Tájékoztató Duna-Mecsek Területfejlesztési Alapítvány mint támogatásközvetítı szervezet és az EGT & Norvég Finanszírozási Mechanizmusok által is támogatott Akadálymentesítések megvalósításának támogatása a Duna-Mecsek Alapítvány által érintett települések területén tárgyú pályázat keretében megvalósuló projektek pénzügyi lebonyolításáról
Tartalomjegyzék Tájékoztató... 1 tárgyú pályázat keretében megvalósuló projektek... 1 pénzügyi lebonyolításáról... 1 1 Kifizetési igénylések típusai: elıleg, idıközi, záró... 3 1.1 Elıleg... 3 1.2 Idıközi kifizetési igénylés... 4 1.3 Záró kifizetési igénylés... 5 2 Finanszírozási módok... 6 2.1 Finanszírozási módok típusai... 6 2.1.2. Szállítói finanszírozás... 6 2.2 Engedményezés... 6 3 Elszámolható költségek... 7 3.1 Általános tudnivalók... 7 3.1.1 Az elszámolható költségekre vonatkozó általános feltételek... 7 3.1.2 Piaci ár igazolása... 8 3.1.3 Általános Forgalmi Adó... 9 3.1.4 Árfolyam... 9 3.1.5 Számlával szembeni követelmények... 9 3.2 Benyújtandó dokumentumok... 10 3.2.1 Igénybe vett szolgáltatás költségeihez benyújtandó dokumentumok... 11 3.2.2 Saját teljesítés... 11 3.2.3 Személy jellegő költségek... 12 3.2.4 Eszközök, immateriális javak beszerzése... 12 3.2.5 Beruházások, építés-felújítás elszámolásához szükséges dokumentumok... 13 3.3 Kifizetések felfüggesztése... 13 4 Költségek - Költségkategóriák átcsoportosítása... 14 4.1 Szerzıdésmódosítás nélküli átcsoportosítás Költségkategóriák között/belül változás bejelentéssel... 14 4.1.1 Költségkategórián belüli átcsoportosítás... 14 4.1.2 Költségkategóriák közötti átcsoportosítás... 14 4.2 Szerzıdésmódosítással járó költségátcsoportosítás... 15 5 Mellékletek... 15 2
1 Kifizetési igénylések típusai: elıleg, idıközi, záró A kifizetések a projekt terhére folyamatosan történnek forintban, a támogatási szerzıdés megkötése után. A projekt sikeres megkezdése érdekében lehetıség van elıleget igényelni. Az idıközi és a záró kifizetési igényeket számlák, illetve a projekt tevékenységek elvégzését, a költségek felmerülését igazoló egyéb dokumentumok alapján kell összeállítani. 1.1 Elıleg A támogatási szerzıdés hatályba lépését követıen, a Kedvezményezett jogosult a támogatási összeg 10 százalékának erejéig elıleget igényelni, amelyet a Támogatásközvetítı Szervezet az elılegigénylés elfogadását követıen haladéktalanul, de legkésıbb 60 napon belül átutal a kedvezményezett Támogatási Szerzıdésben megjelölt bankszámlájára. Az elıleg igénybevételérıl Pályázónak nyilatkoznia szükséges, amely a támogatási szerzıdés elválaszthatatlan részét képezi. Az elıleg maximális mértéke a támogatási szerzıdésben kerül rögzítésre. Az elıleg kifizetésének feltételei a szerzıdés minden fél általi aláírása, szabályszerően kitöltött Elılegigénylésrıl szóló nyilatkozat benyújtása a szerzıdéskötéshez; az elıírt biztosítékok megléte. A kedvezményezett köteles az elılegnek a projekt céljai és szabályai szerinti felhasználásáról gondoskodni. A kedvezményezett köteles visszafizetni az elıleget, amennyiben nem nyújt be idıközi kifizetési kérelmet az elıleg fizetésétıl számított 6 hónapon belül, illetve a benyújtott fizetési kérelem a támogatás nem rendeltetésnek megfelelı használatát bizonyítja. A visszafizetés teljesítéséig közbensı vagy végsı kifizetésre a Kedvezményezett nem jogosult. Amennyiben az elıleg nem kerül visszafizetésre, a Támogatási Szerzıdésben meghatározott biztosítékok érvényesítésre kerülnek. Az elıleg felhasználásával a kedvezményezett legkésıbb a projekt zárásakor köteles egy összegben elszámolni. 3
1.2 Idıközi kifizetési igénylés Elıleg folyósítás esetén a Kedvezményezett az elılegbıl kifizetett számlák alapján idıközi és záró kifizetési igényléseket nyújthat be. Elılegfizetés esetén az elsı utófinanszírozású idıközi kifizetésre vonatkozó igénylést legkésıbb az elıleg fizetésétıl számított 3 hónapon belül be kell nyújtani. Ebben az esetben a kifizetési igénylésnek a kedvezményezett által már kiegyenlített számlákon, ill. számviteli bizonylatokon kell alapulnia. Az idıközi fizetésnek nem elıfeltétele a folyósított elıleg teljes összeg felhasználásának igazolása, és az azzal történı elszámolása. Amennyiben Pályázó nem igényelt elıleget, a Támogatási Szerzıdés