Budapest Főváros XIII. kerületi Önkormányzat Gazdasági Ellátó Szervezet 1139. Budapest, XIII., Hajdú utca 29. SZABÁLYZAT Reprezentációs kiadásokról Készítette: Borgulya Mónika s.k. számviteli osztályvezető Iktatószám: Budapest, 2011. január hó 01. JÓVÁHAGYTA:... Fáyné Hervai Mária s.k. igazgató
TARTALOMJEGYZÉK 1. A SZABÁLYZAT CÉLJA, HATÁLYA, JOGSZABÁLYI HÁTTERE 3 1.1. A SZABÁLYZAT CÉLJA 3 1.2. A SZABÁLYZAT HATÁLYA 3 1.3. JOGSZABÁLYI HÁTTÉR 3 2. A SZABÁLYZAT TARTALMA 3 3. FOGALMAK 4 3.1. A REPREZENTÁCIÓ FOGALMA 4 3.2. ÜZLETI AJÁNDÉK FOGALMA 5 4. A REPREZENTÁCIÓ ÉS AZ AJÁNDÉKOZÁS ESETEI 5 4.1. A REPREZENTÁCIÓ ESETEI 5 4.2. AZ AJÁNDÉKOZÁS ESETEI 5 5. A REPREZENTÁCIÓRA FORDÍTHATÓ KIADÁSOK 6 5.1. A REPREZENTÁCIÓRA FELHASZNÁLHATÓ KIADÁSOK 6 5.2. A REPREZENTÁCIÓ KIADÁS KERET FELHASZNÁLÁSA 6 5.3. A KÖLTSÉGTAKARÉKOSSÁG 6 6. A REPREZENTÁCIÓS KERET FELHASZNÁLÁSÁNAK RENDJE 6 6.1. A KÖLTSÉGVETÉSI SZERV SZÉKHELYÉN TÖRTÉNŐ REPREZENTÁCIÓ 6 6.2. A KÖLTSÉGVETÉSI SZERV SZÉKHELYÉN KÍVÜLI REPREZENTÁCIÓ 6 6.3. REPREZENTÁCIÓS JAVASLAT 7 6.4. AZ AJÁNDÉKOZÁS 8 7. A REPREZENTÁCIÓS ÉS AJÁNDÉKOZÁSI KIADÁSOK FIGYELEMMEL KÍSÉRÉSE 9 8. REPREZENTÁCIÓ FOGALMÁBA NEM TARTOZÓ TERMÉKEK, SZOLGÁLTATÁSOK NYÚJTÁSA 9 9. A SZERVEZÉSI ÉS PÉNZÜGYI FELADATOK ELLÁTÁSA 9 10. ZÁRÓ ÉS EGYÉB RENDELKEZÉSEK 10 1. SZÁMÚ MELLÉKLET REPREZENTÁCIÓS KÉRELEM ENGEDÉLYEZÉSE 11 2. SZÁMÚ MELLÉKLET AJÁNDÉKOZÁSI KÉRELEM ENGEDÉLYEZÉSE 12 2
A szabályzatban Budapest Főváros XIII. kerületi Önkormányzat Gazdasági Ellátó Szervezet és az ellátási körébe tartozó önállóan működő intézmények (továbbiakban: költségvetési szerv) az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet 20. (3) bekezdés f) pontja alapján, saját hatáskörében - figyelembe véve a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvényt, valamint a helyi sajátosságokat - a következők szerint határozza meg a reprezentációs kiadásokkal kapcsolatos belső szabályokat. 1. A szabályzat célja, hatálya, jogszabályi háttere 1.1. A szabályzat célja A szabályzat célja, hogy meghatározza: - a GESZ és intézményeinek költségvetése terhére elszámolható reprezentációs kiadásokat, - a reprezentációs kiadások felhasználási rendjét, - a GESZ és intézményeinek nevében történő ajándékozás szabályait. 1.2. A szabályzat hatálya A szabályzat hatálya kiterjed: - a reprezentációs előirányzat felett rendelkezési jogosultsággal rendelkező személyekre, - a GESZ és intézményeinek dolgozóira, - a pénzügyi feladatokat ellátó személy(ek)re. 1.3. Jogszabályi háttér A reprezentációs kiadások rendjével kapcsolatos szabályozás során figyelembe vételre kerültek: - az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet, valamint - a magánszemélyek személyi jövedelemadójáról szóló 1995. CXVII. törvény, (a továbbiakban SZJA tv.). 2. A szabályzat tartalma A szabályzat tartalmazza: - a reprezentáció és az ajándék tartalmi meghatározását, 3
- a reprezentáció és az ajándékozás eseteit, - a reprezentációra fordítható kiadások meghatározását, - a reprezentációs keret felhasználásának rendjét, - a reprezentációs és ajándékozási kiadások figyelemmel kísérésének szabályait, - reprezentáció fogalmába nem tartozó termékek, szolgáltatások nyújtását, - a szervezési és pénzügyi feladatok ellátásával összefüggő előírásokat. 