PERFECT. System IT megoldások fürdők, fitness- és szabadidőközpontok számára Rendszertájékoztató A Perfect System Rendszertechnika Zrt. fenntartja a rendszerlírás mindenkori módosításának jogát. Ez a tájékoztató a PERFECT. System szoftver és rendszermegoldások alább jelölt időpontbeli állapotának megfelelő funkcióit tartalmazza, és nem jelent biztosítékot a későbbi verziók tartalmára vonatkozóan. Dátum: 2008. január 2.
Tartalom PERFECT. System rövid bemutatkozás... 3 A PERFECT. Szoftver, mint a PERFECT. System motorja... 3 A PERFECT. System alkalmazásának területei... 4 A PERFECT. System alkalmazásának előnyei pontokban... 5 A PERFECT. System felügyeleti funkciói... 6 1. Jegykiadás, beléptetés és forgalomirányítás... 6 2. Tagsági nyilvántartás, bérletkezelés... 7 3. A vendégek tájékoztatása... 7 4. Öltözőszekrény-menedzsment... 8 5. Elektronikus pénztárca funkció, vevőszámla-követés... 8 6. Szolgáltatás-előjegyzési funkció... 9 7. Éttermi rendelésfelvevő és készletkövető funkció... 9 8. Kapcsolódó szállodák és panziók vendégeinek kezelése... 9 9. Kimutatások, statisztikák, lekérdezések készítése... 10 A Perfect System Rendszertechnika Zrt. további szolgáltatásai... 10 2
PERFECT. System rövid bemutatkozás A PERFECT. System fürdők, wellness és fitness központok (későbbiekben létesítmények) vezető ügyfélnyilvántartó, beléptető, rezervációs és számlázási rendszermegoldása, komplex menedzsmentrendszere. A PERFECT. System szoftver és rendszertechnika alkotója az INTERBRAIN AG (Zürich). A cég 16 évnyi fejlesztői és mintegy 250-szeres rendszerbevezetési tapasztalattal rendelkezik Svájcban és Németországban, filozófiája rendkívül egyszerű: a minőség mindenek előtt. A PERFECT. System a svájci precizitás és a német megbízhatóság kiváló ötvözete. Egyedülállóan költséghatékony, mégis magas szintű ügyfélkiszolgálást elősegítő megoldásai a piacon megkülönböztetik versenytársaitól. A PERFECT. Szoftver, mint a PERFECT. System motorja A PERFECT. System rendszermegoldások motorja a kiterjedt funkciókkal rendelkező PERFECT. Szoftver programcsomag, amely modulárisan felépített és a magas fokú paraméterezhetőségének köszönhetően az egyedi igényeknek megfelelően optimalizálható. Ez lehetővé teszi különféle adathordozókhoz (vonalkódos jegy, mágnes- vagy chipkártya, chip-karóra) rendszerbe való illesztését. A PERFECT. Szoftver felépítése a felhasználó tekintetében: 3
A szoftver WINDOWS 2000, XP operációs rendszereken fut, SQL adatbázis motort alkalmazva. A program logikusan felépített, windows-ablakszerű grafikus felületen keresztül kezelhető. Kiemelkedően rugalmas moduláris felépítésű, így könnyen bővíthető. A PERFECT. Szoftver Európa-szerte mintegy 250 helyen üzemel jelenleg, mindenhol a legfrissebb szoftververzióval. Ez azért hangsúlyozandó, mert a folyamatos (jellemzően 3 havi rendszeresség) verziófrissítéssel lehetővé tesszük ügyfeleink számára, hogy a legújabb funkciókhoz frissítés után akár azonnal hozzáférjenek, illetve ezáltal a hibaelhárítás is hatékonyabbá válik. A PERFECT. System alkalmazásának területei Vezető professzionális beléptető és elszámolási rendszerek szoftver-, valamint hozzátartozó hardverkomponens-gyártóként az alábbi területeken vagyunk jelen: Fitness-létesítmények Szabadtéri és fedett uszodák, termálfürdők Hotel Wellness Vállalati és gyógyászati fitness Golf- és szabadidő