szerinti biztosíték eredeti példányát legkésıbb az elsı kifizetési kérelméhez csatolnia kell. A benyújtott számlák kifizetésének feltétele a vállalkozói szerzıdéskötéskor, de legkésıbb a számlák benyújtásával egyidejőleg a közbeszerzési dokumentumok megküldése a Duna-Mecsek Területfejlesztési Alapítvány részére. A kifizetési igénylés kezdeményezésének elsı lépése, mikor a Kedvezményezett a számlákat a www.dmta-egtnorveg.hu/palyazat/paly_anyagok internetes oldalról letölthetı Számlaösszesítı, Költségösszesítı formanyomtatványon keresztül rögzíti az elszámolása kapcsán felmerült számlák adatait, illetve kitölti a kifizetési igényléshez kapcsolódó dokumentumokat. A kifizetési igénylést a Támogatásközvetítı Szervezet tartalmilag és formailag is ellenırzi. A kérelemnek meg kell felelnie a Támogatási Szerzıdésben rögzített követelményeknek, valamint mellékelni kell a jelen tájékoztatóban rögzített dokumentumokat. Abban az esetben, ha a számlaösszesítı formanyomtatványon rögzített adatok és az alátámasztó dokumentumok nem egyeznek, kérjük a kifizetési kérelem mellé csatolni egy nyilatkozatot, amelyben a Kedvezményezett nyilatkozik a felmerült hibákról, illetve arról, hogy a kifizetési kérelmen milyen jellegő javításokat végzett el. Ha a benyújtott kifizetési igénylés formailag, tartalmilag hiányos, hibás és/vagy az ellenırzés eredményei alapján nem támasztja alá kellı mértékben a támogatás igénylését, akkor a Támogatásközvetítı Szervezet a kifogás megjelölésével fıszabályként egy szükség esetén kettı - alkalommal hiánypótlást és kiegészítést kér, a beérkezéstıl számított legfeljebb 15 naptári napon belül. Ezt követıen a Kedvezményezettnek pótolnia kell a hiányt, illetve rendeznie a köztartozását. A hiánypótlás teljesítésére 15 nap áll a Kedvezményezett rendelkezésére. A hiánypótláshoz szükséges idı azonban nem része a Támogatásközvetítı Szervezet által vállalt utólagos kifizetési idıszaknak. A Támogatásközvetítı Szervezet alapvetı hibák, hiányosságok esetén a kifizetési igénylést elutasíthatja és azt mellékleteivel együtt visszaküldheti a kedvezményezettnek. Alapvetı hibának, hiányosságnak tekintendıek többek között a támogató által rendszeresített kifizetési kérelem formanyomtatvány mellızése; Amennyiben a kifizetési igényléssel kapcsolatban olyan hiánypótlás merül fel, amely vonatkozásában kizárólag egyes számlákhoz kapcsolódóan szükséges a hiánypótlás 4
lefolytatása, a hiánypótlással nem érintett tételekre jutó támogatás 60 napon belül kifizetésre kerül, míg a hiánypótlandó bizonylatok kifizetését a Támogatásközvetítı Szervezet felfüggeszti. A kifizetési igénylés formai, tartalmi ellenırzését követıen a kifizetési igénylés jóváhagyásáról illetve a támogatás folyósításáról a Kedvezményezettet levélben értesíti a Támogatásközvetítı Szervezet. A kifizetési igénylés jóváhagyását követıen, Támogatásközvetítı Szervezet intézkedik a támogatás folyósításáról. A kifizetéseket a Duna-Mecsek Területfejlesztési Alapítvány a rá vonatkozó eljárásrendnek megfelelıen teljesíti. Azon tételeket, amelyek a hiánypótlás ellenére sem befogadhatóak a Támogatásközvetítı Szervezetnek jogában áll elutasítani. Amennyiben a Kedvezményezett önhibáján kívüli okból nem tudta a hiánypótlást idıben teljesíteni, lehetısége van a soron következı kifizetési kérelembe az indokokat megjelölve az érintett számlát és kapcsolódó dokumentumokat ismét benyújtani. 1.3 Záró kifizetési igénylés A záró kifizetési igénylés keretében nyújtható be az összes korábban elszámolásra még be nem adott, de a projekt megvalósításához kapcsolódó számla, valamint kötelezı mellékleteként a projekt megvalósításának elırehaladásáról szóló zárójelentés (ZPEJ). Ezt követıen a projekt keretében további számlák elszámolására, illetve támogatás kifizetésére már nincs lehetıség. Amennyiben kötelezı volt a felhívás alapján a könyvvizsgálói igazolást is be kell nyújtani a záró kifizetési igényléshez. A záró kifizetési igényléshez benyújtandó dokumentumok köre az idıközi igényléshez benyújtandó dokumentumokon kívül: Záró projektelırehaladási jelentés Könyvvizsgálói igazolás, amennyiben szükséges A projekt megvalósításához felvett elıleggel ugyancsak legkésıbb a záró kifizetési igénylésben el kell számolni. A