3. Fogalmak 3.1. A reprezentáció fogalma Az SZJA törvény 3. (26) bekezdés alapján a reprezentáció: a juttató tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti rendezvény, esemény keretében, továbbá az állami, egyházi ünnepek alkalmával nyújtott vendéglátás (étel, ital) és az ahhoz kapcsolódó szolgáltatás (utazás, szállás, szabadidőprogram stb.), azzal hogy az előzőek nem minősülnek reprezentációnak, ha a juttatásra vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási hely és idő, a tényleges szakmai, illetve hitéleti program és szabadidőprogram aránya stb.) valós tartalma alapján a rendeltetésszerű joggyakorlás sérelme akár közvetve is megállapítható. A vendéglátás alatt az étel, ital biztosítását, a vendéglátáshoz kapcsolódó szolgáltatás alatt az utazást, szállást, terembérleti díjat és szabadidős programokat kell érteni. A vendéglátás keretében biztosított, illetve felhasznált fogyasztási cikkek reprezentációs kiadásnak számítanak. Az érintett fogyasztási cikkek a következők: a) élelmiszerek, pl. - kávé, cappuccino, tej, kakaó, - tea, citromlé, - cukor, édesítőszer, - üdítőitalok, gyümölcslé, ásványvíz, - szeszes ital (bor, pezsgő), - szendvicsek, hideg tálak, - meleg ételek (ebéd), - aprósütemény (sós vagy édes), kínálnivalók (mogyoró, ropi, stb.), csokoládé, - cukrászsütemény, desszert, 4
- gyümölcs, b) egyéb termékek, pl. - virág, - papírtálca, műanyag pohár és műanyag evőeszköz, - szalvéta, kéztörlő, csomagolóanyag. 3.2. Üzleti ajándék fogalma Az SZJA törvény 3. (27) bekezdés alapján üzleti ajándék: a juttató tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti kapcsolatok keretében adott megfelelő egyedi értéket meg nem haladó ajándék ( ingyenes vagy kedvezményesen adott termék, nyújtott szolgáltatás, valamint a kizárólag erre szóló utalvány), ide nem értve az értékpapírt és a takarékbetétet. Adómentesen adható az üzleti ajándék költségvetési szerv esetében: Átlagos statisztikai állományi létszám X 5000 Forint keretösszegig Egy magánszemélyre vonatkoztatva pedig a minimálbér 25%-áig 4. A reprezentáció és az ajándékozás esetei 4.1. A reprezentáció esetei A reprezentáció konkrét esetei: a) nem csak a költségvetési szerv dolgozói részvételével tartott tárgyaláshoz, egyeztetéshez, értekezlethez, tanácskozásokhoz, konferenciákhoz, rendezvényekhez térítésmentesen biztosított étel, és italszolgáltatás, b) vezetői beosztással kapcsolatos vendéglátás, c) szakmai rendezvények, továbbképzések során felszolgált étel és ital, és ehhez kapcsolódó szolgáltatások, d) munka reggeliken, munkaebédeken, vacsorákon a felszolgált étel és ital, e) a vendéglátáshoz kapcsolódó utazás és szállás, valamint az egyéb szabadidős program, f) kizárólag a vendégek fogadásához kapcsolódó fogyasztási cikkek vásárlása, g) személyi reprezentáció, h) egyes belföldi rendezvények, például: nemzeti ünnepek, évfordulók, alkalmával szervezett programok. 4.2. Az ajándékozás esetei Az ajándékozás jellemző esetei belföldi, illetve külföldi vendégek számára történő hivatalos célú ajándékozás, a vásárolt termék vagy szolgáltatás ellenérték nélkül történő átadása. 5
5. A reprezentációra fordítható kiadások 5.1. A reprezentációra felhasználható kiadások Az adott évben reprezentációra felhasználható kiadásokat a költségvetési szerv költségvetése tartalmazza. A reprezentációra felhasználható kiadások éves összege, nem haladhatja meg az éves intézményi összbevétel 1 százalékát, de legfeljebb a 25 millió forintot. Az éves intézményi bevételbe az irányító szerv által nyújtott támogatásokat is bele kell számítani. 