HRdoc+ Rendszerismertető Számítástechnikai és Szolgáltató Kft. Tel.: +36 23 311 799 info@divicon.hu www.divicon.hu H-2051 Biatorbágy, Viola u. 38.
Tartalomjegyzék 1. A rendszer célja 2 2. A rendszer fő jellemzői 2 3. Munkaköri leírás szerkezete 4 4. Pozícióleírás szerkezete 5 5. A bevezetés módszertana 6 5.1. Alapadat import 6 5.2. Kvalifikációs katalógus 6 5.3. Munkaköri leírás, pozícióleírás dokumentumok tervezése 7 5.4. Munkafolyamatok tervezése 7 6. Szoftver környezet 7 1-7
1. A rendszer célja A által fejlesztett HRdoc+ rendszer alapvető célkitűzése, hogy támogassa a Munkaköri leírás és Pozícióleírás dokumentumok gyors, konzisztens, hibamentes előállítását és az ezekben történő módosítások hatékony kezelését olyan Vállalatoknál, ahol a dolgozói létszám nagy tömegben teszi szükségessé ezeknek a dokumentumoknak a használatát. A jóváhagyott Munkaköri és Pozícióleírás változatokat a rendszer nyomtatható, a későbbiekben nem módosítható (PDF) formátumban állítja elő. A már korábban elfogadott dokumentumok módosításakor a korábbi állapot megőrzésre és látható módon megkülönböztetésre kerül. A rendszer szorosan együttműködik vállalati HR rendszerrel (SAP HR, INFOSYS stb.). A vállalati HR rendszer szolgáltatja a rendszer működéséhez szükséges alapadatokat. Igény szerint más HR dokumentumok előállításának, tárolásának támogatására továbbfejleszthető. 2. A rendszer fő jellemzői Elsősorban a vállalati HR rendszerben már létező munkakörökre készíthető el a munkaköri leírás A vállalati HR rendszerben még meg definiált munkakörre is készíthető munkaköri leírás, és a leírás utólag hozzárendelhető az akkorra már vállalati HR rendszerben is létrehozott munkakörhöz. Egy adott munkakörhöz tartozó pozíciók Pozícióleírásába automatikusan, a manuális módosítás lehetőségét kizárva kerülnek át az adott Munkaköri leírás meghatározott részei. Mind a Munkaköri leírás, mind a Pozícióleírás elkészítése előre meghatározott, a rendszer által vezérelt, ellenőrzött munkafolyamat keretében történik. A jóváhagyott Munkaköri és Pozícióleírásokat a rendszer az MSOffice Word programjába beolvasható formátumban is exportálni tudja. Biztosítja a még Munkaköri leírással, Pozícióleírással nem rendelkező munkakörök és pozíciók egyszerű lekérdezését. A vállalati HR rendszer által előírt formában fogadja és működésében felhasználja az alapadatokat Lehetőséget biztosít a képzettségi előírások, katalógusokat (pl. iskolai végzettség, kompetenciák, speciális ismeretek, nyelvtudás, vezetői engedély) karbantartására. Az adatbetöltés folyamán automatikusan detektálja a vállalati HR rendszerben történt változásokat, és azok alapján automatikusan, vagy kezelői döntés alapján intézkedik a változások kezeléséről. Az egyes dokumentum változatok létrehozását munkafolyamat vezérlő támogatja. Ez a vezérlő biztosítja azt, hogy az egyes változatok létrehozása minden esetben az előzetesen definiált folyamat modell előírásai alapján történik meg. A munkafolyamat vezérlőben beépített automatizmusok gondoskodnak arról, hogy az egyes végrehajtandó feladatok a szükséges jogosultsággal 2-7
rendelkező munkatársakhoz kerüljenek. (pl. pozíció leírást a szervezeti felépítés által meghatározott vezető hagyhat jóvá) A rendszer különböző listákkal, riportokkal támogatja az üzemeltetést felügyelő munkatársakat (munkafolyamat vezérlő által kiosztott feladatok lekérdezése különböző statisztikai szempontok szerint, feladat határidő betartására vonatkozó ellenőrző listák, felhasználói aktivitás felügyelete). A rendszer üzleti logikájának működését a felhasználó által beállítható paraméterek beállításával módosítani lehet. (pl. vállalati HR katalógusok belépési pontjainak megadásával) Grafikus felhasználói felülettel rendelkezik. A felület az MS Windows operációs rendszerben megszokott felületi elemeket használja. Magyar nyelvű felhasználói felülettel rendelkezik. Kezelése könnyen elsajátítható. A felhasználók rövid oktatás után a felhasználói kézikönyv alapján önállóan használhatják a rendszert. Felhasználói igények alapján a későbbiekben