Kedvezményezett tehát köteles a még el nem számolt elıleg összegének megfelelı támogatás tartalmú számlákat benyújtani elszámolásra, amelyeket már teljes egészében kifizetett, de ezekre támogatást már nem igényelhet, hiszen az a megvalósítás elején elılegként már átutalásra került. A projektbıl származó bevételeket a kedvezményezettnek lehetıség szerint elkülönítetten, dokumentumokkal alátámaszthatóan kell nyilvántartania és a nyilvántartást helyszíni ellenırzés során be kell mutatnia az ellenırzést végzı szervezet munkatársának. Az utolsó kifizetési igénylés benyújtásának határideje a támogatási szerzıdésben meghatározott, a Projekt fizikai megvalósításának határidejét követı a támogatási szerzıdésben rögzített idıpont. 5
Könyvvizsgálat 50 millió forintot meghaladó támogatásban részesülı projektek esetében a záró kifizetési igényléshez könyvvizsgálói hitelesítı nyilatkozatot kell csatolni. A Fıkedvezményezett köteles a projekt keretében a fentiek szerinti feladatok ellátásával független könyvvizsgálót megbízni. A könyvvizsgálati igazolás elkészítése során az auditor igazolja, hogy a benyújtott elszámolás, könyvelés (mind a bevételek, mind a kiadások tekintetében) hiteles, megbízható és megfelelı háttér-dokumentációval alátámasztott. Igazolja továbbá, hogy az csak a támogatási szerzıdésben foglaltaknak megfelelı, támogatható, elismerhetı költségeket tartalmazza. Amennyiben az auditor megállapítása szerint a könyvelésben, elszámolásban nemcsak az elıbbiek szerinti támogatható, elszámolható költségek szerepelnek, akkor a jelentését korlátozó záradékkal kell ellátnia. A Projekt akkor tekinthetı befejezettnek, ha a Támogatásközvetítı Szervezet a projektgazda zárójelentését és utolsó kifizetési igénylését elfogadta. A kifizetési igénylések benyújtásának végsı határideje a támogatási szerzıdésben meghatározott, projekt fizikai megvalósulását (utolsó projekttevékenységet) követı nap. A kedvezményezettnek a fenntartási idıszak során évente - a kötelezıen elıírt forma szerinti jelentéseket kell benyújtania. A jelentést a Támogatásközvetítı Szervezet formai, szakmai és pénzügyi szempontból is ellenırzi. 2 Finanszírozási módok 2.1 Finanszírozási módok típusai 2.1.1. Utófinanszírozás A támogatás folyósítása közvetlenül a Kedvezményezettnek illetve engedményezés esetén az engedményesnek a Szerzıdésben megjelölt bankszámlájára történı utalással történik, a közlemény rovatban az azonosító szám feltőntetésével; A projekt során felmerülı költségek utólagos támogatási formája, minden számla, vagy egyéb, az elszámolást alátámasztó dokumentum (a továbbiakban: számla) teljes összegének kiegyenlítését igazolni szükséges. Ebben az esetben a kifizetési kérelem benyújtását követı 60 napon belül kerül sor a támogatás folyósításra, hiánypótlás idejét nem beleértve. 2.1.2. Szállítói finanszírozás Szállítói finanszírozás esetén a számla, támogatásra esı része közvetlenül a szállítónak kerül kifizetésre az önerı utalás igazolása után, és a teljesítésigazolás kiállítása után, a benyújtást követı 30 napon belül, hiánypótlás idejét nem beleértve. Szállítói finanszírozásra kizárólag építési munkálatokhoz kapcsolódó és 1 millió Ft-ot meghaladó mértékő támogatástartalommal bíró számlák esetén van lehetıség. 2.2 Engedményezés Az engedményezés során az engedményezı (utófinanszírozás esetén: Kedvezményezett,) a kötelezettel (jelen esetben a Támogatásközvetítı Szervezettel) 6
szembeni követelését az engedményesre (hitelintézményre, szállítóra) ruházza át, így a követelés új jogosultja az engedményes. Kedvezményezett az engedményezés tényérıl a Támogatásközvetítı Szervezetet értesítenie kell, az engedményezési szerzıdés benyújtásával. A kötelezett, azaz a Támogatásközvetítı Szervezet mindaddig, amíg ıt nem értesítették, teljesíthet az engedményezınek, vagyis a régi jogosultnak, függetlenül attól, hogy már létrejött egy engedményezési szerzıdés. Onnantól kezdve, hogy a Támogatásközvetítı Szervezet megkapja az értesítést az engedményezésrıl szóló szerzıdést már csak az engedményesnek, vagyis az új jogosultnak teljesít. Kedvezményezettnek a kifizetési igényléshez csatolnia szükséges az engedményezésrıl szóló szerzıdést. A szerzıdést elegendı egyszer, illetve változás esetén csatolnia. 