SZOLGÁLTATÁSMEGRENDELÉS esetén: - Fedezetigazolás (kivéve, ha a Kbt. 40. (3) bekezdés szerinti az eljárás) - Becsült érték meghatározásának módszertana - Egybeszámítási nyilatkozat, figyelemmel a Kbt. a közbeszerzés értékének meghatározására vonatkozó előírásaira - Szerződéstervezet - Közbeszerzési terv - Közbeszerzési szabályzat 5
Az ellenőrzéssel kapcsolatos általános elvárások ÁRUBESZERZÉS esetén: - Fedezetigazolás (kivéve, ha a Kbt. 40. (3) bekezdés szerinti az eljárás) - Becsült érték meghatározásának módszertana - Egybeszámítási nyilatkozat, figyelemmel a Kbt. a közbeszerzés értékének meghatározására vonatkozó előírásaira - Piackutatás eredményéről összefoglaló nyilatkozat, amelyben ajánlatkérő alátámasztottan bemutatja, hogy az általa meghatározott műszaki tartalom nem versenyszűkítő és hány gazdasági szereplő részvételét teszi lehetővé a közbeszerzési eljárásban, illetve hány termék felel meg az előírásoknak - Szerződéstervezet - Közbeszerzési terv - Közbeszerzési szabályzat ÉPÍTÉSI BERUHÁZÁS esetén: - Fedezetigazolás (kivéve, ha a Kbt. 40. (3) bekezdés szerinti az eljárás) - Becsült érték meghatározásának módszertana - Egybeszámítási nyilatkozat, figyelemmel a Kbt. a közbeszerzés értékének meghatározására vonatkozó előírásaira - Szerződéstervezet - Közbeszerzési terv - Közbeszerzési szabályzat - Árazatlan költségvetés 6
Az ellenőrzéssel kapcsolatos általános elvárások Keretmegállapodásos eljárás esetén az 1. rész iratait csak abban az esetben hiánypótoltatja a KFF, ha azok az ajánlatkérő honlapján vagy a KEF portálon nem elérhetőek. Abban az esetben, ha ajánlatkérő ugyanazt a dokumentumot többször is felcsatolta, úgy az utolsóként felcsatolt példányt kell véglegesnek tekintetni. Erre a körülményre az ajánlatkérő figyelmét fel kell hívni a jelentésben. 7
III. AZ ELJÁRÁST MEGINDÍTÓ FELHÍVÁS 1. A választott eljárás jogalapjának megfelelősége 1.1. A közbeszerzés tárgya szerinti minősítés, a választott eljárásrend A jogalap vizsgálata elsősorban arra terjed ki, hogy ajánlatkérő az eljárást a közbeszerzés meghatározó értékű tárgya 22 szerint minősítette-e 23, valamint arra, hogy a közbeszerzés tárgyának (egybeszámított) becsült értéke alapján az eljárást megfelelő eljárásrendben indította-e meg. A felhívás II.1.2) pontja szerinti minősítés helyességét elsősorban a felhívás II.2.1) pontjában foglaltak vizsgálatával tudja leellenőrizni, a felhívás e pontjából derül ki ugyanis, hogy a közbeszerzésnek mi a pontos tárgya, és hogy abban az egyes tárgyak milyen arányban állnak egymással. Az eljárásrend helyességének megállapítása a közbeszerzés becsült értékének (egybeszámított becsült értékének) a közbeszerzési értékhatárokkal való összevetésével történik. A választott eljárásrend az alkalmazott hirdetménymintából, illetve hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetén az eljárást megindító felhívásból derül ki. Az egybeszámított becsült értéknek az ellenőrzés szempontjából valójában csak építési beruházás esetén ott viszont fokozottan van jelentősége. Árubeszerzés és szolgáltatás megrendelés esetén főszabály szerint csak uniós eljárásrendben kiírt eljárással találkozhatunk 24, így annak valójában nincs relevanciája, hogy ajánlatkérő figyelembe vette-e az egybeszámítási szabályokat, tekintettel arra, hogy azok épp annak megakadályozását célozzák, hogy valaki kivonja magát az uniós eljárásrend szigorúbb szabályai alól. Ha azt észleljük, hogy a becsült érték értékhatárt megközelítően került meghatározásra, észrevételezni szükséges. T Jelen eljárást Ajánlatkérő a Kbt. 121. (1) bekezdés b) pontja szerint, nemzeti eljárásrendben kívánja lefolytatni. Az eljárás becsült értéke nettó 59.000.000,- forint, mely érték nyilatkozatuk szerint korábbi tapasztalatok, költségbecslés alapján került kiszámításra. Tekintettel arra, hogy az eljárás becsült értéke megközelíti az uniós értékhatárt, kérjük, szíveskedjenek részletesen bemutatni a becsült érték megállapításának módszerét, és objektív indokokkal