bővíthető. A felhasználók számítógépén csak böngésző (Internet Explorer) és a szabványos Oracle Jinitiator futtató környezet szükséges. Az Oracle Jinitiatort a rendszer első használatakor a böngésző automatikusan letelepíti. A rendszert csak az arra feljogosított felhasználók vehetik igénybe. Minden felhasználó csak a számára engedélyezett funkciókat használhatja. A rendszer a RBAC (Role Based Access Control) biztonsági modellt használja. Az egyes felhasználók jogosultságokkal (szerepekkel) rendelkeznek. Egy felhasználó részére több szerep is engedélyezett lehet. Egy adott funkciónak tulajdonsága az, hogy milyen szerepekben engedélyezett a funkció végrehajtása. Ha a bejelentkezett Felhasználó aktuális szerepe benne van az engedélyezett szerepek listájában, akkor végrehajthatja funkciót, ellenkező esetben nem. 3-7
3. Munkaköri leírás szerkezete A fejezetben a rendszerben nyilvántartott munkaköri leírás egy lehetséges tartalmát adjuk meg. A végleges tartalom minden esetben a bevezetés folyamán, a Vállalat egyedi igényeinek megfelelően kerül kialakításra. Érvényesség kezdete és vége. Munkakör család megnevezése. Munkakör megnevezés. Munkakör kód. Célok. Szabad szöveg. Tetszőleges számú bekezdés. Felelősségek. Szabad szöveg. Tetszőleges számú bekezdés. Egyéb. Szabad szöveg. Tetszőleges számú bekezdés. Tudáskövetelmények: iskolai végzettség, szakképzettség foka, szakmai (vezetői) gyakorlat és szakirány. A tudáskövetelményeket a BCSK kód alapján rendeljük a munkakörhöz. A munkaköri leírásban elő lehet írni, hogy egy vagy több Speciális előírás követelmény is van. Ebben az esetben a pozícióleírásban a tudás követelményeket ki kell egészíteni az előírt kompetenciákkal: pl. speciális szakmai ismeret, nyelvtudás, vezetői engedély, stb. Kompetenciák. Az adott munkakörben alkalmazott összes munkavállalóra érvényes kompetenciák (kötelező, választható, munkakör specifikus, vezetői) a kvalifikációs katalógusból választva. Szabad szöveg írására nincs lehetőség. Rögzítette, rögzítés időpontja. A munkaköri leírás rögzítőjének neve. Készítette. A munkaköri leírás készítőjének neve. Felülvizsgálta, felülvizsgálat időpontja. Jóváhagyta, jóváhagyás időpontja 4-7
4. Pozícióleírás szerkezete A fejezetben a rendszerben nyilvántartott Pozícióleírás egy lehetséges tartalmát adjuk meg. A végleges tartalom minden esetben a bevezetés folyamán, a Vállalat egyedi igényeinek megfelelően kerül kialakításra. A pozícióleírás minden esetben egy munkaköri leíráson alapul. A pozícióleírásokat a pozíció által meghatározott munkakörhöz tartozó jóváhagyott állapotú munkaköri leírásból lehet származtatni. Az abban megadott adatok nem változtatható módon kerülnek át a pozícióleírásba. Érvényesség kezdete és vége. Munkakör család megnevezése. Ugyanaz, mint a Munkaköri leírásban. Munkakör megnevezése. Ugyanaz mint a Munkaköri leírásban. Pozíció megnevezése. A pozíciót betöltő neve. A pozíció kódja. A pozíció szervezeti egységének megnevezése A szakmai irányító (közvetlen felettes) megnevezés. Célok. Ugyanaz, mint a munkaköri leírásban megadott célok. Kiegészíthető a Pozícióra vonatkozó egyéb célokkal Felelősségek. Ugyanaz, mint a munkaköri leírásban megadott felelősségek. Kiegészíthető a Pozícióra vonatkozó egyéb felelősségekkel. Egyéb. A munkaköri leírásban megadott információk kiegészítése. Követelmények (Tudás). A munkaköri leírásban megadott információk, kiegészítve a pozícióleíráshoz megadottakkal. (pl. A szakirányok közül ki kell jelölni a preferáltat, meg lehet adni az adott pozícióban szükséges speciális szakmai ismereteket, növelhető a szakmai/vezetői gyakorlati idő mértéke. Kompetenciák. Az adott munkakörben alkalmazott összes munkavállalóra érvényes kompetenciák (kötelező, választható, munkakör specifikus, vezetői) a kvalifikációs katalógusból választva. Szabad szöveg írására nincs lehetőség. Speciális szakmai ismeret, nyelvtudás, vezetői engedély. A kvalifikációs katalógusból választva, szabad szöveg írására nincs lehetőség. Vezetői pozíció esetén: adatszolgáltatási kötelezettség, kapcsolatok, irányított lészám közvetlen/közvetett, bevétel közvetlen/közvetett, költség közvetlen/közvetett (mindegyik szabad szöveges) Rögzítette, rögzítés dátuma Készítette. Felülvizsgálta, felülvizsgálat dátuma Jóváhagyta, jóváhagyás dátuma 5-7