3 Elszámolható költségek A projekt lebonyolítása során csak olyan költségek számolhatóak el, melyekre a pályázati felhívás és útmutató lehetıséget nyújt, és a pályázatban betervezésre kerültek. A költségek elszámolása mindig a hatályos, vonatkozó jogszabályok alapján történhet. 3.1 Általános tudnivalók 3.1.1 Az elszámolható költségekre vonatkozó általános feltételek Csak olyan költségek számolhatóak el, amelyek megfelelnek a következı feltételeknek: A kedvezményezetteknél ténylegesen felmerült költségek, és teljesülésük, jogalapjuk (szerzıdéssel, megrendelıvel, közigazgatási határozattal, stb.), számlával, bevallással egyéb hiteles számviteli vagy egyéb belsı bizonylattal igazolhatóak. A támogatási szerzıdésben rögzített megvalósítási idıszakban merültek fel, kiegészítve az alábbiakkal: - A támogatásban részesülı projektek esetén elszámolhatóak a pályázati útmutatóban meghatározott idıpont után felmerülı projekt elıkészítési a pályázat benyújtásához elıírt dokumentációk elkészítéséhez kapcsolódó költségek, valamint - A pályázat befogadásáról szóló vagyis miután a Támogatásközvetítı Szervezet a formai és jogosultsági kritériumoknak való megfelelés alapján a pályázatot befogadta és errıl a pályázót értesítette értesítés kézhezvételét követı naptól kezdıdıen felmerülı költségek, vagy ettıl eltérıen az útmutatóban rögzített idıpontnak megfelelıen 7
Közvetlenül kapcsolódnak a támogatott projekthez, nélkülözhetetlenek annak elindításához és/vagy végrehajtásához és a projekt elfogadott költségvetésében, illetve annak hatályos módosításában betervezésre kerültek. Szerepelnek a pályázati kiírásban az elszámolható költségek listáján, és nem szerepelnek a nem elszámolható költségek listáján. A költségszámítás alapjául szolgáló egységárak nem haladják meg a szokásos piaci árat (vagy a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerzıdésben rögzített árat) és a piaci ár független módon megállapítható és ellenırizhetı. A költségek csak olyan mértékben számolhatók el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak, ill. amilyen mértékben annak célját szolgálják. Az egyes költségek elszámolása alkalmával nem valósulhat meg kettıs finanszírozás. Az elszámolhatóság idıszakában merültek fel. Csak olyan vállalkozói szerzıdések számolhatóak el, amelyek projekt megvalósításához feltétlenül szükségesek és arányos hozzá adott értéket képviselnek. Nem számolhatóak el az olyan közvetítıkkel vagy tanácsadókkal kötött vállalkozói szerzıdéssel kapcsolatban felmerült költségek, amely szerzıdés a kifizetést a tevékenység összköltségének a százalékos arányában határozza meg, kivéve, ha a részteljesítés lehetıséget a szerzıdés, vagy hatályos módosítása tartalmazza, és az ilyen ténylegesen felmerült és kiegyenlített részköltséget a végsı kedvezményezett alátámasztja a munka vagy a szolgáltatás tartalmára és valóságos értékére való hivatkozással, részletes teljesítésigazolással. Az elszámolható személyi jellegő költség mértéke nem haladhatja meg az adott intézményben szokásos értéket, valamint igazodnia kell az alkalmazásban állók esetén a szokásos jövedelmi viszonyokhoz. 3.1.2 Piaci ár igazolása Az elszámolásra kerülı egységárak nem haladhatják meg a szokásos piaci árat. A piaci ár igazolására közbeszerzési eljárásban, vagy más jogszabályban meghatározott eljárástípus (különös tekintettel a 143/2004 Korm. rendelet) szabályozása mentén beszerzett javak és szolgáltatások esetén maga az eljárás teljes dokumentációja szolgál. Közbeszerzési értékhatár alatt vagy közbeszerzési kötelezettség hiányában az egy szállítótól (vállalkozótól), egy költségkategóriára nettó 1.000.000,- Ft feletti - nem a pályázati felhívás megjelenése elıtt felmerült elıkészítési költségekhez kapcsolódó beszerzések esetén a szállító kiválasztásához, a piaci árnak való megfelelés biztosításához, legalább három, azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmő, írásos ajánlatot kell bekérni. A kereskedelmi forgalomban kapható (üzletben, a kereskedelemrıl szóló 2005. évi CLXIV. Tv. 3. (1) (3) bekezdései szerint) eszközök esetén az írásos ajánlat kiváltható hivatalos árajánlatok bemutatásával (pl: forgalmazó cégek honlapja). Az alátámasztó dokumentumok (árajánlatok, kimutatások) nem lehetnek a megrendelés idıpontjához képest 6 hónapnál régebbiek. Amennyiben az ajánlatok a piaci ár igazolására alkalmatlanok (különösen: nem összehasonlíthatóak, nem azonos tárgyúak, nem egymástól független piaci szereplıktıl származnak, a tényleges piaci árat jelentısen meghaladják), a felmerült költségek a projekt terhére nem elszámolhatóak. A bérszint, és a szakértıi díjak egységárának megalapozására elfogadható még független statisztika, kimutatás csatolása (különös tekintettel hivatalos központi pl. KSH adatokra, kamarai díjszabásokra). 8