létesítmények Adathordozóként a karórába integrált chip kiváltja a belépőjegyet, az öltözőkulcsot és a pénztárcát. Nyitja a beléptető forgóajtót, az öltözőszekrényt és ugyanakkor a kijelölt helyeken fizetési eszközként is szolgál, például a büfében, az italautomatáknál vagy a szoláriumban. Amíg a vendég a karórával szabadon mozog a létesítményben, az üzemeltetőt részletes adatokkal látja el a fogyasztásról, belépési gyakoriságról, a tartózkodás időtartamáról stb. Természetesen alternatívaként kártyás megoldásokat is kínálunk. Gyakorlatban érkezéskor a vendégek a kasszánál egy elektronikus Chipet tartalmazó karórát kapnak, amely tartalmazza a belépési jogosultságot a létesítmény egész területére, valamint a meghatározott alapvető szolgáltatások igénybevételére. A külön díjazás ellenében igénybe vehető szolgáltatások jogosultsága szintén a karórára kerül feltöltésre, pl. szauna. Ezt követően a vendég beléphet a fürdő területére. Megrendelői igény szerint a rendszer kezeli a vonalkódos jegyet is, amely elsősorban azokon a helyeken javasolt, ahol többletszolgáltatás igénybevételére nincsen lehetőség, pl. strandok. A rendszer csak a jogosult vendégeket engedi be a védett területre. A jegyek lehetnek egyszeri vagy akár többszöri belépésre alkalmasak. 4
A PERFECT. System alkalmazásának előnyei pontokban Rugalmas vendégnyilvántartás, törzsvendég-kezelés: éves/szezonális/több belépésre jogosító jegyek, kedvezmények kezelése. Kultúrált és gyors beléptetést tesz lehetővé elektronikus bérletek használatával, ügyfélazonosításhoz érintés nélküli adathordozók állnak rendelkezésre: vonalkódos jegyek, kártyák, Chipkarórák A jegyvásárlásokkal és bérlethasználattal kapcsolatos visszaéléseket csökkenti, kiszűri. Tagsági bérletek esetén belépésnél lehetőség van azonnali fényképes azonosításra. A vendégek által igénybe vett szolgáltatások egyszerű követése segíti a gyors és hatékony vendégkiszolgálást. Egyszerűsíti a fizetést a fürdő területén belül: előre és utólag fizetési lehetőségek. Csökkenti az emberi erőforrás szükségletet és annak költségeit. Marketing akciók támogatása: kimutatások, statisztika (bevétel, ügyfélszám, törzsvendégadatok): naprakész, felhasználói igény szerinti, pontos statisztikák készíthetők visszamenőlegesen - akár több hónapra és évre is. Fürdők és vonzáskörzetében lévő létesítmények összekapcsolása egy egységes adatbázison keresztül lehetséges: kiépített interfész áll rendelkezésre a népszerű hotelmenedzsment rendszerekhez (Fidelio, Hogatex). Egyedülálló, kábelezés nélküli öltözőszekrény-menedzsment lehetővé teszi vendégünk számára a szabad szekrényválasztást. Tagok és VIP vendégeink számára lehetőség van delegált (meghatározott szekrénycsoport tagjából választhat) szekrénykiosztásra. A használatban lévő szekrény számának információja az információs terminálról bármikor elérhető. A rendelkezésre álló szolgáltatás-foglalási rendszer lehetővé teszi a vendégek kényelmes szolgáltatás-foglalását (pl. masszázs) adott kezelésre, adott időpontban (vagy időpontokban), adott személyhez rendelve. Az éttermi modul megkönnyíti az éttermi rendelésfelvételt, fizetést, a rendelkezésre álló készletek mennyiségének követését, stb. Marketing akciók támogatása könnyen definiálható lekérdezések, kimutatások, statisztika (bevétel, ügyfélszám, törzsvendégadatok) által. Rendelkezésre álló hardver-komponensek (forgókapuk, öltözőszekrények, számítógéppark) felhasználása, meglévő adatbázisok rendszerbe történő integrálása megoldott. A rendszerben a pénztárgépek, a készpénzes és utalásos számlák, valamint a letéti díjak kezelése biztosított. A rendszer, köszönhetően moduláris felépítésének egyszerűen és bármikor bővíthető. A vendégek beléptetésén túl a dolgozói beléptetés- és munkaidő nyilvántartás is biztosítható a rendszer segítségével. 5
