Az IPA Magyar Szekció Elnökségének Ügyrendje I. Az Elnökség és tagjai 1.1 Az IPA Magyar Szekció (a tvábbiakban: Magyar Szekció) Elnöksége (a tvábbiakban: Elnökség) a Magyar Szekció ügyintéző és képviseleti szerve. Minden lyan kérdésben dönt, amely nem tartzik a Küldöttgyűlés kizárólags hatáskörébe. Az Elnökség a Magyar Szekció életének irányítási feladatai srán határzatkat hz, és állásfglaláskat bcsát ki. 1.2 Határzatai kötelezőek a Magyar Szekció minden tisztségviselőjére, a Magyar Szekció tagszervezeteire, valamint az Alapszabályban és más jgszabálykban fglalt mértéig a tagszervezetek tagjaira és Baráti Köri tagjaira is. 1.3 Állásfglalásai az Magyar Szekció tisztségviselőinek, tagszervezeteinek adnak útmutatást, de kötelező érvénye csak az Elnökség saját feladatkörében, illetve a Magyar Szekció egészét érintő kérdésekben van. 1.4 Az Elnökség tagjainak száma 9 fő. a) Elnök b) 4 fő Alelnök c) Főtitkár d) Főtitkár-helyettes e) Kincstárnk f) IEC delegátus 1.5 Az Elnökség tagja az lehet, akit az Elnökség tagjának az Alapszabályban fglaltak szerint megválasztttak, a megbízást elfgadta és erről, valamint összeférhetetlenségének hiányáról szóban a szavazás előtt, összeférhetetlenségének hiányáról pedig írásban, a megválasztását követően is nyilatkztt. Távllétében az a Jelölő Bizttság által készített jelölőlistán szereplő személy választható meg, aki a Küldöttgyűléstől alaps kkal marad távl és megválasztása esetére a megbízatás elfgadásáról előzetesen írásban nyilatkztt. 1.6 Az Elnökség tagjai feladatukat társadalmi munkában látják el, tevékenységükért tiszteletdíjban nem részesíthetők. Esetleges költségtérítésüket az Elnökség külön határzatban állapíthatja meg. 1
1.7 Megszűnik az Elnökségi tagság a) lemndással, b) a Küldöttgyűlés általi visszahívással, c) az IPA tagsági viszny megszűnésével, d) a mandátum lejártával, e) a tagszervezetből történő kizárással, f) az Elnökségi tag halálával. 1.8. A lemndást az Elnökséggel kell közölni, amely a bejelentéstől hatálysnak tekintendő. 1.9. A bármilyen kból kiesett Elnökségi tag feladatait az Elnökség következő ülésén szét kell sztani az Elnökség megmaradt tagjai között. 1.10. Az Elnökség tagjai megbízatásuknak személyesen kötelesek eleget tenni, képviseletnek helye nincs. 1.11. Az Elnökség a Küldöttgyűlésnek felelős. 2. Az Elnök feladatai és felelőssége 2.1 Az Elnök felelős az Elnökség és a Magyar Szekció működéséért, a működési feltételek megszervezéséért, biztsításáért. 2.2 Az Elnök az Alapszabályban meghatárztt feladatain kívül képviseli az IPA Magyar Szekciót a bel- és külföldi kapcslatkban, felelős a szövetség törvényes, és a rendőrségre vnatkzó speciális szabályknak megfelelő működtetéséért, valamint a rendvédelmi szervek és az IPA Magyar Szekció között létrejött Együttműködési Megállapdás vnatkzó pntjainak vállalásaiért, a Küldöttgyűlésen beszáml az Elnökség megelőző évi tevékenységéről, összehívja és vezeti az Elnökség és a Kibővített Elnökség üléseit, gndskdik a Magyar Szekció éves munkatervének és költségvetésének összeállításáról és benyújtja azt a Küldöttgyűlésnek. Figyelemmel kíséri azk végrehajtását. gndskdik a Gazdálkdási Szabályzatban fglaltak érvényesítéséről, ellátja mindazkat a feladatkat, amellyel a Küldöttgyűlés, vagy az Elnökség megbízta, gndskdik a jegyzőkönyvek és a határzatk írásba fglalásáról, valamint azknak az érdekeltekhez való eljuttatásáról. 2
