Apertus Közalapítvány NFT Iroda 1088 Budapest, Múzeum u. 17. Telefon: +361-411-5750 Fax: +361-209-3742 http://www.apertus.hu e-mail: iroda@apertus.hu EMIR Azonosító: TÁMOP-3.2.1-08/1/A-2009-0001 TOBORZÁS Szempontok és segédletek gyűjteménye a tanulótoborzáshoz és beíratáshoz. Apertus Közalapítvány Digitális Középiskola - az interneten szervezett iskola 1/8
Ebben az anyagban ötleteket és szempontokat szeretnénk adni a tanuló toborzáshoz: hogyan érhetők el a potenciális tanulók, hogyan tartható a kapcsolat a tanulókkal egészen a beiratkozásig, milyen előkészületeket kell tenni a gördülékeny indulás érdekében. Mint minden segédanyag, ez is javaslat, ajánlás, ötlet. Semmiképpen nem előírás, nem az egyetlen módszer, nem feltétlenül teljes. Az iskola saját tapasztalatait, eljárásait egészítheti ki azokkal az elemekkel, melyeket felhasználhatónak vél. Kapcsolatfelvétel Célcsoport meghatározása Végzettség szerint: érettségivel nem rendelkezők Életkor szerint: a tankötelezettség alá nem eső felnőttek Lakhely / Munkahely szerint: a jelenléthez kötött tevékenységet vállalni tudók Befolyásoló tényezők: jelenléti konzultációk gyakorisága hetente többször, egyszer, kéthetente jelenléti konzultációk időbeosztása nappali órák, esti órák, munkavagy munkaszüneti napok tömegközlekedés és úthálózat szolgáltatási pontok helye hasonló intézmények közelsége (érettségit adó digitális középiskola vagy távoktatásos képzés) a 2010/11-es tanévre 9. és 10. évfolyamra történő beiskolázás lehetséges. Élethelyzet / életmód szerint: gyermekkel otthon lévők, munkanélküliek, rugalmas munkaidőben dolgozók, sokat utazók, váltott műszakban dolgozók, mozgásukban akadályozottak Motiváció szerint: érettségihez kötött szakképzés előtt állók, középiskolából kimaradt fiatalok, munkahely / törvény által kötelezettek Információs csatorna kiválasztása Szórólap: az új képzés bevezetése a köztudatba és érdeklődés felkeltése; a tájékoztatás helyszínének és módjának megadása; az elhelyezéstől függően bárki rátalálhat; egyirányú érettségit nem adó középfokú intézményekben, egyéb oktatási intézményekben, munkaügyi hivatalokban, gyermekorvosi rendelőkben, pályaválasztási tanácsadókban, munkajogi tanácsadókban, önkormányzatoknál, ipartestületeknél, könyvtárakban, teleházakban vagy bármely közösségi találkozási ponton Hirdetés: az új képzés bevezetése a köztudatba és érdeklődés felkeltése; a tájékoztatás helyszínének és módjának megadása; lokális; egyirányú
helyi lapokban, helyi televízióban, helyi teletexten Híresztelés: szakszóval szájreklám; a lehetőség, az előnyök és az eredmények tudatos terjesztése az iskolához kapcsolódó személyek körében és által: diákok és családjaik, alkalmazottak, iskolaszék, alapítvány, partner intézmények alkalmazottai Direkt megkeresés: jelentkezési és beiratkozási dokumentációval, nyílt napra meghívóval a korábban érdeklődő, vagy volt diákok megkeresése célzott információval attól függően, hogy miért nem fejezték be tanulmányikat e-mailben, telefonon vagy levélben Internet: változatos, bármilyen és bármennyi információ közlésének lehetősége; egyben referencia; nagy valószínűséggel az találja meg, aki keresi; kulcsszavak fontosak; kétirányú lehet az iskola honlapján, közösségi oldalakon, városi portálon, gyűjtő oldalakon, facebook-on ez utóbbira minta: http://www.facebook.com/people/corvinus- Egyetem/100000511300903 Nyílt nap: rendezvény az érdeklődőknek, az esemény maga is reklámot igényel; személyes; részletes információ és kipróbálás lehetősége; kétirányú iskolában, szolgáltatási ponton Ünnepélyes évnyitó / évzáró: rendezvény, mely helyi sajtóhírré válhat; tervek és eredmények közlése Az Információs Központ toborzási támogatása: Megjelenés az Apertus Közalapítvány honlapján az iskola neve, címe, az információ elérhetőségei, honlapja, nyílt napok adatai. Kizárólag az iskola kérése alapján. Az Információs Központ honlapján és kiadványaiban megjelenő információ és szöveg felhasználható. http://tamop.apertus.hu/index.php ITAK hozzáférés demonstrációs célból. Arculat, funkciók, tananyag minták bemutatása, egyszerű tevékenységek, pl. fórum hozzászólás elvégzése. Felhasználói adatok egyeztetése az iskolákkal kérésre. A Nyílt nap forgatókönyvének összeállítása, melynek célja, hogy bemutassa az eszközt, amivel a tanulónak dolgoznia kell; kiderüljön, ha valaki plusz segítséget igényel ezek használatában és az iskola fel tudjon erre készülni; legyőzze az esetleges félelmeket, ellenállást; érdeklődést keltsen; a jelentkező megtudja, mire vállalkozik; és ha plusz segítségre van szüksége, megtudja, hogyan kaphatja meg.