alátámasztani annak megalapozottságát. Ha keretmegállapodásos eljárás első részét ellenőrizzük, minden esetben kérjük ajánlatkérőtől, hogy a Kbt. 109. (1) bekezdés c), illetve d) pontja szerinti eljárást alkalmazza, azaz biztosítsa a több partnerrel való szerződéskötést a verseny legszélesebb körű biztosítása érdekében. Keretmegállapodásos eljárás második részének ellenőrzésekor minden esetben szükséges ellenőrizni az első rész alapján kötött szerződés (keretmegállapodás) releváns rendelkezéseit is. A fentieken túlmenően ellenőrizni szükséges a KEF Portálon a keretmegállapodás teljesülési szintjét is. 22 A Kbt. 8. alapján ha a szerződés több egymással szükségszerűen összefüggő közbeszerzési tárgyat foglal magába, a meghatározó értékű közbeszerzési tárgy szerint kell a szerződést minősíteni. Ha a megrendelt szolgáltatás meghaladja a megrendelt áru értékét, mind esetben szolgáltatásmegrendelésről beszélünk. 23 A közbeszerzés tárgya szerinti minősítése tekintetében lásd a Kbt. 7. -t. 24 Ugyan ez alól kivételt képeznek a Kbt. 3-4. sz. mellékletében foglalt szolgáltatások, e szolgáltatások esetén éppen az uniós eljárásrend kötelező alkalmazása alól felmentő törvényhelyek okán ugyanúgy irreleváns az egybeszámítási szabályok figyelembevételének vizsgálata. 8
Ha olyan keretmegállapodás alapján kíván ajánlatkérő eljárást indítani, amely már megszűnt, vagy amelyet lezártak, fel kell hívni az ajánlatkérő figyelmét arra, hogy az eljárást nem tudja lefolytatni, támogató tartalmú minőségellenőrzési tanúsítványt a KFF nem tud kiállítani. Ha olyan keretmegállapodás alapján kíván ajánlatkérő eljárást lefolytatni és szerződést kötni, amely a minőségellenőrzési tanúsítvány kiállítását követően, de a szabályossági döntés meghozatalát megelőzően megszűnt, vagy amelyet lezártak, szabályossági döntés nem hozható. Amennyiben a szabályossági döntés meghozatala után észleli az eljárás megfigyelője a kimerülést, akkor támogató tartalmú szabályossági tanúsítvány nem állítható ki és fel kell hívni az ajánlatkérő figyelmét, hogy az alapján kifizetést már nem tudnak teljesíteni. Ha a keretmegállapodás alapján megvalósított közbeszerzések a keretmegállapodásban foglalt mennyiség 70 %-át elérték, fel kell hívni ajánlatkérő figyelmét, hogy kérjék a KEF előzetes állásfoglalását azzal kapcsolatban, hogy az eljárásukban foglalt mennyiség a keretmegállapodás alapján lehívható, illetőleg teljesíthető. 1.2. Jogalaphoz kötött eljárások Amennyiben a választott eljárás jogalaphoz kötött, szükséges azt megvizsgálni, hogy teljesülnek-e a törvényben meghatározott feltételek. A Kbt. 100. (1) bekezdése alapján a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás megkezdése napján az ajánlatkérő köteles benyújtani a Közbeszerzési Döntőbizottsághoz az ajánlattételi felhívást, továbbá az ajánlattételre felhívni kívánt gazdasági szereplők nevéről, címéről (székhelyéről, lakóhelyéről), a beszerzés becsült értékéről, valamint a tárgyalásos eljárás alkalmazását megalapozó körülményekről szóló tájékoztatást. Hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetén erre fel kell hívni a jelentésben az ajánlatkérő figyelmét, egyben be kell kérni a KDB-nek küldendő levél tervezetét is. 1.2.1. Gyorsított meghívásos eljárás A gyorsított meghívásos eljárás, habár nem klasszikusan jogalaphoz kötött eljárás, az uniós auditok több esetben kifogásolták az alkalmazásának indokoltságát, jogszerűségét arra való hivatkozással, hogy az a tapasztalatok szerint nem lesz rövidebb egy nyílt eljárásnál (figyelemmel arra is, hogy ebben az esetben a KFF a szabályossági ellenőrzését az eljárás mindkét szakaszában lefolytatja), a rövid határidők azonban a verseny szűkítéséhez vezethetnek. Ilyen esetben ezért a KFF kéri annak alátámasztását, hogy ajánlatkérőnek milyen előnyöket jelent a gyorsított meghívásos eljárás alkalmazása. 