5.2. A reprezentációs keret felhasználása A reprezentációs keret felhasználása a kötelezettségvállalási jogkör gyakorlása keretében történhet a hatályos kötelezettségvállalási (a kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, teljesítés szakmai igazolása) szabályzat szerint. Amennyiben az elsődleges kötelezettségvállaló a hivatkozott szabályzatban adott felhatalmazást más részére, és a reprezentációs kiadásokat a felhatalmazásban nem korlátozta, a felhatalmazott (a felhatalmazás szerint) jogosult reprezentációs kiadásokat kezdeményezni, illetve ilyen kiadásokon kötelezettséget vállalni. Az érintett felhatalmazást a kötelezettségvállalási szabályzathoz is csatolni kell. 5.3. A költségtakarékosság Jelen szabályzat szerint gondoskodni kell a reprezentációs kiadásokkal kapcsolatos költségtakarékos gazdálkodásról. A reprezentációs kiadásokról, valamint a reprezentációt terhelő adó és járulék terhekről nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás vezetése az intézmény, és a GESZ Bér és Munkaügyi osztályának a feladata. 6. A reprezentációs keret felhasználásának rendje 6.1. A költségvetési szerv székhelyén történő reprezentáció Az élelmiszereket a lejárati idő figyelembe vételével kell megvásárolni. A reprezentációs célú fogyasztási cikkeket elkülönítve úgy kell tárolni, hogy az ne keveredhessen az intézményi dolgozók saját fogyasztására tárolt a reprezentációba bele nem tartozó cikkek közé. A megvásárolt fogyasztási cikkek felhasználásról nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza legalább: - a megvendégelt személyek nevét, beosztását, - a vendégül látás okát, - a vendéglátás során felhasznált fogyasztási cikkeket és azok mennyiségét. 6.2. A költségvetési szerv székhelyén kívüli reprezentáció Ide tartoznak mindazon reprezentációs kiadások, mely a költségvetési szerv székhelyén kívül, jellemzően 6
valamely más vendéglátásra is alkalmas helyen történnek. A költségvetési szerv székhelyén kívüli kisebb vendéglátásnak minősül különösen: - a munkaebéd, - a munkavacsora, - továbbképzések, - szakmai rendezvények, konferenciák (Karácsonyi rendezvény, évfordulók,.)stb. 6.3. Reprezentációs javaslat A szervezés során javaslatot kell készíteni a reprezentációs kiadásokra. Reprezentációs javaslat A javaslatot megteheti az intézményvezető, vagy az általa felhatalmazott személy. A javaslatban legalább a következőnek kell szerepelnie: - a reprezentációs javaslat sorszáma, - a javaslat kelte, - a javaslat típusa (eredeti, vagy átdolgozott), - a rendezvény, esemény, alkalom megnevezése, időpontja, időtartama, - a rendezvényen részt vevő személyek száma összesen, - az összesenből az előzőekbe nem tartozó személyek száma, - a reprezentációs kiadásokat pontosan megnevezve, legalább a következő bontásban: vendéglátás, ezen belül étel, nem szeszes ital, szeszes ital, vendéglátáshoz kapcsolódó természetben nyújtott szolgáltatás utazás, szállás, szabadidőprogram, a reprezentációs kiadások összesen, - a javaslattevő neve és beosztása. A reprezentációs javaslatról való döntés A reprezentációs javaslatról való döntéssel kapcsolatos jogkört a költségvetési szerv vezetője, illetve általa felhatalmazott személy gyakorolja. A döntésre jogosultnak a döntés előtt köteles megvizsgálni: 7