A PERFECT. System felügyeleti funkciói 1. Jegykiadás, beléptetés és forgalomirányítás Chip-karórás beléptetés előnye, hogy a vendég egyrészt biztonságban tudhatja értékeit, másrészt Chip-karórájával extra szolgáltatásokat vásárolhat készpénzhasználat nélkül. A létesítmény vezetősége dönti el, hogy előre definiált szolgáltatáscsomagokat kíván értékesíteni, vagy egy alapáras belépővel lépteti be a vendégeket, majd azok Chip-karórájukkal szabadon vásárolhatnak maguknak extra szolgáltatásokat alapcsomagjukhoz. Jellemzően a két megoldás keverékét választják. Különböző szolgáltatáscsomagok kerülnek definiálásra a rendszerben, majd ezekhez külön vásárolhatók kiegészítő szolgáltatások. Egyszeri (jellemzően) strandbeléptetésnél, a recepciós pultnál történik a vonalkódos jegyek nyomtatása. Hátránya, hogy öltözőszekrény és fizetési lehetőségek nem rendelhetők a vonalkódos kártyához. A belépési pontokon az átjárók mellett, forgóvillákon, lengőkapukon elhelyezésre kerülnek az olvasó terminálok. Ezen terminálokon történik az azonosító (chip-karóra, vonalkódos jegy, kártya) olvastatása. Az esztétikus kivitelű terminálok párás, vizes környezetre kerültek kifejlesztésre, amelyben megtalálható az átjáró-vezérlő, a Chip-olvasó valamint a vonalkód-olvasó. A terminál folyamatos, akár többnyelvű tájékoztatást nyújt. A belépést akadályozó illteve a forgalmat szabályozó eszközök a következők lehetnek: forgóvilla sorompó forgókereszt, motoros ajtó és zsilip, stb., lengőkapu hagyományos ajtó elektronikus ajtózárral felszerelve Az egyes létesítményekben jelentős kiszolgáló háttér található, amely nagyszámú alkalmazottat jelent. Ezen dolgozóknak is biztosítani kell az egyes területekre való ellenőrzött bejutást és az épületen belüli közlekedést. Lehetőség van ajtók és átjárók dolgozói Chip-pel vagy kártyával történő bejutásának többszintű szabályozására, speciális jogosultsági szabályok definiálására. 6
2. Tagsági nyilvántartás, bérletkezelés Tagokat, bérletes vendégeinket megkülönböztetett figyelemmel kezeljük. Őket személyesen is szeretnénk minél jobban megismerni, hiszen ha elégedettek szolgáltatásainkkal, hosszabb időn át tagok, fizető vendégek maradnak. Rögzíthetjük adataikat, fényképüket, illetve elemezhetjük látogatási szokásaikat. Ez a modul úgynevezett CRM (Customer Relationship Management) funkciót lát el, amely lehetővé teszi szolgáltatásaink testreszabását illetve a rendelkezésre álló adatok alapján különböző specifikus automatikus rendszertevékenységek definiálását és aktiválását. Jellemző példák: születésnap esetén figyelmeztető üzenet küldése a recepcióra, amely hatására a recepciós munkatárs személyesen üdvözölheti születésnapján a vendéget. A szoftver lehetővé teszi specifikus szabályok és tulajdonságmezők definiálását, ezekbe fontos információkat rögzíthetünk, illetve munkánkat segítő automatikus rendszertevékenységeket aktiválhatunk, pl. bizonyos