1.2.2. További, hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárások esetében gyakran előforduló hibákra adott szövegjavaslatok T Felhívjuk Ajánlatkérő szíves figyelmét, hogy az alkalmazni kívánt eljárásfajta tekintetében a verseny nem érvényesül, mivel az egyetlen ajánlattevő a korábbi nyertes ajánlattevő lehet. Erre tekintettel ezen eljárásfajta kizárólag akkor alkalmazható, ha a Kbt. 94. (3) bekezdésének [a)/b] pontjában rögzített valamennyi feltétel részletes indoklással, megfelelően alátámasztásra kerül. Ajánlatkérő azonban csak a Kbt. által támasztott feltételeket sorolta fel a felhívás. pontjában, azok fennállására vonatkozóan semmilyen indoklást nem került feltüntetésre. Kérjük, szíveskedjenek e feltételek fennállását megfelelően alátámasztani, utalva a 9
korábbi eljárásra illetőleg szerződésre. T Felhívjuk Ajánlatkérő szíves figyelmét, hogy a 94. (3) bekezdés a) pontja szerint hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás alkalmazható, ha a. a korábban megkötött szerződésben nem szereplő, b. előre nem látható körülmények miatt kiegészítő építési beruházás szükséges az építési beruházás teljesítéséhez, c. feltéve hogy a kiegészítő építési beruházást műszaki, vagy gazdasági okok miatt az ajánlatkérőt érintő jelentős nehézség nélkül nem lehet elválasztani a korábbi szerződéstől, vagy ha a kiegészítő építési beruházás elválasztható, az feltétlenül szükséges az építési beruházás teljesítéséhez, d. a szerződés vagy szerződések becsült összértéke nem haladhatja meg az eredeti építési beruházás összértékének felét. Az eljárással kapcsolatos törvényi feltételek felsorolása taxatív jellegű, ezért az eljárás alkalmazásának körét ebben az esetben is megszorítóan kell értelmezni. A fentiekben meghatározott körülményeknek együttesen kell fennállnia, bármely feltétel hiánya esetén az eljárásfajta választása jogsértő. Az ajánlattételi felhívásból a fent említett pontok maradéktalan teljesülése nem olvasható ki, ezért kérjük, szíveskedjenek csatolni részletes indokolásukat különös tekintettel a.. pontra a kizárólag kivételes esetekben alkalmazható jogalap tekintetében. Az előre nem látható ok bekövetkezésének feltételével kapcsolatban a Döntőbizottság számos határozatában rámutatott, hogy nem tekinthetők korábban előre nem látható körülménynek, amelyek az ajánlatkérő mulasztásából, a közbeszerzési eljárás nem elég gondos előkészítéséből erednek. A D.820/10/2006. számú határozatában a Döntőbizottság rámutatott, hogy a tervek ellenőrzése, a helyszíni adottságokkal való összehasonlítás az ajánlatkérő kötelezettsége, ennek elmulasztása miatt felmerült többlet beszerzési igény nem ad alapot kiegészítő építési beruházás megvalósítása érdekében a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás alkalmazására. Az adott ügyben a helyszín megfelelő és gondos felmérésével már a tervezés folyamán észlelnie kellett volna a tervezőnek azokat a terep adottságokat, amelyekre tekintettel kiegészítő építési beruházás vált szükségessé. Az előzőekben kifejtettekre tekintettel kérjük, szíveskedjenek részletesen alátámasztani és indokolni az előre nem láthatóság fennállását, tekintettel arra, hogy a választott jogalap a jelenlegi formájában nem kellően alátámasztott. Álláspontunk szerint jogszabályi kötelezés hiányában is a kellő körültekintéssel és gondossággal szükséges a munkálatokat felmérni és az annak alapját képező tervdokumentációt elkészíteni adott esetben a megfelelő szakértői vélemény kikérése mellett, amely a jelenleg rendelkezésre álló információk birtokában nem állapítható meg. Kérjük, szíveskedjenek csatolni a választott jogalap megfelelőségét alátámasztó dokumentumokat, továbbá az előzmény eljárásban megkötött szerződést. Kérjük, az indoklás körében részletesen kifejtett és objektív körülményeken alapuló nyilatkozatban az alábbi kérdéséket szíveskedjenek megválaszolni: - Amennyiben a Kbt. 94. (3) bekezdés a) pontja szerinti jogalap nem igazolható a fentiek szerint kérjük, szíveskedjenek áttérni az értékhatárnak megfelelő hirdetménnyel induló eljárásra. T Kérjük, hogy a Kbt. 18. (2) bekezdésére tekintettel szíveskedjenek nyilatkozni az 10