- a reprezentáció, valamint a rendezvény nagysága, súlya közötti egyensúlyt, - a rendezvényen részt vevők számát és a reprezentációs kiadások viszonyát, - a rendezvényen részt vevők megoszlását. A reprezentációs javaslathoz képest a kiadások csökkentése érdekében a döntésre jogosult más reprezentációs keretösszegről is dönthet. Az eltérő döntést a javaslatra rá kell vezetni. A reprezentációs javaslatra a döntésre jogosult a döntésétől függően köteles rávezetni a következő záradékok valamelyikét: - a javaslatot változatlan formában elfogadom, - a javaslatot a rajta feltüntetett módosításokkal elfogadom, - a javaslatot elutasítom. Az elutasított javaslatot - a döntésre jogosulttal való előzetes konzultációt követően - újra el kell készíteni, majd az új javaslatot továbbítani kell döntéshozatal céljából. A reprezentációs javaslatot a reprezentációs kérelem engedélyéhez (1. számú melléklet) csatolni kell. A reprezentációs kiadások teljesítése A reprezentációs kiadásokat a jóváhagyott reprezentációs javaslat szerint lehet teljesíteni. A kiadások tekintetében ekkor is ügyelni kell a takarékossági és gazdaságossági szempontokra. 6.4. Az ajándékozás A költségvetési szerv által nyújtott ajándékozás ajándékozási kérelem (2. számú melléklet) alapján biztosítható. Az ajándékozási kérelmet a költségvetési szerv vezetője felé a tervezett ajándékozás előtt legalább 5 munkanappal, vagy a reprezentációs kérelemmel, javaslattal együtt kell benyújtani. Az ajándékozási kérelemnek tartalmaznia kell: - a kérelem számát, - a kérelem keltét, - a megajándékozni szánt személy(ek) nevét, - az ajándékozás okát, - az ajándék megnevezését, összegét, - az átadás tervezett időpontját, - a kérelmező nevét, beosztását. Az ajándékozási kérelmet a költségvetési szerv vezetője jogosult elbírálni, és aláírásával igazolni. Az ajándék beszerzésére csak a jóváhagyott kérelem alapján kerülhet sor. 8
7. A reprezentációs és ajándékozási kiadások figyelemmel kísérése A költségvetési szerv vezetője a felelős, hogy a reprezentációs és ajándékozási kerettel való gazdálkodást rendszeresen figyelemmel kísérje, és a keret felhasználásáról, és a jelen szabályzatban foglaltak betartásáról gondoskodjék. 8. Reprezentáció fogalmába nem tartozó termékek, szolgáltatások nyújtása - Egyes meghatározott juttatásnak minősül kiadások: Nem az üzleti, szakmai események keretében, vagy állami, egyházi ünnepek alkalmával nyújtja a költségvetési szerv a terméket, szolgáltatást, A reprezentáció alapján meghatározott jövedelem azon része, amely az adóévre elszámolt éves összes bevétele 1 százalékát, de legfeljebb a 25 millió forintot meghaladja, Az adóévben az adott üzleti ajándékok alapján meghatározott jövedelem azon része, amely az adóévi statisztikai átlagos állományi létszámmal számolva az 5000 Ft/fő értéket meghaladja, Az olyan adómentesnek, üzleti ajándéknak nem tekinthető reklám célú vagy egyéb ajándék, amelynek egyedi értéke a minimálbér 1 százalékát nem haladja meg, és amelynek elfogadása esetén a magánszemély azonosító adatai a juttató számára nem ismertek. Legfeljebb évi 3 alkalommal az erre vonatkozó nyilvántartás vezetése mellett- csekély értékű ajándék révén juttatott adóköteles jövedelem, az SZJA tv. 70. (3) bek. b) pontja szerinti egyes meghatározott juttatás (a kifizető által egyidejűleg több magánszemélynek ingyenesen vagy kedvezményesen átadott termék, nyújtott szolgáltatás révén juttatott adóköteles bevétel, ha a juttatás körülményei alapján a kifizető jóhiszemű eljárása ellenére nem képes megállapítani az egyes magánszemélyek által megszerzett jövedelmet. E rendelkezést kell különösen alkalmazni a kifizető által egyidejűleg több magánszemély számára szervezett, ingyenes vagy kedvezményes rendezvénnyel, eseménnyel összefüggésben (ha a rendezvény, esemény a juttatás körülményeiből megítélhetően döntő részben vendéglátásra, szabadidőprogramra irányul) a kifizető által viselt költség. A béren kívüli juttatásnak nem minősülő egyes meghatározott juttatások adóalapja a jövedelem 1,19 szerese, amely után a költségvetési szervnek 16 százalék személyi jövedelemadót és 27 százalék egészségügyi hozzájárulást kell fizetnie. - Magánszemély összevonandó jövedelmébe számítandó kiadások: Az üzleti ajándék esetében a minimál bér 25%-át meghaladó összeg, A 3 alkalomnál több az erre vonatkozó nyilvántartás vezetése mellett- csekély értékű ajándék révén juttatott adóköteles jövedelem, valamint ha a csekély értékű ajándék a minimálbér 10 százalékát meghaladó értékű termék, szolgáltatás. 