számú látogatás után automatikus kedvezmény adása vagy kedvezményes időszakok definiálása, automatikus bérlethosszabbítás, bérlet-futamidő felfüggesztése, stb. Tagoknak megkülönböztetett színű Chipkarórát ajánlunk, amelyet (ellenben az egyszeri belépőt vásárlókkal szemben) kilépéskor nem kell leadniuk. Hazavihetik magukkal, majd a következő látogatáskor, a kassza kihagyásával gyorsan beléphet. Biztonsági okokból tagoktól kauciót kérhetünk megakadályozandó a Chipkaróra eltulajdonítását. 3. A vendégek tájékoztatása A PERFECT. Infoterminál lehetővé teszi vendégei számára, hogy saját maguk szabadon informálódhassanak klubtagságukról, számlaegyenlegükről, fogyasztásukról, jóváírásaikról, szolgáltatás igénybevételre leadott foglalásaikról, illetve bármely a létesítmény látogatóját érdeklő adatokról. Az igény szerint beépített bankkártya-leolvasó lehetővé teszi a vendég folyószámlafeltöltését. 7
A mobil kiszolgálásban nagy segítséget nyújt a PERFECT. Kézi infoterminál. A terminál segítségével egy olyan okos eszközt adhat munkatársai kezébe, amellyel közvetlenül ügyfél-adatokat kérdezhetnek le a központi adatbázisból illetve hozzáférhetnek rendelési, foglalási információkhoz is. 4. Öltözőszekrény-menedzsment Az öltözőszekrényekbe elemmel működő zárak kerülnek beépítésre. Előnye, hogy ezek bármilyen hagyományos szekrénybe beépíthetők, később szabadon átrendezhetők, ugyanis kábelezést nem igényelnek. Működésük a következő: az Chip-karóra és a szekrényzárnak is van egy egyedi azonosítója. Amennyiben a vendég bezár egy zárat, a zár egyedi azonosítója ráíródik az órára, illetve az óra azonosítóját pedig a zár jegyzi meg. Ezután már csak adott Chip-pel csak adott zár lesz zárható és nyitható. A karóra leadását követően az óra zárinformációja törlődik és az ismételten kiadható a következő vendég számára. 5. Elektronikus pénztárca funkció, vevőszámla-követés A PERFECT. System fontos kényelmi feladata a készpénz kiiktatása a létesítmény területén belül. Igények szerint előre (prepaid - feltöltős) és utólagos (postpaid - hitelkártya-szerű) fizetési módok lehetségesek. Mindkét esetben a fizetési rendszerben a Chipkaróra vagy kártya a vendég folyószámlájaként is szolgál. Feltöltős verzióban a Chip feltölthető a vendég által kívánt mennyiségű pénzzel, amelyből például éttermi fogyasztás vagy üzletben való vásárlás esetén egy kártyaíró/olvasó segítségével a fogyasztás értéke levonásra kerül. A maradványérték pedig a fürdő elhagyása előtt a kasszánál visszafizethető, de tagok esetén a belső folyószámlán is maradhat. A szokásos rendszerkonfiguráció szerint utólagos fizetésnél kilépés előtt fizető terminálon vagy a kasszánál személyesen rendezendő a tartozás. Fennálló tartozás esetén a forgóajtó nem nyílik ki a vendég előtt, a felszerelt kijelző megkéri a vendéget, hogy egyenlítse ki számláját. A fizetés után a vendég szabadon elhagyhatja a létesítményt. Ettől azonban el lehet térni: pl. fitnesz-termek általában egy bizonyos hitelkeretet engedélyeznek vendégeik számára, és csak a hitelkert átlépése után szólítják fel vendégeiket fizetésre. 8