egybeszámított becsült érték összegéről és az esetlegesen egybeszámítandó eljárás tárgyáról, becsült értékéről és megindításának adatairól. Az egybeszámított becsült érték igazolása érdekében kérjük, nyilatkozatukon túlmenően csatolják ajánlatkérő hatályos közbeszerzési tervét is. Speciális eset a Kbt. 94. (2) bekezdés b) pontja szerinti eljárás, ami ajánlatkérő akkor alkalmazhat, ha a nyílt vagy a meghívásos eljárás vagy a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás azért volt eredménytelen, mert az eljárásban nem nyújtottak be ajánlatot vagy részvételi jelentkezést, feltéve, hogy a felhívásnak és a dokumentációnak a feltételei időközben lényegesen nem változtak meg. Amennyiben megállapítható, hogy az előzményeljárásban mindössze egy darab ajánlat érkezett, az uniós auditok automatikusan vélelmezik, hogy a felhívás valamely pontjában foglalt előírások versenykorlátozó hatása okozta az eljárás eredménytelenségét. Tekintettel arra, hogy a Kbt. 94. (2) bekezdés a) pontja szerinti eljárásban Ajánlatkérő nem változtathat a felhívásban, a dokumentációban vagy az ismertetőben foglalt lényeges feltételeken, a korábban előírt alkalmassági követelmények nem módosíthatóak ezen hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás típusban. A KFF álláspontja ezért az auditok tapasztalatait figyelembe véve, hogy ajánlatkérő a hivatkozott jogalapot nem használhatja fel a verseny további szűkítésére, megsértve ezzel a Kbt.2. -ában deklarált alapelveket. Ilyen esetekben elsődlegesen a jogalap megváltoztatását kéri a KFF a jelentésben. Amennyiben ajánlatkérő ragaszkodik a Kbt. 94. (2) bekezdés b) pontja szerinti eljárás alkalmazásához, a KFF a verseny szélesítése és egy esetleges későbbi korrekció mérséklése érdekében javasolja több ajánlattevő ajánlattételre történő felhívását, tekintettel arra, hogy e megoldást a Kbt. nem tiltja, és a Közbeszerzési Hatóság álláspontja szerint sincs akadálya. Az uniós auditok több esetben kifogásolták a Kbt. 94. (2) bekezdés c) pontja szerinti hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárások alkalmazását azokban az esetekben, ha az eljárás jogalapját kizárólagos jogok fennállása alapozza meg. A hivatkozott jogszabályhely alapján ajánlatkérő arra tekintettel kíván hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárást lefolytatni, hogy a szerződés kizárólagos jogok védelme miatt kizárólag egy meghatározott szervezettel, személlyel köthető meg. Az esetek többségében a beszerzés tárgya valamilyen informatikai rendszer továbbfejlesztése, az ajánlatkérő indoklása szerint pedig az eljárás tárgyát képező új rendszer bevezetésére és kiegészítő szolgáltatás nyújtására vonatkozó szerződés kizárólag egy meghatározott gazdasági szereplővel köthető meg, tekintettel arra, hogy a megvalósítandó rendszer alapját olyan rendszer képezi, amely az e társaság kizárólagos tulajdonát képezi a korábban megkötött felhasználói licencszerződés alapján. A támogató tartalmú tanúsítvány kiállítása érdekében ilyen az alábbiakat kérjük figyelembe venni: a) Ajánlatkérőnek be kell nyújtani a meghatározott szervezettel vagy személlyel korábban kötött licencszerződést, annak érdekében, hogy megállapítható legyen az eredeti rendszer megvalósításának értéke. b) Ajánlatkérőnek nyilatkozni kell arról, hogy a korábbi eljárás során megvásárolhatta-e volna a forráskódot, ha igen milyen összegért. c) Ajánlatkérőnek végül arról is nyilatkoznia kell, hogy amennyiben nyílt eljárást folytatatna le és a jelenlegi rendszer bővítése helyett egy más gazdasági szereplő által készített azonos platformon futtatható rendszer kialakítása lenne az eljárás tárgya, az milyen többletköltségeket eredményezne. Minden esetben fel kell hívni ajánlatkérő figyelmét arra, hogy a Kbt. 94. (2) bekezdés c) pontja szerinti eljárás alkalmazását nem indokolja az a tény, hogy az adott rendszer valamely 11