5. A bevezetés módszertana A HRdoc+ egy dokumentum kezelő keretrendszer, aminek a testre szabása a megrendelő Vállalat által megfogalmazott követelmények alapján történik. A bevezetés tervezése során néhány tartalmi kérdés áttekintéséhez szükséges a vállalat HR szakembereinek és esetenként informatikusainak közreműködése. 5.1. Alapadat import A dokumentumok előállításához szükséges alapadatokat a vállalati HR modulból nyerjük, és az adatokat a HRdoc+ rendszerbe továbbítjuk. A rendszer alapvetően a vállalati HR rendszerben értelmezett alapadatok változásai alapján működik. Mivel a vállalati HR modulja is egy rugalmas, egyedileg paraméterezhető keret rendszer, így első lépésként feltétlenül áttekinjük, hogy az adott Vállalatnál pontosan mit jelentenek, és a vállalati HR modulban hogyan kerültek ábrázolásra az alábbi kategóriák: dolgozó törzs munkakör, munkakör család szervezeti egység egyéb HR adatok Feladatok: az adatkinyerést végző programok megtervezése, kivitelezése vagy a vállalatnál már ilyen céllal létező programok képességeinek elemzése fizikai adattovábbítás tervezése és megvalósítása adatbetöltést végző programok tervezése kivitelezése frissítési ciklusok tervezése A vállalati HR rendszerből történő adatkinyerés (export) megvalósítása a megrendelő feladata. 5.2. Kvalifikációs katalógus A munkakör és pozícióhoz előírt tudáskövetelményeket és kompetenciákat kvalifikációs katalógusból lehet kiválasztani. Minden egyes követelményhez tartozik egy vagy több skálaérték (pl.: angol nyelvtudás követelményhez tartozik a nyelvtudás szintje skála). Ha a vállalati HR rendszerben nem létezik kvalifikációs katalógus, akkor a HRdoc+ keretében kell megvalósítani az adatkarbantartást. Feladatok: kvalifikációs katalógus és skálakészlet karbantartó megvalósítása kvalifikációs katalógus és skálakészlet kezdeti feltöltése A kvalifikációs katalógus és skálakészlet adattartalmának kialakítása és a kezdeti adatfeltöltés a megrendelő feladata. 6-7
5.3. Munkaköri leírás, pozícióleírás dokumentumok tervezése A munkaköri leírás és pozícióleírás dokumentumok tartalmát az adott vállalat igényei alapján alakítjuk ki. A tervezés során figyelembe vesszük a vállalati HR modul által biztosított lehetőségeket. A dokumentumok tartalmának megtervezése után kerülhet sor a tartalmak létrehozását támogató interaktív felhasználói felületek tervezésére. Feladatok: Leírások tartalmának megtervezése Nyomtatott dokumentumok formai tervezése, design, arculati elemek (logo) használata 5.4. Munkafolyamatok tervezése Az egyes dokumentumok előállítását vezérlő folyamat modelleket a Vállalat igényeinek megfelelően alakítjuk ki. Munkafolyamat lépések tervezése Folyamatok vezérlési szerkezetének tervezése (egyszintű, kétszintű ellenőrzés, stb.) Az egyes feladatokat automatikusan a munkatársakhoz irányító algoritmusok tervezése 6. Szoftver környezet Komponens Szerver operációs rendszer Kliens operációs rendszer Web szerver Alkalmazás szerver Adatbázis szerver Kliens böngésző Programozási nyelv Fejlesztői eszköz Jelentés készítés Egyéb Szoftver típus Gyártó/Verziószám MS Windows 2000 Server Microsoft Win2000, WinXP Oracle 9iAS része(apache) Oracle 9iAS Oracle 8.1.6,Oracle 8.1.7,Oracle 9.2,Oracle 10g Microsoft Internet Explorer 5.5 vagy újabb változatacrobat Reader plug-in Oracle PL/SQL Oracle Designer 9i,Oracle Forms 9i Oracle Designer 9i,Oracle Reports 9i PL/SQL Developer Az alkalmazás futtatásához a kliens oldali böngésző az első bejelentkezés alkalmával letölti azt a Java komponenst (Oracle JInitiator), ami a felhasználói felület teljes GUI funkcionalitású prezentációs rétegét valósítja meg. A szerver oldalon az Oracle IAS Forms Service komponense hajtja végre az alkalmazásban kódolt üzleti logikát. A riportok megjelenítési felülete lehet HTML, PDF, Excel. 7-7