6. Szolgáltatás-előjegyzési funkció A foglalási vagy szolgáltatás-előjegyzési rendszer biztosítja, hogy vendégeink kultúrált módon tudjanak a kívánt szolgáltatásokra foglalásokat leadni: masszázs, szépségápolási szolgáltatások. Egyszeri, időszakos illetve ismétlődő foglalások beillesztése is lehetséges. Az egyes kurzusokhoz könnyedén hozzárendelhető a személyzet. A szolgáltatási paramétereket (a kiszolgáló személyzet, rendelkezésre állás, stb.) érintő változások rögzítése egyszerűen elvégezhető, ami alapvető követelmény, hiszen ezek naponta akár többször is változhatnak. 7. Éttermi rendelésfelvevő és készletkövető funkció Vendégeink gyors éttermi kiszolgálását teszi lehetővé ez a szoftvermodul. Gyakorlatban a vendég az asztalánál kiválasztja, mit kíván fogyasztani, majd a pincértől rendel. A pincér a PERFECT. Kéziterminálon keresztül felveszi a rendelést, amelyet a konyhában azonnal (online) látnak és már kezdhetik is a választott menü készítését. A pincér folyamatosan információt kaphat a készletek rendelkezésre állásáról. Amennyiben valami elfogyott, arról visszajelzést kap és a vendéget tájékoztatni tudja. A fizetés itt is történhet elektronikus úton: a vendég Chip-karórájával vagy kártyájával jóváhagyja a fogyasztást és a létesítmény elhagyásakor a kasszánál fizet. Előre fizetéses rendszerben a vendég csak annyit fogyaszthat, amekkora pozitív egyenlege van. 8. Kapcsolódó szállodák és panziók vendégeinek kezelése Lehetőség van a létesítményhez kapcsolódó szállodák vendégeinek megkülönböztetett kezelésére. A szállóvendégek akár már a szálláshelyen is átvehetik az előre megrendelt belépőiket (Chipkaróráikat), amelyek színeikben is eltérhetnek. Karórájuk ebben az esetben a fitness-központ illetve fürdő területén hitelkártyaként is 9
működhet és az igénybe vett szolgáltatások ellenértéke akár a szállodai számla kifizetésével egy időpontban (egy számlán) kerülhet kifizetésre. A PERFECT. Szoftver kiépített interfész-kapcsolattal rendelkezik a népszerű Fidelio és Hogatex hotelmenedzsment szoftverekhez. A következő funkciók érhetők el: vendégkiválasztás, fogyasztás-részletező kimutatás, fizetési mód beállítások, figyelmeztető jelzések nem bejelentkezett vendég illetve hibás szobaszám megadása esetén, stornó funkció, számlakiállítás. Ezen funkcionalitások talán még nem minden létesítmény számára jelentenek hozzáadott értéket, azonban hotel- és szállodaláncokkal való tárgyalások során rendelkezésre állásuk döntő szempont lehet. 9. Kimutatások, statisztikák, lekérdezések készítése A rendelkezésre álló adatokból szabadon definiálhatunk lekérdezéseket, kimutatásokat. Informálódhatunk például a napi bevételek alakulásáról, a látogatók, tagok átlagos tartózkodási idejéről és számosságáról, stb. Marketing akciók tervezése előtt fontos tudnunk vendégeink szokásait, hogy vonzó ajánlatokat kínálhassunk számukra. A Perfect System Rendszertechnika Zrt. további szolgáltatásai Cégünk a Perfect System Rendszertechnika Zrt. a svájci Interbrain AG partnere, és a PERFECT. System márkanév és megoldás kizárólagos magyarországi értékesítője és szállítója. Munkatársaink nagy tapasztalatokkal rendelkeznek hálózatépítés, hálózatüzemeltetés, szoftvertelepítés és programozás, valamint villamosipari- és építőipari kivitelezés területén. További információ: www.perfectsystem.hu, www.interbrain.ch Ennek megfelelően cégünk a beüzemelésén, konfigurálásán túl igény esetén az alábbi szolgáltatásokat is vállalja: - 24 órás rendszerfelügyelet és hibaelhárítás - Számítógéphálózat-építés - kábelezési munkálatok - egyéb villamosipari munkálatok PERFECT. System 10