A három árajánlat benyújtásától eltérni csak a Támogatásközvetítı Szervezet által adott egyedi engedély alapján, a beszerzendı eszköz vagy szolgáltatás egyedi jellegének alátámasztásával lehet (pl. hatósági, monopólium, közüzemi szolgáltatás). A piaci ár bizonyítása a Kedvezményezett feladata és felelıssége. 3.1.3 Általános Forgalmi Adó Az ÁFA elszámolhatósága kapcsán alapszabályként az Ámr. 91. (1) rendeletét kell alkalmazni, ennek értelmében a továbbhárított ÁFA csak akkor elszámolható kiadás, amennyiben a kedvezményezett a projekttel érintett tevékenysége tekintetében nem jogosult azt levonni. A levonható ÁFA nem elszámolható költség, még abban az esetben sem, ha a kedvezményezett ténylegesen nem él a levonás, illetve visszaigénylés lehetıségével. A hatályos magyar Áfa törvény (2007. évi CXXVII. Tv.) rendelkezései természetesen szintén betartandók. 3.1.4 Árfolyam A támogatási szerzıdések forintban kerülnek megkötésre, a támogatás folyósítása is forintban valósul meg, függetlenül attól, hogy a kedvezményezett költsége forintban vagy devizában keletkezett-e. Amennyiben devizában kiállított szállítói számlát nyújt be a kedvezményezett, a kifizetési kérelemben, illetve az annak mellékletét képezı költségösszesítıben a számlák értékét forintban kell megjelölni, a számlán szereplı devizát a gazdasági teljesítés napján érvényes MNB középárfolyamon kell átszámítani forintra. Ha a kedvezményezett nem forintban kéri a számla ellenértékének a kiegyenlítését, hanem devizában, a számla értékét a fent megadott árfolyamon átszámított forint összegben folyósítjuk. 3.1.5 Számlával szembeni követelmények A Kedvezményezettnek a hatályos jogszabályok (ÁFA törvény) szerint a Kedvezményezett vagy a támogatási szerzıdésben megnevezett, a projekt végrehajtásában részt vevı szervezet nevére kiállított számlák hitelesített, másolati példányát. Az eredeti számlán cégszerő aláírással kell a teljesítést igazolni, illetve a számlára rá kell vezetni a projekt regisztrációs számát, illetve a támogatás elszámolására benyújtásra került szöveget. Továbbá a számlán fel kell tüntetni, hogy mely prioritásból kerül finanszírozásra a projekt. A számlának tartalmaznia kell az alábbi kötelezı tartalmi elemeket: számla kelte, számla sorszáma, teljesítés idıpontja, termék/szolgáltatás megnevezése, az adó alapja, az adó mértéke, áthárított adó, adómentesség. 9
A számlán szereplı teljesítés és a kifizetés dátuma nem lehet korábbi, mint a pályázat befogadása, valamint a számla a projektmegvalósítás idıtartamán belüli kell, hogy legyen. Külföldi számla esetén a számla fı tartalmi elemeirıl a fordítás, a Kedvezményezett aláírásával hitelesítve kerül benyújtásra. A Kifizetési kérelemhez a Kedvezményezettnek csatolnia kell a számlák hiteles másolatát, (amely a számla elsı eredeti példányáról készült) és a számlák kifizetését igazoló dokumentumok általa hitelesített másolatát. A kifizetést igazoló bizonylatok lehetnek bankkivonatok, pénztárbizonylatok és elektronikus bankkivonatok. 3.2 Benyújtandó dokumentumok A Támogatásközvetítı szervezet fenntartja a jogot arra, hogy a kötelezıen beküldendı dokumentumok mellett az egyes projekt tevékenységhez kapcsolódó, további alátámasztó bizonylatokat kérjen be a kedvezményezettıl. Abban az esetben, ha az alábbiakban részletezett dokumentumok (pl. megbízási szerzıdés, szállítói szerzıdés, stb.) valamelyikével kapcsolatban a projekt megvalósítási és elszámolási ideje alatt több alkalommal folyósítható támogatás, a dokumentumokat elegendı egyetlen alkalommal benyújtani azon kifizetési kérelem mellé, amelyben az adott költség elıször felmerül. A kedvezményezettek által