1. Prezentáció a képzés felépítéséről: jelentkezés és beiratkozás, bemeneti és kimeneti követelmények, időtartam, számonkérés, főbb feladatok, várható időbeosztás. 2. A virtuális tanterem interaktív bemutatása kezdve attól, hogy hol kell bekapcsolni, hogyan lehet bejelentkezni, milyen tevékenységekre számíthat. 3. A virtuális tanterem kommunikációs elemeinek kipróbálása fórum, e-mail, chat (ami van). 4. A tananyag kezelése, kipróbálása hogy épül fel, hogyan kell haladni, milyen feladatok vannak, mit osztályoznak, mit nem stb. 5. Összefoglalás és a jelentkezés, beiratkozás feltételei, módja, ideje stb. Kérdések megválaszolása. A toborzást minden évben meg kell ismételni, nem egyszeri tevékenység. Szolgáltatások esetén a legmegbízhatóbb mindig az ismerős ajánlása, különösen, ha személyes tapasztalaton alapul. Ily módon a minőségi oktatás a legjobb toborzó. A TÁMOP 3.2.1 B pályázatban résztvevő iskoláknak csak az a tanuló a tanuló, aki a következő tanévre is beiratkozik. A tanulószámra vonatkozó indikátor teljesítésénél a 2010/11 és 2011/12-es tanév beiratkozói vehetők figyelembe (minden tanuló egyszer, természetesen.)
Kapcsolattartás a beiratkozásig Van, aki keresi az információt, de van, aki akkor kezd a tanulás gondolatával foglalkozni, amikor értesül a lehetőségről. A tájékoztatás folyamatát meg kell tervezni a szükséges erőforrások biztosítása érdekében: pl. telefon ügyelet, szakszerű segítség a felvételi paraméterek meghatározásához, adminisztrátor a beiratkozáshoz stb. Érdeklődés Minden csatornán, melyen információt adunk, adjuk meg azokat az elérhetőségeket, ahol további részleteket tudhat meg az érdeklődő. Készítsünk elő egy regisztrációs űrlapot papíron és elektronikusan 1 (a papíron lévő információ utóbbiba bemásolandó) az érdeklődők adatainak feljegyzésére és vezessük folyamatosan. (Toborzás excel táblázat mellékelve.) Érdeklődő neve Dátum Hogyan? Elérhetősége Megjegyzés teljes név az érdeklődés dátuma e-mail, telefon, személyes, levél, honlapon keresztül (itt lehet fórum vagy chat is) ha megadja az e- mail címét, telefonszámát, esetleg postai címét honnan hallott rólunk, milyen információt kért, megkapta-e, kereshetjük-e, vane további teendőnk stb. Az érdeklődők által feltett kérdések fontosak: rávilágíthatnak szükségletekre vagy motivációra, illetve a kommunikációnk esetleges hiányosságaira. Előbbiekre a válasz reakció a képzésfejlesztés lehet. Nem biztos, hogy a megjelenő igényt azonnal ki tudjuk elégíteni, de ha meggyőződtünk arról, hogy valós és nem egyedi igényről van szó, megkereshetjük a kielégítés módját, azaz változtathatunk a képzés egyes paraméterein. Utóbbiakat ún. GYIK gyakran ismételt kérdések formájában honlapunkon és a nyílt napi programok során kezelhetjük. Téves információt ne adjunk kommunikációnkban, de minden részletre nem tudunk és nem is feltétlenül szükséges kitérni, ha ez kapcsolatfelvételre ösztönzi a célcsoport tagjait. Alapszabály, hogy ne hagyjunk kérdést megválaszolatlanul és legyünk felkészültek, amikor