2.3 Az Elnököt, távlléte, akadályztatása esetén a Főtitkár, 30 napt meghaladó, tartós akadályztatása esetén pedig az Elnökség által kijelölt Alelnök helyettesíti. 2.4 Az Elnök a feladatai elvégzéséért a Küldöttgyűlés felé tartzik felelősséggel. 3. Az Alelnökök feladata és felelőssége 3.1 A Magyar Szekció négy alelnöke azns jgkörrel rendelkezik. Időszerű feladataikat az Elnök, illetve az Elnökség határzza meg. 3.2 A Szakmai Alelnök feladatai szakmai kapcslatk erősítése a Rendőrséggel, valamint a Nemzeti Adó- és Vámhivatallal, az IPA Magyar Szekció népszerűsítése a szakmai fórumkn, szakmai kiadványk megjelenésének támgatása, szakmai csereprgramk felügyelete, szakmai szemináriumkn való részvétel krdinálása bel- és külföldön, a nemzetközi ösztöndíjakkal kapcslats feladatk ellátása, krdinációja. 3.3 A Stratégiai Alelnök feladatai az rszágs tagnyilvántartás aktualizálásának és kezelésének felügyelete, éves kimutatás készítése a tagság alakulásáról, a tagsági viszny felülvizsgálata, a főtitkár jelzése alapján a tagsággal kapcslats adatszlgáltatás elmaradása esetén intézkedések kezdeményezése, megtétele, a megalakulni vagy megszűnni kívánó tagszervezeteknek történő segítségnyújtás, prject kidlgzása a tagtbrzásra, az IPA népszerűsítésére, a Baráti Körök tagságáról vezetett nyilvántartásk felülvizsgálata, Baráti Kör Szabályzat szükség esetén történő aktualizálása, éves jelentés készítése a szakterületről, nemzetközi jelentés előkészítése a szakterületről, a Szekciót érintő pályázati lehetőségek figyelemmel kísérése, pályázatk megírása, nyertes pályázat esetén a teljes körű elszámlás. 3
3.4 A Szciális Alelnök feladatai segélyezések, humanitárius segítségnyújtás, gyűjtés kezdeményezése, krdinációja, javaslat-előkészítés valamely IPA tag vagy annak családtagja segélyezésére, gyermektábrk szervezésének krdinációja, az IPA házakkal kapcslats rszágs szintű feladatk ellátása, éves jelentés készítése a szakterületről, nemzetközi jelentés előkészítése a szakterületről. 3.5 A Sprt- és Kulturális Alelnök feladatai az éves munkatervben elfgadtt rszágs rendezvények szervezésének felügyelete, Magyar Szekció által támgattt rendezvények szervezői, valamint a Magyar Szekció képviseletében résztvevő elnökségi tag által készített íráss beszámlók IPA Irdára történő megküldésének felügyelete, javaslat-előkészítés a Magyar Szekció által támgatandó rendezvények körére, rszágs IPA rendezvények krdinációja, éves rendezvénynapló készítése, éves beszámló készítése a szakterületről, nemzetközi jelentés előkészítése a szakterületről. 3.6 Az Alelnökök feladataik elvégzéséről az Elnökség felé beszámlni tartznak. 4.1 A Főtitkár feladatai 4. A Főtitkár és Főtitkár-helyettes feladatai és felelőssége az rszágs tagnyilvántartás aktualizálásának és kezelésének felügyelete, éves kimutatás készítése a tagság alakulásáról, tagsági igazlványkkal kapcslats ügyintézés, az IPA Irda működésének irányítása, felügyelete a Magyar Szekció adminisztratív tevékenységének krdinációja és felügyelete, kapcslattartás a Nemzetközi Elnökséggel, a külföldi IPA szervezetek főtitkáraival, valamint a magyar tagszervezetek elnökeivel, titkáraival, a kibővített elnökségi ülés napirendi javaslatának 20 nappal, valamint a küldöttgyűlés napirendi javaslatának öt héttel a tervezett időpntkat megelőzően, az Elnökség elé terjesztése, 4
krdináció a Magyar Szekció és a Nemzetközi Főtitkárság között, az IEC delegátus nemzetközi levelezésének felügyelete, a Szekciót érintő bírósági bejelentési kötelezettségek határidőre történő benyújtása, a Szekció hnlapjának felügyelete, a hnlapra kerülő anyagk előzetes felülvizsgálata, IPA Hírekhez szükséges anyagk összegyűjtése, IPA Hírlevél összeállítása. 