benyújtott kifizetési kérelemhez a dokumentumok eredetivel megegyezı, másolati példányát kell csatolni. A másolati példányokat a kedvezményezett vagy a kedvezményezett jelen projektben aláírási joggal bíró képviselıjének ellenjegyzésével kell ellátni. Az alábbi dokumentumok esetében eredeti példány benyújtása szükséges: - A Támogatási Szerzıdésben rögzített biztosítékok iratanyaga, - Kifizetési kérelem formanyomtatvány, - Összesítı táblázatok (számlaösszesítı, valamint az összes olyan összesítı táblázat, amely egyben nyilatkozatokat is tartalmaz), - Záró kifizetési igénylés esetén a könyvvizsgálói igazolás, amennyiben releváns. Kifizetés bizonylata Utólagos finanszírozás esetén a számlák mellé csatolni kell a számlák teljes ellenértékének megfizetését igazoló bankszámla kivonat, elektronikus banki tranzakciót igazoló kimutatás (pl. banki forgalmi kimutatás,) nyomtatott, példányát, kiadási pénztárbizonylat hiteles másolatát. A támogatást megelılegezı pénzügyi intézmény (pl.: bank) számlájára való átutalás esetén be kell mutatni a vonatkozó engedményezési szerzıdést. Amennyiben a benyújtott bankszámlakivonaton több tétel is szerepel, a kifizetéshez kapcsolódó számla kiegyenlítését igazoló tételt egyértelmő, a beazonosítást elısegítı jelzéssel kell ellátni. 10
Összesítı táblák A kedvezményezettnek az egyes költség fajtákra vonatkozó összesítı táblákat a Támogatásközvetítı Szervezet honlapján elérhetı, meghatározott formában kell benyújtania. Az összesítı táblák adatait a kedvezményezettnek a számviteli nyilvántartásában megtalálható, számviteli és adótörvényeknek megfelelı alátámasztó dokumentáció alapján kell összeállítania. A kedvezményezett az alátámasztó dokumentációt helyszíni ellenırzés alkalmával köteles az ellenırzést végzı szervezet munkatársának bemutatni illetve megtekinthetıségérıl gondoskodni. Az iratok megırzési kötelezettsége 2020. december 31-ig áll fenn. AZ EGYES PÁLYÁZATI FELHÍVÁSOK HATÁROZZÁK MEG AZ ELSZÁMOLHATÓ KÖLSTÉGEK KÖRÉT, EGY ADOTT PROJEKT KERETÉBEN CSAK AZON KÖLTSÉGEK SZÁMOLHATÓAK EL, AMIKET A FELHÍVÁS NEVESÍT. 3.2.1 Igénybe vett szolgáltatás költségeihez benyújtandó dokumentumok - Számla, - Számlaösszesítı - Piaci ár igazolás, - Szerzıdés, megrendelı, vagy nyilatkozat arról, hogy nem kötöttek írásbeli szerzıdést, - Kifizetés bizonylata - Teljesítésigazolás, tárgyiasult szolgáltatás esetén az alábbiak figyelembe vételével: Egyes elszámolható költségekhez benyújtandó teljesítésigazolások Szakértıi díjak Beszámoló az elvégzett tevékenységrıl Nyilvánosság Köteles példány (pl. brosúra, plakát, fénykép tábláról stb..) Teljesítésigazolás, nem tárgyiasult szolgáltatás esetén: Amennyiben a számlán egyértelmően beazonosítható, hogy a pályázatban szereplı szolgáltatás valósult meg, úgy elegendı Kedvezményezettnek a számlán igazolnia a teljesítést. Amennyiben a számla alapján nem egyértelmően beazonosítható, hogy a pályázatban szereplı tevékenység valósult meg, az elvégzett szolgáltatásról külön teljesítésigazolást kell készíteni a Kedvezményezettnek. 3.2.2 Saját teljesítés Saját teljesítésnek kell tekinteni, ha a Kedvezményezett bizonyos szolgáltatásokat nem szerez be, hanem saját maga nyújtja, vagy bizonyos tevékenységeket saját maga végez. Ez a szolgáltatás, vagy tevékenység értéke nem haladhatja meg a piaci értéket, és nem lehet több mint a pénzügyileg rendezett tételek alapján kimutatott közvetlen önköltség. Saját teljesítésként csak azon közvetlen költségek számolhatóak el, amelyek a Pályázati Felhívás és Útmutatóban az elszámolható költségek körénél megnevezésre került, mint saját teljesítésként nevesített tevékenységek közvetlen önköltségei. A saját teljesítés elszámolásának a Kedvezményezett szervezet belsı szabályzatai alapján szabályosan kiállított belsı bizonylatokon, számlákon, kimutatásokon kell 11