gazdasági szereplő kizárólagos jogát képezi. Továbbá, az sem indokolt, hogy csak ezen szereplővel köthető meg a rendszer bővítésére irányuló szerződés, ha más piaci szereplők is képesek ilyen rendszert készíteni. A későbbiekben az ilyen típusú eljárásoknak kiemelten magas az audit kockázata, a hirdetmény nélkül indított eljárások esetében - a COCOF útmutató alapján a kiszabható korrekció mértéke az elszámolható összeg 100 %-a. 1.3. Egybeszámított becsült érték Ha a felhívásból nem derül ki az eljárás egybeszámított becsült értéke, illetve összetett beszerzés esetén az egyes tárgyak becsült értéke, azzal kapcsolatban szükséges az ajánlatkérő tájékoztatását kérni. Uniós eljárásrendben az egybeszámított becsült érték ismeretének hiánya nem okoz bizonytalanságot az eljárásrend megfelelősége tekintetében, tekintettel arra, hogy az egybeszámítási szabályok épp az uniós eljárásrend megkerülésének kiküszöbölését célozzák. 1.4. A közreműködő szervezet nyilatkozata Vizsgálni kell, hogy a közreműködő szervezet nyilatkozatában foglaltakat az ajánlatkérő a megfelelően átvezette-e. Amennyiben ajánlatkérő nem csatolta a közreműködő szervezet nyilatkozatát, azt minden esetben kérni szükséges, kivéve az Új Tám.r 102. (1) bekezdésében foglalt esetköröket. 2. Ajánlatkérő adatainak és megjelölésének megfelelősége Ebben a pontban a hirdetmény I.1) és I.2) pontjainak nem megfelelő kitöltése kifogásolható. Ajánlatkérő adatainak helyességét a nemzeti azonosítója alapján a Közbeszerzési Hatóság honlapján 25 kell leellenőrizni. Ha ajánlatkérő a felhívás I.1) pontjában azt jelölte meg, hogy további információk vagy a dokumentáció beszerzésének, illetve az ajánlatok benyújtásának helye eltér az ajánlatkérő által megjelölt kapcsolattartási ponttól, vizsgálni kell, hogy ennek megfelelően ajánlatkérő a vonatkozó A. mellékletet is kitöltötte-e. Amennyiben ajánlatkérő az A. mellékletek valamelyikét kitöltötte, de azt nem jelölte megfelelően a felhívás I.1) pontjában, azt is kifogásolni kell. 3. Az eljárás más nevében történő lefolytatása Ha ajánlatkérő az eljárást más ajánlatkérő nevében folytatja le, akkor ellenőrizni kell, hogy ajánlatkérő csatolta e meghatalmazását, illetve, hogy az A.IV. mellékletet megfelelően kitöltötték-e. Természetesen a meghatalmazás megfelelőségét is vizsgálni kell. Szükséges megvizsgálni azt is, hogy az, akinek a nevében folyik az eljárás, a Kbt. 6. (1) bekezdésének mely pontja alapján minősül ajánlatkérőnek, ugyanis az, hogy az eljárást a nevében más folytatja le, nem eredményezheti a Kbt. rá vonatkozó szabályainak megkerülését. 26 Tehát az eljárást akkor is a rá irányadó szabályok szerint kell lefolytatni, ha a meghatalmazottra ajánlatkérőként egyébként eltérő szabályok vonatkoznának, pl. egybeszámítás miatt más eljárásrendben kellene az eljárást lefolytatni. 25 http://kozbeszerzes.hu/adatbazis/keres/ajanlatkero/?mentett=46 26 Kbt. 21. (2) bekezdés 12
A szerződéshez rendelt elnevezésnek és a szerződés típusának a megfelelősége 3.1. A szerződéshez rendelt elnevezés A szerződés elnevezése a következő elemeket kell, hogy tartalmazza: a szerződés típusa (pl. adásvételi szerződés, vállalkozási szerződés stb.); a támogatási projekt azonosítószáma; a szerződés tárgya röviden meghatározva. Ha a szerződés tárgya a felhívás II.2.1) pontja alapján több tevékenységre is vonatkozik (pl. árubeszerzésre és szolgáltatásra is), akkor mindkét tevékenységnek meg kell jelennie a szerződés elnevezésében. 27 A felhívás II.1.1) és II.1.5) pontja ugyanazt a szöveget kell, hogy tartalmazza, illetve a felhívás egyéb pontjai, a dokumentáció és a szerződéstervezet is következetesen ugyanezt az elnevezést kell, hogy alkalmazza. 3.2. A szerződés típusa A felhívás II.1.2) pontjában vizsgálni kell, hogy ajánlatkérő a szerződés típusán belül a leginkább megfelelő altípust, illetve szolgáltatás megrendelés esetén a megfelelő szolgáltatási kategóriát jelölte-e meg. Ha a szerződés típusa nem felel meg a Ptk. rendelkezéseinek (pl. szállítási szerződés) ezt jelezni kell. Ha a szerződés elnevezése a felhívás II.1.5) pontjában nem felel meg a hatályos Ptk. fogalmainak, azt is jelezni kell. Keretmegállapodások esetén gyakran előfordul, hogy ajánlatkérő a régi Ptk-t alkalmazza a szerződéstervezetben. Ilyen esetekben erre fel kell hívni a figyelmet. 