9. A szervezési és pénzügyi feladatok ellátása A reprezentációs és ajándék kiadásokkal kapcsolatos - szervezési feladatokat elláthatja a költségvetési szerv vezetője, vagy az általa felhatalmazott személy, illetve külsős vállalkozás. 9
A pénzügyi feladatok ellátása előtt a szakmai teljesítés igazolása során a számlához mellékelni kell a szükséges kérelmeket, engedélyeket, és azok alapján ellenőrizni, hogy a kiadások megfelelnek-e a kérelemben, illetve a javaslatban foglaltaknak, valamint a megfelelő jogszabályi előírásoknak. Ezek végrehajtásáért a költségvetési szerv vezetője a felelős. A jelen szabályzatban foglaltak szerint engedélyezett rendezvények reprezentációnak minősülő kiadásainak elszámolása a Budapest Főváros XIII. kerületi Önkormányzat GESZ nevére kiállított számlák alapján történik. Rendezvényekhez kapcsolódó számlák mellé csatolni kell a résztvevők névsorát, illetve hogy melyik cégtől, illetve költségvetési szervtől érkeztek, külön kezelve a saját dolgozókat és külső vendégeket. A csatolt engedély igazolja a rendezvény, értekezlet hivatalos jellegét, mely alapján a kiadások reprezentációnak minősülnek. Fentiek hiányában a kiadás reprezentációként nem számolható el, és ezek Kifizetőnél adózó egyes meghatározott juttatásoknak minősülnek, ezért a rá vonatkozó szabályok szerint adó- és járulékfizetési kötelezettség keletkezik. A kifizetőnél adózó egyes meghatározott juttatást igénybevevőkről is kell névsort mellékelni a számlákhoz, külön kezelve a saját dolgozókat és külső vendégeket, illetve hogy a résztvevők melyik cégtől, illetve költségvetési szervtől érkeztek. A csekély értékű ajándékok ajándékozásánál a számlához csatolni kell a csekély értékű ajándékokról szóló nyilvántartást, igazolva ezzel, hogy nem került 3 alkalomnál több alkalommal kiadásra, illetve az adott ajándékok értékhatára nem haladja meg a jogszabályban előírtakat. A Pénzügyi osztály az adó- és járulékfizetési kötelezettség teljesítés érdekében a reprezentációnak, és a nem reprezentációnak minősülő kiadások elszámolásához kapcsolódó dokumentációkat rögzítésre átadja a Bér- és Munkaügyi osztálynak 10. Záró és egyéb rendelkezések A szabályzat 2011. január 1.-jével hatályos. 10
1. számú melléklet Reprezentációs kérelem engedélyezése A kérelem száma:... A vendéglátás oka A résztvevők száma és összetétele a szerv dolgozók száma:... önkormányzati képviselő, bizottsági tag:... fenntartó hivatalának dolgozója:... idegen:... összesen:... A vendéglátás 1 főre tervezett összege (Ft-ban) A vendéglátással kapcsolatos egyéb kiadások jellege és összege (Ft-ban) A vendéglátás teljes reprezentációs kiadása (Ft-ban) A vendéglátás tervezett helyszíne A kérelmező neve és beosztása Kelt:...... kérelmező.. engedélyező 11
2. számú melléklet Ajándékozási kérelem engedélyezése A kérelem száma:... A megajándékozni szánt személy(ek) neve Az ajándékozás oka Az ajándék megnevezése, összege (Ftban) Az átadás tervezett időpontja A kérelmező neve és beosztása Kelt:...... kérelmező.. engedélyező 12