alapulnia. Az önköltség számítási szabályzat alapján számított, és bizonylatokkal igazolt közvetlen önköltség számolható el. A saját teljesítés elszámolásához benyújtandó dokumentumok: - Saját teljesítés összesítı táblázat, - Az összesítıben szereplı számlák, belsı bizonylatok, kimutatások - Igazolás, hogy a saját teljesítésbe bevont eszköz a Kedvezményezett tulajdona. - Nyilatkozat saját teljesítésrıl 3.2.3 Személy jellegő költségek A projekt céljának megvalósításban és a projektmenedzsmentben közvetlenül közremőködı munkatársak bére és járulékai illetve egyéb juttatások elszámolhatók, amennyiben a projekt költségvetésében eredetileg is fel voltak tüntetve. A személy jellegő költségek alapja munkaszerzıdés és munkaköri leírás, kinevezés, megbízási szerzıdés, célfeladat kiírás lehet. Amennyiben a munkavállaló munkaidejének csak egy részében foglalkozik a projekttel, a munkabérének az arányos része számolható el. Ebben az esetben a munkaköri leírásából ki kell derülnie, hogy a munkaidejének mekkora hányadát fordítja a projektre, és az elszámoláshoz munkaidı nyilvántartást kell csatolni. Nem elszámolható a jutalom. Egyéb személyi jellegő juttatások között az alábbiak számolhatóak el: - A Törvény által elıírt kötelezıen adandó és a vonatkozó belsı szabályzat által biztosított adómentes juttatások, az adómentesen adható juttatások jogszabályi keretösszege erejéig. A béren kívüli juttatások, csak a munkaszerzıdéssel/kinevezéssel rendelkezı munkatársak után számolhatóak el, a projektre fordított munkaidı arányában. A személy jellegő költségek elszámolásához benyújtandó dokumentumok: - Összesítı tábla, - személyi jellegő költségek (bér és járulékai, étkezési hozzájárulás) - Kifizetést igazoló bizonylatok (minden járuléktípusra és a nettó bérre vonatkozóan), - Munkaszerzıdés/kinevezés/megbízási szerzıdés/célfeladat kiírás, - Munkaszerzıdés esetén munkaköri leírás, (projekt megvalósítók esetén egyszer, az 1. elszámoláskor, illetve változás esetén) - Munkaidı nyilvántartás, munkabér arányos elszámolása esetén, ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra - Bérszint igazolás/bérkarton - A személyi bérek és járulékok átutalásának igazolása. 3.2.4 Eszközök, immateriális javak beszerzése Beszerzések elszámolásához szükséges dokumentumok: - Szállítói szerzıdés, megrendelı vagy nyilatkozat, hogy nem kötöttek szerzıdést, - Számla, - Számlaösszesítı (100 ezer illetve 500 ezer Ft támogatás tartalom alatti számlákhoz) - Kifizetést igazoló bizonylatok, - Ha a beszerzés magánszemélytıl történik, adás-vételi szerzıdés, 12
- Immateriális javak beszerzése esetén a szoftverek átvételi jegyzıkönyve, illetve a tanulmányok, felmérések stb. esetén elektronikus példány, - Az eszköz átvételét igazoló átvételi jegyzıkönyv, ami tartalmaz az eszköz azonosításául szolgáló azonosítót (pl: gyári szám), - Piaci ár igazolás. - Szállítólevél (csak devizában kiállított számla esetén) - Vámáru nyilatkozat és vámhatározat (amennyiben az eszközt a kedvezményezett nem hazai forgalmazón keresztül, hanem közvetlenül külföldrıl szerzi be.) - Eredetigazolás az eladótól (használt eszközök esetén) - Használt eszköz esetén: nyilatkozat az eladótól, hogy az eszköz korábbi beszerzése az elızı hét év során nem nemzeti vagy közösségi támogatás igénybevételével történt. - Teljesítési igazolás 3.2.5 Beruházások, építés-felújítás elszámolásához szükséges dokumentumok - Kivitelezıi szerzıdés, - Számla, - Kifizetés bizonylata, - Hatósági engedélyek, - Megrendelı nyilatkozata a teljesítésrıl 5 millió Ft támogatási összeg alatt - teljesítési igazolás, - Mérnök/mőszaki ellenıri igazolása 5 millió Ft támogatási összeg felett teljesítési igazolás (A mőszaki, független szakterületi ellenır a számla eredeti példányán is igazolhatja a teljesítést), - Nem engedélyköteles építési beruházásnál kivitelezıi nyilatkozat a kezdésrıl az elsı kifizetési igényhez, illetve kétoldalú átadás-átvételi nyilatkozat a záró kifizetési igényhez - Engedélyköteles építési beruházásnál, felújításnál építési napló az elsı kifizetési igényhez, illetve kétoldalú átadás-átvételi nyilatkozat és - lehetıség szerint - használatbavételi engedély a záró kifizetési igényhez (a használatbavételi engedély benyújtása a kifizetés feltétele) - Piaci ár igazolása. 3.3 Kifizetések felfüggesztése A Támogatásközvetítı Szervezet a jogszabályban illetve a Támogatási Szerzıdésben meghatározott esetekben köteles, illetve jogosult a kifizetéseket felfüggeszteni. A támogatás felfüggesztésének esetei: - A Kedvezményezettnek az adóhatóságok tájékoztatása alapján lejárt esedékességő, meg nem fizetett köztartozása van; - A Kedvezményezett által végzett tevékenység eltér a pályázatban foglalt céloktól, illetve a Szerzıdésben meghatározott célokhoz mért elırehaladás nem kielégítı és a Kedvezményezett az elıírt korrekciót nem teljesíti, illetve az ehhez kapcsolódó szerzıdésmódosítás a Kedvezményezettnek felróható okból nem jön létre; - Amennyiben a Kedvezményezettel szemben szabálytalansági gyanú merül fel; - Amennyiben a projekt elırehaladási jelentés elutasításra kerül; 13