4.2 A Főtitkár-helyettes feladatai a Szekciót érintő jgi kérdések felügyelete, aranydiplmák, Kiváló Munkáért Emlékérmekkel kapcslats ügyintézés, a keletkezett IPA dkumentáció felülvizsgálata, KSH jelentés adminisztratív felének kitöltése, IPA határidőnapló szerkesztése, az IPA tagjai számára kedvezményeket nyújtó lehetőségek összegyűjtése, egységes megállapdás-tervezet elkészítése a kedvezmények mértékéről, az igénybevétel lehetőségeiről, ajándéktárgyakra, prmóciós anyagkra beszerzési javaslat elkészítése, szórólapk, bemutató anyagk tervezetének elkészítése, a munkamegsztásból reá háruló időszaki és időszerű feladatait a Főtitkár határzza meg, az IPA Magyar Szekció Főtitkárának egyedi és személyre szóló döntése alapján helyettesítési feladatkat lát el, a Főtitkár 60 napt meghaladó, tartós akadályztatása esetén a Főtitkár jgkörében jár el. 4.3 A Főtitkár és a Főtitkár-helyettes feladataik elvégzéséről az Elnökség felé beszámlni tartznak. 5. A Kincstárnk feladatai és felelőssége 5.1 A Kincstárnk feladatai a Kincstárnk a Gazdálkdási Szabályzatban meghatárzttak szerint végzi munkáját, a nemzetközi tagdíj, Gimbrni tagdíj befizetése, a tagsági igazlvány utáni tagdíjrészek befizetése ellenőrzése, a Magyar Szekció pénzügyekkel kapcslats feladatainak intézése, 5
a házipénztár vezetése és az Elnökség gazdálkdásának könyvelése, a Gazdálkdási Szabályzatra vnatkzó módsító javaslatk megszövegezése, előterjesztése, a gazdálkdással összefüggő jelentési kötelezettségek végrehajtása, beleértve a KSH jelentés pénzügyi ldalát, javaslat kidlgzása a támgatásk elsztásának vnatkzásában, kimutatás készítése a támgatásk összegének tényleges felhasználásáról, éves jelentés készítése a szakterületről, a következő évi pénzügyi terv elkészítése. 5.2 A Kincstárnk feladatai elvégzéséről az Elnökség felé beszámlni tartzik. 6.1 Az IEC delegátus feladatai 6. Az IEC delegátus feladatai és felelőssége a nemzetközi kapcslatk krdinációja, a tagszervezetek nemzetközi kapcslatainak elősegítése, krdinálása, felügyelete, nemzetközi ki-és beutazásk szervezésének krdinációja, a Nemzetközi Ifjúsági Találkzókra (IYG) való jelentkezések előkészítése, a kiutazásk krdinációja, a Főtitkár felügyelete mellett a Szekció nemzetközi levelezésének bnylítása, nemzetközi rendezvények prgramjának frdítása, a Newsletter frdítása, időszaks feladatait az Elnök, illetve az Elnökség határzza meg. 6.2 Az IEC delegátus feladatai elvégzéséről az Elnökség felé beszámlni tartzik. 7. Az Elnökség ülése 7.1 Az üléseket az Elnök hívja össze és vezeti. Az Elnökség üléseinek összehívásáról szóló, napirendi pntkat is tartalmazó értesítést úgy kell megküldeni, hgy azt az érintettek legalább az ülést megelőző 14 nappal krábban megkaphassák. 7.2 Az Elnökségi ülést srn kívül össze kell hívni, ha azt a Számvizsgáló Bizttság elnöke kezdeményezi az Elnöknél. 7.3 Elnökségi ülést szükség szerint, de legalább negyedévente egy alkalmmal kell tartani. Az elnökségi ülésre amennyiben rendkívüli körülmények ettől eltérő 6
összehívását nem teszik szükségessé február, május, augusztus és nvember hónap utlsó szerdai napján kerül sr. 7.4 Az Elnökség határzatképes, ha tagjainak legalább fele jelen van. Az üléseken az Elnöknek vagy legalább egy Alelnöknek mindig jelen kell lennie. 7.5 Az Elnökség egyszerű szótöbbséggel határz. Az elnökségi ülések közötti időszakban felmerült döntést igénylő kérdésekben az elnökség tagjai elektrnikus útn is döntést hzhatnak. Az elektrnikus útn hztt döntéseket a Főtitkár írásba fglalja, és abból elnökségi határzatt készít. 7.6 Az elnökségi határzatkat a Főtitkár a tagszervezetek elnökeinek megküldi, a Szekció hnlapján elhelyezteti. 