információt adunk. A felkészültség jelentheti azt is, hogy pontosan tájékoztatjuk az érdeklődőt, hogy kérdésének megválaszolása érdekében milyen lépéseket fogunk tenni, mikor és hogyan válaszolunk. Jelentkezés A jelentkezés még nem beiratkozás. Az iskola meglévő jelentkezési lapját használhatja, nincs előírás ennek tartalmára. Néhány lehetséges adatot felsorolunk az alábbiakban. A jelentkezési lapon Személyes adatok: név, születési idő, elérhetőségek (ezen belül preferált) 1 Nem a ma feladata, de már a jelenlegi rendszerben is végiggondolandó, hogy az adatokat milyen sorrendben és milyen formátumban érdemes felvenni ahhoz, hogy minél kevesebbszer kelljen újra kézzel beírni őket a különböző nyilvántartásokba. Az Információs Központ segítsége ebben is kérhető.
Korábbi formális és informális tanulmányok, végzettségek, képzettségek Munkahely és foglalkozás adatai IKT eszközökkel és készségekkel való rendelkezés Jelentkezési lap leadásának módja Levélben, portán ebben az esetben az iskolának fel kell vennie a kapcsolatot a jelentkezővel. Személyesen ebben az esetben telefonos időpont egyeztetést lehet kérni a jelentkezőtől és megadni az ügyeleti rendet. Információ például a jelentkezési lap hátoldalán, mert lesz, akihez ez jut el csak arról, hogy mit jelent a Digitális Középiskola - az interneten szervezett iskolai képzés: tanulói jogviszony esti munkarend szerint; kb. heti 4-6 óra 2 jelenléti konzultációs óra és kétszer ennyi önálló online kötelező tanulás; négy éves, 3 érettségi vizsga letételére felkészítő gimnáziumi képzés. bármilyen kérdés, kérés esetén hol érdeklődhet a jelentkező. Időpontok és hely vagy kommunikációs eszköz megnevezése, személyek. (GYIK, fogadóóra, e-mail, telefon) A jelentkezési lapot a honlapon, a szolgáltatási pontokban, az iskola portáján, egyéb biztonságos helyszíneken (szórólapok elhelyezésével együtt) tegyük elérhetővé. On-line jelentkezés is lehetséges, ha ennek megteremtjük a technikai hátterét: on-line jelentkezési lap, amely adatbázisba gyűjti az adatokat. Az adatbázisból beiratkozáskor az adatok átemelhetők a keretrendszerbe. Előnye az egyszerűség, az adminisztráció jó részének a jelentkezővel való elvégeztetése. Hátránya a többféle ok miatt téves jelentkezés és ebből fakadó rengeteg adat, és az adatok kezelésének biztonságát is meg kell oldani. Felvételi beszélgetés A jelentkezés módjától függően a jelentkezési lap leadása után vagy azzal egy időben személyes beszélgetés során tisztázhatók a felvétel feltételei: mely évfolyamra vehető fel a jelentkező, vannak-e olyan tantárgyak, melyek alól felmenthető vagy melyeket plusz tantárgyként elő kell írni számára stb. Ez a Beiratkozás címszó alatt leírt képzési terv, amit a beiratkozással egyidejűleg írhat alá a tanuló és a tutor/mentor. Természetesen a jelentkezés, felvételi beszélgetés és beiratkozás történhet egyszerre. 2 Ez az iskola pedagógiai programjától és órarendjétől függ. 3 Korábbi megfelelő tanulmányok esetén azok beszámításával rövidebb idő is lehet.