- Amennyiben a kifizetési kérelemhez kapcsolódóan szerzıdésmódosítás van folyamatban; - Rendkívüli helyszíni ellenırzés esetén. 4 Költségek - Költségkategóriák átcsoportosítása 4.1 Szerzıdésmódosítás nélküli átcsoportosítás Költségkategóriák között/belül változás bejelentéssel A támogatási szerzıdés módosítására vonatkozó rendelkezéseinek figyelembe vételével saját hatáskörben változás bejelentéssel jelezve, vagy a Támogatásközvetítı Szervezet elızetes hozzájárulásával a költségvetés átcsoportosítására a következı keretek között van lehetıség: (A költségkategóriák a Támogatási Szerzıdés mellékleteiben található a projekt elszámolható költségei táblájában, illetve az elszámolható költségek részletezı táblájában nevesített tevékenységek. Ilyenek lehetnek pl. eszközbeszerzés, építési kivitelezés, közvetett költségek, közbeszerzés költségei stb. továbbiakban: költségkategória) 4.1.1 Költségkategórián belüli átcsoportosítás Az átcsoportosítás okai lehetnek: a számviteli kategória sorain szereplı összegek alul illetve felül tervezése nem megfelelı számviteli kategóriához történı rögzítés (pl. a számviteli kategória eredetileg nem volt betervezve) Ez esetben változás-bejelentıvel szükséges jelezni az átcsoportosítás igényét Támogatásközvetítı Szervezet felé, amelyben jelöli Kedvezményezett, hogy mely számviteli kategóriákat érint, az átcsoportosítás, és mekkora összegben. Az átcsoportosítás során a költségkategóriák és a projekt elszámolható összköltsége nem változhat. 4.1.2 Költségkategóriák közötti átcsoportosítás Abban az esetben, ha a projekt elszámolható összköltségének húsz százalékát meg nem haladó mértékben változik a költségek költségkategóriák szerinti bontása a támogatási szerzıdésben rögzítetthez képest a Kedvezményezett köteles a változást a Támogatásközvetítı Szervezet részére bejelenteni. Az átcsoportosítás okai lehetnek: - a költségkategóriák alul illetve felül tervezése - az elszámolandó költségek nem megfelelı költségkategóriához kerültek betervezésre Nem lehet olyan költségkategóriára átcsoportosítást végezni, amelyre korábban költség nem volt betervezve, továbbá a projekt részletes bemutatása során sem került nevesítésre! 14
Az átcsoportosítás igényét, változás-bejelentıvel szükséges jelezni Támogatásközvetítı Szervezet felé, amelyben jelöli Kedvezményezett, hogy mely költségkategóriákat érint, az átcsoportosítás, mekkora összegben és százalékos mértékben. Az átcsoportosítás során a költségkategóriák és a projekt elszámolható összköltsége nem változhat! Ha a költségkategóriák közötti költség átcsoportosítások kumuláltan elérik a projekt elszámolható összköltségének húsz százalékát, ez esetben a szerzıdést módosítani kell. 4.2 Szerzıdésmódosítással járó költségátcsoportosítás Abban az esetben, ha projekt elszámolható összköltségének húsz százalékát meghaladó mértékben változik a költségek költségkategóriák szerinti bontása a támogatási szerzıdésben rögzítetthez képest. Illetve a változásbejelentéssel történı költség átcsoportosítások kumulálva meghaladják a húsz százalékos mértéket. Nem lehet olyan költségkategóriára átcsoportosítást végezni, amelyre korábban költség nem volt betervezve, továbbá a projekt részletes bemutatása során sem került nevesítésre! Ha az elszámolandó költségek nem a megfelelı költségkategóriához kerültek betervezésre és a Kedvezményezett az átcsoportosítást egy olyan költségkategóriára tervezi, amelyre a költségvetésben költség nem volt betervezve, az átcsoportosítás szerzıdésmódosítással akkor engedélyezhetı, ha a projektadatlapban/pályázatban a költségkategóriáról (tevékenységrıl) már beszámolt, és a költségkategória egyértelmően nevesítésre került a projekt részletes bemutatása során. 5 Mellékletek Könyvizsgaloi_igazol as.doc Nyilatkozat saját teljesítésrıl.doc 15