4. A szerződés tárgyának és a szerződés szerinti mennyiség meghatározásának megfelelősége, a teljesítés helye 4.1. A szerződés tárgya, a szerződés szerinti mennyiség 4.1.1. Általános megjegyzések A felhívás II.1.5) és II.2.1) pontjából világosan ki kell derülnie annak, hogy ajánlattevő milyen tevékenység elvégzésére köteles, és azt mekkora mennyiségben kell teljesítenie. A felhívás II.1.5) pontja szolgál elsősorban a szerződés tárgyának kifejtésére, míg a II.2.1) pont a fő mennyiségi adatok megadására. A felhívás e pontjainak részletesnek és teljes körűnek kell lennie, ugyanis az ajánlattevők elsősorban az itt felsoroltak alapján hozzák meg döntésüket arról, hogy indulnak-e közbeszerzési eljárásban. 28 Gyakori hiba, hogy ajánlatkérők a szerződést meghatározó szolgáltatással (pl. az orvosi eszközök beszerzésével) kapcsolatban részletes leírással szolgálnak, azonban a kiegészítő tevékenységet (pl. az eszközkezelő személyzet betanítása) nem ismertetik. A dokumentáció vagy a szerződéstervezet az ebben a pontban lefektetettekhez képest csak minimális, nem-érdemi többlet információt tartalmazhat. Ha azt észlelik, hogy a dokumentációban vagy a szerződéstervezetben a felhívás II.1.5. és II.2.1) pontjához képest 27 A tevékenységek vizsgálatakor legyünk figyelemmel a Kbt. 8. -nak rendelkezéseire is. 28 Kbt. 39. (2) bekezdés 13
eltérő információ vagy további olyan tevékenység került feltüntetésre, amely a felhívás e pontjában nem szerepel, azt minden esetben kifogásolni kell. 29 A felhívás e pontja kapcsán kellene vizsgálnunk a tárgyi eljárás becsült értékét is, azonban a közelmúlt audit tapasztalatai alapján a felhívásban a becsült érték szerepeltetése nem javasolt, mivel befolyásolhatja a megajánlásokat. Ha a becsült érték nem ismert, ajánlatkérőt fel kell hívni, hogy arról külön nyilatkozzon, a felhívásban azonban ne tüntesse fel (a B mellékletben sem). Építési beruházás esetén figyelemmel kell lenni arra is, hogy biztosított-e tartalékkeret. Amennyiben igen, az eljárás valamennyi dokumentumában következetesen és egységesen kell rá hivatkozni, az eltéréseket észrevételezni szükséges. Vizsgálni kell, hogy megfelelően került-e meghatározásra a mértéke, és egyértelműen szabályozásra kerültek-e a felhasználás feltételei 30. Tartalékkeretet a felek csak építési beruházás megvalósítására irányuló szerződésben köthetnek ki, mértéke nem haladhatja meg a szerződésben foglalt ellenszolgáltatás 10%- át. A becsült értékbe ajánlatkérő köteles beleszámítani. 31 A teljes mennyiségnél kifejtetteknek következetesen végig kell húzódnia a dokumentációban és a szerződéstervezetben is. Ha a felhívás más pontjában eltérő előírást található, a következetlenséget a jelentés vonatkozó részében kell kifogásolni, míg ehelyütt csak utalni szükséges a kifogás tényére. Amennyiben az ajánlatkérő részajánlattételi lehetőséget is biztosít, akkor mind a tárgyat, mind pedig a mennyiséget részenként kell megadnia. Gyakori hibák: a szerződéstervezetben más tárgy vagy mennyiség szerepel (jelentés III.1.); nem derül ki részenként a szerződés tárgya és mennyisége (jelentés I.7.); az alkalmasságban meghatározott referencia tárgy, vagy szaktudás nem felel meg a Kbt. 55. (3) bekezdésének 32 (jelentés I.13.) A keretmegállapodás több különböző közbeszerzési tárgyra is vonatkozhat. 33 A keretmegállapodás alapján kötendő szerződés időtartama, valamint a beszerzett mennyiség nem haladhatja meg a keretmegállapodás időtartamát, illetve a keretmegállapodásban előirányzott teljes mennyiséget. 