Beiratkozás A felnőttoktatásban a beiratkozás időszaka a személyes egyeztetés miatt is lehet hosszabb, mint a nappali oktatás esetében. A beiratkozás szabályozott folyamat melyhez meghatározott nyomtatványok tartoznak: beírási napló, törzslap, diákigazolvány kérő lap, elektronikus iskolaadminisztrációs rendszerbe és központi adatbázisokba való bevitel, ITAK adatbevitel. Ez utóbbiak esetén az ITAK telepítése során a rendszerek közötti adatkommunikáció módját érdemes tisztázni. Az alábbiakban a folyamat tervezéséhez gyűjtöttünk össze néhány szempontot, ami a képzés digitális távoktatásos jellegéből fakad. Érdemes a képzés meghirdetésével egy időben végiggondolni ezeket és ahol szüksége, dönteni, hogy a beiratkozás és a későbbi munka zökkenőmentes legyen. A Digitális Középiskolára jellemző lehet egy képzési terv, amelyben az egyéni tanulási útvonalat rögzítjük. (Erre a Toborzás excelben adunk egy mintát.) A képzési terv összeállítója a tanuló és az iskolát képviselő személy, aki jól ismeri a képzés struktúráját és a beiskolázásra vonatkozó előírásokat, valamint pályaorientációs ismeretekkel is rendelkezik. Ez lehet például a tagozatvezető, erre a folyamatra szakosodott tutor vagy mentor. Szintén egyedi a hozzáférési adatok átadása az Integrált Tanulási és Adminisztrációs Környezethez: felhasználónév és jelszó. A két azonosító együtt titkos, eszerint kell kezelni. Mindenképpen javasoljuk, hogy a Házirend tartalmazzon erre vonatkozó szabályozást. Szempontok: Felhasználónév A keretrendszerben ezen a néven látjuk a felhasználót, tehát fontos, hogy egyszerűen tudjuk azonosítani a tanulóval. Legegyszerűbb a tanuló neve. Vannak gyakori nevek, nagyon hosszú nevek, asszonynevek, melyek keresztnevet nem tartalmaznak. Ezek felhasználónévvé alakítását előre meg kell tervezni. Ha logikus a rendszer, elkerülhetők kellemetlen helyzetek. A felhasználónevet az iskola adja a tanulónak, nem változtatható. Jelszó Első beiratkozáskor a felhasználónévvel együtt az iskola adja. Nem javasoljuk egyforma jelszó használatát (pl. dk12345) azzal, hogy a tanuló majd úgyis megváltoztatja. Mindenképpen egyedi jelszót adjunk. (Toborzás excelben található egy hétjegyű véletlenszerű jelszó generátor.) A jelszót nem kell tárolni. A felhasználói fiók létrehozásakor a véletlenszerűen generált jelszót be kell írni/másolni a megfelelő mezőbe. A rendszer a tanuló által megadott e-mail címre elküldi az azonosítókat.
A házirendben és az azonosítók elküldésekor is nyomatékosan fel kell hívni a tanulók figyelmét arra, hogy a rendszer által adott jelszavukat azonnal változtassák meg és azt senkinek ne adják át. Kezelés A felhasználónév és jelszó együttes tárolása hasonló ahhoz, amikor egy bankkártyát és a pin kódját egymás mellé teszünk. Kizárólag a felhasználói fiók létrehozása alkalmával a tanuló által megadott e-mail címre megy ez az információ együtt. A jelszót a tanulónak azonnal meg kell változtatnia és ettől a pillanattól kezdve egyedül ő tud saját nevén belépni a rendszerbe. (Az elfelejtett jelszó más problémakör, ezt minden rendszer kezeli, az ITAK leírásában is olvasható lesz.) Ezért a véletlenszerűen generált jelszót semmilyen adatbázisba ne jegyezzük fel. Meg kell tervezni a tanuló számára beiratkozáskor, illetve a következő évek elején átadandó dokumentum csomagot is. Ennek tartalma lehet: Képzési terv Házirend Az első év ütemterve vizsga időpontok, jelenléti konzultációk rendje Tantárgyi tematikák erre a Digitális középiskola működése című dokumentumban adtunk javaslatot. Ha ilyen nem is készül, fontos, hogy a tantárgyakhoz tartozó évközi határidőkről adjunk információt a tanulóknak: a konzultációra feldolgozandó fejezetek listája, témazáró dolgozatok, beadandó feladatok. (Az évközi számonkérés a vizsgakötelezettség miatt nem kötelező, de javasolt.) Elérhetőségek mentorok tutorok, oktatásszervező, vezetők. Iskolalátogatási igazolás Sikeres toborzást és jó munkát kíván az Információs Központ.