7.7 Amennyiben az Elnökség üléséhez szükséges dkumentációt az Elnökség tagjai az ülést megelőzően hárm nappal nem kapják kézhez, az adtt témában csak akkr lehet határzatt hzni, ha az ülésen az Elnökség egyszerű szavazattöbbséggel emellett dönt. 7.8 A rendkívüli Elnökségi ülés megtartásának feltétele, hgy a napirendet is tartalmazó meghívót, valamint a megtárgyalásra kerülő dkumentációt, az ülést megelőző napn az Elnökség tagjai megkapják. 7.9 A napirendben nem szereplő témában határzatt hzni, csak abban az esetben lehet, ha az Elnökség egyszerű szavazattöbbséggel annak szükségessége mellett dönt. 7.9 Az ülés kezdetekr meg kell állapítani a határzatképességet, majd ismertetni kell a napirendet. A tagk akkr tehetnek javaslatt új napirend pnt felvételére, ha az Elnökség minden tagja jelen van. Új napirendi pnt felvételéről nyílt szavazással, szótöbbséggel dönt az Elnökség. 7.10 Az ülést az Elnök irányítja. Egyes napirendi pntk megtárgyalása srán a hzzászólásk időtartama és száma nem krlátztt, aznban az Elnök a témáhz nem tartzó hzzászólást tevő tagtól megvnhatja a szót. 7.11 Az Elnökség szükség esetén, ülés tartását nem igénylő egyedi ügyben, vagy halasztást nem tűrő esetben, ülés tartása nélkül, írásban, elektrnikus útn is hzhat határzatt. Ilyen szavazás csak akkr tartható, ha az elektrnikus útn elérhető, és az Elnökség többségét képviselő tagk egyhangúan támgatják. Ebben az esetben az Elnök, vagy távllétében a Főtitkár egy időben megküldi a tagk számára a döntést igénylő kérdés íráss dkumentációját az eldöntendő kérdéssel és a válaszadás órában meghatárztt határidejével együtt. Az 7
Elnökség tagjai válaszukat csak arról az e-mail címekről küldhetik el, amely a Magyar Szekció nyilvántartásában elérhetőségükként nyilván van tartva. 7.12 Az írásbeli szavazat akkr érvényes, ha a tag a válaszát a megadtt határidőig teljesítette. 7.13 A leadtt szavazatkat elektrnikus útn és kinymtatva is archiválni kell. 7.14 Szavazategyenlőség esetén a szavazásra bcsáttt kérdést elvetettnek kell tekinteni. Amennyiben a kérdés eldöntése a Magyar Szekció működését súlysan veszélyezteti, az Elnökség felhatalmazza az Elnököt a döntés meghzatalára. Ilyen döntés meghzataláról a következő Küldöttgyűlésen be kell számlni. 8. Az Elnökség felelőssége 8.1 Az Elnökség tagjai az ilyen tisztséget betöltő személyektől elvárható fkztt gndssággal, a Magyar Szekció egésze érdekeinek elsődlegessége alapján kötelesek ellátni feladatukat. A jgszabályk és az Alapszabály rendelkezéseinek vétkes megszegésével a Magyar Szekciónak kztt kárkért a plgári jg szabályai szerint egyénileg, kllektív döntés esetén pedig egyetemlegesen felelnek. 8.2 Ha a kárt az Elnökség határzata kzta, mentesül a felelősség alól az a tag, aki a döntésben nem vett részt, vagy a határzat ellen szavaztt. 8.3 Az Elnökség tagjait a megbízásukkal kapcslatban tudmásukra juttt bármely a Magyar Szekció, vagy a tagszervezetek gazdálkdását, működését érintő adat, tény tekintetében titktartási kötelezettség terheli, amely kötelezettségük a megbízatás megszűnését követően is fennáll. 9. A Kibővített Elnökségi ülések összehívása, az ülések menete 9.1 Az üléseket a Magyar Szekció Elnöke hívja össze és vezeti. 9.2 Az ülést srn kívül össze kell hívni, ha a tagszervezetek elnökeinek legalább fele azt kezdeményezi. 9.3 A Kibővített Elnökség üléseinek megtartásáról szóló értesítést úgy kell megküldeni, hgy azt az érintettek legalább az ülést megelőző 10 nappal krábban megkaphassák. 8