34 4.1.2. Kapcsolódó szolgáltatások Ha észlelhető, hogy a szerződés tárgyához kapcsolódó szolgáltatás 35 is tapad, azt minden esetben meg kell vizsgálni, hogy az alábbi szempontok figyelembevételével nem aggályos-e közbeszerzési szempontból: 29 Bár főszabály szerint a felhívás és a dokumentáció/szerződéstervezet közötti ellentmondásokat arra tekintettel, hogy elsősorban a felhívás tartalma irányadó a jelentés dokumentációt/szerződéstervezet érintő részeiben kifogásoljuk, jelen esetben ezt már a felhívás kapcsán is meg kell tennünk, tekintettel arra, hogy kiemelt érdek fűződik ahhoz, hogy a felhívás e pontja megfelelő tartalmú legyen. 30 306/2011 (XII. 23.) Korm. rendelet 7. 31 Kbt. 125. (9) bekezdés 32 A Kbt. 55. (3) bekezdése alapján ajánlatkérőnek az alkalmassági követelmények meghatározását a közbeszerzés tárgyára kell korlátoznia, és azokat a közbeszerzés becsült értékére is tekintettel legfeljebb a szerződés teljesítéséhez ténylegesen szükséges feltételek mértékéig írhatja elő. 33 Kbt. 109. (7) bekezdés 34 Kbt. 110. (1) bekezdés 35 Kapcsolódó szolgáltatások alatt elsősorban olyan többletkötelezettségeket értünk, amelyek nem kapcsolódnak szorosan a közbeszerzés tárgyához, illetve annak teljesítéséhez, hanem jellemzően a teljesítést követően merülnek fel, és egyfajta minőségbiztosítási eszközként tapadnak a teljesített szolgáltatáshoz (pl. support/üzemeltetés, szervizelési, karbantartási kötelezettség, cserealkatrész biztosítása, stb.). Gyakorlati tapasztalat, hogy ezeket a kapcsolódó szolgáltatásokat ajánlatkérő mintegy mellékesen előírja akár 10 éves vagy azt meghaladó időtartamra is. A probléma az ilyen előírással elsősorban az, hogy indokolatlanul meghosszabbítja ajánlattevők kötelezettségét, amely egyrészt versenykorlátozó másrészt árfelhajtó hatással bír. 14
a kapcsolódó szolgáltatás ellenértéke meghaladja-e a tényleges beszerzési tárgy értékét és ekképpen változtat-e a beszerzés tárgyának besorolásán; a kapcsolódó szolgáltatás időtartama nem jelent-e olyan többletköltséget ajánlattevőnek, amelyet várhatóan be fog építeni ajánlati árába; a kapcsolódó szolgáltatás tekintettel arra, hogy az nem a teljesítési időszakra szóló költség költsége elszámolható-e egyáltalán az uniós forrás terhére; nem alapoz-e meg a kapcsolódó szolgáltatás egyfajta kizárólagos jogot egy későbbi közbeszerzési eljáráshoz a nyertes ajánlattevő javára; Ezeket meg kell fontolni és az alábbi kérdéseket feltenni a jelentésben, lehetőleg úgy, hogy azok az egyes válaszok esetére is tartalmazzanak instrukciókat. Példa: a szerződés tárgya informatikai rendszer bevezetése, míg a kapcsolódó szolgáltatás a rendszer üzemeltetésének támogatása (pl. hibabejelentési-, hibaelhárítási-, karbantartási szolgáltatás); a szerződés tárgya különböző gépek megrendelése, míg a kapcsolódó szolgáltatás 10 éves alkatrészellátási kötelezettség Szervizre vonatkozó előírások esetén figyelni kell arra, hogy a szerviznek nem lehet földrajzi megkötöttsége, az előírás kizárólag arra vonatkozóan tartalmazhat szabályokat, hogy a hiba kijavítását a hiba bejelentésétől számított meghatározott időtartamon belül kell megkezdeni és befejezni. Példának okáért: Az nem írható elő, hogy a szerviz egy meghatározott földrajzi távolságon belül legyen, csak az, hogy a hiba kijavítását a hiba bejelentésétől számított 3 munkanapon belül meg kell kezdeni, a hiba elhárítására nyitva álló határidőt pedig a felek az ésszerűség és szakmai követelmények alapján közösen állapítják meg. Előírható, hogy amennyiben a hiba kijavítása nem kezdődik meg az előírt határidőben vagy a hiba kijavítására nyitva álló határidő eredménytelenül telik el és ezek Vállalkozónak/Eladónak felróhatóak, úgy meghatározott mértékű kötbér fizetendő. 4.1.3. Részekre történő ajánlattétel Amennyiben a felhívás II.1.8) pontja alapján az eljárás részekből áll, úgy a felhívás II.2.1) pontját az egyes részekre figyelemmel kell kitölteni. Ebben az esetben természetesen a jelentés egyéb pontjaiban is egyértelműen meg kell jelölnie ajánlatkérőnek, hogy az egyes pontokban feltüntetett információk valamennyi részre értendőek, vagy pedig az egyes részek vonatkozásában eltérő mellékkötelezettségeket, alkalmassági feltételeket, vagy értékelési szempontokat kíván előírni. Ilyen esetben a felhívás II.1.5), II.2.1) pontja és a B. mellékletek összhangját is vizsgálni kell. A felhívás II.2.1) pontjának minden részre vonatkozóan tartalmaznia kell a teljes mennyiség leírását, a B. mellékletnek pedig szó szerint ugyanazt az egyes részek tekintetében. Gyakori hibák:: - az egyes részek tekintetében megadott becsült értékek összege nem egyezik az eljárás becsült értékével, ellentmondás van a főszöveg és a mellékletek között, - ajánlatkérő nem biztosítja a részekre történő ajánlattétel lehetőségét, a beszerzési tárgyak ugyanakkor indokolnák,mivel annyira különbözőek, hogy az egy részben való beszerzés versenyszűkítő hatású lehet 15
4.1.4. Első osztályú minőség előírása Az első osztályú minőség előírását minden esetben kifogásolni kell. Ha első osztályú minőségi előírásról van szó, érdemes a műszaki leírást is leellenőrizni, mert gyakran ezt a követelményt ajánlatkérők ott is feltüntetik. 4.1.5. Mennyiségi eltérés Ajánlatkérő a szerződés mennyiségét úgy is meghatározhatja, hogy a legalacsonyabb vagy a legmagasabb mennyiséget vagy értéket közli, és kiköti az ettől való eltérés lehetőségét, előírva az eltérés százalékos mértékét. 36 A 30%-ot meghaladó (pozitív vagy negatív) eltérést azonban mindig kifogásolni szükséges, tekintettel arra, hogy audit ellenőrzések azt ezt meghaladó eltérést olyan mértékűnek ítélték, amely a tervezhetetlen elemek magas arányára tekintettel nem teszi lehetővé a megfelelő ajánlattételt. Érdemes kiemelni, hogy a fenti követelményeknek jogszabályi alapja nincsen, azt kifejezetten audit tapasztalatokra tekintettel kéri a KFF ajánlatkérőtől. A Kbt. kommentár szövege a mennyiségi eltérés kapcsán több száz százalékos eltéréseket is elfogadhatónak tart. Mennyiségi eltérés lehetőségének biztosítása esetén ajánlatkérő nem jogosult az alkalmassági követelményeket a teljesíthető maximális mennyiséghez igazítani, audit tapasztalatokra tekintettel és a Kbt. 55. (3) bekezdésére figyelemmel az alkalmassági követelmények az alapmennyiséghez kell, hogy igazodjanak. Ha ajánlatkérő a mennyiségi eltérést pozitív és negatív irányba is lehetővé teszi, azt minden esetben kifogásolni kell. D.260/13/2006: A közbeszerzés mennyiségének meghatározásánál lehetősége van ajánlatkérőnek arra, hogy a legalacsonyabb vagy a legmagasabb mennyiséghez viszonyítva százalékos mértékű eltéréssel határozza meg azt. Jelen esetben ajánlatkérő nem a Kbt. fenti előírása szerint járt el, hanem egy középértéket határozott meg a beszerzés mennyiségeként, és ehhez viszonyítva adott meg százalékos eltérést. Az általa beszerezni kívánt mennyiség legmagasabb, illetve legalacsonyabb mértékére csak következtetéseket lehet levonni, az így meghatározott mennyiség 30-tól 130-ig terjedhet, ezzel bizonytalan helyzetet teremtse, hogy ténylegesen milyen mennyiséget kell leszállítani a nyertes ajánlattevőnek. Így a Döntőbizottság alaposnak ítélte az I. r. kérelmező 1. kérelmi elemét. amelyben a közbeszerzés mennyiségének a meghatározását a fentiekben ismertetett indokokkal kifogásolta. Döntőbizottság megállapította, hogy ajánlatkérő a közbeszerzés mennyiségének meghatározásakor megsértette a Kbt. 50. (2) bekezdését. A Döntőbizottság az I. r. kérelmező jogorvoslati kérelmének a tartalma alapján megállapította a Kbt. 49. -ának a megsértését. A Kbt. fenti szakaszai alapján ajánlatkérő az ajánlati felhívásban köteles megadni a közbeszerzés tárgyát és mennyiségét. Ezen előírás betartása több szempontból fontos, miután egyrészről az ajánlattevők ezt az adatot megismerve, tudják el dönteni, hogy kívánnak-e indulni az ajánlatkérő közbeszerzési eljárásán, tudnak -e ilyen mennyiséget szállítani (az előírt 5 hónapos szállítási határidő mellett) az ajánlatkérő által támasztott feltételek mellett, valamint ajánlatuk feltételeit kialakítva (mely feltételek a nyílt eljárásban véglegesek) másrészről a közbeszerzés mennyiségével összhangban kell meghatároznia 36 Kbt. 46. (2) bekezdés 16