9.4 Kibővített Elnökségi ülést szükség szerint, de legalább évente egy alkalmmal kell tartani. 9.5 A Kibővített Elnökség határzatképes, ha a tagszervezetek Elnökeinek legalább a kétharmada jelen van. Az üléseken az Elnöknek vagy legalább egy Alelnöknek mindig jelen kell lennie. 9.6 A Kibővített Elnökség javaslatait egyszerű többséggel hzza meg. 10. Az emlékeztető, a határzatk és az állásfglalásk 10.1 Az Elnökség minden üléséről emlékeztetőt kell készíteni. Az emlékezetőt a Főtitkár készíti el. 10.2 Az emlékeztetőnek tartalmaznia kell: a) az ülés helyét, b) az ülés időpntját, c) a megjelentek nevét, tisztségét, d) a hzzászólók nevét, e) az érdemi hzzászólás és válasz lényegét, f) a szavazás eredményét, mely tartalmazza a mellette és ellene szavazók, valamint tartózkdók nevét is, g) az elfgadtt határzat, vagy állásfglalás pnts szövegét, h) a határzat vagy állásfglalás elleni esetleges tiltakzást. 10.3 A hztt határzatkat és állásfglaláskat - amennyiben azk feladatt fgalmaznak meg, határidővel és a végrehajtás felelőseinek megnevezésével - külön, írásban rögzíteni kell és a Határzatk könyvében iktatva kell elhelyezni. A határzatkat mindig az Elnök és a Főtitkár írja alá. Az Elnök távlléte esetén a Főtitkár és az Elnökség egy tagja, az Elnök 60 napt meghaladó akadályztatása esetén pedig a kijelölt Alelnök és a Főtitkár írja alá. A Főtitkárt akadályztatása esetén a Főtitkár-helyettes helyettesíti. 10.4 Az elkészült, iktattt emlékeztetőt az irattárban, emelkedő szám srrendben kell elhelyezni. 10.5 Ha az emlékeztetőben valami tévesen vagy félreérthetően került megfgalmazásra, azt bármely Elnökségi tag az Elnöknél, az emlékezető elkészültét követő 15 (tizenöt) napn belül írásban észrevételezheti. Észrevételét az emlékeztetőhöz kell csatlni. Az ilyen észrevétel megvitatását a következő ülés napirendjére fel kell venni. 10.6 Az Elnökség bármely tagja kérheti, hgy hzzászólását az emlékeztető szó szerint tartalmazza. 9
10.7 Az emlékeztető aláírása a 10.3 pntban meghatárzttak szerint történik. 11. Vegyes rendelkezések 11.1 Az Elnökség általáns képviseletére az Elnök jgsult. A nemzetközi és hazai képviseletet az Elnök és a Főtitkár látja el a munkamegsztás srán. 11.2 Az Elnökség döntése alapján a képviseletet az Elnökség bármely tagja elláthatja. 11.3 Külföldre az Elnök és a Főtitkár jgsult a Magyar Szekció nevében kiadmányzni, indklt esetben közösen írnak alá. 11.4 Belföldi levelezésre az Elnökség minden tagja - feladatkörében - jgsult. 11.5 A banki átutalás szabályaira a Magyar Szekció Gazdálkdási Szabályzatának vnatkzó rendelkezései irányadók. Ezen szabályzás szerint az Elnöknek, a Főtitkárnak és a Kincstárnknak aláírásukat be kell jelenteniük a Magyar Szekció számláját vezető pénzintézetnél. A banki átutalás elektrnikus útn történik. Az átutalást a Kincstárnk és az Elnök vagy a Főtitkár indítja. 11.6 Az IPA Irda a Szekció adminisztrációs közpntja. Az IPA Irda felel a tagsági igazlványk kiállításáért és tagszervezetek számára megküldéséért. A Szekció pstai útn vagy futárral érkező küldeményei az IPA Irdára érkeznek. Az itt dlgzó munkatárs azkat iktatást követően beszkenneli és elektrnikus levélként haladéktalanul tvábbítja a főtitkárnak. Az Elnökség, valamint a tagszervezetek közötti elektrnikus levelezést a főtitkár flytatja. Az elektrnikus levelekről a szükséges mértékű irattári rögzítést a Főtitkár feladat meghatárzása alapján az Irda végzi. A papír alapú levelezés az Irdán keresztül történik. A papír alapú és az irattárban rögzített elektrnikus levelezés iktatása az IPA Irdán történik. Az IPA Irda munkatársa önállóan a tagsági igazlványk megküldése kivételével levelezést nem flytat, tevékenységét a Főtitkár határzza meg. 12. Záró rendelkezések 12.1 Jelen ügyrendben nem szabályztt kérdésekben a hatálys magyar jgszabályk az irányadók. 12.2 Az Ügyrendet a Magyar Szekció Elnöksége 2013. február 22-i ülése srán elfgadta és azt 9/2013. (II. 22.) számú határzatával nyilvántartásba vette. 10
Dr. Simn Tamás Elnök 11